SISTEMAS DE GESTION DE Código: F-SG-009

SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO Versión: 2.0
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Fecha: 04/08/2018
Acta Comité de Convivencia Laboral
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Tipo de reunión Hora inicio Hora final Fecha

Comité de Convivencia Laboral 10:00 a.m. 11:00 a.m. 12 12 2018
Valores
Respeto Honestidad Compromiso Puntualidad

Asistentes
NOMBRE CARGO Asistió NOMBRE CARGO Asistió
Asesora SST si Aux contable si
Supervisor
Responsable sst si si
Operativo
Aux. de Aux. de caja
si si
Abarrotes

Objetivos de la reunión U orden del día

1. Funciones del Comité de convivencia laboral
2. Programación capacitaciones Arl y Asesor SST
3. Revisión de quejas relacionadas con situaciones de conflicto
4. Estadísticas

Síntesis de temas tratados y acuerdos

1. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

INTRODUCCION: se relaciona con todos los integrantes del Comité de Convivencia y se especifica con
claridad cuales con las funciones de cada uno de los miembros para no incurrir en dificultades o mal
entendidos y en que situaciones deben actuar.
FUNCIONES:
1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan
constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o
reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad
pública o empresa privada.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas,
promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la
convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja y verificando
su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
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7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las
recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la
queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el
Comité informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la
queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.
8. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el
desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual
de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las
dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional de las empresas e instituciones
públicas y privadas.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas,
seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la
entidad pública o empresa privada.

2. PROGRAMACION CAPACITACIONES ARL Y ASESOR SST

INTRODUCCION: se relaciona con el comité de convivencia las dos capacitaciones que se habían
programado para esta fecha, se hace una presentación de los temas y los ítems correspondientes a
tener en cuenta.

Actividades Dirigido a Organizador Fecha

Manejo de Estrés todos ARL DIC 2019

Manejo de conflictos Convivencia Asesora SST DIC 2019

MANEJO DEL ESTRÉS

1. Identifica aquello que te estresa en el trabajo: Mantén un diario durante una semana o dos para
identificar qué situaciones te crean más estrés y cómo respondes a ellas. Registra tus pensamientos,
sentimientos e información sobre el ambiente, incluyendo las personas y circunstancias implicadas, la
situación física y cómo reaccionaste.
2. Desarrolla respuestas saludables: En vez de intentar combatir el estrés con comida rápida o alcohol,
elige opciones saludables cuando sientas que sube la tensión.
3. Establece límites: En el actual mundo de las relaciones digitales, es fácil sentirse angustiado ante la
posibilidad de estar disponible las 24 horas del día.
4. Tómate tu tiempo para descansar: Parea evitar los efectos negativos del estrés crónico y el cansancio
laboral necesitamos tiempo para recuperarnos y volver al nivel de rendimiento anterior al estrés.
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5. Aprende a relajarte: Las técnicas como la meditación, los ejercicios de respiración profunda y la
conciencia plena (un estado en el que observas de forma activa las experiencias del presente y tus
pensamientos sin juzgarlos) pueden ayudar a liberar estrés.
6. Habla con tu jefe: Los empleados saludables suelen ser más productivos por lo que tu jefe tiene en
este sentido un incentivo claro para crear un ambiente de trabajo que promueva el bienestar de los
empleados.
MANEJO DE CONFLICTOS:
El manejo de conflictos parte del conocimiento de la causa que los provoca. Por lo general, los
desacuerdos o malentendidos en el lugar de trabajo suelen proceder de:

Mala comunicación: los diferentes estilos de comunicación pueden llevar a malentendidos entre los
empleados o entre el empleado y el gerente.
Diferentes valores: la falta de aceptación y comprensión de las diferentes percepciones de la realidad o
puntos de vista son fuente de conflictos.
Intereses diferentes: el conflicto ocurre cuando los trabajadores individuales se centran exclusivamente
en sus objetivos personales, ignorando las metas organizacionales y el bienestar del equipo.
Recursos escasos: con demasiada frecuencia, los empleados sienten que tienen que competir por los
recursos disponibles para hacer su trabajo. Un entorno caracterizado por la escasez de recursos es un
lugar de trabajo donde reina el conflicto.
Choques de personalidad: todos los entornos de trabajo están compuestos por individuos con
personalidades diferentes y, a menos que todos comprendan y acepten el enfoque mutuo del trabajo y la
resolución de problemas, se producirán conflictos.
Desempeño deficiente: cuando uno o más individuos dentro de una unidad de trabajo no están
funcionando al nivel de rendimiento normal, el conflicto es inevitable.

3.REVISION DE QUEJAS REALCIONADAS CON SITUACIONES DE CONFLICTO:

Desde la última reunión, el comité no ha recibido quejas o sugerencias de los trabajadores relacionadas
con acoso laboral o situaciones de conflicto.

4. ESTADISTICAS

Número de quejas presentadas en el periodo: 0

Número de quejas abiertas de periodos anteriores: 1
Número de quejas abiertas al final del periodo: 0
Número de quejas cerradas en el periodo: 1

Se realiza cierre de caso entre el señor ___ presentado por un conflicto de dialogo entre las partes, se
realiza la intervención por parte del comité de Convivencia y se realiza retroalimentación para la solución
del caso.

Compromisos y Tareas
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Descripción Responsable Fecha de control

Citar próxima reunión María del Pilar C No especificada
Capacitación de liderazgo comité de
No especificada
convivencia

Evaluación de la reunión
(Calificación de 1 a 5)
Cumplimiento del horario 5 Tareas con evidencia 5
Asistencia 5 Liderazgo responsable del equipo 5
Cumplimiento de compromisos 5 Sitios, recursos, ayudas, ambiente 5
Participación y escucha activa 5 Entrega oportuna acta anterior 5
Logro de objetivos de la reunión o del equipo 5 Respeto a los valores acordados 5
Concentración en la reunión (No ausentarse) 5 Seguimiento a compromisos 5

Próxima reunión

Fecha: Marzo 12
Hora: 10:00 a.m.

Asesor en sst Responsable sst

Nombre: Nombre:

Firma:
Firma:
Principal Principal
Nombre: Nombre:

Firma:
Firma:
Suplente Suplente
Nombre : Nombre

Firma:
Firma: