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GEISER GESTIÓN INTEGRADA DE SERVICIOS DE REGISTRO

GUÍA DE FUNCIONAMIENTO

Versión
3.3
Fecha de revisión
01/02/2016
Realizado por
DTIC - Área de Gestión del Servicio de Registro
CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Autor Descripción del cambio


1.0 11/12/2013 SSCC Primera versión del documento
Modificaciones para Fase 2:
• Caps. I.A y I.B: Posibilidad de intercambio entre oficinas de la
SEAP (Delegaciones y SSCC)
• Cap. I.B: Registro de asientos en soporte físico (SIR o SEAP)
• Cap. II.B: Envío de salidas con numeración oficial desde las
Unidades Tramitadoras a destinos SIR, SEAP o ciudadanos
2.0 20/01/2014 SSCC
• Cap. II.C: Uso de registros internos de entrada y salida en las
Unidades Tramitadoras
• Anexo: Descripción detallada de selección de órganos para
envíos SIR
• Todo el documento: Corrección de errores e inclusión de
diversas aclaraciones adicionales
Modificaciones para el despliegue definitivo:
• Introducción: Conexión de Oficinas y Unidades
• Cap. I.A: Nota importante sobre contenido de los asientos
recibidos y sobre asientos verdes/amarillos destinados a
unidades desconectadas. Identificación de asientos
rojos/amarillos en la comprobación del pre-asiento.
• Cap. I.B: Supresión del uso de EMBLA. Referencia a criterios
de envío SIR. Modificación de los valores de “Validez del
documento”. Aclaración sobre envío de Justificante a
unidades desconectadas. Modificación/rectificación de
asientos.
• Cap. I.C: Nuevo capítulo
3.0 30/05/2014 SSCC
• Cap. I.D: Nuevo capítulo
• Cap. II.A: Supresión del uso de EMBLA. Identificación de
asientos rojos/amarillos en la comprobación del pre-asiento
• Cap. II.B: Envío de salidas oficiales a cualquier organismo.
Referencia a criterios de envío SIR. Modificación de los
valores de “Validez del documento”. Aclaración sobre envío
de Justificante a unidades desconectadas. Aclaración sobre
envío de documentación física.
• Cap III. ANEXO: Inclusión de municipios de Toledo. Nota
importante sobre envíos a la OEPM. Envíos a Universidades.
• Todo el documento: Corrección de errores e inclusión de
diversas aclaraciones adicionales

GEISER – Guía de funcionamiento 2


CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Autor Descripción del cambio


• Todo el documento: debido a la entrada de oficinas del MINHAP
en el uso de GEISER, se cambian referencias a la SEAP por
referencias al MINHAP.
• Caps. I.A.2.3 y II.A.2: Aclaraciones sobre los tipos de envío en la
Nota Importante.
• Caps. I.B.1.1 y II.B.1.1: De acuerdo con los procedimientos de la
plataforma SIR, los documentos compulsados por otro organismo
3.1 05/09/2014 SSCC deben considerarse copias en principio sin validez legal.
• Cap. I.C: Posibilidad de digitalizar documentación física que
proviene de otros organismos.
• Cap. III.ANEXO I.: Nuevo capítulo (aclaraciones sobre envíos de
documentación física). El anterior Cap. III.ANEXO pasa a ser
IV.ANEXO II.
• Cap IV. ANEXO II: Nota sobre la lista de organismos conectados a
SIR.
• Introducción Caps. I.B.1.4, II.B.1.5, Anexo I: Nueva funcionalidad
de Órganos Remotos
• Varios capítulos: Cambio de denominación “Recibo de
Presentación” por “Justificante de Registro”
• Caps. I.B.2, II.B.2: Nueva bandeja de Pendientes de reenvío
3.2 05/12/2014 SSCC
• Cap. II.B.1.2: Nueva funcionalidad de Envío Oficial Directo
• Cap. II.C: Configuración de órganos sobre envío y recepción no
oficial
• Cap. IV.A: Revisión de órganos conectados a SIR
• Todo el documento: Corrección de errores menores
• Cap. I.B.1.1: Aclaración sobre el tratamiento de documentos con
CSV en las oficinas de registro.
• Cap. II.A.1.4: Nuevo capítulo sobre la comprobación de la
autenticidad de documentos electrónicos en unidades
3.3 01/02/2016 DTIC tramitadoras.
• Cap. II.A.3: Nuevo capítulo sobre la remisión a unidades
jerárquicamente dependientes.
• Cap. IV. ANEXO II: Eliminación de la lista de organismos
conectados a SIR.

GEISER – Guía de funcionamiento 3


ÍNDICE
I. Guía para la Oficina de Registro......................................................................................... 9
I.A Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas MINHAP ................................... 9
I.A.1 Recepción de la información en formato electrónico ............................................. 9
I.A.2 Recepción de la información en formato físico..................................................... 11
I.A.3 RESUMEN Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas MINHAP ............. 14
I.B Registro y tratamiento de documentación presentada por el ciudadano.................. 15
I.B.1 Alta de asientos de entrada ................................................................................. 15
I.B.2 Gestión de rechazos............................................................................................. 19
I.B.3 RESUMEN Registro y tratamiento de doc. presentada por el ciudadano ............... 20
I.C Registro y tratamiento de documentación remitida por Oficinas y Unidades
Desconectadas .................................................................................................................... 21
I.D Confirmación y envío de asientos oficiales remitidos por Unidades a las que se da
servicio ............................................................................................................................... 23
II. Guía para las Unidades de Tramitación............................................................................ 24
II.A Recepción de asientos enviados por la Oficina de Registro ...................................... 24
II.A.1 Recepción de la información en formato electrónico ....................................... 24
II.A.2 Recepción de la información en formato físico ................................................. 26
II.A.3 Remisión a unidades jerárquicamente dependientes ....................................... 27
II.A.4 RESUMEN Recepción de asientos enviados por la Oficina de Registro .............. 28
II.B Envío de salidas con numeración oficial ................................................................... 29
II.B.1 Alta de asientos de salida ................................................................................. 30
II.B.2 Gestión de rechazos ......................................................................................... 34
II.B.3 RESUMEN Envío de salidas con numeración oficial ........................................... 35
II.C Uso de registros internos de entrada y salida........................................................... 36
III. ANEXO I: ACLARACIONES SOBRE ENVÍOS DE DOCUMENTACIÓN EN FORMATO FÍSICO ..... 37
III.A EJEMPLOS................................................................................................................ 38
III.A.1 Órgano con oficina de registro configurada para darle servicio. ....................... 38
III.A.2 Órgano sin oficina de registro configurada para darle servicio. ......................... 40
IV. Anexo II: Aclaraciones sobre la conexión de Organismos A SIR ........................................ 42

GEISER – Guía de funcionamiento 4


INTRODUCCIÓN
Este documento es aplicable
ble a la utilización de GEISER en el MINHAP, en el ámbito de las
siguientes Oficinas de Registro y Unidades de Tramitación (Órganos) a los que estas Oficinas
dan servicio:

• Registro General del MINHAP y sus siguientes Registros Auxiliares:


o Registro Auxiliar de la Secretaría General Técnica
o Registro Auxiliar en el Complejo de Cuzco
o Registro Auxiliar de las unidades de la Sec. Gral. de Coord. Autonómica y Local
• Registros General y Auxiliar de los Servicios Centrales de la SEAP
• Registros Generales y Auxiliares de las Delegaciones del Gobierno, Subdelegaciones del
Gobierno y Direcciones Insulares.

Por tanto todas las referencias al uso de GEISER en el MINHAP incluidas en este documento
deben entenderse bajo este ámbito de aplicación.

No están incluidos en este ámbito


ámbito el resto de Oficinas y Órganos del MINHAP: AEAT, Catastro,
IGAE, Parque Móvil del Estado, etc.

A lo largo de este documento, cuando se habla de la documentación a registrar o


enviar, se referirá siempre a la solicitud o instancia presentada por el ciudadano
ciudadano junto con la
documentación anexa a la misma.

Es decir, desde el punto de vista de GEISER no hay diferenciación alguna entre la solicitud o
instancia y la documentación anexa: todo se trata de la misma forma, como documentación
document a
registrar y/o enviar.

GEISER – Guía de funcionamiento 5


La utilización de GEISER en el MINHAP comprenderá las siguientes acciones:

En las Oficinas de Registro:

A. Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas del MINHAP: Una vez
incorporadas al uso de GEISER, las Oficinas de Registro están obligadas a gestionar los
asientos que se reciban vía la plataforma de intercambio SIR, confirmando aquellos
destinados a cualquier órgano del MINHAP y reenviándolos o rechazándolos en caso
contrario.

Asimismo, una vez incorporadas todas las oficinas del MINHAP al uso de GEISER,
deben gestionar mediante esta aplicación la recepción de asientos enviados por otras
oficinas del MINHAP.

Deberán realizar la correspondiente gestión de la documentación adjunta, figure esta


en formato electrónico o en formato físico.

B. Registro y tratamiento en soportes físico y electrónico de documentación presentada


por el ciudadano: Las Oficinas de Registro gestionarán mediante GEISER toda la
documentación presentada por el ciudadano, ya sea cuando esté destinada a cualquier
órgano del MINHAP, ya sea a otros Organismos conectados o no a la plataforma de
intercambio SIR.

Las Oficinas deberán escanear la documentación presentada por el ciudadano cuando


el órgano destino esté conectado a la plataforma SIR, salvo circunstancias
excepcionales que lo impidan. La digitalización es opcional cuando el destino es un
órgano del MINHAP, si bien resulta muy recomendable realizarlo siempre que sea
posible, debido a que de esta forma se evita el tratamiento en papel, con el
consiguiente ahorro económico y de tiempo en la tramitación, principales objetivos de
este proyecto. Se recomienda especialmente esta digitalización cuando la
documentación deba remitirse a un órgano remoto físicamente.

C. Registro y tratamiento en soporte físico de documentación remitida por otros


Organismos no integrados en SIR: Las Oficinas de Registro gestionarán mediante
GEISER la documentación en formato físico recibida vía Correos, mensajero o similares,
remitida por otros Organismos sin utilizar la plataforma SIR.

Esta documentación no debe en general digitalizarse, pues en cualquier caso deberá


remitirse la documentación en formato físico al órgano destinatario.

D. Confirmación y envío de asientos oficiales de salida remitidos por Unidades a las que
se da servicio: Las Oficinas de Registro actuarán en su caso de intermediarias para las
salidas oficiales realizadas desde Unidades Tramitadoras, asignando numeración oficial
del registro a estas salidas.

GEISER – Guía de funcionamiento 6


En las Unidades Tramitadoras

A. Recepción de asientos enviados por la Oficina de Registro: Las Unidades Tramitadoras


destinatarias de los asientos en formato electrónico enviados por la Oficina de Registro
están obligadas a gestionar (confirmar o rechazar) estos asientos mediante la
aplicación GEISER, pues es la única vía por la que se podrá recibir la documentación en
formato electrónico.

También recibirán a través de la aplicación la información de los asientos con


documentación exclusivamente en formato físico.

B. Envío de salidas con numeración oficial: Las Unidades Tramitadoras podrán realizar
mediante GEISER asientos de salida oficiales, ya sea en formato físico o electrónico, a
cualquier destinatario (órgano del MINHAP, otros Organismos conectados o no a la
plataforma de intercambio SIR o un ciudadano).

C. Uso de registros internos de entrada y salida: Las Unidades Tramitadoras podrán


hacer uso de sus libros de registro internos (entrada y salida) no oficiales de acuerdo
con sus necesidades.

CONEXIÓN DE OFICINAS Y UNIDADES

A largo de este documento se utilizarán las expresiones Oficina o Unidad Conectada /


Desconectada con el siguiente significado:

Una Oficina o Unidad Conectada es una Oficina o Unidad que puede enviar y recibir
asientos y documentación en formato electrónico.

Una Oficina o Unidad Desconectada es una Oficina o Unidad que no puede enviar ni
recibir ni asientos ni documentación en formato electrónico.

Existen dos tipos de Oficinas de Registro Conectadas:

Oficinas de otros Organismos conectadas al Sistema de Interconexión de Registros


(SIR).

Oficinas del MINHAP que disponen de usuarios de GEISER activos.

Existen dos tipos de Unidades Tramitadoras Conectadas:

Unidades de otros Organismos directamente conectadas a SIR, es decir, Unidades a las


que da servicio una Oficina de Registro conectada a SIR (ver “IV - Anexo II: Aclaraciones
sobre la conexión de Organismos A SIR” para más detalles).

GEISER – Guía de funcionamiento 7


Unidades dell MINHAP a las que da servicio una Oficina de Registro del
de MINHAP, ambas
con usuarios activos.

NOTA IMPORTANTE

Cuando se habla de la relación de servicio entre Oficinas y Unidades, se refiere a las


relaciones de servicio que figuran en GEISER, y que en general son las que están configuradas
en el Directorio Único DIR3. No se refiere a la relación de servicio de la realidad,
real pues en
muchos casos estas relaciones
ones de servicio reales no figuran en la aplicación por decisión del
Organismo correspondiente.

Por tanto, una Unidad Desconectada es una Unidad que, no estando directamente conectada a
SIR, o bien no tiene una Oficina de Registro que le dé servicio o bien
bien no tiene usuarios activos.

Cuando en GEISER se selecciona una Unidad como destinataria de un asiento, esta tiene
asociado un Tipo de Destino del que informa la aplicación. De acuerdo con el valor de este
campo:

Las Unidades Conectadas son aquellas con Tipo de Destino “SIR” o “Interno”.

Las Unidades Desconectadas son aquellas con Tipo de Destino “Desconectado”.

Las Unidades Conectadas pueden intercambiar pre-asientos


pre asientos (elementos de Bandeja) y
documentación en formato electrónico con otras Unidades Conectadas.

Las Unidades Desconectadas solo pueden intercambiar documentación en formato físico con
el resto de Unidades (Conectadas o Desconectadas), y no pre-asientos
asientos (elementos de Bandeja)
ni documentación en formato electrónico. Por tanto, una Unidad Desconectada
esconectada se trata en
GEISER como en las aplicaciones de registro tradicionales.

Existen también algunas Unidades directamente conectadas a SIR con Tipo de Destino
“Remoto”. Son aquellas que están físicamente distantes de la Oficina que les presta servicio.
servic El
envío a estas Unidades de documentación física funciona como si fuesen Desconectadas.

GEISER – Guía de funcionamiento 8


I. GUÍA PARA LA OFICINA DE REGISTRO
R

I.A Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas MINHAP


Se utilizará la aplicación GEISER para gestionar la recepción de los asientos remitidos por
Oficinas y Unidades Conectadas, es decir, los remitidos vía SIR y desde otras Oficinas del
MINHAP.

I.A.1 Recepción
ecepción de la información en formato electrónico

I.A.1.1 Localización de los asientos recibidos


Los asientos recibidos ya sea vía SIR o internamente a través de GEISER aparecerán en la
bandeja “Recibidos - Pendientes de confirmar”.
confirmar En n realidad para el receptor no se trata de
asientos sino de “pre-asientos”,
asientos”, pues no se ha realizado aún el asiento en el registro propio y
figuran en GEISER a modo de previsualización.

Estos pre-asientos llevan en la primera columna el indicativo si se han recibido por SIR, o
bien el indicativo si provienen de otra Oficina
O del MINHAP.. Junto a este indicativo figura el
campo “Documentación física” en función del cual debe gestionarse la recepción del asiento:

(Verde): Indica que el pre-asiento NO se acompaña


compaña de ninguna documentación
física. Por tanto, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con sus datos y
sus anexos de forma inmediata.

GEISER – Guía de funcionamiento 9


(Rojo): Indica que el pre-asiento debe ser tratado junto con documentación física
necesaria para su trámite.
trám See debe esperar a la llegada de la documentación física
antes de realizar cualquier acción sobre el pre-asiento.. Por tanto, no se puede aceptar,
aceptar
reenviar o rechazar (si aplica) el pre-asiento
asiento hasta que toda la documentación física
requerida haya sido recibida en la Oficina de Registro.

(Amarillo): Indica el pre-asiento


asiento puede tramitarse de forma íntegramente
electrónica, pero que además se envía documentación física que acompaña al pre-
asiento, no siendo ésta estrictamente necesaria para su trámite. Esta documentación
se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del
organismo destino. SeSe puede continuar la tramitación por vía electrónica, aunque
llegará
ará el papel posteriormente y deberá custodiarse, o gestionarse de la forma
habitual.

NOTA IMPORTANTE

Un pre-asiento
asiento recibido por GEISER debe ir siempre acompañado de la
correspondiente documentación. Si el asiento es verde o amarillo, debe llevar adjunta la
documentación digitalizada. Si el asiento es rojo o amarillo, deberá recibirse posteriormente la
documentación en formato físico.

En particular, no es admisible un asiento en GEISER correspondiente a un envío de


documentación por otros medios como un correo electrónico u otros sistemas de
comunicación similares,, pues la Oficina de Registro no tendrá acceso a la documentación para
confirmar o rechazar el envío. La Oficina de Registro debe rechazar siempre este tipo de
asientos recibidos que no se acompañan de ninguna documentación.
documentación
Nótese que pueden recibirse asientos que incluyen la información en los campos
Expone/Solicita en lugar de en documentos adjuntos.
adjuntos. Este tipo de envíos es correcto y a
efectos de confirmación/rechazo debe tratarse la información de los campos Expone/Solicita
como si fuera la documentación digitalizada adjunta.

I.A.1.2 Comprobación del destinatario del asiento


Para comprobar si el asiento
iento recibido es para un órgano del MINHAP,, debe revisarse la
documentación que acompaña al pre-asiento.
asiento. Esto se puede realizar de forma inmediata en los
casos Verde y Amarillo (pues el pre-asiento
pre asiento dispone de toda la documentación en formato
electrónico), mientras que en el caso Rojo deberá esperarse a que se reciba la documentación
posteriormente en formato físico, no debiendo realizarse ninguna acción sobre el pre-asiento
pre
hasta entonces.

GEISER – Guía de funcionamiento 10


I.A.1.3 Confirmación / reenvío / rechazo del asiento
Una vez realizada la revisión
evisión de la documentación deberá confirmarse, reenviarse o rechazarse
el asiento en función del destinatario que se haya determinado. Deben confirmarse los
asientos recibidos cuyo destino sea cualquier órgano del
de MINHAP.. Todo asiento recibido cuyo
destinatario
atario sea otro Ministerio u otra Administración deberá ser reenviado (si se conoce el
destino correcto y este está integrado en SIR) o rechazado (en caso contrario). En caso de
duda, el asiento debe ser rechazado.

Para más información sobre la forma de gestionar


gestionar los asientos recibidos, consúltese en el
Manual de Usuario de GEISER el capítulo “Tramitación
“Tramitación de un registro de entrada”.
entrada

En los casos en que el asiento se acompañe de documentación en formato electrónico (Verde


o Amarillo) y esta por cualquier motivo
motivo no sea legible, deberá rechazarse el asiento con Tipo
de Rechazo “Inicio”, indicando el problema en el campo de Comentario del rechazo.

NOTA IMPORTANTE

Debe rechazarse en principio cualquier asiento verde o amarillo (con documentación


digitalizada) que esté
sté destinado a una Unidad Desconectada de otro Organismo,
Organismo
debido a que en este caso no es posible hacer llegar al destinatario la documentación en
formato electrónico.

La confirmación de un pre-asiento
pre recibido en
n GEISER vía SIR implica la creación
automática del correspondiente asiento en el registro propio. Por tanto, no debe
darse asiento de registro de forma manual a ninguna documentación recibida por SIR.
En el caso de pre-asientos
asientos que provienen de otras oficinas
ofic del MINHAP es opcional la creación
automática del asiento en el registro propio, proporcionando GEISER esta opción en el
momento de la confirmación del pre-asiento.
pre

I.A.2 Recepción de la información en formato físico


Los asientos recibidos mediante GEISER de tipo Rojo o Amarillo vendrán acompañados de
documentación en formato físico, por lo que, tras haber realizado la gestión electrónica del
asiento, se recibirá con posterioridad vía Correos (o similares) la correspondiente
documentación en formato físico, que habrá que gestionar adecuadamente.

GEISER – Guía de funcionamiento 11


I.A.2.1 Identificación de la documentación física correspondiente a pre-asientos
GEISER
Lo primero que debe hacerse es identificar esta documentación física, diferenciándola de la
documentación que se recibe habitualmente desde otros organismos. Resulta sencillo hacerlo,
hacerlo
ya que la documentación correspondiente a SIR vendrá acompañada de un Justificante de
Registro generado por una aplicación conectada a SIR (ORVE, GEISER u otras), en lugar de venir
identificadaa únicamente por el sello o etiqueta de la Entidad Registral origen. En el caso de la
documentación que provenga de otras Oficinas del MINHAP,, esta vendrá acompañada del
correspondiente Recibo de Presentación o Justificante de Registro de GEISER.

Es decir, toda documentación que provenga de una Oficina o Unidad Conectada debe venir
acompañada del correspondiente Recibo de Presentación o Justificante de Registro.

El resto de la documentación recibida vía Correos (o similares) deberá registrarse en


GEISER de acuerdo con lo expuesto en el apartado “I.C Registro y tratamiento de
documentación remitida por Oficinas y Unidades Desconectadas” de este documento.

I.A.2.2 Comprobación del estado del pre-asiento correspondiente


A continuación debe comprobarse en GEISER la información del asiento (o pre-asiento)
pre
asociado a la documentación física. Para ello debe consultarse en el Justificante de Registro
que la acompaña el nº de registro de la Entidad Origen y la documentación electrónica
ele que se
adjuntó:

Si en el Justificante
ustificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor
“Acompaña
Acompaña documentación física (u otros soportes) requerida”,
requerida , se trata de un asiento
Rojo, por lo que debe localizarse como pre-asiento
pre en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”,
confirmar”, utilizando si es necesario el nº de registro de la Entidad
Origen en el filtro de búsqueda.

En este caso debe revisarse la documentación física recibida para comprobar si


efectivamente debe ir dirigida a un órgano del MINHAP.

o De ser así, debe confirmarse


conf el pre-asiento
asiento en GEISER y realizar el envío
correspondiente de la documentación física a la Unidad Tramitadora. Esta
acción puede implicar una modificación del órgano destino en el momento de
la confirmación, por ejemplo
ejemplo si el asiento va destinado a un órgano de otra
Delegación.

o En caso contrario deberá reenviarse el asiento (si se conoce el destino


correcto) o rechazarse (en caso contrario). En caso de duda el asiento deberá
ser rechazado. En cualquiera de los casos casos deberá hacerse llegar la

GEISER – Guía de funcionamiento 12


documentación física al nuevo destino (en caso de reenvío) o a la Entidad
Registral Origen (en caso de rechazo).

Si en el Justificante
ustificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor
“Acompaña
Acompaña documentación física (u otros soportes) complementaria”,
complementaria se trata de un
asiento Amarillo,, por lo que el pre-asiento
asiento ya habrá sido confirmado (o reenviado)
previamente, por lo que en este caso únicamente debe gestionarse el envío de la
documentación física a la Unidad Tramitadora destino.

I.A.2.3 Gestión del envío de documentación física al destinatario


La gestión de los envíos de documentación física se realizará mediante la pantalla “Envíos
“ doc.
física"" de GEISER. Para más información sobre la forma de gestionar estos envíos, consúltese
en el Manual de Usuario de GEISER el capítulo “Envíos de documentación física”.

NOTA IMPORTANTE

Es importante destacar que en GEISER, si bien el destinatario final de la


documentación es siempre una un Unidad de Tramitación, los envíos de tipo Interno
In y SIR se
realizan a través de la Oficina
ficina de Registro que según GEISER da servicio a esa
es Unidad, siendo
esta Oficina
ficina la primera receptora de la documentación y no la propia Unidad.

Por tanto, para estos tipos de envío, la Oficina de Registro debe SIEMPRE
MPRE confirmar en GEISER
los envíos que se realizan a las Unidades a lass que da servicio, de esta manera quedará
constancia de la fecha/hora a la que la Oficina ha recepcionado el asiento.

Es importante tener esto en cuenta en los asientos Rojos: la documentación


entación enviada a unaun
Unidad pasará siempre por la Oficina de Registro que según GEISER le da servicio, y esta debe
confirmar el asiento en GEISER y posteriormente enviar la documentación física a la Unidad
destinataria.

Es muy importante recordar que al remitir mediante GEISER un registro Rojo o Amarillo a un
órgano Conectado, debe remitirse la documentación en formato físico a la dirección postal
de su Oficina de Registro, no a la del órgano.

En GEISER hay muchas Unidades que no tienen Oficina de Registro


Registro que les dé servicio,
servicio por lo
que los envíos a estas Unidades serán siempre de tipo Desconectado.
Desconectado. A estas Unidades no les
aplica el procedimiento descrito, debiendo remitirse directamente a estas Unidades la
documentación en formato físico.

GEISER – Guía de funcionamiento 13


I.A.3 RESUMEN Recepción de asientos vía SIR o desde otras oficinas MINHAP
Recepción de información en formato electrónico:

1. Consultar la bandeja “Recibidos - Pendientes de confirmar”


2. Para cada asiento, revisar la documentación para ver si el destinatario es un órgano del
MINHAP.
o Si lo es, confirmar el asiento (posiblemente modificando la unidad destino)
o Si no lo es, reenviarlo (si se conoce el destino y está en SIR) o si no rechazarlo

Recepción de la documentación en formato físico:

1. Diferenciar la remitida desde Oficinas o Unidades Conectadas, vendrá con Justificante


de Registro
2. Consultar en GEISER en qué estado está cada documentación, a partir de la
información del Justificante:
o Si no tiene doc. electrónica (Rojo), localizarlo en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”
Si el destino es un órgano del MINHAP, confirmar en GEISER el asiento
y enviar la doc. física al destino
En caso contrario, reenviar (si se conoce el destino) o si no rechazarlo,
y enviar la doc. física al nuevo destinatario
o Si tiene doc. electrónica (Amarillo), enviar la doc. física al destinatario

GEISER – Guía de funcionamiento 14


I.B Registro y tratamiento
ratamiento de documentación presentada por el
ciudadano
See utilizará la aplicación GEISER para registrar y gestionar la documentación presentada por el
ciudadano,, ya sea cuando esté destinada
desti a cualquier órgano dell MINHAP,
MINHAP ya sea a otros
Organismos conectados o no a la plataforma de intercambio SIR.

NOTA IMPORTANTE

En
n este capítulo se describe de forma resumida el envío de documentación a
cualquier destinatario. En lo referente a envíos a realizar mediante la plataforma SIR, deben
seguirse las normas y procedimientos descritos en el documento “SIR-14105
“ 14105 Procedimientos
para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de
Interconexión de Registross”” facilitado por la Dirección General de Modernización
Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica (DGMAPIAE).

I.B.1 Alta de asientos de entrada

I.B.1.1 Escaneado
Si la documentación lo permite y la Unidad destino está Conectada, se realizará
izará el escaneado
completo de toda la documentación.
documentación. En ningún caso se realizará un escaneado parcial de la
documentación.

GEISER – Guía de funcionamiento 15


NOTA IMPORTANTE

En caso de que se vaya a remitir documentación a otro Organismo y se tengan dudas sobre la
competencia de este sobre re el asunto a tramitar, se recomienda no digitalizar la
documentación, pues en caso de que rechace el asiento por no ser competente es posible que
haya que reenviar la documentación a una Unidad Desconectada y por tanto en formato
físico.

Opcionalmente, enn estos casos se puede digitalizar y retener la documentación física dando de
alta un asiento Amarillo (ver más adelante).

Se puede escanear toda la documentación física de forma conjunta, generando un único


fichero electrónico, si bien deben generarse ficheros distintos para distintos valores del campo
“Validez del documento” (copia, copia electrónica auténtica) en cada caso:

Copia: Se escanea documentación sin validez jurídica (típicamente fotocopias). Los


documentos compulsados por otro Organismo
Organismo se incluyen en esta categoría.

Copia electrónica auténtica:


auténtica: Se escanea documentación con validez jurídica
(documentos originales). El proceso de digitalización mantendrá esta validez jurídica
para el documento electrónico resultante.

Original:: Se adjunta un documento electrónico original. No debe


ebe seleccionarse en
ningún caso cuando se adjuntan documentos presentados por ciudadanos,
ciudadanos pues
actualmente estos no pueden presentar documentos electrónicos en una Oficina de
Registro. Este valor está
stá pensado para asientos de salida.

En el caso de que se presente un documento con código seguro de verificación (CSV)


para escanear, la oficina podrá si así lo desea realizar la comprobación de la
autenticidad del documento accediendo al servicio de verificación e introduciendo el CSV. En
este caso, deberá marcar
arcar la validez del documento como “Copia” o “Copia electrónica
auténtica” en función del resultado de la validación. Asimismo, la oficina puede no realizar
esta verificación, en cuyo caso marcará siempre el documento escaneado como “Copia”,
siendo competencia de la Unidad destinataria de la documentación la comprobación de su
autenticidad.

Debe comprobarse en cada caso si es necesario


necesario realizar el escaneado a color.
color En general los
escritos pueden escanearse en blanco y negro (lo que es mejor porque ocupa menos espacio),
pero si hay contenidos gráficos a color puede ser necesario escanear manteniendo el color.

GEISER – Guía de funcionamiento 16


NOTA IMPORTANTE

Tras escanear la documentación completa, el empleado debe comprobar que el escaneado se


ha realizado de forma satisfactoria obteniéndose una documentación electrónica legible,
abriendo los documentos PDF obtenidos y realizando su inspección visual.

Si se realiza un envío con documentación electrónica adjunta no legible, el destinatario


de
podrá rechazar el envío y será responsabilidad de la Oficina que ha realizado el envío
conseguir de nuevo la documentación para realizar un nuevo envío.
envío

I.B.1.2 Alta del asiento


Al dar de alta el correspondiente asiento de entrada en GEISER, debe consignarse siempre el
órgano de destino del asiento. En caso de que el órgano de destino no figure en GEISER, se
deberá consignar un superior jerárquico de ese órgano. En caso de duda, debe consignarse
como órgano de destino el raíz del Organismo destinatario.

Los Organismos conectados a la plataforma de intercambio SIR tienen obligación de


recepcionar los asientos que se envíen a cualquiera de sus Unidades Conectadas mediante esta
plataforma.

All generar el correspondiente asiento de entrada se podrá marcar en el campo


“Documentación física” uno de estos tres casos:

(Verde): hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada
totalmente y devuelta al ciudadano, siguiendo
siguiendo el procedimiento vigente.

(Rojo): hay que marcar este valor cuando la documentación no pueda ser
escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales.

Si la Unidad destino está Conectada,


Conectada see acompañará como primera hoja de la
documentación física
ísica a enviar el Recibo de Presentación entregado al ciudadano, para
que pueda ser fácilmente identificado el registro electrónico correspondiente en
destino o el listado obtenido desde GEISER en el módulo de “Envíos
Envíos doc. Física”
Física .

(Amarillo): Hay
ay que marcar este valor cuando la documentación haya sido
escaneada totalmente, pero no aplique la devolución de toda la documentación al
ciudadano y parte de ésta deba ser remitida al organismo destino.

See acompañará como primera hoja de la documentación


documentación física a enviar el Recibo de
Presentación entregado al ciudadano, para que pueda ser fácilmente identificado el
registro electrónico correspondiente en destino o el listado obtenido desde GEISER en
el módulo de “Envíos
Envíos doc. Física”.
Física

GEISER – Guía de funcionamiento 17


I.B.1.3 Envío del asiento / Impresión
I del Recibo de Presentación
Tras guardar el asiento de entrada y enviarlo se imprimirá el Recibo de Presentación1. Si la
documentación ha podido ser escaneada, será devuelta al ciudadano (salvo la que se requiera
en los asientos Amarillos) junto con
co este Recibo.

Si el asiento va acompañado de documentación física (Rojo o Amarillo) se imprimirá una


segunda copia del Recibo para acompañarlo a esta documentación.

En los asientos Rojos, en el caso de que la Unidad destino esté Desconectada,


Desconectada no es
necesario remitir el Recibo de Presentación junto con la documentación física, siendo
suficiente la etiqueta o sello de registro que imprime la Oficina en la documentación a remitir.

En estos casos es decisión de la Oficina de Registro incluir o no el Recibo impreso en la


documentación a remitir, en función de los procedimientos internos de trabajo que haya
decidido.

I.B.1.4 Gestión de la documentación física


En el caso de que se haya escaneado
escanea la documentación y se acompañe documentación física
(Amarillo), se realizará el correspondiente envío físico al destinatario SOLO tras haber
confirmado este el correspondiente asiento electrónico. Esto es así debido a que en caso de
que lo rechace, se debe
ebe retener esta documentación para hacer el envío a un nuevo destino,
destino
evitando movimientos innecesarios de documentación en soporte físico.

Para los asientos Rojos con destino Desconectado se realizará el envío de la documentación en
formato físico lo antes
es posible, pues en este caso el destino no dispone de un pre-asiento
pre en
formato electrónico para confirmar o rechazar el envío.

1
En GEISER se denomina Recibo de Presentación al Justificante de Registro correspondiente a un
asiento de entrada en una Oficina de Registro, de acuerdo con la nomenclatura proporcionada por el
Art. 6 del Real Decreto 772/1999 de 7 de mayo, por el que se regula egula la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
registro
Se mantiene la denominación de Justificante
Justificante de Registro para asientos de salida de la Oficina de Registro
y para asientos de entrada y salida en Unidades Tramitadoras, al entenderse que en estos casos no hay
una “presentación” de documentación.

GEISER – Guía de funcionamiento 18


NOTA IMPORTANTE

Es muy importante recordar que al remitir un registro Rojo o Amarillo a un órgano Conectado,
debe remitirse la a documentación en formato físico a la dirección postal de su Oficina de
Registro, no a la del órgano.

La única excepción a esta regla la constituyen los órganos configurados en GEISER como
“Remoto”. En este caso, si bien el órgano tiene una Oficina de Registro
Registro que le da servicio, el
envío de asientos rojos se trata como si el órgano estuviese Desconectado, remitiéndose por
tanto la documentación física directamente al órgano.

En cualquier caso, debe siempre remitirse la documentación física a la dirección postal


proporcionada por GEISER para las etiquetas de sobre. GEISER tendrá en cuenta la casuística
descrita para proporcionar en todos los casos la dirección postal adecuada.

Además se recuerda que la documentación física SIEMPRE debe ir acompañada, a modo de


portada, del correspondiente Recibo de Presentación.

I.B.2 Gestión de rechazos


Los asientos gestionados física o electrónicamente remitidos a Unidades Conectadas podrán
ser rechazados
hazados por el destinatario debido a que contengan información incorrecta, se haya
adjuntado documentación electrónica no legible (asientos Verdes o Amarillos)
marillos) o bien a que el
destinatario sea incorrecto.

Los asientos rechazados figurarán en la bandeja “Asientos


Asientos Pendientes – Pendientes de
reenvío”,
”, desde donde deberán reenviarse al destinatario correcto.

Para corregir la información errónea contenida en el asiento (campos de texto, documentación


electrónica o destinatario), la Oficina de Registro
Registro puede modificar cualquier campo del asiento
antes de remitirlo de nuevo.

Si un asiento es rechazado porque no se ha escaneado adecuadamente la documentación y


esta es ilegible, se deberá solicitar de nuevo la documentación al ciudadano para escanearla
correctamente.

GEISER – Guía de funcionamiento 19


I.B.3 RESUMEN Registro y tratamiento de doc. presentada por el ciudadano
Alta de asientos de entrada:

1. Si la Unidad destina está Conectada y el formato permite el escaneado completo,


escanear toda la documentación.
2. En su caso, comprobar que la documentación escaneada es legible.
3. Dar de alta el asiento de entrada, adjuntando en su caso la documentación escaneada
(se puede ir haciendo en paralelo mientras funciona el escáner)
4. Tras rellenar todos los datos y adjuntar la documentación, enviar el asiento.
5. Imprimir el Recibo de Presentación y entregarlo al ciudadano, junto con la
documentación en el caso de que esta ha sido escaneada (salvo los documentos
necesarios en los asientos Amarillos).
6. Si hay documentación física
a. En los asientos Amarillos, enviarla al destino junto con el Recibo de
Presentación solo tras su confirmación.
b. En los asientos Rojos, enviarla al destino (junto con el Recibo de Presentación
si es necesario) lo antes posible.

Gestión de Rechazos

1. Consultar la bandeja “Asientos Pendientes – Pendientes de reenvío” para localizar el


asiento rechazado.
2. Si es necesario, modificar la información incorrecta del asiento editando sus campos.
3. Si el motivo del rechazo es un destino incorrecto, reenviar al destino correcto
4. Si el motivo es el inadecuado escaneado de la documentación (no legible), se deberá
solicitar de nuevo la documentación al ciudadano para escanearla correctamente y
volver a realizar el envío.

GEISER – Guía de funcionamiento 20


I.C Registro y tratamiento de documentación remitida por Oficinas y
Unidades Desconectadas
Las Oficinas de Registro gestionarán mediante GEISER la documentación en formato físico
recibida vía Correos, mensajero o similares, remitida por otros Organismos sin utilizar la
plataforma SIR o por Unidades Desconectadas del MINHAP.

Una vez diferenciada la documentación física de la recibida de Oficinas y Unidades Conectadas


según se explica en el apartado “I.A.2.1 Identificación de la documentación física
correspondiente a pre-asientos GEISER”, el procedimiento para gestionar esta documentación
es un caso particular muy simplificado del “I.B Registro y tratamiento de documentación
presentada por el ciudadano”, con las siguientes particularidades:

La Oficina de Registro no digitalizará en general la documentación recibida, al no


existir actualmente un procedimiento que determine qué debe hacerse en este caso
con la documentación física tras su escaneado2.
Los asientos registrales para esta documentación serán siempre Rojos.
Por tanto, es suficiente utilizar la etiqueta o sello de registro proporcionado por
GEISER, no siendo necesario generar Recibo de Presentación.

Así pues, en este caso simplemente se dará de alta un asiento de entrada Rojo, se utilizará la
etiqueta o sello para marcar la documentación recibida y se remitirá esta al destinatario
correspondiente.

2
Si la documentación está dirigida a una Unidad a la que la Oficina da servicio, pueden haber acordado
que sí se digitalice, debiendo existir un procedimiento interno para la custodia de la documentación
física.

GEISER – Guía de funcionamiento 21


Lo anterior describe el procedimiento general, pero si la Oficina de Registro así lo
desea, puede digitalizar la documentación para su envío en el caso de que el destino sea de
tipo Interno o SIR, con el objetivo de agilizar la tramitación del asunto.

En este caso el asiento registral será de tipo Amarillo, pues deberá remitirse la documentación
física además de la digitalizada. Al existir documentación digitalizada, debe remitirse junto
con la documentación física el correspondiente Recibo de Presentación.

GEISER – Guía de funcionamiento 22


I.D Confirmación y envío de asientos oficiales remitidos por Unidades
a las que se da servicio
Una de las opciones que tienen las Unidades Tramitadoras para realizar asientos de salida
oficiales es remitir sus asientos internos a su Oficina de Registro para que sea esta quien en su
caso confirme y envíe estos asientos (ver “II.B-Envío de salidas con numeración oficial”).

La confirmación de estos asientos (que tienen numeración interna de la Unidad) por parte de
la Oficina de Registro implica la asignación de numeración oficial de salida.

La Oficina de Registro puede asimismo rechazar el asiento remitido por la Unidad Tramitadora
si considera que el asiento es erróneo por cualquier motivo.

Una vez que la Oficina Confirma y Envía un asiento, si este se acompaña de documentación
física (asiento Amarillo o Rojo), deberá gestionarse el envío de esta documentación física,
pudiendo llevarse a cabo bien por la Oficina de Registro bien por la Unidad Tramitadora según
se haya acordado en procedimiento interno.

GEISER – Guía de funcionamiento 23


II. GUÍA PARA LAS UNIDADES DE TRAMITACIÓN

II.A Recepción de asientos enviados por la Oficina de Registro


Las Unidades de Tramitación utilizarán la aplicación GEISER para recibir la documentación en
formato electrónico y físico que provenga de la Oficina de Registro que les dé servicio.

II.A.1 Recepción de la información en formato electrónico

II.A.1.1 Localización de los asientos recibidos


Los asientos recibidos desde la Oficina de Registro aparecerán en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”. En la primera columna figura el campo “Documentación física” en
función del cual debe gestionarse la recepción del asiento:

(Verde): Indica que el asiento NO se acompaña de ninguna documentación física ni


otros soportes. Por tanto, se puede aceptar o rechazar (si aplica) el asiento en cuanto
llegue a la Unidad. El registro puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con
sus datos y sus anexos.

(Rojo): Indica que el asiento debe ser tratado junto con documentación física (u
otros soportes) necesaria para su trámite. Se debe esperar a la llegada de la
documentación física antes de realizar cualquier acción sobre el registro. Por tanto, no
se puede aceptar o rechazar (si aplica) el asiento hasta que toda la documentación
física requerida haya sido recibida en la Unidad.

GEISER – Guía de funcionamiento 24


(Amarillo): Indica que se envía documentación física (u otros soportes) que
acompaña al asiento, pero que ésta no es estrictamente necesaria para su trámite.
Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del
papel por parte de la Unidad. Se puede continuar la tramitación por vía electrónica,
aunque llegará el papel posteriormente y deberá custodiarse, o gestionarse de la
forma habitual.

II.A.1.2 Comprobación del destinatario del asiento


Para comprobar si el asiento recibido es para la propia Unidad, debe revisarse la
documentación que acompaña al asiento. Esto se puede realizar de forma inmediata en los
casos Verde y Amarillo (pues el asiento dispone de toda la documentación en formato
electrónico), mientras que en el caso Rojo deberá esperarse a que se reciba la documentación
posteriormente en formato físico, no debiendo realizarse ninguna acción sobre el asiento
hasta entonces.

II.A.1.3 Confirmación / reenvío / rechazo del asiento


Una vez realizada la revisión de la documentación deberá confirmarse o rechazarse el asiento
en función de si la Unidad es efectivamente la destinataria de la documentación. Para más
información sobre la forma de gestionar los asientos recibidos, consúltese en el Manual de
Usuario de GEISER el capítulo “Tramitación de un registro de entrada”.

En los casos en que el asiento se acompañe de documentación en formato electrónico (Verde


o Amarillo) y esta por cualquier motivo no sea legible, deberá rechazarse el asiento con Tipo
de Rechazo “Inicio”, indicando el problema en el campo de Comentario del rechazo.

II.A.1.4 Comprobación de la autenticidad de los documentos recibidos


Los documentos electrónicos adjuntos a un asiento de GEISER están catalogados en función de
su validez jurídica como “Copia”, “Copia electrónica auténtica” u “Original”. Es importante
tener presente que el que un documento esté marcado como “Copia” no implica
necesariamente que no tenga validez legal, lo que indica este valor es que ningún organismo
ha realizado el cotejo de la copia con el original, por lo que no se ha comprobado que la copia
sea auténtica, aunque podría serlo.

Este matiz es muy importante en el caso de documentos con código seguro de verificación
(CSV). En este caso la oficina de registro no está obligada a realizar la comprobación de la
validez en el servicio correspondiente, marcando en este caso el documento escaneado como
“Copia”, pero la Unidad puede realizar el cotejo en el correspondiente servicio de validación
para ver que efectivamente es una copia electrónica de un original o de otra copia auténtica,
teniendo por tanto su misma validez.

GEISER – Guía de funcionamiento 25


II.A.2 Recepción de la información en formato físico
Los asientos recibidos desde la Oficina de Registro de tipo Rojo o Amarillo vendrán
acompañados de documentación en formato físico, por lo que, tras haber realizado la gestión
electrónica del asiento, se recibirá con posterioridad la correspondiente documentación en
formato físico, que habrá que gestionar adecuadamente.

En el caso de los asientos Rojos,


ojos, la documentación física que se reciba servirá para confirmar o
rechazar el asiento recibido desde la oficina de registro. Para ello, una vez revisada la
entación3 o Justificante
documentación debe localizarse su nº de registro en el Recibo de Presentación
de Registro que la acompaña, el cual servirá para localizar el asiento en GEISER y efectuar la
acción (confirmación o rechazo) correspondiente.

NOTA IMPORTANTE

Es importante destacar que en GEISER, si bien el destinatario final de d la


documentación es siempre un Órgano, los envíos de tipo Interno y SIR se realizan a través de la
Oficina de Registro
egistro que da servicio a ese órgano, siendo esta oficina la primera receptora de la
documentación y no el propio Órgano.

Por tanto, para estoss tipos de envío, la Oficina de Registro debe siempre confirmar en GEISER
los envíos que se realizan a los órganos a los que da servicio, de esta manera quedará
constancia de la fecha/hora a la que la Oficina ha recepcionado el asiento.

Es importante tenerr esto en cuenta en los asientos rojos: la documentación enviada a un


Órgano
rgano pasará siempre por la Oficina de Registro
egistro que le da servicio, y esta debe confirmar el
asiento en GEISER y posteriormente enviar la documentación física al órgano destinatario.

De acuerdo con lo anterior, si en la unidad de tramitación se recibe una documentación física


con Justificante de GEISER pero no puede localizar el asiento en la aplicación, es posible que
esté pendiente de confirmar por su Oficina de Registro. La unidad debe contactar con su
Oficina
ficina para confirmar esta situación, y si es así, recordarle a la Oficina
ficina que debe confirmar el
asiento.

3
En GEISER se denomina Recibo de Presentación al Justificante de Registro correspondiente a un
asiento de entrada en una Oficina de Registro, de acuerdo con la nomenclatura proporcionada por el
Art. 6 del Real Decreto 772/1999 de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de
documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
registro
Se mantiene la denominación de Justificante de Registro para asientos de salida de la Oficina de Registro
y para asientos de entrada y salida en Unidades Tramitadoras, al entenderse que en estos casos no hay
una “presentación” de documentación.

GEISER – Guía de funcionamiento 26


II.A.2.1 Identificación de la documentación física correspondiente a asientos GEISER
Lo primero que debe hacerse es identificar esta documentación física, diferenciándola de la
documentación que se recibe de Oficinas y Unidades Desconectadas de otros Organismos.
Resulta sencillo hacerlo, ya que la documentación gestionada por GEISER vendrá acompañada
del correspondiente Recibo de Presentación o Justificante de Registro, en lugar de venir
identificada únicamente por el sello o etiqueta de la Oficina.

II.A.2.2 Comprobación del estado del asiento correspondiente


A continuación debe comprobarse en GEISER la información del asiento asociado a la
documentación física. Para ello debe consultarse en el Recibo de Presentación o Justificante de
Registro que la acompaña el nº de registro y la documentación electrónica que se adjuntó:

Si en el justificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor


“Acompaña documentación física (u otros soportes) requerida”, se trata de un asiento
Rojo, por lo que debe localizarse en la bandeja “Recibidos - Pendientes de confirmar”,
utilizando si es necesario el nº de registro en el filtro de búsqueda.

En este caso debe revisarse la documentación física recibida para comprobar si


efectivamente debe ir dirigida a la propia Unidad.

o De ser así, debe confirmarse el asiento.

o En caso contrario deberá rechazarse el asiento, siendo necesario hacer llegar


la documentación en formato físico a la Oficina de Registro para que gestione
su reenvío.

Si en el Justificante se especifica como “Tipo de documentación física” el valor


“Acompaña documentación física (u otros soportes) complementaria”, se trata de un
asiento Amarillo, por lo que el asiento ya habrá sido confirmado previamente.

II.A.3 Remisión a unidades jerárquicamente dependientes


Si la Unidad receptora del asiento así lo decide, puede remitirlo a otra unidad jerárquicamente
dependiente de ella sin necesidad de que el asiento vuelva a pasar por la Oficina de Registro.

Para ello, una vez que la Unidad ha confirmado la recepción del asiento, este quedará en
estado En Trámite. En este estado el asiento puede volver a ser enviado, y para remitirlo a una
unidad jerárquicamente dependiente únicamente debe modificar el destinatario en la pantalla
de Envío y a continuación enviarlo mediante la opción “Envío Interno”.

GEISER – Guía de funcionamiento 27


Para que pueda realizarse
realizarse este tipo de remisiones deben cumplirse las siguientes
condiciones:

• La Unidad que remite el asiento debe estar configurada para realizar Envíos no
Oficiales.
• El asiento debe tener numeración oficial de la Oficina de Registro.
• El tipo de destino no debe ser SIR, debe ser bien Interno bien
n Desconectado.
• En cuanto a subórganos, solo
s se pueden remitir así asientos a subórganos propios, no
a los subórganos de órganos jerárquicamente dependientes.

II.A.4 RESUMEN Recepción de asientos enviados por la Oficina de Registro


Recepción de información en formato electrónico:

1. Consultar la bandeja “Recibidos


“ - Pendientes de confirmar”
2. Para cada asiento, revisar
evisar la documentación para ver si el destinatario es la propia
unidad
o Si lo es ->> Confirmar el asiento
o Si no lo es ->> Rechazar el asiento
3. Comprobación, en su caso, de la validez jurídica de la documentación recibida

Recepción de la documentación en formato físico:

1. Diferenciar la que viene por GEISER, vendrá con Recibo de Presentación o Justificante
de Registro
2. Consultar en GEISER en qué estado está cada documentación,
documentación a partir de la
información del Justificante:
o Si no tiene doc. electrónica (Rojo),
( ojo), localizarlo en la bandeja “Recibidos -
Pendientes de confirmar”
confirmar
Si el destino es la propia Unidad, confirmar en GEISER
SER el asiento
En caso contrario, rechazar el asiento y hacer llegar la documentación
en formato físico a la Oficina de Registro para que gestione su reenvío.
o Si tiene doc. electrónica (Amarillo),
( no hay que hacer nada.

Remisión
n a unidades jerárquicamente dependientes (opcional):

1. Localizar el asiento que se quiere remitir.


2. Enviarlo, modificando en ese momento el destinatario y realizando un Envío Interno.

GEISER – Guía de funcionamiento 28


II.B Envío de salidas con numeración oficial
Las Unidades Tramitadoras podrán utilizar la aplicación GEISER para realizar asientos oficiales
de salida para cualquier destinatario:

• Una Unidad del MINHAP4.


• Otros Organismos, conectados o no a SIR.
• Un ciudadano.

La documentación se podrá remitir a los órganos destinatarios en formato electrónico o en


formato físico. A un ciudadano sólo puede remitirse documentación en formato físico.

La aplicación GEISER NO sustituye en las funciones de registro a ninguna otra aplicación que
esté realizando de forma automática asientos de salida en el registro oficial: Extranjería,
Sanciones, etc. Los asientos generados por estas aplicaciones pueden ser consultados en
GEISER.

4
Recuérdese el ámbito de aplicación de GEISER en el MINHAP, descrito en la Introducción.

GEISER – Guía de funcionamiento 29


NOTA IMPORTANTE

En
n este capítulo se describe de forma resumida el envío de documentación a
cualquier destinatario. En lo referente a envíos a realizar mediante la plataforma SIR, deben
seguirse las normas y procedimientos descritos en el documento “SIR-14105
“ 14105 Procedimientos
para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de
Interconexión de Registros”
Registros” facilitado por la Dirección General de Modernización
Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica (DGMAPIAE),
seleccionando aquellos aplicables a los envíos a realizar desde Unidades de Tramitación.

II.B.1 Alta de asientos de salida

II.B.1.1 Documentación electrónica


Se podrá realizar el envío de la documentación en formato electrónico a Unidades Conectadas.
Conectadas
Para ello se podrá utilizar bien documentación que ya esté previamente en formato
electrónico, bien documentación en formato
formato físico que pueda escanearse si la Unidad dispone
de escáner.

Se puede escanear toda la documentación física de forma conjunta, generando un único


fichero electrónico, si bien deben generarse ficheros distintos para distintos valores del campo
“Validez
ez del documento” (copia, copia electrónica auténtica, original)) en cada caso:
caso

Copia:: Se escanea documentación sin validez jurídica (típicamente fotocopias). Los


documentos compulsados por otro Organismo se incluyen en esta categoría.

Copia electrónica auténtica:


aut : Se escanea documentación con validez jurídica
(documentos originales). El proceso de digitalización mantendrá esta validez jurídica
para el documento electrónico resultante.

Nota: Un n documento que lleva código de verificación seguro (CSV) de la


Administración,
inistración, debe tratarse como un ORIGINAL y por tanto procede el mismo
tratamiento.

Original:: Se adjunta un documento electrónico original.

GEISER – Guía de funcionamiento 30


NOTAS IMPORTANTES

• Solo se podrán realizar envíos en formato electrónico si toda la documentación se


envía en este formato. No deben realizarse envíos parte en formato físico parte en
formato electrónico, salvo en lo que se refiere a asientos de tipo Amarillo (ver más
adelante).
• En el caso de que se escanee documentación para su envío,envío, el empleado es
responsable de la legibilidad de la documentación escaneada, por lo que debe
comprobar que el escaneado se ha realizado de forma satisfactoria obteniéndose
una documentación electrónica legible, abriendo los documentos PDF obtenidos y
realizando
izando su inspección visual.
• La remisión de documentación a un ciudadano o empresa debe realizarse siempre
en formato físico, por tanto en este caso el tipo de asiento será siempre Rojo.

II.B.1.2 Selección de la Oficina/Unidad de Registro


En GEISER es posible realizar una salida oficial de tres formas:

• Desde el registro interno de la propia Unidad, cuando SÍ está configurada para Envío
Oficial Directo. En este caso el asiento de salida se remitirá directamente desde la
unidad, sin necesidad de confirmación por parte de la Oficina de Registro.

• Desde el registro interno de la propia Unidad,


Unidad, cuando NO está configurada para Envío
Oficial Directo.. En este caso el asiento de salida deberá ser confirmado y enviado por la
Oficina de Registro que dé servicio a la unidad.

• Desde el Registro Oficial. Si el usuario de la Unidad tiene permiso para realizar asientos
de salida directamente desde la Oficina de Registro Oficial, debe recordar cambiar su
ámbito en GEISER antes de realizar el alta del asiento.

Para
ara más información sobre cómo realizar los asientos de salida puede consultar en el Manual
de Usuario de GEISER el capítulo “Registro de Salida”.

II.B.1.3 Alta del asiento


Al dar de alta el correspondiente asiento de salida en GEISER, debe siempre consignarse bien
el órgano de destino del asiento (si el destinatario es un órgano administrativo) bien el
interesado (si el destinatario es un ciudadano).
ciudadano)

En caso de que un órgano administrativo de destino no figure en GEISER, se deberá consignar


un superior jerárquico de ese órgano. En caso de duda, debe consignarse como órgano de
destino el raíz del Organismo destinatario.

GEISER – Guía de funcionamiento 31


Los Organismos conectados a la plataforma de intercambio SIR tienen obligación de
recepcionar los asientos que se envíen a cualquiera de sus órganos mediante esta plataforma.
plataforma

Al generar el asiento de salida se podrá marcar en el campo “Documentación física” uno de


estos tres casos:

(Verde): hay que marcar este valor cuando toda la documentación se remita en
formato electrónico.

(Rojo): hay
ay que marcar este valor cuando no toda la documentación
documenta se pueda
remitir en formatoo electrónico, por lo que se realizará el envío exclusivamente en
formato físico.
Si la Unidad destino está Conectada, see acompañará como primera hoja de la
documentación física a enviar el Justificante de Registro generado por GEISER,
GEISER para
que el destinatario (órgano administrativo o ciudadano) disponga de toda la
información vinculada al asiento de registro de salida.

(Amarillo): Hay
ay que marcar este valor cuando toda la documentación se remita en
formato electrónico,, pero parte de ésta deba también ser remitida al organismo
destino en formato físico por motivos legales.
legales

Se acompañará como primera hoja de la documentación


documentación física a enviar el Justificante
J
de Registro generado por GEISER,
GEISER, para que pueda ser fácilmente identificado el
registro electrónico correspondiente en destino.
destino

NOTA IMPORTANTE

Los asientos Verdes y Amarillos solo podrán ser utilizados para envíos a Unidades
Conectadas, es decir, órganos administrativos del
de MINHAP o integrados en la plataforma SIR.

II.B.1.4 Envío del asiento / Impresión del Justificante


Tras guardar el asiento de salida y enviarlo se imprimirá ell Justificante de Registro solo en el
caso de que vaya a remitirse documentación en formato físico (Amarillo
( o Rojo)
ojo) y sea la propia
Unidad quien realizará el envío,
envío para poder ser adjuntado a la documentación.
documentación

GEISER – Guía de funcionamiento 32


Si la Unidad dispone
pone de máquina etiquetadora o selladora, en los asientos Rojos
remitidos a Unidades Desconectadas no es necesario remitir el Justificante de Registro junto
con la documentación física, siendo suficiente la etiqueta o sello de registro que imprime la
Unidadd en la documentación a remitir.

En estos casos es decisión de la Unidad Tramitadora incluir o no el Justificante impreso en la


documentación a remitir, en función de los procedimientos internos de trabajo que haya
decidido.

II.B.1.5 Gestión de la documentación física


El envío de documentación física podrá realizarse bien por la Unidad Tramitadora bien por la
Oficina de Registro que le da servicio, según se acuerde por procedimiento interno. Si es la
Oficina de Registro quien realizará el envío de la documentación,, se recomienda que la Unidad
Tramitadora realice los envíos de salida oficiales mediante la opción de confirmación previa
por parte de la Oficina y no mediante el envío directo (ver “II.B.1.2 “II.B.1.2-Selección de la
Oficina/Unidad de Registro”” más arriba), de forma que la Oficina pueda controlar estos envíos
mediante GEISER.

En el caso de que se haya remitido la documentación en formato electrónico y se acompañe


documentación física (Amarillo),
marillo), se realizará el envío físico al destinatario SOLO tras haber
confirmado este el correspondiente asiento electrónico. Esto es así debido a que en caso de
que lo rechace, se debe retener esta documentación para hacer el envío a un nuevo destino,
destin
evitando movimientos innecesarios de documentación en soporte físico.

Para los asientos Rojos con destino Desconectado se realizará el envío de la documentación en
formato físico lo antes posible, pues en este caso el destino no dispone de un pre-asiento
pre en
formato electrónico para confirmar o rechazar el envío.

GEISER – Guía de funcionamiento 33


NOTA IMPORTANTE

Es muy importante recordar que al remitir un registro Rojo o Amarillo a un órgano Conectado,
debe remitirse la documentación en formato físico a la dirección postal de su Oficina
Oficin de
Registro, no a la del órgano.

La única excepción a esta regla la constituyen los órganos configurados en GEISER como
“Remoto”. En este caso, si bien el órgano tiene una Oficina de Registro que le da servicio, el
envío de asientos rojos se trata como si
si el órgano estuviese Desconectado, remitiéndose por
tanto la documentación física directamente al órgano.

En cualquier caso, debe siempre remitirse la documentación física a la dirección postal


proporcionada por GEISER para las etiquetas de sobre. GEISER tendrá en cuenta la casuística
descrita para proporcionar en todos los casos la dirección postal adecuada.

Además se recuerda que la documentación física SIEMPRE debe ir acompañada, a modo de


portada, del correspondiente Justificante de Registro.

II.B.2 Gestión de rechazos


Los asientos gestionados física o electrónicamente remitidos a Unidades Conectadas podrán
ser rechazados por el destinatario debido a que contengan información incorrecta, se haya
adjuntado documentación electrónica no legible (asientos Verdes o Amarillos)
marillos) o bien a que el
destinatario sea incorrecto.

Los asientos rechazados figurarán en la bandeja “Asientos


“Asientos Pendientes – Pendientes de
reenvío” de la Oficina de Registro que ha realizado el envío,
envío, desde donde deberán reenviarse
al destinatario correcto,, posiblemente tras las modificaciones oportunas del asiento (ver
capítulo I.B.2-Gestión
Gestión de rechazos).
rechazos

GEISER – Guía de funcionamiento 34


II.B.3 RESUMEN Envío de salidas con numeración oficial
Alta de asientos de salida:

1. Comprobar que el ámbito del usuario en GEISER es el adecuado (Unidad de


Tramitación / Oficina de Registro).
2. Dar de alta el asiento de salida, adjuntando en su caso la documentación en formato
electrónico, original o escaneada (solo si la Unidad destino está Conectada).
3. Tras rellenar todos los datos y adjuntar la documentación, enviar el asiento.
4. Si hay documentación física y es la Unidad quien la envía, imprimir el Justificante de
Registro y:
a. En los asientos Amarillos, enviar la documentación al destino solo tras su
confirmación.
b. En los asientos Rojos, enviar la documentación al destino lo antes posible.

Gestión de Rechazos

1. Consultar la bandeja “Asientos Pendientes – Pendientes de reenvío” de la Oficina de


Registro para localizar el asiento rechazado.
2. Si es necesario, modificar la información incorrecta del asiento editando sus campos.
3. Si el motivo del rechazo es un destino incorrecto, reenviar al destino correcto
4. Si el motivo es el inadecuado escaneado de la documentación (no legible), se deberá
escanearla correctamente y volver a realizar el envío.

GEISER – Guía de funcionamiento 35


II.C Uso de registros internos de entrada y salida
Todas las Unidades Tramitadoras disponen en GEISER de un registro interno de entrada y otro
de salida, con una numeración propia interna, independiente de la numeración oficial de las
oficinas de registro del MINHAP.

Las unidades pueden dar asientos de entrada en el registro interno cuando quieran registrar
documentación como entrada de la unidad sin que sea necesario que esta documentación sea
asentada en el registro de entrada del MINHAP.

Asimismo pueden realizar asientos de salida en su registro interno cuando quieran registrar
salidas de la unidad que no sean oficiales, por ejemplo para registrar la salida de
documentación a otra unidad de la misma Delegación (o para envíos internos en los Servicios
Centrales).

Nota: es posible configurar un órgano para que bien no pueda realizar envíos no oficiales bien
no pueda recibir envíos no oficiales.

En ambos casos GEISER dará un número interno no oficial a cada uno de los asientos
generados, con la posibilidad de generar etiquetas o justificantes si resultara de utilidad a la
Unidad Tramitadora.

GEISER – Guía de funcionamiento 36


III.ANEXO I: ACLARACIONES SOBRE ENVÍOS DE DOCUMENTACIÓN
EN FORMATO FÍSICO

En GEISER, un órgano puede tener o no configurada una oficina de registro que le dé servicio.

El envío de documentación en soporte físico (típicamente papel) a cada órgano debe realizarse
siempre a la oficina de registro que según GEISER le dé servicio, salvo, evidentemente, cuando
en GEISER este órgano no tiene una oficina de registro que le dé servicio, en cuyo caso el envío
postal debe realizarse directamente al órgano.

Excepcionalmente, si el órgano está configurado en GEISER como “Remoto”, el envío de


asientos rojos se tratará como si fuera Desconectado, debiéndose remitir la documentación
física directamente al órgano.

Es importante recalcar que estamos hablando de la configuración de GEISER, y no del mundo


real. En GEISER hay muchísimos órganos que no tienen configurada una oficina de registro, por
lo que los envíos de documentación física en este caso deben realizarse directamente al
órgano y no a la oficina de registro que por otros medios sepamos que da servicio a este
órgano.

Todos los órganos del MINHAP5 y todos los órganos conectados directamente a SIR tienen
configurada una oficina de registro que les da servicio, por lo cual el envío de documentación
en formato físico a estos órganos debe realizarse siempre a través de su oficina de registro.

El resto de órganos integrados en GEISER (es decir, órganos que no son del MINHAP y que no
están conectados directamente a SIR) NO tienen configurada una oficina de registro, por lo
que el envío de documentación en formato físico a estos órganos se realizará de forma directa
a la dirección postal del órgano.

En cualquier caso, si se sacan las etiquetas para sobres que genera GEISER, siempre estará
correctamente especificado en ellas el destinatario de la documentación física, decidiendo la
aplicación cuándo debe realizarse el envío a una oficina de registro y cuándo a un órgano.

Todo lo recogido en este capítulo se aplica de la misma forma a los asientos de entrada y a los
asientos de salida (salvo los destinados a interesados)

5
Recuérdese el ámbito de aplicación de GEISER en el MINHAP, descrito en la Introducción.

GEISER – Guía de funcionamiento 37


NOTA IMPORTANTE

Se recuerda que todo envío de documentación física de un asiento a una oficina de


registro debe ir acompañado del correspondiente Recibo de Presentación o Justificante de
Registro impreso como portada, con el fin de facilitar el tratamiento de la documentación en
la oficina destinataria.

En los registros del art. 38.4 no es necesario acompañar el Justificante del registro de salida, es
suficiente con la correspondiente etiqueta/sello de salida.

Cuando la documentación vaya destinada directamente a un órgano o a un interesado (es


(
decir, no a una oficina de registro) es suficiente utilizar etiqueta/sello.

III.A EJEMPLOS
III.A.1 Órgano con oficina de registro configurada para darle servicio.
Tomemos por ejemplo como órgano destino E03087304 - DELEGACION PROVINCIAL DE
ECONOMIA Y HACIENDA DE ZAMORA - SECRETARIA GENERAL

Si buscamos este órgano en el Catálogo de GEISER, veremos que tiene asociada una oficina de
registro que le da servicio, REGISTRO GENERAL DE LA DELEGACION PROVINCIAL DE ECONOMIA
Y HACIENDA DE ZAMORA:

GEISER – Guía de funcionamiento 38


Esto quiere decir que cuando demos de alta un asiento con este destino, GEISER indicará en el
asiento la oficina de registro destinataria:

A este tipo de órganos podemos realizar el envío de documentación tanto digitalizada


(escaneada) como en formato físico, la decisión dependerá únicamente del formato de la
documentación (debe escanearse siempre que sea posible).

Si este asiento se realiza SIN digitalizar la documentación, después de realizar el envío


del asiento (vía SIR, como se indica) deberemos hacer llegar la documentación en
formato papel a la oficia de registro que se indica.
La razón para esto es clara: dado que es un envío SIR, el pre-asiento llegará a la oficina
de registro de la Delegación Provincial, que con la herramienta de que disponga para
ello (análoga a GEISER) deberá confirmar o rechazar este envío que le hacemos. Pero
para ello previamente debe revisar la documentación en formato papel, y esto solo es
posible si la documentación física la hemos enviado a la oficina de registro y no al
órgano destino.
Si este asiento se realiza digitalizando la documentación, no deberemos preocuparnos
de envíos en formato físico, al encargarse GEISER de realizar el envío en formato
electrónico.
En caso de tratarse de un asiento amarillo, si bien la oficina de registro destinataria no
la estará esperando para confirmar o rechazar el pre-asiento, la documentación en
formato físico debe también enviarse a dicha oficina de registro, por homogeneidad
con el caso de asientos rojos.

GEISER – Guía de funcionamiento 39


III.A.2 Órgano sin oficina de registro configurada para darle servicio.
Tomemos por ejemplo como órgano destino E03645203 - DIRECCION PROVINCIAL DEL INSS DE
VALLADOLID

Si buscamos este órgano en el Catálogo de GEISER, veremos que NO tiene asociada una oficina
de registro que le dé servicio:

En este caso podemos tomar dos opciones en el momento de dar de alta el asiento:

Opción a) Dejar este órgano como destino

Al tratarse de un destino Desconectado, solo será posible realizar el envío en formato físico, el
cual deberá realizarse a la dirección postal del órgano, pues no existe en GEISER oficina de
servicio que le dé servicio.

Opción b) Subir por la jerarquía del organismo hasta encontrar un órgano conectado
directamente a SIR, para poder realizar el envío en formato electrónico. En este caso el
"padre" del órgano sí está conectado a SIR:

GEISER – Guía de funcionamiento 40


Es decisión de cada oficina de registro optar por una opción u otra en cada momento.

Si la documentación no puede escanearse, entonces lo lógico es enviarla directamente a la


Dirección Provincial, pues no tiene ningún sentido buscar un órgano superior jerárquico
conectado a SIR si no se va a enviar la documentación en formato electrónico.
electrónico

Si la documentación puede escanearse y se elige un envío SIR al padre:

Se producirá un ahorro en la oficina origen al ser innecesario realizar un envío postal al


órgano destino,
La gestión de este asiento será muy sencilla en la oficina,
oficina, solo hay que digitalizar,
enviarlo y olvidarse (salvo rechazos).
rechazos)
En contra de esta opción está que la documentación irá a parar a los servicios centrales
del INSS en lugar de a la Dirección Provincial, que es la destinataria final. En cualquier
caso,
so, en este caso es responsabilidad del INSS hacer llegar la documentación a la
Dirección Provincial por los medios que estime convenientes, y no podrá rechazarnos
el asiento enviado en formato electrónico (salvo que se trate de un asiento erróneo).

Queremos
eremos hacer notar que esta ha sido la situación en el MINHAP previamente a la
implantación de GEISER,
GEISER, estando obligadas las oficinas de registro de Servicios
Centrales a recibir los asientos enviados en formato electrónico desde otros organismos con
destino alguna unidad periférica del Departamento,
Departamento, y teniendo que imprimir esta
documentación para poder hacerla
acerla llegar a dicha unidad destinataria.

Gracias a la implantación de GEISER, los asientos electrónicos recibidos en el MINHAP van


directamente a la unidad correspondiente evitando este trabajo a los Servicios Centrales y
acortándose los tiempos de envío de la documentación.
documentación

GEISER – Guía de funcionamiento 41


IV. ANEXO II: ACLARACIONES SOBRE LA
LA CONEXIÓN DE
ORGANISMOS A SIR

NOTA IMPORTANTE

En versiones anteriores de este documento se detallaba la lista de organismos


conectados a SIR. Debido a la dinámica rápidamente cambiante de esta lista, se ha eliminado
este nivel de detalle del documento al quedar obsoleto en muy poco tiempo.

Puede consultarse la lista actualizada de organismos conectados a SIR en los listados


disponibles en la página de SIR en el Centro de Transferencia Tecnológica (CTT):

http://administracionelectronica.gob.es/ctt/sir/descargas

Es importante señalar que son


on las Oficinas de Registro, y no las unidades orgánicas,
orgánicas las que
están conectadas a SIR.

Sin embargo, en el alta de un asiento en GEISER lo que se debe seleccionar es una unidad
orgánica.

Por tanto, para realizar un envío por SIR a otro Organismo deberemos
deberemos seleccionar un Órgano
Destino cuya Oficina de Registro que le dé servicio esté conectada a SIR, de acuerdo con la
información contenida en el Directorio Único DIR3.

En función de esto, existen dos tipos de unidades orgánicas conectadas a SIR:

• Unidad directamente
ectamente conectada:
conectada: en DIR3 la unidad orgánica está asociada a una
Oficina de Registro conectada a SIR, por lo que se puede seleccionar en GEISER para un
envío SIR.

• Unidad indirectamente
mente conectada:
conectada si bien el Organismo raíz está conectado a SIR, en
DIR3 la unidad orgánica NO está asociada a una Oficina de Registro conectada a SIR,
por lo que para realizar en GEISER un envío SIR debe seleccionarse una unidad
jerárquicamente superior directamente conectada.

EJEMPLOS

1. El Instituto Nacional del Consumo, dependiente


dependiente del Ministerio de Sanidad, Servicios
Sociales e Igualdad, está conectado directamente a SIR, por lo que puede ser
directamente seleccionado como Órgano Destino en GEISER si se le quiere enviar algo
en formato electrónico:

GEISER – Guía de funcionamiento 42


2. La Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición, también dependiente del
Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, NO está conectada directamente
a SIR, por lo que NO puede ser directamente seleccionada como Órgano Destino en
GEISER si se le quiere enviar algo en formato electrónico:

GEISER – Guía de funcionamiento 43


Por tanto, para poder realizar un envío en formato electrónico a este órgano, hay que
ascender por la jerarquía del Ministerio hasta encontrar un órgano que esté
directamente conectado a SIR. En este caso, deberemos optar por el buzón general
del Ministerio, que deberá encargarse de hacer llegar la documentación al órgano
destinatario:

NOTA IMPORTANTE

Por motivos jurídicos, en ningún caso debe remitirse a la Oficina Española Esp de
Patentes y Marcas (OEPM) documentación en formato electrónico,
electrónico, ni siquiera a través de su
superior jerárquico, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Por tanto, para remitir documentación a este organismo debe seleccionarse directamente
como
mo destino y se realizará un asiento Rojo.

GEISER – Guía de funcionamiento 44