Analisis de Cdargos Trabajo Escrito Jty

MANUAL DE CLASIFICACIÓN
DE PUESTOS
EMPRESA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1 DE ABRIL DE 2019
Hermanos García S.A
Changuinola AVE. 17 De Abril, Edificio Rosado
Empresa de digitalización de documentos Hermanos Gracia S.A.
Ofrece servicios como: virtualización de servidores, digitalización de
documentos, gestión de documentos, backup, soporte técnico, hosting,
consultorías de continuidad de negocios y hacking ético.
Manejamos una “nube empresarial” para más de 300 empresas con servidores
dedicados para comercio electrónico, hosting (Plesk), correo (Zimbra y
Exchange), backup remoto, CRM y ERP.

INTRODUCCIÓN
El trabajo del Departamento de Recursos Humanos implica, sin excepciones, un nivel de

exigencia, organización, planificación y coordinación de alto nivel; por tratar directamente con
la parte humana y productiva de la empresa, es decir con el ente más importante que genera la
fuerza y la movilización en el logro de los objetivos de cualquier organización: el capital
humano. En función del capital humano y de la estructura de ordenamiento mencionado
anteriormente, se ha observado que el uso de manuales de procesos ha constituido una práctica
asertiva, lo cual los ha convertido en un recurso fundamental, con fines precisos para las áreas
administrativas, específicamente de recursos humanos de las empresas.
En la actualidad, en esta empresa se realizan los procesos de manera empírica, ajustándose a

las necesidades que han ido surgiendo durante el período que lleva 2 en funcionamiento.
Aunque los esfuerzos diarios dentro de la organización han hecho logros importantes, se
observó la necesidad de evaluar la opinión del personal administrativo respecto al tema para
poder concretar datos sobre cómo plasmar los procesos de recursos humanos para esta empresa.
Con el propósito de fortalecer el sistema racional de administración de recursos humanos a

través de la implementación de la carrera administrativa inspirada en la filosofía moderna de
administración de personal, se ha elaborado el presente Manual de Clasificación de Puestos
para la empresa dedicada a la Digitalización de documentos Hermanos García S.A.
Con este documento se pretende cubrir las expectativas de la empresa y del profesional técnico
y administrativo empleado; por ende debe ser utilizado adecuadamente para los fines previstos.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
La empresa Hermanos García S.A. cuenta con una gran cantidad de empleados de diversos
departamentos, pero no cuenta con un ordenamiento ni clasificación adecuada de los cargos y
esto no permite la equidad en la delegación de funciones ni determinación de un cargo
especifico, además no cuenta con un departamento de Recursos Humanos
Se estima que esta situación, repercute en la falta de estandarización de dichos procesos, lo que se
considera que da como resultado una baja productividad de toda la organización como producto de la
falta de conocimiento e instrucción. Esto supone que es necesario realizar un ordenamiento que brinde
estructura y optimización de todos los procesos.

DESCRIPCIÓN
Esta guía consiste en un documento que establece los lineamientos, pautas y

procedimientos para elaborar cualquiera de los procesos de recursos humanos, entre los
que se pueden citar: reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación,
recapacitación, desarrollo, retención y desvinculación.
OBJETIVOS
• Objetivo General:
Proporcionar por medio de un documento los lineamientos a seguir en la elaboración de
manuales de procesos que se realizan en el departamento de recursos humanos de la
organización, con el fin de estandarizar los mismos.
• Objetivos Específicos:
 Unificar los criterios y la forma de establecer las pautas que definen cada proceso.
 Facilitar una herramienta objetiva de apoyo para el personal del departamento.
PROPUESTA:
Al conocer las necesidades de la empresa de digitalización de documentos Hermanos García
S.A. se propone a la empresa:
 La implementación de un nuevo departamento (Recursos Humanos)
 Determinar los cargos existentes
 Renombrar los cargos con el fin de poder especificar funciones adecuadas
 Conocer las habilidades de los trabajadores con el fin de utilizar sus conocimientos de
forma productiva a la empresa
 Realizar un organigrama
 Realizar el manual de funciones

CARGOS EXISTENTES:
La empresa tiene por personal:

 Un Gerente General.
Un Departamento De Digitalización (En El Más Grande)
 Un Jefe de Departamento De Digitalización
 40 Asistentes Informáticos
Departamento De Servicio Técnico:
 Un Jefe
 4 Asistentes
Un Pequeño Departamento De Mercadeo.
RENOMBRAMIENTO DE CARGOS:
Gerente General
Departamento De Digitalización
 Jefe de Departamento De Digitalización
 2 técnicos de Gestión de equipos
 4 asistentes de Preparación de la documentación
 2 digitalizador de la documentación
 4 asistentes de Indexación
 4 especialistas en Respaldo de los documentos digitalizados
Departamento De Servicio Técnico:

 1 Jefe de materiales tecnológicos
 1 Jefe de mantenimiento especializado
 4 Ingeniero en sistemas
 6 técnicos de reparación de maquinarias
Departamento De Mercadeo.
 Jefe de área de ventas
 3 Personal de ventas
 2 Atención al cliente
Departamento De Recursos Humanos
 Jefe de recursos Humanos
 2 Asistente de Recursos Humanos
Gerencia
Descripción de puesto:
Nombre de puesto: Gerente General
Supervisado por: nadie o en su defecto por el dueño de la empresa
Jefe Inmediato: Ninguno
Número de personas que ocupan el cargo: 1.
Descripción básica del puesto:

El Gerente general es el encargado de administrar, controlar, y dirigir los recursos y
funciones de la Empresa digitalizadora, y asegurar su óptimo funcionamiento.
Especificaciones y Requisitos del puesto.

Perfil de conocimientos
La persona a desempeñar este cargo de poseer conocimientos y estudios superiores
Universitarios y/o Técnicos en administración, Computación, finanzas, contabilidad,
comercialización y ventas.
Títulos: Ingeniero Comercial, licenciado en Administración de Empresas.
Experiencia: 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.
Funciones Específicas del puesto:

La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y
actividades dispuestas para el mismo.
 Planificar, controlar, supervisar y corregir los planes a corto y largo plazo de la

Empresa Hermanos García S.A.
 Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que no
existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección pertinentes para el
logro de los mismos.
 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las
funciones y los cargos
 Controlar que cada persona dentro de la empresa cumpla con todas y cada una de sus
obligaciones y no existan inconvenientes o interrupciones que perjudique el buen
funcionamiento de la empresa.
DEPARTAMENTO DE DIGITALIZACION
Nombre de puesto: gestión de equipos

Supervisado por: jefe de digitalización
Jefe Inmediato: jefe de digitalización
Número de personas que ocupan el cargo: 2

Estos empleados serán los encargados de administrar todas las operaciones relacionadas
con la empresa Hermanos García S.A.

Para desempeñarse en el cargo se necesitan estudios completos de secundaria y
Preparatoria, habilidades técnicas en computación y ofimática
Perfil de conocimientos:
Conocimientos básicos de Computación y ofimática., manejo de software especializado
para la gestión de computadoras en el ciber, control de tiempo, manejo de impresiones y
renta de ordenadores.
Títulos: técnico superior en informática

Experiencia: 6 meses a 2 años en un puesto similar.

La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades
dispuestas para el mismo.
• Control de ordenadores
• Manejo de impresiones hechas por los clientes
• Supervisarían el correcto uso de las computadoras por parte de los clientes
• Manejo de software de control de tiempo y cobro por máquina.
Nombre de puesto: Asistentes de preparación de documentos


Estos empleados colaboran en la organización y administración del Sistema de Gestión
Documental, que permita un eficiente tratamiento de los documentos recibidos y
despachados por la Institución, a fin de agilizar su canalización, según corresponda

Reciben y verifican que los documentos, Encargados de la eliminación de grapas,
sobres, y cualquier otro tipo de elemento realizándose también la clasificación del
material que sean entregados en la empresa Hermanos García S.A.
Títulos: técnico superior


• Apoyar en el registro y/o descargo de los documentos que ingresan y los que se
despachan en la empresa.
• Efectuar conjuntamente con el coordinador del área de Trámite Documentario la
distribución interna de los documentos ingresados, según corresponda.
Nombre de puesto: Digitalizadores de documentos


Escanear la documentación que ingresa por la Mesa de Partes de Trámite Documentario.
Además, recibir, clasificar y distribuir según corresponda los documentos que ingresan

Apoyar en el trámite interno de entrega de documentos ingresados, a las áreas
correspondientes de acuerdo a lo solicitado por el cliente.


• Escanear la documentación.
• Verificar que la documentación se encuentre en orden y completa luego del
escaneo. Derivar la documentación para el ingreso en el Sistema de Gestión
Documental.
• Llevar el control de cargos de los expedientes entregados
Nombre de puesto: Asistentes de indexación


Los documentos necesitan una identificación para luego poder ser localizados unívocamente
por el usuario; la asignación de esta información se hace luego del proceso de digitalización
mediante una actividad de inserción de datos. Esto obedecerá a cuáles campos desea el cliente
poder tener acceso en el futuro

Tiene como objetivo dar fe de la creación o captura de un documento en un sistema de
gestión documental. Eso significa dar una breve información descriptiva del documento en
un registro, así como la asignación de un identificador único a cada documento.


• Una clasificación según el cuadro de clasificación.
• Relaciones con otros documentos procedentes de la misma actividad o
relacionados con la misma persona o el mismo asunto si el documento forma
parte de un mismo expediente.
• El sistema de gestión del cual se ha capturado el documento.
Nombre de puesto: Especialistas en respaldo de documentos


almacenar todos los archivos digitalizados y modificados, proporciona un método más
rápido de copia de seguridad de datos que se ejecuta repetidamente copias de seguridad
completas para evitar pérdidas de informaciones.

Conocimientos en los diferentes sistemas de archivos
Organización
Clasificación de documentos


 Iniciación en el Registro General

 Formación de expedientes
 Identificación
 Clasificación
 Ordenación
 Descripción Básica
 Recuperación de la información
 Instalación
 Transferencia de acciones
 Divisiones de fondos de archivo
DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO
Nombre de puesto: Jefe de materiales tecnológicos

Supervisado por: Gerente
Jefe Inmediato: Gerente

Bajo supervisión directa, realiza labores de servicio y apoyo técnico informático a todos
los usuarios con el objetivo de que tengan un buen uso de las computadoras.

Universitarios y/o Técnicos Computación, manejo de software y equipos digitales
Títulos: Tener aprobado el nivel técnico universitario de licenciatura en Informática,

Computación y Procesamiento de Datos, Ingeniería de Sistemas o título de técnico
informático de institución de formación tecnológica reconocida , más un (1) año de
experiencia en labores similares.

 Responsabilidad por manejo de equipos e información.

 Trabajo de mediana complejidad y dificultad de desempeño.
 Labores que requieren la combinación de esfuerzo mental y visual.
Nombre de puesto: jefe de mantenimiento especializados

Supervisado por: Jefe de materiales tecnológicos
Jefe Inmediato: gerente

El Técnico de reparación de maquinaria realiza labores variadas de mantenimiento de
máquinas, computadoras, software


Títulos: Ingeniero en sistemas, licenciado en informática empresarial.


• Realizar labores de mantenimiento sistemáticos

• Colaborar en los trabajos de reparación equipos de oficina para la realización de la
digitalización
• Dar mantenimiento a las herramientas de trabajo.
• Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas
conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
• Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.
Nombre de puesto: Ingenieros en sistemas

Supervisado por: Jefe de mantenimiento especializado
Jefe Inmediato: Jefe de materiales tecnológicos



 Amplios conocimientos de Programación de Computadoras.
 Amplios conocimientos de inglés técnico.
 Conocimientos de análisis y diseño de sistemas.
 Conocimientos sobre normalización de base de datos.
 Habilidad para establecer relaciones efectivas de trabajo.


• Elaborar, desarrollar y codificar los programas necesarios para los sistemas de

información en las áreas requeridas.
• Documentar, preparar e instalar operacionalmente los programas, según
requerimientos.
• Realizar ensayos o pruebas a los programas para verificar la funcionalidad de los
mismos.
• Implementar a los programas informáticos los cambios que sean requeridos en
función de: modificaciones en los procesos, en las políticas administrativas y a
cambios solicitados por los usuarios.
• Diseñar formatos de entrada y salida de programas.
• Revisar y mantener actualizados los programas utilizados.
Nombre de puesto: Técnico de reparación de maquinaria

Supervisado por: Jefe de materiales tecnológicos
Jefe Inmediato: Jefe de mantenimiento especializado





• Realizar labores de mantenimiento sistemáticos

• Colaborar en los trabajos de reparación equipos de oficina para la realización de la
digitalización
• Dar mantenimiento a las herramientas de trabajo.
superior inmediato.
DEPARTAMENTO DE MERCADEO
Nombre de puesto: Jefe de personal de área de ventas

Supervisado por: Gerente
Jefe Inmediato: Gerente
El jefe de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o

departamento de ventas. Rediseñar, clasificar y organizar las rutas de ventas para obtener la
ventaja en el mercado
Conocimientos de estrategias de ventas, Liderazgo (Manejo de Personal), Habilidades de
negociación Orientado a resultados Buenas relaciones interpersonales Principios éticos y
morales Capacidad de análisis y toma de decisiones atinadas y oportunas.
Títulos: Cursando la carrera universitaria de Mercadeo o Egresado

Experiencia: 1 a 2 años recientes en puestos similares
• Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.
• Calcular la demanda y pronosticar las ventas
• Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el
gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe
tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.
• Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.
• Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluida un
análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo
para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias
para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la
compañía en el desarrollo de su plan.
Nombre de puesto: encargado de ventas

Supervisado por: jefe de personal de ventas
Jefe Inmediato: jefe de personal de ventas

Bajo supervisión directa realiza labores de atención a los ciudadanos, dando la
orientación necesaria para que las solicitudes de información cumplan con las
condiciones y requisitos establecidos.

Preparatoria, habilidades técnicas en computación y contabilidad.
Manejo de la computadora, y programas de cálculo, conocimientos técnicos o
profesionales en ventas y contabilidad o finanzas.
Títulos: básico, Bachiller
Experiencia: 1 a 2 años de experiencia

• Función de venta: que considera de forma estricta la realización de una venta, es
decir, suministro del producto al comprador y cobro
• Función de contacto: que incluye todo un conjunto de acciones previas y posteriores
a la conclusión de una venta
• Función de asesoramiento: basada en el trabajo comunicación al que posee la fuerza
de ventas al proporcionar a toda la información necesaria para la elaboración del
informe de ventas y proyección de ventas a su jefe inmediato.
• Realizar el corte de ventas al final del día laboral
• Realizar su trabajo honestamente y Responsabilidad.
Nombre de puesto: Atención al cliente

Supervisado por: jefe de personal de ventas
Jefe Inmediato: jefe de personal de ventas

Encargados de dar apoyo al jefe de personal de ventas, así como pedir formular los
informes de ventas y ver si se lograron los objetivos propuestos para la proyección de
ventas.

Preparatoria, habilidades de trato con personas, manejo de estrés y control de
multitudes y actitudes de los clientes.
Orden y Organización, Comunicación oral y escrita, Cooperación, Atención al detalle.
Títulos: básico, Bachiller

Experiencia: 1 a 2 años de experiencia

• Atender al público y darles informaciones conforme a pautas establecidas.

• Facilitar a los ciudadanos informaciones sistematizadas relativas a la empresa que
pueden ser consultadas por el sistema de acceso a la información.
• Organizar la información de la institución a ser divulgada a través de las páginas de
Internet y del correo electrónico del responsable de la Oficina de Acceso a la
Información.
• Llevar registros de atención a los ciudadanos y tramitación de solicitudes para la
elaboración del informe anual y análisis mensual de la gestión de la Oficina de
Acceso a la Información.
• Dar seguimiento a las solicitudes de los ciudadanos, y su respuesta de manera
oportuna.
• Participar en la coordinación de los entrenamientos del área.
superior inmediato.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Nombre de puesto: Jefe de Recursos

Humanos Supervisado por: Gerente General
Inmediato: Gerente

Es el encargado de administrar todos los recursos relacionados con el recurso humano de la
empresa, monitorea cada uno de los aspectos éticos y profesionales de cada persona de la
empresa solucionando los problemas que puedan surgir entre los empleados y los conflictos
de intereses entre estos.
Planifica, dirige y supervisa los programas de los diferentes subsistemas de recursos
humanos (reclutamiento, selección y evaluación del desempeño) así como la
aplicación de las políticas del personal.
Requiere grado universitario a nivel de licenciatura en Administración de
Empresas, Ingeniería Industrial o en Administración de Recursos Humanos. Precisa de
habilidad para el manejo de equipo de oficina, equipo de cómputo, herramientas o
instrumentos propios del trabajo, manejo de vehículos.
Títulos: Derecho, Administración de Empresas, Economía o carreras afines

Experiencia: 1 a 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

• Autoriza salida de fondos, de documentos utilizados en el área de recursos
humanos.
• Supervisa y coordina directamente a empleados que ejecutan actividades de tipo
profesional; indirectamente supervisa al personal que realiza tareas calificadas.
• Determinar los términos y condiciones de empleo. Controlar que se cumplan los
diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley y la empresa en materia
de contratación de personal.
• Entrevistar, aconsejar y ayudar a los empleados en relación con sus problemas
personales y dificultades.
• Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Nombre de puesto: Asistente de Recursos Humanos

Supervisado por: jefe de recursos humanos
Inmediato: jefe de recursos humanos

Bajo supervisión directa realiza labores relacionadas con el registro, control e información de los
servidores de la institución.
Colaborar en las actividades de los subsistemas de Registro y Control, Evaluación del Desempeño y
Reclutamiento y Selección de Personal
Requiere grado universitario a nivel de licenciatura en Administración de
Empresas, Administración de Recursos Humanos. Precisa de habilidad para el manejo de
equipo de oficina, equipo de cómputo, herramientas o instrumentos propios del trabajo,
manejo de vehículos.
Títulos: Derecho, Administración de Empresas, Economía o carreras afines

Experiencia: 1 a 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

• Llevar control de asistencia diaria del personal a través del sistema manual o
electrónico establecido por la institución.
• Recibir los formularios de permisos, ausencias o tardanzas de los empleados,

autorizados por el superior inmediato, y archivarlos.
• Preparar el informe mensual de asistencia para los supervisores.
• Participar en la actualización de los expedientes e historial de los empleados, el

registro de los permisos, las acciones y/o movimientos, expedición de las
certificaciones del personal, entre otros.
• Ingresar al sistema los empleados de nuevo ingreso.
• Mantener actualizada la base de datos de los empleados.
• Colaborar en el registro de las estadísticas de personal.

Conclusión.
En conclusión se puede decir que la necesidad que tiene todas las organizaciones
independientemente que sean privadas o públicas de lograr la eficiencia de desarrollo de
recursos humanos es muy alta con la finalidad de lograr mayor efectividad en su ámbito es
por lo anterior que cuando Hay que organizar un buen proceso análisis de puesto cada
integrante convierte sus potencialidades en capacidades y contribuye con entusiasmo
esfuerzo dedicación y entrega hoy en día la verdadera fortaleza de una organización es
indudablemente su gente de ahí la existencia de impulsar las funciones fundamentales de los
recursos humanos dentro de las organizaciones

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Ofrece servicios como: virtualización de servidores, digitalización de

documentos, gestión de documentos, backup, soporte técnico, hosting,

consultorías de continuidad de negocios y hacking ético.

dedicados para comercio electrónico, hosting (Plesk), correo (Zimbra y

Exchange), backup remoto, CRM y ERP.

El trabajo del Departamento de Recursos Humanos implica, sin excepciones, un nivel de

En la actualidad, en esta empresa se realizan los procesos de manera empírica, ajustándose a

Con el propósito de fortalecer el sistema racional de administración de recursos humanos a

departamentos, pero no cuenta con un ordenamiento ni clasificación adecuada de los cargos y

esto no permite la equidad en la delegación de funciones ni determinación de un cargo

especifico, además no cuenta con un departamento de Recursos Humanos

estructura y optimización de todos los procesos.

Esta guía consiste en un documento que establece los lineamientos, pautas y

Al conocer las necesidades de la empresa de digitalización de documentos Hermanos García

S.A. se propone a la empresa:

 La implementación de un nuevo departamento (Recursos Humanos)

 Determinar los cargos existentes

 Renombrar los cargos con el fin de poder especificar funciones adecuadas

forma productiva a la empresa

 Realizar el manual de funciones

La empresa tiene por personal:

 2 técnicos de Gestión de equipos

 4 asistentes de Preparación de la documentación

 4 especialistas en Respaldo de los documentos digitalizados

Departamento De Servicio Técnico:

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Funciones Específicas del puesto:

 Planificar, controlar, supervisar y corregir los planes a corto y largo plazo de la

Nombre de puesto: gestión de equipos

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: técnico superior en informática

Funciones Específicas del puesto:

Nombre de puesto: Asistentes de preparación de documentos

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: técnico superior

Funciones Específicas del puesto:

Nombre de puesto: Digitalizadores de documentos

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: técnico superior

Funciones Específicas del puesto:

Nombre de puesto: Asistentes de indexación

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: técnico superior

Funciones Específicas del puesto:

Nombre de puesto: Especialistas en respaldo de documentos

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: técnico superior

Funciones Específicas del puesto:

 Iniciación en el Registro General

Nombre de puesto: Jefe de materiales tecnológicos

Descripción básica del puesto:

Especificaciones y Requisitos del puesto.

Títulos: Tener aprobado el nivel técnico universitario de licenciatura en Informática,

Funciones Específicas del puesto:

 Responsabilidad por manejo de equipos e información.

Nombre de puesto: jefe de mantenimiento especializados