la oficina de gestión de

proyectos o project
management office (PMO)
1. Introducción
2. Beneficios de la Oficina de Gestión de
Proyectos
3. Funciones de una Oficina de Gestión de
Proyectos
4. Tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos
introducción 1

La puesta en marcha de una Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management

Office (PMO) puede ser compleja por la estandarización de procesos y la falta de con-
ciencia sobre el valor añadido que aporta. La mayoría de oficinas de gestión de proyectos
terminan cerrando apenas un par de años después de su apertura.

Las tendencias globales en el Project Management han de ser consideradas por las em-
presas, ya que contribuyen al cumplimiento de los objetivos planteados por las organi-
zaciones. Las directrices a tener en cuenta en el ámbito del Project Management y más
concretamente por la Oficina de Gestión de Proyectos son las siguientes:

• Priorizar los objetivos estratégicos. Cuantos más objetivos estratégicos tienen las
empresas, más inalcanzables se hacen, mientras que si estos son pocos su logro es
más factible. El problema hoy en día radica en que las empresas tienden a tener mu-
chos objetivos estratégicos y a no centrarse en unos objetivos determinados. La foca-
lización facilita el trabajo del project manager.
• Comprender el contenido del proyecto. Se trata de comprender el ámbito en el que
se desenvuelve el proyecto, considerando los productos y los mercados a los que va a
afectar su desarrollo. También se ha de reflexionar sobre los impactos que puede tener
en la compañía y cuál va a ser su alineación con la estrategia de la empresa.
• Comprender el contexto. Hoy en día las empresas se caracterizan por su magnitud
y el elevado número de departamentos que las componen, así como sus múltiples
agendas. Ante este contexto, resulta imprescindible comprender dónde se opera y
cómo va a desarrollarse el proyecto en ese entorno. La Project Management Office
ayuda a lograr esa visión.
• Creer en el proyecto. Confiar en que el proyecto y la Oficina de Gestión de Proyectos
van a aumentar las posibilidades de alcanzar los objetivos planteados y finalizar con
éxito.
Las organizaciones que se ajustan a estas tendencias globales desarrollan proyectos con
una mayor eficacia y eficiencia. La priorización de objetivos, la comprensión del contenido
del proyecto y de su contexto y la confianza en el proyecto determinarán su éxito.
 Beneficios de la Oficina de Gestión
de Proyectos 2

La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO) es una unidad

de organización en la que se centraliza y coordina la gestión de proyectos bajo su do-
minio. La PMO supervisa la gestión de los proyectos, sus programas o una combinación
de ambos, de acuerdo a la PMBOK Guide elaborada por el Project Management Institute
(PMI).

Disciplina Agilidad Priorización Satisfacción

Eficiencia Implementación Transparencia

La Oficina de Gestión de Proyectos aporta una serie de beneficios a las organizaciones.

Entre ellos destacan los siguientes aspectos:
• Incrementa la eficiencia en la entrega de los proyectos. La mayoría de los proyec-
tos gestionados a través de oficinas de proyectos son entregados en los plazos de
tiempo planteados y con los presupuestos establecidos.
• Ayuda a la implementación de la estrategia. La Project Management Office contri-
buye a alinear los proyectos con la estrategia e implementar la visión de la empresa.
• Aumenta la satisfacción de los clientes. La Oficina de Gestión de Proyectos incre-
menta sobre todo la satisfacción de los clientes internos, como los altos ejecutivos.
• Incrementa la agilidad de las empresas. Una Project Management Office bien es-
tructurada y definida aumenta la agilidad que las empresas suelen perder por su
complejidad. Los procesos suelen crear administración y retrasos. La PMO contri-
buye a que la organización encuentre el equilibrio entre sus procesos y la agilidad.
• Aumenta la transparencia. Las empresas que no cuentan con una Oficina de Ges-
tión de Proyectos no pueden proporcionar una lista detallada de todos los proyectos
que la empresa está desarrollando e informar del estado, la inversión y las personas
que están trabajando en de cada uno de ellos.
• Incrementa la disciplina interna.
• Mejora la gestión de riesgos. La Oficina de Gestión de Proyectos tiene un nivel con-
solidado de la gestión del riesgo y de las acciones necesarias para minimizarlos.
• Focaliza la empresa en las prioridades. La Project Management Office facilita la
toma de decisiones del equipo directivo con toda la información que proporciona y,
por tanto, ayuda a enfocar a la empresa.
La Oficina de Gestión de Proyectos permite integrar los diferentes proyectos de la orga-
nización con su estrategia global. Este tipo de oficinas aporta múltiples beneficios a las
empresas en la supervisión de la gestión de sus proyectos.
Funciones de una Oficina de Gestión
de Proyectos 3

Las funciones desempeñadas por la Oficina de Gestión de Proyectos o Project Manage-

ment Office contribuyen a la generación de los buenos hábitos de trabajo en la compañía,
al mismo tiempo que garantizan la supervisión de esos proyectos.

Ejecución y Comunicación y
Gobierno
Desempeño Relacionamiento

Gestión del Soporte a la Gestión y

Cambio Organi- Decisión Reporte del
zacional Estratégica Rendimiento

Las funciones de una PMO son las siguientes:

• Ejecución y Desempeño: procesos, metodologías y plantillas, capacitación y soporte.
• Soporte a la Decisión Estratégica: gestión del portafolio, selección de proyectos, ges-
tión integrada de los riesgos; gestión de la capacidad y de la demanda de recursos;
alinear el proyecto al negocio, gestión de beneficios y valor.
• Gobierno: establecer las políticas, la estructura de toma de decisiones y vincular las
estrategias con las tácticas y facilitar las decisiones clave de programas y proyectos.
•
• Gestión y Reporte del Rendimiento: proveer información consolidada y transparencia
en los reportes relevantes que ayudan a seguir proyectos, programas y portfolios.
• Comunicación y Relacionamiento: identificar dependencias y vínculos, detectar des-
conexiones y cuellos de botella; resolver problemas de comunicaciones e interfaces
entre silos; desarrollar y gestionar a los interesados.
• Gestión del Cambio Organizacional: ayudar a facilitar y preparar para el cambio, ya
que cada proyecto representará cambios.
La Project Management Office ofrece muchos beneficios a las organizaciones y el cum-
plimiento de cada una de sus funciones garantiza la correcta supervisión de la gestión de
cada uno de sus proyectos.
 Tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos 4

La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office puede presentar dife-

rentes formas a nivel global. Su orientación operacional o estratégica y su tipo de conte-
nido y procesos van a determinar sus características.

Project Portfolio Programme

Support Office Management Office Management Office

Existen tres tipos de oficinas de gestión de proyectos:

• Project Support Office. Esta oficina de gestión de proyectos viene contextualizada

por la integración de dos empresas. La PMO en este caso está vinculada a ese pro-
yecto estratégico para la fusión de las empresas. Engloba la integración de procesos,
sistemas y personal. Se trata del nivel más bajo.
• Portfolio Management Office. Es la oficina de gestión de proyectos más estratégica.
Este tipo de oficina comprende la priorización y el alineamiento con la estrategia. Se
trata del nivel más alto.
• Programme Management Office. En la actualidad se está fusionando todo en este
tipo de oficina. Se caracteriza por su nivel intermedio entre los dos tipos de oficinas
de gestión de proyectos anteriores.

Las oficinas de gestión de proyectos pueden ser más operacionales o, por el contrario,
estar más orientadas a un programa estratégico. Pero también el tipo de contenido y sus
procesos van a determinar el tipo de oficina de gestión de proyectos.

Estas oficinas pueden ser administrativas y de seguimiento, de back office y de apoyo al

proyecto o al programa estratégico, cuya media de vida inferior es inferior a la de otras
oficinas. Por otro lado, pueden estar orientadas a dirigir y liderar a la organización en
temas de proyectos, de front office. En este caso se pueden tratar temas priorización,
pero también temas más avanzados de proyectos. Suelen tener un grupo de project
managers, casi siempre certificados PMP y con experiencia en proyectos estratégicos.

La Oficina de Gestión de Proyectos puede caracterizarse por unos y otros elementos,

pero siempre va a centralizar y coordinar la gestión de proyectos. La supervisión con este
tipo de oficinas está asegurada.