Entrenamiento Usuario Final SAP

Navegación General SAP

Í ndi ce

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................. 3

INGRESANDO A SAP..................................................................................................................................... 4

FUNCIONALIDADES DE LOS BOTONES Y FUNCIONES DEL TECLADO................................................................11

FUNCIONES DEL TECLADO:.......................................................................................................................... 12

ACCEDIENDO A TRANSACCIONES................................................................................................................. 12

MENÚ FAVORITOS....................................................................................................................................... 14

NOMBRES TÉCNICOS (CÓDIGOS DE TRANSACCIONES)...................................................................................21

CREACIÓN DE ACCESOS DIRECTOS............................................................................................................. 24

CORREO SAP............................................................................................................................................ 25

ENVIAR AUTOMÁTICAMENTE CORREO DE SAP A UN CORREO EXTERNO.........................................................27

VARIANTES DE SELECCIÓN MÚLTIPLE.......................................................................................................... 29

CREACIÓN DE VARIANTES DE SELECCIÓN.................................................................................................... 32

LLAMANDO VARIABLES DE VISUALIZACIÓN.................................................................................................... 40

CONCEPTOS DE BÚSQUEDA........................................................................................................................ 42

EXPORTANDO PARA EXCEL.......................................................................................................................... 44

ENVIAR REPORTES POR EL CORREO DE SAP..............................................................................................47

AJUSTE DE PANTALLA EN FORMATO DE TABLAS............................................................................................. 48

Escogiendo la impresora.......................................................................................................................... 54
 Introducción

 El objetivo de este documento es entrenar al usuario final en la navegación aplicado al

modulo PM, para su fácil entendimiento y comprensión.
 Ingresando a SAP

Para ingresar a SAP, haga doble-clic sobre el icono de SAPLogon .

Se hace click en el mandante

ASP para trabajar en
productivo o en el ASQ cuando
se hacen capacitaciones o
pruebas en el sistema.

Ingrese el usuario que

será su numero de
cédula y la clave.

Este campo trae por defecto el idioma

español, si se coloca otro idioma entra
en ese idioma pero no contiene
información.

Dar enter o hacer click en el icono .

Cuando se ingresa al sistema y otra persona con el mismo usuario ya ha ingresado, aparece
esta pantalla en donde se muestran tres opciones. Si un usuario SAP corresponde a una
sola persona, esta persona al entrar al sistema debe escoger la primera opción, (continuar
con esta entrada y finalizar las existentes), ya que esto indica que alguien esta entrando con
un usuario que no le corresponde.

Si un usuario SAP corresponde a varias personas, al ingresar al sistema se debe escoger la

segunda opción (continuar con esta entrada sin finalizar las existentes), debido a que hay
dentro del sistema otras personas que están autorizadas.

La opción de “Cancelar esta entrada al sistema” no es utilizada, a menos que no se quiera

ingresar al sistema.
Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema:
 A través del ratón, seleccionando:
 Opciones de menú
 Favoritos
 Otras opciones de la estructura de árbol (control de árbol)
 A través del teclado (ALT + la letra subrayada de la opción de menú correspondiente).
 Introduciendo un código de transacción en el campo de comandos:
 Existe un código de transacción (Código T) para cada función del Sistema R/3 (no para
cada pantalla).
 Puede acceder al código de transacción asignado desde cualquier pantalla del Sistema
R/3.
 Puede hallar el código de transacción correspondiente a la función en la que está
trabajando en la opción Status del menú Sistema.
 Por ejemplo, para visualizar una orden de mantenimiento, introduzca “/n” y el código de
transacción correspondiente (en este caso, “/niw33”).

 Otras posibles entradas:

“/n” cierra la transacción en la que se trabaja. “/i” cierra el modo en el que está trabajando.
“/oip03” crea un nuevo modo y pasa a la transacción especificada (IP03). “nex” cierra
todas las pantallas o modos que se tengan abiertos del sistema.

Asimismo, puede utilizar el teclado para ir al campo de comandos. Utilice la combinación de

teclas CTRL + TAB para que el cursor se mueva de un grupo de campos (de entrada) a otro.
Utilice la tecla TAB para moverse por los campos de un grupo.

 Ayuda aplicación: muestra una ayuda muy completa en la aplicación en la que se

trabaja. Seleccionando esta opción de menú en la imagen inicial le resultará más fácil
introducirse en el Sistema R/3.
 Biblioteca SAP: en esta biblioteca se puede encontrar documentación online.
 Glosario: le permite buscar definiciones de términos.
 Infos de release: muestra notas que describen modificaciones funcionales que tienen
lugar entre releases de R/3.
 SAP Service Marketplace: le permite entrar en SAPNet.
 Feedback: le permite enviar un mensaje a Front end R/3 de SAPNet, un sistema de
servicio de SAP.
 Funciones del sistema: Servicios

Menú Tratar Favoritos Detalles Sistema Ayuda

Crear modo
Borrar modo
SAP Easy Access
Perfil de usuario
Otro menú Reporting Documentación
Servicios
Utilidades Quick Viewer
Favoritos
Menú estándar SAP Lista Control de salida
Workflow Actualización de tablas
Conexiones Batch input
Notas personales Entrada rápida
Órdenes SPOOL propios Input directo
Jobs propios CATT
Mensaje breve Jobs
Status... Cola
Salir del sistema Servicio SAP
Agenda
Business Workplace

 SAP AG 1999

 El menú Sistema contiene opciones como las siguientes:

 Crear/Borrar modo: le permite crear y borrar modos. Puede trabajar con un máximo de
6 modos simultáneamente.
 Perfil de usuario: aquí puede introducir opciones propias del usuario.
 Servicios: le lleva a importantes funciones de servicios (véase más abajo).
 Lista: contiene funciones de lista importantes, como buscar strings, grabar archivos de
PC, imprimir, etc.
 Status: le permite visualizar datos importantes del sistema y del usuario.
 Salir del sistema: cierra el modo SAP R/3 con un mensaje de confirmación.
 El menú Sistema  Servicios contiene, entre otras, las siguientes opciones:
 Reporting: inicia los programas (programas ABAP).
 Control de salida: aquí gestiona las solicitudes de impresión propias del usuario.
 Actualización de tablas: a través de esta opción, usted puede tratar tablas y vistas.
 Batch input: administra los modos de batch input y la transferencia de datos.
 Jobs: a través de esta opción, puede gestionar los jobs que se procesan en batch.
 Servicio SAP: le permite entrar en el Front end de SAPNet R/3.
 Funciones del sistema: Perfil de usuario

Usuario Tratar Pasar a Sistema Ayuda

Actualización de su perfil de usuario

Usuario MUSTER
Modificado el ADMIN 01.01.2000 12:00:00 Status Grabado

Dirección Valores fijos Parámetros

Menú inicial

Idioma trabajo

Control de salida Notación decimal

1.234.567,89
1,234,567.89
1 234 567,89
Salir inmediatamente
Borrar después de salir Formato fecha
DD.MM.AAAA
Franja hor. personal MM/DD/AAAA
MM-DD-AAAA
AAAA.MM.DD
CATT AAAA/MM/DD

I42 (1) (400) iwdf4042 INS

 SAP AG 1999

 A través de la opción de menú Sistema → Valores prefijados → Datos propios, puede

configurar su propio perfil personal. Puede elegir entre las fichas Dirección, Valores fijos y
Parámetros.
 Dirección: aquí puede crear y actualizar datos personales como, por ejemplo el
nombre, la función, el número de habitación, el número de teléfono, la dirección de
correo electrónico, etc.
 Valores fijos: entre los valores fijos, hallamos el formato de visualización de fecha, el
formato de las notación decimal, la impresora por defecto, el idioma de trabajo, etc.
 Parámetros: aquí puede asignar entradas a los campos que más utilice. Esta opción
sólo es válida en los campos de entrada a los que se les ha asignado un ID de
parámetro.
Procedimiento para encontrar el ID de parámetro de un campo: vaya al campo
de entrada al que desea asignar un valor. Seleccione el comando F1 y, acto seguido,
el pulsador “Datos técnicos”. Esta operación abre una ventana que muestra el ID de
parámetro correspondiente (si es que se ha asignado uno al campo) en la
sección “Datos de campo”.

 El menú Valores prefijados contiene, entre otras, las siguientes opciones:

  Retener datos, en los campos de una aplicación durante el modo de usuario. Cuando
vuelva a Fijar datos, Borrar datos. A través de Retener datos, usted puede guardar los
datos que haya introducido. Cuando vuelva a llamar la aplicación, puede sobrescribir
estos valores. Una vez haya elegido la opción Fijar datos, ya no puede sobrescribir
estos valores y tiene que utilizar la opción Borrar datos para introducir valores distintos.

Campo Ayuda: F1, F4

Cliente de visualización: Imagen inicial

Cliente de visualización: Imagen inicial

Cliente de visualización: Imagen inicial

Cliente 1000 Becker Berlín

F1
Sociedad 1000 IDES
F4 Utilice el comando F4 para obtener
información
Intervalo Restringido sobre
de Valoreslos valores que puede

Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial introducir.

Restricciones Asimismo, puede acceder al
Número de cuenta del cliente
comando de ayuda F4 a través del pulsador
Cliente
Una única clave que se utiliza para identificar con
Utilice el comando de ayuda que se encuentra inmediatamente a la
Sociedad
facilidad al cliente dentro del sistema SAP. Nombre de la empresa

F1 sobre campos, menús, derecha del campo en cuestión.

Ciudad
Procedimiento
Al crear un registro maestro de cliente, el usuario funciones y mensajes. Si los campos de entrada están marcados
Moneda

introduce el número de cuenta del cliente o hace que el

sistema determine el número cuando se ha grabado el también facilita información
conrestringido
Número un pequeño
a icono que contiene una
Sin restricción

registro en función del tipo de asignación de números

técnica sobre el marca de verificación, sólo puede continuar
que se utilice.
correspondiente campo como, en esa aplicación introduciendo un valor
permitido.
Entradas
por ejemplo, el parámetro ID,
que puede utilizar para
asignar valores al campo de

Ayuda p. aplicación Datos técnicos

usuario.
posibles Lista de aciertos

Mensaje FD03 iwdf4042 INS

 SAP AG 1999

Para ver que datos se han ingresado en un campo específico, coloque el cursor dentro del
campo y pulse la barra espaciadora o la tecla  (backspace) y luego puede escoger algún
dato de los desplegados.
Para los campos que son fechas se puede escoger por medio del match code:

O se puede digitar dentro del campo los dos dígitos del día y el mes y los últimos dos dígitos
del año y luego darle enter

En la parte inferior izquierda de cada pantalla se encuentra un icono donde podemos ver en
que transacción nos encontramos y otros datos del sistema.
 Funcionalidades de los Botones y Funciones del Teclado

Esta barra esta localizada en la parte superior de la pantalla y tiene operaciones genéricas
que son útiles para la navegación en el sistema. A continuación se describe el significado de
los botones.

Enter

Espacio para digitar el código de la transacción

Grabar

Devolver a la pantalla anterior

Salir de la transacción

Cancelar operación

Icono para Imprimir

Icono de Búsqueda rápida

Continuar con la Búsqueda

Ir a la primera página
 Ir a la página anterior

Ir a la próxima página

Ir a la última página

Crear otro modo o sesión en SAP

Ayuda

Funciones del teclado:

Descripción de algunas funciones del teclado más comunes en la pantalla de navegación del
sistema:

F1 – Tecla de Ayuda
F3 – Devolver a la pantalla anterior.
F4 – Muestra los valores posibles del campo (abre el matchcode)
F8 – Ejecutar (operaciones, informes, etc.)
F11– Grabar
F12 – Cancelar Operaciones

Accediendo a Transacciones

Para el acceso a transacciones, tenemos dos opciones:

1. A través del menú

Navegando a través del menú, o haciendo doble-click sobre la transacción deseada.

 Doble clic sobre el
nombre o la
2. A través del campo de comando transacción.

Campo de comando , escriba el código de la transacción, por

ejemplo:

teclee enter.

Para digitar la transacción sin devolverse al menú principal, digite:

/n + código de la transacción.

Los datos que no sean grabados se perderán !

Para abrir la transacción en una nueva sesión de SAP, digite:

/o + código de transacción.

En el campo de comando al oprimir el icono , se despliega una lista de las transacciones

mas utilizadas por el usuario, Ej:
 Menú Favoritos

El menú de favoritos es la función que permite organizar las transacciones mas usadas,
facilitando el ingreso mas rápido o el acceso a las transacciones.

Clasificador

El clasificador es como una carpeta que tiene la facilidad de organizar las transacciones para
la funcionalidad Por ejemplo: Transacciones propias de crear una orden o una salida de
mercancía. Etc.
La creación del clasificador no es obligatorio para la inserción de transacciones en el menú
de favoritos del sistema.
 Click en Favoritos 
Insertar carpeta.

Escribir el nombre de
la carpeta que va a
insertar en favoritos

Teclee enter o
de click en

Carpeta creada en
Favoritos
Es posible crear una carpeta,
seleccionando la opción de “Favoritos” o
haciendo click con el botón derecho del
mouse.
En el menú que se despliega Seleccione
insertar carpeta.
Transacción

Es posible insertar transacciones dentro de un clasificador o carpeta directamente en el

menú de favoritos.
Para insertar una transacción en el clasificador o carpeta:

Click en Favoritos >

Insertar transacción.
Observe que la carpeta
esta seleccionada.

Escriba el código de la
transacción, por ejemplo,
IW31 – Crear orden de
mantenimiento.

Teclee enter o
click en

Repita la operación cuantas veces sea necesario, hasta que todas las transacciones
deseadas estén incluidas.
 Click en Favoritos > Insertar transacción.
Para insertar la transacción directamente
en el menú favoritos, la carpeta “Favoritos”
debe estar seleccionada.

Es posible también insertar transacciones en el menú favoritos o en los clasificadores por el

método de “arrastrar y soltar”.

Seleccione la
transacción que desea
llevar para el menú
Favoritos.

Presionando el botón izquierdo del mouse, arrastre la transacción hasta la carpeta de

favoritos, suelte el botón enseguida
La transacción fue incluida
en la carpeta de favoritos.
Otros objetos.

Otros objetos que podemos incluir en el menú de favoritos puede ser el camino a un sitio
Web o el acceso a un archivo.

Click en Favoritos →
Insertar otros objetos.
 Seleccione la
primera opción.

Teclee enter o
click en

Para inserta un sitio de Internet

Escriba el nombre del sitio.

Teclee enter o
click en

Para un archivo:

Escriba el nombre
del archivo.

Teclee enter o
click en
 Dé doble-click
para acceder al
sitio Web o al
archivo

Nombres técnicos (códigos de transacciones)

A través de esta funcionalidad, es posible visualizar un código de transacción en el árbol o

menú principal de favoritos.

Click en Detalles
→ opciones.
 Seleccione la opción
de Visualizar nombres
técnicos

Teclee Enter o
click en
Observe que el código de
las transacciones está
visible ahora.
 Creación de Accesos Directos

A través de esta funcionalidad, es posible crear un acceso directo en el escritorio (desktop)

del computador de la transacción que se desee.

Se escoge en el menú de SAP,

la transacción que se desea
crear un acceso directo.

En el escritorio queda
creado el acceso de la
transacción IW31.
Correo SAP

ó
 En este campo se
coloca el titulo del
En este Mediante este
correo que se
icono se icono se adjuntan
desea enviar.
envía el archivos o anexos.
correo.

En esta sección se
coloca el contenido del
correo que se desea
enviar.

En destinatario se puede colocar un

usuario SAP o una dirección de correo
convencional (johag@hotmail.com) ya
que el correo de SAP posee
interconexión con otras cuentas de
correo.

: Al marcar este campo el destinatario recibirá este documento en forma de

documento urgente, es decir, se visualizará una ventana de diálogo informando sobre la
recepción del documento y ofreciendo la posibilidad de saltar a la carpeta de entrada.

: Al marcar este campo el destinatario recibirá el documento en forma de copia, es

decir, recibe el documento para 'tomar nota' sin necesidad de realizar ninguna acción.

: La marca provoca, que el destinatario reciba el documento en forma de copia

secreta.
Enviar Automáticamente correo de SAP a un correo externo.
Ingresar el correo a donde se desean transmitir los correos de SAP y se coloca un periodo
extendido para la transmisión.

Finalmente dar clic en .

Variantes de Selección Múltiple

En algunas transacciones, es posible utilizar la selección múltiple de valores. Esta función

está representada por el botón . Por ejemplo, ejecutemos una lista para ver la lista de
ordena PM (IW38).
 Utilizando la
opción Status
inclusivo
hacemos la
selección.

Esta lista, nos indica los

valores individuales que se
desea consultar.
 También podemos visualizar
intervalos que se deseen
consultar

Esta lista, nos indica los

valores que deseemos
consultar
 Esta lista, nos indica los
intervalos que se desea
consultar

Teclee Ejecutar.

Creación de Variantes de Selección

Las variantes de selección ayudan a visualizar las relaciones. A través de ellos, es posible
seleccionar la información que se desea visualizar y con una secuencia. En el ejemplo de
abajo se realizó una visualización para la transacción IW38 (proceso de la lista de las
órdenes de mantenimiento).
Una vez seleccionados los
parámetros que se desean
visualizar, dé click en.
La información será visualizada conforme a los parámetros estándar, o de acuerdo a las
opciones de la variante de selección configurada previamente o marcada como default en el
customizing.

Para crear una variante

de selección propia, dé
click en icono de crear
variante.
Seleccione, las columnas
que desea visualizar
Haciendo click en estos
botones es posible escoger la
secuencia en las columnas
estarán disponibles

Seleccione de este lado las

columnas que desea eliminar y
después haga click en
En este campo seleccione
el criterio con el que se
ordenan las columnas
 Si desea filtrar información
seleccione las columnas en
el orden en que usted
desea que aparezca

Después de todos los ajustes en las variantes haga clic en grabar .

Introduzca un nombre a su
variante y haga click en .
Obs: el nombre con el que
se determina un layout
debe comenzar siempre
con /.

Llamando variables de Visualización

Para llamar una variante de visualización creada anteriormente proceda de la siguiente

manera:

Dé doble-click sobre el
nombre de disposicion
Seleccione la opción “traer” layout y despues de la
selección haga click en
 Conceptos de Búsqueda

En las pantallas donde existen campos filtro (Ej. IW39) existen varios conceptos de
búsqueda por cada campo.
 En el caso de la IW39 se puede
observar que para el campo filtro
orden existen 7 conceptos de
búsqueda diferentes.

Dentro de los reportes o tratamientos de listas por medio del icono se pueden hacer
búsquedas especificas, por ejemplo de un numero de orden, aviso etc.
 Exportando para Excel

Es posible exportar algunos reportes estándar para Excel, como el siguiente ejemplo que
daremos a continuación, con la transacción IW38 Procesamiento de listas de mantenimiento.
Recordando que no son todas las transacciones que posee el recurso.

Estando en la
pantalla de
resultados de una
consulta dé click
aquí.
Seleccione una de estas dos
posiciones y haga click en
 Toda la información requerida es
llevada a Excel en forma de una tabla
dinámica , siendo posible que todas
sus funcionalidades puedan ser
utilizadas.

Para crear un archivo directamente en Excel, dependiendo en que reporte se este

visualizando se escoge la ruta:
En el campo Fichero se da la ruta en donde se desea guardar el archivo y su nombre con la
extensión xls (Ej.; C:\ Documents and Settings\ JOHGOMEZ\ Mis
documentos\JOHANNA\Avianca\PRUEBA.xls).

Después de este proceso se va a la carpeta que se especificó donde se grabo y ahí se

encuentra el archivo generado en Excel.

Enviar Reportes por el Correo de SAP

Mediante esta funcionalidad es posible enviar por el correo de SAP, reportes y listados.
 ó

Se llega al correo de SAP en

donde automáticamente en
anexos esta el reporte o
listado como un archivo
adjunto.

Ajuste de pantalla en formato de tablas

A través de esta funcionalidad es posible ajustar las pantalla que tienen formatos de tablas
permitiendo cambiar la secuencia de columnas, ocultar columnas, ocultar columnas no
utilizadas y ajustar el ancho necesario de una columna. Usaremos la transacción IW42 para
ilustrar este ejemplo
en este caso ajustaremos el área de tela “Confirmación de tiempo”. Antes de grabar una
variante debemos hacer las modificaciones deseadas, ejemplo:
Cambio de Posición en el Ancho de las Columnas

Para cambiar el ancho de las columnas es necesario marcar toda la columna, con el botón
derecho del mouse presionado, arrastrando a la posición deseada.
Para ajustar el ancho de las columnas basta con hacer clic en la línea que las separa y con
el botón derecho del mouse arrastrar presionando ( como se hace en Excel).

Ocultar columnas:

Dé click en este
botón

Dé click en el Responsable
del sistema
 Seleccione las columnas
que serán ocultadas
marcando en esta
columna.

Dé click en activar y luego

en cerrar
 Coloque un nombre para
la variante

Dé click en crear

Dé click en tomar

Una variable es creada por el usuario con información y formato deseado. Siempre que una
transacción es introducida el sistema tratará la variante por defecto, por eso, no es necesario
hacer este proceso todas las veces cuando se entra a la transacción.
Escogiendo la impresora

Para ejemplo de seleccionar una impresora usaremos la transacción para modificar una
orden del módulo PM. El proceso de escogencia es el mismo para todas las impresiones,
solo cambia el camino de acceso en el proceso de impresión.

Orden

Dé click en el
match code.
Coloque el nombre de la
impresora y si no lo sabe use
el match code
 Seleccione la impresora
deseada haciendo
doble-click en su
respectivo nombre

Para iniciar la impresión Es posible visualizar el

dé click en imprimir texto antes de imprimirlo
haciendo click acá

Si tiene asignada una impresora por default, el sistema utilizará una impresora asignada
como default de Windows en vez de una impresora que este automáticamente activada
cuando imprime un documento de Word, por ejemplo.