“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”

“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”

DIRECTIVA PARA EL INVENTARIO FÍSICO GENERAL DE BIENES MUEBLES DE LA UNIDAD DE

GESTION EDUCATIVA DE CARLOS FERMIN FITZCARRALD

I. ASPECTOS GENERALES

1.1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para efectuar la toma del Inventario Físico de los Bienes
asignados a las Instituciones Educativos y a las dependencias de la Sede Central, para que se
adopten criterios uniformes en aplicación a la Normativa Legal Vigente, los principios de
racionalidad y funcionalidad, concordantes con la legislación establecida y que están
orientadas a:

a) Comprobar la existencia física de los bienes.

b) Constatar físicamente el estado de conservación, ubicación, cantidad, condición de
utilización, seguridad y el personal responsable de los bienes asignados en uso; así
como realizar una eficaz administración de los bienes.
c) Conciliar los saldos obtenidos del Inventario Físico de Bienes Muebles producto de la
verificación a realizar, con la información registrada en la parte contable, a fin se
hacer los ajustes y/o regularizaciones a que hubiera lugar.
d) Revisar, sustentar y actualizar los Registros contables y patrimoniales.
e) Determinar los Bienes Sobrantes y/o faltantes con que cuentan las Instituciones
Educativas y Sede de la UGEL CFF.

1. 2. FINALIDAD

 Contar con un Inventario Físico de Bienes Muebles, Activo Fijo y no Depreciables que
sustente en forma veraz, los Estados Financieros.
 Mantener actualizado el Registro Patrimonial de los Bienes Muebles y Enseres,
Maquinarias, Equipos, Unidades de transporte, etc.
 Controlar los actos de administración y disposición sobre el patrimonio.
 Cautelar el uso correcto, la integridad física y permanencia de los Muebles y Enseres,
Maquinarias, Equipos, Unidades de transporte, etc. que constituyen su patrimonio.
 Proporcionar información objetiva, uniforme, completa, ordenada e interrelacionada
de los tipos de bienes muebles susceptibles de ser considerados como Activo Fijo y
No Depreciables.
 Cumplir las normas legales establecidas para el ejercicio presupuestal y contable.

1.3. BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú.

 Ley N°28044, Ley de Educación
 Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 D.L. N°276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa
 Decreto Supremo Nº 007-2008 - Vivienda, Reglamento de la Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales.
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 Decreto Ley N°22867, Ley de Desconcentración de Atribuciones de los Sistemas de

Personal, Abastecimiento y Racionalización.
 Resolución N°158-97-SBN, Catálogo de Bienes Muebles del Estado.
 Resolución Suprema N°197-2001-ED- Aprueba reglamento de Altas y Bajas y Venta de
Bienes Muebles de Estado.
 Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la República.
 Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del estado.
 Directiva N° 001-2015/SBN, Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles del
Estado.
 Decreto Supremo N°018-2004-ED- Reglamento General de Asociaciones de Padres de
Familia en las Instituciones Educativas.
 LEY Nº 28628- LEY QUE REGULA LA PARTICIPACIÓN DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES
DE FAMILIA EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS
 DIRECTIVA N° 005-2016-EF/51.01, Metodología para el Reconocimiento, Medición,
Registro y Presentación de los Elementos de Propiedades, Planta y Equipo de las
Entidades Gubernamentales.
 Ley N°28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
 Ley N°27995, Ley que establece procedimientos para asignar bienes dados de baja por
las Instituciones Públicas a favor de los centros educativos de las Regiones de extrema
pobreza.
 D.S N°001-2012-NIMAN “Aprueban Reglamento Nacional para la Gestión y Manejo de
los Residuos de aparatos eléctricos.
 Ley N° 30057 - Ley del Servicio Civil

1. 4. ALCANCE

 Es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las dependencias de la Sede

Central y las Instituciones Educativas, bajo responsabilidad de todos sus funcionarios,
servidores y contratados bajo cualquier modalidad.
 El personal de vigilancia debe efectuar el control de ingreso y salida del personal;
realizar la revisión de los bolsos, maletines, paquetes, equipos de las personas que
ingresan y salen de las instalaciones de la sede administrativa; así como llevar un
registro diario del personal visitante.
 La oficina de Logística y Patrimonio serán los responsables de autorizar la salida de
bienes patrimoniales (equipos, vehículo, entre otros).

1.5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

1.5.1 Toma de Inventario: Es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes
con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de asegurar su existencia real.
La toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los
registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que
pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso.

1.5.2 Bienes Patrimoniales: Son aquellos bienes de propiedad de la Institución, que se

encuentran descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, han sido
adquiridos bajo cualquier modalidad se encuentran registros por Control Patrimonial, así
como en los Estados Financieros.
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1.5.3 Bienes Muebles Faltantes: Son aquellos bienes que han sido registrados en el
inventario anterior (físico o contable), y/o que luego de culminado la Toma de Inventario
no fueron ubicados (aun no dados de baja por alguna de las causales indicadas en el
“Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad
Estatal”. Se elabora en un listado empleando cualquier tipo de formato con los datos
básicos (código SBN, código anterior, denominación, detalle técnico, valor en libros o de
tasación). Estos bienes deben estar registrados en el inventario hasta que se regularice su
baja de conformidad con la normatividad vigente

1.5.4 Bienes Muebles Sobrantes: Son aquellos bienes cuyo origen y presencia en la
Institución es desconocido. No existen documentos que sustenten propiedad por parte de
la Institución o de un tercero. Estos bienes no deberán ser objeto de inventario. Su control
deberá llevarse en cualquier formato con los datos básicos (denominación, detalle
técnico, valor de tasación de ser el caso, observaciones). Estos bienes no deben
registrarse en el inventario hasta que se regularice su situación.

1.5.5 Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que hace imposible su
reparación y utilización.

1.5.6 Saneamiento: Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las
entidades públicas, a fin de regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales
faltantes y sobrantes, detectados en el proceso de inventario.

1.5.7 Etiquetado: Es el proceso que consiste en la identificación de los bienes muebles

mediante asignación de un símbolo material que contendrá el nombre de la entidad a que
pertenece y/o siglas y el código patrimonial correspondiente. Los bienes que constituyen
el patrimonio mobiliario tendrán una codificación permanente que los diferencie de
cualquier otro bien.

1.5.8 Codificación: Es la asignación de un grupo de números a cada bien mueble, a través

del cual se le clasificará e identificará conforme al Catálogo Nacional de Bienes Muebles y
Modulo de Patrimonio del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA).

1.5.9 Estado de Conservación: Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y

condiciones materiales del bien mueble.

1.5.10 Control Patrimonial: registrar, administrar, supervisar los bienes patrimoniales e

incorporarlos física y contablemente al patrimonio institucional.

1.5.11 Cuenta Patrimonial: Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, que será utilizada para la clasificación
de los bienes patrimoniales.

1.5.12 Depreciación: Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su

utilización a través del tiempo.

1.5.13 Revaluación y/o Ajuste: Es la actualización periódica del valor de los bienes del
Activo Fijo acorde a la modificación del valor de los bienes en el mercado.

1.5.14 Activo Fijo: Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las
actividades, objetivos y fines cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es
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de 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a

depreciación y revaluación.

II. DISPOSICIONES GENERALES

2.1. DEFINICIONES
2.1.1. Bienes Muebles.- Son aquellos bienes señalados en el Código Civil y que es
destinado para el uso de una entidad para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales; los que por su naturaleza o características son controlados por el área de
PATRIMONIO.
2.1.2. Código Patrimonial: Identificación mediante de 12 dígitos que se le otorga a todo
bien mueble según el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del estado.
2.1.3. Asignación de Bienes Muebles en Uso.- Entrega formal de Bienes Muebles a un
trabajador por parte de la Unidad de Control Patrimonial para el desempeño de sus
labores o servicios, según corresponda.
2.1.4. Desplazamiento.- Está referido al desplazamiento físico, interno, externo por
alguna causal específica.
a) Desplazamiento Físico: Es el traslado de un bien mueble, de un área hacia otra sin la
necesidad que exista un desplazamiento interno.
b) Desplazamiento Interno: consiste en el traslado de un bien mueble, asignado a un
trabajador hacia otro, temporal o permanentemente dentro de la sede institucional.
c) Desplazamiento Externo: Es el traslado de un bien mueble fuera de las instalaciones
de la UGEL Carlos Fermin Fitzcarrald, para la realización de un evento, comisión de
servicios, mantenimiento u cualquier otro motivo.
d) Desplazamiento por Mantenimiento: Ocurre cuando el bien mueble es entregado al
área competente temporalmente para su mantenimiento, luego de lo cual se deberá
devolver el bien al trabajador.
e) Desplazamiento por Devolución: Ocurre cuando el trabajador entrega el bien mueble
al área de PATRIMONIO por renunciar a su uso y dicho bien no pueda ser reasignado a
otro trabajador, o cuando el bien pierda su capacidad de uso en la entidad, en cuyo caso
la responsabilidad del cuidado y custodia del bien se traslada al área de PATRIMONIO.
2.1.5. Trabajador.- Todo personal que labora o presta servicios en la UGEL Carlos Fermin
Fitzcarrald, bajo cualquier modalidad laboral o contractual que se le haya asignado un
bien patrimonial para el desarrollo de sus funciones.

III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. ACERVO DOCUMENTARIO
Es responsabilidad del Área de Patrimonio mantener el archivo de la documentación-
fuente sustentatoria (Factura, Boleta de venta Pedido de Comprobante de Salida,
Resolución de Adjudicación, Resolución de Transparencia, Acta de Entrega-
Recepción, otros) en la que refleje la procedencia u origen de los bienes con que
cuenta el Entidad. Por ello las Instituciones Educativas tienen la obligación, que
cuando hagan la adquisición de nuevos bienes deberán adjuntar los documentos de
sustento el ingreso de los bienes nuevos debidamente valorados sustentados
(Factura, Boleta de venta Pedido de Comprobante de Salida, Resolución de
Adjudicación, Resolución de Transparencia, Acta de Entrega-Recepción, otros), en
forma obligatoria para ser registrados patrimonialmente y contabilizados, con la
finalidad de que se realice una óptima conciliación contable, los directores
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responsables que no alcancen la información solicitada serán procesados

administrativamente por incumplimiento de sus funciones.

 Asimismo la entrega del inventario de los bienes patrimoniales por parte de los
directores de las Instituciones Educativos en la finalización de cada año escolar,
serán de forma obligatoria y debidamente sustentado, ya que se realizara la
verificación posterior. (Ley N°28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad- El
instructivo Contable Nº 01, Documentos y Libros Contables, emitido por la Contaduría Pública
de la Nación).

2. DE LA OBLIGACIÓN DE INFORMAR LA RECEPCIÓN DE BIENES

Conforme la Resolución Suprema N°197-2001-ED- aprueba el Reglamento de Altas y
Bajas y Ventas de Bienes Muebles Patrimoniales del Ministerio de Educación. Las
Instituciones Educativas, están obligados dentro de los 30 días de haber recibido
algún tipo de bienes Dar de ALTA, en lo que corresponda (donación, transferencia,
compras, etc.) a realizar su ingreso en el Libro de Acta de la Institución (cuando no se
cuente con documento sustentatorio por el donante o el bien está en la IIEE),
comunicar a la UGEL para el registro patrimonial y contable, debiendo especificar las
características propias del bien ( denominación, marca, modelo, serie, color, tamaño,
medidas, otros), el documento de ingreso, la procedencia, el valor de bien y detalle
de las personas que intervienen en dicho acto.
Por otro lado la Ley N°28628, Ley que regula la participación de las Asociaciones de
Padres de Familia en Instituciones Públicas y Decreto Supremo N°004-2006-ED, que
aprueba su reglamento, señala en su Artículo N°80-Las adquisiciones realizadas por
APAFA, son donados a las Instituciones Educativas mediante acta, dentro de los 30
(treinta) días siguientes a su adquisición. Seguidamente el Director de la Institución
Educativa aceptará con Resolución y lo incorporá al inventario patrimonial, en un
plazo no mayor de 10 (diez) días de la fecha de recepción.

3. DE LA OBLIGACIÓN DE INFORMAR BIENES FALTANTES

Conforme la Resolución Suprema N°197-2001-ED-Aprueba Reglamento de Altas y
Bajas y Venta de Bienes muebles patrimoniales del Ministerio de Educación. Las
Instituciones Educativas estatales y convenios de los diferentes niveles y modalidades
sin excepción, están obligados dentro de los 10 (diez) hábiles remitir a la UGEL CFF,
Oficina de Control Institucional y Área de Patrimonio, el expediente administrativo de
BAJA, por causal de robo, pérdida o sustracción, adjuntando la denuncia policial, el
resultado de la denuncia policial, el informe efectuado en primera instancia por el
servidor responsable, el informe del Director de la IE, determinando si existe o no
responsabilidad por parte del trabajador causante del hecho. El proyecto del informe
técnico de baja para luego ser revisada por el Área de Patrimonio, procederá a
informar al Órgano de Control Institucional (OCI), para la investigación formal y
determinación de responsabilidades funcionales y/o legales de acuerdo al Código
Civil y/o penal, procediendo luego de ello a elaborar el proyecto de la RD de baja, la
misma que será elevado a la Dirección de Administración para evaluación y/o
aprobación y ser remitido a la SBN, todas las acciones que el Director haya realizado
para la reposición de los bienes robados, perdidos o sustraídos.
Se realizará la baja del bien, siempre y cuando el Director de la IE, adjunte el código
margesí del bien que son de 12 dígitos, con el acta de cierre de inventario donde se
estará especificando la relación de bienes dados de baja, juntamente con la
Resolución Directoral, anexo de bienes dados de baja, según el causal de baja,
aprobada por el Director de la IIEE. Para obtener los códigos el Director tiene que
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apersonarse al Área de Patrimonio, a reclamar el inventario de su IIEE, con sus

respectivos códigos durante el año electivo correspondiente, esta información será
entregada al director cuando informe oportunamente el ingreso y falta del bien.

CAUSALES DE BAJA:
 Estado de excedencia
 Obsolescencia técnica
 Mantenimiento o reparación onerosa
 Reposición
 Reembolso
 Pérdida
 Hurto
 Robo
 Residuos de aparatos eléctricos –RAEE(todo artefacto que se conecte a
corriente)
 Estado de chatarra
 Destrucción accidental

La baja será aprobada siempre que se sustente el procedimiento con los

anexos con los bienes dados de baja, juntamente con sus códigos de margesí,
APROBANDO LA BAJA.

DEL REGISTRO:
Los bienes ingresados a las Instituciones Educativas deberán ser incorporados
patrimonialmente y contablemente por la UGEL CFF, para la cual la Institución
Educativa deberá alcanzar toda la documentación sustentatoria necesaria, para el
cumplimiento de su registro (copias de actas de donación, facturas, pecosas y otros),
siendo responsabilidad de la UGEL CFF, el mantener actualizado el inventario de
bienes con que cuenta la Institución Educativa.

La UGEL CFF, a través del responsable de Patrimonio, en coordinación con la oficina

de contabilidad deberá registrar en forma adecuada y oportuna los bienes
informados por la Instituciones Educativas y los bienes adquiridos y asignados en uso
personal de la entidad. Por esta razón las Instituciones Educativas al momento de
presentar sus inventarios deberán adjuntar los documentos que sustente la
entrada de sus bienes, debidamente valorados (factura, boleta, pecosa, Resolución
de Adjudicación, Resolución de Transferencia, Acta de Entrega, entre otros) en
forma obligatoria para ser registrados patrimonialmente y contablemente, con la
finalidad de realizar una óptima conciliación.

4. COMPETENCIA
4.1. Área de PATRIMONIO.- Es responsable de la planificación. Coordinación y ejecución
de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los
bienes muebles de propiedad de la entidad y de los que se encuentren bajo su
administración.
4.2. Área de PERSONAL.- Es responsable de informar con una anticipación mínima de
dos (02) días hábiles al Área de Patrimonio sobre la incorporación y/o cese del personal,
a fin de que éste proceda a la verificación de la entrega y/o devolución de los bienes
muebles asignados.
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Es decir, el área de personal debe informar oportunamente ante el área del

Patrimonio y la oficina de Tesorería, las acciones del personal que impliquen
rompimiento de la relación laboral o termino de desplazamiento de cualquier
funcionario, directivo o servidor nombrado, contratado CAS o bajo cualquier
modalidad contractual, con la finalidad de que se tomen las precauciones del caso,
orientadas a recuperar los bienes asignados. La oficina de Tesorería, no cancelara
ningún beneficio o retribución al trabajador que al término de su relación laboral no
presente una CONSTANCIA DE NO ADEUDO DE BIENES. (Anexo 5)

4.3. Área de ABASTECIMIENTO.- Responsable de desarrollar con eficiencia y

oportunidad en el marco de los procesos del sistema administrativo, la programación,
adquisición, almacenamiento y distribución de los bienes muebles, previo control,
Registro y asignación por el Área de Patrimonio.

5. DEL INVENTARIO FISICO

El inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, la existencia,
identificar, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta la entidad a una
determinada fecha o periodo, con la finalidad de verificar la existencia física de los
bienes.
El inventario consiste en la relación detallada y valorizada de todos los bienes existentes
de la entidad e Instituciones Educativas a la culminación del ejercicio presupuestal. Este
procedimiento debe cumplirse por lo menos una vez al año de acorde a la normatividad
vigente.
Todo director que se asigne a una IIEE (designado o encargado), por cualquier
modalidad que fuera, está en la obligación de levantar inventario con la relación de
bienes encontrados, levantado una acta con el presidente de APAFA, autoridad local
(teniente gobernador, agente municipal), dentro de los 30 días, informar y remitir a la
UGEL CFF con una informe por mesa de partes, conteniendo la siguientes
documentación: informe, copia de acta firmada y sellada, relación de los bienes
encontrados, copia del documento de encargatura o designación, de esta manera el
director será responsable de los bienes encontrados y recibidos durante el año lectivo.

5.1. CODIFICACION Y REGISTRO

5.1.1. Todos los bienes muebles patrimoniales de propiedad estatal que se encuentran
bajo administración de la UGEL Carlos Fermin Fitzcarrald serán debidamente
identificados o individualizados con su correspondiente código patrimonial único e
irrepetible.
5.1.2. Es responsabilidad del Área de Patrimonio asignar y colocar los códigos
patrimoniales de identificación a los bienes muebles de la entidad; así como
registrarlos en el Modulo de Patrimonio del Sistema Integrado de Gestión
Administrativa (SIGA).

IV. DISPOSICIONES PARA EL PERSONAL DE LA ENTIDAD

4.1. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES EN USO
Constituye un bien mueble asignado en uso, aquel que es entregado en posesión a un
trabajador por el área de Patrimonio, para el desempeño de sus funciones conforme a los
procedimientos mínimos:
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4.1.1. El jefe inmediato del trabajador solicitará por escrito a la Oficina de Administración la
asignación y entrega de los bienes muebles que requiera para el adecuado desarrollo de sus
funciones o del personal a su cargo.
4.1.2. La Oficina de Administración a través del área de Patrimonio evaluará la solicitud de
asignación, teniendo en consideración la disponibilidad y el uso eficiente de los mismos de
proceder el pedido, el responsable del Área de Patrimonio Asignará el bien solicitado.
4.1.3. La Oficina de Administración a través del Responsable de Abastecimiento y
Especialista de Finanzas I evaluará la adquisición del bien en caso que el área de
Patrimonio, informara la no disponibilidad del tipo de bien solicitado.
4.1.4. Para dejar constancia de la entrega del bien mueble por parte del área de Patrimonio
al trabajador, deberá suscribir el “Ficha de Asignación de Uso de Bienes” en el que se
indicará la descripción del bien y los datos técnicos que quedan a responsabilidad del
trabajador.
4.1.5. En caso que el bien deba ser usado indistintamente por más de una persona de la
misma oficina o área, se asignará el bien al jefe de la misma quien conforme a la directiva
asume las obligaciones que se establece para los trabajadores.

4.2. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

4.2.1. Usar diligentemente los bienes muebles que le hubieren sido entregados para su uso,
siendo responsable de su conservación y mantenimiento oportuno de ser el caso requerir el
apoyo del área de Abastecimiento.
4.2.2. Destinar los bienes muebles a las funciones y/o actividades para que les fueron
entregados para su uso.
4.2.3. No utilizar, e impedir que otras personas utilicen los bienes que le hubieren sido
entregados para fines particulares o distintos aquellos apara los cuales están
específicamente destinados.
4.2.4. Informar por escrito a su jefe inmediato, sobre daños, deterioro, avería del bien, mal
funcionamiento, pérdida, robo o hurto respecto de los bienes muebles que le hubieren
entregado para su uso en el plazo máximo de (24) horas de conocido el hecho.
4.2.5. Devolver los bienes muebles que le hubieren sido entregados para su uso, mediante
acta de entrega-recepción de cargo, hasta el último día de permanencia en el puesto de
trabajo o de la prestación de servicio, según corresponda.
4.2.6. Informar por escrito a su jefe inmediato, acerca de los bienes muebles entregados
para su uso, que no requiera para la realización de sus funciones o servicios.
4.2.7. Queda terminantemente prohibido que algún servidor cualquiera sea su nivel
jerárquico en la entidad bajo cualquier modalidad ceda el bien a un tercero, sin la
autorización de la Alta dirección y de conocimiento del área de Patrimonio.
4.2.8. No utilizar ni tomar posesión de bienes muebles que no le hubieren sido entregados
formalmente para su uso; igualmente está prohibido intercambiar piezas o accesorios de
los equipos de cómputo sin la intervención del área de Abastecimiento.
4.2.9. Cada bien mueble cuenta con un código patrimonial y ubicación registrada por lo que
queda prohibido el desplazamiento de los bienes muebles sin antes haber requerido o
coordinado con el área de Patrimonio bajo responsabilidad del jefe inmediato superior.
4.2.10. Velar por la conservación de las etiquetas de identificación, en caso de presentar
deterioro comunicar al área de Patrimonio para el reemplazo con una nueva etiqueta.
4.2.11. Colaborar con el personal que presta servicios de vigilancia, permitiendo la revisión
de maletines, paquetes entre otros que porten, en forma visual o con el apoyo de otros
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medios, para detectar objetos que pudieran portar indebidamente durante la entrada y
salida de las instalaciones de la entidad.
4.2.12. Registrar en la puerta principal de seguridad los bienes muebles de su propiedad al
ingresar al local institucional justificando la necesidad para el cumplimiento de sus
funciones por intermedio de su jefe inmediato.
4.2.13. En los días no laborables, el ingreso al local institucional se hará previa
comunicación del jefe inmediato al personal de vigilancia.

4.3. DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES

4.3.1. El jefe inmediato del trabajador solicitante suscribirá el formato de desplazamiento
externo el mismo que será utilizado en actividades programadas por el área solicitante.
4.3.2. Se indicará las características técnicas del bien (modelo, marca, serie, etc.) en original
y copia quedando el original en poder de vigilancia de la entidad para su registro de salida y
reingreso del bien.

4.4. DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES

4.4.1. Los jefes inmediatos cuando requieran trasladar un bien de un trabajador hacia otro
temporal o permanente deberán por escrito solicitar la autorización de la Oficina de
Administración, detallando el Código Patrimonial y características del bien indicando el
nombre del nuevo responsable del bien asignado.
4.4.2. Toda salida de bienes del local institucional debe efectuarse previa comunicación
escrita al Área de Abastecimiento con copia al área de Patrimonio y deberá realizarse la
papeleta de salida.
4.4.3. El área de Patrimonio, es el único autorizado para desplazamiento de bienes, el que
dispondrá la emisión de “PAPELETA DE SALIDA DE BIENES PATRIMONIALES” y otra
denominara “RETORNO DE BIENES PATRIMONIALES”. El Área de Patrimonio realizará el
movimiento de los bienes salientes, en el Módulo de Patrimonio del Sistema Integrado de
Gestión Administrativa SIGA-MEF.
4.4.4. Para la aprobación de la ficha de autorización de salida de bienes patrimoniales será
necesario la firma de del Responsable de la dependencia donde se ubica el bien asignado,
firma del Responsable de Patrimonio y Responsable de Abastecimiento.

4.5. DESPLAZAMIENTO POR MANTENIMIENTO

4.5.1. En el caso de desplazamiento por mantenimiento, el bien seguirá registrando a
nombre del trabajador, suspendiéndose durante el tiempo que dure el mantenimiento sus
obligaciones de cuidado y custodia del bien.
4.5.2. Si existiera daño o desperfecto de bienes de cómputo el trabajador deberá comunicar
directamente con al área de Patrimonio para su reparación.
4.5.3. Cuando el bien requiera ser reparado por un tercero fuera de las instalaciones se
seguirá el proceso de desplazamiento externo.
4.5.4. Cuando un bien reparado retorne a las Instalaciones de la UGEL CFF, el jefe del área
de Patrimonio exigirá a la empresa o a la persona que retiro el bien, una guía o constancia
de entrega, con la finalidad de dejar constancia del retorno del bien, el cual será anexado al
original de la ficha de salida.

4.6. FALTAS SANCIONABLES AL TRABAJADOR

4.6.1. Aprovecharse del bien para uso no oficial o ajeno a los fines institucionales, sea a
favor propio o de terceros.
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4.6.2. Dar un uso indebido al bien, generando como consecuencia de ello su avería o
deterioro.
4.6.3. No informar al jefe inmediato sobre los desplazamientos de los bienes muebles
asignados.
4.6.4. No informar oportunamente ni efectuar las denuncias correspondientes, sobre las
situaciones de robo o pérdida conforme a la presente Directiva.
4.6.5. Ingresar un bien de su propiedad sin comunicar al servicio de vigilancia.
4.6.6. No hacer conocer al jefe inmediato de los bienes que fueron asignados y su
ausencia sea prolongada por motivo de licencias, vacaciones u otros.

V. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL INVENTARIO

5.1. CONFORMACION DEL COMITÉ DE INVENTARIO
A. EN LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL: COMISION DE INVENTARIO
En la Unidad de Gestión Educativa de Carlos Fermin Fitzcarrlad, la dirección de
Administración constituye la comisión de inventario mediante Resolución
Directoral, la que está conformado por los representantes de las siguientes
oficinas:
 Director del área de Administración.
 Área de Abastecimiento como integrante
 Área de Infraestructura como integrante
 Área de Patrimonio como facilitador
 Área de Control Institucional como veedor
La comisión de inventario solicitara a la Dirección de Administración la constitución
de equipos de trabajo. La comisión de inventario es la responsable de los avances y
los resultados de la realización del inventario.

B. INSTITUCIONES EDUCATIVAS PUBLICAS: SUB COMISION DE INVENTARIOS

En las Instituciones Educativas de los diferentes niveles y modalidades estarán
integrados:
 El Director (a) de la Institución Educativa.
 Presidente de la APAFA
 01 Personal administrativo (si tuviera la IIEE)
 01 personal de apoyo
 La autoridad de la localidad
En las Instituciones Educativas unidocentes, estará integrado por
 El Director (a) de la Institución Educativa.
 Presidente de la APAFA
 La autoridad de la localidad

En caso de ser necesario, se podrá integrar a la Comisión de Inventario uno o dos

integrantes más, teniendo en cuenta la cantidad y el valor de los bienes
patrimoniales.

C. FUNCIONES DE LA COMISION Y SUB COMISION DE INVENTARIOS

Las funciones que deberán de tener en cuenta la comisión y sub comisión de
inventarios, son las siguientes:
 Elaborar el cronograma de trabajo, que será aprobada por la Autoridad
competente;
 Disponer la inmovilización de los bienes muebles;
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 Elaborar y suscribir el acta del inicio del proceso de inventario

(Instituciones Educativas), acta de cierre de inventario y acta de conciliación
de inventario (SEDE DE LA UGEL CFF);
 Realizar la conciliación con el inventario físico del periodo anterior y el
inventario contable valorizado respectivamente; y,
 Elaborar y suscribir el acta de conciliación del inventario patrimonial con el
Área de Contabilidad (SEDE DE LA UGEL CFF),
 Supervisar y dar conformidad al servicio de toma de inventario, solicitando
de ser necesario, el concurso o participación de otras áreas, en el caso que
la toma de inventario sea realizado por una tercera persona natural o
jurídica contratada para tal fin.

D. INSTRUMENTOS DE TRABAJO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FISICO

La comisión de inventario físico utilizara los materiales e instrumentos necesarios
como:
 Inventario físico del año anterior;
 Normas emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales y
el Ministerio de educación;
 Catálogos, winchas, tableros, espejos, cámara fotográfica, resaltadores,
correctores, calibradores, etc., que les permitan certificar las medidas,
denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los bienes que se esté
verificando;
 Computadora;
 Impresora;
 Calculadora; entre otros.

E. DE LAS INSTALACIONES DE LA COMISION Y SUB COMISION DE INVENTARIOS

Previo al inicio de las acciones, el Presidente de la comisión de inventarios de la
SEDE de la UGEL CFF y Sub Comisión de las Instituciones Educativas de inventario
físico de Bienes formulara, programara, las actividades de acuerdo al cronograma
establecido, para lo cual tomara conocimiento de los documentos, normas legales,
libros y registros relacionados a los ítems a inventariarse.

La estación de la comisión y sub comisión de inventarios físicos de bienes, deberá

estar registrado en el Libro de Actas de la Instituciones, la misma que deberá estar
suscrita por los integrantes de la comisión y sub comisión, según corresponda.

Se dejará constancia en el acta suscrita la asignación de responsabilidad y

requerimientos necesarios para ejecución del trabajo recomendado. En caso de
inasistencia de algunos miembros de la Comisión se dejara constancia en el acta de
instalación, con la finalidad de que designe reemplazo correspondiente y se
continúe con las acciones programadas.

F. PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO INTERNO Y/O EXTERNO DE BIENES

Para que los bienes de la Sede e Instituciones Educativas del ámbito de la UGEL CFF,
estén debidamente registrados y controlados; queda prohibido que dichos bienes,
cualquiera sea su naturaleza, sean desplazados o movilizados interna ni
externamente, sin la autorización previa y por escrito de la Oficina de
Administración y del Director de las Instituciones Educativas; por lo que queda
establecido que en tanto se realice las acciones de inventario, no podrá producirse
ningún movimiento de bienes. (Resolución N°039-98-SBN)
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G. DE LA VERIFICACION DEL INVENTARIO FISICO GENERAL DE BIENES MUEBLES

1. VERIFICACION FISICA
a) La verificación comprende todos los bienes patrimoniales
existentes, asignadas en uso a la fecha, a todas y cada una de las
dependencias que comprenden el ámbito de la UGEL CFF, a
excepción de los terrenos, edificaciones e infraestructuras públicas,
que no encuentren debidamente saneado su situación legal, técnica
y contable (título de propiedad, inscritos en los Registros Públicos,
liquidación técnica y financiera, memoria descriptiva, planos,
declaratoria de fábrica parcial o total, valorizados, etc.) en el último
caso, la acción técnica correspondiente será competencia de la
oficina de Infraestructura de la UGEL CFF.
b) La verificación física de los bienes patrimoniales incidirá
principalmente en los siguientes aspectos.
 Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación.
 Estado de conservación.
 Condiciones de utilización.
 Condiciones de seguridad.
 Funcionarios y/o usuarios responsables.

c) Los detalles a tener consideración son:

 Verificación de los detalles técnicos: marca, modelo, tipo,
color, dimensiones, series, placa de rodaje, serie, motor, año,
etc.
 El estado de los bienes serán asignados de acuerdo a lo que el
usuario del mismo manifieste durante el proceso de
levantamiento de información (N=nuevo, B=bueno, R=regular,
M=malo).
 Los bienes de uso común de las áreas serán asignadas al jefe
del área o al Director en caso de Instituciones Educativas o al
que este determine responsable.
 Antes de proceder a pegar la etiqueta autoadhesiva con la
codificación patrimonial respectiva se deberá limpiar el área
del pegado.
 Para el caso de bienes que por su naturaleza no pueden ser
etiquetados, éstas serán etiquetados con la ayuda de un
plumón indeleble con letra legible.

d) La comisión y/o sub comisión se constituirán, con el día señalado

con el respectivo “CRONOGRAMA DE TRABAJO”, en la sede o la
Institución Educativa, presentándose ante el titular de la entidad,
para hacerle conocer el motivo de su visita, quien a su vez hará lo
propio, con los trabajadores a su cargo, recomendándoles brindar
las facilidades y proporcionar la información que le pudiera ser
solicitada.
e) Cada trabajador, sin excepción, está en la obligación de mostrar a
los verificadores, todos y cada uno de los bienes patrimoniales que
les han asignado en uso, inclusive aquellos por seguridad u otra
circunstancia, pudieran encontrarse guardadas bajo llave en
escritorios, archivadores, armarios, vitrinas, etc., prestados
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provisionalmente a otros trabajadores y/o en reparación dentro o

fuera de la entidad.

H. EJECUCION DEL TRABAJO

La comisión y/o sub comisión de Inventario realizara su labor constatando in situ,
midiendo, contando, pesando, etc., de “extremo a extremo”, todos y cada uno de
los bienes patrimoniales que tengan asignados cada uno de los trabajadores de los
ambientes visitados de la entidad.

En caso de constatar existencia de bienes en proceso de reparación o

mantenimiento, la comisión yo sub comisión de inventario solicitara la
documentación que sustente la salida de los bienes y serán consideradas dentro del
ambiente donde se encontraban ubicados.

I. CODIFICACION Y ETIQUETADO
 Los bienes que constituyen el patrimonio del Estado, tendrán una
codificación única y permanente que los diferencie de cualquier otro bien.
 La codificación se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de
números a través del cual se clasificara e identificara, conforme al catálogo
SIGA-MEF.
 En caso de bienes muebles adquiridos en conjunto deberán ser codificados
independientemente de conformidad al catálogo SIGA-MEF, asignándoles a
los bienes muebles individuales el valor proporcional que les corresponda
(prorrateo de acuerdo a un valor estimado del mercado).
 El código asignado a cada bien es único y permanente y el numero
correlativo asignado es único, se inicia cuando ingresa el bien y fenece en la
baja del bien, o cuando este es trasladado, donado, vendido, incinerado
destruido, no puede existir más de un bien con el mismo código.
 El etiquetado contendrá como mínimo el nombre de la entidad, la
denominación del inventario “INVENTARIO AÑO 20…) y el código del bien,
será colocado en un lugar visible y apropiado del bien mueble patrimonial y
solo se colocara una nueva etiqueta en caso que la original se haya
deteriorado o se haya desprendido.
 La identificación del bien podrá realizarse escribiendo con plumón
indeleble.
 Los directores de las Instituciones Educativas, de los diferentes niveles y
modalidades, son responsables de la información, debiendo suscribir una
declaración jurada en la que confirme que los bienes informados en sus
inventarios, son los que físicamente se encuentran en la Institución y que
pueden ser verificados cuando la superioridad estime necesario.

J. DETERIORO DEL MEDIO IDENTIFICADO

El trabajo usuario es el único responsable del bien o de los bienes que les son
asignados, por lo que en el caso que el medio identificado (sticker) colocado a los
bienes patrimoniales, sufra daño, deterioro, se cayera, despegara, etc., comunicara
del hecho al área de Patrimonio, para que subsane dicha anomalía.

K. DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

La información levantada durante el inventario físico en las instituciones educativas
deberá ser procesada y/o actualizada para ser remitida al Área de Patrimonio de la
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UGEL CFF, quien ingresara los datos al Módulo de Patrimonio del Sistema Integrado
de Gestión Administrativa (SIGA).

L. RESULTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO

Concluida la verificación física de los bienes existentes de la oficinas/áreas de la
Sede e Instituciones Educativas, la Comisión y/o Sub Comisión de inventario
suscribirá en original y copia acta de los bienes encontrados, en donde se dejara
constancia de las ocurrencias encontradas, debiendo ser entregada una copia de la
misma.

La Comisión y/o Sub Comisión de inventario, entregara al trabajador responsable la

relación de bienes muebles que tiene asignado, siendo este último el responsable
de los mismos y suscribirá dicha relación en señal de conformidad.

M. DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO FISICO

La Comisión y/o Sub Comisión de inventario de la UGEL CFF, realizara la verificación
de la información que aparece en el inventario anterior, con la obtenida en el
inventario físico actual a fin de establecer y determinar la conformidad o la
existencia de sobrantes y/o faltantes de bienes.

H.1. Al comparar la información actual con el inventario físico inmediato anterior,

en caso de encontrar “sobrantes”, la Comisión o Sub Comisión de inventarios
solicitara al responsable de la oficina/área e Institución Educativa, la información
documentada sobre la procedencia de cada uno de ellos, recurriendo inclusive a las
área de Abastecimiento, Almacén, Contabilidad de la Sede y a la Dirección de las
Instituciones Educativas, quienes deberán proporcionar copia autentificada de los
documentos fuentes sustentatorios, a fin de proponer su regularización e
incorporación al patrimonio de la entidad, según normas vigentes.

H.2. En caso de comprobarse bienes “faltantes”, por perdida, robo, hurto,

destrucción total o parcial, la Comisión o sub Comisión de la entidad recopilara la
documentación que contenga las investigaciones realizadas y organizara un
expediente administrativo tramitando la copia certificada de la denuncia policial
respectiva y en caso de bienes faltantes por negligencia, tramitara los antecedentes
correspondientes a la Dirección de Administración, a efectos que se promueva el
procedimiento correspondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y
administrativa según sea el caso. Asimismo se efectuara la baja de estos bienes
muebles por causal de pérdida, robo o hurto, de conformidad con las normas
legales vigentes sobre la materia.

H.3. En el supuesto de encontrar “faltantes”, la Comisión o Sub Comisión de

inventarios físico solicitara al jefe oficina/área y al director de la Institución
Educativa, proporcione la información documentada sobre el destino de cada uno
de ellos, así como la fecha de la no existencia, las acciones realizadas por el
trabajador responsable de los mismos a fin de elevar el informe correspondiente y
disponer las acciones para los fines tendentes a su recuperación, caso contrario se
procederá a su Saneamiento por faltante.

H.4. En el caso que se sometiera a descuido, negligencia o dolo por parte del
funcionario y/o trabajador, que ocasione el deterioro, avería o perdida de los
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bienes patrimoniales que le fueron asignados, la dependencia a cargo debe realizar

un informe dando cuenta del hecho, debiendo el funcionario y/o trabajador
efectuar la reparación o reposición del bien entregado, un bien que reúna las
mismas, similares o mejores condiciones y/o características, valor y utilidad. Caso
contrario, se procederá a realizar el descuento en efectivo de sus ingresos.

H.5. La reposición del bien se realiza mediante acta de entrega y recepción entre la
persona que repone el bien y el encargado del Área de Patrimonio, quien a su vez
elabora un informe al comité de alta, bajas y enajenación de bienes patrimoniales
para la incorporación de este al módulo de Patrimonio del Sistema Integrado de
Gestión Administrativa (SIGA).

H.6. El trabajador a efectos de deslindar responsabilidades, al detectar que un bien

o bienes a su cargo han desaparecido o se encuentran faltantes, se procederá de la
siguiente manera:
a) Efectuar la denuncia (dentro de las 48 horas de ocurrido la perdida, robo,
sustracción) en la dependencia policial más cercana de su centro de laboral;
solicitando copia certificada de la denuncia correspondiente.
b) Presentar informe al jefe inmediato superior, adjuntado copia de la
denuncia policial, quien a su vez lo elevará a las instalaciones
correspondientes.
c) Luego del plazo de ley, el denunciante o interesado deberá solicitar al
puesto policial, el resultado de la investigación practicada y posteriormente
remitirla al Área de Patrimonio para que adjunte a los actuados internos.

H.7. Todo funcionario y/o trabajador que se ausente de su centro de labor por
motivos de vacaciones, cese, licencia, etc., deberá entregar a su jefe inmediato
superior o a quien este designe, los bienes que le hubiese sido asignado,
formulando para el efecto, acta de entrega – recepción, con copia al Área de
Patrimonio, la que será suscrita por las personas que intervengan en dicho acto.

H.8. En caso de rotación el trabajador efectuara su entrega de cargo de bienes a su

jefe inmediato superior.

H.9. Los funcionarios de la UGEL CFF, que autoricen la ausencia temporal o

definitiva de un trabajador, previamente deben recabar información respectiva del
Área de Patrimonio, para efectos de devolución de los bienes asignados en uso al
trabajador. En caso de no haber efectuado la devolución o entrega, no se tramitara
documento alguno que regularice su situación.

H.10. Los vehículos de propiedad de la UGEL CFF, son considerados como bienes de
apoyo al estricto cumplimiento de las actividades propias de la institución. La
persona que conduce el vehículo debe portar licencias de conducir vigente de
acuerdo a la categoría que corresponda, tarjeta de propiedad y la tarjeta de seguro
SOAT.

H.11. Los vehículos deberán ser internados una vez concluida la jornada laboral, en
los ambientes dispuestos por la UGEL CFF.

N. CONCILIACION FISICA Y CONTABLE

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Una vez concluida la verificación física de los bienes la comisión y/o sub comisión
de inventario, o a quien corresponda y la oficina de contabilidad y/o persona que
haga sus veces harán la conciliación general de todos los bienes considerados como
“sobrantes” y “faltantes”, con el objeto de determinar y elaborar en definitiva la
relación general, para los fines que hubiera lugar.

O. CLASIFICACION
La comisión de inventario, procederá a la evaluación de los bienes, su clasificación y
términos monetarios. De acorde al importe monetario que por cada bien figure en
los documentos fuentes, así como la evaluación de sus propias características y
teniendo en cuenta la Unidad Impositiva Tributaria (UIT), del ejercicio vigente, se
determinara si los bienes existentes pertenecen a la cuenta de activos fijos o a
cuenta de orden (bienes depreciables) y dentro de estos rubros, a la cuenta
principal, divisionarias y sub divisionaria, establecido en el respectivo Plan
Contable, a la que pertenece.

Para la determinación de un bien del activo fijo, este deberá reunir los siguientes
requisitos:
o Que su valor corresponda a un ¼ UIT, vigente en el momento de la
adquisición u obtención por circunstancia diferentes a la compra.
o Que su duración de vida útil sea estimada a más de un año.
o Que esté asignado a la entidad, que lo use en forma permanente.
o Que esté sujeto a depreciación y revaluación, con excepción de los bienes
culturales.

P. INFORME FINAL
Una vez concluida la constatación física- contable, la comisión de Inventario de la
Unidad de Gestión Educativa Local de Carlos Fermin Fitzcarrald, procederá a
elaborar el informe final que contendrá la siguiente estructura e información:
o Antecedentes
o Base legal
o Actividades realizadas
o Documentación sustentatoria:
 Acta del inicio del proceso de inventario físico
 Relación de bienes muebles de propiedad de la institución
 La relación en forma detallada de los bienes que no se encuentren
registrados contablemente, adjuntando copia de la documentación
fuente o de procedencia (PECOSAS, facturas, boletas de venta, acta
de donación, acta de transferencia, etc.)
 Relación de bienes propuesto para baja y pendientes de disposición
 Relación de bienes recibidos en afectación de uso, cedidos en uso o
arrendamiento por terceros.
 Relación de bienes faltantes (perdidos, robados, hurtados, etc.) y
relación de los servidores que tenían a su cargo dichos bienes.
 Relación de bienes sobrantes
 Relación de responsables del inventario inicial
 Otros resultados no contemplados (códigos eliminados,
modificaciones, etc.)
 Acta de cierre de inventario físico
 Acta de conciliación
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La comisión de inventario remitirá a la Dirección de Administración, el inventario

físico conciliado y el informe final del inventario, para su aprobación y sustento de
los Estados Financieros.

Q. PLAZO DE ENVIO DE INFORMACION

En el caso de las Instituciones Educativas (educación inicial, primaria, secundaria,
centros de educación especial y centro técnicos productivo) harán llegar los
inventarios físicos impresos en papel A4, debidamente firmado y sellados por el
Director y Presidente de la APAFA y grabados en CD, entregar al Responsable de
Patrimonio.

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- De conformidad con sus funciones del Especialista de Personal, deberá Informar
con una anticipación mínima de dos (02) días hábiles al área de Patrimonio sobre la
incorporación y/o cese del personal, a fin de que éste proceda a la verificación de la entrega
y/o devolución de los bienes muebles asignados.

SEGUNDA.- Es responsabilidad del jefe inmediato superior verificar la devolución de los

bienes muebles asignados a su personal, cuando se extinga el vínculo laboral, el contrato
administrativo de servicios, designación u otro tipo de modalidad, debiendo informar al
área de Patrimonio.

TERCERA.- La regularización y/o saneamiento de los bienes sobrantes y/o faltantes como
resultado del inventario, se efectuara en el ejercicio siguiente, siendo competencia por
función de la oficina de contabilidad de la UGEL CFF.

CUARTA.- Las disposiciones contenidas en la presente Directiva, serán evaluada

permanentemente por el Responsable de Abastecimiento y Especialista en Personal a fin de
optimizar las acciones de control para el acceso y seguridad del local institucional.

QUINTA.- El incumplimiento de la presente Directiva, da origen a las sanciones de carácter

administrativo, en el marco del Reglamento Interno de Trabajo y los documentos
Normativos de la UGEL CFF.
SEXTO.- el órgano de Control Institucional de la UGEL CFF velara por el cumplimiento de la
siguiente Directiva.

VII. DISPOSICIONES FINALES

Las consultas referidas a la presente directiva serán resueltas por la dirección de
Administración a través de las áreas competentes.

VIII. ANEXOS
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ANEXO 01

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO AÑO 2018

En las instalaciones de la Institución Educativa Nº_____________, ubicada en el

caserío______________________, del distrito _______________, provincia de
______________, siendo las ________horas del día _____ de ____________ del 2018, se
reunieron los siguientes integrantes de la Comisión de toma de Inventario 2018, designada
mediante Resolución Directoral Nº ______-2018:

N°.Ord. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DNI

01 PRESIDENTE
02 MIEMBRO
03 MIEMBRO
04 MIEMBRO
05 VEEDOR

ACUERDOS:

 Conformación de equipos de trabajo donde se delegaran funciones a cada uno de los

miembros del comité de toma de inventario.
 Comisión de verificación del mobiliario y equipos tecnológicos.
 Comisión para llenar la ficha de toma de inventario para hacer llegar a la UGEL – Carlos
Fermin Fitzcarrald.

No existiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura a los acuerdos se levanta la sesión,
siendo las ______________ del mismo día, procediendo los participantes a suscribir la
presente acta.

………………………………………… …………………………………….
Firma y sello del presidente Firma del veedor

………………………………………… …………………………………….
Firma del Miembro Firma del Miembro
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ANEXO 02

UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE CARLOS FERMIN FITZCARRALD

DIRECCION DE ADMINISTRACION
(PATRIMONIO)
FICHA PERSONAL DE ASIGNACION DE BIENES
FECHA: _______________
FICHA N°_______________
NOMBRES Y APELLIDOS: ______________________________________________________________________
DEPENDENCIA O AREA: _______________________________________________________________________
INSTITUCION EDUCATIVA: _____________________________________________________________________
CIUDAD/DISTRITO/CENTRO POBLADO: ___________________________________________________________
MODALIDAD: FUNCIONARIO ( ) PRACTICANTE ( ) TERCERA ( ) ESPECIALISTA ( ) OTROS: __________________

CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN

ITEM PATRIMONIAL DENOMINACION MARCA MODELO TIPO COLOR SERIE/DIMENSION ESTADO OBSERVACIONES VALOR

LEYENDA N (NUEVO) B (BUENO) R (REGULAR) M (MALO)

NOTA:
El trabajador es responsable directo de existencia, permanencia, conservación y buen uso de cada uno de los bienes descritos, por lo que se recomienda tomar las providencias del caso para evitar pérdidas,
sustracciones, deterioro, etc. Cualquier movimiento dentro o fuera de la entidad debe ser comunicado al área de Patrimonio de la Sede de la UGEL CFF, bajo responsabilidad.

________________________ ____________________________ _________________________

AREA DE PATRIMONIO DIRECCION DE ADMINISTRACION RESPONSABLE/USUARIO
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ANEXO 03

UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE CARLOS FERMIN FITZCARRALD

DIRECCION DE ADMINISTRACION
(PATRIMONIO)
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES
NOMBRE DEL RESPONSABLE……………………………………………………………………… AREA…………………………………………… IIEE…………………………………….

CODIGO FECHA DE ESTADO VALOR

MARGESI N° DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE MEDIDAS COLOR ADQUSICION B R M ACTUAL CAUSAL DE BAJA

NOTA: los causales de baja son: a) Estado de excedencia b) obsolescencia c) Reparación d)Pérdida, robo, destrucción parcial o total e)cualquier otra causa
justificada

FECHA: ___________________

______________________________ __________________________
Sello firma del presidente de APAFA Director de la IIEE

_________________________ ___________________________
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MIEMBRO MIEMBRO
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ANEXO 04
DECLARACION JURADA DE POSESIÓN

En las instalaciones de la IIEE………………………………………………………………………………………………………

Distrito de……………………………………………………., Provincia de Carlos Fermin Fitzcarrald, a las………
Horas del día……………….. De………….. Del 20... los miembros del comité e toma de Inventario año
20…, designados con Resolución N°…………………………… , de fecha …… de ……………….. Del 20… y el
Director de la Institución Educativa……………………………………………….. , se reunieron a fin de
efectuar la verificación física de los bienes que se encuentran en calidad de sobrantes hace más
de dos (02) años según reflejan en los informes finales de los inventarios practicados en los
años 201…. Y 20… e indagar con los responsables de los mismos, su tiempo de permanencia y
procedencia, dando de esta manera cumplimiento a lo señalado en el numeral 1.1 del Título VII
Disposiciones Específicas de la Directiva N°005-2009/SBN: SANEAMIENTO DE LOS BIENES
MUEBLES ESTATAL, aprobado por Resolución N°147-2009/SBN.

VII.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1.1 Constituye condiciones concurrentes previas para iniciar Saneamiento de bienes Muebles
Sobrantes:
 Que el bien se encuentre por lo menos 02 años en posesión de la entidad.
 Que no se cuente con la documentación suficiente que sustente el ingreso al patrimonio
de la Entidad o cuando no exista documentación sobre el origen del bien.

Asimismo el procedimiento de saneamiento, opera cuando nos e cuente con la

documentación para regularizar la transferencia de propiedad de los Bienes Muebles a
favor de la entidad IEP poseedora y los bienes provengan de entidades fusionadas,
liquidadas o extinguidas o de cualquier manera, así como cuando se trata de bienes
recibidos por convenios de cooperación.

En este sentido siendo las …………………………………… del día ………… de ………………… del 20…
DECLARAMOS BAJO JURAMENTO lo siguiente: haber verificado los bienes muebles,
materia de saneamiento (todos los bienes de las IIEE que se encuentran en estado
bueno y/o regular, para su funcionamiento u operatividad) los mismos que según
indagaciones cuenta con una antigüedad mayor de 2 años en las instalaciones de la
Institución.

________________________ ______________________ __________________

Director de la IIEE PRESIDENTE DE APAFA PATRIMONIO
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ANEXO 05

CONSTANCIA DE NO ADEUDO DE BIENES PATRIMONIALES

Yo, ………………………………………………………………………………………………………………………………………….
encargado del área de Patrimonio de la UGEL Carlos Fermin Fitzcarrald, identificado con DNI
N°…………………………….., y domicilio …………………………………………………………………………. DEJO
CONSTANCIA de que el señor (a)
…………………………………………………………………………………………………., identificado con DNI N°
……………………………………….. Quien venía laborando en el área de……………………………., IIEE
de……………………………………………. A la fecha NO ADEUDA BIENES a la entidad o IIEE por lo que se
expide la presente, para los fines que se estime conveniente.

San Luis,…………… de………………………….. del 20…

Atentamente,
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ANEXO 06
UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE CARLOS FERMIN
FITZCARRALD
AREA DE PATRIMONIO

ORDEN DE SALIDA DE BIENES PATRIMONIALES

REPARACION COMISIÓN PRESTAMO

DEVOLUCION ORD. SUPERIOR TALLER

OTROS

NOMBRES Y APELLIDOS: _____________________________________ DNI: ________________

AREA: ______________________________________ OFICINA: __________________________

N° DESCRIPCION DEL BIEN MODELO MARCA SERIE

JEFE DE OFICINA AREA DE PATRIMONIO USUARIO

FECHA FIRMA DE USUARIO

SALIDA DEL BIEN
RETORNO DEL BIEN
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ANEXO 07

ACTA DE CIERRE DE TOMA DE INVENTARIO AÑO 2018

En las instalaciones de la Institución Educativa Nº________________, ubicada en el

caserío______________________, del distrito _______________, provincia de ______________,
siendo las ________horas del día _____ de ____________ del 2018, se reunieron los siguientes
integrantes de la Comisión de toma de Inventario 2018, designada mediante Resolución Directoral
Nº ______-2018:

N°.Ord. NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DNI

01 PRESIDENTE
02 MIEMBRO
03 MIEMBRO
04 MIEMBRO
05 VEEDOR

OBSERVACIONES:
1.__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
3.__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
4.-__________________________________________________________________________

En caso de existir bienes que se reportaron como no habidos se les otorga un plazo de
__________________________________________________________________________________,
se levanta la sesión, siendo las _____________, del mismo día, procediendo los participantes a
suscribir la presente acta.

…………………………………………… …………………………………….
Firma y sello del presidente Firma del veedor

………………………………………… …………………………………….
Firma del Miembro Firma del Miembro