Mum - Informacion Financiera Niif - Net v001

MANUAL DE
INFORMACIÓN
FINANCIERA NIIF
.NET
Bogotá D.C. - Colombia: Av. carrera 45 No. 108 – 27 Torre 2 piso 14 oficina 1408 PBX: (+571) 7560520 – FAX (+571) 7560540
Fecha de Impresión, 20/06/2014.
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Todos los derechos están reservados.

Impreso en Bogotá Colombia.
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Control de Distribución
Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función: Nombre:
Capacitación Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.
Elaboración y Redacción Omar Orlando Palacios Vigoya
Lista de Revisión
001 Omar Orlando Palacios Vigoya 30/06/14
Aprobado por: Fecha:

Humberto Rodríguez Camargo. 30/06/14
Historial de cambios
Versión Fecha Descripción de la Revisión
001 30/06/14  Creación Manual en versión Net.
Documentos Asociados
Manual del Usuario del módulo de:
 Facturación – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET
 Inventarios - Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET
 Activos Fijos – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET
 Contabilidad - Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET
 Contratos - Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión .NET
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.
Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los
consumidores. ICONTEC
Tabla de Contenido
Contenido Pág.
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 6
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ........................................................................................................ 6
CAPITULO 2 ........................................................................................................... 7
ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 7

Visión General ................................................................................................................................................ 7
Contenido del Programa ................................................................................................................................. 8
CAPITULO 3 ........................................................................................................... 9
OPERACIONES RUTINARIAS..................................................................................................................... 9
INGRESO DE INFORMACIÓN .................................................................................................................... 9

Cómo Ingresar al Módulo ............................................................................................................................... 9
Cómo Eliminar Registros ..............................................................................................................................10
Cómo Exportar Registros ..............................................................................................................................10
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos ...................................................................................................11
Cómo Crear Niveles de Cuenta .....................................................................................................................12
Cómo Crear Clases Contables .......................................................................................................................14
Cómo Crear las Cuentas Contables. ..............................................................................................................16
Cómo Crear Terceros ....................................................................................................................................19
Cómo Crear los Centros de Costo .................................................................................................................24
Cómo Ingresar los Conceptos de Retención ..................................................................................................25
Cómo Crear los Tipos de Comprobante ........................................................................................................28
PROCESO DE LA INFORMACIÓN ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

Cómo Generar un Comprobante Financiero ..................................................................................................30
MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ........................................................................................................34

Cómo Generar y Visualizar los Informes de Información Financiera - NIIF ................................................34
Descripción de los Reportes del Sistema .......................................................................................................34
Como Generar y Visualizar el Informe Balance de Prueba ...........................................................................34
Como Generar y Visualizar el Informe Auxiliar Cuenta, Tercero y Centro ..................................................35
OPERACIONES NO RUTINARIAS .............................................................................................................37

Cómo Parametrizar el Módulo de Información Financiera NIIF. ..................................................................37
APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ................................................ 38
APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................... 39

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA ................................................................ 40
ÍNDICE .................................................................................................................. 44
CAPÍTULO 1
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo de INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF hace parte del Sistema de Información Dinámica
Gerencial Hospitalaria (DGH), el cual se encuentra diseñado de acuerdo a las normas internacionales de
información financiera bajo la ley 1314 de 2009. Uno de los objetivos del módulo es la necesidad de tener una
Información contable y financiera más clara y transparente para el inversionista y público en general y que sea
útil para la toma de decisiones económicas. El módulo puede ser alimentado por la información financiera
causada por los otros módulos o se puede cargar la información manualmente.
Permitir el manejo de los períodos contables abiertos durante todo el año. Este módulo cuenta con las
siguientes características:
 Permite la parametrización de Clases Contables.

 Permite establecer el Plan de cuentas Parametrizable.
 Permite el manejo de Centros de Costos.
 Permite el manejo de Conceptos de Retención.
 Permite la realización de cierre mensual y Anual.
 Permite el manejo de 16 períodos Contables abiertos.
Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 6

Módulo de Información Financiera NIIF.NET
CAPITULO 2
ENTRADAS Y SALIDAS
Visión General
A continuación se muestra un cuadro sinóptico de las utilidades del Módulo de Información Financiera NIIF
con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS PROCESO SALIDA
 Niveles de Cuenta
 Clases Contables
 Balance de Prueba
 Cuentas Contables  Comprobante Financiero  Auxiliar Cuenta, Tercero y
 Terceros  Parámetros Centro
 Centros de Costos
 Conceptos de Retención
 Tipos de Comprobante

Contenido del Programa
A continuación se presenta la estructura del módulo de Información Financiera NIIF del sistema Dinámica
Gerencial Hospitalaria:
ARCHIVO
 Niveles de Cuenta
 Clases Contables
 Cuentas Contables
 Terceros
 Centros de Costo
 Conceptos de Retención
 Tipos de Comprobante
PROCESOS
 Comprobante Financiero
INFORMES
 Balance de Prueba
 Auxiliar Cuenta, Tercero y Centro
UTILIDADES
 Parámetros

CAPITULO 3
OPERACIONES RUTINARIAS
INGRESO DE INFORMACIÓN
RECUERDE...
Para poder comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Información Financiera NIIF , primero
se deben ingresar los parámetros; como se explica en el aparte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Cómo Ingresar al Módulo

Para tener acceso al módulo de Información Financiera NIIF se deberá seguir la siguiente serie de pasos:
1. Localice y haga Clic en el icono de Módulos en el menú principal.
2. Seleccione los módulos Administrativos y Financieros.
3. Localice y haga Clic en el módulo de Información Financiera NIIF.
4. Seleccione el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Utilidades)
5. Despliegue los contenidos de cada menú, haciendo Clic cobre el icono más (+)

Cómo Eliminar Registros
La opción Eliminar , permite borrar los registros creados si no hay otros registros que estén relacionados
con el que se seleccionó. De lo contrario el sistema le permitirá realizar la anulación del registro seleccionado.
Para Eliminar o Anular un registro seleccione el registro en el Nombre o Código del registro que desea
eliminar, en el menú de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar , esto
desplegará la siguiente ventana: haga Clic en el botón Yes para eliminar o anular el registro ó
haga Clic en el boton No para abandonar la pantalla.
Cómo Exportar Registros

El contenido de un registro se puede Exportar a varios tipos de archivo. Para exportar un registro haga
Clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte superior o inferior de la ventana,
la opción Exportar . Se despliega la siguiente ventana, donde puede seleccionar el tipo de archivo para
realizar la exportación de la información. Si se quiere puede o no abrir inmediatamente el archivo
seleccionando la opción Abrir Archivo generado.

Haga Clic en Aceptar y seleccione la ruta donde guardará el archivo a generar o haga Clic en
Cancelar para salir de la ventana exportación.
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos¡Error! Marcador no definido.

Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:
Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga Clic en Aceptar o
haga Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.
RECUERDE...
Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos o eliminarlos. Si no los confirma puede
modificar las veces que desee, cambiando su contenido.
El signo indica que el campo es obligatorio.
El signo indica que se puede seleccionar el dato en una lista de consulta
El signo indica que se puede crear un nuevo registro, si no existe en la lista de consulta.
En el Módulo de Información Financiera NIIF encontrará las siguientes opciones:

Cómo Crear Niveles de Cuenta
Esta opción permite crear y consultar los diferentes niveles de cuenta existentes en el manejo de la
información financiera. Los niveles que se manejan en el PUC son los siguientes:
CÓDIGO NOMBRE NIVEL AUXILIAR

1 CLASE NO
2 GRUPO NO
3 CUENTA NO
4 SUBCUENTA NO
5 AUXILIAR SI
Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.

2. Seleccione la opción Niveles de Cuenta. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un nivel contable específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Nivel Auxiliar), y haciendo Clic en el
botón Buscar para visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el
botón Grabar filtro , se graban los filtros generados, haciendo Clic en el botón
Aplicar filtro genera la lista dependiendo el campo de búsqueda. También puede
eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar Filtro .

También puede eliminar el filtro haciendo Clic en el botón Limpiar y nuevamente
se muestran todos los registros.
Dentro de Opciones podemos hacer Clic en Cuadrícula datos para personalizar la

grilla visualizando u ocultando los encabezados de columna, el Filtro automático, el Indicador de
Registro, la Líneas horizontales o verticales y el Navegador de registros. Para generar una pre
visualización del listado haga Clic en Vista previa . Puede realizar la impresión del listado haciendo
Clic en Imprimir . También puede exportar el listado en formato Html, Mht, Pdf, Rtf, Text, Xls o
Xlsx haciendo Clic en Exportar . Para abrir la calculadora haga Clic en Calculadora .

Se listan los registros existentes, de entre los cuales puede Agregar , Modificar o
Eliminar/anular . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente

ventana:
Ingrese la siguiente información:

Código: Campo que permite digitar el código que desea asignar al nivel de cuenta.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre con el cual desea identificar el nivel de cuenta.
Nivel Auxiliar: Campo que permite seleccionar si el nivel creado es el último y se identifica como
auxiliar.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en Cerrar
para abandonar la ventana.
Cómo Crear Clases Contables

Esta opción permite crear y consultar las diferentes clases contables existentes en la contabilidad, con las que
se llevará a cabo el procedimiento de organización, contabilización e impresión de informes, las clases son:
CODIGO NOMBRE NATURALEZA

1 Activos Débito
2 Pasivos Crédito
3 Patrimonio Crédito
4 Ingresos Crédito
5 Gastos Débito
6 Costos de Venta Débito
7 Costos de Producción Débito
8 Deudoras Débito
9 Acreedoras Crédito
Para ello:

2. Seleccione la opción Clases Contables. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una clase contable específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Naturaleza o Clase Contable), y haciendo
Clic en el botón Buscar para visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo
Clic en el botón Grabar filtro , se graban los filtros generados, haciendo Clic en el
botón Aplicar filtro genera la lista dependiendo el campo de búsqueda. También
puede eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar
Filtro . También puede eliminar el filtro haciendo Clic en el botón Limpiar

y nuevamente se muestran todos los registros.


ventana:

Código: Campo que permite digitar el código o número que identifica la clase contable a crear.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la clase que se creara.
Naturaleza: Campo que permite seleccionar si la clase es de tipo débito o crédito.
Tipo: Campo que permite seleccionar el tipo de documento al que pertenecerá la clase contable, se
despliega la ventana correspondiente y se debe seleccionar la opción a través de un Clic.
Cómo Crear las Cuentas Contables.

Esta opción permite crear y consultar el plan de cuentas contable con toda su estructura. Las cuentas contables
son el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por
la entidad, en ellas se ven reflejados los movimientos contables generados desde la aplicación. Para ello:

2. Seleccione la opción Clases Contables. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una cuenta contable específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Nivel Contable, Clase Contable, Tercero o
Centro de Costos), y haciendo Clic en el botón Buscar se visualiza el menú para aplicar
los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar filtro , se

graban los filtros generados, haciendo Clic en el botón Aplicar filtro genera la lista
dependiendo el campo de búsqueda, También puede eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo
Clic en el botón Quitar Filtro , También puede eliminar el filtro Clic en el botón
Limpiar y nuevamente se muestran todos los registros.


Se listan los registros existentes, de entre los cuales puede Agregar , Modificar o Eliminar .
Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:
INFORMACIÓN GENERAL
Código: Campo que permite digitar el código que identifica la cuenta contable según el plan único de
cuentas PUC. Es importante aclarar que el código comenzará por el dígito correspondiente a la clase
contable. La creación de las cuentas contables debe conservar la estructura de los niveles de cuentas.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica la cuenta contable.
Nivel Contable: Campo que permite seleccionar el nivel al que pertenece la cuenta contable.
Clase Contable: Campo que permite relacionar la cuenta a la clase contable.
Cuenta Mayor: Campo que permite relacionar la cuenta a la cuenta mayor.
Naturaleza: Campo que permite definir la naturaleza de la cuenta contable.
CUENTA CONTABLE AUXILIAR

Maneja Terceros: Campo que permite seleccionar con un clic, si la cuenta contable maneja o no
terceros. En caso afirmativo se habilitarán las siguientes opciones:
Cierre terceros: Campo que permite al efectuar el cierre anual, trasladar el saldo de impuestos causados
a terceros, al tercero que se encuentra registrado en el campo Tercero.

Terceros: Campo que permite Registrar el código del tercero, al que se le cargaran los movimientos de
la cuenta en el cierre anual. Regularmente es el Nit de la DIAN.
Manejo de Centros: Campo que permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no centros de
costos.
Conciliación: Campo que permite parametrizar si la cuenta es de conciliación bancaria.
Retención: Campo que permite seleccionar con un clic si la cuenta es de retención o no. Sólo se marcan
las cuentas de retención, no sobre las que se aplica retención. Las opciones disponibles para ser
seleccionadas son: Ninguna, Retención en la Fuente, Retención de IVA, Retención de ICA y Otras
retenciones.
Disponibilidad: Campo que permite seleccionar si la cuenta contable es de disponibilidad corriente, no
corriente o ambas y se emplea para definir la disponibilidad en cada auxiliar y que se emplea para la
generación de los informes de cuentas recíprocas y CGN.
3. Para inactivar o activar una cuenta haga Clic en Cuenta Activa .
Cómo Crear Terceros

Esta opción permite crear y consultar todas las personas naturales y/o jurídicas que de alguna u otra forma
están involucrados con la Entidad. Entre ellos se encuentran: Clientes, Proveedores, Empleados, Socios, entre
otros. Para ello:

2. Seleccione la opción Terceros. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tercero específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Tipo de Documento, Documento, Nombre Completo,
Contribuyente, Retención, Ciudad o Dirección Principal.), y haciendo Clic en el botón Buscar
para visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar
filtro , se graban los filtros generados, haciendo Clic en el botón Aplicar filtro
genera la lista dependiendo el campo de búsqueda. También puede eliminar el filtro si
se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar Filtro . También puede

eliminar el filtro haciendo Clic en el botón Limpiar y nuevamente se muestran
todos los registros.


ventana:

Documento: Campo que permite digitar el código o número de identificación del tercero que va a crear.
Tipo de Documento: Campo que permite seleccionar el tipo de documento que corresponde al número
del documento digitado, puede ser: Cédula de Ciudadanía, Cedula de Extranjeria, Tarjeta de Identidad,
Registro Civil, Pasaporte, Adulto Sin Identificación, Menor Sin Identificación, Número Único de
Identificación o Nit.
Lugar Exp. Documento: Campo que permite digitar el lugar donde fue expedido el documento de
identidad anteriormente indicado.
1er Nombre, 2do Nombre 2, 1er Apellido, 2do Apellido: Campos que permiten digitar los nombres y
apellidos de forma separada. El primer nombre y primer apellido son obligatorios para las personas
Naturales, si se marco el tipo de persona juridica solo se digita el primer nombre.
Tercero Activo: Campo que permite seleccionar si se activa o inactiva el tercero.
PESTAÑA INFORMACION GENERAL

Tipo Persona: Campo que permite seleccionar si el tercero es una persona juridica o natural.
Ciudad/Municipio: Campo que permite seleccionar el código asignado al municipio en donde se
encuentra ubicado el tercero; recuerde que el código del municipio esta formado por el código del
Departamento más el código del municipio. Para realizar la busqueda más rapida podrá escribir el
nombre de la ciudad o municipio, en el campo de busqueda ubicado en este item.
Tipo Entidad: Campo que permite seleccionar si la entidad es centralizada o decentralizada. Este campo
se habilita cuando el tipo de persona es juridica.
Código Entidad: Campo que permite digitar el código de la entidad pública ó mixta definida por los
entes de control, no es obligatorio su diligenciamiento.
CIU: Campo que permite digitar el código de actividad economica.

Tipo Contribuyente: Campo que permite selccionar el régimen al que pertenece el tercero, es decir,
Régimen Común, Simplificado, Gran Contribuyente ó Empresa Estatal. Importante para determinar el
manejo de retenciones.
Retención: Campo que permite seleccionar si el tercero está exento, es autorretenedor o sí se le debe
hacer retención. Si corresponde a un autorretenedor, se debe definir si es autorretenedor de Ica ó de Iva.
Manejo ICA: Campo que permite seleccionar si se aplica o no ICA. En caso afirmativo digite la tarifa a
aplicar por este concepto.
Maneja TOPE: Campo que permite seleccionar si se maneja tope o no. Se debe definir si la retención
ICA se realiza solamente desde un valor tope, para lo cual debera digitarse en el campo respectivo.
Tipo de Empresa: Campo que permite seleccionar el tipo de empresa a la que pertenece el tercero, entre
las cuales se encuentra (Municipal, Departamental, Nacional, Privada, Otra).
Tipo de tercero: Campo que permite seleccionar el tipo de tercero entre los cuales se encuentra
(Cliente, proveedor, empleado, contribuyente, pensionado y otro).
Nacionalidad: Campo que permite seleccionar la nacionalidad (nacional o exterior).
%Rete IVA: Campo que permite digitar el porcentaje de IVA al tercero.
PESTAÑA DIRECCIÓN
Para adicionar nueva dirección, haga Clic en Agregar o bien para Modificar e ingrese la
siguiente información.
Tipo Dirección: Campo que permite seleccionar el tipo de dirección que se va a ingresar. Puede ser
Residencia, Oficina, Trabajo, Contacto o Dirección de Notificación.
Dirección: Campo que permite digitar la direción.
Dirección Principal: Campo que permite seleccionar si la dirección es la principal.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
PESTAÑA TELÉFONOS
Para adicionar un nuevo número de teléfono, haga Clic en Agregar o bien para Modificar e
ingrese la siguiente información.

Tipo Teléfono: Campo que permite seleccionar el tipo de teléfono que se va a ingresar. Puede ser
Residencia, Oficina, Fax, Celular_móvil_privado Celular_móvil_público.
Teléfono: Campo que permite digitar el número de teléfono.
Teléfono Principal: Campo que permite seleccionar si el teléfono es el principal.
PETAÑA DIRECCIONES WEB
Para adicionar nueva dirección, haga Clic en Agregar o bien para Modificar e ingrese la
siguiente información.
Tipo Dirección: Campo que permite seleccionar el tipo de dirección web que se va a ingresar. Puede ser
Página Web, Correo Electrónico, Mensajería Instantanea o Transferencia de rchivos.
Dirección: Campo que permite digitar la dirección web.

3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
Cómo Crear los Centros de Costo

Esta opción permite crear y consultar todos los centros de costos que tiene la entidad, con el fin de identificar
los gastos e ingresos que genera cada una de las divisiones o áreas de la Entidad. Para ello:

2. Escoja la opción Centros de Costo. A continuación se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una búsqueda de un centro de costo específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre.), y haciendo Clic en el botón Buscar
para visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar



ventana:

Código: Campo que permite digitar el código que identificará el nuevo centro de costo.
Nombre: Campo que permite digitar un nombre que identifica el centro de costo.
3. Para inactivar o activar un Centro de Costo haga Clic en Centro Activo .
Cómo Ingresar los Conceptos de Retención

Esta opción permite crear y consultar los diferentes conceptos de retención para poder efectuar las
liquidaciones teniendo en cuenta el tipo de contribuyente y el campo de retención del tercero. El concepto es
la base para aplicar las retenciones, porcentajes y/o valores. Para ello:

2. Seleccione la opción Conceptos de Retención. A continuación visualiza la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un concepto de retención específico ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Maneja Retención, Valor Base
Mínima, Valor Porcentaje.), y haciendo Clic en el botón Buscar para visualizar los
diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar filtro , se graban

los filtros generados, haciendo Clic en el botón Aplicar filtro genera la lista
dependiendo el campo de búsqueda. También puede eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo
Clic en el botón Quitar Filtro . También puede eliminar el filtro haciendo Clic en el
botón Limpiar y nuevamente se muestran todos los registros.


ventana:

Código: Campo que permite digitar el código con el cual identifica el concepto de retención.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica el concepto de retención. Por ejemplo,
Compras, Servicios Postales, Arrendamientos, etc.
Retención: Campo que permite seleccionar si el manejo de este concepto de retención es por Base, por
Rangos o Variable.
Impuesto Mínimo Alternativo Nacional (IMAN): Campo que permite seleccionar si el concepto de
retención es de tipo IMAN.
Base Mínima: Campo que permite digitar la base mínima de retención. Este campo se habilita cuando el
manejo de retención es de tipo Base o Variable.
Porcentaje (%): Campo que permite digitar el porcentaje de retención. Este campo se habilita cuando el
manejo de retención es de tipo base.
En caso de escoger por rangos se ingresan los valores de rangos en la siguiente tabla.
haga Clic en Rangos Retención . Se desplegará la siguiente ventana:

Valor Inicial: Campo que permite digitar el valor inicial del rango.
Valor Final: Campo que permite digitar el valor final del rango.
Porcentaje (%): Campo que permite digitar el porcentaje de retención asociado al rango.
Valor Incremento: Camo que permite digitar el valor a incrementar al cálculo de retención.
Valor Deducido: Campo que permite digitar el valor a restar para el cálculo de retención.
Si desea borrar un rango, seleccione el rango y haga Clic en Eliminar .
3. Para inactivar o activar un Concepto de Retención haga Clic en Concepto Activo .
Cómo Crear los Tipos de Comprobante

Esta opción permite crear y consultar los diferentes tipos de comprobantes de diario. Estos tipos de
comprobantes permiten identificar los movimientos que se realizan en el módulo de información financiera
NIIF y/o que llegan mediante Interface al módulo, previa parametrización de los mismos. Para ello:

2. Seleccione la opción Tipos de Comprobante. A continuación se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede hacer una búsqueda de un comprobante de diario específico ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Número Consecutivo) y haciendo

Clic en el botón Buscar para visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic
en el botón Grabar filtro , se graban los filtros generados, haciendo Clic en el

botón Aplicar filtro genera la lista dependiendo el campo de búsqueda. También
puede eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar
Filtro . También puede eliminar el filtro haciendo Clic en el botón Limpiar

y nuevamente se muestran todos los registros.


ventana:

Código: Campo que permite digitar un código o número que identifica el codigo del comprobante de
diario.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identificará el comprobante de diario.
Número: Campo que permite digitar el número desde el cual iniciará el consecutivo del comprobante.
3. Para inactivar o activar un comprobante de diario haga Clic en Tipo Comprobante Activo .

PROCESO DE LA INFORMACIÓN
Cómo Generar un Comprobante Financiero
Esta opción permite crear y consultar todos los comprobantes contables que se registran en el día a día. Para
ello:
1. Ingrese al menú Procesos.

2. Seleccione la opción Comprobante Financiero. A continuación se despliega la siguiente pantalla:
Recuerde que puede hacer una búsqueda de un comprobante financiero específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha, Consecutivo, Código, Nombre,
Observaciones, Documento o Estado) y haciendo Clic en el botón Buscar para

visualizar los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar




ventana:

Consecutivo: Campo que permite visualizar el consecutivo del comprobante contable. Se asigna de
forma automática el consecutivo correspondiente al comprobante seleccionado.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha del comprobante. Se postula por defecto la fecha actual.
Número Documento: Campo que permite digitar el documento que genera o sustenta el comprobante.
Estado: Campo que permite visualizar el estado actual del comprobante. Los estados posibles son
Registrado, Anulado y Confirmado.
Comprobante: Campo que permite seleccionar el tipo de comprobante contable.
Observaciones: Campo que permite digitar el asunto o motivo por el cual se elabora el comprobante.
MOVIMIENTOS FINANCIEROS
Para registrar un nuevo movimiento financiero haga Clic en Agregar . Para editar el registro de un
movimiento financiero haga Clic en Abrir/Modificar . Se desplegará la siguiente ventana:

Cuenta Contable: Campo que permite seleccionar la cuenta contable a la que se le asignara el
movimiento realizado.
Tercero: Campo que permite digitar el código del tercero. Sólo sí la cuenta maneja terceros se activara.
Véase Como Crear Terceros.
Centro de Costo: Campo que permite digitar el código del centro de costo. Sólo se activa sí la cuenta
maneja centro de costos, debe escribir el código del mismo. Véase Como Crear los Centro de Costo.
MOVIMIENTO FINANCIERO RETENCIÓN.

Si la cuenta maneja retención, se habilitara automáticamente los campos de concepto de retención, de lo
contrario permanecerá inactiva.
Retención: Campo que permite digitar el código de retención, Solo si la cuenta tiene el manejo de
retención.
Naturaleza: Campo que permite visualizar la naturaleza de la retención.
Valor de la Base: Campo que permite visualizar el valor de la base de la retención.
Porcentaje: Campo que permite visualizar la tasa de retención. Solo si existe retención.
Valor Facturado: Campo que permite visualizar el valor facturado.
Valor Retención: Campo que permite visualizar el valor por concepto de retención.
Observaciones: Campo que permite digitar una breve descripción del movimiento realizado y que se está
registrando.
Valor Debito: Campo que permite digitar el valor del movimiento Débito.
Valor Crédito: Campo que permite digitar el valor del movimiento Crédito.

3. Para desconfirmar un Comprobante Financiero haga Clic en Desconfirmar . Para cancelar un
Comprobante Financiero haga Clic en Anular .

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)
Cómo Generar y Visualizar los Informes de Información Financiera - NIIF

Los informes de Información Financiera - NIIF le permitirán contar con reportes de soporte para posteriores
análisis. Para ello:
1. Ingrese al menú Informes.

2. A continuación se despliegan las opciones de los informes correspondientes:
Al ingresar a cada uno de ellos encontrará los filtros con los que se genera el informe. Ingréselos y haga Clic
en el botón Generar Reporte : Ej.: Véase: Como Generar y Visualizar el Informe Balance
de Prueba.
Descripción de los Reportes del Sistema

Como Generar y Visualizar el Informe Balance de Prueba
Este informe permite visualizar dentro de un intervalo de tiempo, la lista del total de los débitos y de los
créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a rangos de meses que desea generar el informe.

PERIODO
Campos que permiten seleccionar un rango de Mes inicial y Mes final.
RANGOS
Cuenta Contable: Campos que permiten seleccionar un rango de cuentas contables.
Tercero: Campos que permiten seleccionar un rango de terceros.
Centro de Costo: Campos que permiten seleccionar un rango de centro de costo.
OPCIONES
A Nivel: Campo que permite seleccionar el nivel contable al que se desea generar el informe.
Permite de manera adicional, seleccionar las opciones de Detallar los Terceros, Detallar los Centros de
Costo, Cuentas en Cero, Cuentas 0, 8 y 9 Afectan Totales, incluir cuentas de presupuesto y si se desea
realizar conversión de moneda, caso en el cual de deberá establecer Moneda y Factor.
IMPRESIÓN
Campos que permiten seleccionar si se genera el informe en Hoja Carta u Hoja Oficio.
Como Generar y Visualizar el Informe Auxiliar Cuenta, Tercero y Centro

Este informe permite visualizar dentro de un intervalo de tiempo, un listado de los comprobantes de diario,
detallando el total de los débitos y de los créditos de las cuentas contables, junto al saldo de cada una de ellas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a rangos de fechas que desea generar el informe.

PERIODO
Campos que permiten seleccionar un rango de Fecha inicial y Fecha final.
RANGOS
Cuenta Contable: Campos que permiten seleccionar un rango de cuentas contables.
Tercero: Campos que permiten seleccionar un rango de terceros.
Centro de Costo: Campos que permiten seleccionar un rango de centro de costo.
OPCIONES
Visualizar Informe General: Campo que permiten seleccionar si se desea visualizarel informe de manera
general.
Si no se requiere un informe general, se podran seleccionar diferentes tipos de Agrupamiento: Criterio

(Cuenta , Tercero, Centro) ó Segundo Criterio (Cuenta , Tercero, Centro, Fecha) y Tipos de
Comprobante (anulados, registrados, confirmados o todos).
IMPRESIÓN
Campos que permiten seleccionar si se genera el informe en Hoja Carta u Hoja Oficio y seleccionar
Informe Resumido.

OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo Parametrizar el Módulo de Información Financiera NIIF.
Esta opción permite configurar los parámetros del módulo, en donde se define el periodo con el cual inicia la
operación del módulo. Los parámetros solo se configuran una vez, antes del inicio de su operación. Es muy
importante que quede muy bien configurada, pues de lo contrario se presentarán dificultades posteriores para
los resultados de los movimientos. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades.

2. Seleccione la opción Parámetros.

Fecha Inicial: Campo que permite digitar la fecha inicial del periodo contable.
Fecha Final: Campo que permite visualizar la fecha Final del periodo contable.
Fecha Cierre: Campo que permite visualizar la fecha maxima para realizar el cierre anual.
Tercero DIAN: Campo que permite seleccionar el código del Nit de la DIAN.
Tercero Tesorería: Campo que permite seleccionar el NIT con el que se identifica la Tesorería Distrital.
Consolidar Información Financiera: Campo que permite seleccionar si se desea o no consolidar la
información financiera. Al estar seleccionado, consolida la información de la misma cuenta en cada
comprobante de diario.
Activar Interfaz Financiera NIIF: Campo que permite seleccionar si se activa la interfaz con los
modulos que realizan interfaz ( Activos Fijos, Contabilidad, Inventarios, Facturación, Contratos).

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA
A continuación se muestra la TABLA DE LOS MENSAJES DE ADVERTENCIA más frecuentes que se
pueden presentar en el manejo de los Módulos.
MENSAJE DE
DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN
ADVERTENCIA
El sistema automáticamente, se
Ocurre cuando al realizar el ingreso de encuentra diseñado para que
El Campo X Debe Tener Un información, se deja un campo que es cuando ello ocurra no se pueda
obligatorio en blanco. proseguir con la operación hasta
Valor La X corresponderá al nombre de la que se complete la información
opción en donde aparece este mensaje. faltante. Ingrese la información
solicitada en el campo señalado.
Ocurre cuando al realizar el ingreso de
Borre y digite nuevamente el dato
información, se ingresan datos que no
que desea ingresar, teniendo
Invalid Value existen o no han sido creados, como
cuidado de ingresar el dato
por ejemplo códigos cuentas, número
correcto.
de documento, entre otros.
Ocurre cuando en algún rango de

No Existen Registros Para Los selección se selecciona el límite Redefina nuevamente el rango
indicado ampliándolo o
Rangos Especificados inferior y superior pero no existen
desplazándolo.
datos dentro del rango indicado.
El Valor Suministrado No Es Ocurre cuando en el campo de alguna
Correcto, No Existe ó Se Debe digitar la información
pantalla se digitan o cónsula
Encuentra Inactivo En El correspondiente al contenido del
información que no corresponde a
campo.
Repositorio De Datos campo seleccionado.
Ocurre en la opción Reportes Genere un Reporte primero y
DEBE SELECCIONAR UN Generado, al dar Clic en el botón posteriormente este se cargara en
imprimir sin haber primero cargado la ventana Reportes Generados,
REPORTE un informe con la ayuda de la opción selecciónelo y haga Clic en
Generar Reportes. Imprimir.

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS
BALANCE: Es el informe financiero contable que refleja la situación de una empresa en un momento
determinado.
BASE: Corresponde a un valor que se determina como parámetro y/o punto de partida para realizar una
acción.
CAMPO: Es el ítem u opción en donde se va a diligenciar la información. El campo normalmente se

identifica con su respectivo nombre, siempre existirá un espacio para el ingreso de la información.
CENTROS DE COSTO: Son subdivisiones en las cuales se puede agrupar la información de la empresa para
hacer más detallada la relación de ingresos y egresos de la misma.
COMPROBANTE: Es el documento en el cual se resume una operación contable y en el cual se indicará el

número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
CONSOLIDAR: Unión o agrupación de una misma cuenta contable en un mismo comprobante de diario.
MAYORIZAR / MAYORIZACION: Consiste en totalizar la cuenta a la que se refiere en la cuenta del nivel
inmediatamente anterior.
MOVIMIENTO: Es cada uno de los registros de un hecho económico que genera una modificación
cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa.
NIVEL: Es la clasificación que se le da a las cuentas contables.
NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera.
REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en
un solo registro pueden ir los ítems de la cuenta contable, el valor, el centro de costo, etc.
RETENCIÓN: Es el valor que se retiene de la compra de un bien o servicio, configurado como un impuesto a
pagar.
TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relación comercial. Por ejemplo
los proveedores, empleados, clientes, entre otros.

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA
BARRAS DE AYUDA: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le
ayudan a administrar la salida de opciones o al ingreso y salida de los módulos:
ICONO NOMBRE FUNCIÓN
Permite posicionar la pantalla izquierda en el

INICIO menú de inicio en donde se configuran las
opciones de acceso directo.
Permite seleccionar los módulos a los cuales se

MÓDULOS ingresara. Pueden ser Administrativos u
Operativos.
Permite el Ingreso directo a las utilidades de:

UTILIDADES Cambiar Contraseña, Desbloquear Usuarios y
Desbloquear documentos..
Permite seleccionar el fondo de la pantalla que

APARIENCIA
se quiera para la aplicación..
Permite abrir las herramientas de Windows de

HERRAMIENTAS
calculadora, Bloc de Notas y Calendario.
CAMBIAR Permite abrir la opción de cambiar contraseña

CONTRASEÑA del usuario de Dinámica.
Permite salir de la sesión de Dinámica, en la
CERRAR SESIÓN
que se está trabajando.
SALIR Permite salir de la aplicación.
CERRAR Permite cerrar opciones abiertas sin tener que

OPCIONES estar ubicado en la opción.

ICONO NOMBRE FUNCIÓN
ADICIONAR Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos
REGISTRO para crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.
Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando, ofreciendo

MODIFICAR
la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos ingresados.
GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.
Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro

DESHACER
creado recientemente.
Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los

CONSULTAR
registros creados.
ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.
IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.
CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.
BARRA DE HERRAMIENTAS REPORTES: En la visualización de los Informes y/o Reportes, el sistema

cuenta en la parte superior de la pantalla, con los siguientes íconos que le ayudan con la impresión y
exportación de la información solicitada:

ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN
BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.
CONFIGURACIÓN Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las
DE PAGINA márgenes.
ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.
Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el
HAND TOOL
usuario indica con el mouse.
Permite Alejar y Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y
MAGNIFIER
con otro Acerca.
Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio
ZOOM OUT
mayor de la página, en tamaño reducido.
Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento
ZOOM
consultado.
Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño
ZOOM IN
más grande.
SIGUIENTE
Muestra la página siguiente del informe.
PAGINA
ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.
PAGINA
Muestra la página anterior del informe.
ANTERIOR
PRIMERA
Muestra la primera página del informe.
PAGINA
MÚLTIPLES
Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.
PAGINAS
COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.
WATER MARK Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.
PANTALLA
Ver el informe en una pantalla independiente.
COMPLETA
IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.
EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS o TXT.
ABRIR Permite abrir un informe ya creado.
Almacena los el informe generado en el directorio que el usuario

GUARDAR
escoja.

Permite seleccionar una impresora para enviar el documento a una
IMPRIMIR
impresora determinada.
IMPRESIÓN Permite enviar la impresión a la impresora que se tenga configurada
RAPIDA como determinada, sin escoger la impresora.
Permite realizar la exportación de la información a los formatos de
EXPORTAR
PDF, HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, DOCUMENTO DE
DOCUMENTO
TEXTO Ó DOCUMENTO DE IMAGEN.
ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.
CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

ÍNDICE
A I
Auxiliar, 17, 34 ICA, 21
IMAN, 26
Imprimir, 10
B Informes, 33
Balance, 33
N
C NIIF, 5, 6, 7, 8, 10, 27, 33, 36, 38
Centros, 18, 23 Niveles, 11
CIU, 20
Clases, 13
Comprobante, 27, 29
P
Conceptos, 24 Parámetros, 36
Confirmación, 10
Contribuyente, 21
Corriente, 18 R
Cuenta, 11, 15 Régimen, 21
Retención, 18, 21, 24, 31
F
Financiero, 29 T
Terceros, 17, 18


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MANUAL DE

Derechos de autor © 2014 de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

Todos los derechos están reservados.

Aprobado por: Fecha:

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ........................................................................................................ 6

ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 7

INGRESO DE INFORMACIÓN .................................................................................................................... 9

PROCESO DE LA INFORMACIÓN ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ........................................................................................................34

OPERACIONES NO RUTINARIAS .............................................................................................................37

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ................................................ 38

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................... 39

 Permite la parametrización de Clases Contables.

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 6

ENTRADAS PROCESO SALIDA

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 7

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 8

Cómo Ingresar al Módulo

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9

haga Clic en el boton No para abandonar la pantalla.

Cómo Exportar Registros

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 10

Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos¡Error! Marcador no definido.

En el Módulo de Información Financiera NIIF encontrará las siguientes opciones:

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11

CÓDIGO NOMBRE NIVEL AUXILIAR

1. Ingrese al menú Archivos.

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 12

eliminar el filtro si se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar Filtro .

Dentro de Opciones podemos hacer Clic en Cuadrícula datos para personalizar la

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 13

Eliminar/anular . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente

Ingrese la siguiente información:

para abandonar la ventana.

Cómo Crear Clases Contables

CODIGO NOMBRE NATURALEZA

1. Ingrese al menú Archivos.

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 14

Filtro . También puede eliminar el filtro haciendo Clic en el botón Limpiar

Dentro de Opciones podemos hacer Clic en Cuadrícula datos para personalizar la

Eliminar/anular . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15

para abandonar la ventana.

Cómo Crear las Cuentas Contables.

1. Ingrese al menú Archivos.

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16

los diferentes filtros de búsqueda, haciendo Clic en el botón Grabar filtro , se

Dentro de Opciones podemos hacer Clic en Cuadrícula datos para personalizar la

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17

Ingrese la siguiente información:

CUENTA CONTABLE AUXILIAR

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18

3. Para inactivar o activar una cuenta haga Clic en Cuenta Activa .

para abandonar la ventana.

Cómo Crear Terceros

1. Ingrese al menú Archivos.

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19

se ha guardado el filtro haciendo Clic en el botón Quitar Filtro . También puede

Dentro de Opciones podemos hacer Clic en Cuadrícula datos para personalizar la

Eliminar/anular . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20

PESTAÑA INFORMACION GENERAL

Versión 001 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21