Introducción

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de

organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito
alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.

Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización,
la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso
administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben
realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los
recursos.

El presente trabajo pretende explicar una de las funciones de la administración,

la cual es conocida como control. Dicha explicación de esta herramienta
administrativa se realizó tomando en cuenta los siguientes puntos: concepto e
importancia, características, principios, procesos y sus tipos.
 Objetivo General

 Identificar la importancia del control administrativo como elemento clave

de la administración

Objetivos Específicos

 Dar a conocer de qué manera el control administrativo ayuda a que se

logre una eficacia en las actividades de una empresa

 Valorar como se logra la eficiencia de los objetivos de cada industria

gracias al control administrativo
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es el elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las planificadas, cabe mencionar que el control está
mucho más generalizado que la planificación.

El control es una labor gerencial básica que puede ser considerada como una
de las labores más importantes para una óptima labor gerencial, todos los
gerentes en una organización tiene la obligación de controlar .Por lo que, el
control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas ya que el control permite a los
gerentes monitorear la eficacia de sus actividades de planeación, organización
y dirección.

El control es una etapa primordial en la administración porque aunque la

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente el ejecutivo no podrá verificar cual es la
situación real de la empresa si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe que los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Importancia:

El control es de suma importancia en una empresa por los siguientes aspectos:

 Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin

de lograr los propósitos.

 Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado ya que hasta el

mejor de los planes se puede desviar.

 Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier

actividad administrativa.

 Se constituye para los jefes en una herramienta atreves de la cual se

comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de
acuerdo a la planificación.

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores.

 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo
el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención
del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de
 todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando
los productos y los servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y
servicios a su medida.

 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Tratar de igualar todos los movimientos
de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. En
cambio, el principal objetivo de una organización debería ser “agregar
valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia,
este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última
de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control.
Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el
avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación
en el trabajo.
Características del Control Administrativo

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos,

éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

 Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse

inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes
de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione
información en el momento adecuado.

 Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles

de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o
informes de los controles sean accesibles para las personas a las que
van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles,
crean confusiones.

 Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar

controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es
necesario establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor
estratégico.

Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de

control. Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es
eminentemente cualitativo.

a) Cantidad.- El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es

importante.

b) Tiempo.- A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

c) Costo.- El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia

administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas
actividades.

d) Calidad.- La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un

cierto producto o ciertas funciones de la empresa.
 Principios de Control

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes

principios:

 Equilibrio:

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control

correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.

 De los objetivos:

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control

no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, a través de
él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible
establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de
patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con
base en los objetivos.

Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites,

evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

 De la oportunidad:

El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes
de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de
validez y, obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.

 De las desviaciones:

Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los

planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias
para evitarlas en el futuro.

 De los Costos:

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este
reporte.

Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los

resultados que se esperan de él; de nada servirá esta servirá establecer un
sistema de control si los beneficios financieros que reditúen resultan menores
que el costo y el y tiempo que implica su implantación.

 De excepción:

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o

representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de
métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.

 De la función controlada:

La función controladora por ningún motivo de comprender a la función

controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que
señala que la persona o la función que realiza el control no debe de estar
involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio
se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados
financieros no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son
verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de
carácter personal.
  Del carácter administrativo del control:

Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control.

La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la

delegación: esta no se podría dar sin el control como ya lo hicimos notar.
Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo,
el control como función solo corresponde al administrador.

En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un

medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben actuar como
staff. De ahí la necesidad de convencer y no “imponer”, los medios de control.

 De los estándares:

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados,

y será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos sean dichos
estándares.

Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de

alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.

 De carácter medial del control:

De él se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá

usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que
de él se esperan.

En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control

de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de
lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo, esta también el
peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque estos se
produzcan “a largo plazo”, ya porque sea imposible, o difícil al menos,
cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer esta cuantificación.

 Del principio de excepción:

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en

los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se
obtuvieron como se había planeado.

Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de

considerar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las
desviaciones imposibles de evitar, como lo excepcional: hacia estas
desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atención. Cuando el principio de
excepción se aplica principalmente en el área de los factores estratégicos, se
obtienen todavía más valiosos.
 Proceso del Control

Según Chiavenato (1998) " el control es un proceso cíclico compuesto por

cuatro fases:

1. Establecimiento de estándares o criterios.

Los estándares representan el desempeño deseado. Los criterios representan

las normas que guían las decisiones. Son disposiciones que proporcionan
medios para establecer lo que deberá hacerse y cuál es el desempeño o
resultado que se aceptará como normal o deseable. Constituyen los objetivos
que el control deberá asegurar o mantener. Los estándares pueden estar
expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por medio de
índices. La llamada administración científica se preocupó por desarrollar
técnicas capaces de proporcionar buenos estándares, como tiempo estándar
en el estudio de tiempos y movimientos. El costo estándar, los estándares de
calidad, los estándares de volumen de producción, son ejemplos de estándares
o criterios.

2. Observación del desempeño

Para controlar un desempeño se debe, por lo menos, conocer algo respecto de
él. El proceso de control actúa con el fin de ajustar las operaciones a
determinados estándares previamente establecidos y funciona de acuerdo con
la información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del
resultado busca obtener información precisa sobre aquello que se está
controlando.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido.

Toda actividad sufre algún tipo de variación, error o desviación. Es importante
determinar los límites dentro de los cuales esa variación podrá aceptarse como
normal o deseable. No toda variación exige correcciones, sólo aquellas que
sobrepasan los límites de lo normal."
"4. Acción correctiva.
El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estándares
establecidos, para que se alcancen los objetivos de la mejor manera. Así, las
variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones
se normalicen. La acción correctiva busca lograr que lo que se realice, se haga
exactamente de acuerdo con lo que se pretendía realizar."

Tipos de control

En primer lugar, según el momento puede tratarse de:

 Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen

todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que
los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios
importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son
directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir
entre el establecimiento de las políticas y su realización. El
establecimiento de las políticas forma parte de la función de la
planificación, mientras que se realización corresponde a la función de
control.

 Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores

que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las
actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los
medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de
los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

 Control de retroalimentación: La característica definitiva de los

métodos de control retro-alimentativo consiste en que éstos destacan los
resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por
ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar
la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los
cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o
actividades operativas.

En segundo lugar, según el objeto de control distinguimos:

 Control burocrático: Consiste en el uso de dispositivos formales de la

organización, como las políticas de empresa, entre otros, con el objetivo
de intentar determinar anticipadamente la forma de trabajar.

 Control de mercado: Consiste en la adaptación de los productos y

servicios a la normativa vigente para no poner en peligro la salud y
seguridad de los clientes.
  Control de clan: Se basa en la cultura organizacional, los valores y las
creencias que sirven de referencia en el comportamiento de los
trabajadores. Se requiere de confianza entre los componentes de la
organización para llevar a cabo este tipo de control.

Otra clasificación se realiza en función del periodo de tiempo para que se

recoge la información, podemos hablar de:

 Control diferido: Es necesario que transcurra un periodo de tiempo

para el tratamiento de la información.

 Control a tiempo real: Cuando se genera información continuamente;

la retroalimentación es inmediata, por lo que la detección de errores y la
actuación sobre ellos se produce prácticamente a tiempo real.

Por último, el control se puede clasificar en función de quién y cómo se ejerce

el control.

 Control directivo: Es el que ejerce el nivel jerárquico correspondiente

basándose en la autoridad formal y realiza el control a través de la
supervisión directa a sus empleados.

 Control social: Es el conjunto de procedimientos a través de los cuales

un conjunto de personas ejercen control sobre sus miembros, logrando
adaptar su conducta a lo que se espera de ellos.

 Control técnico: En éste caso, el control lo practica un sistema.

 CONCLUSION

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las

variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que
influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.

El control es uno de los pasos más vitales dentro del proceso administrativo,
ya que en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el
proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin
embargo, todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada uno a
su tiempo, utilizando la herramienta necesaria para mantener un buen control
de la organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas
herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo
a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.

Es un paso importante en todo proceso administrativo ya que además de

encargarse de rendir cuentas nos permite percatarnos de los errores que se
han cometido para poder generar posibles soluciones o tomar precauciones en
futuros proyectos.
 BIBLIOGRAFIA

- Anzola, Sérvulo (2002). "Administración de Pequeñas Empresas". McGraw-

Hill/ Interamericana Editores S.A. de C.V. México

- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la

Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.

- Daft, Richard (2004) "Administración". Cengage Learning Editors, México.