PROPUESTA DIRECTIVA Nº001-2013-MDSJ

DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE SAN JERONIMO

I.-GENERALIDADES

A.-OBJETIVOS

Establecer, criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración de los

almacenes de la MUNICIPALIDAD DE SAN JERONIMO.

B.-ALCANCE

La presente directiva es de aplicación a todos los almacenes de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE SAN JERONIMO.

C.-BASE LEGAL

-Decreto Ley Nº22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento.

-Resolución Jefatura Nº118-80-INAP/DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema
Nacional de Abastecimiento.
-Resolución de Contraloría Nº072-98-CG que Aprueban normas técnicas de control interno
para el Sector Publico.
-Resolución Jefatura Nº335-90-INAP-DNA,que aprueba el Manual de Administración de
Almacenes para el sector Publico Nacional.
-DL Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.
D.-NORMAS ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES

1.El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas; destinadas a la
custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de
bienes.-Las actividades que en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los
procesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.-Todos los
bienes que adquiera la Municipalidad deben ingresar a través de almacén bajo la supervisión
de Jefe de Almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación
directa en el lugar o independencia que lo solicita Ello permitirá un control efectivo de los
bienes adquiridos.

2.-La Unidad de Abastecimientos de la MDSJ tendrá a su cargo la organización e

implementación de uno o más almacenes para la custodia temporal d los bienes que
suministra.

3.-Es responsabilidad del Jefe de Almacén y de los Almaceneros entre otros:

a.-Presenciar, verificar,recepcionar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la

entidad.
b.-Proteger y controlar las existencias en custodia.
c.-Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.
d.-Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
e.-Coordinar la oportuna reposición de stock.
f.-Emitir los reportes de movimiento de bienes conforme al programa establecido.
g.-Elaborar, procesar y/o suscribir los Pedidos de Comprobantes de Salida.
4.-Son factores a considerar en la selección y organización del local de almacén los siguientes:
a.-Área requerida.-debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efectúen en un
área física adecuada; sin que tropiece con inconvenientes por falta de espacio.-Se determina en
base a la cantidad, calidad y volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo
proyecciones d futuras ampliaciones.
b.-Seguridad.-el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o
merma ocasionadas por agentes atmosféricos,asi como preservar la integridad humana y física
ante acciones de terceros o de desastres naturales.
c.-Facilidad de recepción.-contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecuta la
institución; debe existir vías de acceso para personas y vehículos a fin de que los proveedores
entreguen sin dificultades sus artículos.
d.-Características de los materiales.- según la naturaleza de los bienes, se debe tener en
consideración el peligro que puedan o no ocasional personal que labora en el almacena si
como a la comunidad :ejemplo: explosivos ,productos, químicos toxicos,radioactivos,etc.
e.-Facilidad de utilización por los usuarios.-considerar la cercanía y fluidez de transito para que
el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma económica, rápida y segura.
f.-Tiempo de suministro.-considerar la distancia en que se encuentran las unidades usuarias y
sus necesidades de reposicion,ejemplo:cuando la atención de pedidos se tuvieran que efectuar
el mismo dia,el almacén estaría ubicado en la misma localidad, si estos tuviera que atenderse
al día siguiente o al tercer dia,la localización puede hacerse fuera del perímetro del lugar en
que se encuentran las dependencias usuarias.
g.-Centros de abastecimiento.-tiene que ver que el almacén cuanto más alejado este el
almacén de las fuentes de suministro, mayor será su tamaño.
h.-Vias de comunicación.-se localizara el almacén en lugares en que haya fluido servicio de
transportes para el acarreo de los bienes y materiales.
i.-Infraestructura disponible.-considerar áreas o edificaciones que por sus característica
resulten apropiadas y que además el costo de acondicionamiento resulte económico.
j.-Capacidad económica de la entidad.-a efecto de planear el equipamiento de almacena .
5.-De acuerdo a las posibilidades económicas en cada Almacén se establecerá áreas físicas de
uso especifico para:
a-Oficina.
b.-Recepción y despacho.
c.-Corredores y pasadizos.
d.-Zona de almacenaje.
e.-Vestuarios del personal.
F.-Servicios higiénicos.
g.-Zonas para ampliaciones.
h.-Áreas de establecimiento exterior.
i.-Casilla de vigilancia para el control de ingreso y salida de bienes.
6.-E l almacen contara con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservación,
manipulación, protección y control de los bienes en custodia.-En la selección del mobiliario y
equipo se tomara en cuenta:
a.-Características de los bienes :a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su
conservación, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o técnicos especializados.
b.-Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo
cuidado que se da a cualquier otro equipo ,sobre todo en los aspectos siguientes:
-Diseño de protectores y cascos de seguridad.
-Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalación adecuada.
-Ubicación de sistemas de rociados en zonas donde el agua no cause, mas daño que el fuego, y
de acuerdo a las posibilidades económicas de la Municipalidad.
c.-Equipo apropiado para el trabajo.
d.-Costos de operación de los equipos :en lo que respecta a mantenimiento,costos de
suministro de combustible o electricidad,etc.
7.-La distribución y clasificación de los espacios e las zonas de almacenaje deben ser
cuidadosamente estudiadas, poniendo especial atención en dar a los bienes una clasificación
adecuada que agrupe en secciones o anaqueles correlativos aquellos que guarden cierta
semejanza.-Son aspectos a considerar:
a.-Espacio disponible
b.-Cantidad de cada clase de bienes.
c.-Cantidad de cada clase de bienes.
d.-Manipulación que necesitan.
e.-Características que presenten.
f.-Condiciones ambientales que requieren.
g.-Características del mobiliario y equipo necesarios para su conservación.
h..-Seguridad que hay mobiliario y equipo necesario para su conservación.
i.-Control que necesitan.
j.-Frecuencia de demanda de cada tipo de artículos.
k.-Apilamiento de acuerdo a las características de los bienes.
8.-En almacenes cuyo tamaño no permite una fácil ubicación de lugar en que se encuentran los
bienes,se colocara, en una parte visible del mismo, el plano de la distribución de espacios de la
zona de almacenaje.-Cada sección o ambiente tendrá un numero o símbolo que identifique su
ubicación y el material que en ellos se encuentran almacenado.
9.-Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos
específicamente para los materiales que en ellos se van a depositar ,rodeándolos de las
características especiales que dichos materiales necesitan para su conservación, de acuerdo
con las instrucciones del fabricante o de técnicos especializados.
10.-De acuerdo a las posibilidades se cuidara de controlar una cobertura de seguro que
comprenda a la infraestructura del almacen y a los bienes almacenados.
11.-Solo las personas que elaboran en el almacen deben tener acceso a sus instalaciones ,y
distribuir los bienes según requerimiento.
12.-Hay bienes que por características especiales tienen que ser almacenados en otras
instalaciones ,o enviados directamente a los encargados de su utilización .-En estos casos, el
encargado de almacén tendrá que efectuará la verificación directa y la tramitación de la
documentación correspondiente.
II.-PROCEDIMIENTOS
A.-PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento ;las actividades concernientes a
este proceso, están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos :físicamente (temporal o
definitivo) a quienes la necesitan.-Consta de las fases siguientes :recepción, verificación y
control de calidad intermedio,registro –control y custodia.
Todos los bienes ingresan a través de un almacén.
1.-Recepcion
a.-Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a parir del momento en que los
bienes han llegado al local de almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificación y control de calidad.
b.-La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo(orden de compra o
guía de remisión u otro documento análogo)
c.-Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutaran conforme a los siguiente:
 Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos
envolturas, embalajes,etc,a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
 Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las
discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
 Pesar los bultos recibidos anotados el peso en las guías y en el exterior del mismo
bulto.-Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes
recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema alguno.
 Anotar en la documentación de recibo:
-Nombre de la persona que hace la entrega.
-Nombre de la persona que recibe la mercadería.
-Numero de placa del vehículo utilizado de transporte (cuando sea pertinente)
-Fecha y hora de recepción.
2.-Verificacion y control de calidad
Las actividades que se realizan dentro de esta fase ser ejecutadas en un lugar predeterminado
independiente de la zona de almacenajes.
a.-Retirar los bienes de los embalajes.
b.-Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma
cuantitativa y cualitativa.
c.-La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las cantidades recibidas son
iguales a las que se consignan en la documentación de recibo .-Incluye las comprobaciones
dimensionales a la identificación.
d.-La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizara para verificar que las
características y propiedades de los bienes recepcionados estén de acuerdo con las
especificaciones técnicas solicitadas.
e.-La verificación y control de calidad se efectúan en presencia de la persona que hace la
entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la verificación
cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.
f.-Si por número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo
para efectuar la verificación y control de calidad.
g.-Tratándose de bienes que por sus características amortiguan ser sometidos a pruebas de
conformidad y/o análisis las pruebas o exámenes serán encargados por el jefe de almacén a
especialidades de la municipalidad u otro organismos del sector público.
3.-Intermedio
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados.-Se
ejecutaran las labores siguientes:
a.-Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento dimensión ,etc.
b.-Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.
Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.

Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje

diferentes.
En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a internar el
íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales,
para la conservación de determinados bienes, éstos se internarán a través de otros
órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia
corresponde a estos últimos. El Jefe de Almacén efectúa la constatación del ingreso y
da conformidad al mismo.

4. Registro y Control.

a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su

ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será colocada junto al grupo
de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones,
transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procederá previamente a
formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén.
b. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Guía de Internamiento o Nota
de Entrada a Almacén) será remitida a la Unidad de Abastecimientos para efecto
del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacén.
c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican
conforme al procedimiento establecido en el "Manual de Codificación del
Patrimonio Mobiliario del Sector Público" aprobado por R.J. N° 126-89-NAP/ONA,
en coordinación con la oficina de patrimonio.

5. Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes
almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que
fueron recibidas.
Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:
a. Protección a los materiales:' está referida a los tratamientos específicos que son
necesarios a cada artículo almacenado, a fin de protegerlos de elementos
naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las técnicas por aplicar
serán las estipuladas en normas técnicas, manual del fabricante u otros textos
especializados.
b. Protección del local de almacén: a las áreas físicas destinadas a servir de almacén
se las debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material
almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y
externos. Para el efecto se tomarán medidas a fin de evitar:
- Robos o sustracciones.
- Acciones de sabotaje
- Incendios Inundaciones, etc.
c. Protección al personal de almacén: se deben contemplar todos los aspectos de
protección al personal por los daños que puedan causar a su integridad física; con
tal fin se les dotará de los equipos e implementos necesarios para la adecuada
manipulación de materiales. Así mismo se diseñarán planes de seguridad que
contemplarán programas de evaluación para casos de siniestros (incendios,
terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el manejo de equipos de
manipulación de materiales y de seguridad.

B. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
 Proceso técnico de Abastecimiento que consiste- en un conjunto de actividades
de naturaleza técnico administrativa, referidas a la directa satisfacción de
necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases
siguientes: formulación del pedido, autorización de despachó,
acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.

1. Formulación del Pedido o Requerimiento

a. La solicitud de bienes se inicia con el requerimiento y/o pedido escrito por la

jefatura de la dependencia solicitante, dirigida a la Unidad de Abastecimientos
de la MDSJ quien lo derivará al Jefe de Almacén.
b. El Jefe de Almacén evaluará el requerimiento, elaborará y procesará en el
sistema de cómputo el respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).
c. Una vez impresa la PECOSA, se procederá a suscribirla conjuntamente con ei
Jefe de la dependencia solicitante.
d. Una vez suscrita la PECOSA por el Jefe de Almacén y por el jefe de la
dependencia solicitante, será remitido al Jefe de la Unidad de Abastecimientos
para la respectiva autorización de despacho.
e. LA PECOSA se formula en base a los respectivos cuadros de necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y
disponibilidad de bienes en almacén.
f. La Unidad de Abastecimiento establecerá un calendario para la presentación
de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
g. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán presentados
acuerdo al período consignado en el correspondiente cuadro de necesidades.

2. Autorización de Despacho
a. Una vez autorizado el despacho de los bienes se procederá a hacer entrega de
los mismos a la dependencia solicitante, debiendo el jefe o la persona
designada por éste, firmar la PECOSA de recepción y conformidad.
b. La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en el respectivo
cuadro, de necesidades.
c. Se autorizará pedidos no programados sólo en los casos derivados de
situaciones de emergencia, los que deberán ser calificados por la Dirección de
Administración, siendo atendidos con cargo a ¡os stocks seguridad.
d. Esta fase comprende lo siguiente:
- Registro del Pedido Comprobante de Salida.
- Aprobación del Jefe de Almacén.
- Valorización del Pedido Comprobante de Salida
- Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacén.
e. Está prohibido que el almacenero haga entrega de bienes de la MDSJ sin
contar con el respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).

3. ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES

a. El responsable del almacén dirigirá los Pedidos de Comprobante de Salida

aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.
b. Retirar los bienes de-su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el
despacho.
 c. El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe realizarse
en forma tal que se evite:
- Despostillados, roturas o aplastamiento.
- Daños por manchas con grasas u otro agente nocivo.
- Deterioro en el acabado.
- Daños por causas climatológicas.
- Pérdida parcial, total o extravío.

4. Control de Materiales

a. En cada almacén se establecerá un control dé salida de materiales el que será

encargado al personal de seguridad o vigilancia; o una persona que para tal
función se designe.
b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes presentará al salir del
almacén él Pedido Comprobante de Salida a la persona encargada del control
de salida de materiales, quien verificará si el contenido de los bultos concuerda
con el documento y retendrá una copia del mismo lo que será entregado al
área responsable del control de stock.
c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios
de transporte, el transportista presentará en los puestos de vigilancia de la
entidad copia del Pedido Comprobante de Salida respectivo. El personal de
vigilancia efectuará las constataciones que en ejercicio de sus funciones deba
realizar.

5. Entrega de Materiales

a. En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que la persona

que realiza la recepción lo haga en forma serena y consciente.
b. Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de destino
devuelva el Pedido Comprobante "de Salida con la conformidad respectiva y en
forma oportuna.
c. Es función inherente al almacén el que los bienes de despachar fuera del
perímetro de la ciudad, estén amparados por una cobertura de seguro.

C. INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN

La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente ios

bienes con que cuenta la Municipalidad, en el plazo señalado; con el fin de
asegurar su existencia real, estado de conservación y condiciones de
seguridad la toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos
valorizados, con los registros contables, a fin da establecer su conformidad,
investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones del caso.

El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de

aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos
de identificación. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de
bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar
r los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable. Cuando
la Municipalidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo ¡a toma
de inventados físicos el producto final presentado así como la base de datos debe
tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho
servicio.

1. TIPOS DE INVENTARIOS

a. Inventario Masivo
Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Físico General
que comprende la verificación física de bienes en uso y de almacén. La MDSJ,
dentro de los primeros quince (15) días hábiles de iniciado un nuevo periodo
efectuará la toma de inventarios físicos generales de sus almacenes, para tal
efecto el Director de Administración o quien haga sus veces, propondrá a la
Alcaldía, la constitución de una Comisión de Inventario que estará encargada de
realizar el Inventario Físico indicando el cronograma, equipos y personal
necesario.

La Comisión de Inventario estará integrada como mínimo por:

- Un representante de la Oficina de Control Patrimonial o la que haga sus veces

- Un representante de la Unidad de Contabilidad
- El Jefe de la Oficina de Control Institucional de la Municipalidad quien
participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de
los procedimientos establecidos.
- Personal debidamente calificado,
- Personal de apoyo.

El inventario se efectuará cerrando las operaciones del almacén, requiere de un

apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad. La
verificación física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los siguientes
aspectos:

- Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación,

- Estado de conservación,
- Condiciones de utilización,
- Condiciones de seguridad; y,
- Funcionarios responsables.
Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario deberá remitir el Inventario
Físico a la Gerencia de Administración o la que haga sus veces, con el Informe Final
del Inventario, el que deberá detallar:
b. INVENTARIO SELECTIVO.

Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza

periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se
mantienen al día, completos y exactos; y verificar que las existencias físicas
concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacén y las
Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las
actividades de almacén; sólo se efectúa el bloqueo temporal de la documentación y el
despacho del grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el
mismo. El Gerente de Administración o el Jefe de la Unidad de Abastecimientos,
designará el personal de Verificación, la que en ningún caso será integrada con
personal de almacén, estos últimos sólo intervendrán para indicar el lugar en que se
encuentran ubicados los bienes.

2. PREPARACIÓN DEL INVENTARIO

Corresponde a la Gerencia de Administración o quien haga sus veces precisar
instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de
realizar la verificación de bienes de los almacenes.

Son condiciones previas al Inventario:

a. Ordenamiento del almacén: el principio del buen ordenamiento debe mantenerse
en los almacenes en todo momento; sin embargo, se hace más necesario cuando
se traía de realizar Inventarios.
b. Documentación: es imprescindible prepararla documentación para la toma de
Inventario.
Son cuatro los aspectos a considerar:

- Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de Almacén deben

estar al día.
- Bloqueo del internamiento de bienes Decepcionados durante el período de
inventarios. Estos quedarán temporalmente en la zona de recepción y serán
internados una vez concluido el Inventario.
- Despacho de materiales y equipos correspondientes a los Pedidos
Comprobante de Salida pendientes de atención. Los bienes de pedidos no
reclamados permanecen en la zona de despacho.
- Suspender la recepción de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio
del Inventario.

c. Medios e Instrumentos
El equipo de verificadores será dotado de medios adecuados tales como:
Catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitirá certificar
las medidas, denominaciones, pesos, códigos, etc., de cada uno de los bienes que
se esté verificando.

3. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO

a. Al barrer.
El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por un
punto determinado del almacén; continuando el control de todos los bienes
almacenados, sin excepción alguna. Esta modalidad
 b. Por selección
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre
los cuales se tiene Interés, sin importar su ubicación. Esta forma se utiliza para
realizar inventario de tipo selectivo.

4. Sobrantes de Inventarlo
Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes se procederá en la
forma siguiente:
a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:
- Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias Valoradas.
- Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante,
b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a las dos
primeras causas Indicadas en el literal anterior, éstos se incorporan en los
registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar
del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar
como faltante en bien similar, entregado. En este caso se procederá a realizar
el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
anulando la salida del bien sobrante, la misma que será sustentada con el
Informe de la Comisión de Verificación; previo Inicio de la determinación de
responsabilidades.

Asimismo, se registrará la salida del bien faltante.

5. Faltantes de Almacén ‘
En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de existencias
y el inventario físico realizado se determinen bienes faltantes, la Comisión de
Verificación actuará en la forma siguiente:

a. Faltante por robo o sustracción Organizará un expediente de las

investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia policial
correspondiente.
b. Faltante por merma, Tratándose de bienes, sólidos o líquidos, que por su
naturaleza se volatizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la
tolerancia establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la merma ocurra
por acción de animales depredadores, la Comisión de Verificación evaluará e
informará sobre si la merma se debe estrictamente a esa causa.
c. Faltante por negligencia. El jefe de almacén y el servidor o servidores a cargo
de la custodia son responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de
la pérdida.

D. BAJA DE BIENES
 1. Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
2. La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la
MDSJ, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por
haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:
a. Obsolescencia técnica: Inoperancia de los bienes, producidos por los
cambios y avances tecnológicos
b. Daño y/o deterioro: Desgaste o afectación de los bienes debido al uso
continuo.
c. Pérdida, robo y/o sustracción: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de
los controles, y/o circunstancias fortuitas.
d. Destrucción: Afectación de los bienes de los bienes por causas ajenas al
manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc).
e. Excedencia: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.
f. Mantenimiento y/o reparación onerosa: Cuando el costo de mantenimiento
y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor real.
g. Reembolso y/o reposición: Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes así lo determinan. Bienes que
por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables
para consumo.

3. Las causales antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los
bienes, requieren una respuesta oportuna de la administración, la misma que,
previa calificación y justificación documentada e investigación de ser el caso,
debe proceder a dar de baja a tales bienes, conformé a las disposiciones
emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
4. La baja será aprobada mediante Resolución de Alcaldía.
5. Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la resolución
respectiva.

REPOSICIÓN DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativa, inherentes a
la función de almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del
abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren
disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la
oportunidad conveniente.

1. Variables utilizadas

a. Nivel máximo de stock Cantidad de cada tico de bien que se estima es suficiente
para atender en condiciones normales y por un periodo determinado, las necesidades
que lo entidad.

FALTA 1 HOJA
DIRECTIVA DE EJECUCION DE OBRAS

I OBJETIVO

Establecer los requerimientos, contenidos y procedimientos para la presentación de Tareos y

llevar los cuadernos de ocurrencias y presentación del informe mensual, en cumplimiento del
numeral 8 del artículo primero de la resolución de contraloría N° 195-88-CG que aprueba las
normas para la ejecución de obras PUBLICAS POR ADMINISTRACION DIRECTA.

II FINALIDAD.

Simplificar y agilizar los trámites de la presentación de los informes mensuales y de esta

forma lograr que la gerencia de proyectos se encuentre adecuada y oportunamente
informada sobre el estado de ejecución de los trabajos que vienen desarrollando la entidad.

III BASE LEGAL

- Resolución De Contraloría N° 195-88-CG que aprueba las normas para la ejecución de

obras por Administración Directa.
- Ley N° 27785, Ley orgánica del sistema nacional de control i de la Contraloría General
de la Republica.
- Ley 28411, Ley General Del Sistema Nacional De Presupuesto
- Ley Anual de Presupuesto del sector Público.
- Directiva General del SNIP N° 001-2009-ef/68.01

IV ALCANCE

La presente es requisito indispensable para la ejecución de obras además de presentación de

informes y programación de pagos del personal y el llevado de la manera más adecuada de
los cuadernos de asistencia y de ocurrencias y es de obligación para los Residentes,
Supervisores de obra, Asistente y Almaceneros.

V NORMAS

A) Los Residentes y Personal administrativo así como los Supervisores de las obras y
Mantenimientos deberán cumplir con los siguientes aspectos.

CAPITULO I; DEL RESIDENTE DE OBRA

Para los residentes de obras se establecen requisitos en base a criterios que aseguren que
estos posean un nivel de competencia profesional acorde con las necesidades de la obra, es
decir conocimientos, experiencia, capacidades y habilidades suficientes para llevar a cabo la
administración y dirección de los trabajos encomendados. El Residente de Obra debe poseer
la calidad de Ingeniero o Arquitecto Habilitado por su correspondiente colegio profesional,
según corresponda a la naturaleza y especialización; tener experiencia mínima de tres años en
administración y en la ejecución de las obras a las que postula.
DE LAS FUNCIONES DEL RESIDENTE DE OBRA

FUNCIONES GENERALES

a) El residente de obra recibirá de la Gerencia de Infraestructura 01 ejempla r del

expediente técnico y/o 01 ejemplar del perfil y el CD con la respectiva resolución de
aprobación y 01 copia del convenio.
b) Revisar la compatibilidad del Expediente Técnico alcanzando el informe
correspondiente con la participación del Supervisor por cada componente en un
plazo máximo de 7 días hábiles.
c) Realizar los requerimientos d materiales con las especificaciones técnicas detalladas
adjuntando en hoja adicional si se requiera, con cronograma de adquisición y
especificaciones técnicas y deberán estar con la firma de residente y supervisor.
d) Presentar la programación de ejecución de obra según la propuesta de frentes de
trabajo.
e) Elaborar las actas inicio de a y actas de entrega de terreno la obra y que contengan las
firmas correspondientes de supervisor, beneficiarios, y autoridades, que deben ser
alcanzadas al tercer día de iniciado la obra.
f) Llevar, mantener actualizado y firmar el cuaderno de obra en todas sus páginas
conjuntamente con el supervisor de obra.
g) Resolver las contingencias de manera conjunta con el supervisor de obra cuando se
produzcan dificultades en la ejecución de la obra.
h) Solicitar al proyectista (gerencia de estudios) la aclaración de los aspectos ambiguos o
incompatibilidades entre planos o entre estos y las especificaciones.
i) Es responsable de asentar en el cuaderno de obra cualquier variación modificación
sobre la ejecución de obra en coordinación de la supervisión, para luego informar de
las variaciones en forma oportuna a la unidad de programación de inversiones (UPI)y
realizar el trámite de variaciones en fase de inversiones según directivas del SNIP. Es
responsabilidad no delegable del residente y del supervisor realizar las coordinaciones
de manera directa con la UPI sobre variaciones en fase de inversiones según
directivas del SNIP es responsabilidad no delegable del residente y supervisor realizar
las coordinaciones de manera directa con la UPI sobre variaciones en fase de
inversión.
j) Cumplir con los requisitos de calidad establecidos en el estudio definitivo (expediente
técnico) realizando durante la ejecución de las obras prueba de control de calidad de
los trabajos, materiales, así como el funcionamiento de la instalaciones, conforme a las
especificaciones técnicas correspondientes.
k) Cumplir con los códigos, normas y reglamentos que son aplicables a la obra, así como
las normas administrativas de la entidad.
l) Verificar la recepción, en la misma obra, de los materiales que serán incorporados en la
construcción ordenado la realización de ensayos y pruebas.
m) Dirigir la obra comprobando la participación de personal calificado y preparado para
asumir lo procesos asignados dela construcción.
n) Elaborar y organizar la información sobre los procesos durante la ejecución de la
construcción. Debiendo presentar mensualmente un informe detallado al nivel
correspondiente sobre el avance físico valorizado de la obra, precisando los aspectos
 limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la entidad, a través de la
Gerencia de obras, disponer las medidas respectivas.

- Planear y supervisar las medidas las medidas de seguridad del personal y de

terceras personas en la obra, así como los de los vecinos y usuarios de la vía
publica.
- Elaborar y entregar, al término de la construcción, los manuales de operación y
mantenimiento, así como los manuales de los equipos incorporados a la obra.
- Brindar las factibilidades necesarias para el cumplimiento de la labor del
Supervisor de Obra.
- Realizar el internamiento de los saldos de materiales y herramientas de sobrantes
al almacén de la entidad, al término de la obra.
- Vigilar que, previo al inicio de la ejecución de la obra, se cumplan con las
condiciones previstas en el reglamento nacional de edificaciones.
- Vigilar que los rendimientos y producción de la maquinaria o equipo mecánico y/o
de construcción asignados cumplan con la cantidad de trabajo consignado en el
contrato, en los precios unitarios y/o horas máquina.
- Las demás que le asigne la Gerencia de Infraestructura dentro del campo de su
competencia.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

El residente de Obra es responsable de dirigir y llevar el buen desarrollo de la obra que la

Gerencia de Infraestructura otorgará o asigna mediante memorándum.

Es el responsable de coordinar organizar y programar sobre la buena ejecución de la obra con

el supervisor, con la gerencia de infraestructura y entre residentes y los diferentes órganos
funcionales de la Municipalidad, además de los beneficiarios.

El residente es el único que puede participar en la programación de maquinaria para la

ejecución de su obra que se realiza todos los viernes a las 12:00 m. en la gerencia de
infraestructura.

Es de obligación del residente de obra presentar los informes mensuales correspondientes de

su obra con la conformidad del supervisor lo que servirá para poder autorizar el pago del mes,
como máximo hasta el tercer día hábil del mes, en caso de observación por la supervisión
deberá ser subsanado en un plazo máximo de dos días, en caso de incumplimiento se
informará a la Gerencia para las acciones del caso.

Los residentes mensualmente hasta después del 03 día hábil de cada mes deberán entregar al
supervisor a través de los informes mensuales la información de INFOBRAS los formatos con
información de sus obras con la conformidad del supervisor la cual es obligatoria y sin retraso.
El Residente de Obra de obra debe informar cualquier variación que se presente en el
transcurso de ejecución de la obra (metrados, partidas nuevas, etc.) al órgano que declaro la
vialidad o al que resulte competente en el momento en que se produzcan tales cambios, con
un plazo mínimo de 20 días hábiles antes de su ejecución según directiva del SNIP. Articulo 27.4

El residente de obra debe elaborar un informe de cierre del PIP (anexo SNIP-24) luego de
conclusión, y liquidación de la obra a su cargo.

Los residentes de obra a través de sus asistentes técnicos y administrativos llevaran las hojas de
tareo (en el cuaderno que es otorgado por la gerencia de infraestructura) donde se considera
asistencia de residentes, supervisores y personal que labora en obra, por cada categoría
considerando los nombres y apellidos idénticos al DNI además del N°. Se recomienda llevar
tareos y planillas por separado para facilitar la liquidación:

a) Costo Directo (Oficial, Operario, Peón)

b) Costo Indirecto (Personal Técnico-Administrativo)

Presentar los tareos correspondientes de sus obras de manera puntual según cronograma que
la gerencia hará llegar oportunamente no aceptándose prorrogas ni excepciones, y que estos
no contengan errores de ningún tipo, el incumplimiento de la presentación oportuna tendrá la
sanción respectiva por parte de la gerencia ya que este perjudicaría en trámite administrativo
en la oficina de personal.

Para el ingreso de los trabajadores a obra esta deberá ser con conocimiento de la gerencia de
infraestructura y el trabajador previo al inicio a trabajar deberá registrarse en la oficina de
personal con copia de si DNI en las planillas electrónicas.

El residente en caso de que existan ampliaciones de plazo, presupuestales u otros

correspondientes deberá realizar los informes correspondientes antes de la ejecución de estos
bajo responsabilidad el que deberá ser presentado por el supervisor para su tramiten la UPI
para su trámite según la directiva, anexo N° 5 de la directiva modificada y anexo N°3 del
procedimiento.

Los residentes son los que otorgan las conformidades de los servicios y materiales adquiridos,
para realizar el pago correspondiente a los proveedores mediante documento remitido por la
gerencia al área de tesorería.

Para la ejecución de la obra se establece lo siguiente:

A) Elaborar el acta de entrega de terreno, donde se ejecutará la obra.

B) Aperturar el Cuaderno de Obra, debidamente foliado y legalizado por Notario Público

en el que debe consignarse en original y dos copias.

1. Numero de asiento

2. Nombre de obra

3. La fecha de inicio de trabajos

4. Los avances diarios en la ejecución de la obra.

5. Controles diarios de ingreso y salida de materiales

6. Control de asistencia de personal por categorías

7. Horas trabajadas del equipo mecánico, cuando corresponda

8. Acciones efectuadas durante el día o jornada de trabajo

9. Problemas que vienes afectando el cumplimiento de os cronogramas establecido,

cando corresponda

10. Anotaciones realizadas por el Supervisor de Obra

11. Las modificaciones autorizadas

12. Avances mensuales de obra en forma porcentual y por partidas

13. Anotar las incidencias y ocurrencias que se considere convenientes como las
variaciones que se produzcan, las consultas, ordenes, todo lo relacionado con el
personal, equipo y materiales utilizados

14. Metrados (según expediente técnico)

15. Observaciones

16. Recomendaciones
 C) Solicitar autorización al Supervisor de Obra, para ejecutar trabajos de importancia
como armaduras de fierro, vaciados de concreto, encofrados, control de mecánica de
suelos.

D) Solicitar autorización al Supervisor de Obra, cuando se presenta modificaciones o

partidas adicionales las mismas que no podrán realizarse o ejecutarse sin la debida
autorización, la que deberá estar consignada en el cuaderno de obra.

E) Verificar el control de asistencia y labores del personal técnico, administrativo y obrero

asignados a la obra, así como determinar la distribución adecuada de las funciones o
labores a desempeñar en forma racional que permita el cumplimiento eficiente de sus
labores y capacitarlos para la ejecución de trabajos específicos.

F) Supervisar y controlar la maquinaria y el equipo asignado a la obra, cuando

corresponda disponiendo se elaboren en forma diaria los partes diarios de control de
equipo mecánico, verificando el control estricto de sus horas de trabajo, su
rendimiento y distribución racional que permita el cumplimiento eficiente de sus
labores y capacitarlos para la ejecución de trabajos específicos, así como el gasto de
combustible y lubricantes por maquinaria.

G) Efectuar bajo responsabilidad las pruebas técnicas de control de calidad de los trabajos
que se ejecutes, así como de los materiales que se emplean en la obra, conforme a las
especificaciones técnicas especificadas.

H) Presentar informes mensuales detallados a la Gerencia de Infraestructura, sobre el

avance físico valorizado de la obra, indicando las limitaciones y recomendaciones para
superarlos, estos informes deberán contener los siguientes términos de referencia:

1. Memoria Descriptiva:

Datos Generales (unidad Gestora, Unidad Ejecutora, Proyecto y/o Componente,

Meta); nombre de la obra, meta física, presupuesto total de la obra, presupuesto
asignado anual, tiempo de ejecución en días, fecha de inicio real de la obra, fecha
probable de termino de obra, modalidad de ejecución, fuente de financiamiento,
resolución de aprobación del expediente Técnico:

 Nombre del Residente de Obra y Número de Colegiatura.

 Nombre del Supervisor de Obra y Número de Colegiatura.

 Ubicación del proyecto (Localidad, comunidad, distrito, provincia)

 Antecedentes de Obra
 Objetivos y justificación
 Descripción de Obra
 Características de las estructuras geométricas de la vía

2. Informe de la Obra:

 Recursos utilizados
 Actividades realizadas
 Factores que retrasaron la ejecución de obra, cuando corresponda
 Observaciones
 Conclusiones y Recomendaciones
 Sustento de metrado con hoja de metrado
 Avance físico y valorización de obra
 Avances financieros mensualizados según calendario (SIAF)
 Resumen movimiento de Almacén
 Resumen partes diarios de maquinaria

3. Anexos:

 Registro Fotografico
 Copias de cuaderno de obra

I)Verificar que el control del avance de Obra guarde estricta relación con el expediente técnico y
cronograma de ejecución y de gastos, estos deben ser consecuentes y concordantes con toda la
documentación que se emite a la gerencia de infraestructura; los avances valorizados deberán tener la
visacion de la supervisión obligatoriamente.

J)Presentar en forma oportuna la programación de gastos mensuales (Bienes y Servicios), tomando en

cuenta los cronogramas de ejecuciondel calendario de compromisos.

K)Controlar el movimiento y el uso de materiales y herramientas del almacen de obra, debiendo realizar
sus requerimientos de acuerdo al plan anual de adquisiciones, en forma oportuna y por orden de
prioridad, evitando que estas adquisiciones no sean en cantidades superiores a lo programado en el
presupuesto analítico, considerando las tranferencias de materiales de otras obras.

L)Visar las notas de entrada y salida de materiales al almacen en obra, asi como los partes diarios de
control de quipo mecanico y formatos de control de uso de material explosivo cuando corresponda.

M) Controlar adecuadamente el ingreso y el egreso de combustible en relación a las horas

maquina trabajada y rendimiento, cuando corresponda.

N) Prevenir el adecuado uso de explosivos y tomar las medidas que sean necesarias para su traslado,
almacenaje, manipulación, cuidado y conservación, debiendo contar con personal capacitado, estas
acciones se ejecutaran en coordinación con la dirección de control de servicios de seguridad, control de
armas, munición y explosivos de uso civil (DISCAMEC).

O) Realizar el cálculo de costos unitarios reales de ejecución de obra, para compatibilizar con los costos
unitarios programados y determinar los resultados obtenidos e informar a la supervisión.

P) Implementar el botiquín de primeros auxilios para el personal de obra y equipar al personal obrero
con el vestuario y herramientas adecuadas.

Q) Responsabilizarse de la elaboración del acta de terminación de trabajos y del acta de entrega y

recepción de obra.
 R) Subsanar e implementar las observaciones y recomendaciones técnicas emitidas por el supervisor de
obra, Órgano de control interno, División de ejecución de obras y gerencia de infraestructura y
registrarlas en el cuaderno de obra.

S) Elaborar el informe final de obra y planos de replanteo de la ejecución real de la obra.

T) Elaborar la declaración de fábrica, si el proyecto es de edificación, indicando la inversión total

discriminada en materiales, mano de obra equipos y otros.

U) Llevar un archivo de la documentación de obra, debiendo especificar lo siguiente:

1. Acta de entrega de terreno.

2. Acta de inicio y/o apertura de obra.
3. Relación de personal.
4. Equipo mecánico y partes diarios de control, cuando corresponda.
5. Copia de resolución de aprobación de expediente técnico.
6. Informes mensuales

7. Copias de pecosas

8. Informes mensuales de movimientos de almacen

9. Acta de conclusión de obra

10. Acta de entrega y recepción de obra

11. Cuadernos de obra

12. Informes de pruebas de campo

13. Documento de designación como Residente de Obra

V) Presentar oportunamente el tareo de campo para procesar las planillas de obra.

W) Velar por el mantenimiento y reparación de la maquinaria asignada a su obra cuando corresponda,

previa coordinación con la división de Equipo Mecánico de la Municipalidad.

X) Recabar los documentos personales de los trabajadores de obra, para el trámite de los autogenerador
ante Essalud en coordinación con el área de personal.

Y) Administrar los fondos para pagos en efectivo, de conformidad a la directiva interna para dicho fin y
presentar las rendiciones oportunamente.

Z) Coordinar y controlar permanentemente los trabajos desarrollados por el topógrafo en lo referente

a los controles planimetricos y altimétricos.
AA) Colocar en lugar visible de la oficina de residencia de obra, el organigrama operativo de la
residencia, programación y avances de obra , relación de maquinaria con que cuenta , con la
respectativa horas maquinas, así como el archivo topográfico del historia de obra
BB) Informar en forma inmediata ala División de la Ejecución de Obras los accidentes de trabajo
precisando sus causas.
CC) Otras funciones que el asigne su jefe inmediato afines del cargo

OBLIGACIONES
a) El Residente de Obra una ves designado, se convierte en servidor de la Institución, lo cual implica
que es responsable por los resultados obtenidos en la ejecución de la obra encargada, solidariamente
con el Supervisor de dicha Obra.
b) El Residente de Obra tiene como obligación cumplir con las disposiciones, reglamentos internos y
directivas de la institución que le sean aplicables, según la naturaleza de su relación laboral.
c) Es obligación inherente en el ejercicio de las funciones del Residente de Obra, presentar su Pre
Liquidación de la obra correspondiente, en el tiempo establecido(15 días calendario de culminada la
obra), verificando que cuente con toda la documentación necesaria, sobre todo los planos de replanteo
visados por dicho profesional, obras adicionales debidamente documentadas, etc.
d) Los Residentes de Obra, como mínimo permanecerán en el lugar donde se ejecuta la obra en un
70%, con relación a plazo especificado en el Expediente Técnico; y el tiempo restante será a realizar sus
gestiones administrativas en la Gerencia de infraestructura, lo cual deberá ser supervisado por la
División de Ejecución de Obras de la Gerencia de Infraestructura.
e) Otras obligaciones que prevengan del Contrato con municipalidad de San Jerónimo.

CAPITULO II: DE LOS ASISTENTES TECNICOS

1. Los asistentes técnicos con especialidad en ingeniería y/o arquitectura son personal calificado coya
función es acompañar y apoyar al residente de obra en toda las acciones durante la ejecución de obra.
2. Es responsable de implementar el plan de SEGURIDAD Y SALUD en la obra verificando que el
personal cumpla con las normas de seguridad manipulación de equipo e indumentaria que es obligaría
durante la ejecución de obra
3. Implementar un cuaderno de ocurrencias de obra diferente al cuaderno de obra
4. El asistente técnico llevara el día el avance físico de las obras, los cuadernos de obra deben
encontrarse llenados al día de refrendados por los residentes y supervisor, además de registrar las
visitas inopinadas que pueda realizar la gerencia de infraestructura u otros funcionarios en el cuaderno
de ocurrencias.
5. El Asistente técnico deberá encontrarse de manera permanente en la obra ya que es su
responsabilidad hacer el seguimiento a las actividades y avances de obra y verificar que el personal
obrero labores adecuadamente y ejecute las partidas de manera efectiva y técnica.
6. Los asistentes técnicos no podrán abandonar la obra salvo el residente haya autorizado la
realización de tareas fuera de obra y/o motivos de fuerza mayor.
7. En caso de accidentes los asistentes deberán acompañar y atender dichos eventos
hasta que se cumpla todo el proceso tanto el formal como administrativo con
participación del residente de obra.
8. Las obras deberán tener el cartel de obra y las zonas de trabajo deberán encontrarse
claramente señalizados identificando las zonas de seguridad, almacén y otros que
contemple la obra.

CAPITULO III: DE LOS ASISTENTES ADMISTRATIVOS

1. El asistente administrativo deberá ser técnico y tener la experiencia correspondiente

para poder ejercer el cargo cuya función específica es el de llevar, verificar e informar
sobre la parte administrativa y financiera de la obra en ejecución.
2. Llevará la documentación al día de los gastos de la obra.
3. Llevará los registros de asistencia al día y los tareos correspondientes mensualmente.
4. Los tareos no deberán tener errores de ningún tipo y la asistencia se marca
diariamente la omisión de a notes o de asistencias serán sancionados según el ítem de
sanciones.
 5. Detalle de anote de asistencia
 O inasistencia
 X asistencia
 - Retiro
6. El cuaderno de tareo servirá además para las ocurrencias que puedan suscitar en cada
obra como altercados, accidentes y otros que el asistente o residente crea conveniente,
el cual debe estar refrendado con ambas firmas del gerente de infraestructura y del
jefe de división de obras
7. La hoja de asistencia deberá contar obligatoriamente con la firma de la gerencia y de la
división de infraestructura y diariamente al finalizar la jornada refrendada por el
residente y de ser caso por el supervisor.
8. Todo error de tareo (llenado y presentado por el residente y supervisor) que genere
retraso, perjuicio y que sea observado por el área de personal será enteramente
responsabilidad del asistente, del residente y del supervisor de obra a quienes se les
aplicara la sanción correspondiente.
9. Una vez alcanzado el tareo y posterior a este registro la inasistencia de algún
trabajador este deberá ser comunicado en un plazo máximo de 24 horas para su
descuento correspondiente, aquellos informes posteriores y que generan perjuicio a la
institución serán descontados al asistente administrativo y residente.
10. Los asistentes realizaran los requerimientos de los insumos los que deberán ser claros y
con las específicas correspondientes y de ser caso con anexos de dichos insumos o
materiales para efectivizar la compra conforme se requeriré en obra. Además hacer el
seguimiento continuo para que pueda realizar la adquisición efectiva y sin
contratiempos.
11. Llevar la documentación administrativa y financiera al día haciendo el seguimiento
continuo hasta el final de los procesos para su real cumplimiento.
12. La permanencia del asistente, almacenero y personal obrero en la obra es obligatoria
de 7:00 am a 12:00m y de 13:00 a 5:00 teniendo único refrigerio de 12 a 1 (una hora)
cualquier ocurrencia que establezca la salida o autorización para una labor fuera de la
obra será registrado en el cuaderno de ocurrencias.

CAPITULO IV: DEL ALMACENERO

1. Los almaceneros serán personal calificado y evaluado con responsabilidad exclusiva del
manejo del almacén y movimiento de los materiales durante la ejecución de la obra.
2. Los almacenes de obra deberán estar tota talmente ordenados y organizados con sus
respectivas tarjetas vincar, llevar los ingresos, salidas, y préstamos de materiales al día
todo este movimiento deberá tener V° B° del residente y supervisor.
3. Los almaceneros deberán permanecer en la obra de manera permanente y obligatoria
resguardando y verificando la buena disposición de sus materiales e insumos de obra.
4. Por ningún motivo los almaceneros podrán abandonar la obra (almacén) ya que
cualquier evento fortuito u otro será su responsabilidad, salvo que sea por motivos de
fuerza mayor y que se pueda prever su reemplazo
5. El almacenero deberá presentar sus informes mensuales del movimiento del almacén
al residente para que se incorpore al informe general del residente y con un informe de
conformidad de haber cumplido se podrá autorizar su pago del mes (por gerencia).
6. La pérdida de herramientas, insumos, materiales y equipos será enteramente
responsabilidad del almacenero quien debe velar por la custodia y buen uso de los
mismos.
CAPITULO V: DEL RESPONSABLE EN SALUD Y SEGURIDAD EN OBRA

1. Será el encargado de hacer cumplir la directiva correspondiente a salud y seguridad en

obra.
2. Hacer el seguimiento y la instalación de las brigadas de cada obra, verificar la
implementación de los sistemas de seguridad e indumentarias para la obra
considerando el tipo de actividad que se desarrolla en estas.
3. Realizara las capacitaciones y las charlas de sensibilización al personal de obra.
4. Llevar los cuadernos de ocurrencias generales de las obras.
5. Desarrollar e implementar el reglamento de seguridad en obra.
6. Realizar la evolución mensual de cada obra respecto a la seguridad y salud en obra.
7. Informar mensualmente a la gerencia y a la dirección del trabajo de los sistemas de
seguridad y salud en obra.
8. Organizar campañas generales de salud para los obreros de las diversas obras.

CAPITULO VI: DE LAS INFRACCIONES

Constituyen infracciones sujetas a sanción el incumplimiento comprobado de lo dispuesto

en la presente Directiva, así como de las normas técnicas y administrativas vigentes. La unidad
de supervisión y liquidación de inversión, los supervisores de obra y la gerencia de obras deben
denunciar las infracciones cometidas por los residentes de obra que sean de su conocimiento
como parte del desempeño de sus funciones, en caso contrario, serán considerados como
responsables solidarios conjuntamente con los infractores.

Las sanciones por incumplimiento a la presente directiva se determinaran con la

amonestación, reiteración y retiro de la obra de ser el caso por reincidencia en la misma falta
hasta por 03 veces consecutivas

CAPITULO VII: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

1. Queda prohibido otorgar la dirección técnica de una nueva obra al residente de obra
que no haya cumplido con realizar con la pre liquidación y entrega dela obra
encargada.
2. La remuneración del responsable de obra, en la etapa final del proceso de ejecución,
debe estar supeditadita al cumplimiento de la presentación de la pre liquidación,
aprobación y entrega de la obra sin observaciones a la comisión especialmente
conformada poa tal fin. Estas condiciones deben ser incorporadas en el contrato de
servicios personales especificando además que su incumplimiento constituirá
infracción sujeta a sanción.
3. Toda obra deberá contar de modo permanente con un responsable de obra, el cual se
denominara Residente de Obra.
4. La División de Ejecución de Obras se encargara de entregar una copia impresa de la
presente directiva a cada uno de los profesionales que ingresen al servicio de la
institución para desempeñarse como residente de obra.
DIRECTIVA DE VALORIZACION DE APORTES EN EJECUCION DE OBRAS PUBLICAS

1.- OBJETIVO

Establecer procedimientos de carácter Técnico-Administrativo que oriente el proceso de

Valorización de los Aportes en la Ejecución de Obras Públicas.

2.- FINALIDAD

Tener un mecanismo eficaz que permita determinar oportunamente la valorización de los

Aportes de los Beneficiarios y de la Municipalidad en la Ejecución de Obras Publicas

3.- BASE LEGAL

 Resolución de Contraloría N° 195-88-CG “Norma que regula la Ejecución de Obras

por Administración Directa”
 Ley N° 27815, Codigo de ética de la Función Publica y su Reglamento
 Ley N° 28708, ley General del Sistema Nacional de Contabilidad y modificatoria.
 Ley N° 27293, ley del Sistema Nacional de la Inversion Publica- SNIP y
modificatorias.
 Ley N° 2744, ley del Procedimiento Administrativo General y modificatorias.
 Ley N° 28411, ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
 Resolución de contraloría N° 320-2006-CG Normas de Control Interno del Sector
Publico.
 Instrumentos de gestión de la Entidad.

4.- AMBITO DE APLICACIÓN

Es de aplicaciones y cumplimiento obligatorio para los funcionarios y personal de la

Municipalidad Distrital de San Jerónimo directamente involucrado en el proceso de Ejecución
de Obras Públicas.

5.- COCEPTOS ESPECIFICOS SOBRE VALORIZACION DE APORTES EN EJECUCION DE OBRAS

PÚBLICAS.

VALIRIZACION.- Es la cuantificación económica de un avance físico en la ejecución de una obra

en un periodo determinado.

APORTES.- Son Contribuciones que alguien (persona natural) realiza a otro individuo, a una
organización o institución. Entrega o suministro de lo necesario para el logro de un fin. La
mencionada contribución puede consistir en un bien inmueble, una suma de dinero, mano de
obra, materiales, maquinarias y servicios.

BENEFICIARIO.- Persona física o jurídica que tiene derecho a percibir cierta prestaciones
económicas o al reconocimiento de ciertos derechos.

OBRAS PÚBLICAS.- Son trabajos y actividades desarrolladas en construcción civil, que

requieren: dirección técnica, expediente técnico aprobad, mano de obra, materiales e insumos,
servicios y contar con presupuesto aprobado.
PROYECTO DE INVERSION PUBLICA.- Toda intervención limitada en el tiempo que utiliza total o
parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, moderar o recuperar la

Capacidad productora de bienes y servicios; cuyos beneficios se generan durante la vida útil del
proyecto y éstos sean independientes de los otros proyectos.

6.- RESPONSABILIDADES.-

● El Titular del Pliego Presupuestario de la Entidad y los Jefes de la Unidad Ejecutoras

son Responsables de cumplir y hacer cumplir la presente Directiva.

● Todos los órganos estructurados de la entidad que participen en la ejecución de

proyectos de inversión pública son responsables del cumplimiento de los
procedimientos establecidos en la presente Directiva.

● La Oficina de Liquidación de Proyectos de Inversión o quien haga sus veces, es

responsable directa del cumplimiento de la presente Directiva.

● El órgano de Control institucional o quien haga sus veces, efectuara el seguimiento y

evaluación correspondiente sobre el cumplimiento de la presente Directiva.

7.- PROCEDIMIENTO PARA LA VALORIZACION DE APORTES EN EJECUCION DE OBRAS PÚBLICAS.-

Al finalizar la Ejecución de Obras Publicas se realiza la Liquidación ya sea Técnica y Financiera

sistematizando la información y documentación en los informes finales de las Obras de
infraestructura. En tal sentido para poder tener datos precisos no se debe dejar de lado ni
restar importancia a los Aportes en la Ejecución de Obras, los cuales deben estar debidamente
Valorizados, informados y aprobados mediante Resolución por el Titular del Pliego o el que
haga sus veces. Para tal efecto se deberá utilizar los mismos formatos de Valorización de Obras
por Administración Directa, lo que obliga a cada Residente a tener que incluirlos en los
informes mensuales de Obra.

Los Aportes:

● APORTE DE LOS BENEFICIARIOS:

El aporte de los beneficiarios para todos los proyectos y mantenimientos es del 10%
del valor total de ejecución de obra según expediente técnico

a) Se considera el aporte con Mano de Obra, el aporte con Materiales, el aporte con
Combustible, el aporte con Maquinarias y aporte con otros bienes y servicios. Estos
aportes tendrán que ser valorizados y sustentados con un informe de verificación
de la documentación, Resoluciones, Convenios, Acta de compromiso de Aportes y
otros que sustenta los aportes de los beneficiarios y de donaciones.

b) El Aporte con Mano de Obra gratuita, mediante faenas comunales y otros, debe ser
cuantificada por el Residente de Obra, anotándose en el cuaderno de obra, Dicho
aporte deberá Valorizarse en la Rendición de Cuentas, como aporte comunal
sustentado con la planilla respectiva.

c) El Aporte correspondiente con dinero en efectivo depositado en caja administrativa

de la Municipalidad Distrital de San Jerónimo dichos aportes se refrendan con los
 recibos correspondientes emitidos por la comuna distrital en el que figuran APORTE
PARA OBRAS PUBLICAS indicando monto y nombre del contribuyente y la obra
correspondiente.

Todos estos aportes se incluirán en la estructura del informe Final en el Presupuesto

de ejecución real de la obra o proyecto. El deductivo por Aporte Comunal ( si
corresponde), Cuadro de Aportes valorizados del convenio, Resumen de Aporte de
Maquinaria y Equipo u otros que corresponda, e incorporados al presupuesto de
obra mediante resolución gerencial de aceptación de los aportes de Materiales para
su incorporación financiera; en caso de aporte con dinero en efectivo se alcanzará el
resumen y registro de los ingresos por aporte a obra emitida por la oficina de
tesorería de la Municipalidad para incorporarlas a través de la oficina de
planificación y presupuesto a la obra correspondiente.

● APORTE DE LA MUNICIPALIDAD:

La Municipalidad para la ejecución de los proyectos y mantenimientos aportara el 90%

de costo total de la obra.

- Esta considerado el personal técnico administrativo de la Obra, como Residentes,

Supervisores, Asistentes Técnicos, Asistentes Administrativos, Almacenero y maestro
de obra.

- Además del aporte con MAQUINARIAS, Mano de Obra, materiales, herramientas,

alquiler de equipos y otros con características similares.

- Se valoriza el aporte con mano de obra, exigiendo su cumplimiento según lo

establecido en el Expediente Técnico, sustentando con la planilla y el Cuadro de Jornal
hora hombre, y en los informes mensuales e informe final de la obra emitido por el
Residente de Obra y refrendado por el supervisor de obra.

- Los gastos producidos por los servicios brindados por los operarios o conductores de
Maquinarias y volquetes tienen que ser consideradas y afectados con cargo a la Obra
que se ejecuta.

- Los gastos correspondientes a la Municipalidad consistentes en Maquinarias y

vehículos deben ser valorizados a efectos de realizar los deductivos y adicionales en el
Proceso de Liquidación de Obra.

- El Jefe de Equipo Mecánico de la Municipalidad alcanzara mensualmente la

Valorización de maquinaria correspondiente a fin de que se tome en cuenta para los
requerimientos de mantenimiento de las maquinarias de la Municipalidad.

8.- DISPOSICIONES SOBRE SALDO DE MATERIALES.-

Todos los Saldos de Materiales de Obras y de Mantenimiento de Proyectos deben de Ingresar
al área de Almacén de la Municipalidad debidamente Valorizados, de ser posible acompañado
por la Nota de Entrada de Almacén, y/o Acta de entregas debidamente firmado por los
responsables.
Los Saldos de Materiales se transfieren a otras obras luego de ser valorizados, con los informes
sustentatorios y con la autorización y aprobación de la autoridad respectiva, adjuntando la
Resolución correspondiente.

9.- VIGENCIA.-
La presente Directiva tiene Vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.

10.- DISPOICIONES FINALES.-

Los casos no previstos en la presente Directiva serán resueltos por la Gerencia de
Infraestructura a través de la División de Ejecución de Obras.