FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

Ser puntual en todas sus actividades de

MISIÓN DE LA SECRETARIA funciones. - Reclutar las solicitudes de
servicios por parte del departamento de
Brindar a su jefe un apoyo incondicional servicio al cliente. - Hacer una evaluación
con las tareas establecidas, periódica de los proveedores para verificar
además de acompañar en la vigilancia de el cumplimiento y servicios de éstos. -
los procesos a seguir dentro de la empresa. Recibir e informar asuntos que tenga que
ver con el departamento correspondiente,
PERFIL DE LA SECRETARIA
para que todos estemos informados y
desarrollar bien el trabajo asignado. -
Debe ser una persona en la que se tenga
Mantener discreción sobre todo lo que
plena confianza, y que cumpla con las
respecta a la empresa. - Evitar hacer
siguientes características:- Buena
comentarios innecesarios sobre cualquier
presencia. - Persona de buen trato, amable,
funcionario o departamentos dentro de la
cortés y seria. - Excelente redacción y
empresa. - Hacer y recibir llamadas
ortografía - Facilidad de expresión verbal y
telefónicas para tener informado a los jefes
escrita. - Persona proactiva y organizada. -
de los compromisos y demás asuntos. -
Facilidad para interactuar en grupos. -
Obedecer y realizar instrucciones que te
Dominio de Windows, Microsoft Office,
sean asignadas por tú jefe. - Mejora y
Internet - Brindar apoyo a todos los
aprendizaje continúo.
departamentos. - Desempeñarse
eficientemente en su Área. - Aptitudes
IMAGEN DE ÉXITO
para la Organización. - Buenas relaciones
interpersonales. - Dinámica entusiasta. -
La imagen profesional es uno de los
Habilidades para el planeamiento,
factores más importantes en el logro de las
motivación, liderazgo y toma de
metas deseadas. Es la combinación
decisiones. - Capacidad para trabajar en
balanceada de la salud física, emocional y
equipo y bajo presión.
espiritual de los sgtes elementos: -
Conocimientos. - Valores. - Modales. -
Personalidad. - Tacto. - Humildad y
Sencillez..
VESTIMENTA PROFESIONAL
Todo profesional de oficina debe vestir
adecuadamente y acorde con el ambiente
laboral en donde trabaja. Generalmente la
vestimenta debe ser sencilla, elegante y
que proyecte profesionalismo. En las
Organizaciones en donde no tienen reglas
o código de vestimenta, se debe evitar
utilizar en la oficina: - Ropas de brillo. -
Sandalias demasiados altos. - Faldas
cortas y muy ajustadas. - Ropas
transparentes. - Escotes. - Zapatos
dorados o plateados. - Maquillaje
recargado. - Accesorios grandes y muy
llamativos.
EL ÉXITO DEL BUEN VESTIR
DEPENDERÁ DE LOS SGTES.
FACTORES:
Código de vestimenta corporativa. -
Combinación de piezas cómodas de vestir,
tales como: trajes, chaquetas, pantalón,
blusa y falda. - Telas lavables, suaves y sin
arrugas. - Combinación de zapatos y
carteras. - Colores básicos. - Coordinación
de accesorios. La combinación y
coordinación de los elementos de la
vestimenta es un arte y debe reflejar
profesionalismo, cultura corporativa y
compromiso con el cliente.
SECRETARIADO EJECUTIVO:
Constituye un elemento de mayor
importancia en cuanto a la mayor
responsabilidad, injerencia y autoridad
que posee en el manejo de los
asuntos, negocios y actividades
propias de una empresa o entidad.
Actúa a nombre propio y a nivel de
jefatura en las diversas acciones
dinámicas como: compra, venta,
contrataciones, etc.
Posee una formación idónea,
conociendo de la redacción,
administración de personal y
empresa, técnicas de oficina,
publicidad, derecho comercial y
derecho administrativo, relaciones
públicas, relaciones humanas y un
elevado grado cultural.
Por su formación y calidad laboral
resulta un elemento importante en la
forma y toma de decisiones,
organización y planificación de la
empresa. En suma es un ejecutivo
más.
CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA
SECRETARIA EJECUTIVA
Firmeza y seguridad son cualidades que no
pueden estar ausentes, sobre todo, al
momento de resolver situaciones
extremas. El buen humor, por su parte,
contribuye a disolver el estrés propio y el
de su jefe, así como a la contención y al
mantenimiento de un clima laboral ameno
donde los conflictos puedan ser
neutralizados. Resulta fundamental
desarrollar habilidades no sólo
actitudinales sino también profesionales.
La capacitación y el entrenamiento
continuos son primordiales. En el
momento de iniciar la búsqueda de una
secretaria, las empresas tienen en cuenta
muchos requisitos pero, sin duda, se busca
cada vez más personal especializado. No
todas las secretarias –aunque tengan
estudios específicos- son aptas para todas
las búsquedas. Además de contar con una
formación completa en temas de cultura
general y del ámbito político y económico
–esto dependerá del rubro de la compañía-
resultan indispensables sus competencias
técnicas y conocimientos específicos de
acuerdo al área a la que deba asistir