Etapas de un evento

PLANIFICACIÓN
 Planificación
• Decidir si un evento es el vehículo correcto para lograr los objetivos

• Asegurar el compromiso de la dirección para un evento sostenible

• Definir una estrategia de sostenibilidad para el evento

• Asignar un responsable del programa de sostenibilidad

• Destinar los recursos humanos y económicos necesarios

• Elegir la época del año para el evento

• Introducir criterios de sostenibilidad en los aspectos más visibles (edición

de materiales, reducción de residuos, catering, comunicación) e implicar
todos los actores en el proceso

Un evento sostenible es una oportunidad de educación para la sostenibilidad,

por lo tanto el esfuerzo de comunicación es imprescindible
 Sostenibilidad = co-responsabilidad
Actores Acciones
Organizadores Decidir las estrategias de sostenibilidad para el evento.
Definir los mensajes claves para comunicar.
Servicios logísticos Ayudar en la correcta ejecución de las mesuras de sostenibilidad.
Ayudar en el proceso de diseño del evento, diseñar estrategias de
movilidad.
Proveedores Cumplir con la política de sostenibilidad establecida, con productos y
servicios de poco embalaje, producción local y criterios ecológicos.

Distribuidores Cumplir con la política establecida y contribuir a la reducción de

(alimentación y bebida) residuos.

Servicios de limpieza Participar en las reuniones de preparación para ayudar a definir el

proceso de reciclaje y infraestructura adecuado.

Proveedores de Participar en las negociaciones para decidir el plan de mobilidad para

transporte el evento.
Patrocinadores Asegurar que las estrategias de difusión de los patrocinadores
coinciden con la estrategia de sostenibilidad

Participantes Un público clave para la estrategia de comunicación y de educación

para la sostenibilidad.
 1: PREPARACIÓN

Es la organización previa, lleva más del 50 % del

tiempo e incluye:

Concepción de evento/objetivos/organización

Diseño del formato y estructura

Definir estrategia de comunicación

Preparar invitaciones

Elegir los espacios adecuados

Establecer criterio de selección de proveedores

Seleccionar catering/alojamiento
2: EJECUCIÓN

Es el evento en sí, lleva poco tiempo, es intensivo

para los organizadores e incluye:

Protocolo

Desarrollo del programa

Distribución de espacios
(organización/distribución/señalización)

Comunicación (regalos, entrega de material)
 3: EVALUACIÓN

Incluye las actividades post-evento:

Desmontaje y limpieza

Valoración (de asistentes y del equipo
organizador)

Comunicación (conclusiones, cierre del
presupuesto, rendición de cuentas)

Elaboración de una memoria para
participantes, patrocinadores etc.
 Etapas de un evento

Preparación

Evaluación

Ejecución
 Preparación con criterios de sostenibilidad
20-24° invierno,
23-26 °verano
* Comunicar la política de sostenibilidad a todos los actores
* Diseñar un formato de evento adecuado (presencial, virtual,
semi-presencial….) para conseguir los objetivos
* Elegir una época del año sin necesidad de climatización y escoger
los espacios con criterios de eficiencia energética
•* Reducir el uso de materiales y establecer sistema de gestión de
residuos Reducir, reusar, reciclar
* Definir los mensajes claves de sostenibilidad y usar medios
electrónicos para inscripciones, y ofrecer información de hoteles,
mapas, transporte etc en una plataforma virtual

* Al escoger el lugar, valorar la movilidad, el alojamiento, la gestión

de residuos y la limpieza con los actores implicados Local, biológico, justo
* Internalizar vs. externalizar servicios de informática, copistería etc.
* Introducir cláusulas de sostenibilidad en los pliegos de condiciones
de proveedores y establecer acuerdos con los proveedores
*Definir el plan de reducción de emisiones de CO2, compensaciones
 Ejecución del evento con
criterios de SOSTENIBILIDAD

Qué hay que tener en cuenta
Facilitar papeleras y

durante el evento? recogida selectiva
durante el evento

Señalizar los servicios

In situ, organizar los espacios de más próximos
manera eficiente (luz, aire,
Materiales: reducir el
temperaturas, accesibilidad) volumen, pen drive?

Señalizar desde fuera, poner Papel reciclado, a dos
indicaciones claras. caras.

Recibir a autoridades /protocolo
En grandes eventos,
UPC programar alguna

Respetar los horarios inicio/cierre actividad social de
bajo impacto

Facilitar espacios comunes para
interacción informal
Regalos/
compensaciones

Ofrecer conexión a internet wi-fi CO2, ayudas al

Decoración “de bajo impacto” desarrollo, etc
 Acciones post-evento
con criterios de SOSTENIBILIDAD

Y ahora?

Comunicar las conclusiones en
un corto plazo. (formato?)

Difundir el material publicado en
la web/ bibliotecnia. (TIC,
serveis UPC:La Facoria,
UPCNet)

Rendir cuentas institucionales
/memoria/informe final.

Cerrar presupuestos.

Calculo de emisiones del

evento.

Consecución de objetivos ?
 Proveedores con criterios de
sostenibilidad
Catering:
ACIDH. Integración laboral de discapacitados
Material de oficina:
intelectuales. Fundación Futur: Catering Ecoreciclat, productos ecológicos y reciclados
biológico y reinserción laboral. Mescladis: Lecce pen: bolis biodegradables de maiz, bajo
Catering biológico y comercio justo, reinserción emisiones CO2.
laboral. Dolso: catering de alta calidad/biológico. eCRAC: productos ecológicos reciclados,
biodegradables, compostables.

Alojamiento:
InOut. Organización sin ánimo de lucro de Copistería:
integración laboral de personas especiales. Servei del vertex. Papel reciclado, servicio
Fundación Catalana de l’Esplai. Albergue y personalizado
salas de reuniones. Hotel Arts, Alimara,
Ambassador, Barceló Sants, Gallery, Majestic,
Neri i Rivoli tienen ISO14001. Ver guía de
hoteles más sostenibles.
Editorial:
El Tinter: ISO14001 y EMAS Certificado.

Mensajería: Compensación CO2:

Ecomensajeros Trevol. Mensajería en CeroCO2: Iniciativa sin ánimo de lucro con
bici/vehículos eléctricos proyectos locales y internacionales
 Planificar un evento sostenible
Tener en cuenta en la planificación, organización, ejecución y
evaluación los siguientes aspectos:

Estrategia de sostenibilidad
Espacios y instalaciones
Administración y logística
Movilidad
Ahorro de agua
Materiales y residuos
Residuos del servicio de catering
Comunicación y difusión
Compensación de emisiones
Seguridad y limpieza