Procesos Corporativos CLAVE :

VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 1 de 14

ELABORADO POR VALIDADO POR AUTORIZADO POR

Enrique Hernández Jessica Jaime Uribe Marisol Vázquez Zúñiga

Coordinador de Procesos Gerente Monitoreo y Control Directora Grupo Occidente

1. Objetivo:
Establecer el flujo y la descripción detallada de actividades para la validación de facturas de iSupplier.

2. Alcance:
Aplica desde la elaboración de la solicitud de compra, hasta la conciliación del pago de la factura de proveedor.

3. Glosario de términos:

CONCEPTO DEFINICIÓN
Es el usuario facultado y configurado para realizar la autorización de facturas de
AUTORIZADOR
forma electrónica. Dependiendo de sus funciones, están divididos por niveles
Es la jerarquía que se asigna a cada persona de acuerdo a sus funciones y a la
NIVEL DE AUTORIZACIÓN
secuencia en la cadena de autorización de facturas.
THREE WAY MATCH: Es la validación de la veracidad de la información que
3WM contienen la Orden de Compra, el registro del recibo de productos y la Factura
del proveedor, es decir la correspondencia entre sus montos y cantidades.
ENTRADA DE
INFORMACIÓN  Acción, Información y/o Documentación que se requiere para realizar la actividad

SALIDA DE Acción, Información y/o documentación que se genera a raíz de la realización de

INFORMACIÓN  la actividad.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 2 de 14

4. Procedimiento VALIDACION iSUPPLIER

El usuario iniciará sesión en Oracle. (El usuario y la contraseña serán entregadas por el jefe inmediato)

Se desplegará la pantalla de GOCI AP dar clic en el apartado COGI/AP/FACTURA, para ingresar los datos de la
factura a validar.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 3 de 14

Cuando el sistema haya entrado al siguiente menú, dar clic en el apartado de FACTURA, tal y como se muestra
en la imagen.

A continuación dar clic en ASIENTO y clic en FACTURA.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 4 de 14

Se desplegará la pantalla inicial del módulo AP.

El número de Factura se obtiene en el reporte XXX CK USUARIOS Las facturas con las que se trabajaran se
asignarán a cada usuario. Seleccionar el # de factura (Invoice num) tal y como lo muestra la imagen.

A continuación, dar clic en el icono mostrado (Encontrar) en la imagen para desplegar el menú que buscará la
factura.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 5 de 14

Se desplegara el menú ENCONTRAR FACTURAS, el nombre de proveedor y el número de factura, este tendrá
que estar escrito entre signos de porcentaje para que el sistema busque y despliegue el documento
relacionado a ese número.

Después de haber dado clic en Encontrar, se mostrará la pantalla con el registro de la factura.
El usuario debe validar que el plazo de pago de la factura comienza desde la fecha de carga y no la fecha de
emisión.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 6 de 14

Dar clic en el icono que muestra la imagen (ANEXOS), para descargar los archivos PDF Y XML.

Posteriormente de haber dado clic en el icono mostrado, se mostrara una pantalla donde aparecerán los
archivos XML Y PDF.

Para descargar el archivo XML selecciona la celda y presiona la casilla que dice Abrir documentos

Abrir el archivo PDF y XML

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 7 de 14

El contenido del archivo XML será desplegado

El usuario debe Comparar el RFC de unidad operativa XML vs AP, ambos RFC deberán ser iguales, en caso
contrario, la factura debe ser eliminada, y el caso debe ser reportado a mesa de ayuda, para llevar a cabo el
contacto con el proveedor.
De igual manera debe validar la forma de pago: 99 y el método de pago: PPD

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 8 de 14

Revisar el número de factura del XML contra el número registrado en AP.

Revisar que cuadre el SUBOTAL/TOTAL. Y Cuando haya impuestos checar que también coincidan.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 9 de 14

Una vez que el cuadre de los importes se haya validado. En la pantalla principal se debe ingresar el UUID. El
cual se debe copiar desde el archivo XML

El UUID debe ser pegado en el menú de datos de factura en el campo UUID, aceptar y guardar para llevar a
cabo el registro.

NOTA: No está permitido modificar el UUID agregando o quitando caracteres.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 10 de 14

Dar clic en pestaña 2 “líneas”, para revisar el número de líneas que tiene la pantalla de AP vs el número de líneas que tiene
el XML.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 11 de 14

Ir a la pestaña 5 de “Pagos programados”, para revisar que el importe de factura sea igual a las cantidades de:
 Importe restante
 Importe bruto
 Importe factura
 Importe Bruto Total

Regresar a la pestaña 1”General” y seleccionar la casilla de ACCIONES.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 12 de 14

Se desplegara la siguiente pantalla. Dar clic en el recuadro validar y luego en aceptar

A continuación el estado de la factura cambiará a validado, como se muestra en la imagen.

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 13 de 14

Se vuelve a seleccionar acciones. Dar clic en Crear Contabilidad/ Contabilización final/Aceptar. Y el estado cambiará a
validado y contabilizado

<

<

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.
 Procesos Corporativos CLAVE :
VERSIÓN : 1.0.0
GUÍA DE VALIDACIÓN DE FACTURAS VIGENTE DESDE : Ene 2019
POR ISUPPLIER
PÁGINA : 14 de 14

5. Anexos:
N/A
6. Control de cambios:

FECHA DE
No. MODIFICACIÓN REALIZADO POR A SOLICITUD DE VERSIÓN
VALIDACIÓN

1 ENE-19 Primera versión 1.0

La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de La Cosmopolitana S.A. de C.V. y sus empresas filiales,
subsidiarias y relacionadas, por lo que queda prohibida su copia, reproducción, transcripción, distribución o publicación, parcial o total en
medios distintos a la comunicación interna sin contar con autorización expresa y por escrito.