La Tecnología de Toma de Decisiones.

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decisionesytecnologia No tomes decisiones como se

comportaría un oso en el desierto…,
utiliza las posibilidades de la tecnología

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La Tecnología de Toma de Decisiones.- (El BI del futuro)

Publicado el noviembre 9, 2012

La tecnología está evolucionando, cambiando el modo en que los directivos abordan el

desempeño de sus responsabilidades dentro de las organizaciones. Sin embargo, muchas Como tener un BI que funcione
veces la tecnología no acompaña al cambio en las necesidades al ritmo que sería deseable.
Ante ello, podríamos plantearnos ¿qué es, hoy en día y con el nivel tecnológico existente, lo Suscríbete a nuestra
que cualquier directivo debería exigir a la tecnología de toma de decisiones? Newsletter

Tres son los aspectos básicos a cubrir, tal y cómo se recoge en el esquema siguiente:

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 1.-        Funcionalidad Gestión multidimensional en los
Proyectos de BI.- Requerimientos
del Director de Proyecto
Para contestarnos a la pregunta de ¿qué funcionalidades debería comprender la tecnología
Teoría de Decisiones Complejas.-
de toma de decisiones hoy?, deberíamos preguntarnos qué esperamos de la tecnología. En El absurdo de gestionar
este aspecto hay dos tendencias: aquellas organizaciones que únicamente pretenden tener con orejeras
Gestionar sin indicadores: se
un soporte a la visualización y aquellas que quieren un soporte a su proceso decisorio.
puede, pero es absurdo.- El caso
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No es nuestro objetivo hablar de la primera concepción, puesto que la misma ha sido la Tecnologías Ágiles.- La alternativa
real a las Metodologías Ágiles
predominante tradicionalmente y, desde nuestro punto de vista, es la culpable de la baja
Decisiones a Corto o Largo Plazo.-
implicación de la tecnología de BI en nuestras organizaciones. La Gestión Estratégica

Tecnología de Business
¿Qué deberíamos pedir hoy a la tecnología que nos ayude a tomar decisiones? Quizás la Seguir
Intelligence
forma más sencilla sería establecer qué hacemos cuando tomamos decisiones y pedir a la BITAM.- La Tecnología de BI más
tecnología que nos soporte todo ese proceso, ¿no? potente y completa para la Gestión
de la Toma de Decisiones
BITAM
lider mundial en BI según el
Abordar una decisión implica realizar un proceso cognitivo, que, al menos, tiene las último informe de Gartner (agosto
siguientes etapas, aunque  las mismas puedan simultanearse o alterar su orden: 2012)
0
OPTIMYZA: la tecnología de BI
aplicada a la Gestión de la

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La Tecnología de Toma de Decisiones.- (El BI del futuro) | decisionesytecnologia

En primer lugar, establecemos unas expectativas, qué es lo que esperamos que ocurra; Eficiencia Energética
Un
es por ello que ante una misma situación, en función de lo que esperábamos, magnífico ejemplo de la aplicación
de la tecnología de BI a la Gestión
reaccionamos de manera diferente y tomamos decisiones diferentes
de la Eficiencia Energética
0
En segundo lugar, nos comunicamos, establecemos una relación con quienes se ven
afectados por dicha situación y establecemos con ellos un vínculo: solicitamos la Archivos
abril 2018
opinión de otros y les damos la nuestra, ponemos en común nuestros puntos de vista,
marzo 2018
informamos de los aspectos relevantes a considerar, etc. febrero 2018
En tercer lugar, recabamos toda la información posible, de diferentes fuentes si es enero 2018
diciembre 2017
necesario
noviembre 2017
En cuarto lugar, la organizamos para poderla comparar y analizar octubre 2017
En quinto lugar, analizamos la información recogida, poniéndola en relación con las septiembre 2017
agosto 2017
expectativas que nos habíamos marcado  y con nuestra propia experiencia (o la de mi
julio 2017
organización) junio 2017
Por supuesto, tomamos la decisión diciembre 2014
noviembre 2014
Si hay que hacer algo, asignamos las responsabilidades correspondientes
mayo 2014
Y, finalmente, controlamos si lo decidido se lleva a cabo y comprobamos si sirve para lo septiembre 2013
que esperábamos agosto 2013
julio 2013
junio 2013
Pues si estamos de acuerdo en que esto es básicamente lo que hacemos para tomar febrero 2013
decisiones, estaremos de acuerdo en que es justamente eso lo que debemos pedir a la diciembre 2012
noviembre 2012
tecnología que nos apoye en el proceso de toma de decisiones. Vamos a intentar organizar
octubre 2012
qué podría significar todo lo anterior desde el punto de vista de la tecnología. septiembre 2012

Categorías
Expectativas. Debe permitirnos incluir en todo el sistema los objetivos perseguidos y
Barreras a la utilización de la
sobre todo si se trata de gestión del largo plazo, permitirnos tener un enfoque tecnologia de BI
orientado a la consecución de los objetivos, es decir, hasta qué punto estamos BI
BI Customers Survey
consiguiendo cumplir lo previsto
BI Gartner
Comunicación. En general, el sistema debe facilitar la comunicación entre los gestores Business Intelligence
y directivos. Este aspecto abarca desde elementos tan obvios como el envío de Control del Gasto
Cuadrante Mágico
información, a petición o automática en función de fechas o eventos, hasta la
Cual es el mejor BI
posibilidad de incluir comentarios o advertencias que faciliten y orienten la gestión, Curso BI
pasando por mantener un diccionario con lo que representa cada concepto utilizado en Decisiones
Decisones de Negocio
la organización, comunicar la implicación de cada miembro de la organización en las
Eficiencia Energética
acciones a realizar o mantener una base de documentación con los elementos que Encuesta
deben utilizarse para la gestión específica de que se trate. Otro aspecto muy deseable Encuesta de Satisfacción de
Clientes Gartner
sería que facilitara un entorno de análisis y discusión para la toma de decisiones. En
Energía
definitiva, el sistema debe permitir a la organización comunicarse a través suyo para Errores en la Toma de Decisiones
mejorar la gestión Estado de Opinión
Filosofía y Toma de Decisiones
Integración. Por supuesto debe integrar la información existente, aunque sea de
Gartner
diferentes fuentes (esto siempre será más complejo, pero nunca puede ser una barrera Gartner 2013
que nos haga utilizar solo una fuente de datos). Además, debería permitirnos capturar Gartner BI 2013
Gartner BI 2014
aquella información relevante y que no tengamos previamente, de una manera lógica y
Gestión
asequible. Implantación BI
Visualización. Sí, aunque al principio hemos abjurado del BI entendido como una mera Implantación de un Sistema de BI
Inteligencia de Negocios
visualización, la visualización de la información debe existir y es un elemento muy
Magic Quadrant
importante, pero con algunas condiciones: la tecnología debe facilitar a cada usuario el Metodología BI
entorno de visualización acorde con sus necesidades; esto es, debo poder utilizar Metodología Business Intelligence
Metodologías Ágiles
cuadros de mando, reporting estático, informes vinculados, etc…., en función de las
Metodologia Desarrollo de
necesidades y características del usuario. Uno de los grandes problemas de los Aplicaciones
proyectos de BI ha sido el pretender tratar a todos los usuarios y necesidades por igual, Opinión de los usuarios sobre las
herramientas de BI
aportando una única forma de visualizar para toda la organización. Yendo un poco más
Proyectos BI
lejos, lo ideal sería que cada usuario pudiera personalizar su visualización, adaptándola Teccnologia
a su propia idiosincrasia. Tecnología para la Toma de
Decisiones
Análisis. Los cambios en las organizaciones (con la supresión de los grandes
Tecnologías Ágiles
departamentos de análisis que fueron tradicionales en todas las grandes entidades) y, Toma de Decisiones

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sobre todo, la apertura del mercado y la necesidad de una alta velocidad de reacción a Uncategorized
Valoración de las soluciones de
los movimientos de la competencia, han enviado los sistemas tradicionales de análisis
Business Intelligence
en los cuales departamentos centralizados preparaban la información que los
directivos solicitaban, al desván; disponer de estos sistemas no sirve hoy día para nada. Meta
Registrarse
El directivo, el gestor, el mando intermedio que debe gestionar un área, necesita poder
Acceder
analizar él mismo la información, hasta el nivel de detalle que precise y en el momento RSS de las entradas
en que lo precise; y, además, si necesita otra opinión o un análisis que él no puede RSS de los comentarios
WordPress.com
realizar, debería poder solicitarla y tener la respuesta en cuanto su interlocutor pueda.
Y ya que estamos, debería ser capaz de conocer si otras personas de mi organización
han analizado antes problemas similares, a qué conclusiones han llegado y que
acciones han puesto en marcha
Decisión.- Las decisiones tomadas deberán quedar recogidas en el sistema, junto con
quien debe hacer qué cosas, quienes tienen las responsabilidades, cuando deben
hacerse, etc.
Acción.- Debemos documentar qué hay que hacer, quien debe hacerlo y cuando debe
hacerse…, pero más importante casi es que conozcamos si se está haciendo lo que
habíamos acordado, cumpliendo los plazos acordados y, sobre todo, si esas actuaciones
están teniendo los efectos deseados. Y esa información debe estar disponible
permanentemente; hoy día no nos sirven las reuniones “mensuales” para informar de
cómo va un tema: la información debe estar disponible de manera instantánea y en
cualquier lugar en que se precise.

2.        Usabilidad

El concepto de usabilidad, facilidad de uso, sencillez, etc…., es uno de los más manidos
cuando hablamos de tecnología: todos los sistemas son “user friendly”. Pero esto, ¿qué
significa cuando hablamos de toma de decisiones?

Quizás la forma más sencilla de responder es preguntarnos quien toma las decisiones.
Hace unos años las organizaciones eran totalmente jerárquicas y solo los altos niveles
tomaban las decisiones, pero hoy día esto se ha roto: multitud de directivos, gestores e
incluso mandos intermedios toman decisiones de gestión de manera habitual. Por tanto ya
tenemos una primera característica ligada a la usabilidad: los sistemas de toma de
decisiones no pueden estar restringidos a su uso por unos pocos directivos, deben ser
“universales” en la organización, de forma tal que cualquiera pueda utilizarlos si lo precisa.
La era de los grandes (y costosísimos) sistemas que sólo utilizaba una élite de la
organización ha muerto; los sistemas de apoyo a la toma de decisiones debe ser, al menos,
tan universales como hoy en día lo son las hojas de cálculo.

Pero además del número debemos centrarnos en otro aspecto: ¿cómo son los gestores? Y
la respuesta es muy sencilla: cada uno es diferente de los demás. Sólo tienen una
característica común: saben (o deberían saber) de lo que gestionan…, y no podemos
exigirles nada más que exceda lo que cualquiera conoce, por ejemplo utilizar un ordenador
para navegar por la red.

Es decir, los directivos, los gestores, cualquier que toma decisiones, debe conocer lo que
gestiona, pero no podemos exigirles que sepan informática (ni lenguajes de programación,
ni bases de datos), ni estadística, ni nada que tenga que ver con otra cosa diferente de lo
que se exigiría para gestionar.

Por tanto, es necesario que la tecnología que utilice sea capaz de obviar todos los
requerimientos técnicos y que se pueda utilizar por cualquiera. Ello no quiere decir que no
vaya a requerir una cierta formación (sería utópico exigir algo tan intuitivo como para no
requerir ninguna formación), pero no debe ser más complejo de utilizar que cualquiera de
los sistemas diseñados para el público en general y que todos utilizamos todos los días en

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nuestros smartphones, en los tablets o para navegar por internet.

En definitiva, la tecnología no puede suponer una barrera real para los gestores; el
esfuerzo de aprendizaje debe ser tan bajo en relación con la ganancia a obtener que nadie
pueda ponerlo (ni hacia otros ni siquiera hacia si mismo), como excusa para no utilizar
este tipo de sistemas.

3.       Características tecnológicas

No es objetivo de esta reflexión entrar a analizar qué tecnologías son mejores o peores,
cuales deberían predominar, etc, pero sí que debemos hacer una reflexión sobre
determinadas características que debería tener (o tender a ellas al menos) la tecnología
que podamos utilizar para tomar decisiones. Lo analizaremos desde dos puntos de vista: el
usuario (otra vez) y las propias características tecnológicas.

¿Por qué volvemos hablar del usuario? A lo largo de los puntos anteriores hemos
comentado para qué lo debería utilizar y cómo, y eso obliga a que los sistemas tengas
determinadas características tecnológicas. Basicamente, dos:

3.1.    Deben ser INTEGRALES, es decir, todas las funcionalidades vistas deben estar en un
entorno único para el usuario. Si para acceder a cada funcionalidad debo entrar en un
entorno, en un sistema, en una aplicación diferente…., podemos olvidarnos de que ese
sistema se utilice como hemos dicho anteriormente. Por tanto, el sistema o es una suite
completa o deberá quedar integrado de cara al usuario como si lo fuese.

3.2.    Deben ser ACCESIBLES desde cualquier dispositivo, navegador, etc.., sin necesidad
de andar descargándose programas ni “plugins” ni nada parecido. Por supuesto estamos
hablando de sistemas web, accesibles por internet desde cualquier sitio que tenga una
mínima cobertura. Pero hoy ya no basta con poder utilizar cualquier navegador, debería
poder utilizar app’s específicas para móvil, tablet, etc…

Desde el punto de vista tecnológico, existen varios requerimientos importantes:

3.3.    El sistema de toma de decisiones debe ser INDEPENDIENTE de los sistemas

transaccionales. Vincular la tecnología de toma de decisiones con la que rige en nuestros
sistemas transaccionales limitaría nuestra capacidad de elección actual y, sobre todo,
nuestra capacidad de evolucionar, tanto en la parte de los procesos de negocio como en la
de los procesos de toma de decisión.

3.4.    El sistema debe ser COMPATIBLE. Al igual que no tiene sentido limitar nuestro
sistema de toma de decisiones con los transaccionales, tampoco debíamos limitarlo a una
tecnología concreta. En este sentido, nuestro sistema debe ser capaz de trabajar con
cualquier Sistema Operativo y con cualquier Base de Datos, de forma tal que evoluciones y
cambios en la estrategia tecnológica de la compañía no supongan desmontar los sistemas
de toma de decisiones

Resumiendo, un Sistema para la Gestión del Proceso de Toma de Decisiones debería dar
cobertura funcional a todo el ciclo cognitivo decisorio, debería ser utilizable
por cualquier gestor y debería utilizar una tecnología compatible con cualquier
arquitectura informática que tenga la organización, incluso si no tiene ninguna…, es
decir, debería poder estar disponible en modo cloud computing.

Todo lo expuesto en este comentario, hoy día ya está disponible; sólo hace falta
quererlo utilizar en nuestras organizaciones. Quizás sea el elemento que nos permita
acelerar la salida de la crisis, pero para eso los directivos deberemos empezar a pensar en

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gestionar el proceso de toma de decisiones y dejarnos ayudar por la tecnología para

hacerlo.

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