3/23/2019

NED University of 
Engineering & Technology, 
Karachi

Sunday March 24, 2019

Project Management Professional

(PMP) for Engineers
Procurement Management
Ghulam Mujtaba Shaikh
Director, Halcrow Pakistan
Ascend Learning

Agenda
• Chapter 6 Schedule Management (3rd Knowledge Area)
• Chapter 7 Cost Management (4th Knowledge Area) 
• Chapter 8 Quality Management (5th Knowledge Area)
• Chapter 12 Procurement Management (9th Knowledge Area)

Date Topic
March 17, 2019 Schedule Management
March 17, 2019 Quality Management
March 24, 2019 Quality Management
March 24, 2019 Procurement Management
March 24, 2019 Cost Management

PMP for Engineers, Schedule Management, Mujtaba Shaikh 2

1
 3/23/2019

Procurement Management?
• Processes necessary to purchase or acquire products, 
services, or results needed from outside the project 
team or organization
• Seller may be identified as contractor, subcontractor, 
vendor, designer, service provider, or supplier, 
consultant, or sub‐consultant.
• Buyer may be identified as client, customer, employer, 
consultant, prime contractor, general contractor, 
contractor, service requestor, or purchaser.
• There can be significant legal obligations and penalties.
• Can be as simple as buying office supplies or as complex as multi‐year international 
construction contract or service contract
• Most organizations document policies and procedures specifically defining 
procurement rules and specifying who has authority to sign and administer such 
agreements on behalf of the organization.
PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 3

Procurement Management Terminology
• Make‐or‐Buy Decisions
• Invitation to Bid
• Qualification Criteria
• Centralized vs Decentralized Contracting
• Standard Contract
• Incentive
• Authority vs Assignment
• Conflict vs Termination
• Single Source vs Sole Source
• Cost
• Profit
• Price
• Target Price
• Final Price

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 4

2
 3/23/2019

Project Quality Management in PMP
• Chapter 12
• 9th Knowledge Area
• Total of four processes
 12.1 Plan Procurement Management
 12.2 Conduct Procurements
 12.3 Control Procurements

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 5

12.1 Plan Procurement Management
• Process of documenting project procurement decisions, specifying the approach, 
and identify potential sellers.
• Key benefit – determines if to acquire outside support, and if yes what, how, how 
much, and when. 

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 6

3
 3/23/2019

12.1 Plan Procurement Management ‐ Outputs
• Procurement Management Plan includes
 How procurement will be coordinated with other project aspects, such as project schedule 
development and control processes;
 Timetable of key procurement activities;
 Procurement metrics to be used to manage contracts;
 Stakeholder roles and responsibilities related to procurement, including authority and constraints of 
the project team when the performing organization has a procurement department;
 Constraints and assumptions that could affect planned procurements;
 The legal jurisdiction and the currency in which payments will be made;
 Determination of whether independent estimates will be used and whether they are needed as 
evaluation criteria;
 Risk management issues including identifying requirements for performance bonds or insurance 
contracts to mitigate some forms of project risk; and
 Prequalified sellers, if any, to be used

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 7

12.1 Plan Procurement Management ‐ Outputs
• Procurement Strategy
‐ Delivery Methods ‐ Contract Payment Types ‐ Phases
• Bid Documents
• Procurement Statement of Work
‐ Performance ‐ Functional ‐ Design
• Source Selection Criteria
‐ Understanding of Need ‐ Technical Capability ‐ Risk
‐ Life‐cycle cost ‐ References ‐ Past Performance of Seller
‐ Management Approach ‐ Technical Approach ‐ Production Capacity
‐ Warranty, Bonds,  ‐ Financial Capacity ‐ Business Size and Type
‐ Delivery Dates
• Make‐or‐Buy Decisions
• Independent Cost Estimates

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 8

4
 3/23/2019

Types of Contracts
• Fixed Price or Lump Sum Contracts
‐ Firm Fixed Price (FP or FFP)
‐ Fixed Price Incentive Fee (FPIF)
‐ Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP‐EPA) or Fixed Price with Escalation
‐ Purchase Order
• Cost Reimbursable (CR) Contracts
‐ Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
‐ Cost Plus Percent of Costs  (CPPC)
‐ Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
‐ Cost Plus Award Fee (CPAF)
• Time and Material (T&M) Contracts
• Purchase Orders (POs)

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 9

Types of Contracts and Risks

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 10

5
 3/23/2019

Source Selection Analysis
• Least cost: For procurements of a standard or routine nature where well‐established 
practices and standards exist.
• Qualifications only: Applies when the time and cost of a full selection process would 
not make sense because the value of the procurement is relatively small.
• Quality‐based/highest technical proposal score: The selected firm is asked to submit 
a proposal with both technical and cost details and is then invited to negotiate the 
contract if the technical proposal proves acceptable.
• Quality and cost‐based: allows cost to be included as a factor in the seller selection 
process.
• Single/Sole source: The buyer asks a specific seller to prepare technical and financial 
proposals, which are then negotiated.
• Fixed budget: Requires disclosing the available budget to invited sellers in the RFP 
and selecting the highest‐ranking technical proposal within the budget.

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 11

Comparison of Procurement Documentation

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 16

6
 3/23/2019

12.2 Conduct Procurements
• Process of obtaining seller responses, selecting a seller, and awarding a contract. 
End results of the process are established agreements including formal contracts. 
• Key benefit – selects a qualified seller and implements legal agreement for delivery. 

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 17

12.2 Conduct Procurements – Tools & Techniques
• Expert Judgment
 Proposal evaluation;
 Technical or subject matter;
 Relevant functional areas such as finance, engineering, design, development, supply chain 
management, etc.;
 Industry regulatory environment;
 Laws, regulations, and compliance requirements; and
 Negotiation.
• Advertising
• Bidder Conferences
• Data Analysis
 Proposal Evaluation
• Interpersonal and Team Skills
 Negotiations

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 18

7
 3/23/2019

12.3 Control Procurements
• Process of managing procurement relationships, monitoring contract 
performance, and making changes and corrections to contracts as appropriate.
• Key benefit – ensures both seller and buyer performance meet requirements

PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 21

12.3 Control Procurements – Tools & Techniques
• Expert Judgment
• Claims Administration
 Changes where the buyer and seller cannot reach an agreement on compensation for the 
change OR cannot agree that a change has occurred ‐ are called claims.
 When claims cannot be resolved, they become disputes and finally appeals. 
 Claims are documented, processed, monitored, and managed throughout the contract life 
cycle, usually in accordance with the terms of the contract. 
 If the parties themselves do not resolve a claim, it may have to be handled in accordance with
alternative dispute resolution (ADR) or legal process. 
 Settlement of all claims and disputes through negotiation is the preferred method.
• Data Analysis
 Performance Reviews
 Earned Value Analysis
 Trend Analysis
• Inspections 
• Audits
PMP for Engineers, Procurement Management, Mujtaba Shaikh 22