DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se
representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de
flujo del proceso.
Ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso. Muestra la relación
secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las
demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita
también la selección de indicadores de proceso

Beneficios del Diagrama de Flujo

En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su
comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose
en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así
como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
Permite definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando
definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes. Es más sencillo determinar sus
necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible
generar alternativas útiles.

Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común; si bien es

cierto que para ello se hace preciso la capacitación de quienes entrarán en contacto con la
diagramación.
Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso.

DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS

Figuras de Diagramas de Flujo

Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo
se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para
mejorar las prácticas organizacionales.
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite
obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus
actividades.
La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los
procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas que
aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del
proceso o al resultado deseado.
En este último sentido cabe hacer una precisión: no todas las actividades que no aportan valor
añadido han de ser innecesarias. Éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer
más eficaces las funciones de dirección y control. O por razones de seguridad, motivos normativos y
de legislación…

Modelo y Diagrama de Flujo

Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un instrumento primordial
para la correcta gestión de los procesos.
La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un
proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización)
son difíciles de comprender. Son amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto
entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo
en él. De este modo se tiene la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un
sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de
proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades.
Así, es posible analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como
identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de
manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.

Elaboración del Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas
aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo
será multifuncional y multijerárquico.

Determinar el proceso a diagramar.

Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso debe presentar a grandes rasgos la
información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se
incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la
oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que las actividades del
proceso son ejecutadas.
Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede
definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos
habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es
frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los
símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute
(ANSI).
Revisar el diagrama de flujo del proceso. Asegurando su corrección y validez.
Indicadores de Proceso

A partir de la secuencia de actividades modelada en el diagrama de flujo, se pueden determinar más

fácilmente los indicadores de proceso. Es decir, aquellos que resulten de interés para efectuar su
control y evaluación. El hecho es que no se puede gestionar un proceso sin datos.
Un indicador de proceso es un parámetro que permite una evaluación de la eficacia y eficiencia de los
procesos. Los indicadores de proceso pueden medir la percepción del cliente sobre los resultados
(indicadores de percepción).
También pueden referirse a variables intrínsecas del proceso (indicadores de rendimiento). Se
consigue con ello detectar las desviaciones en la ejecución del proceso que puedan tener
consecuencias negativas en su rendimiento.
Los indicadores habitualmente se relacionan con mediciones sobre tiempos de proceso, tiempos de
ciclo o porcentaje de errores.
Tiempo de Ciclo. Es el intervalo temporal real transcurrido desde que se inicia una actividad, hasta
que se comienza la siguiente.
Tiempo de Proceso. Es el tiempo neto empleado por cada actividad del proceso, en el caso de que no
se diesen esperas.
El diagrama de flujo facilita la selección de los puntos de control, aquellos sobre los que se definirán
indicadores. Esto permite, por ejemplo, establecer indicadores de tiempo entre dos actividades
concretas.
La elaboración de un diagrama de flujo puede llevarse a cabo mediante diversas aplicaciones
informáticas, como.
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se
representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de
flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso.
Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la
existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso

Estas figuras y símbolos para diagramas de flujo son algunos de los más comunes que
encontrarás en la mayoría de los diagramas de flujo.

Símbolo de Nombre Descripción

diagrama de flujo

Símbolo de proceso También conocido como "símbolo de acción", esta figura

representa un proceso, una acción o una función. Es el
símbolo más ampliamente usado en los diagramas de
flujo.

Símbolo de inicio y fin También conocido como "símbolo terminador", este

símbolo representa el punto de inicio, el punto de fin y los
posibles resultados de un camino. A menudo contiene las
palabras "Inicio" o "Fin" dentro de la figura.

Símbolo de documento Más específicamente, representa la entrada o la salida de

un documento. Algunos ejemplos de entradas son recibir
un informe, un mensaje de correo electrónico o un
pedido. Algunos ejemplos de salida que usan un símbolo
de documento incluyen generar una presentación, un
memo o una carta.

Símbolo de decisión Indican una pregunta que debe responderse —por lo

general sí/no o verdadero/falso. El camino del diagrama
de flujo puede dividirse en diferentes ramas, según la
respuesta o las consecuencias que se sucedan.
Símbolo de Nombre Descripción
diagrama de flujo

Símbolo de conector Por lo general, este símbolo se emplea en los diagramas

más complejos y conecta elementos separados en una
página.

Símbolo de Frecuentemente se emplea en los diagramas más

conector/enlace fuera complejos para conectar elementos separados en
de página
múltiples páginas, con el número de página colocado
sobre o dentro de la propia figura para una referencia
sencilla.

Símbolo de entrada y Esta figura, que también se conoce como "símbolo de

salida datos", representa los datos que están disponibles como
entrada o salida, y también representa los recursos
empleados o generados. A pesar de que el símbolo de la
cinta de papel también representa la entrada/salida, está
obsoleto y ya no se usa en los diagramas de flujo.

Símbolo de comentario Este símbolo, empleado junto con contexto, agrega una
o nota explicación o comentarios necesarios dentro de un rango
específico. También puede conectarse mediante una línea
discontinua a la sección correspondiente del diagrama de
flujo.

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Símbolos adicionales de los diagramas de flujo

Muchos de estos símbolos de diagramas de flujo adicionales se utilizan para trazar un

diagrama de flujo de proceso de negocios para aplicaciones, flujo de usuario
´`+s, procesamiento de datos, etc.
Símbolo de Nombre Descripción
diagrama de flujo

Símbolo de base de Representa los datos alojados en un servicio de

datos almacenamiento que probablemente permitirá buscar y
filtrar por usuarios.

Símbolo de cinta de Símbolo obsoleto rara vez empleado en las prácticas o

papel los flujos de proceso modernos. No obstante, se podría
usar este símbolo cuando se trazan procesos o métodos
de ingreso en computadoras y máquinas CNC mucho
más antiguas.

Símbolo de suma o Suma las entradas de varias rutas que convergen.

unión

Símbolo de proceso Indica un proceso u operación complicado que es bien

predefinido conocido o definido en otro lado.

Símbolo de Empleada comúnmente para trazar los diseños de

almacenamiento software, esta figura indica los datos almacenados en la
interno
memoria interna.

Símbolo de entrada Representa la entrada manual de datos en un campo o

manual paso del proceso, por lo general a través del teclado o de
un dispositivo. Por ejemplo, en el proceso de inicio de
sesión cuando se le pide al usuario que ingrese los datos
manualmente.

Símbolo de operación Indica un paso que se debe realizar de forma manual, no

manual automáticamente.
Símbolo de Nombre Descripción
diagrama de flujo

Símbolo de fusión Combina múltiples caminos en uno solo.

Símbolo de Representa documentos o informes múltiples.

documentos múltiples

Símbolo de Diferencia entre los pasos que preparan para el trabajo y

preparación los pasos que realmente hacen el trabajo. Ayuda a
introducir la configuración en otro paso dentro del
mismo proceso.

Símbolo de datos Esta figura, también conocida como símbolo de

almacenados "almacenamiento de datos", representa dónde se
almacenan los datos en un proceso.

Símbolo de retraso Representa un segmento de retraso en un proceso.

Puede ser útil para indicar la duración exacta del retraso
dentro de la figura.

Símbolo "or" Tal como se describe, esta figura indica que el flujo del
proceso de negocio continúa en dos o más caminos.

Símbolo de pantalla Esta figura es útil para indicar dónde se mostrará la

información dentro de un flujo de proceso.

Símbolo de disco rígido Indica dónde están almacenados los datos dentro del
disco rígido, también conocido como almacenamiento de
acceso directo.

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO