Gestión de la integración de proyectos

La palabra gestión hace referencia a la acción o tarea que se debe realizar para llevar a cabo una
tarea, involucra la cualidad de liderazgo y el trabajo en equipo. Mientras que por otro lado la
integración, como su nombre lo dice, se trata de unir y enlazar las partes que al final harán parte
de un producto final o de un todo. Entonces podemos decir de forma general que la gestión de la
integración de proyectos es una acción la cual se encarga de juntar elementos con el fin de
entregar un producto final en el cual se cumplan con lo previsto. A continuación, se darán algunas
ideas sobre la gestión y la integración de proyectos.

 La gestión de proyectos implica integrar todas las áreas del conocimiento necesarias para
que el proyecto a realizar llegue a buen puerto.
 La gestión de proyectos debe tener en cuenta y presupuestar los tiempos, los costos y los
riesgos que se pueden presentar durante la realización del proyecto
 No existe una sola forma de dirigir los proyectos, cada director de proyectos emplea su
conocimiento y experiencia para su realización.
 Dependiendo de la magnitud e importancia del proyecto, el director y el equipo encargado
del proyecto deben contar con una mayor rigurosidad al momento de ejecutar cada una
de las fases del proyecto.
 Para lograr comprender como funciona la integración y gestión de proyectos es necesario
entender las actividades necesarias que ayudaran a la ejecución del proyecto
o Desarrollar, revisar, analizar y comprender el alcance. Esto incluye los requisitos y
los criterios y restricciones con los que debe contar el producto.
o Utilizar la información recolectada para luego realizar un plan para la dirección del
proyecto.
o Realizar entregables
o Monitorizar y medir los avances que va teniendo el proyecto.

Fases para la integración de proyectos.

 Desarrollo del acta de constitución del proyecto

Esta etapa es la que autoriza de manera formal la existencia de un proyecto y confiere la

potestad al director del proyecto de asignar los recursos necesarios para la realización del
dicho proyecto.

o Entradas
 Enunciado del trabajo del proyecto: es la descripción de los productos y
servicios que se deben entregar con el proyecto. Este enunciado debe
integrar los siguientes conceptos:
 Necesidad de negocio: es aquel que justifica el proyecto
 Descripción del alcance del producto: es la documentación del
producto y el resultado al que se espera llegar
 Plan estratégico: es aquel que se enfoca en los objetivos, las
metas de la organización y como cumplirlas.
 Caso de negocio: En esta fase se estudia si la inversión que requiere el
proyecto realmente es sustentable y rentable para la empresa, en esta
 etapa también interviene los altos ejecutivos y empresarios de la
organización los cuales son lo que toman la decisión si el proyecto se
puede llevar a cabo. Este caso de negocio se crea con base en las
siguientes razones.
 Demanda de mercado
 Necesidad de la organización
 Solicitud de un cliente
 Avance tecnológico
 Requerimiento legal
 Impacto ecológico
 Necesidad social
para cada uno de los anteriores puntos se debe tener un plan de
contingencia y de riesgos, también si el proyecto tiene múltiples fases se
también se debe contar un monitoreo y revisión que asegure que el plan
de negocio cumple con los objetivos planteados.
 Acuerdos: Los acuerdos se establecen para definir lo que se va a llevar a
cabo en el proyecto. Es un contrato entre el cliente y los encargados del
proyecto, en el cual se plasman acuerdos como la calidad del servicio.
 Factores ambientales de la empresa: los elementos que se deben tener
en cuenta al momento de realizar el proyecto.
 Estándares gubernamentales.
 Cultura y estructura de la organización
 Condición del mercado
 Activos de los procesos de la organización
 Procesos estándares de la organización, políticas y definición de
procesos
 Plantillas
 Información histórica y base de conocimientos de lecciones
aprendidas.

o Herramientas
 Juicios expertos: se utiliza para evaluar las entradas que están
involucradas en el acta de constitución del proyecto, en general este juicio
de expertos se debe aplicar en todas las fases de la gestión del proyecto.
 Técnicas de facilitación: tormentas de ideas, resolución de conflictos,
gestión de reuniones, etc.

o Salidas
 Acta de constitución del proyecto: en el proceso del acta, la salida debe
ser la misma acta, la cual confirma la existencia del proyecto y confiere la
autoridad al director del proyecto de asignar y dirigir los recursos y
metería prima necesaria para la ejecución del proyecto.
 Desarrollar el plan para la integración del proyecto

El proceso de desarrollar el plan para la integración del proyecto incluye la preparación,

definición y coordinación los planes secundarios e integrarlos al plan con el cual se
procederá a la ejecución del proyecto, el objetivo de este proceso es crear un documento
el cual estén descritas las bases con la cuales va a contar el proyecto.

Este plan define la manera en la cual se ejecuta, monitorea, controla y se cierra un

proyecto, también es de suma importación que la dirección del proyecto debe ser
coherente con el plan para la dirección del programa, es decir lo que ya estaba definido
con anterioridad.

o Entradas
Para la entrada de este proceso debe estar presente el acta de constitución del
proyecto, ya que será el punto de partida con el cual se empezará el proyecto.
Aquí también intervienen los factores ambientales de la empresa los cuales
pueden limitar o restringir el proyecto. Por otra parte, para desarrollar el plan es
necesario tener en cuenta los activos de los procesos de la organización, ya que el
proyecto y el plan deberán acomodarse a las políticas de la organización, también
se deberán tener en consideración la documentación de la empresa y sus datos
históricos para no generar un choche de opiniones y que al final el proyecto no se
termine ejecutando.

o Herramientas y técnicas
 Juicios expertos
 Técnicas de facilitación

o Salidas
Documento: El plan para la dirección del proyecto es un documento que define la
manera en la cual será ejecutado el proyecto, incluyendo el control, monitoreo y
el cierre, integrando los planes secundarios a la línea principal del proyecto.

Nota: la dirección del proyecto puede estar compuesta por una o más planes
secundarios los cuales deben ser definidos específicamente para luego poder
realizar la integración a la línea del plan principal sin tener que realizar mayores
cambios.

 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

La dirección y gestión del trabajo del proyecto es el proceso por el cual se lidera y se lleva
a cabo el proyecto definido en el plan de proyecto anteriormente mencionado y en el cual
se utilizan los recursos y los cambios aprobados para el cumplimiento de los objetivos. Es
la dirección general del proyecto a ejecutar.
En esta fase el director del proyecto es el encargado de liderar y delegar las tareas al grupo
de trabajo, será la persona en la cual se sostendrá el proyecto y el cual deberá tomar las
decisiones frente a cualquier tipo de eventualidad que se produzca a lo largo del proceso
de ejecución. Es responsabilidad del director que el proyecte llegue a buen puerto y que se
cumplan con los requerimientos y los plazos definidos. También será el encargado de
evaluar el rendimiento del grupo de trabajo y de revisar que el proyecto esté cumpliendo
con lo previsto.

También se debe tener presente las posibles complicaciones que se pueden presentar
durante el proceso y es necesario tener acciones correctivas, preventivas y reparar los
defectos.

o Entradas
La entrada para la dirección del trabajo es el plan para realizar el proyecto. En este
deben estar incluido el alcance, los requisitos, el cronograma, los costos, y los
interesados en el proyecto.
 Solicitudes de cambio aprobadas: estas solicitudes serán las salidas del
proceso a ejecutar, debido a que se deberán implementar y acomodar a
los planes iniciales del proyecto. Estos cambios pueden ser correctivos,
preventivos o de corrección de defectos.

En este proceso también intervienen los factores ambientales de la empresa y los

activos de los procesos de la organización tal cual como en las anteriores fases.

o Herramientas y técnicas
 Juicios de expertos: en este proceso la experiencia de los expertos es
fundamental para la ejecución del proyecto y la dirección del mismo
 Sistemas de información para la dirección de proyectos: son las
herramientas necesarias proporcionadas por la organización que son de
suma importancia para la realización de la dirección del trabajo.
 reuniones

o Salida
 Entregables: en esta fase es necesario la realización de entregables para
poder saber cómo se está llevando a cabo el proyecto. Estos entregable
son elementos tangibles que aseguran el progreso del proyecto.
 Datos de desempeño del trabajo: son las medidas con las cuales se evalúa
el desempeño a lo largo de la ejecución del proyecto.
 Solicitudes de cambio: en caso de ser necesario un cambio ya aprobado se
deberá contar con las medidas preventivas y correctivas en la línea base
del proceso del proyecto para que se puedan integrar y no generen
conflictos. Por otro parte en vez de un cambio se podría pedir una
actualización la cual también debe cumplir con los lineamientos del
proyecto, y satisfacer los objetivos y requerimientos pedidos.
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

El monitoreo y control es el proceso de revisión y verificación de los cumplimientos

planteados para el proyecto. El informe a realizar debe contar con los avances del
proyecto y determinar si realmente se está siguiendo el plan definido anteriormente,
también es la mejor forma de evidenciarle a los interesados e involucrados en el producto
final la forma en la cual se está trabajando para realizar dicho producto, y de cómo se
están cumpliendo con los criterios y requerimientos.

En este informe se debe chequear que tanto el alcance, los requisitos, el presupuesto y el
cronograma se están llevando a cabo tal y como se tenía planeado y que el proyecto será
entregado en el tiempo previsto y con los objetivos cumplidos. Este proceso se debe
realizar durante todo el proceso de realización del proyecto, ya que el monitorio continuo
permite que le equipo de trabajo realice las actividades necesarias y evitar que se generen
demoras en la ejecución.

o Entradas

Monitorear el plan de la dirección del proyecto ayudara a que se sigan y se

cumplan con las líneas bases de proyecto y que los planes secundarios de
acoplen al proceso del proyecto. También los pronósticos del cronograma
deben tenerse presente para poder saber qué actividad debe ser realizada
y el plazo estimado para cumplirla. Por otra parte, los pronósticos de
costos también deben ser monitoreados para verificar qué se está
invirtiendo para cada actividad y que realmente estén siendo utilizados
para el fin para el cual fueron destinados.

 Información de desempeño de trabajo

 Factores ambientales de la empresa
 Activos de los procesos de la organización

o Herramientas y técnicas

En este proceso el juicio de los expertos es de suma importancia para

determinar si las tareas que se están realizando y están cumpliendo con
los objetivos del proyecto.
Las técnicas analíticas también ayudaran a que la tarea de monitoreo y
revisión sea más efectiva, pronosticando casos o eventos para poder
mitigarlos y que el proyecto no sufra retrasos.

 Sistemas de información
 Reuniones

o Salidas
Debido a los constantes monitoreos y revisiones es posible que durante el
transcurso de la ejecucuion sea necesario implementar o modificar algu
cambio, ya sea por tiempo, presupuesto o porque no se estaba
 cumpliendo con el objetivo planteado, para esto es necesario tener una
solicitud de cambio aprobada para que se puede realizar dicho cambio.
 Informes de desempeño y trabajo
 Actualizaciones: cuando se necesite mejorar o modificar alguna
actividad que beneficie al proyecto se podrá ejecutar siempre y
cuando este en la línea base de los requerimientos.
 Actualización a los documentos del proyecto

 Realizar el control integrado de cambios

El proceso del control integrado de cambios es aquel que se encarga de integrar al

proyecto los cambios aprobados formalmente y que debido a su previo estudio y
evaluación pueden integrar la línea base del proyecto sin el riego a que se generen
conflictos e inconvenientes que afecten los resultados.

Estos cambios siempre deben ir por escrito y documentados, de acuerdo a los

lineamientos del cliente o de la empresa, los cambios deben ser notificados ya que pueden
afectar directamente a los involucrados, es por eso que ningún cambio se integra al
proyecto sin antes ser evaluado y aprobado.

Las principales actividades para la gestión del proceso de control integrado de cambios
son:

Identificación de la configuración: esta actividad define y verifica las configuraciones del

producto con los cuales se gestionarán los cambios

Seguimiento del estado de la configuración: es el reporte con el cual se van a realizar los
pertinentes cambios.

Verificación y auditoría de configuración: este paso verifica que el cambio es aprobado y

puede ser integrado al proyecto.

o Entradas
 Plan para la dirección del proyecto
 Informes de desempeño de trabajo
 Solicitudes de cambio: en este paso las solicitudes que se realizan deben
ser procesadas y aprobadas para su posterior integración al proyecto
 Factores ambientales de la empresa: las restricciones o políticas de la
empresa pueden generan que haya cambios que se deban acomodar a la
línea base del proyecto.
 Activos de los procesos de la organización

o Herramientas y técnicas
 Juicio de experto: es de suma importancia para esta etapa del proceso
contar con el juicio de los expertos que pueden validar si el cambio puede
ser integrado o debe ser descartado.
 Reuniones
 Herramientas de control de cambio
 o Salida
 Solicitudes de cambio aprobadas: una vez se realiza el proceso de
evaluación del cambio se dará por aprobado y podrá ser parte del
proyecto.
 Registro de cambios: también es importante menciona que se debe tener
un registro con todos los cambios, tanto aprobados como rechazados.
 Actualización a los documentos: una vez aprobado u cambio además de
ser integrado al proyecto, también debe ser integrado a los documentos
del mismo.

 Cerrar el proyecto o fase

La fase de cierre del proyecto es en la cual el director del proyecto tiene la responsabilidad
de verificar y cerciorarse que los procesos anteriores fueron culminados y que el proyecto
cumplió con los objetivos y requerimientos planteados por el cliente. Pero para que se
pueda dar por concluido un proyecto, el director también deberá afrontar a los implicados
en tanto en la ejecución como a los interesados en el proyecto. El proyecto se dará por
cerrado cuando el director entregue el producto terminado al cliente y que este lo de por
aprobado.

o Entradas
 Plan para la dirección del proyecto
 Entregables aceptados
 Activos de los procesos de la organización
o Herramientas o técnicas
 Juicios de expertos
 Técnicas analíticas: análisis de regresión y de tendencias
 Reuniones
o Salidas
 Transferencia del producto, servicio o resultado final: se refiere a la
entrega final del proyecto al cliente, siendo este último quien de la
autorización y validez del trabajo realizado.
 Actualizaciones de los activos de la empresa: en caso que el proyecto
entregado represente un producto para el cliente y su organización, éste
deberá ser integrado como nuevo activo.
 Archivos del proyecto: documentación de los procesos y actividades que
se llevaron a cabo durante la realización del proyecto.
 Documentos de cierre de proyecto: es el documento que de marea formal
indica la terminación y cierre del proyecto.
 Información histórica: el presente proyecto realizado deberá ingresar y
formar parte de información histórica que de validez que el proyecto
realmente se realizó.
Diagrama de Proceso
 Preguntas y Respuestas:

1. Nombre los 6 pasos mencionados en este capítulo para la integración de un producto.

 Desarrollar del acta de constitución del proyecto.

 Desarrollar un plan para la dirección del proyecto.
 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.
 Realizar el Control Integrado de Cambios.
 Cerrar el proyecto o la fase.

2. ¿Cuáles son los pasos a seguir para elaborar una buena acta de constitución del proyecto?

 Enunciado del trabajo del proyecto.

 Caso de negocio.
 Acuerdos.
 Factores ambientales de la empresa o del proyecto.
 Activos de los procesos de la organización.

3. ¿En qué caso se crearía un caso de negocio?

 Demanda de mercado.
 Necesidad de la organización.
 Solicitud de un cliente.
 Avance tecnológico.
 Requerimiento legal.
 Impacto ecológico.
 Necesidad social.

4. ¿De que consta la gestión de la integración del proyecto?

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diverso procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los grupos de los
grupos de procesos de la dirección de proyectos.

5. ¿Qué es desarrollar el plan para la dirección del proyecto?

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios.