Manual para el Control de Almacenes

MANUAL PARA CONTROL DE ALMACENES

I) ALCANCE Y DEFINICIONES

A) PROPÓSITO

B) ALCANCE

C) DEFINICIONES

II) ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE MATERIALES

A) CLASIFICACIÓN DE MATERIALES SEGÚN EL SITIO DE

ALMACENAMIENTO

B) TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

C) ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

i) MATERIALES PRINCIPALES Y MATERIALES AUXILIARES

ii) RESGUARDO DE MATERIALES PRINCIPALES

iii) MATERIALES PELIGROSOS

III) ORGANIZACIÓN DE ALMACENES

A) ORGANIZACIÓN INTERNA DEL ALMACEN

B) ORDEN Y LIMPIEZA EN LOS ALMACENES

IV) CONTROL DE ALMACEN

A) LÍNEA DE AUTORIDAD

B) FUNCIONES DE LAS PARTES INVOLUCRADAS

C) FORMATOS AUTORIZADOS

V) PROCESO DE CAPTURA EN SISTEMA ADMINPAQ

 I.- ALCANCE Y DEFINICIONES

A) PROPÓSITO:

Establecer las normas para regular el almacenamiento, operación y control

de los almacenes de Esto con el fin de resguardar los equipos, materiales y
herramientas que se almacenan y manipulan, así como la prevención de lesiones,
enfermedades y contaminación ambiental.

B) ALCANCE:

La aplicación y cumplimiento del presente manual aplica a todo el personal .

y proveedores o contratistas que realicen trabajos o actividades dentro de las
instalaciones del almacén.

C) DEFINICIONES

- Almacén Central: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los

materiales, se reciben y despachan materiales a los almacenes de obra.

- Almacén de Obra: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los

materiales, se reciben y despachan materiales para uso en la obra, También
incluyen patios de almacenamiento y zonas de cargue y descargue.

- Apilar, apilamiento o pila: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

- Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material.

- Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos o

con ayuda mecánica.

- Materiales: Elementos u objetos que son utilizados de manera conjunta durante

el proceso de elaboración de un producto, ya sea de forma directa o indirecta.

- Materiales Principales: Son los materiales que realmente forman parte del
producto terminado.

- Materiales Auxiliares: Los que no se convierten físicamente en parte del

producto o tienen importancia secundaria.

- Materiales Peligrosos: Abarca a todos los materiales que representen un

peligro físico o a la salud.
- Hoja de Datos de Seguridad de Materiales: Es la información, legible, escrita o
impresa de los peligros y demás información importante acerca del material
peligroso.

- Peligro: Fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o

enfermedad, a la propiedad, al ambiente de trabajo o a la combinación de esto.

- Riesgo: Combinación de la probabilidad y consecuencias(s) de un evento

identificado como peligroso.

- Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente.

- Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o

beneficioso, como resultado total ó parcial de los aspectos ambientales de una
organización.

- Contaminación Ambiental: Gases nocivos para la salud, tanto químicos,

biológicos como físicos que alteran el medio en que vivimos. Se considera que un
ambiente es contaminado cuando cambian sus características y atenta contra la
salud de los seres vivos y la calidad de los recursos naturales.
 II.- ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION DE MATERIALES

A) CLASIFICACIÓN DE MATERIALES SEGÚN EL SITIO DE

ALMACENAMIENTO:

El primer paso es conocer y clasificar los materiales. Se clasifican bajo dos

aspectos importantes:

Almacenamiento en patios o áreas descubiertas: Se ubican materiales

que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje.

Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por

su forma, volumen, actividad de entrega y salida lo requiera.

B) TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

En estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para

sostener los materiales por almacenar, teniendo en cuenta que la altura
más apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura
disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulación y
la altura media de la carga en los entrepaños. Los materiales más pesados,
voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.

En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia,

estabilidad y facilidad de manipulación del embalaje.

C) ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

i) MATERIALES PRINCIPALES Y MATERIALES AUXILIARES

1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin.

2. Los almacenistas deberán identificar cada artículo dentro de los almacenes,

identificando la estantería por medio de etiquetas, cartelones, etc., así como con
un Registro de Inventario, donde consten el código, nombre, identificación por
proveedor, y datos pormenorizados del bien.

3. No deben quedar ocultados por bultos, pilas, etc. Las pilas de materiales no
deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad y no tapar el alumbrado.

4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las

estanterías, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe
señalizar convenientemente.
5. Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera, principalmente
utilizando el empaque que viene de fábrica o en caso de que este se encuentre
dañado, se empaqueta procurando que el producto quede adecuadamente
resguardado.

6. Respetar la capacidad de carga de las estanterías, entrepisos y equipos de

transporte. Considerando como indicador la estabilidad y aspecto del mismo
(Deformación, hundimiento, quebradura, etc.).

7. Para recoger materiales en altura, no se debe trepar por las estanterías. Utilizar
las escaleras, bancos o cualquier otro soporte adecuado.

8. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos.

9. Las pilas de materiales que puedan rodar deben asegurarse mediante cuñas,
tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento.

10. Evitar pilas demasiado altas.

11. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un
costado.

12. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un
cierto número de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro
ángulos de una caja con los de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de
tal modo que cada caja repose sobre la cuarta parte de la situada debajo Si las
cajas son de cartón deben ser apiladas en plataformas para protegerlas de la
humedad y evitar el derrumbe.

13. Para el almacenamiento de productos en sacos debe inspeccionarse

cuidadosamente el espacio previsto para su depósito para ver si existen clavos,
vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos, ya que los sacos no
deben ser arrojados ni manejados con brusquedad. Estos productos ensacados
deber ser almacenados en pilas de capas atravesadas. Las bocas de los sacos
deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila.

14. En suelos inclinados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para
evitar vuelcos.

15. Si los materiales son tóxicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos

o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto (Ver sección de
materiales peligrosos).

16. En caso de un almacenamiento provisional que suponga una obstrucción a la

circulación, se debe colocar señalamiento como luces de advertencia, banderas,
vallas, etc.
18. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin
obstáculos.

ii) RESGUARDO DE MATERIALES PRINCIPALES

Resguardo del Cemento en sacos

El cemento será almacenado en lugar bien ventilado, seco y bajo cubierta. Los
sacos no estarán en contacto directo con la tierra; no se harán pilas superiores a
14 sacos, para períodos de almacenamiento de hasta treinta (30) días, ni de más
de siete (7) sacos para períodos más largos. En caso de Big Bags estas serán
almacenadas en lugar bien ventilado, seco y bajo cubierta.

Resguardo en Caja Seca Resguardo en Patio

Resguardo en Big Bags

Resguardo de Varilla

Estibar lotes de un mismo diámetro y grado sobre una base limpia, en caso de
estar al aire libre colocar sobre tablones que impidan el contacto con la tierra que
los protejan de la humedad, oxidación, grasas, u otra afectación, identificando la
medida de cada sección.

Resguardo de la madera

Para almacenar la madera estibar lotes de una misma medida sobre una base
limpia, en caso de estar al aire libre colocar bajo cubierta y sobre tablones que
impidan el contacto con la tierra que los protejan de la humedad.
Resguardo de Aceites

Los aceites deberán almacenarse bajo techo o al menos ser cubiertos de los
elementos atmosféricos para evitar que se produzca contaminación.

Comprobar que las etiquetas sean visibles y exista rotación de las existencias.

Los productos de uso más frecuente deben colocarse de modo que pueda
accederse a ellos con mayor facilidad, no debiendo colocarse en lugares
escondidos de la parte trasera del almacén.

Los aceites usados deben almacenarse en contenedores separados y con

etiquetas para evitar que se utilice el aceite usado en lugar de aceite nuevo.

Comprobar que todos los contenedores estén adecuadamente etiquetados de

modo que se pueda identificar claramente el aceite que se necesita.

Se debe recoger las cantidades de aceite que se derramen independientemente

de la cantidad que sea.

Se debe de instalar muros de contención alrededor de las plataformas o en las

puertas de acceso.

iii) MATERIALES PELIGROSOS

PROPÓSITOS

Proporcionar información y adiestramiento para asegurar que los empleados

comprendan las propiedades y peligros de los materiales utilizados o manejados
en su trabajo; también, para la comprensión y utilización de las medidas de
protección al manejar, almacenar y transportar estos materiales y, además,
controlar la entrada de materiales peligrosos a los sitios de trabajo.

ANTECEDENTES

Los peligros a la salud que se dan por el uso o manejo de materiales peligrosos en
el trabajo deben ser identificados y comunicados. Toda la información relativa a
los peligros debe estar disponible a los trabajadores usuarios, para ayudar a
minimizar los efectos nocivos de los materiales peligrosos, y establecer y
mantener controles que garanticen la protección requerida.

Los materiales peligrosos incluyen aquellos materiales que, aparte de tener el

potencial de peligro a la salud, pueden ocasionar incendios, contaminar el medio
ambiente, ocasionar explosiones, etc.
ALCANCE

Esta norma aplica a todos los empleados., proveedores y terceros que realicen
trabajos o actividades en instalaciones o áreas bajo responsabilidad de la
compañía.

DEFINICIONES

Etiqueta de Aviso de Peligros: Es un material escrito, impreso o gráfico que se

despliega en o se adhiere de forma fija a los recipientes o envases de los
materiales peligrosos que informa de distintos niveles de peligros físicos o a la
salud que el material contiene y el equipo de protección personal necesario para
su manejo.

Hoja de Datos de Seguridad de Materiales Peligrosos: Es la información,

legible, escrita o impresa de los peligros y demás información importante acerca
del material peligroso. Esta hoja debe contener el equipo de protección personal
que deben utilizar los empleados que trabajen con los materiales peligrosos,
detalles sobre las medidas de protección y acción en caso de percances de algún
personal.

a) Reconocimiento y manejo de derrames de materiales peligrosos.

b) Plan de atención a contingencias.
c) Una guía para los que responden primero en la fase inicial de un incidente
ocasionado por materiales peligrosos.
d) Hojas de Seguridad de los materiales donde se puede obtener información
sobre identificación de riesgos, primeros auxilios, peligro de fuego y explosión,
medidas en caso de accidente, manejo y almacenamiento, equipo de
protección, e información toxicológica entre otras más.
e) Condiciones para el adecuado almacenamiento de sustancias químicas.

Material Peligroso: Abarca a todos los materiales que representen un peligro

físico o a la salud.

Peligro a la salud: Producto del cual se tiene evidencia significativa de causar

enfermedad aguda o crónica por exposición al mismo. Incluye: carcinógenos,
tóxicos, irritantes, corrosivos, alergénicos y cualquier agente que produzca daño a
cualquier parte del cuerpo humano.

Peligro físico: Significa que existe evidencia científica válida que el material es un
líquido combustible, gas comprimido, explosivo, inflamable, peróxido orgánico,
oxidante, pirofórico, inestable (reactivo) o que reacciona al contacto con el agua.
NORMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL SOBRE MATERIALES PELIGROSOS

RESPONSABILIDADES

El Supervisor de Seguridad se asegurará que todos los elementos claves estén en

el lugar en donde corresponde, actualizados y que sean funcionales.

Vigilará el cumplimiento por medio de inspecciones formales e informales de los

sitios de trabajo, evaluaciones periódicas y al realizar el cumplimiento del
Programa de Seguridad.

Los Encargados o Supervisores de Área y los contratistas que utilicen materiales

peligrosos son responsables del cumplimiento de esta norma en sus áreas de
competencia.

El Coordinador controla todos los aspectos de esta norma y se cerciorará de que

la documentación requerida esté actualizada y accesible a los empleados.

El encargado del almacén central y los almacenistas de obra deberán mantener un

inventario actualizado de los mismos. En el inventario se identificarán los
materiales peligrosos a los cuales se exponen los empleados y las áreas de
trabajo y almacenamiento donde éstos se encuentren.

El Almacenista de Obra junto con el Supervisor de Seguridad son los

responsables de realizar el diseño del almacén temporal de residuos peligrosos
que cumpla con la reglamentación aplicable para lograr un almacenamiento
seguro de los residuos peligrosos que genera. (Ver anexo H).

CONTROLES:

ETIQUETA DE AVISO DE PELIGROS

Todo recipiente que contenga material peligroso deberá tener una Etiqueta de
Aviso de Peligros.

Al verter materiales peligrosos dentro de recipientes de menor capacidad para su

almacenamiento o uso, el nuevo recipiente también deberá ser etiquetado.

Los recipientes de uso inmediato, cuyo contenido total se utilizará durante un turno
de trabajo no necesitan tener Etiqueta de Aviso de Peligros adherida al envase o
recipiente.

La persona encargada de los Almacenes e Inventarios es responsable de

asegurar que todos los materiales peligrosos que procesen estén debidamente
etiquetados antes de ser colocados en depósitos o distribuidos a los empleados.
La Etiqueta de Aviso de Peligros deberá ser colocada en los recipientes de tal
forma que se pueda leer el contenido de la misma cuando los recipientes se
encuentren almacenados o en uso.

Las etiquetas de los fabricantes no deben removerse o cubrirse en el proceso de

colocarles la etiqueta guía de la compañía que determinará la información
contenida en la Etiqueta de Aviso de Peligros de cada material peligroso.

ADIESTRAMIENTO

Los empleados deben recibir información y adiestramiento en el manejo de los

materiales peligrosos en su área de trabajo. Los contratistas proveerán
entrenamiento para sus trabajadores.

El encargado de Seguridad e Higiene es responsable del adiestramiento en el sitio

de trabajo y de asegurarse de que todo el personal que trabaje con materiales
peligrosos reciba el adiestramiento adecuado.

El adiestramiento debe documentarse, el registro deberá incluir fecha, lugar y

contenido de la sesión de adiestramiento, al igual que los nombres del instructor y
los empleados participantes.
A los empleados que participen en entrenamiento se les puede solicitar que firmen
el formulario que indique que ellos estuvieron presentes en sesiones específicas.

Este adiestramiento incluirá lo siguiente:

El Sistema de Comunicación de Peligros y la Norma de Información sobre

Materiales Peligrosos.

La ubicación de los materiales peligrosos en los sitios de trabajo y cuáles son los
peligros específicos.

Los peligros físicos y a la salud asociados con la exposición a tipos específicos de

materiales peligrosos en el sitio de trabajo.

Métodos utilizados para detectar la presencia o escape de una sustancia química

peligrosa en el sitio de trabajo.

Las prácticas seguras en los sitios de trabajo, precauciones y equipo necesario

para proteger al empleado.

Los procedimientos correctos para manejar situaciones de urgencia y disposición

de desechos.
QUE HACER EN CASO DE DERRAME

En caso de derrame de materiales o residuos peligrosos, se debe utilizar el kit

para emergencia de derrames.

- Rollo de papel absorbente: Utilizar la cantidad de papel necesario y

colocarse encima del derrame hasta que sea absorbido.

- Cordón absorbente: Rodear con el cordón absorbente el área de derrame

para evitar que sea esparcida por otras áreas.

- Polvo absorbente y desengrasante: Se esparce polvo encima del

derrame hasta que se absorba, una vez de haber retirado el polvo colocar
desengrasante.

Una vez contenido el derrame, se deberá limpiar y en su caso desinfectar el área

contaminada.

Tras ser utilizado el kit para derrame, los absorbentes se consideran como residuo
peligroso lo cual deben desecharse y colocarse en el Almacén Temporal de
Residuos Peligrosos.

En caso de derrame en suelo natural se debe hacer levantamiento de tierra

contaminada y colocarse en el Almacén Temporal de Residuos Peligrosos.
 III.- ORGANIZACIÓN DE ALMACENES

A) ORGANIZACIÓN INTERNA DEL ALMACEN:

Además, analizados los aprovechamientos de los espacios y de las áreas

especiales del almacenamiento se debe tener en cuenta:

1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir
directamente a las salidas, deben existir el menor número de cruces posibles. Los
mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminación y visibilidad.

De ser posible dejar un pasillo peatonal periférico de 70 cm. a 100 cm., entre los
materiales almacenados y los muros del almacén, lo que facilita realizar
inspecciones, prevención de incendios y defensa del muro contra los derrumbes.

Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones

apropiadas al tipo de manipulación y al equipo a utilizar en esta maniobra.

Los pasillos de circulación deben estar constantemente libres de obstáculos.

2. Demarcación: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos,
las zonas de almacenamiento y la ubicación de los equipos de control de
incendios y primeros auxilios.

3. Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los

equipos de control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia,
sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, áreas de
almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fácil acceso a los
extintores y demás equipos de lucha contra incendio. Las válvulas, interruptores,
cajas de fusibles, tomas de agua, señalizaciones, instalaciones de seguridad tales
como botiquín, etc.

B) ORDEN Y LIMPIEZA EN LOS ALMACENES

1. Mantenga los pasillos despejados todo el tiempo. Nunca deje obstáculos

asomarse en los pasillos, ni siquiera por un momento.

2. Para el apilamiento de objetos pequeños disponga de recipientes que, además

de facilitar el apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos,

3. Tenga cuidado de colocar los desperdicios en los recipientes apropiados. Nunca

deje desperdicios en el piso o en los pasillos.

4. Use los bidones o recipientes adecuados para desperdicios para lograr

mantener las condiciones de orden y limpieza.
5. No deje que los líquidos se derramen o goteen, límpielos tan pronto pueda.

6. Utilice recipientes o bandejas con aserrín colocados en los lugares donde las
máquinas o las transmisiones chorreen aceite o grasa para evitar derrames y
posibles lesiones provocadas por resbalones o caídas.

7. Asegúrese de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los

pasillos.

8. Preste atención a las áreas marcadas en las cuales se señalan los equipos
contra incendio, salidas de emergencia o de acceso a los paneles de control
eléctricos, camillas de seguridad, botiquines, etc. y no los obstaculice.

9. Mantenga limpia toda máquina o puesto de trabajo que utilice.

10. Obedezca las señales y afiches de seguridad que usted vea, cúmplalas y
hágalas cumplir.

11. Mantenga ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas.
Utilizar para ello soportes, estantes o perchas.

12. Mantenga despejada y limpia la fosa, estante, Etc. de contención de derrames.

13. Registre en la bitácora los residuos colocados en el almacén temporal de

residuos peligrosos, así como las salidas realizadas por la empresa recolectora.
 IV.- CONTROL DE ALMACEN

A) LÍNEA DE AUTORIDAD:

La línea de autoridad determina la relación formal existente entre las

diversas unidades que la integran, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada cargo, de las actividades relativas al manejo y control del
almacén.

Director General

Director
Administrativo

Gerente de
Contabilidad/Jefe
de almacenes

Coordinador de
Almacenes

Encargado Administrador
Almacén Central de Obra

Auxiliar Almacén Almacenista

Central de Obra

Auxiliar Almacén
de Obra
B) FUNCIONES DEL PERSONAL:

Se especifican las actividades a realizar por cada uno de los puestos que
intervienen en el proceso de control de almacenes.

- Jefe de Almacenes:

Coordinar y vigilar el correcto cumplimiento del presente manual aplicando

las medidas de verificación necesarias.

Realizará recorridos en forma periódica en el almacén central con el fin de

verificar el orden y limpieza.

- Coordinador de Almacenes:

Coordinar y vigilar el correcto cumplimiento del presente manual aplicando

las medidas de verificación establecidas.

Proporcionar la capacitación y adiestramiento al personal contratado como

Encargado de Almacén y Auxiliar de Almacén; La capacitación consistirá en
el manejo del sistema AdminPAQ para captura de conversión de ordenes
de compras a compras, avisos de traslados, salidas y resguardos.

Realizará recorridos en forma periódica en el almacén central con el fin de

verificar el orden y limpieza.

Efectuará de forma periódica muestras físicas de inventarios en el almacén

central.

Programará visitas a obras con el fin de verificar la correcta aplicación del

manual, verificando orden y limpieza, así como la toma de muestreos
físicos del inventario.

Entregar informe al jefe de almacenes mediante el formato de Control de

Almacenes levantado en cada uno de los almacenes visitados.
- Encargado de Almacén Central:

Controlar, ubicar, guardar y cuidar los bienes a su cargo, efectuando

entregas y recepciones, sujetas a la autorización pertinente aplicando los
documentos y procesos autorizados.

Una vez recibida la factura sellada, se procederá a efectuar en el sistema la

conversión de la orden de compra en compra y en su caso los ajustes
correspondientes efectuados por el auxiliar en la orden de compra impresa,
misma que deberá ser impresa y anexada a la factura del proveedor
correspondiente para envío a contabilidad. (Ver anexos A y B)

En caso de una solicitud de material o herramientas para obra se procede a

elaborar el aviso de traslado, especificando en este la cantidad, unidad, No.
de parte y descripción del material, así como fecha, origen y destino. Este
formato se firma por el encargado del almacén y por la persona encargada
del traslado. (Ver anexo D)

En caso de solicitud de material o herramienta para uso en taller, se elabora

una salida de almacén especificando el nombre de la persona a quien se le
entrega el material o herramienta, fecha, No de parte, unidad y descripción,
firmándose de entregado y recibido. (Ver anexo E)

Conteo físico.- Una vez al mes coordinará y/o levantará un inventario físico
del almacén central.

- Auxiliar de Almacén Central:

Controlar, ubicar, guardar y cuidar los bienes a su cargo, efectuando

entregas y recepciones, sujetas a la autorización pertinente aplicando los
documentos y procesos autorizados.

Recepción de mercancía.- Al recibir la mercancía (material o herramienta)

verificará que corresponda a una compra autorizada por el departamento de
compra, mediante la recepción de la orden de compra generada y
autorizada adjunta a la factura del proveedor. (Ver anexo A)

Cotejara que el material recibido coincida con lo especificado en la orden de

compra autorizada y la factura del proveedor, en caso de diferencias hará
las observaciones correspondientes, recibiendo únicamente los productos
 que coincidan con las especificaciones de la orden de compra y que no
excedan las cantidades de la misma. Las observaciones por diferencias
serán informadas al encargado de compras que autorizó dicha orden.

Una vez cotejado el material se sellará y firmará la factura de recibido y se

pasará a conversión de compra con el Encargado de Almacén Central. (Ver
anexo C)

Salida de almacén.- El encargado de Almacén Central le entregará el aviso

de salida en dos tantos o aviso de traslado en tres tantos, para que efectúe
la entrega o el envío, recabando las firmas de entregado y recibido,
regresándolas al encargado del almacén.

Conteo físico.- Una vez al mes se levantará un inventario físico del almacén
central.

- Administrador de Obra:

Es responsabilidad del administrador de obra vigilar el correcto manejo y

control del almacén de obra.

Se realizarán recorridos por el almacén de manera semanal, verificando

que se cumpla con las especificaciones de orden, limpieza y señalamientos
de seguridad.

El Administrador de Obra efectuará conteos físicos de manera mensual con

el fin de cotejar el inventario electrónico con el físico.

Solicitará de forma mensual dentro de los primeros 5 días del mes el

archivo actualizado del inventario, el cual enviará vía email al Jefe de
Almacenes.
- Almacenista de Obra:

Controlar, ubicar, guardar y cuidar los bienes a su cargo, efectuando

entregas y recepciones, sujetas a la autorización pertinente aplicando los
documentos y procesos autorizados.

Recepción de mercancía.- Al recibir la mercancía (material o herramienta)

verificará que corresponda a una compra autorizada por el departamento de
compra, mediante la recepción de la orden de compra generada y
autorizada adjunta a la factura del proveedor (Ver anexo A) o en su caso a
un aviso de traslado firmado por el Encargado de Almacén Central (Ver
anexo D).

Cotejara que el material recibido coincida con lo especificado en el aviso de

traslado o la orden de compra y la factura del proveedor, en caso de
diferencias hará las observaciones correspondientes, recibiendo
únicamente los productos que coincidan con las especificaciones de la
orden de compra y que no excedan las cantidades de la misma. Las
observaciones por diferencias serán informadas al encargado de compras
que autorizó dicha orden.

Una vez cotejado el material se sellará y firmará el aviso de traslado o la

factura de recibido, en el caso de las facturas se procederá a efectuar en el
sistema la conversión de la orden de compra en compra, misma que deberá
ser impresa y anexada a la factura del proveedor correspondiente para
envío a contabilidad. (Ver anexos B y C)

Salida de almacén.- Se recibe la solicitud de materiales o herramienta

autorizada por el residente de obra.

En caso de solicitud de material, se elabora una salida de almacén

especificando el nombre de la persona a quien se le entrega el material o
herramienta, fecha, No de parte, unidad y descripción, firmándose de
entregado y recibido. (Ver anexo E)

En caso de solicitud de herramienta, se elabora un resguardo especificando

el nombre de la persona a quien se le entrega la herramienta, fecha, No de
parte, unidad y descripción, firmándose de entregado y recibido. (Ver anexo
F)
En caso de una solicitud de combustible se efectúa el registro en el archivo
de control de entradas y salidas de combustible.

Cuando se concluye la obra se procede a enviar el inventario existente a

almacén central o en su caso a otra obra, elaborando el aviso de traslado,
especificando en este la cantidad, unidad, No de parte y descripción del
material, así como fecha, origen y destino. Este formato se firma por el
encargado del almacén y por la persona encargada del traslado. (Ver anexo
D)

Registro de movimientos.- Una vez efectuada la recepción y/o entrega de

materiales y herramientas se procede a efectuar la captura en el sistema.

Las facturas con sello de recibido, los avisos de traslados firmados y las
salidas de almacén firmadas son capturadas en el sistema de inventarios
especificando el número de entrada y salida asignada.
C) FORMATOS AUTORIZADOS:

Anexo Acciones Documentos Funciones involucradas

El almacenista verifica que

el material recibido sea el
A Recepción Orden de compra
mismo que el especificado
en la orden de compra.

El almacenista convierte la
orden de compra en compra
B Recepción Compra
una vez sellada la factura
de recibido.

Se sella y firma la factura

de recibido para proceder a
C Recepción Sello de recepción
efectuar la conversión a
compra.

Se elabora el aviso de
traslado cuando se envía
D Utilización Aviso de traslado
material o herramienta de
un almacén a otro.

Se elabora la salida del

almacén cuando se solicita
E Utilización Salida de Almacén
la salida definitiva para su
utilización.

En caso de salida de
herramienta y equipo se
F Utilización Resguardo
elabora un resguardo de
almacén.

Se mantendrá actualizada
la existencia de los
Materiales Inventario de Residuos
G materiales peligrosos,
Peligrosos Peligrosos
mediante el llenado de la
bitácora.
 V) PROCESO DE CAPTURA EN SISTEMA ADMINPAQ

En este apartado se relacionan los procesos para la captura de las operaciones

realizadas en los almacenes, como son Registro de Conversión de Ordenes de
Compras en Compras, Salidas de Almacén, Resguardos y Avisos de Traslados.

Dichos procesos se encuentran dentro de los Procedimientos AdminPAQ,

elaborados por el departamento de Informática en "Manual del Sistema
AdminPAQ para el Control de Almacenes", en los capítulos siguientes:

• Compra
• Traspasos de Inventarios (Aviso de Traslado)
• Salida de Almacén
• Resguardos