Modelo de la administración del talento de Buckingham

El éxito de las organizaciones dependerá siempre del éxito de cada uno de sus integrantes. El
éxito individual depende de cuánto las personas logran desarrollar sus talentos y habilidades
naturales hasta el punto de convertirlos en una fortaleza, vale decir, un desempeño
consistentemente casi perfecto. En la medida que la organización desarrolla los talentos de cada
uno de sus miembros, en esa misma proporción la organización como un conjunto, alcanzará
niveles de desempeño superiores.

Pero la realidad es, según numerosos estudios, que una parte importante de las personas ocupan
la mayor parte de su tiempo laboral desempeñándose en tareas que no están relacionadas con
sus talentos y habilidades naturales, y no en aquellas áreas en las que realmente son buenas. El
resultado de esta forma de operar, es que el trabajador no alcanza su máxima productividad, no
se identifica con su trabajo, no trabaja motivado, no explota su creatividad y no desarrolla su
potencial. Por otra parte, la organización desaprovecha las habilidades de su gente, por no estar
éstas laborando en las áreas donde están dotadas y habilitadas para dar su mejor contribución.

Corregir debilidades Vs. construir fortalezas: La historia atestigua que por siglos el hombre ha
estado enfocado en mejorar las deficiencias y defectos, como la vía para lograr el desempeño
excelente.

Dice Marcus Buckingham, que la mayoría de las organizaciones se construyen alrededor de dos
premisas equivocadas respecto de las personas: (1) Toda persona puede aprender a ser
competente prácticamente en cualquier cosa. (2) El mayor espacio que tiene una persona para
crecer es en aquellos campos donde es más débil. Pero la experiencia de éxito de muchas
personas nos dicen que el mayor potencial que tiene una persona para crecer, está en aquellas
áreas donde sus fortalezas son mayores. La cultura empresarial en buena medida está dirigida a
corregir defectos y debilidades, lo cual es una tarea difícil, más que a desarrollar los talentos
naturales, lo cual implica aprovechar aquello en lo que cada quien ya es bueno.

Bajo el esquema de “corregir y/o mejorar” las áreas débiles, el esfuerzo se invierte en “cerrar
brechas” en las áreas donde la persona es deficiente en su desempeño. Hacia el “cierre de
brechas” está dirigido gran parte del esfuerzo de la capacitación en el trabajo y la inversión que
se hace en el entrenamiento externo. Este enfoque de desarrollo de las personas implica nadar
contra la corriente de la naturaleza propia de cada ser humano, lo que activa en la persona una
resistencia hacia el aprendizaje. Esta política es muy poco efectiva, y supone una falta de
comprensión de la naturaleza propia y singular de cada persona. Los genes que se combinaron
para formar la estructura básica de temperamento y definir la red de vías mentales – el cableado
del cerebro – de cada persona, y que son las que determinan los talentos y las habilidades
naturales, no cambian o cambian muy lentamente. Hay un límite para lo que la persona puede
hacer para cambiar.

Los líderes y gerentes exitosos entienden la naturaleza humana y las diferencias individuales y,
en consecuencia, no tratan de cambiar - corregir – completar a las personas, ni de eliminar las
diferencias, sino de aprovecharlas. Por el contrario, tratan de ayudar a las personas a ser más y
más de lo que ya son. Cuando un líder falla en comprender y relacionarse con las diferentes
personalidades dentro de la organización, obviando las diferencias individuales, surgen los
problemas.
Por el contrario, bajo la visión de construir fortalezas, la meta es enfocarse en el desarrollo de
las habilidades naturales (talentos) que la persona ya posee. Este esquema es más efectivo,
puesto que en el área de los talentos, las personas están más motivadas para aprender, disfrutan
más lo que hacen, y además aprenden con mayor facilidad. El talento representa la mayor
potencialidad para la efectividad con que cuentan las personas.

¿Qué son los talentos?: Normalmente la gente asocia el talento casi exclusivamente con la
excelencia célebre, o con una “habilidad o aptitud súper especial”. Piensan que si no tienen una
habilidad física para el deporte como la de Michael Jordan o Barry Bond, una inteligencia para
las ciencias como el de Albert Einstein o una genialidad para las artes como la de Miguel Ángel
o Leonardo de Vinci, no pueden llegar a ser exitosos, ni lograr desempeños de excelencia.

Para la mayoría de las personas el talento es algo raro y precioso que ha sido concedido
solamente a personas predestinadas, especiales y distantes; superdotadas. Pero esa definición es
demasiado limitada y especializada.

Según Marcus Buckingham: “El talento es un patrón recurrente de pensamiento, sentimiento o

comportamiento que puede aplicarse de manera productiva”. El énfasis está en la palabra
recurrente. Los talentos son comportamientos que la persona manifiesta habitualmente;
representan su forma de ser y hacer. El talento es la habilidad que la persona expresa de manera
natural, casi sin esfuerzo.

Los talentos son innatos (congénitos). No se pueden adquirir o aprender; no se pueden forjar
talentos nuevos, sólo se pueden desarrollar. Tampoco se pueden transferir o enseñar. No se
puede modificar sustancialmente la estructura neurológica que determina los talentos y
habilidades naturales de las personas. Es necesario, entonces, distinguir entre los talentos
naturales y las cosas que se pueden aprender. Debemos aprender a diferenciar entre lo innato
(congénito) y lo que se puede adquirir con la práctica y la educación.

Ahora, no basta con tener un talento para lograr una fortaleza. Se necesita, adicionalmente,
construir esa fortaleza, añadiéndole al talento destreza y conocimiento, a través de la práctica y
el aprendizaje. Adicionalmente, es necesario encontrar la concordancia entre los talentos y la
función realizada. Las fortalezas están asociadas al desempeño de actividades específicas. La
clave para un desempeño excelente está en encontrar la concordancia entre talentos y la función
realizada. De nada sirve un talento para las relaciones (conexión) para una persona que trabaja
como programador de computadoras. Pero ese talento desarrollado a través de la práctica y el
aprendizaje, es poderoso para la gestión de un relacionista público en una organización.

La formación de una fortaleza, según Marcus Buckingham, demanda además del talento como
base:

Conocimiento: es aquello de lo cual la persona tiene conciencia. Se puede acceder a él a través

del estudio y la práctica. Son el qué de una función.

Destrezas: Son los pasos de una actividad. Son el cómo de una función. Son las capacidades que
una persona le puede transmitir a otra. Las destrezas representan la formalización del
conocimiento acumulado. Evitan el ensayo y error. Aportan estructura al conocimiento
vivencial.

Los resultados de los estudios e investigaciones de la organización Gallup concluyen sobre la

necesidad del papel del líder como catalizador, en el proceso de transformar el talento de las
personas en desempeño de excelencia. Ahora, ¿qué es un gerente catalizador? La función de un
catalizador es acelerar la reacción entre dos sustancias para obtener el producto final deseado.
Así los gerentes generan desempeño de excelencia en sus empleados, acelerando la reacción
entre los talentos de su gente y los requerimientos de las organizaciones.

¿Cómo cumplen este rol de catalizador los gerentes y líderes exitosos? Hay cuatro funciones
que definen su rol como gerente / líder catalizador (tomado del libro Primero, “rompa todas las
reglas”, de Marcus Buckingham:

Seleccionar a la persona

Establecer expectativas

Motivar a las personas

Desarrollar a las personas

Estas mismas funciones las hacen los líderes / gerentes no catalizadores, pero con énfasis
diferente. ¿Cómo lo hacen los gerentes tradicionales? Dice Marcus Buckingham que los
gerentes tradicionales:

Seleccionan a la persona, con base a su experiencia, inteligencia y determinación.

Establecen las expectativas, definiendo los pasos indicados.

Motivan a la persona, ayudándole a identificar y superar sus debilidades.

Desarrollan a la persona, ayudándole a aprender y a ser ascendida.

Por el contrario los gerentes y líderes catalizadores:

Seleccionan a la persona con base en el talento, no sencillamente con base en la experiencia,

inteligencia y determinación.

Establecen las expectativas definiendo los resultados esperados, no solo los pasos indicados.

Motivan a la persona concentrándose en las fortalezas, no con base en sus debilidades.

Desarrollan a la persona ayudándole a encontrar la concordancia perfecta entre sus talentos y los
requerimientos del trabajo, no sencillamente mostrándole el siguiente peldaño de la escalera.

El enfoque de desarrollar las organizaciones con base a las fortalezas de cada persona,
representa una verdadera revolución para las organizaciones, y una gran oportunidad para lograr
un desempeño superior, al punto que se convierta en una ventaja competitiva. Ahora, adoptar el
paradigma de la gestión basada en fortalezas, implica un cambio cultural importante para
muchas organizaciones, ancladas en el cierre de brechas, y con énfasis en superar las
debilidades. Adoptar la gestión basada en fortalezas requiere cambiar la forma de seleccionar,
evaluar, desarrollar y gerenciar el recurso humano dentro de las organizaciones.
Técnicas de Administración y Gestión del Tiempo personal:

1. Establece Objetivos

La base de cualquier estrategia de administración del tiempo es saber a dónde te diriges y cómo
llegar ahí. Es muy difícil cumplir con los objetivos si anteriormente no establecimos objetivos
específicos y mensurables.

Ten presente que cuando se trata de productividad la clave es establecer objetivos realizables en
el corto plazo, cumplir esos pequeños objetivos te dará más ánimo y fuerzas para seguir adelante
para alcanzar objetivos más importantes.

Siempre es posible fraccionar un objetivo ambicioso y de largo plazo en una serie de pequeños
objetivos mensuales, luego fraccionarlos nuevamente en objetivos semanales y luego diarios.

De esa forma sabrás en todo momento si te estás encaminando o no a la meta propuesta y, de ser
necesario, hacer las correcciones correspondientes.

Elige la que más se adapte a tu personalidad y cúmplela, pues por más bueno que sea un sistema
si no te comprometes a usarlo, de nada servirá. Date un tiempo de prueba, experimenta con la
combinación de sistemas hasta que encuentres una con la que te sientas cómoda/o y ¡adelante!

2. Encuentra tu momento más productivo

No todos somos iguales, para algunas personas su momento más productivo es a primera hora
de la mañana, para otras la noche es su mejor momento.

Por supuesto que si tienes que atender clientes o tu profesión te impone horas específicas (por
ejemplo un abogado hace tribunales durante la mañana), no tendrás más remedio que adaptar su
metabolismo a esas horas.

Tengo un amigo arquitecto para quien la noche es su mejor hora, pero eso hace que necesite
necesariamente asociarte a otro profesional que atienda las obras y los clientes.

Pero salvo que seas del tipo noctámbula/o, es posible determinar a qué hora tu cerebro trabaja
mejor y dejar ese horario para las tareas más delicadas e importantes. Además, si puedes reducir
las distracciones e interrupciones durante ese horario, tu productividad mejorará
sustancialmente. Planifica tus tareas de acuerdo a tus horas más productivas.

3. Conoce tus Prioridades

Es posible que algunos días no puedas terminar con la agenda planeada, por eso es importante
distinguir entre urgencias y prioridades. Pues en muchos casos las urgencias nos quitan el
tiempo y las prioridades quedan pendientes. Muchas veces lo urgente no nos deja ver lo
importante.

Tómate el tiempo para establecer correctamente tus prioridades y luego agenda el tiempo para
llevarlas adelante en el momento más productivo de tu jornada, así, si el día no te alcanza habrás
al menos hecho lo más importante, que es lo que mantiene el negocio funcionando y te ayuda a
cumplir las metas.

4. Realiza un Seguimiento de tu Tiempo

Hacer un seguimiento del uso de tu tiempo con una herramienta adecuada puede ser una
excelente manera de administrar el tiempo incluso no sea necesario mantener un registro del
tiempo que dedicas a cada trabajo para luego facturarle al cliente.

Mantener un registro de cómo usas el tiempo puede ayudarte a aumentar la productividad.

En primer lugar, puede mantenerte concentrada/o en la tarea en la que está trabajando en ese
mismo momento. Después de todo, no hay recordatorio de la concentración mejor que un reloj.

En segundo lugar, mantener un registro de cómo usas el tiempo te puede dar una idea de donde
se te va el tiempo, día tras día. Esto podría abrirte los ojos y proporcionarte una valiosa visión
de cómo quieres emplear tu tiempo y lo que realmente ocurre. A partir de esa información
puedes pensar e implementar los cambios necesarios para lograr un equilibrio.

5. Necesitas saber cuándo Delegar

Cuando tienes más tareas en mano de lo que puedes manejar, es hora de delegar. Una buena
manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas son esenciales pero que no son
esenciales que las hagas tu misma/o. Una vez que tienes esas tareas determinadas es hora de
buscar la persona (ya sea empleada/o o contratista) que pueda llevarla adelante con
responsabilidad.

No es fácil armar un equipo de trabajo con objetivos comunes y basado en el que la confianza y
respeto mutuo a quienes delegar pero, si lo consigues, tu empresa crecerá y tu productividad
sufrirá un tremendo impulso.

7. Un día por vez

Si bien es posible planificar cada día de la semana, mes o año entero con anticipación, la verdad
es que no sabemos realmente lo que nos traerá el día de mañana. Por eso enfocarnos en las
tareas de hoy (teniendo nuestros objetivos presentes) nos ayudará a mantener el compromiso,
siempre podemos tomar las lecciones que aprendemos cada día para aplicarlas al siguiente.

Técnicas de administración del tiempo para organizaciones:

Como puedes ver, combinados, estos tres factores juegan un rol importante en tu día de trabajo.
Ahora vamos a ver cómo puedes aprovecharlos y mejorar tu productividad con algunas
técnicas útiles.

1. Crear listas de tareas por hacer

La mayoría de las técnicas giran en torno a una actividad fundamental: crear listas.

Es difícil llevar todos los pendientes en la cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el
trabajo y establecer prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus listas,
algunas de las técnicas más populares son:
 La caja de Eisenhower
Esta técnica fue implementada por el ex presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz
que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas.
Los cuadrantes a clasificar son los siguientes.

Como puedes ver, así es más sencillo definir cuáles puedes delegar (no importantes pero
urgentes) o eliminar (no importantes ni urgentes).

 Tablero Kanban
Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en
crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se
colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las
diferentes columnas para evaluar su avance.

 Top 3 de las tareas por hacer

Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más importantes que debes hacer en
el día. Esto te ayudará a priorizar actividades y seleccionar el mejor momento para realizarlas.

Para crear listas de pendientes, algunos recomiendan crearlas temprano para evitar ir a la cama
pensando en el montón de tareas al siguiente día. Posiblemente al principio te lleve algo de
tiempo organizar las tareas, pero con el tiempo harás las listas cada vez más rápido.

 Esquema GTD
Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, expuesto en el libro de
David Allen, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las pareas
pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos
encontramos son el origen de una mala planificación.

A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación

de listas específicas para cada contexto.

Los principios de GTD son:

 Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
 Procesar: analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar,
desechar, ponerlo en marcha, etc.
 Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.
 Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles
no.
 Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos
minutos o menos, hazlas de inmediato.

2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)

El comediante, guionista y actor estadounidense, Jerry Seinfeld, ha compartido en diferentes

ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar sus niveles de productividad.

Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o
tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario.
Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.

Lo importante es colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus
avances cada día conforme avanza la semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a
evitar romper el esquema que has marcado.

3. La técnica de los 5 minutos

Es posible que conozcas esta situación: te preparas para trabajar, pero simplemente no sabes
cómo comenzar o la idea de comenzar una actividad por horas hace que te sientas abrumado.
Así en lo que te decides para comenzar, te levantas por un café, atiendes llamadas o cualquier
cosa. Al final, el tiempo se fue volando y no has avanzado con el trabajo.

Pues bien, esta técnica tiene la finalidad de eliminar esta pérdida de tiempo. Consiste en
decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que
argumentar.

Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo lo que pasará después de
ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.

4. Técnica pomodoro

Esta es la técnica más popular, decidimos mencionarla porque es sencilla de llevar a cabo y
varias personas se han podido beneficiar de ella.

La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos.

Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes
tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el
proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo
de 15 a 20 min.
La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos
ayuden a despejar la mente para continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un
temporizador (también existen algunas apps útiles) y dividir tus tareas en segmentos de
tiempo, si son tareas largas puede funcionarte dividirlas en procesos.

5. Mapas mentales

Después de saber qué es lo que necesitas hacer para concentrarte durante tu semana de trabajo,
puedes utilizar los mapas mentales para organizar tus pensamientos en listas de acciones
concretas.