GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521214 V.2
 Nombre del Proyecto (si es formación Titulada): Implementación del programa de gestión
documental, de acuerdo a las necesidades de las empresas públicas y privadas de Santander y la
legislación vigente.
 Fase del Proyecto (si es formación Titulada): Evaluación.
 Actividad de Proyecto (si es formación Titulada): Evaluar la implementación del programa de gestión
documental de acuerdo con la política institucional y los estándares de calidad establecidos.
 Competencia: Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las
necesidades institucionales.
 Resultados de Aprendizaje a alcanzar:
o Aplicar los procedimientos, tendientes al control de los documentos de archivo, teniendo en
cuenta las normas técnicas, de seguridad y salud ocupacional, las institucionales, las de gestión de
la calidad y la legislación vigente.
o Verificar los sistemas y procedimientos archivísticos de acuerdo con las normas establecidas y la
legislación vigente.
o Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la seguridad y conservación de los
documentos de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.
 Duración de la Guía: 172 horas

2. PRESENTACIÓN

"La formalización de la evaluación es uno de los pilares de la metodología de gestión. El propio proceso de
evaluación se sustenta en unos requisitos de obligado cumplimiento, formando parte ineludible del
sistema de gestión de documental de una organización.

La evaluación se define en varios pasos o acciones que se van superponiendo:

En primer lugar, la organización debe definir lo que va supervisar y medir, estableciendo los
procedimientos para hacerlo (cómo y cuándo). Por ejemplo, se va a medir trimestralmente el número de
expedientes abiertos y documentos electrónicos producidos por cada área, haciendo una consulta a la
aplicación corporativa de gestión documental.

Después de definir quién y cómo va a analizar y evaluar esa información. Por ejemplo, el responsable
operativo de gestión documental comparará resultados y analizará las causas de cambios significativos.
A intervalos planificados se debe realizar un proceso formal de auditoría interna. La práctica habitual en
otros sistemas de gestión es una vez al año.

Por último, se debe realizar una revisión del sistema de gestión por la alta dirección, que también tiene
que realizarse a intervalos planificados, lógicamente muchos mayores que los de la auditoría interna (tres
o cuatro años son parámetros habitualmente utilizados).

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Es importante destacar que este proceso de evaluación no debe confundirse con la certificación por
terceras partes independientes".

Tomado de: BUSTELO RUESTA, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de Gestión para los Documentos, SEDIC,
España 2011.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es): Controlar los procesos de gestión, trámite, organización y

disposición final, según las normas institucionales y de calidad.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

• Indague si existe un control en sus actividades cotidianas y cómo influye éste en el resultado de ellas.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

• Retome con su GAES los ocho procesos de un Programa de Gestión Documental y elabore un mapa
conceptual (Confronte estos procesos con los estipulados en el Decreto 2609 de 2012, Artículo 9°). Deje
evidencia en su portafolio digital.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

• Estudie a profundidad el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR del AGN con sus
anexos. También consulte la infografía AGN sobre dicho instrumento archivístico.
• Analice detenidamente el Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD del
AGN con sus anexos. También consulte las infografías relacionadas con este instrumento archivístico.
Prepárese para la actividad designada por su instructor.
• Prepare exposición sobre el proceso de gestión documental asignado.
• Investigue sobre indicadores de gestión, concepto, clases, función y procedimiento para la formulación
de las mismas. Elabore cuadro resumen.
• Indague sobre los reportes estadísticos en la gestión documental: concepto, importancia,
procedimientos, tipos, formatos, resultados, interpretación, conservación y cobertura. Realice cuadro
descriptivo.
• Establezca la(s) metodología(s) para la interpretación de resultados del análisis de la información,
procesos de mejora continua y contrastación de los gráficos, razones y proporciones. Realice informe.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

• Diseñe el Programa de Gestión Documental – PGD, según lineamientos del AGN y los procesos de
gestión documental que maneje la entidad donde labora o es patrocinado.
• Elabore una batería de indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación, teniendo
en cuenta la normativa vigente y la aplicación de criterios para su formulación (Apóyese en el documento
del profesor Luis Fernando Sierra, haciendo la debida actualización de los procesos de la gestión
documental).
• Elabore un informe estadístico con base en el análisis de la información generada, a partir de la
aplicación de la batería de indicadores de gestión para el proceso de gestión documental de la empresa
donde labora o la entidad patrocinadora.

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• Construya y aplique listas de chequeo para verificar el cumplimiento de los procedimientos de cada
proceso de la gestión documental (planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración), con base en la información analizada
sobre del Programa de Gestión Documental y complemente el análisis del informe estadístico, con la
información suministrada por éstos instrumentos.
• Verifique que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de la gestión
documental.

Ambiente Requerido

Ambiente 112 con equipos de cómputo, laboratorio de microfilmación y digitalización.

 Materiales

 Materiales de formación devolutivos

TV LCD
Equipos de Cómputo
Microfilmadora Planetaria
Lector de microfilmes
Escáneres
Rollos de Microfilm
Guillotina Industrial
 Materiales de formación consumibles
Software de Digitalización

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación
Evidencia de Conocimiento: •Elabora los indicadores de Técnica de Evaluación:
• Respuesta a preguntas sobre: gestión teniendo en cuenta el Formulación de preguntas
PINAR, PGD, Procesos de la proceso archivístico y el Sistema Instrumento de Evaluación:
Gestión Documental; de Gestión de la Calidad. Cuestionario
Indicadores de Gestión; •Interpreta el concepto de
Reportes Estadísticos; evaluación y de resultados de la
Metodologías para la gestión documental.
interpretación de resultados •Presenta informes estadísticos
del análisis de la información; de acuerdo con los
Procesos de Mejora Continua. requerimientos de información.
Evidencia de Desempeño: • Aplica las listas de verificación y Técnica de Evaluación:
• Exposición sobre el proceso el manual de gestión documental Observación sistemática
de gestión documental en la verificación de los procesos Instrumento de Evaluación:
asignado. técnicos establecidos. Lista de Chequeo
Evidencias de Producto: •Verifica los informes estadísticos Técnica de Evaluación:

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• Programa de Gestión en relación con el mejoramiento Valoración de producto

Documental para la empresa de los procesos archivísticos. Instrumento de Evaluación:
patrocinadora o donde labora. • Interpreta los resultados Lista de Verificación
• Batería de Indicadores de estadísticos de acuerdo con los
Gestión de los procesos de la procesos archivísticos.
gestión documental.
• Informe de Gestión (con
análisis cuantitativo y
cualitativo) los procesos de la
gestión documental.
• Listas de chequeo para
verificar los procesos de la
gestión documental.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
- Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.
- Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección
y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
- Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
- Indicador de Gestión: Expresión que cuantifica el estado de la característica o hecho que quiere ser
controlado.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión Documental. Bases para la elaboración de un programa.

Bogotá, 1996.
• -----------------------------------------------------. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental, Bogotá, 2006.
• -----------------------------------------------------.Los Archivos y los Sistemas de Calidad. Memorias XII Seminario
del Sistema Nacional de Archivos, Bogotá, 2003.
• RODRÍGUEZ BAQUERO, Luis Enrique; SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Gestión Documental enfocada a
Procesos - Orientaciones Metodológicas. Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2012.
• LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR. "Memorias IV Convención Internacional de Archivistas (COINDEAR)"
En: Colombia. 2012. Evento: IV Convención Internacional de Archivistas (COINDEAR) Ponencia: Cómo

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medir la eficacia y efectividad en los archivos: Libro: IV Convención Internacional de Archivistas (Coindear),
p.1 - 10, v. <, fasc.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Beatriz Sandoval Instructora
Matilde Camacho Instructora
Coordinación
Autor (es) Hermes Redondo Instructor 23 de febrero de 2015
Académica
Rubiela Rojas Instructora
Diana Carolina Báez Instructora

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio
18 de Actualización de
Diana Carolina Báez Coordinación
Autor (es) Instructora septiembre formato, cambio
Rangel Académica
de 2017 de actividades.

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