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FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
PROYECTO GRUPAL

CASO
“LA ENCUADERNADORA S.A.”

TUTORA
FRANCY MORENO

INTEGRANTES

Yimmy Orlando Acero Código Universitario: 1611024962


Oscar Flórez Ospina Código Universitario: 1511025055
Pablo Pamplona Toloza Código Universitario: 1521020567
Miguel Oscar Hernández Barreto Código Universitario: 1521021586
Orlando Riaño Velandia Código Universitario: 1521025648

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO


FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
TECNOLOGÍA LOGÍSTICA
2018
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL.............................................................................. 4
1.2. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 4
1.3. METODOLOGÍA .........................................Error! Bookmark not defined.
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN .......................................................... 5

2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN............. 6


2.1. Alternativas construidas ............................................................................. 6
2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa .................... 6

3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ................................................... 7


3.1. Recomendación para la empresa .............................................................. 7
3.2. Conclusiones .............................................................................................. 7

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 8
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1. INTRODUCCIÓN

La Encuadernadora, S.A., es una empresa especializada en el diseño, producción y


distribución de productos de papelería escolar. Con dos épocas del año en que aumenta
su producción. La posibilidad de no alcanzar a cumplir con el abastecimiento de las
materias primas en una época de mayor producción por parte de su proveedor principal
quien a su vez se ha visto afectado por el paro de actividades de su proveedor; pone en
riesgo su perfil económico y la estabilidad de todos sus empleados. Razón por la cual se
analizará las estrategias y decisiones futuras para resolver esta situación de acuerdo a los
conceptos y aprendizaje a lo largo del módulo.
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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar, abordar y planear la mejor solución a la problemática de la función de


compras y abastecimiento en el caso de estudio particular de la empresa “LA
ENCUADERNADORA SA”

1.2. JUSTIFICACIÓN

Para la empresa ENCUADERNADORA S.A el evento de no alcanzar a contar con la


materia prima por parte de su proveedor principal en una época de mayor producción,
debido a un paro de los proveedores de su principal proveedor ha conllevado a la
búsqueda de una solución a esta problemática, la cual se logrará gracias a las
estrategias que se irán desarrollando durante la investigación, información y estudio de
los temas del módulo. Es de vital importancia considerar el estudio de procesos
comprensivos, ágiles enfocados con la visión y con las políticas de la empresa. Las
alternativas que surjan se deberán examinar cuidadosamente para encontrar un
proveedor con el que se puedan hacer agiles negociaciones para conseguir los
insumos necesarios al mejor costo posible, considerando, los diversos factores
(Cantidad, volumen, peso unitario, fecha de disponibilidad, unidad de medida, costo de
adquisición, condiciones de transporte y almacenaje, con el fin de no ver afectada su
producción, distribución y cumplimiento a los clientes y continuar siendo líder en el
mercado .
Una mala comunicación entre cliente- proveedor o un déficit en la función de compras
repercute significativamente en escases de las materias primas para el desarrollo de
las actividades de la organización de ahí la importancia para mantener el
abastecimiento indicado para ejecutar los procesos de transformación y entrega
oportuna de los pedidos de los clientes. Se hace indispensable una sinergia con los
proveedores trabajando en equipo haciéndolos participes de los objetivos de la
empresa.

1.3. METODOLOGÍA

Como primera medida se analizará el mercado en donde se ve inmersa la compañía, para


de esta manera tomar decisiones en los siguientes aspectos:

Gestión de Proveedores:
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 Se analizará que otros proveedores existen en el mercado para suministrar el papel


“Amigo de la Naturaleza”.

Compras:

 Se revisará la mejor opción del mercado para proveedores, teniendo en cuenta que
para la compañía Encuadernadora S.A., lo importante es el servicio al cliente y el
margen de ganancia.

Abastecimiento:

 Se validará si el proveedor elegido tiene la capacidad de volumen de producción,


para suplir las necesidades en materia prima que se necesitan.
 Se debe optimizar la cantidad de proveedores que existen para tener un ingreso de
material fijo en una cantidad de tiempo determinado, de igual manera si alguno no
pudiese suministrarlo los otros deberían estar en la capacidad de hacerlo.

1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Las crisis en las empresas se toman como las enfermedades de las mismas y por ello se
deben tomar alternativas o implementar estrategias que eliminen o mitiguen sus causas y
proyectar siempre que sea posible, una empresa que tenga buena salud; en el caso de
“LA ENCUADERNADORA S.A.”; una empresa especializada en el diseño, elaboración y
distribución de elementos de papelería, cubriendo el mercado con productos para todas las
edades y necesidades desde pre-escolar hasta el universitario y personal profesional,
cuenta con una infraestructura de alta tecnología y desempeño con presencia en 12 países
y con 3 plantas de producción una de las cuales está en Colombia; y donde su principal
materia prima para la elaboración de sus productos, proviene de la fibra de caña de azúcar
y su principal proveedor es la “Empresa PAPELITOS S.A”, Empresa dedicada a la
elaboración de papeles y cartulinas y reconocida por su alto grado de conciencia con el
medio ambiente ya que utiliza una alta tecnología para reducir los desechos sólidos
produciendo un papel fino, biodegradable y reciclable como resultado de la materia prima
llamada bagazo de caña y suministrada por los ingenios azucareros de la región y
apetecida a nivel mundial.
La crisis de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, se inicia con el anuncio del cese
de actividades y entrada en “PARO NACIONAL” anunciado por los empresarios cañeros
representados en ASOCAÑA y los 19.000 corteros de caña en el Valle del Cauca,
Risaralda y Cauca, agremiados a partir del 15 de septiembre de 2008 a las 08:30 p.m.
Quienes desde el 14 de Julio de 2008 y representados por Sinaltrainal, Sinalcorteros y la
Central Unitaria de Trabajadores (CUT); presentaron pliego de peticiones a la empresas
sin recibir respuesta en cuanto a los bajos salarios, jornadas extenuantes y condiciones
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infrahumanas que estaban siendo sometidos para cumplir con las exigencias de las
empresas contratistas a las cuales prestaban sus servicios.
El anuncio de PARA NACIONAL en esta fecha, hace que las directivas de la empresa “LA
ENCUADERNADORA S.A.”, tomen medidas e inicien una serie de estrategias ya que se
encuentran en la época de más alta productividad de acuerdo al organigrama del
calendario A, basado entre los meses de agosto y enero, la situación se agudiza ya que no
solo están en el punto más alto de productividad, sino también en el momento donde más
alta cantidad de materia prima necesitan para poder satisfacer la demanda; A raíz de esta
noticia se consultó a los ejecutivos de la “Empresa PAPELITOS S.A”, quienes brindan la
siguiente información:

 La “Empresa PAPELITOS S.A”, aún no ha parado la planta, y tienen bagazo


de caña para 15 días, además, se considera que el PARO NACIONAL, no
durara más de una semana, y las cosas continuarán como si nada.
 El segundo molino de la “Empresa PAPELITOS S.A”, no se verá afectado, porque
el ingenio que lo abastece de bagazo de caña no participo del PARO
NACIONAL presentado, pero, este solo molino no puede cubrir la demanda de
“LA ENCUADERNADORA S.A.”.
Una vez, visualizada la actual situación, la alta gerencia de la empresa, revisó el estado
de inventario para tomar las acciones preventivas y no ver afectada la temporada
principal de producción de la empresa y después de un análisis completo de esta situación
encontraron que la “LA ENCUADERNADORA S.A”, para su debida productividad y no
bajar el estándar de producción y sabiendo que:
Trabajando con todas las máquinas disponibles en la fábrica y reunidos con su principal
proveedor la empresa “PAPELITOS S.A”, se cuenta con dos empresas proveedoras:

1- La primera, tiene materia prima para 15 días más, posteriores al paro.


2- La segunda, les abastece de la materia prima ya que no se encuentra incluida en
el PARO, pero, no produce la cantidad necesaria requerida por LA
ENCUADERNADORA S.A para su productividad normal.

Con el análisis de esta información se logra establecer que la empresa “LA


ENCUADERNADORA S.A”, se encuentra en un problema de abastecimiento de sus
materias primas, ya que tanto sus inventarios internos como los de su proveedor, no
soportarían un PARO NACIONAL, más prolongado, ya que se encuentran en su etapa de
más alta productividad del año.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE


EVALUACIÓN

2.1. Alternativas construidas


ENTREGA 2:
Aquí su equipo debe proponer 2 o 3 alternativas para la empresa, respecto al problema
que se identificó en la lectura “la encuadernadora S.A.”.
Primera alternativa de solución que se le daría a la empresa seria: ABASTECERSE DE
LOS PRODUCTOS EN OTROS PAISES. Establecer comunicación con fábricas de
diferentes países y mirar cual se ajusta más al presupuesto que necesita la compañía y
conseguir precios favorables.
Lo cual pueda garantizar que se tenga bastante stock del producto para la temporada alta
y mantener al máximo los costos previstos, evaluar el cumplimiento del mejor proveedor en
cuanto a las especificaciones y características de calidad pactadas al inicio de la
negociación por las partes y también una margen de utilidad y cumplimiento en las
entregas.
Segunda alternativa de solución que se le daría a la empresa seria: IMPORTAR LA
MATERIA PRIMA DE OTROS PAÍSES PARA QUE NO SE VEA AFECTADA LA
PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA.
El principal problema que se tiene es el paro de corteros de caña del país y a su vez el
abastecimiento, una de las mejores alternativas es importar gran cantidad de esta materia
prima en un porcentaje establecido en el tiempo que dure el paro y que cubra la necesidad
solicitada en temporada alta.
Para esto es importante validar con la empresa encargada “PAPELITOS S.A” La mejor
alternativa, y cual sería el país que se le va a solicitar la materia prima. Tomando como
principales aspectos (impuestos, aranceles, países productores, fletes,etc)
En este momento el país que puede cubrir estas necesidades es Brasil como lo muestra la
siguiente grafica en cuanto a productores de caña.
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Las investigaciones concluyeron que los gastos totales en que incurre el importador
alcanzan el 36,6% del valor CIF (Coste, seguro y flete al puerto de destino convenido) de la
mercancía.

Estos costos se desglosan en tres grandes categorías: transporte internacional (4,6%);


derechos aduaneros (14,8%), y costos internos no arancelarios (17,2%).

Así quedaron los resultados del estudio:

2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

ENTREGA 2:

Mencione los factores que tendría en cuenta para evaluar cada alternativa y elegir la mejor.
No olvide incluir entre dichos factores aspectos económicos (costos, beneficios
esperados).
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CRITERIOS A TENER EN CUENTA EN LA PRIMERA ALTERNATIVA:


Al buscar alternativas de producción en fábricas externas de otros países y garantizar el stock que
se necesita para cubrir la demanda de los productos de la empresa, y el análisis que se le daría al
ejecutar dichas alternativas, los criterios de evaluación que deberíamos tener en cuenta son:

 El costo-beneficio de las compras a las compañías externas de otros países.


 Confiabilidad y calidad en los productos que estas compañías utilicen.
 Tiempos de entregas favorables para cumplir con la demanda de la empresa.
 Tener en cuenta que si se facilitan las especificaciones de los productos de la empresa,
resultaría favorables para estas otras empresas ya que aumentaría su demanda y
disminuiría la nuestra al manejar los mismos estándares de calidad.

CRITERIOS A TENER EN CUENTA EN LA SEGUNDA ALTERNATIVA:

 Costos totales de inversión: Analizar el total de la inversión ejecutando esta


alternativa ya que podría presentar sobrecostos frente a la adquisición normal de la
materia prima y así reducir el margen de ganancia en el producto final, lo cual
podría afectar a la compañía y a clientes dando alzas en los precios.

 Tiempos y procesos de la logística: Se debe evaluar el tiempo en los nuevos


procesos de adquisición en la materia prima, como el despacho por parte del
proveedor, transporté del producto y la logística de importación con el fin de
asegurar y mantener los tiempos de producción de manera que no se vea afectado
el proceso de abastecimiento ni el nivel de servicio con los clientes.

 Calidad del producto: Se realiza una evaluación de la calidad del producto a


importar bajo los estándares establecidos por la compañía ya que las diferencias
relevantes del mismo podrían afectar la calidad del producto final, además la
devolución o cambio de estos lotes de caña tomaría más tiempo debido a la
distancia que se encuentra el proveedor, generando mayores costos.
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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
3.1. Recomendación para la empresa

ENTREGA 3:
Indique de las alternativas propuestas en la entrega 2, cuál consideraría la mejor para
la Encuadernadora S.A.

3.2. Conclusiones

ENTREGA 3:
Mencione las conclusiones a las que su equipo de trabajo haya encontrado al
desarrollar este proyecto.
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BIBLIOGRAFÍA

Va en todas las entregas: ENTREGA 1 & ENTREGA 2 &ENTREGA 3:

Enumerar las fuentes bibliográficas a utilizar en el formato de Bibliografía a utilizar: APA,


IEEE, AMS, etc. Las lecturas del módulo también hacen parte de la bibliografía.

1. http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/
2. http://pensamientosistemicojueves.blogspot.com.co/2010/05/soluciones-caso-la-
encuadernadora.html
3. http://psistemicocataykt.blogspot.com.co/2010/05/caso-la-encuadernadora-sa.html
4. http://www.unilibre.edu.co/CriterioLibre/images/revistas/19/Criterio-Libre-19-art09.pdf
5. AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo, URIBE.
Estudiantes del Postgrado en Gerencia Logística Promoción 13. Universidad ICESI. Cali:
Colombia. Dic. 18 de 2008.
6. http://avibert.blogspot.com/2011/01/ranking-de-productores-y-consumidores.html
7. https://www.dinero.com/economia/articulo/costos-y-tiempo-que-tarda--importar-y-
exportar-una-mercancia-en-colombia/250158