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Aprendizaje
Administrador
Si se familiariza con las tablas, los formularios, las consultas y otros objetos de las
bases de datos de Access, le resultará más fácil realizar una amplia variedad de tareas,
como escribir datos en un formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar
datos, y ejecutar consultas.
Este artículo ofrece información general básica sobre la estructura de una base de
datos de Access. Access ofrece varias herramientas que puede usar para familiarizarse
con la estructura de una base de datos específica. En este artículo también se explica
cómo, cuándo y por qué usar cada herramienta.
Nota: En este artículo se describen las bases de datos de Access convencionales, que
consisten en un archivo o conjunto de archivos con todos los datos y las características
de la aplicación, como los formularios de entrada de datos. Parte del contenido no es
aplicable a las bases de datos web ni las aplicaciones web de Access.
En este artículo...
Información general
Información general
Una base de datos es una recopilación de información relacionada con un tema u
objetivo específicos, como realizar un seguimiento de pedidos de clientes o mantener
una colección de música. Si la base de datos no se guarda en un equipo, o si solo se
guardan partes de esta, es posible que realice un seguimiento de información de una
amplia variedad de orígenes que necesita coordinar y organizar.
Por ejemplo, imagine que los números de teléfono de los proveedores se almacenan
en diferentes ubicaciones: en un archivo de tarjeta que contiene números de teléfono
de proveedores, en archivos de información de producto de un archivador y en una
hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de
teléfono de un proveedor, puede que tenga que actualizar esa información en las tres
ubicaciones. En una base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono
solo se almacena una vez, por lo que solo tener que actualizar esa información en
una ubicación. Como resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor,
este se actualiza automáticamente cada vez que lo use en la base de datos.
Archivos de base de datos de Access
Puede usar Access para administrar toda la información en un único archivo. En un
archivo de base de datos de Access, puede usar:
1. Almacene los datos una vez en una tabla, pero visualícelos desde varias
ubicaciones. Al actualizar los datos, se actualizarán automáticamente en todas las
ubicaciones donde estén presentes.
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla por cada tipo de datos del que quiera
realizar un seguimiento. Los tipos de datos pueden ser información de clientes,
productos y detalles de pedidos. Para agrupar los datos de varias tablas en una
consulta, formulario o informe, defina relaciones entre las tablas.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto
Relaciones para crear relaciones. Para crear relaciones en una base de datos o una
aplicación web, puede usar campos de búsqueda.
1. La información de clientes que antes se guardaba en una lista de distribución de
correo ahora se guarda en la tabla Clientes.
3. Un id. único (como un id. de cliente) distingue un registro de otro dentro de una
misma tabla. Al agregar el campo de id. único de una tabla a otra tabla y definir una
relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros
relacionados de las dos tablas para que pueda mostrarlos de forma conjunta en un
formulario, informe o consulta.
Consultas
Una consulta puede ayudarle a encontrar y recuperar los datos que cumplan las
condiciones que especifique (incluidos datos de varias tablas). También puede usar
una consulta para actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y para
realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se pueden usar las consultas para
actualizar o eliminar registros.
3. Esta consulta recupera los datos de Id. de pedido y Fecha obligatoria de la tabla
Pedidos, así como los datos de Nombre de la compañía y Ciudad de la tabla Clientes.
La consulta solo devuelve los pedidos que se necesitaban en abril y solo para los
clientes con sede en Londres.
Formularios
Puede usar un formulario para ver, escribir y cambiar fácilmente datos de filas de una
en una. También puede usar un formulario para realizar otras acciones, como enviar
datos a otra aplicación. Los formularios suelen contener controles vinculados a
campos subyacentes de tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de
una o más de esas tablas y, después, muestra los datos en el diseño que seleccionó al
crear el formulario. Para crear un formulario, puede usar uno de los comandos de
Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o bien puede crear
un formulario por su cuenta en la vista Diseño.
1. En una tabla se muestran varios registros al mismo tiempo, pero puede que tenga
que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un mismo registro.
Además, al ver una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al
mismo tiempo.
Informes
Puede usar un informe para analizar rápidamente los datos o para presentarlos de
una manera específica al imprimirlos o al exportarlos a otros formatos. Por ejemplo,
puede enviar un informe a un compañero donde se agrupen datos y se calculen
totales. O bien puede crear un informe con los datos de las direcciones con un
formato adecuado para la impresión de etiquetas postales.
Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga
leyendo para obtener información sobre cómo usar las herramientas integradas para
explorar una base de datos de Access específica.
4. Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran. Para seleccionarlos todos,
haga clic en Seleccionar todo.
Nota: La vista Diseño no está disponible para las tablas de las bases de datos web.
Al abrir una tabla en la vista Diseño, tendrá acceso a una vista detallada de la
estructura de la tabla. Por ejemplo, puede conocer la configuración de tipo de datos
de cada campo, determinar si hay máscaras de entrada y ver si en la tabla se usan
campos de búsqueda (campos que usan consultas para extraer datos de otras tablas).
Esta información es útil, ya que los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden
afectar a su capacidad para buscar datos y ejecutar consultas de actualización. Por
ejemplo, imagine que quiere usar una consulta de actualización para actualizar
campos específicos en una tabla copiando datos de campos similares de otra tabla.
La consulta no se ejecutará si los tipos de datos de cada campo de las tablas de
origen y destino no coinciden.
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera
explorar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
3. Según sea necesario, anote el nombre de todos los campos de la tabla y el tipo de
datos asignado a cada campo.
Principio de página
En la ficha del objeto Relaciones se mostrarán las relaciones entre todas las tablas de
la base de datos abierta.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto
Relaciones para crear relaciones.
Principio de página
Vea también
Usar el panel Dependencias del objeto para ver las relaciones entre objetos
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