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Que es una hoja de cálculo

Que es una hoja de cálculo


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Sin duda alguna, una de las herramientas de informática que cambiaron para siempre
como las empresas, tanto grandes como pequeñas, se desenvuelven en sus tareas
habituales son las llamadas suites de ofimática, más precisamente aplicaciones como
Microsoft Office u OpenOffice.
Este tipo de software, sin llegar a tener la complejidad del software de BI, CRM o
ERP, hoy en día es una pieza fundamental para lograr que todo transcurra sin
problemas, convirtiéndose en uno de los pilares más importantes en donde se apoyan
cientos de miles de negocios en todo el mundo para la gestión económica y
productiva.

Sin embargo, el engranaje clave de este tipo de suites de oficina es la aplicación de


hoja de cálculo que incluye, la herramienta estrella que permite introducir
prácticamente cualquier estructura de datos y calcular todo tipo de operaciones en
torno a ellos.
Si estamos por comenzar un emprendimiento, y nos interesa saber cómo puede
ayudarnos una hoja de cálculo a ponerlo en marcha, lo mejor que podemos hace es
seguir leyendo el resto del post, en el cual encontraremos información más que
interesante y útil.
Para qué sirve una hoja de cálculo
Podría decirse de la hoja de cálculo que básicamente se trata de una herramienta
para la gestión comercial en un negocio, y que puede usarse con múltiples
propósitos, por supuesto todos ellos relacionados con la manipulación informática de
números y datos.
Una hoja de cálculo es capaz de organizar y gestionar enormes cantidades de
datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la posibilidad de obtener
resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podremos tener un panorama
exacto de los movimientos de una empresa.

Si bien en un principio las hojas de cálculo se desarrollaron para gestionar datos


financieros de gran volumen, con el paso del tiempo este tipo de software se ha ido
expandiendo a pequeños negocios, empresas y hasta incluso el hogar, ámbitos en donde
se lo utiliza para administrar presupuestos, la gestión de bases de datos y también
para análisis estadísticos.
También una hoja de cálculo se utiliza para hacer complejos cálculos de ganancias,
impuestos, cheques, ingresos, stock y mucho más, los que podemos automatizar, a
través de fórmulas y macros, para no tener que repetir las operaciones cada vez que
las necesitamos. Sólo necesitamos ingresar los nuevos valores.

Estos valores, es decir los datos, se ingresan y almacenan en la hoja de cálculo en las
llamadas tablas, las cuales poseen columnas y filas, denominándose donde ambas se
juntan como celda, en donde se añaden las fórmulas para hacer las operaciones, o
llamadas funciones, que son básicamente fórmulas ya preestablecidas. Esto nos
brindará un resultado en un lugar puntual de dicha tabla, las que luego podemos enlazar
con otras fórmulas y así sucesivamente hasta obtener resultados muy completos.
Un ejemplo muy simple de esto podría ser lo siguiente:

Aquí podemos ver que en la hoja de cálculo hemos ingresado dos números. El 6 en la
columna “A” y el 4 en la columna “B”. En la columna “C” hemos ingresado una
simple fórmula de suma, “A1+B1”, en la cual especificamos que se sumen los valores
de las columnas “A” y “B”.
Características de una hoja de cálculo
SI bien las hojas de cálculo pueden variar ligeramente de aspecto conforme al
desarrollador, lo cierto es que este tipo de software comparte la mayoría de las
funciones básicas, sin las que por supuesto no sería una hoja de cálculo, como por
ejemplo las columnas, las filas, las celdas, las fórmulas y demás.
En este sentido, todas las hojas de cálculo proveen de las herramientas necesarias
para sumar, restar, multiplicar y dividir números en celdas mediante fórmulas o
funciones. Estas funciones son una parte importante de una hoja de cálculo, que como
mencionamos son fórmulas preestablecidas que nos permiten realizar cálculos sencillos
o complejos, dependiendo de nuestras necesidades.
Algunas de las funciones más habituales usadas en las hojas de
cálculo son “suma” que nos permite añadir números a un rango de
celdas, “promedio”, que nos posibilita calcular el valor promedio de un grupo de celdas
y “redondeo”, con la cual podemos redondear los valores de una celda. Otras
funciones comunes son “concatenar”, “contar”, “tendencia” y muchas otras, en
realidad cientos, ya que según la actividad que se realice, las funciones se adaptan a la
misma.
Obviamente que además de las funciones propias de cálculo, las hojas de cálculo
permiten realizar una completa edición de texto y datos, incluyendo la posibilidad de
copiar, eliminar, mover, pegar y cortar los datos almacenados en las celdas desde y
hacia otras celdas. También podemos hacer lo mismo con los datos de columnas y filas
enteras, incluso aún entre diferentes hojas de cálculo.
Historia de la hoja de cálculo
Si bien el concepto de hoja de cálculo electrónica se puede rastrear hasta principios
de 1970, la primera hoja de cálculo, llamada VisiCalc, no aparecería en el mercado
hasta 1979, de la mano del desarrollador Dan Bricklin, quien tomó la idea de un
profesor de la universidad donde asistía.
Según cuenta la historia, dicho profesor dibujo una tabla de cálculos en el pizarrón
del aula, pero al equivocarse, tuvo que volver sobre sus pasos e introducir todos los
datos nuevamente, una tarea pesada y repetitiva.