INSTITUTO SUPERIOR DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MATERIA INTERNACIONAL
ADMINISTRACION GLOBAL DE OPERACIONES

CATEDRATICO:
SEMEI ADONAY CASTILLO PENICHE

ALUMNA

KATHY ELIZABETH RAMIREZ DE GOMEZ

SAN SALVADOR, 30 DE NOVIEMBRE DE 2012

INTRODUCCION

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El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este
departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de
producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que
debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones
de la organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de

adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo)
indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para
conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los
departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener
una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos
materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de
buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Objetivos del Departamento de Compras

· Comprar los materiales para los propósitos buscados

· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio
requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega
de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o
escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio

PERFIL DE LA EMPRESA

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INALSA (Inversiones Alimenticias) es una empresa dedicada a prestar servicios de
alimentación al sector privado en el área centroamericana y el Caribe y forma parte del Grupo
Alimentos Prácticos, S.A., con operaciones en toda la región.

Nuestro grupo, cuenta con operaciones en Guatemala, El Salvador, Panamá y Costa Rica y
tenemos un franco interés por expandir nuestras operaciones a nivel del Caribe. A la fecha,
tenemos 15 centros de producción y más de 1,000 trabajadores especializados en servicios de
alimentación.

Nuestras ofertas se desarrollan en forma individual y acorde con las necesidades de cada
cliente, prestando especial atención y cuidado al diseño de diferentes menús, elaborados por
nuestro equipo de chefs y nutricionistas, quienes poseen una vasta experiencia culinaria en
diversos tipos de preparaciones alimenticias, a partir de la gastronomía de cada país y de los
gustos y preferencias de los clientes de la empresa específica.

Contamos con una amplia gama de proveedores confiables que garantizan la calidad y entrega
oportuna de la materia prima, proceso que es respaldado con un sistema de auditorías
periódicas a proveedores.

Los menús son preparados utilizando un moderno sistema llamado COMER (Compras, Menús
y Recetas). Este sistema trabaja con recetas estándar y compras justo a tiempo para garantizar
la frescura de los alimentos.

Experiencia

Nuestra experiencia de años y la diversidad de clientes que atendemos nos permiten cubrir
una considerable gama de servicios que van más allá de la alimentación, incursionando en
servicios totales para campamentos remotos como industrias mineras, explotaciones agrícolas
lejanas y similares. Este aspecto brinda una clara referencia de nuestra capacidad de
operación y la flexibilidad de INALSA para adaptarse a las condiciones brindadas y a partir de
ahí generar un servicio de excelencia.

Por otra parte, en cuanto a horarios, atendemos servicios parciales o la modalidad 24/7 (todos
los días de la semana, durante las 24 horas).
Con una experiencia de más de 15 años y 180 millones de platos servidos, el Grupo Aliprac es
la empresa con mayor capacidad en producción de alimentos en toda Centroamérica.

La cartera de clientes incluye empresas multinacionales, nacionales y gubernamentales.

Servimos alimentos en fábricas, distribuidoras, maquilas, centros de detención, hospitales,
ministerios, agencias, ingenios, campamentos y otros.

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Visión, Misión y Principios Corporativos

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

INICIATIVA
Cada empleado debe estar comprometido a proveer ideas valiosas que continuamente mejoren nuestro servicio.
Creemos que la única manera de sobresalir en nuestro servicio es mediante una constante evaluación de
nuestros métodos y de las necesidades del consumidor.

SERVICIO
Este es el mejor indicador del éxito en nuestro desempeño. Constantemente nos esforzamos por exceder
expectativas y por aceptar sugerencias de nuestros clientes para agregar valor a nuestro
servicio. Somos una compañía dinámica capaz de adaptarse para satisfacer a cada consumidor.

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EXCELENCIA
Siempre hacer nuestro trabajo con los más altos estándares posibles

INTEGRIDAD
Alta calidad guiará nuestras acciones personales y corporativas.

INNOVACION
La única manera de llevar la ventaja en el mercado es viviendo una cultura de cambio continuo, siempre
buscando formas de trabajo más rápidas, mejores, eficientes y a menor costo

Clientes actuales

INALSA posee una diversidad de clientes a nivel regional, entre los que destacan Green
Millenium en Guatemala y Minera Panamá, como sitios remotos.

Green Millennium es un proyecto de reforestación en la selva de Petén donde atendemos 8

campamentos de 150 personas cada uno, suministrando alimentación, hospedaje y lavandería

El transporte terrestre toma 14 horas desde Ciudad de Guatemala y la zona no cuenta con
electricidad, por lo que hemos instalado generadores con energía solar para el funcionamiento
del equipo.

Por su parte, Minera Panamá es una empresa subsidiaria de Inmet Canada. Se trata de un
proyecto de exploración y explotación para la extracción de cobre, donde operamos 3
campamentos de más de 500 trabajadores cada uno.

El proyecto se ubica en la provincia de Colón a 4 horas de la capital y las continuas lluvias y ríos
crecientes hacen del tema de proveeduría de materia prima y transporte del personal un tema
de alta complejidad.

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Costa Rica

Guatemala

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_____________________________________________________________________

El Salvador

_____________________________________________________________________
Panamá

Política de Calidad

Nuestra política es un compromiso con la calidad y la inocuidad de los alimentos, certificados

en la norma ISO 9001. Para cumplir con ésta, hemos desarrollado la norma HACCP (Análisis
de riesgos y control de puntos críticos), en todas las actividades del proceso de producción,
desde la recepción hasta la distribución de los alimentos. Este plan es apoyado por los
lineamientos de las buenas prácticas de manufactura (BPM’s).

La ejecución de la política de calidad es responsabilidad de todas las personas vinculadas con

la compañía.

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INALSA mantiene un alto nivel de calidad de sus productos que garantiza la confianza de
nuestros consumidores, por el estricto apego a las Normas de HACCP, las labores gestionadas
por el Coordinador de Calidad e implementadas por los supervisores de turno, chef general,
cocineros, auxiliares de bodega y auxiliares generales.

La empresa cuenta con un manual para sus proveedores, cuyo objetivo es definir las
especificaciones de las materias primas y sus derivados, para garantizar el cumplimiento de
estándares en el proceso de su recepción.

Garantizamos la calidad a partir de tres ejes básicos:

a. La selección adecuada del personal y materia prima

b. El continuo control y auditorías de calidad aplicados a los procesos.
c. El control físico mediante pruebas de laboratorio para ratificar la sanitización e
inocuidad de los alimentos, así como el resultado final en las actividades de limpieza y
lavandería.

PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El proceso inicia desde la negociación con el proveedor, en la cual se define si habrá contrato
por cierto tiempo o si se colocaran ordenes de compras espontaneas, el precio, los términos
de entrega que puede ser puesto en bodega del proveedor, en puerto de embarque, en puerto
de llegada o hasta las instalaciones del cliente, tiene que ver si es compra de un contenedor
completo o si es una compra consolidada, cuando es consolidada usualmente el comprador es
el que se encarga de coordinar con una naviera el ir a traer la carga y llevarla hasta el puerto
de embarque o aeropuerto si es un despacho aéreo todos estos gastos se lo cobrara la naviera
hay que definir también los términos de pago, si será de contado o al crédito una vez definido
todos estos puntos es que se procede a colocar la orden de compra hay que tomar en cuenta
el tiempo que toma de transito en que llegue la carga a puerto si es marítimo y si es aéreo es
aproximadamente 1 semana, una vez colocada la orden el jefe de compras se queda nada mas
dándole seguimiento al embarque, con los documentos del despacho ya sea el B/L (bill of
lading) o guía aérea.
Cuando llega a puerto el agente aduanal tiene que realizar una poliza en la cual se declara lo
que viene, el peso, cantidad, producto, si paga DAI o no el DAI es un impuesto que NO es
recuperable y se lo tiene que agregar al valor de la materia prima o producto que se está
comprando una vez hecha la declaración de mercancías o póliza, hay que pagar los impuestos
y ya con todos los documentos originales y la declaración pagada es que se puede realizar el
trámite en puerto para que le liberen la carga.

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Cuando se termina ese proceso es que ya pueden llevarle la carga hasta sus bodegas y se
puede retirar el transporte ya después uno se queda haciendo el trámite de pago a proveedor,
si es que hay crédito.

ESTRUTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Organigrama del departamento de compras.

PERSONAL FUNCIONES
Auxiliar de compras Genera órdenes de compra
Mensajero Traslado de correspondencia
Jefe de compras Líder
Gerente de compras Máxima autoridad

Básicamente se necesita 1 persona que elabore la declaración de mercancias y la pague ya sea

electrónicamente o a través de un banco 1 agente aduanal para hacer todo ese tramite, 1
mensajero que es indispensable porque la cantidad de documentos es grande, 1 persona que
se encargue de generar las órdenes de compra, seguimiento y recolectar la documentacion
original, 1 jefe o gerente de compras , el jefe depende de un gerente de compras y este de un
director.
Se tiene un mayor cuidado siempre con la documentación original ya que casi todas las
navieras le dan 5 días libres de estadía en puerto, una vez pasado este tiempo le empiezan a
cobrar estadía y posteriormente almacenaje dependiendo del tipo de producto se define si
necesita permisos especiales o no, como del MAG o de la junta de químicos, los cuales hay
que tramitar antes de hacer el trámite en puerto eso es básicamente el proceso para la
compra internacional.

Objetivo del departamento de compra: seleccionar proveedores en función a la capacidad de

suministrar productos para cumplir de manera eficaz y eficiente el proceso de compras
cumpliendo con el estándar de calidad requerido.

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PERFILES, COMPETENCIAS Y DESCRIPCIONES DE PUESTOS

GERENTE DE COMPRAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO: Responsable de Compras de Materia Prima En dependencia del
Director de Compras se responsabilizará del abastecimiento de materia prima, cubriendo las
necesidades establecidas por el área de planificación según las especificaciones técnicas de la
compañía. Para ello se encargará de mantener el contacto y la interlocución con los
proveedores, establecer los procedimientos de compra de materia prima, realizar el
seguimiento del presupuesto anual y periódico de la compra, asegurar y llevar a cabo la venta
de materia prima o excedentes y subproductos y controlar el stock de congeladores.

CONDICIONES DEL PUESTO: Se requiere: - Experiencia previa en puesto similar entre 3-5 años
en departamentos de Compras o Comercial, preferiblemente en sector alimenticio. - Dominio
avanzado de paquete ofimático básico. - Disponibilidad para viajar.

JEFE DE COMPRAS

Encargado de definir la política de compras de productos o servicios para una empresa en términos de
cantidad, calidad y precio.
Responsable de la adquisición de productos y materiales necesarios en la empresa para desarrollar su actividad
normal en las diferentes secciones
Funciones:
-Mantener los contactos oportu nos con proveedores para analizar las características
de los productos, calidades y condiciones de servicio.-Evaluar permanentemente los costos de
los insumos a comprar,mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de
calidad, a fin de controlar los costos de producción.

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 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Existen varias razones por las cuales las empresas deberían implementar una gestión
adecuada de compras:
 Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas,
instituciones, organizaciones e industrias: Un ahorro en las compras tiene un efecto
multiplicador en el resultado.
 Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo del
tiempo de entrega tiene un alto impacto en la disponibilidad de capital de trabajo.
 La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la
flexibilidad en compras: Mejoramiento en la gestión implica mejoramiento en la
competitividad de la empresa.
 Innovación de los productos: La innovación muchas veces empieza con la gestión de
compras.
 La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras: Una
gestión adecuada de las compras puede mejorar la calidad de los productos.

A pesar de la importancia de la gestión de compras, las empresas no le dan la atención que

merece. Existe la impresión que producción y ventas son el eje de la empresa y que compras
es nada más un proceso de apoyo para producción. Además el énfasis de la gestión de
compras está en ordenar y en recibir el producto, sin estar consciente que estos dos
elementos son solo una pequeña parte de la gestión de compras.
Es hasta ahora que las empresas multinacionales están reconociendo la importancia del
ahorro potencial existente en la gestión de compras.
Por tal razón, estas organizaciones están cambiando totalmente su proceso de compras a
través de los siguientes mecanismos:

 Centralización de compras creando ventajas de escala

 Uso de internet en el proceso
 Integración de los departamentos de venta y compra (Supply Chain Management)
 Énfasis en el resultado
Ante esta tendencia, CEGESTI también incorporó la gestión de compras en sus servicios, para
apoyar a las empresas costarricenses y de América Latina, enfocándose fundamentalmente en
los siguientes elementos:
Clasificar el portafolio de compras
El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el portafolio mediante el
siguiente modelo de Kraljic:
Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el resultado mientras que
existen muchos proveedores. El mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores
precios.

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Productos–servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay
muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo está en la agilización del proceso.
Productos–servicios críticos: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay pocos
proveedores. El mejoramiento está buscar productos alternativos de manera que disminuya el
riesgo de incumplimiento por parte del proveedor.
Productos–servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el resultado mientras que hay
pocos proveedores. El mejoramiento está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de
alianza para garantizar el futuro de la empresa.
¡La gestión de compras varia por tipo de compra; la compra de productos estratégicos
requiere otra gestión que productos rutinarios!
La pirámide de la gestión de compras
Después de haber analizado el portafolio de compras se establece la pirámide de compras en
la empresa.
Estrategia: Se define la estrategia y los objetivos por cada tipo de compra.
Táctica: Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para la búsqueda de
fuentes, la especificación de las necesidades, la selección del proveedor, la táctica en la
negociación, la contratación y últimamente la evaluación del proveedor.
Operaciones: Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para ordenar los
productos – servicios y controlar si éstos cumplen con los requisitos y finalmente el pago de la
factura.

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