INGREDIENTE DEL ÉXITO #3

¿Cómo Organizo mi Tiempo?

¡Hola!, espero estés muy bien y de muy buen ánimo!, hoy toca hablar de este tema
pendiente: El Tiempo.

Y es que si bien es cierto que todos tenemos 1 año, 12 meses, 30 días, y 24 horas, como lo
organicemos puede significar una gran ventaja para hacer éste negocio, recuerda que no
solamente debes planificar tu vida cotidiana y la familiar sino tu emprendimiento.

¿Cuál es el objetivo de Planificar? Saber qué días puedes trabajar en tu negocio y hacerlo
de la manera más productiva posible.

Hay varias actividades que tenemos que planificar como por ejemplo, la búsqueda de
insumos, el horneado, la decoración, el montaje, la entrega, cursos de repostería, y algunas
actividades que seguramente no las habías contado como propias de tu negocio y son la búsqueda
y atención de clientes, gestiones administrativas, etc.

Lo que queremos es crear un hábito, debes crear el hábito de planificar todas las
actividades que vas a hacer, y hacerlo de la manera más detallada posible.

Particularmente hago planificación mensual, semanal y diaria, eso me permite tener una
visión general de lo que no puedo hacer, de aquello que si puedo hacer y lo mas importante en
qué tiempo debo hacerlo. Pero no quiero abrumarte, vamos a ir por lo más sencillo que es
planificar un mes y una semana.

Me encantaría que hicieras ésta actividad conmigo, que sea práctica. Vamos a tomar como
ejemplo el próximo mes. Imaginemos que estamos en el día 1. Así que busca un Calendario y si
no tienes coloca 30 papelitos en la mesa numerados del 1 al 30. O en la computadora si te gusta
más, yo es que soy muy fan de escribir las cosas, porque me da la oportunidad de ir cambiándolas
dependiendo de las circunstancias.

Te voy a ir haciendo preguntas y tú vas a ir rellenando en ese calendario todas las cosas
que ya están pautadas para este mes

Aquí te copio un ejemplo del calendario standard, es este caso de abril, pero puede ser
cualquier mes.

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 - ¿Hay algún evento familiar importante este mes? (cumpleaños, graduación, bautizo,
partido deportivo, etc.)
- ¿Hay alguna fecha especial este mes? ¿Cuántos días? (por ejemplo día de la madre, día del
padre, navidad, año nuevo, pascua, etc.)
- ¿Hay algún día feriado éste mes? Feriado es un día en el que no se trabaje como por
ejemplo día del trabajador o una fecha especial de tu país que sea no laborable.
- ¿Tengo algún pedido concretado o en curso este mes? Concretado es que ya te han hecho
parte del pago. En curso es que no te han pagado todavía pero está pendiente. Marca en
el calendario los días que serán entregados.
- ¿Voy a asistir a algún curso de formación este mes? ¿Cuál? ¿Cuántos días?
- ¿Tienes algún compromiso personal que debas atender? (por ejemplo consulta médica,
salida con amigos, reunión de padres, trabajo a tiempo completo, gimnasio, llevar a tus
hijos a hacer algún deporte, etc)
- ¿Qué día (s) voy a descansar?
- ¿Qué días te dedicas a las tareas del hogar? Ejemplo lavar la ropa, limpiar, hacer la
compra, llevar al mecánico el vehículo, etc

¿Por qué es importante tomar en cuenta las fechas especiales? Porque antes de éstas fechas
tendrás aumentos de pedidos, querrás sacar productos específicos, las tiendas de insumos estarán
cerradas o si se trata de una actividad familiar no podrás trabajar durante ese tiempo.

Y así poco a poco verás que tu mes de se va llenando de actividades que debes cumplir. Si en
éste momento no tienes ningún pedido concretado, no importa, al igual que alguien que ya tiene

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un tiempo en este negocio necesitas tiempo para darte a conocer y buscar clientes, hacer una
pequeño estudio de mercado (conocer tu competencia), ponerte al día con tu tabla de precios,
reponer inventario, verificar tus finanzas, etc.

Ya sé que te estarás preguntando por el día de descanso y sí, definitivamente tienes que
incluir en tu agenda el o los días que debes descansar. Recuerda que ésta actividad requiere un
gran desgaste físico que es probable que no notes ahora, los problemas más recurrentes son los
asociados con la cervical, muñecas y hombros. Así que éste no es un punto que debas obviar.

Ahora que has rellenado el calendario mensual y tienes una idea más clara de los días que
tienes para dedicarte a tu negocio, vamos a planificar una semana.

Aquí vas a hacer tantas semanas como tenga el mes, algunos meses tendrán 4 y otros 5
semanas.

Planificar la semana sabiendo que ya tienes algunas cosas pautadas en ella es mucho más
fácil, vamos a hacer un ejemplo práctico…supongamos que tengo concretada una entrega de una
torta (tarta o pastel) para día Sábado, porque ya lo he anotado en mi calendario del mes, o porque
me ha llamado un cliente y me lo ha pedido luego de haber realizado la planificación mensual (es
lo que suele ocurrir).

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Semana Ideal:

Semana Real: tienes que además llevar a tu hijo al futbol, citas médicas, cumpleaños, etc.

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 Y hay mil cosas que no he anotado!!..jajajajajaj.. Por favor en éste punto no entres en
pánico!.. es solamente un ejemplo para que tengas una idea de que es lo que sucede.

Se trata de que encuentres un equilibrio entre tus actividades diarias y tu negocio,

recuerda que una de las cosas que debes hacer es disfrutar el proceso.

Siempre he pensado que en el momento en que se escriben las cosas y las ves en
perspectiva es que te das cuenta de lo que tienes que cambiar y en lo que tienes que mejorar.

Seguramente ya tú has encontrado ese punto medio pero si no lo has hecho aquí te dejo
unos tips que te pueden ayudar:

- Mantén un inventario o stock de productos básico en casa, incluso cuando hagas la

compra de tu hogar y ves una oferta que te puede servir para el negocio, aprovecha el
momento, aquellas cosas como harina, azúcar, chocolate, etc. que tienen una fecha de
caducidad muy lejana.

- Identifica las tiendas de insumos cerca de tu hogar, al menos 2 ó 3, hazles saber que serán
tus proveedores, así si hay alguna novedad te informarán. Es probable que consigas otras
zonas donde los insumos sean más económicos, pero, si están lejos de tu casa, tendrías
que cambiar tiempo por dinero. En éste punto pregúntate ¿Me compensa hacer un viaje
de 1 ó 2 horas para ir a comprar insumos si sólo me voy a ahorrar un 10% en el precio?
¿Por cuales insumos me voy a desplazar y hacer un largo recorrido? Recuerda que el
precio de ese transporte debes incluirlo también en el precio final.

- ¿Has establecido una política comercial en cuanto a la recepción de pedidos? ¿Aceptarás

pedidos de último minuto ó cuanto tiempo antes necesitas? Eso lo puedes determinar
según las actividades que tengas programadas para ese mes o incluso esa semana.

- ¿Has determinado con cuanta anticipación aceptarás el pago de los pedidos? Los clientes
siempre esperan hasta último minuto, pero somos nosotros los que sabemos cuánto
tiempo necesitamos para la elaboración. Por ejemplo es ¿válido para ti que un cliente te
haga un pedido y te pague el viernes en la mañana si el pastel es para 80 personas y lo
requieren para el sábado en la mañana? Hazle saber al cliente los plazos de pago.

- ¿Cuáles son tus horas más productivas? Particularmente me gusta trabajar con la luz del
día porque se ven mejor los colores. ¿Qué horario vas a escoger tu?..¿de día o de noche?
Trabajar de noche también conlleva un costo extra y es que consumes más electricidad,
costo que debes añadir a tus precios.

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 - En algunos países hay horarios o bloques de horario donde los servicios como la
electricidad tienen un precio reducido. Infórmate si es tu caso y ajusta el horario de tu
negocio a esas horas.

- Si eres de las personas que cocinas de manera habitual en tu casa y sabes que tienes un
pedido planificado, verifica si puedes hacer alguna comida que puedas congelar y
ahorrarte ese tiempo ó haz un menú de la semana.

- Hay tiempos que son muertos, como por ejemplo los tiempos de horneado y enfriado de
las preparaciones, verifica si puedes adelantar alguna de tus actividades diarias durante
ese tiempo o si puedes hacer alguna decoración con antelación. Este tiempo me parece
perfecto para llamar a posibles clientes ó actuales, hacer una actualización de precios,
verificar las finanzas, buscar a tus hijos del colegio si es el caso, etc.

- Analiza que cosas de tu semana pueden ser postergadas a la hora de concretarse un

pedido y cuáles no.

- Escoge realizar postres con los productos de temporada, será más fácil y más económico
conseguir los insumos, eso te ahorrará mucho tiempo en el proceso.

- No todos tenemos las mismas habilidades para la decoración por lo que desde ya debes
determinar en cuanto tiempo decoras tus productos. Y ese dato te ayudará a planificar tu
día.

Hay un día en el mes que es importantísimo y debes escoger desde éste momento y es el día
en el que harás un recuento del mes anterior y determinar si has ganado dinero o no, cuantos
clientes tienes, etc , para que puedas hacer todas las correcciones a tu estrategia de negocios. En
términos administrativos es como un día de cierre.

Como verás se trata de ir organizando el tiempo de manera tal que puedas hacer tu negocio
más relajada (o) , no te voy a negar que siempre hay imprevistos, pero cuando ya tienes
organizado tu tiempo tienes una mejor visión de cómo lo puedes resolver.

Por último una reflexión:

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás

haciendo lo imposible” - SAN FRANCISCO DE ASIS

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 Espero te sean de utilidad mis reflexiones y recuerda que me puedes escribir contándome tu
experiencia y si has puesto en práctica alguna de las cosas que te he comentado, y recuerda
siempre…

Endúlzate la vida!

Susanita´s Cakes
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