FACULTAD DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INDUSTRIA

MAESTRIA EN GESTIÓN Y DESARROLLO DEL RR. HH.

DISEÑO ANALISIS Y MEJORA DE PROCESOS
ING. JOSÉ MANFREDO AGUILAR CORADO

Tarea 2
Manuales

Mirna Beatriz Noriega Catalán

15002665

Tiquisate, Marzo 15 de 2019

 Manuales

Que es un Proceso?

Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar
la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Un
proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en
lograr algún resultado específico. El concepto puede emplearse en una amplia variedad de
contextos, como por ejemplo en el ámbito jurídico, en el de la informática o en el de la
empresa. Es importante en este sentido hacer hincapié que los procesos son ante todo
procedimientos diseñados para servicio del hombre en alguna medida, como una forma
determinada de accionar.

Que es un procedimiento?

Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,

que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado
a un método o una manera de ejecutar algo.

En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor
de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible
que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras
y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

Diferencia entre procesos y procedimiento?

Un proceso puede seguir un procedimiento, por ejemplo, si quiero adelgazar tengo que
empezar el proceso de bajar de peso siguiendo un procedimiento indicado por un
nutricionista. El procedimiento será objetivo como la cantidad de comida ingerida durante
el día, la cantidad de ejercicio por semana, etc. El proceso de adelgazar suele ser lento
pero efectivo si hay constancia.

La diferencia entre proceso y procedimiento radica en que los procesos son generados por
la voluntad del logro de una finalidad y los procedimientos son pasos claros y
objetivos que se deben seguir para completar una tarea.

Los procedimientos son una secuencia de pasos fijos. Se detalla y específica cómo
proceder para la ejecución de cualquier tarea como: el uso del extintor, el flujo de
Los procesos son dinámicos y gestionados según una finalidad. Un proceso puede ser
administrado por varias personas con diferentes objetivos. Podemos tomar como ejemplo
el proceso administrativo que tiene la finalidad de potenciar la eficiencia de los recursos
en una organización o empresa. No hay pasos a seguir pero sí el mismo objetivo para
personas y departamentos diferentes. Los procesos se representan gráficamente
mediante diagramas de flujo.

LAS DIFERENCIAS ENTRE LOS PROCESOS Y LOS PROCEDIMIENTOS PUEDEN RESUMIRSE

EN LA SIGUIENTE TABLA:

Que es una instrucción de trabajo?

Una instrucción de trabajo es a tarea lo que procedimiento a actividad o proceso. Es, pues,
la forma específica de llevar a cabo una tarea. Las instrucciones de trabajo no tienen por
qué estar recogidas en un documento aunque esto precisamente es lo más razonable.

La diferenciación entre instrucciones de trabajo y procedimientos es pues la misma entre

tareas y actividades. De manera práctica podemos establecer un procedimiento cuando la
actividad es lo suficientemente importante para que se haga referencia a ella en el manual
de calidad, bien en el mapa de procesos o bien en las actividades y/o subprocesos
asociados a un proceso, y por lo tanto sea de interés desarrollar un procedimiento que a
su vez figure en el manual de procedimientos. De la misma manera podremos establecer
instrucciones de trabajo que no se incluyen en ningún manual dado que son más variables
al depender más estrechamente de recursos o equipos.

Por ejemplo podemos desarrollar una instrucción de trabajo para la tarea “control del
color con el espectrofotómetro Xrite 530”. Si cambiamos de espectrofotómetro o
disponemos de otro modelo distinto habrá que desarrollar otra instrucción de trabajo.
Esta instrucción de trabajo, bien desarrollada, sin duda supondrá un soporte de
información importante para el trabajador que tenga que realizar la tarea.

Diferencias entre Procesos, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Los Procesos de Negocio se modelan en el estándar Business Process Model and Notation
(BPMN) reflejando el inicio del proceso, las responsabilidades de las actividades, los flujos
de secuencia con todos los caminos posibles (para recoger todas las excepciones mediante
puntos de decisión), las actividades a realizar, los roles que ejecutan cada actividad, los
eventos que se producen en el proceso y la finalización (uno o varios eventos de fin) del
proceso.
No se debe confundir procedimiento con proceso. Según la definición que proporciona la
norma ISO 9001:2015, un Procedimiento es: “la forma específica de llevar a cabo una
actividad o un proceso”. Es decir, cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una
forma específica, y se especifica cómo sucede, se tiene un procedimiento. El
procedimiento es de obligado cumplimiento y es necesario para desarrollar cualquier
Sistema de Gestión de Calidad. Se debe tener en cuenta que no todos los
procesos necesitan contar con un procedimiento, y que un mismo proceso puede tener
asociado uno o varios procedimientos.

Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma específica de

hacer las actividades por temas legales, cumplimiento normativo o de políticas de
empresa. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se
encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la
empresa (por ejemplo, Procedimiento de presentación de los Modelos Fiscales en
Hacienda, Procedimiento de Compras, Procedimiento de Evaluación de Proveedores,
Procedimiento de Automatización de Facturas, Procedimiento para Trabajos de Riesgo,
Procedimiento de Entrada de Terceros al edificio …).

En cuanto a las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de manera clara y
precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar
inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida. Es decir, describen,
dictan o estipulan los pasos que se deben seguir para realizar correctamente alguna
actividad o trabajo específico. Por ejemplo, Documento del Área de Compras que
describe la Documentación Acreditativa del Gasto a presentar por el Empleado en su Nota
de Gastos y los pasos a proceder para presentar sus gastos mensuales; esta instrucción de
trabajo estaría vinculada a la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.

Los registros son un tipo especial de documentos, por lo que conviene estudiarlos aparte.
La norma define registro como un “documento que presenta los resultados obtenidos o
proporciona evidencia de las actividades realizadas”.

Cuál es la simbología de diagramación de procesos más utilizada?

Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de
acciones o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y
las relaciones entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de diagrama de flujo.

El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan. Por ejemplo,
un diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de Entrada o Salida (también
conocido como Símbolo de E/S), pero no es muy común verlo en la mayoría de los
diagramas de flujo de procesos.

Con los años, la tecnología ha evolucionado, y con ella también la diagramación. Algunos
símbolos de los diagramas de flujo que se utilizaron en el pasado para representar tarjetas
perforadas de computadora, o cinta perforada, han pasado a la historia.

Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo

Aquí tienen una lista más completa de los símbolos de diagramas de flujo.

Símbolo de Inicio / Final

El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema. Por lo general,
contiene la palabra "Inicio" o "Fin".

Símbolo de Acción o Proceso

Un rectángulo solo puede representar un solo paso dentro de un processo ("agregar dos
tazas de harina"), o un subproceso completo ("hacer pan") dentro de un proceso más
grande.

Símbolo del Documento Impreso

Un documento o informe impreso.

Símbolo de Multidocumento

Representa multidocumento en el proceso.

Símbolo de Decisión o Ramificación

Un punto de decisión o ramificación. Las líneas que representan diferentes decisiones

surgen de diferentes puntos del diamante.

Símbolo de Entrada / Salida

Representa el material o la información que entra o sale del sistema, como una orden del
cliente (entrada) o un producto (salida).

Símbolo de Entrada Manual

Representa un paso en el que se pide al usuario que introduzca la información

manualmente.

Símbolo de Preparación

Representa un ajuste a otro paso en el proceso.

Símbolo del Conector

Indica que el flujo continúa donde se ha colocado un símbolo identico (que contiene la
misma letra).

O Símbolo

Indica que el flujo del proceso continúa en más de dos ramas.

Símbolo de Unión de Invocación

Indica un punto en el diagrama de flujo en el que múltiples ramificaciones convergen de

nuevo en un solo proceso.

Símbolo de Fusión

Indica un paso en el que dos o más sub-listas o subprocesos se convierten en uno.

Símbolo de Intercalar
Indica un paso que ordena información en un formato estándar.

Símbolo de Ordenar

Indica un paso que organiza una lista de elementos en una secuencia o establece según
algunos criterios predeterminados.

Símbolo de Proceso Predefinido

Indica una secuencia de acciones que realizan una tarea específica incrustada dentro de
un proceso más grande. Esta secuencia de acciones podría describirse con más detalle en
un diagrama de flujo separado.

Símbolo del Operación Manual

Indica una secuencia de comandos que continuarán repitiéndose hasta que se detenga
manualmente.

Símbolo de Límite de Bucle

Indica el punto en el que debe detenerse un bucle.

Símbolo de Retardo

Indica un retraso en el proceso.

Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados

Indica un paso donde se almacenan los datos.

Símbolo de la Base de Datos

Indica una lista de información con una estructura estándar que permite buscar y ordenar.

Símbolo de Almacenamiento Interno

Indica que la información se almacenó en la memoria durante un programa, utilizado en

diagramas de flujo de diseño de software.

Símbolo de Visualización
Indica un paso que muestra información.

Conector Fuera de Página

Indica que el proceso continúa fuera de la página.

Manual de Calidad Basado en la norma ISO 9000

Un manual de calidad es el documento que establece los objetivos y los estándares de

calidad de una compañía. Describe, por tanto, sus políticas de calidad y los instrumentos
con los que la empresa o el negocio se dota para lograr los objetivos fijados en este
sentido. Es, en términos generales, el documento marco que explicita el compromiso de
una empresa con la calidad y que determina, por ello, el sistema de gestión de la calidad
(SGC) con el que se dota para evaluar sus procesos, actividades, formatos y
procedimientos.

El manual de calidad de una empresa es, pues, un documento público que las empresas
ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones para que conozcan,
se ajusten y supervisen respectivamente los estándares de calidad con los que la
compañía se ha comprometido junto con sus principios de gestión. Descripción de las
políticas de calidad, declaración de compromiso de la dirección de la compañía con dichas
políticas y establecimiento de objetivos de calidad claros, evaluables y tangibles

Manual de Procesos
El manual de procesos, también conocido como manual de procedimientos, es aquel que
permite que una empresa funcione de manera correcta, debido a que es donde se
establecen los estamentos, políticas, normas, reglamentos, sanciones y todo aquello
concerniente a la gestión de la organización.

Este manual debe estar escrito en un lenguaje sencillo, llano y lógico. También debe
establecer estipulados aplicables para los trabajadores y ser flexible, por si en
determinado momento hay que modificarlo de acuerdo a nuevas políticas de la compañía.

Un punto importante es que esta guía debe ser leída por todo el personal de la empresa,
principalmente por aquellos que se reintegran a la institución y debe contener
básicamente: la misión, visión, valores, políticas, estrategias, principios, objetivos,
funciones y los productos o servicios.

Entre sus principales funciones podemos citar:

 El establecimiento de objetivos.
 La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
 La evaluación del sistema de organización.
 Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
 Las normas de protección y utilización de recursos.
 La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de
personal.
 La generación de recomendaciones.
 La creación de sistemas de información eficaces.
 El establecimiento de procedimientos y normas.
 La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
 El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
 La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

Una empresa que no cuente con un manual de procesos, corre el riesgo de:

 Que se confundan las responsabilidades.

 Que no hayan reglas.
 Que no haya un control eficaz de las actividades.
 Que no haya un procedimiento establecido.

Por tanto, es importante que llegado el momento adecuado consideres y te permitas

contar con tu propio manual de procedimientos en tu empresa. Es una herramienta muy
útil y correctamente utilizada facilitará el crecimiento eficiente de tu compañía.
Ejemplo de Diagrama de Procesos

1. Recepción y Almacenamiento de la materia prima: Se reciben en el almacén de

materia prima los granos verdes de los distintos proveedores de café.
2. Análisis de la calidad del café: Seguidamente se realiza el examen olfativo, visual, y
se clasifica el café según la calidad de acuerdo a la Norma Covenin
correspondiente. Pasa a la formación de lotes de 250 sacos dependiendo de la
calidad y la humedad del café.
3. Limpieza de los Granos de café verde: Se transporta desde el almacén una calidad
específica para ser transportado hasta la maquina limpiadora la cual tiene como
objetivo extraer las partículas extrañas al café (piedras, palillos, etc.).
4. Torrefacción: Los granos de café son sometidos a un proceso a base de aire
caliente. Dependiendo de la maquinaria utilizada.
5. Molienda: Los granos son transportados hasta los silos de almacenamiento de café
tostado (Luego del proceso de tostado los granos deben tener un reposo). los
molinos que se basan en la trituración de los granos tostados en partículas más
pequeñas.
6. 6- Empaquetado: El café molido es transportado hacia el tanque de café molido y
se distribuye hasta las tolvas de las diferentes maquinas empaquetadoras.
7. Almacenamiento: El departamento cuenta con un registro computarizado
para conocer el STOCK que entra y sale desde el almacén hasta la comercialización.
DIAGRAMA DE FLUJO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RRH
Ejemplo de un proceso documentado
 Egrafías

https://definicion.de/procedimiento/

https://definicion.mx/proceso

http://iso9001calidad.com/control-de-registros-173.html

http://biblio3.url.edu.gt/publiclg/biblio_sin_paredes/fac_economicas/2016/orga_empr/c
ap/07.pdf

https://definicion.de/procedimiento/