You are on page 1of 39

PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

PLAN DE AUDITORÍA AMBIENTAL

1. Principios Generales de Auditoría de Gestión Ambiental

Los principios generales sobre los cuales debe sustentarse una auditoria de sistemas de gestión
ambiental son:

* Objetivos y alcance

Los cuales están basados en los requerimientos del cliente; y alcance que es determinado por el
auditor para satisfacer dichos objetivos.

* Objetividad, independencia y competencia

Para asegurar la objetividad de los resultados, hallazgos y de cualquier conclusión es conveniente


que el equipo auditor sea independiente de las actividades que revisa y que tengan los
conocimientos y habilidades que le permitan asumir la responsabilidad de la auditoria.

* Ejercicio Profesional requerido

Al conducir una auditoría ambiental es conveniente que los auditores pongan el cuidado, la
diligencia, la habilidad y el juicio que supone tendrá cualquier auditor en circunstancias similares,
cuidándose de no revelar información o documentos obtenidos en la auditoría a terceros, sin la
aprobación del cliente.

* Procedimientos sistemáticos

Para cualquier tipo de auditoría ambiental es conveniente que los métodos los procedimientos
sean consistentes. Lo cual mejora la confiabilidad a apegarse a técnicas sistematizadas, definidas y
documentadas.

* Criterios, evidencia y hallazgos de auditoría.

Se recomienda que la información apropiada sea reunida, analizada, interpretada y registrada,


para ser utilizada como evidencia de auditoría en un proceso de examen y evaluación, que permita
determinar si se han cumplido los criterios de la auditoría.

* Confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

Es conveniente que el proceso de auditoría ambiental este diseñado, para proporcionar al cliente y
al auditor, el nivel de confianza adecuado en la confiabilidad de las condiciones reportables y en
cualquier conclusión de la auditoría. También es conveniente considerar las limitaciones vinculadas
a la evidencia reunida, la incertidumbre de los hallazgos, para ser considerados en la planificación y
conducción de la auditoría.

1
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

* Informe de auditoría.

Los hallazgos de la auditoría y/o un resumen de estos es conveniente que se comuniquen al


cliente por medio de un informe escrito. Se recomienda discutir los hallazgos y obtener los
comentarios del cliente en forma escrita.

CUADRO Nº 1

2. Planeación de Auditoría.

2.1 Enfoque General de Planeación.

La primera norma relativa a la ejecución del trabajo, dice: “El trabajo debe ser planeado
adecuadamente y los ayudantes, si los hay deben ser supervisados apropiadamente. "En vista de
que las auditorías son actividades que requieren cuidado y preparación, éstas no pueden ser
finalizadas adecuadamente si se carece de planificación. El hecho de que se termine una auditoría
y se elabore un informe es prueba de que ha habido alguna planificación, aunque no sea
necesariamente la adecuada, además, la planeación abarca beneficios que son más importantes
que la estricta conformidad con una norma técnica.

La planificación es necesaria a fin de:

* Realizar una auditoría con efectividad y prontitud

2
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

* Identificar el tipo y énfasis relativo del trabajo de auditoría a ser realizado, considerando
problemas o cualquier situación potencial. Permite la eficiente programación de tiempo, personal
necesario y plazos de entrega de informes.

La planificación adecuada también deberá evitar la omisión de fases de la auditoría, el


reconocimiento tardío de problemas potenciales, la organización del personal a última hora, las
asignaciones que no se ajustan a la habilidad o experiencia de los auditores y al negligente
seguimiento de programas de auditoría del año anterior cuando el trabajo es recurrente.

Son necesarias dos fases generales en la planificación de un trabajo de auditoría:

a) La planificación inicial, es la fase de conocimiento e información general en la cual se desarrolla


la estrategia global de auditoría, la que incluye el esquema general del alcance y enfoque de la
revisión, el tipo de informe, un presupuesto de tiempo preliminar, la medición del tiempo
empleado en la auditoría del año anterior (si es aplicable), la identificación de las áreas críticas,
asuntos de contabilidad poco comunes y las asignaciones del personal.

b) La planificación del trabajo en el campo, en esta fase se desarrolla el enfoque específico de la


auditoría con aspectos a cada sistema, áreas o ciclo de transacciones.

La planeación del trabajo en el campo no solamente tiene lugar durante la revisión interina, sino
que deberá ser continuada hasta que termine la revisión; después de que se hayan completado los
planes, debe iniciarse la etapa de comprobación de la auditoría, las condiciones que surgen o son
descubiertas durante esta etapa frecuentemente requieren modificaciones de los programas.

3
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

En un Plan de Auditoría, se tiene como propósito identificar que se va a examinar, cómo, cuándo y
con qué recursos, igualmente se determina el alcance, tiempo, objetivos, criterios y enfoque
requeridos para llevar a cabo una labor eficiente y efectiva, cosa que se facilitará al conocer la
entidad, las políticas, entre otros elementos, lo cual permite reorientar la labor de acuerdo a cada
caso o entidad especifica.

4
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Es de hacer notar que cuando se definen los propósitos de la Auditoría debe garantizarse que el
sistema del auditado es efectivo y contiene los lineamientos apropiados y necesarios para asegurar
una continua protección del ambiente y de la población. “En este aspecto debe decidirse el nivel
de profundidad de la revisión dependiendo de lo que se va a evaluar, como por ejemplo: un
sistema de tratamiento, un proceso de producción específico, las instalaciones de una planta, un
conjunto de plantas, la organización ambiental y de seguridad, el entorno, etc. Para cada nivel se
puede seleccionar si se verificará una regulación específica o bien un conjunto de regulaciones
nacionales e internacionales a las que está sujeta la entidad.” 29

El primer paso para poder elaborar una planeación eficiente del trabajo de auditoría es llevar a
cabo un análisis detallado de la información recabada durante la fase de obtención del
conocimiento de la entidad. Las formas de agrupación para el conocimiento y análisis de la
información de la entidad puede hacerse por secciones como:

 Listas de Chequeo, procedimientos o protocolos.


 Programas de inspecciones y pruebas ( análisis de agua, aire, ruido, pruebas no
destructivas, etc.)
 Recorridos por la Planta o área para observaciones visuales.
 Revisión de documentos.
La recolección de la información y las observaciones realizadas en campo, en formatos
preestablecidos pretende lograr un manejo homogéneo y comparable de la información
recopilada, así como evitar el olvido de algunos aspectos que pueden resultar muy importantes en
las conclusiones de la auditoría.

5
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

De esta forma es posible identificar las áreas críticas, es decir, aquellos aspectos de la organización
que implican mayores riesgos ambientales. Esto se realiza con el propósito de enfocar los esfuerzos
del equipo auditor y elegir las pruebas y procedimientos adecuados para la evaluación de la
gestión ambiental.

Con el fin de contar con una documentación adecuada de las actividades de la entidad, es
necesario preparar una descripción de las actividades de la misma, en donde se indique el historial
de la institución, en el cual se incluya un resumen de los puntos más importantes obtenidos
durante la aplicación del cuestionario de información general, documentación y proceso de la
entidad. En este punto es muy importante dejar en claro su actividad principal, pues de ello va a
depender el enfoque que se de a la revisión desde una perspectiva legal.

Una vez organizadas las ideas y datos suministrados por la entidad durante la visita preliminar, el
auditor deberá identificar aquellas áreas que representen mayores riesgos desde el punto de vista
de la contaminación, impacto ambiental, reglamentaciones y legislación aplicable.

El objetivo de la identificación de estas áreas críticas no es el limitar el ámbito de acción del


auditor, sino determinar en cuales aspectos debe darse mayor énfasis y esfuerzo de análisis.

También es importante que se tome en cuenta al momento de efectuar la Planeación algunos


términos de referencia los cuales deberán ser los requeridos por las autoridades ambientales,
estos definen en gran medida, los alcances, criterios técnicos y de información que se aplicarán
durante el desarrollo del trabajo de auditoría.

El seguimiento de estos términos de referencia es condición indispensable para lograr los objetivos
de la auditoría y es necesario que se mantenga una actualización de los mismos con el fin de
responder a posibles eventualidades.31

Otro punto importante que debe incluirse en la etapa de la planeación es la organización logística
de la auditoría. En esta se deben incluir puntos tales como:

1. Definición del equipo de auditoría, el cual va a depender de las dimensiones de la entidad


(número de empleados, tamaño y ubicación de las instalaciones, etc.), la complejidad y cantidad
de los procesos y tipos de riesgos que se identificaron en la fase anterior. En este punto es
importante determinar si se requiere del apoyo de especialistas y en qué áreas.

2. Por lo general, para desarrollar una buena labor de revisión técnica, podría requerirse de
especialistas tales como ingenieros químicos ( para llevar a cabo análisis de fluidos , residuos y
desechos contaminantes de las sustancias emanadas por los procesos de la entidad), biólogos,
ingenieros agrónomos (para análisis de suelos), topógrafos (para analizar las condiciones de los
terrenos), industriales (para análisis más específicos de procesos y diseño de las plantas),
ingenieros civiles ( en caso de requerir un estudio de las instalaciones). Otra consideración que es
necesario realizar es la programación de las visitas de los especialistas, de manera que se les dé el

6
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

tiempo suficiente para que lleven a cabo los análisis y mediciones del caso, y que los resultados de
los mismos sean útiles para efectos de estudio del auditor.

3. Definición de las personas claves dentro de la entidad. aquí se deberán incluir los nombres y
puestos, así como referencias para la localización de aquel personal que está directamente
relacionado con la gestión ambiental de la entidad.

4. Elaborar el cronograma de la auditoría. En la auditoría ambiental, por lo general, la revisión se


lleva a cabo en una sola visita (aparte de la visita preliminar), por lo cual es sumamente importante
organizar el tiempo, distribuyendo entre las pruebas y personal que participarán en la revisión.
Para mayor facilidad, se puede elaborar el cronograma en conjunto con el plan de pruebas, de
manera que se indique el tipo de prueba o procedimiento por aplicar y la persona responsable.

5. Determinar el tipo de informes que la Corte de Cuentas requiere y la fecha en que estos deben
entregarse. Para ello debe tomarse en cuenta dentro del cronograma, la importancia de destinar
un tiempo para la discusión de los hallazgos de la auditoría con el auditado.

6. Preparar un listado de la información mínima necesaria para el adecuado desarrollo de la visita


preliminar. Este listado debe ser entregado a la entidad auditada el primer día de la visita
preliminar o bien, semanas antes de iniciar la misma, con el fin de que el auditado pueda preparar
la documentación que el auditor requiere para sus análisis de una manera oportuna.

7. Como aparte de la fase de planeación, y como un anticipo a la etapa de la visita preliminar es


recomendable determinar cuáles serán las pruebas y procedimientos más importantes que
deberán aplicarse en las áreas determinadas como críticas.

8. Otro punto importante es la determinación de los honorarios del Especialista, de acuerdo con las
horas estimadas para el trabajo de auditoría, y la tasa que el Especialista establezca como su
honorario, debe elaborarse una cotización de los mismos, la cual deberá ser aprobada por la Corte.

Cabe destacar que la documentación que se obtenga como resultado de la etapa de planeación
será la base para que el equipo auditor desarrolle su trabajo, por lo cual debe ser especifica, sin
llegar a ser redundante o muy extensa. Debe contar con la información mínima necesaria para que
una persona al estudiarlo obtenga las bases necesarias para obtener un entendimiento de la
entidad que le permitan formarse un juicio y llevar a cabo una revisión eficiente.

7
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

FLUJO DE PROCESO DE LA PLANEACIÓN

8
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

2.2 Conocimiento y Comprensión del Negocio del Cliente.

El conocimiento del negocio del cliente es una etapa clave de la planificación inicial: ya que sin
familiarizarse con las operaciones del cliente, el trabajo del auditor no estaría enfocado a los
objetivos de auditoría, ni mucho menos, se efectuaría un trabajo con eficiencia y calidad.

Se considera importante que el auditor este al tanto del estado general de la economía a nivel
internacional y nacional, y el impacto que esta puede tener en la industria o actividad de la
entidad. Para clientes con negocios y operaciones a nivel internacional existen factores cambiarios,
de desarrollo y otros que pueden tener un impacto significativo en las operaciones actuales y
futuras. Normalmente se puede adquirir información sobre la economía mediante la familiaridad
de auditor con las publicaciones periódicas sobre negocios.

El auditor debe comprender la industria o tipo de negocios que realiza la empresa para obtener un
entendimiento de los problemas de contabilidad y auditoría que le son propios, así como el
ambiente global en que funciona el mismo. Las consideraciones tales como: productos
competitivos, estabilidad de la demanda del producto, los desarrollos tecnológicos, etc., pueden
afectar el negocio del cliente y por lo tanto influir en la estrategia de la auditoría.

El auditor debe iniciar con el conocimiento general de las actividades, para la preparación o
actualización de la descripción del negocio, incluyendo los factores que influyen de modo
importante sobre los resultados de las operaciones. La información se obtendrá por medio de
entrevistas con la gerencia y personal clave, por la revisión de informes internos del cliente,
publicaciones, correspondencia y otros. Este conocimiento debe incluirse en un memorándum de
planeación que contendrá aquellas áreas más importantes.

2.3 Contenido del Memorándum de Planeación

A continuación se presenta un contenido sugerido del memorándum de planeación, que es la


forma de documentar el conocimiento del cliente, la planeación y la estrategia general de la
auditoría:

a) Naturaleza y finalidad de la empresa

Clase de sociedad o empresa, descripción de actividades principales según la escritura de


constitución, fecha de constitución e inscripción, etc.

b) Propiedad y Capital Social

9
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Nombre de los accionistas principales, porcentajes de participación, numero y monto de acciones,


su forma de pago, valor contable por acción, capital inicial de constitución, capital mínimo,
formación y nominación de la junta directiva, posiciones de los accionistas en la administración,
capital actual, cambios o modificaciones importantes, etc.

c) Objetivos de la empresa.

Metas a corto y largo plazo; como expansión del mercado, mantenimiento de nivel actual, planes
para lograr estos objetivos, etc.

d) Estructura organizacional.

Tipo o sistema de organización, puestos claves, transacciones entre compañías afiliadas o


subsidiarias, etc.

e) Financiamiento y capacitación.

Estructura del capital de trabajo, deuda a corto y largo Plazo, relaciones con instituciones
financieras, principales bancos con que opera garantías ofrecidas, capacidad de pago, líneas de
crédito, etc.

f) Mercado y Competencia.

Posición del cliente en la industria, líneas principales, sus competidores, márgenes brutos de
rentabilidad y su comportamiento, proyectos de diversificación, nuevos productos, gastos de
publicidad anual, políticas especiales, etc.

f) Ventas y servicios.

Monto de las ventas en unidades y valores de los últimos años, método de distribución, personal
de mercadeo, formas de remuneración, tendencias de precios, políticas de créditos y cobros,
descuentos, devoluciones, tendencias de los productos ofrecidos, etc.

h) Compras y producción.

Volumen anual de los últimos periodos en unidades y valores, principales proveedores, breve
descripción de las operaciones de fabricación, capacidad de la planta, planes de expansión,
condiciones generales de la maquinaria, etc.

i) Áreas críticas o de importancia para la auditoría.

Son criticas con base a materialidad e impacto en los resultados, controles deficientes o
irregularidades, debe obtenerse los montos y porcentajes, tipos específicos de controles,
deficiencias generales, descripción de pruebas de auditoría a realizar, etc. Las áreas importantes se
determinarán realizando un análisis a los estados financieros más recientes a la fecha de la
auditoría.

10
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

j) Sistema de contabilidad

Tipos de sistemas, mecanizado o manual; describir la configuración del equipo de contabilidad,


marca, capacidad, personal técnico, cargos específicos desempeñados, tipos de informes que se
preparan, su oportunidad y fiabilidad, si están de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados, grado en que el sistema es análogo a las operaciones, si hay catalogo y
manual de aplicaciones adaptado a las actividades y operaciones.

k) Empleados.

Número total de empleados, tarifas de salario promedio por actividad, beneficios y


compensaciones especiales.

i) Asesores Legales y otros.

Principales firmas de abogados, consultores ambientales, etc. tipo de relación que mantienen con
la empresa.

m) Objetivos de examen.

Tipo de revisión que se va a realizar, tipo de dictamen en años anteriores (si es recurrente) y si no
se espera ningún problema o limitación del cliente.

n) Requerimientos y fechas de entrega.

Fechas señaladas por el cliente para la entrega de informes y reportes especiales, fecha de envío
de confirmaciones bancarias, de cuentas por cobrar y por pagar, cartas a los abogados, fechas de
observaciones de inventarios etc.

o) Procedimientos y pruebas a realizar.

Detalle en forma general de las pruebas a realizar en el examen preliminar y en el examen final.

p) Requisitos Legales y Beneficios Fiscales.

Descripción general de los beneficios, fecha de concesión, fecha de vencimiento, requisitos legales
aplicables y otros.

3. Aspectos de gestión ambiental

• Objetivo: Evaluar la efectividad del sistema de gestión ambiental de la empresa.

• Actividades:

 Organigrama de la empresa: jerarquías, funciones y responsabilidades ambientales.


 Recursos financieros asignados a la gestión ambiental.
 Mecanismos de comunicación: dentro de la empresa, hacia la comunidad e instituciones
ambientales.
11
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Imagen externa: comunidad, clientes, proveedores, instituciones.


 Mantención, control y accesibilidad de la documentación de relevancia ambiental.
 Programas de entrenamiento en materia de gestión ambiental.
 Niveles de sensibilidad y conciencia ambiental.
 Verificar el cumplimiento de los objetivos y planes de gestión ambiental.

3.1 Metodología de auditoría ambiental

La metodología para realizar una auditoría ambiental depende de las circunstancias específicas de
cada empresa. Sin embargo, existen ciertos procedimientos y actividades comunes a todas ellas,
que pueden agruparse de acuerdo al instante en que éstas se llevan a cabo: actividades previas,
actividades en terreno y actividades finales (elaboración de informe).

3.2 Actividades previas: planificación de la auditoría

La planificación de la auditoría se realiza antes de que se lleve a cabo la auditoría en terreno.


Incluye la determinación de los objetivos y alcances de la auditoría, la selección del equipo auditor,
la selección de los lugares donde se realizará y el cronograma de las actividades a desarrollar.
Implica, además, recopilar y analizar información preliminar acerca de los procesos a auditar.

a) Definición de objetivos: Existe un amplio rango de objetivos potencialmente cubiertos por una
auditoría ambiental. El objetivo común en todos los casos es identificar y documentar el
comportamiento ambiental de la empresa o actividad auditada. En el contexto de este manual,
interesa la auditoría como herramienta de diagnóstico preliminar, y como herramienta de gestión
en el seguimiento y mejoramiento continuo.

b) Definición de alcances: En concordancia con los objetivos de la auditoría, se deben definir los
niveles de profundidad y detalle, y los límites en términos espaciales, temporales y funcionales.
Generalmente, la definición del alcance de la auditoría es un proceso iterativo, dejando espacio
para reformulaciones posteriores, en la medida que se gana mayor experiencia respecto a la
realidad de la empresa. Se recomienda comenzar por lo más conocido, simple y de menor
tamaño, reduciendo a un mínimo el número de áreas funcionales, unidades y procesos a auditar y
el número de parámetros a evaluar. Esto no es trivial, ya que toda empresa posee una amplia
variedad de operaciones y unidades: selección y adquisición de materias primas, insumos y
energía; almacenamiento y manejo de materiales; procesos de transformación, ensamblaje y
embalaje; almacenamiento y manejo de residuos; tratamiento y disposición de residuos de
producción; almacenamiento, transporte y distribución de productos y residuos; laboratorios de
control de calidad e investigación. Una auditoría puede estar enfocada a una o más de estas
actividades.

12
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

c) Selección del equipo de auditoría y recursos necesarios: El equipo de auditores deberá ser
seleccionado de acuerdo a la envergadura y naturaleza de la empresa. Una auditoría simple
requerirá, al menos, de dos profesionales con experiencia y conocimientos en aquellos aspectos
relevantes, tanto ambientales (legislación ambiental, impactos ambientales) como de procesos de
las actividades específicas a auditar.

ESQUEMA BÁSICO DE UNA AUDITORÍA


CUADRO Nº 2

13
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Aparte de las características técnicas de los miembros del equipo auditor, se debe poner énfasis
en aquellas facetas personales y éticas, tales como madurez, capacidad de comunicación,
discreción y confiabilidad, gentileza en el trato, tacto, responsabilidad, y otras, que facilitan el
acceso a la información y la exitosa ejecución de las actividades en terreno (entrevistas y/o
reuniones).

d) Selección de los lugares y actividades a auditar: Estos dependen del tipo de auditoría, sus
objetivos y alcances. En el caso de una auditoría en el contexto de un sistema de gestión
ambiental, se cubren aquellas instalaciones, procesos o actividades identificadas dentro de la
política ambiental de la empresa.

14
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

e) Preparación del plan y del equipo auditor: El plan de auditoría incluye todas aquellas etapas y
actividades requeridas para completar el ejercicio. Una vez definidos los objetivos, alcances, áreas
prioritarias, equipo auditor y lugares a auditar, se deben especificar las tareas a desarrollar antes,
durante y después de las actividades en terreno:

 Calendario de actividades: Se debe definir la duración prevista para cada etapa y actividad,
y recursos humanos y materiales involucrados.
 Obtención y análisis de la información preliminar requerida: Se requiere información
preliminar sobre los procesos, procedimientos, legislación vigente, estándares
ambientales, y otros datos, que permitan evaluar el desempeño ambiental de la actividad
auditada (ver Cuadro Nº 5.3). Las fuentes de información incluyen archivos legales,
documentos contables, expedientes de personal, registros de accidentes, planes de
emergencia y de seguridad e higiene ambiental, registros de proveedores y materias
primas, diagramas de procesos, bases de datos abiertas (p. ej.: las disponibles en internet),
etc. Una parte importante de dicha información debe ser entregada por la empresa
auditada, en forma previa a la realización de las actividades en terreno.

CUADRO Nº 3:

INFORMACIÓN REQUERIDA EN LA FASE DE PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA.

 Comunicación con la empresa para lograr un clima de cooperación: La colaboración activa


de todos los funcionarios de la empresa auditada es una condición fundamental para el
15
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

éxito de la auditoría. Para ello, es necesario que el responsable ambiental de la empresa


explique claramente los objetivos que se persiguen con la auditoría y los pasos a seguir,
evitando que ésta sea vista como una amenaza. La comunicación entre el equipo auditor y
el interlocutor interno deberá ser fluida y expedita, de modo que cada acción del equipo
auditor se lleve a cabo luego de que ésta ha sido aceptada y comprendida por los
responsables de la empresa.
 Distribución de tareas en el equipo auditor: La evaluación de la información preliminar
obtenida permitirá establecer con mayor precisión el plan de trabajo, así como las
prioridades.
 Análisis preliminar de las actividades a auditar: La información preliminar deberá ser
analizada en profundidad, en conjunto con los factores del entorno que pueden ser
afectados por las actividades de la empresa, para identificar y evaluar las relaciones entre
ellos. Ello permitirá apoyar el establecimiento de prioridades previo al programa en
terreno.
 Identificación de los estándares para evaluar el comportamiento ambiental: Este aspecto
es importante, particularmente en aquellas auditorías que impliquen verificación del
comportamiento ambiental. Los estándares son valores que fijan mínimos de calidad
ambiental o máximos para las emisiones. Los estándares pueden ser internos
(establecidos por las políticas ambientales de la empresa) o externos (establecidos por la
legislación o normas sectoriales). Es importante acordar desde un comienzo cuales
estándares serán utilizados, existiendo un consenso al respecto entre el equipo auditor y la
empresa auditada.
 Definición de los métodos y procedimientos a utilizar en el trabajo en terreno: Los
procedimientos de muestreo y análisis serán especificados en esta etapa. Ellos permitirán
llevar a cabo el trabajo en terreno para comprobar el grado de veracidad de la información
disponible.
 Preparación de las herramientas de auditoría: Las herramientas básicas para obtener
información en terreno son: los documentos de trabajo, las reuniones, y los análisis u
observaciones técnicas. Es fundamental contar con documentos de trabajo que permitan
abordar en forma estructurada la auditoría. Las entrevistas deben realizarse
personalmente, para así poder apreciar las reacciones del entrevistado y darle mayor
interacción a la comunicación. Los cuestionarios sirven para darle una mayor orientación a
la entrevista, estableciendo criterios previamente definidos, permitiendo además generar
un documento de trabajo. Los resultados de los análisis y observaciones técnicas
efectuadas en terreno, deben ser comparados con los estándares correspondientes.

4. Generalidades acerca del diseño de protocolos para auditorias ambientales


aplicables a procesos industriales típicos.

Los criterios que se exponen a continuación deben ser regularmente considerados para
evaluar una instalación industrial auditada y verificar el cumplimiento de los requisitos
ambientales necesarios. De esa forma, la información normalmente mas requerida en el
ámbito de un protocolo de auditoría ambiental, puede incluir:
16
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

a) Recopilación de todos los documentos de tipo legal que posee una industria existente o los
disponibles si la industria es nueva, tales como Licencia Ambiental, permisos ambientales
asociados, certificados requeridos durante la construcción de instalaciones o

durante su operación (p. Ej. gestión de residuos sólidos peligrosos), permisos de


funcionamiento y todos los demás que le sean aplicables.

b) Revisión de la legislación vigente y de las políticas del Ministerio del Medio Ambiente y los
Gremios o Asociaciones en las que participa la organización concernientes y aplicables a la
instalación o la actividad industrial que se ejercite.

c) Conocimiento y análisis de códigos de práctica vigentes (p. Ej. código de minas, código de
petróleos, código de comercio, código de recursos naturales, etc.), no sólo en el contexto legal
nacional, sino asociado con los procedimientos de trabajo típico que adelanta la organización
(p. Ej. normas API, ANSI, APHA, etc.).

d) Definir con claridad los intereses que en relación con la organización que se audita, persigue
la opinión pública en las cercanías de la instalación industrial y la comunidad en general (Por Ej.
Revisando las quejas y reclamos, estadísticas de mercado, etc.), con la finalidad de detectar
cuales son los aspectos prioritarios que requieren control (p. Ej. olores, ruido, partículas
suspendidas, gases tóxicos, infraestructura, transporte) por su efecto en cuanto a la
aceptabilidad de la instalación en la zona o de los productos que se mercadeen.

e) Una explicación breve del propósito, panorama, observaciones, resultados y conclusiones


previsibles (Asociadas con los objetivos de la auditoria) que se espera obtener del ejercicio del
ejercicio a adelantar.

f) Análisis apropiado de las impresiones generales que los procesos, actividades, productos o
servicios, pueden generar de manera genérica, para evitar durante la ejecución de a auditoria,
sesgos de apreciación, no solo de parte de los auditores sino de los grupos que se auditan.

g) Información de antecedentes en materia ambiental y aspectos relacionados tales como


salud ocupacional y seguridad industrial (Aspectos estos cuyas consecuencias o causas, están
íntimamente ligados a la existencia de problemas ambientales) y resúmenes de cada uno de
los incidentes que con antelación se hubiesen podido reportar, para efecto de obtener un
panorama general del desempeño de la organización que se audita, en los aspectos indicados.

La preparación de protocolos es usualmente la carga más grande del programa previo de una
auditoria. Es recomendable por lo tanto, no pretender formular en primera instancia
protocolos perfectos que establezcan un cubrimiento total de todas las áreas de producción y
de los parámetros a evaluar, ya que para todos los efectos y como un principio esencial, toda
auditoria deberá comenzar con un programa simple que gane en sofisticación y complejidad,
en la medida que los auditores adquieran experiencia con respecto a la industria que se esté
auditando.

17
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Es así como si la industria utiliza una planta permanente de personal para auditoria, en todos
los casos este grupo requerirá de instrucciones sencillas, mientras que si el personal
disponible esta en rotación, siempre será necesario incluir en los formularios instrucciones
precisas y más centradas en cuanto a los procesos y actividades que se proponen.

Así mismo, en todos los casos en que se adelanten auditorias tanto internas como externas, es
crucial entender el carácter reservado de todas las actividades que se realicen durante el
proceso de la auditoria, y por lo tanto deberán mantenerse de forma confidencial, para
efectos de tener éxito en las tareas. Solamente cuando toda la información sea identificada
para su análisis, los hallazgos de la Auditoria tendrán significado y podrán entregarse al cliente
y por parte de este a los diferentes grupos de trabajo interesados. De otra parte, los protocolos
que se construyan, requerirán una revisión y actualización continua a medida que la regulación
vaya cambiando o de acuerdo con las áreas de auditoria que tengan necesidades especificas,
porque es claro si se atiende a lo enunciado anteriormente, que no existen protocolos
aplicables a todos los casos, ni soluciones únicas a todos los problemas ambientales que surjan
en las empresas, de forma tal, que cada caso deberá abordarse tal como un médico atiende a
sus pacientes.

5. ACTIVIDADES EN TERRENO

Las actividades específicas a realizar en terreno dependen del tipo de auditoría ambiental, aún
cuando ellas tienen una base común: la búsqueda y verificación de información en terreno.

18
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

a) Reuniones de apertura: Estas reuniones permiten establecer claramente los objetivos de la


auditoría, sus motivaciones, los procedimientos metodológicos a emplear y el programa a
desarrollar.

b) Identificación y comprensión del sistema de gestión: Esta es una de las actividades iniciales del
trabajo en terreno. Implica conocer los procesos y controles internos, la organización de la planta,
responsabilidades, parámetros ambientales bajo control, problemas pasados y presentes, entre
otros.

c) Recopilación de información en terreno: Esta información permitirá verificar el cumplimiento


con las leyes, regulaciones, políticas internas u otros estándares ambientales. Esta evidencia se
obtiene a partir de 3 fuentes generales:

 Preguntas (entrevistas, cuestionarios): Las técnicas de conducción de entrevistas y


confección de cuestionarios están ampliamente documentadas en la literatura
especializada. En general, la entrevista requiere de una cuidadosa planificación y
preparación. El entrevistador debe tener un buen nivel de entrenamiento y características
de personalidad idóneas. Los cuestionarios deben ser claros y precisos. El Cuadro Nº 4
muestra algunas recomendaciones básicas acerca de los documentos de trabajo.

CUADRO Nº 4:

RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

19
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Observaciones directas (inspecciones a las instalaciones): Las visitas a las instalaciones


ofrecen una buena oportunidad para identificar fuentes de emisiones no definidas en los
diagramas de proceso (p. ej.: venteos, derrames, pérdidas). Se recomienda efectuar estas
inspecciones en las primeras etapas de la auditoría, para lograr una adecuada familiaridad
con los procesos a auditar. Se deben privilegiar inspecciones en condiciones críticas (p. ej.:
cambios de turnos, puesta en marcha o parada de equipos claves, vaciado o llenado de
estanques y reactores, etc.). Es importante que el auditor tenga algún registro físico de sus
observaciones (p. ej.: videos, fotografía, dibujos).
 Verificación de datos (muestreos y análisis, revisión de cálculos y registros): Aquí se
incluyen: tomas de muestra de efluentes, verificación de registros de residuos, validación
de análisis de laboratorio, etc. Es importante identificar las deficiencias por ausencia de
registros, incumplimiento de los procedimientos establecidos, fallas en los sistemas de
control, etc.

d) Evaluación de los resultados: Las evidencias y documentación obtenidas anteriormente


deberán ser exhaustivamente evaluadas, en el contexto de los objetivos de la auditoría. Se
deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a
aspectos parciales del sistema de gestión. Además, se debe analizar su nivel de importancia. Los
aspectos más importantes a evaluar son:

20
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Verificar cumplimiento con la legislación ambiental.


 Verificar la efectividad de acciones correctivas.
 Identificar potenciales mejoras.
 Formular recomendaciones.

e) Reunión de cierre: Los resultados de las acciones de auditoría son comunicados a la empresa a
medida que progresa la auditoría. Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre
auditores y empresa, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error
o ambigüedad antes de elaborar el informe final.

6. Actividades finales: informe final y plan de seguimiento

Los informes de auditoría ambiental son el resultado final de la ejecución de todos los pasos
estipulados en el plan de auditoría. La estructura y contenido son específicas a cada tipología de
auditoría. La Cuadro Nº 5.5 muestra un ejemplo típico de la estructura de un informe final. Las
recomendaciones deberán incluir un Plan de Acción para asegurar el cumplimiento de las medidas
destinadas a corregir las deficiencias del sistema de gestión ambiental. El seguimiento del plan de
acción permitirá garantizar el cumplimiento de los procedimientos y plazos establecidos.

CUADRO Nº5:

CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE AUDITORÍA.

21
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

7. Consideraciones metodológicas según el tipo de auditoría

7.1 Auditoría de residuos

Es importante señalar que las auditorías para identificar opciones de minimización de residuos
siguen un procedimiento similar al descrito anteriormente. En este caso, el análisis de los balances
de materia y energía constituye uno de los pilares de este tipo de auditorías, ya que permite
evaluar los flujos de recursos a través del proceso e identificar aquellas actividades que presentan
mayor potencial de pérdidas. Para llevar a cabo esta auditoría, es conveniente comenzar
considerando la globalidad de la planta, definiendo claramente las corrientes de entrada y salida:

Las corrientes de entrada incluyen:

 Materias primas.
 Insumos.
 Suministros (vapor, agua).
 Combustibles, energía eléctrica
22
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Las corrientes de salida, normalmente incluyen:

 Productos semielaborados.
 Productos terminados.
 Residuos (líquidos, sólidos y gaseosos).

Es importante tener una completa descripción del proceso, el tipo de operación (p. ej.: continua,
discontinua), frecuencia de operación y estacionalidad. Luego, se debe subdividir el proceso de
producción en sus principales etapas, siguiendo el orden lógico de las operaciones, sin entrar en
mayores detalles técnicos. Interesa definir, para cada etapa, los flujos de materiales y energía, así
como las condiciones de operación básicas (temperatura, presión, concentraciones).

Se deben identificar todas las corrientes de entrada y salida para cada etapa, y los flujos másicos
respectivos (p. ej.: kg/día). Es importante identificar la presencia de compuestos peligrosos
(tóxicos, explosivos, inflamables, corrosivos, etc.) y la existencia de condiciones operacionales
extremas(temperaturas y presiones extremas, reacciones exotérmicas). Ello permite identificar
peligros potenciales y evaluar el nivel de riesgo operacional involucrado. En base a estos
resultados, se debe determinar la importancia de cada etapa, en base a la cantidad y tipo de
residuos que generan, los recursos consumidos, los niveles de riesgos involucrados y su
importancia en el proceso. De este modo, se pueden identificar aquellas etapas que deben ser
estudiadas con mayor detalle. En una fase posterior, se detallan las operaciones incluidas en dichas
etapas críticas y se identifican y cuantifican sus respectivas corrientes de entrada y salida. Aquellas
operaciones que demuestren ser principales fuentes de residuos, de consumo de recursos, de
pérdidas y que representan un significativo riesgo operacional, deben evaluarse detalladamente,
con la ayuda de expertos en el tema. Al respecto, es importante conocer la opinión de quienes
están encargados de operar las unidades críticas y discutir con ellos los cursos de acción posible. El
auditor deberá identificar posibles fallas en los procedimientos de mantención, o en los sistemas
de medición/monitoreo de variables claves, fallas en el control de calidad, debilidades en el nivel
de entrenamiento, falta de motivación/compromiso, u otras causas.

Conjuntamente, es necesario recopilar datos sobre las características del entorno y de los recursos
directamente afectados por la actividad industrial, para así evaluar los efectos ambientales más
significativos. Con dicha información, el auditor estará en condiciones de formular y evaluar
diferentes.

23
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

CUADRO Nº 7:

ACTIVIDADES TÍPICAS DE UNA AUDITORÍA DE RESIDUOS.

7.2. Auditoría de verificación de cumplimiento

En este caso, es fundamental precisar las normas o estándares sobre los cuales se va a realizar la
verificación de cumplimiento. Generalmente, se requiere verificar, entre otros:

 El cumplimiento con las normas que regulan los residuos líquidos, sólidos y gaseosos.
24
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 El cumplimiento de las normas legales sobre radicación industrial


 El cumplimiento de las normas sobre condiciones sanitarias y ambientales en los lugares
de trabajo.
 El cumplimiento de normas sobre prevención de accidentes del trabajo
 El cumplimiento de las disposiciones incluidas en las Resoluciones de Calificación
Ambiental de los proyectos sometidos al Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental.
 El cumplimiento con disposiciones ambientales sectoriales. Estas auditorías pueden ser
requeridas por las autoridades ambientales, por clientes, o por la misma empresa.

7.3. Evaluación del sistema de gestión ambiental

En el caso de las auditorías de verificación del sistema de gestión ambiental, se debe evaluar la
eficacia de los controles internos y los efectos de su posible falla. Se deberán verificar los
siguientes aspectos claves:

 Nivel de preparación y experiencia del personal.


 Responsabilidades claramente definidas y asignadas. Controles internos adecuados.
 Existencia de sistemas de autorización.
 Existencia de procedimientos internos de verificación de cumplimiento.
 Existencia de medidas de protección (p. ej.: sistemas de seguridad, alarmas).
 Procedimientos y resultados claramente documentados.

Es muy importante incluir aquí, aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y el
aseguramiento de calidad. Para tales efectos, se debe verificar la efectividad del sistema de
aseguramiento de calidad (si existe) y los procedimientos asociados a la prevención de riesgos. En
caso de no existir, dichos aspectos deben ser abordados por el auditor, quién deberá recomendar
la implementación de las medidas apropiadas.

8. Procedimiento Auditoría Interna

OBJETIVO:

Determinar los parámetros para asegurar la realización de Auditorías Internas, con el fin de
verificar que las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos estén de acuerdo con las
disposiciones planificadas en el Sistema de Gestión de Calidad – SGC y Modelo Estándar de Control
Interno – MECI del Ejército Nacional y que éstos se han implementado y se mantienen, de
manera eficaz, eficiente, efectiva, conveniente y adecuada, de conformidad con los requisitos
establecidos en las Normas NTCGP1000:2004, ISO 9001:2008 y el Sistema de Control
Interno.

De igual manera identificar, confirmar y generar compromisos de mejora frente a las


desviaciones encontradas en el Sistema de Gestión de Calidad.

ALCANCE:

25
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

El procedimiento de Auditoría interna aplica a todos los procesos y procedimientos del


Sistema de Gestión de Calidad – SGC y Modelo Estándar de Control Interno – MECI del Ejército
Nacional.

CONTROL:

El Director de Planeación, como representante del Comandante del Ejército, para liderar la
implementación, fortalecimiento y mantenimiento del Sistema y la Inspección General como
ente evaluador independiente, son los responsables de coordinar y establecer las directrices
generales con el fin de que se garantice el cumplimiento de los requisitos del sistema.

Con el fin de determinar la conformidad, implementación y mejora del sistema se realizará un


ciclo de auditorías al año, al término del cual se deberán cubrir todos los procesos.

Las Auditorías Internas al SGC y MECI, serán realizadas en forma integral y lideradas por el
Inspector General del Ejército y Director de Control Interno.

La Inspección General a través del Director de Control Interno, seleccionará los equipos
auditores. En atención al principio de independencia, los auditores no auditarán procesos en
los cuales participen o sean responsables.

8.1. Procedimiento Auditoría Interna

Los auditores seleccionados deberán tener las competencias requeridas para lo cual deberán
ser escogidos acorde con el “Perfil Auditor de Calidad”, documento CEIGE-D-030.

El Auditor Líder designado para una auditoría, es responsable de la elaboración, coordinación y


ejecución del Plan de Auditoria.

La Inspección General del Ejército es responsable de presentar en la Revisión por los Altos
Mandos los resultados de las auditorías, así mismo, es responsable del archivo de los documentos
originales resultantes de cada ciclo, plan, informes y calificación de la auditoria.

DEFINICIONES:

• Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

• Adecuación: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir
los requisitos.
26
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

• Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría

NOTA El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las
unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo
cubierto.

• Auditado: organización que es auditada.

• Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

• Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de


la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.

NOTA 1 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera
parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la
dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una autodeclaración
de conformidad de una organización.

NOTA 2 Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de


segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que
tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las
auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y
externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de
acuerdo con los requisitos de las Normas NTCGP 1000:2004, ISO 9001:2008 y otros.

• Cliente de la Auditoría: Organización, área, dependencia o personas que solicita la una


auditoría.

NOTA El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que
tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.

• Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y


habilidades.

• Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

• Conformidad: Cumplimiento de un requisito

• Conveniencia: Grado de alineación y coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas
organizacionales.

• Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

• Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como


referencia.
27
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

• Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados planificados.

• Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados


planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

• Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.

NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.

NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

• Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información


que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser cuantitativas
o cualitativas.

• Evidencia objetiva: dato que respalda la existencia o veracidad de algo.

• Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

NOTA 1 El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el


proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.

• Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría


recopilada frente a los criterios de auditoría.

NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con
los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.

• Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

• No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

• Observación: Aspecto que eventualmente puede llegar a ser una No Conformidad, es una
oportunidad de mejora.

• Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

28
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

• Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de


tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

NOTA Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y
llevar a cabo las auditorías.

• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de


actividades desempeñadas.

• Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,


eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

• Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido


los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

• Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han


cumplido los requisitos especificados.

8.2 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA:

8.2.1. Programar las Auditorías Internas

Para la programación de auditorías internas de calidad se debe tener en cuenta lo siguiente:

Cada año se debe realizar a intervalos planificados un ciclo completo de auditorías internas,
para ello se elabora anualmente el programa de auditoría interna de calidad

Las auditorías internas se programan de acuerdo con el Mapa de Macroprocesos y procesos de


la Institución y los requisitos aplicables de la norma NTCGP 1000:2004, teniendo en cuenta:

 Dar cubrimiento completo a todos los procesos definidos por la entidad en el Mapa de
Macroprocesos.
 Priorizar en el programa de auditorías internas los procesos o requisitos
relacionados con el enfoque al cliente, la prestación del servicio y la gestión de los
recursos (provisión de recursos, talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo).
 Enfatizar en aquellos procesos o requisitos en los que se hayan encontrado no
conformidades en auditorias anteriores

8.2.2. Selección Auditores de Calidad

La Inspección General del Ejército tendrá un listado con la información de Auditores


Internos de Calidad, con base en el cual se seleccionan los auditores, teniendo en cuenta:

• El perfil de Auditor de Calidad


29
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

• Selección y evaluación de auditores

• Los criterios para la selección y evaluación de auditores

• Las auditorias son realizadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad
directa en el proceso que se audita

Actualizar periódicamente el listado de los Auditores Internos de Calidad, teniendo en cuenta el


retiro de personal o ingreso de nuevos auditores.

8.2.3. Planear las Auditorías Internas

El Plan de Auditoría es elaborado por el Auditor Líder en coordinación con el Equipo Auditor
y presentado al Director de Control Interno para su revisión por lo menos dos semanas antes de
ejecutarse cada auditoría.

En el Plan de Auditoría se registra:

 El proceso a auditar y responsable


 No. de la auditoría
 Fecha de elaboración
 Objetivo de la auditoría
 Alcance de la auditoría
 Criterios de la auditoria (Documentos de referencia requeridos – elementos de
 la norma aplicable)
 Nombre del Auditor Líder
 Nombre de los integrantes del Equipo Auditor
 Agenda de la auditoria: fecha y sitio, hora, proceso y/o actividades, auditor,
 responsables del proceso
 Recursos Requeridos
 Firmas correspondientes al auditor líder y director de la unidad de auditoria

Una vez revisado el Plan de auditoría por el Director de Control Interno y aprobado por el
Inspector General del Ejército, se envía al responsable del proceso a ser auditado ocho días
antes de iniciar las actividades de la Auditoría.

8.2.4. Preparación de la Auditoria

Asignación de las tareas al equipo auditor:

El Auditor líder en reunión con el Equipo Auditor, deberá asignar a cada uno la responsabilidad
para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas. Tales asignaciones
deberán considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores y el uso eficaz
de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores
en formación y expertos técnicos. Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a
30
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplan los objetivos de
la auditoría.

Preparación de los documentos de trabajo:

Los integrantes del Equipo Auditor deberán revisar la información pertinente a las tareas
asignadas y preparar los documentos de trabajo como la lista de verificación para ir
registrando las evidencias y las conclusiones de la auditoría.

Cualquier objeción del auditado debe ser resuelta entre el Auditor Líder, el auditado y el
Director de Control Interno; cualquier revisión o ajuste al Plan de Auditoría debe ser
acordada entre las partes interesadas antes de continuar la auditoría.

8.2.5. Desarrollo de la Auditoría Interna

En la ejecución de las auditorías internas se llevan a cabo las siguientes etapas: o Reunión de
apertura:

Es la primera actividad que se debe considerar en la Agenda del Plan de Auditoría; a ella
asisten los Auditores y los Líderes y Responsables de los procesos a auditar y es presidida
por el Inspector General del Ejército o el Director de Control Interno.

El propósito de la reunión de apertura es:

• Confirmar el plan de auditoría.

• Proporcionar un breve resumen de cómo se llevara a cabo las actividades

de auditoría.

• Confirmar los canales de comunicación

• Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

• Atender cualquier inquietud planteada por los auditados

En la reunión de apertura, el auditor líder presenta a los auditados la siguiente información:

• Objetivo y Alcance de la Auditoría

• Agenda prevista

• La metodología a emplear de acuerdo con las técnicas de auditoría:

 Escrita
 Verbal – entrevistas
 Inspección física
31
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Ocular - observación en el sitio


 Documental - revisión de documentos y registros.

Comunicación durante la auditoría:

Dependiendo del alcance y la complejidad de la auditoría, puede ser necesario llegar a acuerdos
formales para la comunicación entre el Equipo Auditor y el auditado durante la auditoría.

Los integrantes del Equipo Auditor deberán consultarse periódicamente para intercambiar
información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los auditores del
equipo según sea necesario.

Durante la auditoría, el Auditor Líder deberá comunicar periódicamente los progresos de la


auditoría y cualquier inquietud al auditado. Las evidencias recopiladas durante la auditoría
que sugieren un riesgo inmediato y significativo, deberán comunicarse sin demora al auditado.
Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indican que los objetivos de la misma no son
alcanzables, el Auditor Líder deberá informar las razones al Director de Control Interno y al
auditado, para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir la
reconfirmación o la modificación del Plan de Auditoría, cambios en los objetivos de la auditoría o
su alcance, o la terminación de la auditoría.

Recopilación y verificación de la información:

Durante la auditoría, deberá recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la


información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la
información respecto a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Sólo la
información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría y se basa en muestras
de la información disponible; la evidencia deberá ser registrada.

Los métodos para recopilar información se basan en las técnicas de auditoría:

Entrevistas, revisión de documentos y registros: Se desarrollan entrevistas a los auditados.


Durante las mismas se van revisando los documentos y registros que el auditor solicite para
verificar la veracidad de la información suministrada por los auditados y la ausencia de no
conformidades respecto a los requisitos establecidos. Los hallazgos hechos durante las
entrevistas se consignan por los auditores en el formato listas de verificación para auditorías
internas de calidad.

Observaciones en el sitio: Cuando sea necesario, se realizan observaciones directas en el lugar


de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos establecidos.

La información recopilada puede ser: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra


información que sea verificable.

Evaluar la evidencia

32
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

La evidencia de la auditoría deberá ser evaluada frente a los criterios de auditoría para
generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con
los criterios.

Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar
observaciones u oportunidades para la mejora.

El equipo auditor deberá reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la
auditoría en etapas adecuadas durante la misma.

La conformidad con el criterio de auditoría deberá resumirse para indicar ubicaciones,


funciones o procesos que fueron auditados. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría
que las apoyan deberán registrarse. Las no conformidades pueden clasificarse, estas deberán
revisarse con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría
es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Se deberá realizar todo el
esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o los
hallazgos de la auditoría y deberán registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.

8.2.6. Preparar y elaborar el informe de auditoría por cada proceso auditado


y las conclusiones generales de la auditoría

El Auditor Líder es el responsable de la preparación y del contenido del Informe de la Auditoría,


el cual debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría y hacer
referencia a lo siguiente:

 Información general: Macro proceso, proceso y responsable del proceso auditado, No.
de la auditoría, lugar y fecha del informe.
 Fecha de inicio y término de la auditoría y lugares donde se realizaron las
actividades de la auditoría
 Los objetivos de la auditoría
 El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades y/o
dependencias de la organización y de las áreas funcionales o los procesos auditados
y el intervalo de tiempo cubierto.
 Criterios de la auditoría. (Documentos de Referencia y Documentos Analizados)
 Resultados de de la auditoría. (Descripción de los Hallazgos: Fortalezas, No
conformidades y observaciones)
 Conclusiones de la auditoría.
 Identificación del Auditor Líder y Equipo Auditor.

El Auditor Líder y su Equipo Auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre para realizar las
Conclusiones Generales de la Auditoría, con base en los Informes de Auditoría e indicar el
proceso al cual le corresponde adelantar el seguimiento a la mejora correspondiente, para lo
cual desarrolla lo siguiente:

33
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada


recopilada durante la Auditoría frente a los objetivos de la misma.
 Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente
al proceso de auditoría, de conformidad con los objetivos de la auditoría.
 Comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el Plan de la misma.

El Auditor Líder deberá presentar los Informes de Auditoría por cada proceso y las Conclusiones
Generales de la Auditoría, al Inspector General del Ejército y al Director de Control Interno
para su conocimiento.

8.2.7. Reunión de cierre:

Es la última actividad programada en la agenda del plan de auditoría. Se debe tener en cuenta
que esta se programará para ser efectuada máximo ocho (8) días después de terminado el trabajo
de campo.

La Reunión de Cierre es presidida por el Inspector General del Ejército o el Director de


Control Interno; el Auditor Líder deberá presentar las conclusiones generales de la auditoría
de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los Líderes y Responsables de los
procesos auditados para que presenten las acciones correctivas, preventivas y de mejora, de
acuerdo con el procedimiento establecido.

Si se presentan diferencias respecto del resultado del informe, entre el auditado y el equipo
auditor, éstas serán presentadas al Inspector General del Ejército para que adopte las medidas que
considere pertinentes.

De la Reunión de Cierre se deja evidencia en el Acta de Reunión de Apertura y Cierre, en la cual


firman los asistentes.

8.2.8. Distribuir el informe

El Informe de la Auditoría por cada proceso y las Conclusiones Generales de la Auditoría deberá
entregarse a los Líderes y Responsables de cada proceso en los siguientes ocho días a la realización
de la Auditoría.

Los integrantes del Equipo Auditor y todos los receptores del informe deben respetar y
mantener la debida confidencialidad de los informes. La auditoría finaliza cuando todas las
actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría
aprobado se haya distribuido.

Los documentos pertenecientes a la auditoría deben conservarse en el proceso auditado y en la


Inspección General del Ejército.

8.2.9. Evaluar los auditores

34
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

Con el fin de monitorear el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna de calidad se


debe evaluar el desempeño de los auditores utilizando para ello el formato de Selección y
Evaluación de Auditores.

Una vez el Equipo Auditor entregue el informe de la auditoría practicada, el Auditor Líder
realizará la evaluación a cada uno de los auditores que participaron en la auditoría y las
presentará al Director de Control Interno para su análisis y consolidación, dentro de los dos días
hábiles siguientes a la distribución del informe de auditoría.

Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeño de los Auditores
Internos, el Director de Control Interno adoptará las acciones pertinentes, orientadas al
fortalecimiento de las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo del
procedimiento.

8.2.10. Flujograma de Actividades

A continuación se relacionan las actividades a realizar en las Auditoría Interna, según las
directrices de la norma ISO 19011.

35
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

36
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

37
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

9. NORMATIVIDAD APLICABLE

• Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario- NTC -ISO - 9000: 2000

• Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos NTC - ISO -9001: 2008

• Sistema de Gestión de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras
entidades prestadoras de servicios NTCGP -1000:2004

• Directrices para la Auditoría de los Sistema de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. NTC-
ISO 19011:2000

• Modelo Estándar de Control Interno –MECI 1000:2005

Tarea:

Elabora 5 ejemplos de plan de auditoría para las áreas de:


 Mantenimiento mecánico, eléctrico y electrónico (un plan para cada
uno)
 Laboratorio de Química y Física
 Residuos sólidos
 Efluentes líquidos
 Efluentes gaseosos

38
PLAN DE AUDITORIÍA AMBIENTAL

 Ruido
 Suelos

39