Nombre: ENSAYO SISTEMAS DE

Anny Johanna Riveros Villabona INFORMACION ERP

Código: 2134697 Materia: Dirección de Procesos II

SISTEMAS DE INFORMACION ERP: VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN LAS PYMES.

En la actualidad existen organizaciones pymes1, que han logrado implementar sistemas de

información en todas sus áreas administrativas, operacionales, productivas, contables,
financieras, recursos humanos y demás, pues es de gran importancia y vitalidad el uso y/o
aplicaciones de estas, dado que representa una solución organizacional y administrativa,
enfocada en tecnología que procesa, distribuye y almacena información para apoyar la toma de
decisiones de la misma, logrando posicionarse sobre aquellas que aún no las han adquirido y
por tanto, presentan problemas en éstas tomas de decisiones, generando en varias ocasiones
perdidas económicas, que conllevan a distanciarse de aquellas que sí las implementan, por lo
cual, sus resultados son positivos, alcanzando primeras posiciones en el mercado como
empresas exitosas.
El término ERP, es un acrónimo de Enterprise Resource Planning (Sistemas de planificación de
recursos empresariales), que define un conjunto de sistemas de información que permite la
integración de áreas de una empresa como producción, finanzas, contabilidad, recursos
humanos, y demás, permitiendo a la organización una respuesta adecuada y que estaría a la
medida de sus necesidades, con el fin de gestionar adecuadamente cada parte de ella. Pero
¿Cómo funcionan estos sistemas?: Como cualquier software, funciona con base en una
plataforma de programación, además de organizarse por medio de módulos, los cuales se
conectan a distintas bases de datos, según lo requiera cada departamento, y así lograr optimizar
los recursos disponibles.
Estos sistemas se implementan en las pymes en cinco fases claramente definidas y que,
complementándose unas a otras, consiguen su buena implementación; estas fases a saber
son:
1. Decisión de adopción, que consiste, en la necesidad de los gerentes al cuestionar si
es importante la implementación de un sistema ERP en sus empresas, y sus
consecuencias ya conocidas, definiendo así requerimientos, objetivos, beneficios, etc.
2. Adquisición, que consta en la selección de productos que mejor se ajuste a los
requisitos de la organización, y también en la elección de la empresa de consultoría
quien apoyaría en las siguientes fases, definiendo el acuerdo contractual, entrenamiento
y servicios de mantenimiento.
3. Implementación, se compone en la personalización o parametrización y adaptación del
paquete ERP adquirido según las necesidades de la organización.
4. Uso y mantenimiento, definido como el uso del producto; durante esta fase se debe
conocer los aspectos relacionados con la funcionalidad, la usabilidad y la adecuación a
los procesos organizacionales. Cabe resaltar que esta fase es muy importante ya que
en ella se corrigen fallas, y así permitir realizar mejoras generales en el sistema.
5. Evolución, corresponde a la integración de capacidades en el sistema, proporcionando
nuevos beneficios, como gestión de cadena de suministro (SCM), gestión de las
relaciones con los clientes (CRM), entre otros.

Los beneficios que este sistema ERP posee son varios entre ellos se destaca, la optimización
de los procesos de gestión, integridad y unicidad, automatización de procesos de la empresa,

1
Acrónimo lexicalizado para identificar a las Pequeñas Y Medianas Empresas (Pymes).
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ahorro de tiempos y costes, acceso a toda la información de forma confiable, precisa y

actualizada, globalización de la información, es decir siendo lógica y continua con toda las
partes de la organización, entre otras.
A pesar de ofrecer una amplia variedad de beneficios y una forma clara de implementación,
muchas empresas aún no han optado por efectuarla, resaltando que es de vital importancia
como es mencionado al inicio del escrito; cabe recalcar que además de ello, existe un sinfín de
ventajas que hace que este sistema ERP, sea una excelente opción para poner en
funcionamiento, puesto que la tecnología de información TI cada día avanza de forma
exponencial. De esta forma, algunas de las ventajas de los sistemas ERP son: sistemas
integrales de gestión para la empresa, caracterizándose por estar compuestos de diferentes
partes integradas en una única aplicación. Estos módulos son de diferentes usos (producción,
compras, ventas, logística, contabilidad, gestión de proyectos, recursos humanos, etc.) En
conclusión, indica la disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo.
Por otra parte la correcta implementación de los ERP repercute en el aumento de la
productividad de todos los departamentos, y de esta forma se muestra un mejor rendimiento en
la utilización del tiempo; es decir, donde se requería mayor duración de tiempo para llevar un
informe de un departamento a otro, ya no es necesario, usando así este tiempo en otras
funciones.
Otra ventaja que es encontrada, es permitir rentabilizar procesos, puesto que planifica los
tiempos y las tareas para que los trabajadores sean los más productivos posibles. Además de
mejorar la comunicación interna, la cual crea apoyos en los diferentes departamentos y de esta
forma mejora la eficiencia en general de la organización.
Cabe destacar que así como hay un sinfín de ventajas en los sistemas ERP, existen
desventajas que se deben tener en cuenta, encontrándose como el inconveniente más común
el coste del Software ERP. Esto se debe al nivel de personalización que se requiere de un
sistema para cubrir las necesidades de la empresa, es decir a mayor nivel de personalización
mayor precio.
Otra desventaja a la hora de elegir un paquete ERP, está en la implementación. Esto se debe a
que en algunos casos demore en la instalación, el hardware necesario para su funcionamiento
requiera de ajustes paralizando así su puesta en marcha, y demás. No obstante existen
sistemas en la nube que pueden prevenir este tipo de inconvenientes, al no tener que ser
implementados física en la empresa y de esta forma permitir actualización instantánea de los
datos que contenga, es decir en tiempo real.
Aunque la implementación del sistema ERP demanda de muchas otras aplicaciones para
obtener de esta forma un concreto, claro y general funcionamiento, requiriendo como es
mencionado anteriormente mayor tiempo además de mayores costos, dejando a los gerentes,
socios y dueños de la compañía un sin sabor acerca de ellos, concluyendo así con el abondo
de la misma, continuando de esta forma con sus ineficientes, tradicionales sistemas de gestión.
En conclusión, a pesar de ser expuestas varias desventajas, son más las ventajas que
permiten ver este sistema como un riesgo que las pymes, tiene que enfrentar exitosamente si
desean continuar en el mercado, puesto que las tecnologías han pasado de ser un soporte y
generadora de costos a una necesidad estratégica, por esta razón, las empresas líderes son
las que están a la vanguardia en la tecnología, encontrando así software de implementación
para pymes como NOVASOFT, SIGGO, SQL, ACASOFT, que de forma un poco más
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económica, fácil, coherente de entender haga que su empresa logre su objetivo alcanzando
excelentes resultados.

Referencias Bibliográficas

https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/50815/Art_Docente_SI_ERP_Def_Cast.pdf?seque
nce=1
Esteves J., Pastor J. 1999. An ERP Lifecycle-based Research Agenda. 1st International
Workshop on Enterprise Management and Resource Planning: Methods, Tools and
Architectures - EMRPS’99, pp 359-371.
Aladwani A. 2001. Change Management Strategies for Successful ERP Implementation.
Business Process Management Journal, 7(3), pp. 266- 275.
file:///C:/Users/user/Downloads/3475-12065-1-PB.pdf
https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp
http://www.apser.es/blog/2015/04/26/el-software-erp-ejemplos-tipos-y-uso-en-la-empresa/
http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.10.1675&rep=rep1&type=pdf
http://www.guiadesolucionestic.com/tags/software-para-pymes