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2. PRESENTACION
Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o local que se asigne como el
depósito de los documentos, cuando son trasladados de los archivos intermedios y de gestión. De esta manera se
puede garantizar su integridad física, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa
mientras esta funcione, y que dependiendo de la actividad y su contenido, podrán pasar a formar parte de los archivos
históricos.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos. Estos
son: el factor Climatológico, Contaminación ambiental, Contaminación Biológica, Siniestros, Almacenamiento y
Manejo inadecuado de nuestros documentos, etc. Por ello se sugiere observar las siguientes recomendaciones
respecto a:
Esta semana los temas que se verán en esta Guía de Aprendizaje, nos permiten involucrarnos y ubicarnos en el proceso
organizativo y de conservación de los archivos que son “memoria – patrimonio” de las organizaciones y de la cual
obviamente, son participes los Asistentes Administrativos dentro de sus actividades cotidianas en la empresa u
organización.
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE
La Compañía Correa y asociados tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la fecha no aplica ningún
método de gestión documental por lo cual tiene una cantidad de documentos que han sido generados a lo
largo del tiempo y no sabe qué hacer con ellos. Usted como estudiante de asistencia administrativa que le
puede recomendar para que organice y archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la
conservación y fácil consulta de los mismos. Conteste las siguientes preguntas:
3.3.1 En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes
actividades:
3.3.2 Realice lectura autorregulada del Acuerdo 049 del 2000, por la cual se desarrolla el artículo del capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”
Elabore un flujograma de los procesos que se deben seguir para el diseño y puesta en marcha de la
implementación de un espacio para el correcto almacenamiento y consulta de los documentos.
3.3.3. Realice lectura autorregulada del Acuerdo 07 del 29 de junio del Reglamento General de Archivos.
De acuerdo a la lectura y teniendo en cuenta todo lo visto en las 3 guías anteriores sobre Gestión Documental
en GAES debe diseñar 10 preguntas para el juego “QUIEN QUIERE PRACTICAR UNA BUENA GESTION
DOCUMENTAL” el cual es muy similar al juego “QUIEN QUIERE SER MILLONARIO”, tenga en cuenta las
indicaciones de su instructor para la creación de las mismas ya que se deben integrar con las de sus
compañeros.
3.4.1 En GAES elabore una lista de chequeo para analizar las condiciones locativas y normas de
seguridad de la empresa objeto de estudio.
3.4.2 Elabore una actividad lúdica en Gaes sobre los temas vistos y presente su propuesta sobre las
condiciones y normas de seguridad aplicables para la empresa objeto de estudio.
Autor (es)