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INSTRUCTIVO N°001-2018-UGEL-CFF-AGA-PATRIMONIO
“NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO
DE BIENES PATRIMONIALES DE LA SEDE INSTITUCIONAL Y DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DE LA JURISDICCIÓN DE LA UGEL CARLOS FERMIN FITZCARRALD”
I. FINALIDAD
- El presente instructivo tiene por finalidad establecer las disposiciones que
deben cumplir la Sede Institucional y las Instituciones Educativas de la
jurisdicción de la UGEL Carlos Fermin Fitzcarrald, a fin de asegurar el uso
correcto, la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el
patrimonio estatal.
- Establecer las responsabilidades para levantamiento de toma de inventario
físico de Bienes Patrimoniales.
II. OBJETIVO
- Regular los procedimientos de alta, baja, adquisición, administración,
disposición, supervisión, registro de los bienes mueves estatales que se
encuentran contemplado en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado, así como aquellos que sin estarlo son susceptibles de ser incorporados
al patrimonio de la entidad.
- Actualizar, sanear y/o regularizar la situación administrativa, técnica y legal de
los bienes patrimoniales.
- Establecer las condiciones de conservación, ubicación, seguridad y valorización
de los bienes.
- Identificar todos los bienes de las Instituciones mediante su codificación
respectiva a través del Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales
(SINABIP-WEB).
III. ALCANCE
- El presente Instructivo es de aplicación obligatoria para la Sede Institucional y
las Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL Carlos Fermin
Fitzcarrald.
5.3. Tasación.
Cuando resulte exigible la valoración de los bienes, esta se realizara sobre la base de
la metodología establecida en el Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú, en
adelante (RNTP) y los resultados obtenidos deben estar consignado en el informe de
Tasaciones, el mismo que debe ser elaborado y suscrito por el equipo de patrimonio y
refrendado por el área de Administración.
En caso la naturaleza de bien lo requiera o de no contar con un profesional o personal
técnico calificado con conocimientos de tasaciones, las entidades podrán contratar los
servicios de un perito tasador.
c) Saneamiento de vehículos;
d) Reposición de bienes;
e) Permuta de bienes.
6.1.3. Alta mediante resolución
Se emitirá resolución de alta, cuando la incorporación de los bienes al
patrimonio de la entidad se produzca como consecuencia de:
a) Fabricación de bienes; o
b) Reproducción de semovientes.
6.1.4. Alta automática
Se producirá el alta automática, sin necesidad de resolución
administrativa, cuando la incorporación está determinada por:
a) Disposición legal; o
b) Mandato judicial o arbitral.
6.1.5. Plazo para realizar la incorporación
El alta del bien bajo los supuestos indicados en los numerales
procedentes, se debe realizar dentro de los quince (15) días hábiles
posteriores a su adquisición y se sustenta con los documentos previstos
para cada procedimiento.
Cada acto de adquisición tiene su procedimiento específico desarrollado
en el numeral 6.3 del presente instructivo.
6.1.6. Incorporación mediante compras en el marco de la Ley de
Contrataciones del Estado
La adquisición de bienes mediante procedimiento de compra se ejecutara
conforme a lo establecido en la Normatividad de Contrataciones del
Estado, no constituyendo motivo de alta que deba ser evaluado por el
equipo de Patrimonio.
6.1.7. Bienes adquiridos por ser entregados a otras instituciones y terceros
beneficiarios.
No requerirán alta, aquellos bienes que son adquiridos por norma expresa
con el fin de ser entregados a terceros, en cumplimiento de los fines
institucionales de la entidad.
Las compras por encargo serán considerados como adquisición de la
entidad encargante.
6.1.8. De la donación de bienes como materia de enseñanza
Las entidades que reciban en donación bienes para ser empleados como
material de enseñanza, no requerirán dar de alta a los mismos.
d) Reposición;
e) Reembolso;
f) Perdida;
g) Hurto;
h) Robo;
i) Residuos de aparatos eléctricos y electrónico – RAEE;
j) Estado de chatarra;
k) Siniestro; y
l) Destrucción accidental
Previo a la baja, los bienes deben estar libres de toda afectación, cargas
o gravámenes.
6.2.3. Procedimiento
El equipo de patrimonio identificara los bienes a dar de baja y realizara la
valuación de los mismos, de resultar necesario.
Posteriormente, elaborara el informe técnico, recomendando la baja de
los bienes precisando la causal y lo elevará al Área de Administración para
su evaluación. De encontrarlo conforme, el Área de Administración,
emitirá la resolución que apruebe la baja de los bienes de los registros
patrimoniales y contables de la Entidad.
6.2.4. Plazo y modalidades para disponer bienes dado de baja
En un plazo que no exceda los cinco (5) meses de emitida la resolución de
baja, la entidad deberá ejecutar la disposición final de los bienes,
mediante los siguientes actos de disposición:
a) Compraventa mediante subasta;
b) Destrucción;
c) Donación;
d) Donación de bienes calificado como RAEE;
e) Permuta
f) Transferencia en retribución de servicios y;
g) Transferencia de donación de pago
6.2.5. Prohibición de reutilizar los bienes dados de baja
Los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para ser desmantelados
con la pretensión de reparar bienes similares.
6.2.6. Bienes dados de baja que sean de utilidad al Sistema Educativo
Únicamente en bienes dados de baja sean de utilidad para el sistema
educativo, en aplicación de la Ley N°27995 y su Reglamento, se deberá
notificar a la Unidad de Gestión Educativa Local de Carlos Fermin
Fitzcarrald, la resolución de baja de los mismos cuando ocurran los
siguientes supuestos:
a) Los bienes pueden ser empleados o usados por la Institución
Educativa, esto es que ameriten ser dados de alta; y
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
6.4.1.3. Procedimiento
Ante la solicitud proveniente de la otra entidad, el equipo de
Patrimonio de entidad propietaria identificara el bien requerido y
elaborara un informe técnico sustentando la posibilidad o no de
afectación en uso y lo elevara al área de Administración para su
evaluación.
El área de Administración de encontrar conforme el informe
técnico, emitirá la correspondiente resolución administrativa que
apruebe la afectación en uso del bien, precisando el plazo y
finalidad de la misma.
Si el área de Administración desestima el pedido de afectación,
comunicara al solicitante y procederá a archivar el expediente
administrativo generado.
6.4.1.4. Comunicación al SBN
Concluido el procedimiento, el Área de Administración será
responsable de remitir a la SBN, en un plazo no mayor de diez (10)
días hábiles, copia de la siguiente documentación:
a. La resolución que apruebe la afectación en uso;
b. La solicitud de afectación en uso;
c. El informe técnico; y
d. El acta de entrega-recepción
6.4.1.5. Causales de extinción
La afectación en uso de extingue por las siguientes causales:
a. Cumplimiento del plazo;
b. Renuncia a la afectación;
c. Destrucción, perdida, robo o hurto del bien;
d. Consolidación del derecho de propiedad del bien;
e. Incumplimiento, variación de su afinidad o cese;
f. Extinción de la entidad afectaría; y;
g. Ceder los bienes a terceros.
6.4.1.6. Resolución de extinción de afectación en uso
De presentarse la causales contenidos en los literales c, d, e, f y g
del numeral precedente, el área de Administración de la entidad
afectante, previa verificación y sustentando en un informe técnico
elaborado por el Equipo de Patrimonio, emitirá la Resolución que
declare la extinción de la afectación en uso, señalando la causal y
notificara a la entidad afectaría para la devolución del bien, la que
se ejecutara mediante la suscripción de un Acta de Entrega –
Recepción.
6.4.2.2. Plazo
La cesión en uso se concede por un plazo máximo de un (01) año,
el mismo que puede ser renovado por única vez por un plazo
máximo similar.
6.4.2.3. Procedimiento
Ante la solicitud proveniente de una institución privada, el Equipo
de Patrimonio de la entidad propietaria identificara el bien
requerido y elaborará un informe técnico sustentado la
posibilidad o no de cederlo en uso y lo elevara al Área de
Administración para su evaluación.
El Área de Administración, de encontrar conforme el informe
técnico, emitirá la correspondiente resolución administrativa que
apruebe la cesión en uso del bien, precisando el plazo y la
finalidad de la misma.
El Acta de Entrega – Recepción será suscrita por el responsable
del equipo de Patrimonio de la entidad cedente y el representante
legal de la institución privada cesionaria.
Si el Área de Administración desestima el pedido de cesión,
comunicará al solicitante.
6.4.2.4. Comunicación al SBN
Concluido el procedimiento, el Área de Administración será
responsable de remitir a la SBN, en un plazo no mayor de diez (10)
días hábiles, copia de la siguiente documentación:
a) La resolución que aprueba la cesión en uso;
b) La solicitud de cesión en uso;
c) El informe técnico; y,
d) El Acta de Entrega – Recepción.
6.5. ACTOS DE DISPOSICIÓN
6.5.1. Donación
6.5.1.1. Definición
La donación implica el traslado voluntario y a título gratuito de la
propiedad de bienes de una entidad a favor de otra entidad o una
institución privada sin fines de lucro.
La resolución que aprueba la donación requiere indicar el valor de
los bienes donados.
6.5.1.2. Procedimiento
La solicitud de donación se presentara a la entidad propietaria de
los bienes, sustentando la necesidad de uso de los bienes y el
beneficio que reportará al Estado, siempre que la solicitante sea
otra entidad.
De ser una institución privada sin fines de lucro, la solicitante,
deberá justificar la utilidad que dará al bien para cumplimiento de
sus fines.
Se adjuntara la siguiente documentación:
a) Copia del DNI del titular de la entidad o representante
legal de la institución privada, según corresponda.
b) La resolución de nombramiento o designación del titular,
en caso el solicitante sea una entidad pública, o los
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“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
existir más de un bien con el mismo número correlativo, los códigos de los
bienes dados de baja no podrán ser utilizados para nuevos bienes.
Las II.EE, deberán informar a la brevedad, remitiendo a la UGEL CFF la
relación de bienes asignados que no se encuentren etiquetados, a fin de
que el equipo de patrimonio subsane inmediatamente colocando las
respectivas etiquetas.
IDENTIFICACION DE BIENES
La identificación es el símbolo material mediante el cual consigna en un
bien el nombre de la entidad a la que pertenece y/o sus siglas y el código
correspondiente, el cual debe estar ubicado en el lugar visible del bien;
dicha identificación podrán realizarse de las siguientes formas:
a) Escribiendo con tinta indeleble.
b) Grabando directamente en el bien
c) Adhiriendo placas, laminas o etiquetas.
d) Cualquier otra forma que observe las características exigidas en
las normas vigentes sobre la materia.
g. Lugar y fecha.
h. Firma de los integrantes de la comisión.
i. Anexos.
Anexo 01: relación valorizada de bienes en uso.
Anexo 02: relación de bienes en uso por otras
instituciones.
Anexo 03: relación de bienes prestados por otras
instituciones.
Anexo 04: relación de bienes faltantes (perdidos,
robados, siniestrados, etc.).
Anexo 05: relación valorizado de bienes sobrantes.
Anexo 06: relación de bienes dado de baja y en proceso
de transferencia.
Anexo 07: relación de bienes dados de baja y en custodia.
Anexo 08: relación de funcionarios responsables del
inventario.
Anexo 09: relación de bienes que serán propuestos para
su inclusión en el catálogo.
Anexo 10: otros resultados no contemplados (códigos
eliminados, modificaciones, reportes de locales, áreas por
local, funcionarios, etc.).
SEGUNDA: para los bienes que no se encuentren contemplados en el CNBME, tales como
accesorios, repuestos, suministros, software, entre otros, se podrán aplicar de manera
supletoria, los actos de disposición contenida en la Directiva N°01-2016/SBN, en la medida
que no exista una regulación expresa sobre ellos.
SEXTA: Las II.EE y la UGEL CFF, mediante la Comisión de Inventario respectivo, debe remitir
la información de inventario físico, el mismo que debe ser revisado por el Responsable de
Patrimonio para su visto bueno; el referido inventario a su vez deberá presentarse de
unidad de almacenamiento (CD ROM, USB) y vía E-mail del responsable de Patrimonio,
previa presentación en mesa de partes.
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
ANEXO 1
______________________________ __________________________
PRESIDENTE Director de la IIEE
_________________________ ___________________________
MIEMBRO MIEMBRO
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
ANEXO 02
FORMATO DE ACTA DE CONCILIACION PATRIMONIAL
En las instalaciones de (nombre de la entidad), ubicación en (anotar la dirección exacta), del distrito de………….…, provincia………….., y departamento de……………,
siendo las…………., horas del día……… de……., de 20……, se reunieron los siguientes integrantes de la comisión de inventario 20…., designada mediante Resolución
N° ……., conjuntamente con los Responsables de la Oficina de Contabilidad y del Área de Patrimonio .
1503.01 Vehículos
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
Maquinaria y equipo de
1503.020101
oficina
Maquinaria y equipo
1503.020201
educativo
Equipo computacionales
1503.020301
y periféricos
Equipo de comunicación
1503.020302
para redes
Equipo de
1503.020303
Telecomunicaciones
1503.020401 Mobiliario
1503.020402 Equipo
Mobiliario de uso
1503.020501
agrícola
Mobiliario de cultura y
1503.020602
arte
Equipo de deportes en
1503.020701
general
Mobiliario de deporte y
1503.020701
recreación
Aire acondicionado y
1503.020901
refrigeración
Equipos e
1503.020905 instrumentos de
medición
Maq. Equipos y
1503.020999
mobiliario de obras
Luego de dar lectura al acta los participantes proceden a suscribirla en señal de conformidad
------------------------------------- --------------------------------------------------
ANEXO N° 3
Fecha: __________
ACTO O PROCEDIMIENTO
ALTA
Aceptación de donación
Saneamiento de Vehículo
Permuta
Fabricación
Reproducción de Semovientes
afectación en uso
Arrendamiento
BAJA
Estado de excedencia
Obsolescencia técnica
Reposición
Reembolso
Perdida
CAUSALES DE BAJA
Hurto
Robo
Estado de chatarra
Siniestro
caso de semovientes
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”
Mandato Legal
Donación
Donación RAEE
permuta
Destrucción
I. DATOS GENERALES
Nombre de la Entidad
Dirección
Ubicación
Teléfono
IV. ANTECEDENTE ( 3 )
_______________________
Responsable de Patrimonio
NOTAS:
ANEXO 04
ANEXO N°05
I. BASE LEGAL
V. CONCLUSIONES
VI. RECOMENDACIONES
VII. FIRMA DE TODOS LOS MIEMBROS DE LA COMISION Y/O SUBCOMISION DE INVENTARIO
“Año del Dialogo y Reconciliación Nacional”
“Construimos Nuestro Aprendizaje en la Escuela que Queremos”