PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Se realiza este proceso para evaluar y seleccionar los proveedores en función de

capacidad para el suministro de productos de acuerdo con los requisitos de la
organización.

• Previsión de las necesidades de materiales

• Planificación del suministro con tiempo suficiente.
• Adquisición de dichos materiales.
• Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y
en el tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.
• Gestión administrativa del suministro. Este es quien se encarga de los
pagos.

Se dividen en:

• Operaciones previas a la compra: Previsión de necesidades, determinar la

cantidad a adquirir, así como la modalidad de aprovisionamiento.
• La compra: Cuando adquirimos los materiales.
• Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos,
aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las
reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas
condiciones.
• Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos
proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

Debemos tener en cuenta que hay subprocesos a realizar y son:

• Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y
decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las
operaciones previas a las compras.
• Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades
que han de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más
adecuados en función de la política de precios y la calidad de la mercancía.
• Especificar a los proveedores las características que necesitamos que
cumplan nuestros suministros.
• Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían
abastecernos.
• Una vez que reunimos los posibles candidatos, realizar una selección en
función de los criterios de calidad, precios y plazos de entrega.
• Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el
abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo
de entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad
que hayamos establecido.
• Negociar los precios. y ver si el proveedor nos puede hacer algún tipo de
descuento.
• Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué
necesitamos, cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya
solo queda realizar la compra y el departamento de compras es el encargado
de emitir las requisiciones y órdenes de compra.
• Realización de contratos de suministro. en el cual se especifica el plazo en
meses o años, en el que podemos conseguir un mejor precio.

DOCUMENTOS INTERNOS

Listado de proveedores
Solicitud de pedidos
Requisición de compra
Pólizas de cumplimiento
Contratos y convenios
Factura de compra

DOCUMENTOS EXTERNOS

Cotizaciones
Facturas
Comprobantes de pago
Facturas de venta