Introducción a los Sistemas de Información en las Organizaciones

Katterin Nayibe Rubiano Quiroga

Universidad de Cundinamarca

Nota de Autor

Estudiante especialización en gestión de sistemas de información gerencial

semestre 1. Estudiante de contaduría pública en la Universidad de Cundinamarca

extensión Ubaté. E-mail: katterin07@gmail.com – katherinqiroga@hotmail.com

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Teoría de Sistemas

Construya a partir de la revisión de la lectura 1: Teoría de sistemas y del ejemplo de

análisis Alfacomputadores una definición de sistema de información.

Para construir una definición acertada de Sistema de información debemos saber primero

¿Qué es un sistema? para lo cual Ramirez citado por Mogollon (2015) señala que un sistema es

un “conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí que realizan una actividad para

alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas. Se encuentra en

un medio ambiente y constituye una totalidad diferente de otra”. A su vez Wiener (1948) citado

por acosta (2000) en Mogollon (2015) afirma que los sistemas reales se describen de forma

natural como pares de entrada-salida, esto es un sistema, reacciona ante unas entradas o

estímulos dando una determinada respuesta que se manifiesta en una serie de salidas.

Pero entonces ¿Qué es una entrada y una salida? Ramirez citado por Mogollon (2015) Plantea

que una entrada es todo aquello que recibe o importa el sistema de su mundo exterior. Un

ejemplo de ello en una compañía serían los materiales que reciben una empresa manufacturera de

prendas de vestir, los insumos, telas, botones y accesorios. Y a su vez plantea que una salida es

el resultado de la operación o procesamiento de un sistema, permitiendo su exportación al medio

exterior; siguiendo con el ejemplo nuestra salida en ese caso sería la prenda terminada y

confeccionada lista para ser distribuida.

Complementando nuestra definición existe otro factor asociado a nuestro sistema como lo es

el entorno en el que se encuentra que en este caso sería la competencia, Así mismo se debe tener

en cuenta que el sistema funciona como un todo y para ello la información que se utilice debe
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estar revisada, ordenada y clasificada y de esta forma relevante, actualizada y rápida con el fin de

que sea útil para la toma de decisiones, para la implementación de nuevos procesos, para

retroalimentar los errores encontrados con el fin de mejorarlos y convertirlos en una ventaja

competitiva para la organización.

Tomando como referencia la propuesta realizada Ramírez(2002) en la Lectura I:

Teoría de sistemas y las explicaciones de la Lectura II: Introducción a los sistemas de

información en las organizaciones, describa los elementos y los componentes que conforman un

sistema ejemplificándolos con el caso Alfacomputadores.

De acuerdo a la Lectura No. 2 Introducción a los sistemas de organización los

componentes que conforman un sistema son:

Tecnologías de la información y la comunicación (TIC)

Hardware. Siendo los dispositivos de entrada y salida serían los equipos computarizados

utilizados en las diferentes áreas de empresa Alfacomputadores.

Sofware. El software se identifica mediante la utilización del sistema operativo

Windows, programas como Word, Excel, facturación, contabilidad.

Talento humano.

Usuarios administrativos. Los usuarios administrativos para Alfacomputadores es la

gerencia debido a que son los encargados de la toma de decisiones con el fin de generar ventajas

competitivas para la empresa.

Usuarios del conocimiento. Los usuarios del conocimiento se ven reflejados por el
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departamento de contabilidad siendo los encargados de verificar los precios de compra y venta

en la empresa de forma que sean positivos para la rentabilidad de la compañía.

Usuarios operativos. Estos se ven representados en el departamento de pedidos, al

ser los encargados de emitir la información requerida al hacer el pedido a los proveedores;

además de este se encuentra el departamento financiero quien verifica los precios de compra y

realiza los ajustes pertinentes en caso de ser necesario a los precios de venta.

Usuarios de tecnología: En ella se encuentran los creadores de la página web, y su

interacción con los clientes por medio de ella cuando realizan un determinado pedido y las

mejoras que se deben realizar en ella.

Datos.

Bases de datos de información sobre los clientes, el inventario de cantidades

existentes en el almacén, informes de ventas realizadas semanalmente, pedido de computadores

a proveedores, facturas de compra y venta.

Procesos.

En los procesos se encuentran los directores del departamento de ventas, pedidos,

compras y financiero. Siendo los encargados de cada una de las dependencias de la organización.

Según Ramirez citado por Mogollon (2015) los componentes que conforman un sistema son:

Elemento.

Para la empresa Alfacomputadores un elemento serían los departamentos de ventas,

pedidos, compras y el departamento financiero ya que son pequeñas distribuciones de la empresa

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pero todas hacen parte de la misma organización.

Relación.

De acuerdo a la información de la empresa Alfacomputadores la relación que se presenta

en ella se da cuando un departamento transfiere o necesita ayuda de otro para realizar

determinadas actividades por lo menos el departamento de pedidos requiere información del

almacén para verificar existencias para poder realizar el pedido con el proveedor y finalmente el

departamento financiero verifica los precios de compra para así ajustar los precios de venta.

Objetivo.

El objetivo del sistema de la empresa en análisis es mantener buenos precios para los

clientes y así mismo la rentabilidad de la compañía.

Entrada.

Ramirez citado por Mogollon (2015) Plantea, “que es todo aquello que recibe o importa el

sistema de su mundo exterior” para Alfacomputadores las entradas serian, el abastecimiento de

la empresa por proveedores externos y la realización de pedidos, la información sobre los

clientes y proveedores, los departamentos de la empresa porque estos son subsistemas de ella.

Salida.

Ramirez citado por Mogollon (2015) manifiesta que, “es el resultado de la operación o

procesamiento de un sistema, permitiendo su exportación al medio exterior”, En

Alfacomputadores la salida es cuando el pedido está listo y está en manos del transportista quien

lo lleva a su lugar de destino ósea el cliente.

Ambiente.

El ambiente está representado por las fuentes externas del sistema es decir lo que lo rodea
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como la competencia, los impuestos cambiantes en el área en la que se desarrolla la empresa y

los factores externos que de una u otra forma afectan positiva o negativamente a la empresa.

Totalidad

Es el funcionamiento de todo el sistema en conjunto como un todo desde el momento en

que el cliente realiza el pedido hasta el momento en el que es recibido por este, y es una

interacción conjunta de todos los elementos, componentes y departamentos de la organización

con el fin de cumplir objetivos.

Realice un gráfico en el cual se represente los tipos de sistemas de información que se

evidencian en el caso de Alfacomputadores. Utilice la propuesta presentada por Laudon y

Laudon 2012 en la Lectura II: Introducción a los sistemas de información en las organizaciones.

Procesos
Estratégicos • Sistema de informacion gerencial
Gerencia
general

Procesos del Departamentos

negocio administrativos, ventas, • Sistema decisional
pedidos y compras

Procesos de • Sistemas de
apoyo Departamento financiero informacion
transaccionales

Diagrama 1. Estructura jerárquica de Alfacomputadores basada en los niveles en una empresa

Laudon y Laudon (2012)
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Gerencia general.

Procesos estratégicos. Básicamente en la gerencia general la cual esta como principal

en la pirámide es en la que se toman la principales decisiones de la compañía; de donde se dirige

y hacia dónde va, ejercer cada uno de los proyectos y planes que se hubieran trazado, tomar

decisiones en forma de ventajas competitivas. Por lo tanto la información que se proporcione a

este nivel debe estar lo suficientemente completa con el fin de que sea útil y las decisiones se

tomen de forma acertada, proporcionando la información más relevante de la compañía,

mediante proyecciones a corto mediano y largo plazo, incrementar ventas reduciendo costos y

aumentando la productividad por medio de la innovación son unos de los procesos estratégicos

más importantes.

Departamentos Administrativos.

Procesos del negocio. En los procesos del negocio se encuentra el departamento de

ventas, compras y pedidos. Los cuales son los encargados de la operación del negocio de velar

por el cumplimiento y el desarrollo de la misión de la compañía, en ella se encuentra el personal

que gestiona la toma de decisiones, evaluar resultados sobre cómo mejorar los procesos

implementados de forma que sean positivos para la compañía y se transformen en ventajas

competitivas para ella.

Departamento financiero.

Procesos de apoyo. Los proceso de apoyo son los que como su nombre lo indica apoyan los

demás; ayudan a gestionar y cumplir los objetivos de la organización en cumplimiento de la

misión de la empresa de forma eficaz y eficiente y así la información que se genere en ella sea lo
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suficientemente importante para que sea útil para la gerencia general, el departamento

administrativo, de ventas, pedidos y compras.

Elabore un gráfico que represente la cadena de valor de la empresa Alfacomputadores, de

acuerdo a la propuesta de Porter (1985) que se presenta en la Lectura II: Introducción a los

sistemas de información en las organizaciones.

Infraestructura
V. Agregado
Actividades Recursos humanos
de
Apoyo Desarrollo de tecnología

Adquisiciones

Logística
Logística Marketing
de Operaciones
de salida y ventas
entrada V. Agregado
Actividades primarias

Diagrama 2. Modelo de la cadena de valor de Alfacomputadores Porter (1985).

Actividades primarias.

Logística de entrada. En la empresa Alfacomputadores nuestra logística de entrada es la

recepción del pedido de computadores por parte del proveedor.

Operaciones. En las operaciones se encuentra la información que proporciona el almacén

sobre la disponibilidad de equipos.

Logística de salida. En el caso de nuestra empresa la logística de salida se da cuando la

mercancía se encuentra lista y será distribuida por el transportista.

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Marketing y ventas. Siendo los elementos más importantes de la supervivencia de la

empresa y a pesar de que están relacionados directamente no son lo mismo marketing es el

encargados de innovar en nuevos productos establecer precios competitivos y promover la

compra de este mediante publicidad, y las ventas se encargan de que sean suficientes cumpliendo

objetivos.

Actividades de apoyo.

Adquisiciones. Compra de computadores con el fin de desarrollar el objeto social de la

Compañía.

Desarrollo de la tecnología. Se encarga de que los flujos de información en la compañía de

den de forma acertada tanto externa como internamente.

Manejo de recursos humanos. El manejo de los recursos humanos se da por medio del

capital humano de la organización.

Infraestructura. Se encarga de las necesidades de infraestructura en la empresa, cambios en

la entidad el capital humano y la tecnología.

Describa los modelos que encuentra en el caso Alfacomputadores de acuerdo a la

clasificación propuesta en la Lectura III: Modelos.

Los modelos en una entidad son fundamentales y de gran ayuda debido a que permiten que la

empresa tenga alternativas, contribuyendo a la toma de decisiones y para que la planificación y

ejecución de procesos en la compañía se realice de forma proactiva.

En Alfacomputadores encontramos tres tipos de modelos los cuales son el modelo grafico

debido a que en la información brindada por dicha empresa esta tiene un organigrama, en el cual
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se especifican jerárquicamente los departamentos de la empresa, y también cuenta con una

matriz de los datos que se generan en cada departamento.

Departamento
administrativo

Departamento Vendedores
de ventas

Departamento
de pedidos
Gerencia Compras
general
Departamento
de compras
Almacen

Contabilidad
Departamento
financiero
Facturacion

Diagrama 3. Organigrama Alfacomputadores

El modelo narrativo debido a que toda organización debe tener estipulada una misión y una

visión, además de ello maneja un sistema de pedidos, donde interactúa con los clientes por medio

de una página web dándole a conocer a los clientes que tipo de servicio se presta en la compañía

por medio de un catálogo de productos y facilidad para realizar pedidos desde la comodidad de

su hogar.

En última instancia el modelo matemático debido a que Alfacomputadores lo utiliza en el área

contable o financiera de la compañía por medio de la presentación y revelación del estado de

situación financiera en la empresa.

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Identifique y describa las etapas del proceso, que pedro considero en el caso de

Alfacomputadores, tomando como referente los elementos expuestos en la Lectura IV: Análisis

de sistemas de información.

El tiempo de entrega de los
pedidos es de 15 dias
*Conocimiento de la
compañia.
*El sistema de informacion
actual no es agil.
*No existe articulacion en
las dependencias de la
compañia
*Verificar mision, vision
objetivos

La empresa requiere que se

realice una inspeccion al Entrevista al director del
sistema de informacion departamento
actual y ver si es eficaz o administrativo
modificarlo
Alfacomputadores
es una empresa
dedicada a vender
equipos de computo
a precios
competitivos.
+ Por medio de una pagina
web se realizan los pedidos. Se realiza un diagrama de
+ El pedido queda registrado flujo de datos -DFD- de
y se genera la cotizacion y nivel 0 en el cual se muestra
factura electronica para el SI actual.
agilizar el pago.
+Actualizacion de bases de
datos de almacenes para
verificar existencias
+ Crear una base de datos de
proveedores de forma que se
agilicen los faltantes.

Diagrama 4. Etapas del proceso realizadas en Alfacomputadores y verificación del SI y objetivos

planteados. Elaboración propia con la información contenida en el documento.
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Referencias

Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2.

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Referencias de figuras

Diagrama 1. Estructura jerárquica de Alfacomputadores basada en los niveles en una empresa

Laudon y Laudon (2012)
Fuente: Elaboración propia basada en Mogollón (2015)
Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2.

Diagrama 2. Modelo de la cadena de valor de Alfacomputadores Porter (1985).

Fuente: Elaboración propia basada en Mogollón (2015)
Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 2.

Diagrama 3. Organigrama Alfacomputadores

Fuente: Elaboración propia basada en Ejemplo de aplicación Alfacomputadores
Adriana, (2015). Alfacomputadores Ltda. Ejemplo de aplicación fundamentos de sistemas de
información semestre 1.

Diagrama 4. Etapas del proceso realizadas en Alfacomputadores y verificación del SI y objetivos

planteados. Elaboración propia con la información contenida en el documento.
Fuente: Elaboración propia
Mogollón, L. (2015). Análisis de sistemas de información lectura de estudio 4.