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INFORME DEL PROCESO DE COMPRA

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001, es la gestión y control de las compras y
subcontrataciones de la empresa.
Proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o insumos
con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de calidad, pues
el departamento de compras desde la ISO 9001, es una entrada para muchos de los procesos,
tanto misionales como de apoyo de la organización. Su gestión impacta directamente en los
resultados que busca la empresa.
Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de personal, de
método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a funcionar.
Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual comprende:

 Identificar los productos críticos a comprar


 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)
se identifiquen los productos críticos en las compras de la empresa. Estos productos
críticos son aquellos que impactan directamente el core del negocio. Te propongo el siguiente
formato para identificar productos críticos, pero de nuevo, estos formatos son muy variables
y varían de acuerdo a la actividad de la empresa. En el se muestra el producto o servicio que
vende la empresa, cuáles son sus características y con base en ello, cuál es el producto crítico,
a qué proceso y producto final impacta, si se compra en paquetes y cuál su indice de
criticidad.

Planeación de las compras. está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir
de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo.
Con el pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece
el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer.

Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su


capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de selección
de proveedores. Cada organización considerará los criterios que considere pertinentes.

Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación. Como en la


selección, cada organización considerará cuáles criterios considera pertinentes.
Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son comúnmente usados por las
organizaciones para medir el desempeño, el número de no conformidades también puede ser
útil. Los criterios pueden variar de acuerdo al proveedor, pues no a todos se le mide lo mismo.

Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar cómo ha sido su


desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de esta evaluación se define si
el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En caso de que tenga que mejorar, es común
que algunas empresas soliciten planes de mejoramiento a sus proveedores para que estos
aumenten su calificación de desempeño y se mantengan como proveedores. Esta evaluación
debe hacerse por lo menos una vez al año.

Verificando el producto. Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con


una inspección, prueba, ensayo, etc) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy
útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello
que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor, según las
disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la verificación.
RELACION DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO ORIGEN
INTERNO EXTERNO
Orden de pedido X
Solicitud de compra X
Comparativo de Ofertas X
Evaluación de Proveedores X
Documentos constitución X
Empresa
Manuales o hojas de X
seguridad o utilidad con las
cuales se obtendrá el
producto o servicio.
Requisitos legales y normas, X
donde se ajustan las
características estándares
que debe tener cada materia
prima, material o producto.