Отчет для руководителя о результатах

работы HR-службы. Что отразить, на

чем сделать акцент и как оформить

Яна АЛФЕРОВА, директор департамента по управлению персоналом группы компаний ISS

В этой статье читайте:

 почему сначала нужно решить, для кого готовить отчетность и от каких лишних
вопросов это избавит;
 как понимание цели документа поможет сделать его сбалансированным и емким;
 на какие части лучше поделить отчет, чтобы грамотно представить результаты
работы;
 как выделить важное в документе, чтобы шеф принял его с первого раза
и согласился с вашими выводами.
По каким показателям вы отчитываетесь руководителю?

Текучесть

Количество принятых/уволенных сотрудников

Выполнение плана отдела

Расход HR-бюджета

Обучение персонала

Штатная расстановка
Ответить
Результаты опроса
По каким показателям вы отчитываетесь руководителю?

17% Текучесть
33% Количество принятых/уволенных сотрудников
33% Выполнение плана отдела
6% Расход HR-бюджета
11% Обучение персонала
0% Штатная расстановка
Вернуться к форме опроса

Вы составили для начальства внушительный отчет. Постарались впечатлить

объемом документа, цифрами, красноречивыми оборотами и яркими диаграммами.
В результате управленец вернул вам документ на доработку. Что делать? Прежде
всего понять, что вы перестарались. Все это было не нужно и только помешало
руководителю объективно оценить результаты работы. Воспользуйтесь нашими
советами в статье. Вы узнаете, как оформить отчет и какие данные включить,
чтобы гендиректор принял его с первого раза.
Определитесь, для кого вы готовите отчетность –
для гендиректора или одного из топ-менеджеров
Ответьте на вопрос: «Кто будет проверять отчет?». Так поймете, какую
информацию включить в него. Благодаря такой адресности отпадут многие
вопросы к вам. Например, «Чем вы весь год занимаетесь?» или «Почему
я должен ввести в HR-штат еще одну ставку тренинг-менеджера?».
Отчет для генерального директора лучше посвятить важным стратегическим
задачам. Например, одна из таких задач – укрепление бренда работодателя.
Укажите в отчете не только мероприятия и инструменты работы, но и отметьте,
на какие финансовые показатели компании они повлияли (пример отчета – ниже).

В отчет для финансиста включите аналитику, цифры, корреляции по статьям

затрат, которые остаются на уровне, снижаются или, наоборот, требуют
дополнительных вливаний. Дайте комментарии. Топ-менеджеру будет легче
определиться с источниками финансирования.

Когда вы определитесь с пользователем, не забудьте акцентировать внимание

на цели отчета.

Наталья ЖАРОВА,
директор по персоналу компании VIG TRANS
Чтобы руководитель принял отчет с первого раза, не нужно писать тонну слов

Пишите лаконично и четко. Дополнительную информацию вы предоставите позже,

если она понадобится. Избегайте сухой подачи материала, визуализируйте текст
насколько это возможно. Пусть все будет показательно, интересно и интерактивно.
Если вы делаете выводы из проделанной работы, то всегда обосновывайте свое
решение. Предлагайте минимум два выхода из ситуации и всегда уточняйте риски.
Выберите одно из предложенных решений и обоснуйте его. Покажите, что
вы не просто собрали данные, но и проанализировали их. Руководитель сразу
увидит пользу вашей работы из этого отчета.

Помните о цели документа, чтобы сделать

его сбалансированным
Вы не перегрузите отчет ненужной информацией, если поймете, зачем
он нужен. Читателю сложно воспринимать документ, если одни аспекты
вы раскрыли слишком подробно, а другие не отразили вовсе.
Как правило, отчет нужен для того, чтобы показать руководству, насколько
эффективной была работа HR-службы в этом году. Однако если вы хотите
получить финансирование и на следующий год по новому амбициозному проекту,
добавьте в отчет краткую информацию о показателях возврата на инвестиции
по текущей HR-инициативе. Укажите, что период окупаемости был коротким,
а ROI достиг запланированного уровня даже с учетом «скрытых» расходов. Итак,
отталкивайтесь от цели отчета, но не забывайте о его структуре. Об этом
поговорим дальше.

ПРИМЕР
Директор по персоналу представил владельцу компании ежеквартальный отчет
«Обучение персонала». Он предположил, что директору будет интересно сопоставить
затраты на обучение с численностью. Поэтому кроме суммы затрат на обучение
включил в документ еще и другие сведения. Такие как численность работников
по категориям персонала. Шеф заметил несоответствие: представлена общая сумма
затрат по всему персоналу, а численность – в детализации по категориям. Данных
об общем количестве сотрудников нет. Получается, нужно сопоставить
несопоставимое. Попросил HR-а убрать данные о численности либо указать
ее общую величину. А лучше подсчитать, сколько компания потратила на обучение
одного работника.

Заранее продумайте структуру и форму отчета.

Поделите
его условно на 3 части
Выстраивайте отчет логично. Разделите его на три части. В первой кратко опишите
цели, стоявшие перед вами, этапы реализации: мероприятия, инструменты,
ресурсы. Во второй части – проанализируйте результаты работы, возникшие
сложности и варианты их решения. В заключении – дайте выводы и предложения.
Какие элементы включить в структуру, зависит от продолжительности отчетного
периода. В годовой документ добавьте анализ и предложения. Если составляете
отчет о проделанной работе за неделю, включать эти элементы не обязательно.
Стандартной формы для отчета не существует. Каждый директор по персоналу,
накапливая опыт, вырабатывает внутренние правила и требования к нему. Отчет
может быть текстовым и статистическим. В текстовом информацию
представляют в виде связного повествования, которое при необходимости
дополняют таблицами.
Такой отчет лучше делать для руководителей финансового или планового отделов.
Причем строго под задачи, которые они поставили (образец ниже).
В статистическом отчете цифровые показатели и диаграммы
сопровождают краткие текстовые пояснения. Такая форма отчета устроит
директора по продажам (рис. ниже). И в том и в другом случае пишите коротко
и по существу. Не думайте, что большой объем отчета подчеркнет его значимость.
Наоборот, руководитель оценит вашу способность излагать мысли в сжатой форме,
четко и грамотно.
РИСУНОК. Статистический отчет по фотографии
рабочего дня менеджера отдела продаж для директора
по продажам
Светлана МОСТОВСКАЯ,
руководитель отдела персонала компании MCN Telecom
Прежде чем делать отчет, освойте простой алгоритм действий

Если руководитель запрашивает отчет, прежде всего проанализируйте потребности

управленца, чтобы понять, какую информацию необходимо включить в документ.
Это могут быть конкретные цифры, факты или динамика показателей,
бенчмаркинги. Затем сформулируйте цель отчета и продумайте его структуру.
Используйте понятный текст, диаграммы и схемы. Изобразите процессы
и взаимодействия в виде схем. Обязательно проверьте документ перед отправкой.
Начальник услышит вас и сразу поймет суть проектов и идей.

Выделите важное в отчетности, чтобы

руководитель одобрил документ. Проверьте,
нет ли ошибок
Просмотрите текст отчета. Обратите внимание, насколько тот или иной абзац,
график, цифра или фраза помогут вам удачно защитить отчет, побудят управленца
одобрить ваши выводы и предложения. Пронумеруйте от 1 до 10 по степени
важности все блоки информации. Не акцентируйте внимание на данных, которые
лишь подтверждают итоговый вывод. Найдите в отчете показатель, который
в наибольшей степени повлияет на положительное решение руководителя.
Затем выделите весь текст в документе или таблице. Сделайте шрифт текста
бледно-серым. В каждом абзаце найдите слова, которые содержат основную
смысловую нагрузку. А в таблице – цифры, на которые хотите обратить особое
внимание управленца. Выделите эти данные черным цветом. Остальной текст
оставьте серым (образец – ниже).

Убедитесь, что не допустили ошибок в тексте. Грамотная письменная речь –

показатель профессионализма. Будет неприятно, если руководитель заметит
ошибки в словах. Пользуйтесь веб-сервисами, которые могут заменить штатного
корректора. Например, Орфограммкой.

Евгений ЖУРАВЕЛЬ,
руководитель отдела обучения и развития сети клиник «Будь Здоров»
Готовьте отчеты заранее, а не в авральном режиме

Зачастую отчеты готовят в спешке, когда руководитель вдруг неожиданно

запросил данные за прошедший период. И тут начинаются судорожные поиски
нужной информации в архивах и разрозненных источниках. Это провальный
подход. Лучше занять проактивную позицию и готовиться к тому, чтобы
представить отчетность, задолго до того, как шеф ее запросил. В идеале – с самого
начала работы в компании. Важно определить показатели, которые вам
необходимо регулярно анализировать и отслеживать, а затем внедрить систему
сбора и обобщения этих показателей.

Подготовьтесь к тому, какие решения может

принять управленец на основании отчета
После того как руководитель ознакомится с отчетом, он может попросить
переделать его. Обычно это происходит, потому что не хватает данных, чтобы
сделать окончательные выводы. Если информации достаточно, управленец
может принять решение сразу после вашей презентации. Выделит ресурсы под
амбициозный HR-проект. Утвердит план обучения на следующий период.
Согласует внешних провайдеров для исследования удовлетворенности или
определит дату, чтобы протестировать новую версию дистанционной оценки
персонала. Попросит скорректировать систему ключевых показателей
эффективности.

Следите за тем, какие отчеты вы требуете

от подчиненных, и повысите качество своих
Заставляйте себя и подчиненных думать и анализировать. Видеть свою работу
и весь бизнес-процесс как бы сверху. Например, Анна ТРУТТ, соучредитель
компании HRMind и GetStaff, запрашивает от рекрутеров ежемесячный отчет
по воронке найма и расходам на подбор по той или иной категории вакансии.

Отчетная форма состоит из трех частей: сводные данные, выводы

и предложения.В сводных данных руководитель просит
указать расходы по площадкам, стоимость подбора на позиции – те действия,
которые рекрутеры совершают в процессе подбора. Проставить данные
от количества просмотренных резюме до количества сотрудников, которые прошли
испытательный срок, и конверсию по всем этапам воронки отбора. Это дает
возможность увидеть узкие места и минимизировать их, улучшить качество
рекрутинга.
Если менеджер по подбору не видит проблемные места или не понимает, какая
конверсия приемлема, а какая – критична, то вторая часть отчета будет выглядеть
неубедительно. Тогда вместе с руководителем он разбирает предыдущие отчеты,
выявляет нормальные для отрасли значения, учится анализировать воронку.

В заключительной части отчета рекрутер вносит предложения, какие успешные

действия усилить, где и за счет чего расширить воронку. Он видит результаты
своей работы и понимает, как на них можно повлиять. Например, когда
в производственной компании проявилась низкая конверсия из этапа стажировки,
менеджер по подбору предложил переработать graduate-программу
и скорректировать показатели премирования для наставников стажеров. Ситуация
нормализовалась в первую же неделю. 
 7 советов, как выигрышно подать руководителю цифры в отчете

1. Обязательно расшифруйте HR-термин, который вы поставили рядом с цифрой.

Например, ROI (коэффициент возврата инвестиций). Управленец не должен гадать,
ведь это отчет службы персонала.

2. Делайте ссылку рядом с итоговым результатом на Excel-таблицу с исходными

данными и формулами расчета KPI, когда вы отчитываетесь по показателям
эффективности работы службы персонала.

3. Если предоставляете отчет по одному из направлений деятельности HR-службы,

рядом с цифрой затрат укажите бюджет, утвержденный совместно с финансовым
директором на текущий год. Например, по статье «Обучение персонала».

4. Выделите цифру полужирным шрифтом, если хотите сделать акцент на проблеме.

К примеру, если вас тревожит высокий процент увольнения сотрудников после года
работы в компании и надо срочно принимать меры.

5. Округляйте результат. Не зацикливайтесь на том, сколько цифр после запятой

будет в итоговом проценте. Например, когда рассчитываете соотношение затрат на
вознаграждение сотрудников и выручки компании.

6. Используйте разные цвета, если руководитель хочет увидеть те или иные

показатели в динамике. Выделите красным цифры отрицательной
динамики и зеленым цветом – положительной.

7. Если подводите итоги работы по различным HR-проектам, группируйте цифры по

этапам работ и результатам. Расставьте их в виде рейтинга. В верхней части отчета
будут цифры по проектам, которые принесли наибольшую отдачу для бизнеса.

Важные выводы
1. Чтобы защитить отчет, определитесь, для кого вы будете его готовить.
Руководитель объективно оценит ваши результаты.
2. Помните о цели документа. Структурируйте отчет. Сделайте
заключительным раздел «Выводы и предложения».
3. Готовьтесь к тому, что шеф запросит еще информацию. Подготовьте
материалы, которые помогут принять решение.

Правильно