Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Introducción a los conceptos básicos de la gestión documental

Sara Daniela Reyes Cely

Legislación documental en el entorno laboral

Abril 2019
En el mundo se establecen diferentes normas y métodos para la administración de sus

poblaciones en el caso de Colombia encontramos una legislación la cual está regida y establecida

donde su factor principal es el Estado el cual surge como respuesta a necesidades de

organización, se ve precisado a fijarse en la necesidad de buscar sus decisiones en las normas

que rigen la conducta humana. La autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no

comienza por concebir las relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de justicia. El

reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales como es la

población grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica una

multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con interese

comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro de un territorio

donde un estado ejerce su poder político. el territorio constituido por el suelo, subsuelo, espacio

aéreo y las aguas, en que se lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus

potestades. Es el lugar geográfico en el que habita una población determinada; es el soporte

físico de la Nación y del Estado. el gobierno es la estructura organizada asumida por cada país

para el ejercicio del poder del Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para

llegar al objetivo planteado. El Gobierno es esencialmente la acción por la cual la autoridad

impone una línea de conducta, a individuos humanos. Los gobernados son los habitantes del

Estado, nacionales y extranjeros, que se encuentran en el territorio estatal. La actividad de la

autoridad en su aspecto de Gobierno es dar órdenes. Su misión principal es ordenar.

Naturalmente que esas órdenes no deben ser arbitrarias, sino que han de dirigirse hacia la

consecución del bien público. Esto es, la fuente material del Derecho positivo debe ser siempre

el Derecho natural entendiendo a éste como el recto ordenamiento de la conducta de los

hombres, que deriva de su peculiar naturaleza individual y social. Vemos que el Derecho en esta

forma nace del aspecto de la actividad de la autoridad que hemos considerado como Gobierno.

En relación al Derecho en su aspecto formal por medio de las órdenes que dicta el Estado, se ve

condicionada por la orientación hacia la consecución del bien público. La nación puede

caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos integrantes poseen un sentido

de pertenencia a él debido a rasgos culturales y a una conciencia histórica común. Los

integrantes de una nación tienen una conciencia más o menos explícita, según los casos, de

formar parte de una comunidad distinta a las demás. Esta conciencia nacional implica la

identificación con valores culturales comunes, así como vínculos efectivos de solidaridad entre

los integrantes de una nación. En Colombia la legislación sobre la documentación no es muy

conocida, por esta razón los funcionarios y personas a esta situación cometen muchas

equivocaciones al momento de dar un concepto o dar trámite a un documento. Esto siendo

amparado por las leyes colombianas a con el total respaldo de la constitución colombiana,

tratados internacionales y leyes acorde a la necesidad del Estado. En cuanto a la legislación

documental es importante referenciar que el objetivo esencial de los archivos consiste en

disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea

recuperable para el uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente

de la historia. Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en

antecedentes.