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Comunicación Interna Una concepción estratégica

Comunicación... Hoy
● Los avances tecnológicos y la globalización han permitido un gran desarrollo en los sistemas y canales de comunicación pero también, han dado
lugar a un bombardeo indiscriminado de información, una abundancia sin límites que muchas veces complejiza y satura, dificultando el efectuar una
buena selección de la misma.
● Por ello, brindar un mensaje sencillo, claro y conciso, útil y comprensible para el destinatario, es decir, ofrecer un
tipo de comunicación eficaz, se ha convertido en el desafío de las áreas de comunicación.
La Comunicación Integral
Una concepción estratégica
● La organización es un fenómeno conversacional en el cual circulan innumerables discursos a
partir de la interacción de sus múltiples actores.
● El reconocimiento y el diseño de los procesos comunicacionales que se producen en una organización se traducen en una concepción estratégica
para alcanzar objetivos empresariales, para agregar valor.
Niveles de Comunicación
↘ Comunicación Interna: Accionistas - Personal de
La Organización – Empresas relacionadas.
↘ Comunicación Externa: Clientes – Proveedores

– Instituciones - Medios de Comunicación - Líderes de Opinión - Autoridades Gobierno .


Comunicación Interna
● La Comunicación Interna debe ser parte de la estrategia de comunicación integral de la Organización
● La Comunicación interna tiene como propósitos:
A- integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa,
B- coordinar las acciones y la gestión,
C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.

Lineamientos de la Comunicación Interna


↘ Estar dirigida al grupo humano que
Integra la organización: Personal y su grupo familiar.
↘ Estar siempre alineada a la filosofía corporativa:
Misión, Visión y Valores.
↘ Estar orientada a generar confianza y credibilidad.
Lineamientos de la Comunicación Interna
↘ Responder a los siguientes conceptos:
● Coherencia
● Transparencia
● Honestidad
● Fluidez
● Simplicidad
● Retroalimentación
Ventajas de una gestión estratégica de comunicación interna
● Mantiene al Personal informado sobre la realidad de la empresa.
● Logra mayores niveles de participación y motivación y por lo tanto de productividad.
● Reduce el nivel de conflictividad laboral.
● Disminuye la existencia de rumores y la utilización de canales informales.
Ventajas de una gestión estratégica de Comunicación Interna.
● Reduce costos improductivos
●Integra al personal, lo identifica con la empresa y su cultura.
● Crea el sentimiento de pertenencia y genera mejor respuesta en situaciones de crisis.
Vías de Comunicación Interna
El área de Comunicación Interna, se instrumenta a través de dos Vías:
1) Vías formales de comunicación: Se definen a partir de la estructura organizacional establecida
(niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripción de tareas, etc.) y se transmiten a
través de los canales oficiales.
2) Vías informales de comunicación: Emergen de la interacción natural que existe entre los
miembros de la organización, no están planificadas y no siguen la estructura organizacional formal.
Vías Formales de Comunicación
Las vías formales de comunicación se presentan, tradicionalmente, en cuatro trayectorias:
↓ Descendente
↑ Ascendente
→ Horizontal
↘ Diagonal
Vías Formales de Comunicación
↓ Descendente
●consolidar el conocimiento y el entendimiento de los principios y propósitos corporativos
● construir la identidad
● explicitar la situación contextual
● fortalecer los roles jerárquicos
● lograr credibilidad y confianza, etc.
Ej: publicaciones periódicas, folletos, carteles, objetos promocionales, videos, reuniones,
cursos, etc.
Vías Formales de Comunicación
↑ Ascendente
Se orienta a favorecer el diálogo organizacional y tiene como propósitos:
●fomentar el protagonismo de las distintas jerarquías . Dar fluidez, participación, feedback, etc.
●favorecer la reflexión y el análisis a través de distintos ángulos de visión.
● obtener el máximo nivel de ideas, favoreciendo la innovación y la creatividad.
● fortalecer el consenso
Ej: los métodos de sugerencias, las “jornadas de despachos abiertos”, las notas de subordinados a
superiores con respuesta obligatoria, las reuniones de trabajo, las encuestas, los buzones de
sugerencias, etc..
Vías Formales de Comunicación
→ Horizontal
Tiene por objeto favorecer la comunicación entre personas de diferentes departamentos y entre
miembros de un mismo departamento para:
● facilitar y dinamizar los intercambios
● construir el proyecto corporativo con alta participación
● optimizar el proceso organizacional
● dinamizar procesos de gestión
● fomentar la coordinación, la integración y la cohesión
Ej:la formalización de reuniones, encuentros, sesiones informativas de retroalimentación,
convenciones y demás eventos.
Vías Formales de Comunicación
↘ Diagonal
Configura un lenguaje común y promueve acciones coherentes a los principios corporativos. Sus
propósitos fundamentales son:
● incrementar el rendimiento conjunto y la rapidez de reacción.
● promover procesos de cambio
● acentuar el espíritu de trabajo en equipo
● dinamizar el potencial innovador
Ej: equipos de proyectos, equipos de gestión, auditorías internas, círculos de calidad, task-forces.
Medios de Comunicación Formal
↘ Los medios de comunicación interna se diferencian
de los externos, tanto por su costo como por sus características (medios y canales utilizados,
alcance, frecuencia, acceso, posibilidad de segmentación, etc.), y por el tipo de llegada al lector
(nivel de impacto, pertenencia, recordación, tipo de lenguaje, etc).
Medios de Comunicación Formal
Algunos medios más utilizados:
●House Organ: Es el “órgano de la casa”, su alcance es masivo. Su estilo es periodístico.
●Comunicados de carteleras: En ellos el poder de síntesis y la claridad es muy importante. Es
fundamental tener cuidado en su actualización y renovación de contenidos. Su estilo es
informativo.
Medios de Comunicación Formal
Algunos medios más utilizados:
●E- Mail: Es muy utilizado para la comunicación de noticias urgentes. El tipo de
mensaje es por lo general de índole informativa, de intercambio y grupal. Es
necesario reforzarlo por otros medios si se quiere asegurar la masividad de la
llegada de la información.
●Manuales: Suelen utilizarse como forma de información específica sobre algún
tema; procedimientos de gestión, normativas, calidades de producto, etc. Sirven
muchas veces como material de consulta. El estilo del mensaje es formal y en
relación al tema que trata.
Medios de Comunicación Formal
Algunos medios más utilizados:
●Afiches, gigantografías: Se utilizan generalmente para lanzamientos internos y es importante
encontrar lugares estratégicos de la organización para su colocación. El tipo de mensaje es
publicitario, donde la creatividad y el impacto visual juegan un papel preponderante.
●Intranet: tiene enormes beneficios (disminución de costos, conexión inmediata, acceso a material
compartido, etc.) aunque el gran desafío es que el personal la acepte y utilice adecuadamente.
Medios de Comunicación Formal
Algunos medios más utilizados:
●Reuniones: Se utiliza generalmente para comunicar temas delicados o
complejos – laborales, personales – contextuales – organizacionales – etc.
Permiten la comunicación “cara a cara” y da lugar a preguntas que surgen
espontáneamente.
Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna
→ Definir los objetivos.
→ Considerar el Clima Organizacional.
→ Definir claramente los públicos para cada acción de
Comunicación.
→ Tener en cuenta que los destinatarios son los integrantes
de la Organización.
→ Estar siempre alineado a la filosofía organizacional.
→ Ser coherentes con el “decir y el hacer”, tanto interna
Como externamente, para generar confianza y credibilidad.
→ Sostener la transparencia y honestidad como guías de acción.
→ Tener en cuenta el contexto externo.
→ Mantener fluidez y agilidad en la comunicación.
→ Ser claros en los mensajes que se brindan.
→ Evitar los vacíos comunicacionales.
→ Evitar la saturación de comunicación.
→ Tener activos los sistemas de evaluación y feedback.
→ Estar abiertos a los requerimientos de información.
→ Aceptar los errores comunicacionales y aprender de los mismos.

La Comunicación Informal

↘ Se refieren a las interacciones que se llevan a cabo en el seno de la empresa. Redes de


relaciones interpersonales que los empleados forman independientemente de las distintas
funciones que cada uno cumple.
Características de la Comunicación Informal
●La forma no está necesariamente prescripta en los procesos y estructuras formales de la
organización.
● Los canales informales surgen y fluyen naturalmente
● Puede romper con los procedimientos tradicionales.
●Se mueve diagonal y elípticamente salteando funciones enteras.
Redes de Comunicación Informal
↘ Tipos de Redes
● Red de Asesoramiento
● Red de Confianza
● Red de Comunicación
Redes de Comunicación Informal
↘ Red de Asesoramiento
Se basa en los principales actores de la organización de quienes dependen los demás para
resolver los problemas y recibir información técnica. Por tal motivo, deben ser analizadas cuando la
empresa está considerando introducir cambios de rutina.
Beneficios Pueden sacar a la luz el origen de los conflictos políticos y los errores que se cometen
cuando se intentan alcanzar los objetivos estratégicos.
Redes de Comunicación Informal
↘ Red de Confianza
Revela qué empleados comparten la información delicada y se respaldan mutuamente en una
situación de crisis. Por tal motivo, las empresas deben examinarlas cuando llevan adelante un
cambio importante o enfrentan una crisis.
Beneficios: Suelen revelar las causas de los problemas no rutinarios, tales como el desempeño
deficiente de los equipos temporarios.
Redes de Comunicación Informal
↘ Red de Comunicación
Pone de manifiesto cuáles son los empleados que hablan regularmente sobre cuestiones de
trabajo. Es necesaria analizarla cuando baja la productividad.
Beneficios: Contribuye a identificar los vacíos que existen en los flujos de información, el uso
ineficiente de los recursos y la falta de ideas nuevas.
Pasos de un plan de comunicación interna
A- Detectar las necesidades comunicacionales.
B- Definir los objetivos.
C- Establecer los Públicos.
D- Seleccionar los medios y recursos.
E- Definir los controles.