TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)

¿QUÉ ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones,
a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización

de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.

¿QUIÉNES TIENEN QUE HACERLAS?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

 Establecimientos Públicos
 Empresas Social del Estado
 Industriales y comerciales del Estado
 Empresas de Economía Mixta.
 Entidades descentralizadas indirectas
 Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:

 Comunas
 Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

 Senado de la República
 Cámara de Representantes
 Asambleas Departamentales
 Concejos municipales.
Los Organismos de Control:

 Personería
 Contraloría
 Procuraduría
 Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

 Cortes
 Consejo de la Adjuticatura
 Fiscalía
 Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

 La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar

las series y subseries.
 Los períodos de retención en cada fase de archivo.
 La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS

 Facilitan el manejo de la información.

 Racionalizan la producción documental
 Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
 Facilitan el control y acceso a los documentos.
 Garantizan conservación de documentos históricos.
 Regulan transferencias primarias y secundarias
 Racionalizan procesos administrativos
 Archivísticamente facilitan todos los procesos

IMPORTANCIA

 Permiten manejo integral de documentos.

 Facilitan la organización documental.
 Ayudan a controlar la producción y trámite.
 Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad.
 Integran procesos archivísticos con lógica.
 Identifican documentos eliminables.
Además, tienen importancia en:

ADMINISTRACIÓN

 Facilita el manejo de la información

 Contribuye a la racionalización en la producción documental.
 Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.
 Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

ARCHIVÍSTICA

 Permite el manejo integral de los documentos.

 Facilita la organización de los documentos a partir del concepto de archivo
total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los docts.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.

¿CÓMO SE HACEN?

El Archivo General de la Nación a definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD)

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y

subseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo
largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento
permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las
agrupaciones documentales.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental
de la entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional e indica los criterios de
retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una
de las agrupaciones documentales.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR)

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula

con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID)

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un fondo documental.

MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se encuentra

establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Este es un instrumento de
planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la
gestión de documentos electrónicos de las entidades.

BANCO TERMINOLÓGICO DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES

DOCUMENTALES (BANTER)

Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y

tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras
terminológicas.
MAPAS DE PROCESOS
Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del
Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función
archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción
de los demás instrumentos archivísticos.
Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y
los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO (TCA)
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones
que aplican a los documentos.