TENHA MAIS

& TEMPO
TRANQUILIDADE
.

PARA FAZER O QUE

REALMENTE IMPORTA

Fábio Veloso
 SOBRE O AUTOR

Fábio Veloso é Coach de

Performance e Produtividade
formado pela Febracis.

Foi sócio e diretor da Flow

eCommerce por 8 anos, tendo
implementado centenas de
operações de e-commerce no
Brasil, Argentina, Chile e
Dinamarca.

Consultor do Sebrae em
Inovação e Marketing Digital,
cursa MBA em Gestão
Estratégica e Econômica de
Negócios pela FGV e é
graduado em Desenho Industrial
pela Universidade de Brasília

2
 4 Você não quer ter mais
SUMÁRIO
tempo

8 Como você tem usado seu

tempo?

16 Como lidar com as tarefas

20 Trazendo as pessoas com

você

23 Conclusão
 1

VOCÊ NÃO
QUER TER
MAIS TEMPO

4
 Se você está lendo esse livro é por que quer ter mais tempo, certo?

Vou te oferecer uma nova forma de enxergar essa questão.

Imagine que você está sozinho no topo de uma montanha, em uma

cabana confortável com o essencial para você viver até o fim dos
seus dias. Você tem todo o tempo do mundo para fazer o que quiser.

Você realmente gostaria de se mudar para lá agora e nunca mais

voltar?

Assim como ter dinheiro, ter tempo não faz sentido como um objetivo
em si. O que realmente importa são as coisas que se pode fazer com
esse tempo.

Qual o seu porquê?

Nos processos de coaching com meus clientes eu observo dois
fatores chave para a conquista dos seus objetivos.

O primeiro é ter clareza do porquê desse objetivo.

Veja como é diferente dizer "Quero ter mais tempo" e "Quero estar
presente na educação dos meus filhos, para que eles sejam adultos
felizes, equilibrados e com lembranças maravilhosas da sua
infância".

Qual das duas visões te deixa mais animado e motivado? Um porquê

importante e alinhado com seus valores é uma das chaves para
manter a motivação e aplicar as ferramentas que eu vou te mostrar
nesse livro.

O segundo fator é estar diariamente em contato com esse porquê.

Lembre-se de um momento em que você estava prestes a fazer

alguma coisa que iria te dar muita satisfação.

5
 Talvez embarcar em uma viagem, pegar um carro recém comprado
na concessionária, ver seu primeiro filho nascer.

Como você estava se sentindo nesse momento?

Imagino que animado, cheio de energia e disposto a fazer coisas

grandiosas, certo?

Em situações assim o cérebro libera um neurotransmissor chamado

dopamina, ligado a sensação de prazer. A dopamina tem um papel
importante na motivação e uma pessoa motivada é mais disciplinada
e mais propensa a manter um planejamento.

Estudos comprovam que visualizar uma cena mentalmente estimula

o cérebro de forma muito semelhante a realmente vivenciá-la com os
sentidos. O estímulo é tão parecido que ocorre inclusive liberação de
dopamina, provocando a sensação de prazer e bem estar de que
falamos.

É baseado nesse aspecto do funcionamento do cérebro que

proponho o exercício a seguir.

Antes do exercício, quero deixar claro que meu objetivo com esse
livro é te dar ferramentas práticas que, se usadas, vão te dar mais
tempo para fazer o que realmente é importante para você. Essas
ferramentas são os exercícios que estão no fim de cada capítulo.

A ironia de não aplicar o que se aprende em um livro sobre gestão de

tempo é que a própria leitura acaba virando perda de tempo.

Antes de continuar responda para você mesmo:

Você quer que a leitura desse livro seja um gasto ou um

investimento?

Vamos ao exercício:

6
 EXERCÍCIO

1.  Em uma folha de papel, liste todas as coisas que

você faria com mais tempo.

2.  Escolha na lista as 3 que forem mais importantes

para você. Feche os olhos e se imagine vivendo
esses momentos durante 5 a 8 minutos. Veja
cada cena acontecendo diante de você. Onde
você está? Quem está com você? Quais são os
sons, os cheiros, a temperatura?

3.  Perceba com atenção como você está se

sentindo e descreva essa sensação no papel em
até 3 linhas.

4.  Se houvesse um único hábito que você pudesse

eliminar para ter mais tempo, que hábito seria
esse?

5.  Que decisão você toma?

7
 2

COMO VOCÊ
TEM USADO
SEU TEMPO?

8
 São 6h da manhã e o despertador toca.

Cláudio aperta o soneca uma, duas, três vezes. 6h30 ele finalmente
levanta, atrasado mais uma vez. Arruma correndo os dois filhos
pequenos para a escola e sai de casa ansioso, comendo um pão
com manteiga enquanto anda, já imaginando a cara de reprovação
da professora das crianças e do seu chefe pelo atraso.

Quando chega ao trabalho respira fundo e começa a checar a pilha

de e-mails e tarefas por fazer. Ele pula de e-mail em e-mail, sem
saber por onde começar.

Colegas puxam conversa, notificações do Whatsapp vêm a toda hora

e, para aliviar o nervosismo crescente, ele dá uma checada rápida no
Instagram.

Seu chefe vem apressado e pergunta sobre o relatório que tinha

pedido há 15 dias e que precisa ser entregue hoje, ainda antes do
almoço. Cláudio sabia que uma hora isso aconteceria, pois há dias
adiava o início desse relatório.

Com a cobrança do chefe ele começa a trabalhar no relatório,

sentindo um certo alívio por finalmente saber em qual atividade
trabalhar essa manhã.

Depois do almoço, Cláudio volta a checar os e-mails pendentes e vai

respondendo os mais simples e os mais urgentes. Como de manhã,
as interrupções constantes são parte da sua rotina.

O dia termina e ele está cansado e ansioso. Sente que correu o dia
inteiro e produziu muito pouco.

Alguma vez você já se sentiu como o Cláudio?

9
 Estar ocupado não é ser produtivo
Mesmo trabalhando o dia inteiro em um ritmo acelerado, Cláudio
produz pouco porque trabalha sem método e sem clareza dos seus
objetivos. Ele acaba perdendo o foco pois se deixa levar de um lado
para o outro a cada nova urgência que aparece.

Olhando a rotina de Cláudio dá para identificar coisas que ele pode

eliminar para ser mais produtivo: redes sociais e interrupções de
colegas.

O problema é que isso é focar no que não fazer e o nosso cérebro

funciona melhor quando nos focamos no que fazer.

Para ilustrar vou contar uma história pessoal: eu fui fumante por um
tempo e muitas vezes tentei deixar esse hábito incômodo sem
conseguir. Eu pensava em "parar de fumar", em "não fumar". Estava
focando no que eu não queria em vez de focar no que eu queria.

Só consegui abandonar o cigarro de fato quando me concentrei no

que eu queria, que era "acordar bem disposto todos os dias" e "viver
uma vida longa, saudável e com qualidade de vida".

Essas frases não geram uma imagem muito mais motivadora do que
"parar de fumar"?

A base para ter dias realmente produtivos é ter claro o que você
realmente quer conquistar e se assegurar de que a cada dia você
faça pelo menos uma atividade que te aproxime desse objetivo.

A direção é mais importante que a velocidade.

10
 EXERCÍCIO

Em uma folha de papel, responda:

1.  Qual o item mais importante da lista que você fez

no exercício do capítulo 1?

2.  Qual seria uma única coisa que você pode fazer
hoje que traria esse objetivo para mais perto de
você?

3.  Qual é a única tarefa que se você fizer hoje fará

com que todas as outras se tornem mais fáceis
ou desnecessárias?

4.  Como você vai se sentir no fim do dia de hoje

sabendo que de fato concluiu essa tarefa?

5.  Que decisão você toma?

11
 Fazendo um planejamento semanal
No último exercício você aplicou um modelo mental poderoso para
ter mais foco dentro de um dia. Porém, se seu objetivo for ter alta
performance e produtividade de maneira consistente, é preciso uma
estratégia para aplicar esse modelo todos os dias. A melhor
estratégia para isso é ter um planejamento de agenda.

Quando você chega no trabalho de manhã e sem saber exatamente

quais são as tarefas realmente importantes, duas coisas podem
acontecer: A primeira é, na hora do dia em que você está mais
descansado, você acabar gastando sua energia mental para decidir
o que vai fazer. A segunda é, por não querer perder tempo, você
escolher fazer as tarefas mais simples, que geralmente não são as
mais importantes.

Quando você planeja sua semana, no início de cada dia, você já

sabe exatamente quais as atividades realmente importantes que
precisam ser feitas. Elas foram escolhidas em um momento anterior,
em que toda sua atenção estava voltada para isso.

Como todo novo hábito, começar a fazer o planejamento semanal

pode ser desafiador, mas é um processo bastante simples:

1 - Separe o momento de planejar o momento de fazer

O tempo definido para o planejamento deve ter começo e fim e,

geralmente, meia hora é suficiente. O foco não é planejar
detalhadamente todas as atividades da semana, mas, sim, as 3
tarefas realmente importantes que devem ser feitas em cada dia.

Pode surgir o impulso de começar a executar alguma das tarefas em

vez de continuar planejando, principalmente se ela for pequena e
prazerosa. Resista: como planejar ainda não é um hábito, isso
acontece. É simplesmente seu cérebro te levando de volta para a
zona de conforto.

12
 Eu faço meu planejamento semanal aos domingos no início da noite.
Apesar de desafiador nas primeiras semanas, quando senti na pele o
quanto ele me deixa mais produtivo e tranquilo, o próprio ato de
planejar passou a ser uma fonte de prazer e bem estar.

2 - Recorte tarefas grandes em pequenas tarefas que

possam ser concluídas em no máximo uma hora

Um dos principais motivos que levam uma pessoa a procrastinar é

olhar uma tarefa grande e pensar no trabalho que vai dar para
concluí-la. Aí vem a tentação de dar uma checada rápida no e-mail
ou no Whatsapp antes de começar e, quando se dá conta, gastou
um tempo precioso lendo e respondendo mensagens sem
importância. Fazer isso tem um atrativo: dá muito menos trabalho, ao
mesmo tempo que gera uma sensação de se estar ocupado.

Para evitar que isso aconteça, no planejamento semanal, recorte as

tarefas grandes em pequenas partes mensuráveis, que possam ser
concluídas em no máximo uma hora.

Sabe aquele relatório de 15 páginas que você precisa terminar até a

próxima sexta? Em vez de passar a semana se preocupando e
somente na sexta de manhã começar a fazê-lo de fato, você pode
planejar escrever a cada dia dessa semana 3 páginas, na primeira
hora de trabalho do dia.

Isso leva ao próximo passo:

3 - Defina blocos de tempo, preferencialmente no início do

dia, para executar as atividades-chave sem interrupção

Estudos mostram que quando trabalhamos em várias tarefas ao

mesmo tempo somos menos produtivos. Isso acontece porque só
depois de algum tempo fazendo uma atividade atingimos nosso
estado máximo de concentração.

13
 A cada interrupção ou troca de tarefa esse estado é quebrado e um
novo período é necessário para retomá-lo.

Sabendo disso, podemos aumentar nossa concentração e

produtividade separando blocos de tempo livres de interrupções para
fazer as atividades realmente importantes. Experimente colocar o
celular no modo avião, fechar todas as janelas que não estejam
relacionadas à atividade e combinar com seus colegas um horário
livre de interrupções no escritório.

Uma alternativa é separar um horário para ir trabalhar em outro

ambiente, como uma sala de reuniões.

4. No fim de cada dia revise o planejamento do dia seguinte

para conferir se ele ainda faz sentido

"Nenhuma estratégia resiste ao campo de batalha”

Helmuth von Moltke

É comum que na prática as coisas saiam diferente do planejamento.

As tarefas podem levar mais tempo que o planejado, ou algo pode
mudar e tarefas ficarem desnecessárias.

O planejamento é como um ser vivo e deve ser revisado ao fim de

cada dia. Se você criar a expectativa de fazer e cumprir o
planejamento com perfeição, o mais provável é que você se frustre e
mais cedo ou mais tarde desista de planejar.

Revise seu planejamento ao fim de cada dia, calibrando o tempo e a

relevância das tarefas do dia seguinte.

5 - Celebre!

Ao concluir cada bloco de trabalho, celebre. Celebrar com uma

comunicação intensa de vitória como, por exemplo, socar o ar
exclamando "yes”.

14
 Isso atua no sistema de recompensa do cérebro gerando bem estar.
Fazer isso pode parecer engraçado a princípio, mas associar o
término de cada bloco de trabalho com vitória e superação terá um
efeito poderoso na sua motivação.

Outra forma de ativar o sistema de recompensa do cérebro é se

dando pequenos prêmios ao concluir os ciclos. Pode ser degustar um
café com tranquilidade, um pequeno pedaço de chocolate, 10
minutos apreciando o horizonte pela janela. Fazer isso não só vai te
fazer se sentir melhor a respeito da sua rotina de trabalho como vão
te deixar mais focado e disposto quando começar a próxima tarefa.

Como seria terminar seu dia de trabalho tendo completado e

celebrado 2 ou 3 ciclos focados de trabalho ininterrupto nas tarefas
realmente importantes?

Onde você estará em 5 anos se trabalhar assim todos os dias?

15
 3

COMO
LIDAR COM
AS TAREFAS

16
 O autor Stephen R. Covey divide as atividades de uma pessoa em
quatro categorias:

•  Importantes não urgentes

•  Importantes urgentes

•  Não importantes e não urgentes

•  Não importantes e urgentes

Tarefas Importantes
As tarefas importantes são as que te levam na direção dos seus
objetivos de vida. Elas surgem a partir de uma reflexão sincera sobre
o que é de fato importante para você, como a que fizemos no
capítulo 1. Geralmente as tarefas importantes surgem como não
urgentes, pois são fruto de um planejamento que leva em conta um
prazo adequado para que sejam feitas. Quando uma tarefa
importante não é feita no prazo planejado, seja por procrastinação,
mal planejamento ou imprevistos, ela se torna urgente.

Por exemplo, o TCC da faculdade é uma tarefa importante para um

estudante de direito que deseja ser um grande advogado. A data de
entrega é definida com antecedência, por isso essa é uma tarefa
importante não urgente.

Um primeiro estudante usa a técnica de planejamento semanal e

recorte de pequenos blocos de trabalho e consegue terminar o TCC
bem antes do prazo final, sentindo-se vitorioso, capaz, competente e
organizado.

O segundo deixa se aproximar o prazo final para só então começa-lo

e algumas coisas acontecem:

Ele pensa no trabalho com frequência a partir da definição do dia de

entrega, preocupando-se sem agir de fato.

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 Quando começa, em cima da hora, ele o faz sob estresse,
construindo uma crença de que tarefas relacionadas à sua formação
são desagradáveis e sofridas;

Quando finalmente termina o TCC ele está tão cansado e estressado

que seu sentimento será o de alívio, como um cervo que escapa por
um triz do ataque de um leão.

Veja o contraste entre os sentimentos vividos nos exemplos acima:

Vitória Preocupação
Capacidade Estresse
Competência x Sofrimento
Organização Alívio

Por mais trivial que possa parecer, a decisão de como fazer o TCC
teve um impacto diferente na vida de cada um dos estudantes. O
primeiro teve sua crença de capacidade reforçada, enquanto o
segundo provavelmente tenderá a evitar ter que fazer um TCC
novamente.

No lugar de qual deles você gostaria de estar?

Qual atividade importante você está deixando se tornar urgente?

O que te impede de começar hoje a planejar e executar?

Tarefas Não Importantes

As tarefas não importantes e não urgentes são aquelas que nem te
levam rumo aos seus objetivos e nem tem um prazo para serem
concluídas. Alguns exemplos são, navegar no Facebook, Instagram e
em grupos de Whatsapp.

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 Por serem prazerosas, elas são uma ótima alternativa para
relaxamento quando feitas durante um tempo limitado. O problema é
quando por falta de clareza do que é realmente importante elas
passam a ocupar grande parte do seu dia.

As tarefas não importantes e urgentes são as interrupções, reuniões,

tarefas de manutenção, relatórios, etc. Por serem geralmente
relacionadas ao trabalho tem-se a ilusão de que ao fazê-las se está
produzindo, mas elas são as grandes responsáveis pela sensação de
que se passou o dia todo trabalhando e não se fez nada.

19
 4

TRAZENDO
AS PESSOAS
COM VOCÊ

20
 Se você leu este livro até aqui é porque percebeu que a sua
administração do tempo não estava te trazendo os resultados que
você queria. Acontece que as pessoas ao seu redor estão
acostumadas com seu jeito e, possivelmente, vão achar estranho te
ver agindo diferente. Algumas poderão se incomodar por você não
estar tão disponível, ou por dizer não para programas que costumava
participar.

Como falamos no primeiro capítulo, não adianta ter todo o tempo do

mundo se as pessoas que você ama não estão com você para
desfrutá-lo. Inspire as pessoas a cooperarem com sua nova gestão
do tempo mostrando para elas o que elas também ganharão com
isso.

Veja como fazer isso:

1 - Tenha claro quem são as pessoas de fato importantes

"Não conheço nenhuma fórmula infalível para obter o sucesso,

mas conheço uma forma infalível de fracassar: tentar
agradar a todos.”
Herbert B. Swope

Quando você tem certeza de que está focando sua energia em

melhorar o relacionamento com as pessoas realmente importantes
você consegue ter foco e dizer não com mais facilidade para o que
não é importante. Com algumas delas você vai querer passar mais
tempo de qualidade juntos, como seu cônjuge e filhos. Já outras,
como seu chefe ou sócio, são pessoas com quem ter um bom
relacionamento significa conseguir aplicar melhor as estratégias
desse livro e ter mais tempo para o que realmente é importante para
você.

Liste de 6 a 12 pessoas que são de fato importantes para você.

Pense globalmente: família, trabalho, amigos, igreja.

21
 2 - Alinhe expectativas

Converse com cada uma dessa pessoas, explicando que você foi até
ela porque a considera uma pessoa importante na sua vida e que
gostaria de usar a gestão do tempo para melhorar seu
relacionamento com ela.

Seja criativo, mostre como elas irão se beneficiar com sua mudança.

Pergunte o que elas esperam de você, o que na visão delas você

pode melhorar e deixe claro também o que você espera delas. É
comum se perceber nessas conversas que uma pessoa gasta tempo
com atividades que acredita serem importantes para a outra quando,
na verdade, não são.

Busque oportunidades para delegar, eliminar e redistribuir atividades.

3 - Crie atividades inteligentes

Agora você já identificou tarefas que podem ser eliminadas e

conhece as expectativas das pessoas importantes para você. Como
seria uma atividade capaz de atender ao mesmo tempo as
expectativas de mais de uma dessas pessoas, incluindo as suas
próprias? Chamo uma atividade assim de atividade inteligente.

Se seu cônjuge e filhos querem passar mais tempo com você, que tal
um passeio de fim de semana em que você dedique 100% de sua
atenção a eles, sem checar Whatsapp ou e-mails no celular?

Se seu chefe quer melhorar o clima no escritório e você quer se

exercitar, que tal propor um programa de exercícios junto com os
colegas de trabalho?

22
 5

CONCLUSÃO

23
 Espero sinceramente que esse livro possa te ajudar a ter mais tempo
e tranquilidade para fazer o que realmente importa.

Para que isso aconteça é preciso uma única coisa: sua decisão de
colocar o que aprendeu em prática.

Te convido a tomar essa decisão agora começando por uma dessas

ações:

•  Planejar as atividades chave da próxima semana;

•  Recortar uma tarefa grande em 5 tarefas menores;

•  Definir um intervalo de uma hora amanhã para trabalhar sem

interrupção em uma tarefa importante;

•  Imaginar o que vai falar para uma pessoa que tentar te

interromper nesse horário;

•  Definir horários específicos no dia para checar e-mails e

Whatsapp;

•  Desativar todas as notificações do celular;

•  Compartilhar com uma pessoa importante sua intenção de gerir

melhor seu tempo;

24
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