FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

“IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

MEJORAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DEL
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE LA EMPRESA COOPTIMEP
TALARA”
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

AUTOR
YADIR AGUIRRE BARRANZUELA

ASESORES
M.Sc. MADRID GUEVARA, FERNANDO

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
GESTION EMPRESARIAL Y PRODUCTIVA

PIURA – PERÚ
2016
 Índice General
GENERALIDADES ......................................................................................................................... 1
Título .................................................................................................................................................. 1
Autor .................................................................................................................................................. 1
Asesores ........................................................................................................................................... 1
Tipo de Investigación ...................................................................................................................... 1
Línea de investigación .................................................................................................................... 1
Localidad .......................................................................................................................................... 1
Duración del Proyecto .................................................................................................................... 1
I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................... 2
1.1. Realidad Problemática ....................................................................................................... 2
1.2. Trabajos previos (Antecedentes) ...................................................................................... 4
1.2.1. Locales .......................................................................................................................... 4
1.2.2. Internacionales ............................................................................................................ 5
1.2.3. Nacionales .................................................................................................................... 6
1.3. Teorías relacionadas al tema (Marco teórico) ................................................................ 8
1.3.1. La Empresa .................................................................................................................. 8
1.3.2. Manual de Procedimientos ........................................................................................ 9
1.3.3. Contenido básico del manual de Procedimientos ............................................... 11
1.3.4. Organización y Métodos .......................................................................................... 13
1.3.5. Caracteristicas de los análisis de Organización y Metodos ................................ 14
1.3.6. Técnicas de metodos de trabajo ............................................................................. 15
1.3.7. Técnica de evaluación y revisión de programas .................................................. 17
1.3.8. Estudio del proceso ................................................................................................... 17
1.3.9. Gestión documental .................................................................................................. 17
1.3.10. La importancia estratégica de la información y las evidencias .......................... 18
1.3.11. Gestión de las comunicaciones del proyecto ........................................................ 19
1.3.12. Procesos de Gestión de los documentos .............................................................. 20
1.3.13. Medición del desempeño técnico ............................................................................ 22
1.3.14. Número de no conformidades ................................................................................. 22
1.3.15. Tiempos estándar ...................................................................................................... 23
1.4. Formulación del Problema ............................................................................................... 23
1.4.1. Pregunta General ...................................................................................................... 23

I
 1.4.2. Pregunta Específica .................................................................................................. 23
1.5. Justificación ........................................................................................................................ 23
1.6. Hipótesis (Si es descriptiva no tiene Hipotesis) ........................................................... 24
1.6.1. Hipótesis General ...................................................................................................... 24
1.6.2. Hipótesis Especificas ................................................................................................ 24
1.7. Objetivos ............................................................................................................................. 25
1.7.1. Objetivo General ........................................................................................................ 25
1.7.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 25
II. MÉTODO ................................................................................................................................ 26
2.1. Diseño de investigación……depende si es experimental o No experimental ........ 26
2.1.1. Tipo de investigación .................................................................................................... 26
2.1.2. Nivel de investigación .................................................................................................. 26
2.1.3. Diseño ............................................................................................................................. 27
2.2. Identificación de variables ............................................................................................... 28
2.3. Población, muestra y muestreo ...................................................................................... 29
2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad........... 29
2.4.1. Técnica e instrumentos ........................................................................................... 29
2.4.2. Procedimiento de recolección de datos .......................................................... 29
2.4.3. Validación y Confiabilidad del Instrumento ........................................................... 30
2.5. Métodos de análisis de datos ......................................................................................... 30
2.6. Aspectos éticos ................................................................................................................. 30
III. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................. 31
3.1. Recursos y presupuesto .................................................................................................. 31
3.1.1. Recurso humanos: ........................................................................................................ 31
3.1.2. Recursos Materiales ..................................................................................................... 31
3.1.3. Presupuesto ................................................................................................................... 32
3.2. Financiamiento .................................................................................................................. 32
3.3. Cronograma de ejecución ................................................................................................ 33
IV. REFERENCIAS ................................................................................................................ 34
V. ANEXOS ................................................................................................................................. 36

II
GENERALIDADES

1. Título
“Implementación de un manual de procedimientos para mejorar la gestión de la
documentación técnica del departamento de ingeniería de la empresa
COOPTIMEP Talara”

2. Autor
Yadir Aguirre Barranzuela

3. Asesor
M.Sc. Fernando Madrid Guevara

4. Tipo de Investigación
Investigación experimental

5. Línea de investigación
Gestión empresarial y productiva

6. Localidad
Talara-Piura

7. Duración del Proyecto

Fecha de inicio : 26/setiembre/2015

Fecha de finalización : 13/junio/2016

1
I. INTRODUCCIÓN

1.1. Realidad Problemática

La industrialización en nuestra región está creciendo, en los últimos años se han
construido grandes plantas industriales. Este crecimiento del sector industrial en
nuestra región implica que el sector que representan las empresas constructoras
de proyectos metal mecánico este creciendo notablemente, según Diario Gestión
(2013) la Sociedad de Comercio exterior señala que se reportó una tasa de
crecimiento anual de 21% en los últimos 6 años. La industria nacional
metalmecánica actualmente compite al más alto nivel internacional en producción
de maquinaria minera e, incluso para sectores como pesquero, agroindustrial e
hidrocarburo.

En la actualidad nuestra provincia de Talara cuya principal actividad económica

es la exploración, extracción, procesamiento y distribución de hidrocarburos,
pasará por un proceso de mejora muy importante, según Diario La República
(2014) la inversión sería de 3500 millones de dólares y tendrá una duración de
60 meses; las actividades que implica esta mejora son mayormente de
construcción metalmecánica. La empresa COOPTIMEP no es ajena a esta
realidad, actualmente participa de diversos proyectos en la provincia de Talara,
siendo su principal actividad la realización de proyectos metalmecánicos, para el
sector industrial de hidrocarburos, realizando construcciones tanto en mar como
en tierra, en la organización se tiene implementado distintos departamentos, uno
de los cuales es el departamento de ingeniería dedicado a elaborar toda la
información técnica requerida para la ejecución de los proyectos.

En el departamento de ingeniería, se detecta que no se definen bien los conceptos

del proyecto que se tiene en ejecución. Mostrando algunos problemas como:
retrasos en la emisión de documentación técnica, falta de implementación de un
modelo de organización y métodos de ingeniería, los planos del diseño no está
estandarizado su formato de presentación, el cajetín de planos de acuerdo al
tamaño de hoja no es uniforme en todos los colaboradores, el estilo de
dimensionado, texto, acotado, la simbología incluyendo secciones, detalles, tipos

2
de soldadura y entre otros, no está unificada, incumpliendo con los estándares de
calidad, la secuencia actual para las actividades que se sigue para la emisión de
un documento técnico no tiene un orden, se elaboran de acuerdo a las exigencias
del momento, no se tiene un ciclo con actividades precedentes y actividades
sucesoras. El almacenamiento de documentos técnicos es muy importante, la
deficiencia que se tiene en la actualidad retrasa los tiempos no sólo del
departamento, también de otros como son control de calidad, control de proyectos
y la dirección del proyecto, esto lleva en algunos casos a la emisión de información
errónea, retraso en los tiempos de búsqueda y en los tiempos de emisión del
documento en su forma física. La ubicación de las instalaciones del departamento
no es la ideal debido a que la instalación de los departamentos en algunos casos
suele ser improvisada, apresurada y sin ningún criterio de distribución, existe
defectuosa comunicación entre los colaboradores con actividades afines, la
distribución del equipamiento como son impresoras de distintos formatos,
scanner, fotocopiadoras no se encuentran acorde a la necesidad de los
colaboradores del departamento. Todas estas deficiencias que tiene el
departamento de ingeniería perjudica la gestión de la documentación programada
afectando al cumplimiento de los plazos y la rentabilidad del proyecto.

Se requiere implementar formatos predefinidos y aprobados para la presentación

de los documentos técnicos, el cual debe ser utilizado por todos los colaboradores,
su acceso debe ser fácil de ubicar y de implementar para cada documento que se
quiera generar. Se debe implementar en el departamento de ingeniería un método
de planeación y control para poder cumplir con las metas de cada disciplina del
proyecto y para esto se deben definir las actividades y cuales se preceden entre
sí, calcular los tiempos estimados para el término de cada una de ellas, con el fin
de evitar los retrasos en los tiempos y en algunas veces incumplimiento. Es de
vital importancia para el proyecto que los documentos técnicos se entreguen en
su debido tiempo, el almacenamiento y control de estos documentos es muy
importante tal y cual fuera un almacén de productos donde su fácil ubicación hace
más eficiente la emisión y el control de los mismos, para esto se planteara mejorar
el método de almacenamiento de los documentos, mejorando los tiempos de
búsqueda y de entrega de documentos a los distintos departamentos que los

3
 requieran, se debe implementar una buena distribución de las instalaciones y
equipamiento informático de las instalaciones, esto aportara a la mejora de los
rendimientos de emisión de documentos ya que la buena distribución ayudará a
una mejor coordinación entre colaboradores con actividades afines a sus
disciplinas y mejorará los tiempos de emisión de documentos.

Por tales motivos es necesario mejorar el método de trabajo para lograr

estandarizar los formatos de todos los entregables utilizando plataformas
informáticas que dispongan de estos documentos para todas las especialidades
del departamento de ingeniería, utilizar técnicas de control de actividades
logrando controlar los tiempos de emisión detectando que especialidad o que
tarea es la que retrasa la emisión de los documentos, para esto identificaremos
las actividades que involucran la emisión de los documentos técnicos con la
técnica del PERT CPM, mejoraremos el almacenamiento de los documentos
técnicos utilizando herramientas informáticas minimizando los tiempos de
búsqueda y de control de los documentos, se propone una reingeniería para la
distribución de las instalaciones, mejorando así el desempeño de la oficina técnica
del proyecto.

1.2. Trabajos previos

1.2.1. Locales

Romero (2013), realizó la investigación “ Implementación del planeamiento y

control en el servicio de montaje e interconexión de cuatro tanques de
hidrocarburos – Petroperú” desarrollado ”Para obtener el título profesional de
Ingeniería Industrial”, teniendo como objetivo “Implementar el área de
planeamiento y control de operaciones para el Servicio de Montaje e Interconexión
de Cuatro Tanques de Hidrocarburos – Petroperú.” utilizando la metodología
“colocar los objetivos específicos” llegando a la conclusión “La implementación del
Planeamiento y Control de Operaciones permite la actualización de indicadores
de producción automáticamente, que permiten mostrar los requerimientos que
más frecuentemente solicita la alta gerencia del servicio investigado, tales como:

4
modificaciones al planteamiento operativo inicial para cumplir con la meta
semanal, proyecciones de cierre semanal y mensual y los valores acumulados de
producción a la fecha tanto planeado como real de forma semanal, mensual y
anual.” y recomendando “Plantear estrategias con la Gerencia del servicio que
permitan utilizar el tiempo que se espera para el inicio de los trabajos del servicio
(gestiones de trámites, pases, etc.), para realizar trabajos de otras áreas
involucradas que están programadas a ejecutarse a mediano o largo plazo, de tal
forma que cuando se presenten trabajos adicionales en la ejecución del servicio,
no sean planificados en intervalos de tiempo considerables.
Esta investigación refiere a la deficiencia de manejo de información para lograr la
planificación y control de un proyecto metalmecánico, lo cual aporta a mi
investigación la importancia que tiene una eficiente gestión de la información en
un proyecto, estableciendo procedimientos a seguir e implementando métodos de
ingeniera de planificación y control.

1.2.2. Internacionales

Rodríguez (2013), implementó el programa de “Sistema de gestión documental de

la Universidad Nacional Agraria-Nicaragua”. Desarrollado para lo obtención de
“Maestría en gestión documental y gestión de archivos” teniendo como objetivo
“Contribuir a la gestión de la información de la UNA a través de la creación de
gestión de archivos que permita la organización, conservación y disposición de los
documentos de archivos que se generan en la institución para la preservación de
la memoria histórica e institucional de la UNA”. Llegando a la conclusión “La
aplicación del funcionamiento y tratamiento archivístico de forma estándar y
uniforme en la sede central y las sedes regionales posibilitará dar respuestas a
usuarios internos y externos de la Universidad y cumplir con las leyes
recientemente aprobadas; “Ley de acceso a la información pública” y sumarnos a
la gran tarea de disponer la información que complete sea de uso público. Permitir
reducir riesgos en el ambiente laboral, liberando los espacios hasta ahora
reducidos en las oficinas de gestión y evitar conflictos de movilidad ante una
emergencia y con esto contribuirá a la buena higiene ocupacional. Generar
procesos administrativos estudiados, normalizados, simplificados, con ahorro de

5
tiempo en búsqueda de información documental. Se logrará conocer que
información se tiene, y donde está en el momento que se necesite”, y
recomendando “De aceptar la propuesta de creación de un sistema, se podrá
poner en práctica previa capacitación, el manual que para este sistema se ha
diseñado. A la par de la creación y funcionamiento del área de archivo, se podrá
presentar a manera de capacitación a los involucrados que actualmente han
demandado capacitación en área de archivo, la sensibilización de los directores o
responsables, para además que conozcan en que consiste cada tarea y los
procesos que implican cada tarea archivística, lo que hará tomen conciencia de la
necesidad de ir mejorando en este tema.”
Esta tesis como su título lo indica tiene directa relación con el presente estudio,
aunque el estudio es basado en un mayor volumen de documentos físicos a
diferencia de mi estudio que se enfoca a la gestión de un mayor volumen de
archivos digitales, el principio de un almacenamiento de los documentos aplicando
técnicas de ingeniería y de la importancia que tienen estos para la institución y la
satisfacción de los usuarios aporta a mi estudio, además la obtención de datos
estadísticos como encuestas y cuadros aportaran para el desarrollo de mi estudio.
La definición de unos términos generales se utilizara como teoría de mi estudio

1.2.3. Nacionales

Liberato (2014), realizó la investigación “Desarrollo de un sistema de gestión

documental, fichas de resumen y listas de publicación para el proyecto PROCAL-
PROSER”. Desarrollado para la obtención “Título de Ingeniero Informático”.
Teniendo como objetivo “Analizar diseñar, e implementar un sistema de gestión
documental, fichas de resumen y listas de publicación para el proyecto PROCAL-
PROSER, aplicable al grupo de investigación y desarrollo en ingeniería de
software GIDIS-PUCP”. Llegando a la conclusión “Se implementó el módulo de
publicaciones, fichas de resumen y gestión de listas de publicación, con ello se
consiguió que las publicaciones sean almacenadas con sus atributos
correspondientes, se asignen fichas de resumen a estas publicaciones y se
puedan elaborar listas de publicaciones por temas para que otros investigadores
conozcan que material revisar para cierto tema. Se implementó el módulo de

6
búsqueda de publicaciones y fichas resumen en 3 formatos, esto mediante el
empleo de un filtro colaborativo con el uso de etiquetas, el cual fue explicado. Con
ello se logró que se muestre la información más relevante para el investigador
más relevante para el investigador de acuerdo al criterio de búsqueda
especificado.” Y recomendando trabajos a futuro “Configurar el aplicativo para
poder ser usado por cualquier grupo de investigación en general, mediante un
instalador o mecanismo similar.” Teniendo como aporte a mi investigación “El
conocimiento del alcance de la norma ISO 30300 que incentiva el uso de sistemas
de gestión documental SGD principalmente, lo cual es un concepto que se tomara
en cuenta para realización de mi estudio, y una herramienta utilizada en este
proyecto que también será de aporte para mi estudio es la Guía del PMBOK (Guía
de los fundamentos para la dirección de proyectos), el estudio además defina la
estandarización de formatos el cual será tomado en cuenta, la administración y
los privilegios de los usuarios son conceptos que se utilizaran en este proyecto.

Landa (2002), realizó la investigación “Gestión de documentos: El caso del

consorcio SMS” Desarrollado para la obtención de “Titulo de Licenciada en
Ciencias de la Información”. Teniendo como objetivo “Explicar el flujo de
información dentro del consorcio SMS y en la relación de este con otras
empresas.” Llegando a la conclusión “El establecimiento de flujos de tramite
documentario brinda grandes beneficios en la organización, administración y
control de todo sistema archivístico y programa de gestión documental, pues
permite ahorrar tiempo y recursos en tareas innecesarias, y detectar que procesos
pueden ser simplificados”. Y recomendando “Para garantizar el éxito en la
aplicación de un programa de gestión de documentos, este debe ser bajo la
dirección de un profesional en el área, es importante que todas la empresas
externas y las áreas internas de la institución involucradas en la generación y
producción de información técnica, realicen coordinaciones para uniformizar
procedimientos de tramite documentario y evitar la pérdida de tiempo”. Teniendo
como aporte a mi investigación “Al ser un proyecto de un consorcio que realiza
funciones de supervisión de obras de gran magnitud a nivel de todo el país el
aporte es muy importante ya que se está haciendo referencia a la misma
información técnica en la cual se basa mi estudio de investigación tales como

7
 planos, protocolos de calidad, seguridad, memorias de cálculo etc. Se identifica el
diagrama de flujo de las comunicaciones del proyecto.

1.3. Teorías relacionadas al tema

1.3.1. COOPTIMEP.

Somos una empresa líder a nivel Regional y con reconocimiento a nivel Nacional
en la construcción de plataformas petroleras y todo tipo de construcciones
metalmecánicas en tierra y mar. Fundada el 24 de Junio del año 2009, con el fin
de dar un servicio de calidad. Trabajamos con personal especializado, soldadores
Homologados 6G y 6GR, Ingenieros altamente capacitados para lo cual contamos
con tecnología e infraestructura moderna para el desarrollo y ejecución de todos
los proyectos.

Los servicios que se ofrecen en la actualidad son:

- Construcciones de Plataformas Offshore, que comprenden; mesas, castillos,
varaderos, pilotes, etc.
- Instalación, Mantenimiento, y Reparación de Plataformas Offshore In situ.
- Tanques de Almacenamiento, Separadores de hidrocarburos, Scrubber, etc.
- Reparación de Barcos y Barcazas.
- Construcción y mantenimiento de Diques.
- Construcción de líneas de distribución de hidrocarburos y sus derivados;
oleoductos, gasoductos. Arenado y aplicación de pintura en general.
- Aislamiento Térmico.
- Ensamblado de Instalaciones Petroleras.
- Servicio de Gasfitería, Servicio de Calderería.
- Construcción de estructuras metálicas en general.
- Mantenimiento y Limpieza en general.

Misión: Somos una empresa que brinda servicios diversos de calidad con énfasis
en la Construcción y mantenimiento de estructuras metálicas, obras civiles, redes
eléctricas para la industria; para ello contamos con colaboradores especializados
y motivados dentro de una organización eficiente e innovadora que contribuye al

8
desarrollo de nuestra región.

Visión: Aspiramos a ser una empresa reconocida por proveer servicios de calidad
a nivel nacional basado en la permanente innovación tecnológica y desarrollo de
su personal, el cumplimiento de las normas técnicas y demás aplicables que
contribuya al desarrollo social y empresarial de nuestro país.

DPTO. DE INGENIEROS
OPERARIOS
PRODUCCIÓN RESIDENTES

GERENCIA DE DPTO. DE INGENIEROS

OPERACIONES INGIENERIA DE PROYECTOS

DPTO. IINGENIERO ASISTENTE

CALIDAD CALIDAD

JEFATURA DPTO. DE ASISTENTE

RR.HH RR.HH DE RR.HH
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA DE
SEGURIDAD Y INGENIEROS DE
SALUD SEGURIDAD
OCUPACIONAL

JEFE DE OPERARIOS
ALMACENES
LOGISTICA

STAFF DE ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
CONTADORES CONTABILIDAD

Figura 1: Organigrama de la empresa

Fuente: COOPTIMEP

1.3.2. Manual de procedimientos.

Según Palma (2006). Un manual de procedimientos es el documento que

contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

9
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada
y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación
y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de
procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse
las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se
debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de
implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como
son:

- Tratamiento de No Conformidades
- Auditoría Interna
- Sistema de Mejora
- Control de la documentación.

Un manual de procedimientos permite conocer el funcionamiento interno por lo

que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y
al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que
se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina
en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las
labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta
la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben
hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye

10
 una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.

1.3.3. Contenido básico del Manual de Procedimientos

Según Latouche (2010). La información que integrará el Manual de

Procedimientos va a depender de lo que la Institución pretenda mostrar o dar a
conocer con este documento, se mostrará la información básica que debería
contener este tipo de manual a continuación:
- Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución,
nombre de la institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se
presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos,
denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su
elaboración, revisión y/o autorización.
- Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su
contenido, objeto, áreas de aplicación o alcances e importancia de su
revisión y actualización.
- Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se
pretende cumplir con los procedimientos.
- Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren
los procedimientos.
- Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas
y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases.
- Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios
o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita
para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
- Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se
emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

11
- Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué,
y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los
órganos que intervienen, las políticas y normas de operación.
- Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en
que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de
formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensión.
- Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para
el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los
formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas
instrucciones de llenado.
- Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
- Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma
de los titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las
unidades administrativas que los elaboran y revisan.

Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos,

consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la
definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que
encare una empresa constituida.

12
1.3.4. Organización y Métodos.

Según Peña (2009). La Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es

"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir
las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como
llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y
con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad,
equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento

de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organización y métodos empleados por
los servicios que dirigen. La finalidad de un sistema de Organización y Métodos
es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina
administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de
organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la
utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos
no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

La organización y métodos, a través de la aplicación de diferentes técnicas,

permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos,
procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por
lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores dicen que
son técnicas de simplificación del trabajo).

El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo, a través de

la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se
consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizaras.
En otras palabras, nos permite desarrollar los métodos y técnicas orientados a
conseguir el rendimiento óptimo de los recursos corporativos de la organización,
maximizando productividad y minimizando costos, en un mercado de
competitividad creciente y global.

13
1.3.5. Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad objeto de estudio, se recopila, analiza y prepara

como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas
de las medidas de mejoramiento más viables de acuerdo con la estimación de
costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para
poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
- Conocer el hecho o la situación que se analiza.
- Describir tal hecho o situación.
- Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
- Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho específico en estudio.
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogías.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenómenos del área.
- Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
- Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un
sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:
a) Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b) Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c) Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
d) Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
e) Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo
mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
f) Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de
hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en
unidades homogéneas de tiempo.
g) Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables.

14
 Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h) Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible
las inferencias acerca de las características del personal.
i) PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La
planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de
recursos, etc.
j) Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función
objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en
diversas etapas.
k) Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real,
para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l) Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas
teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está
desarrollándose, éstas se dividen así:
 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones
de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución
específica de las llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información
se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de
competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose
responsables pero conociendo las reglas.

1.3.6. Técnicas de métodos de trabajo

a) Estudio de métodos: Según Cruelles (2013). El estudio de métodos de una

tarea es la investigación sistemática de las operaciones que la componen, su
tipología, materiales y herramientas utilizadas.
Es estudio de métodos divide y desglosa la tarea en una parte razonable de
operaciones. De esta manera se entiende mejor como se ejecuta la tarea y de

15
este modo sirve para unificar un método operatorio para todos los implicados
en su ejecución. Además es el punto de partida para su mejora. Si bien se hace
notar que el hecho de describir un método operatorio ya es en sí una mejora,
probablemente la más importante.

b) Análisis de métodos: Realizado el estudio de métodos de una tarea, se está

en condición de poder analizarla con la finalidad de detectar las operaciones
que no añaden valor al producto y para mejorar las que si añaden valor. El
análisis de métodos no trata la mejora de estos, sino que es un sistema de
diagnóstico que detecta que es mejorable. Una vez realizado este análisis, se
procederá a idear la mejora.
El análisis de métodos de trabajo debe identificar donde mejorar los métodos,
procedimientos, así como el diseño de equipo, instalaciones y materiales para
asi economizar el esfuerzo humano para reducir la fatiga innecesaria, además
ahorrar el uso de material, máquinas y mano de obra. Aumentar la seguridad y
crear mejores condiciones de trabajo, a fin de hacer más fácil, rápido, sencillo
y seguro el desarrollo de dicho trabajo.

c) Diseño del método perfeccionado. Esta tarea es la que hemos llamado

análisis. Este análisis muestra las deficiencias o bien los aspectos mejorables
acerca del método a estudio. “Una deficiencia detectada pasa a convertirse en
una mejora disponible y hay que materializarla.”
Si por ejemplo, el diagnostico de un modo operatorio muestra que hay
demasiados desplazamientos, lo que tiene que hacer el analista de métodos es
encontrar la solución, idear una mejora para que pueda ser puesta en práctica.
Esto exige un trabajo creativo ya que hay que idear soluciones que no existen,
se trata de crear, el ingeniero se encuentra ante un auténtico reto. No obstante
al igual que en el caso de análisis de métodos en el que gracias a unas listas
de chequeo, se pueden identificar las deficiencias, la creatividad puede seguir
una sistemática. Y como en todo se sigue un método, las probabilidades de
éxito son mayores. Como principio fundamental, dado un método existente,
mejorar dicho método consistirá en eliminar todas aquellas operaciones que no
sean de valor añadido y una vez eliminadas todas las posibles, mejorar las de

16
 valor añadido o incluso eliminarlas.

1.3.7. Técnica de evaluación y de revisión de programas (PERT)

PERT es un sistema de análisis de redes de tiempo y eventos en el que los

eventos de un programa o proyecto se identifican y se les asigna el tiempo
previsto. Sus fundamentos son herramientas esenciales de planeación y
control. Además, en muchas aplicaciones civiles, incluyendo proyectos de
construcción, ingeniería y herramientas, y a veces cosas tan sencillas como la
programación de actividades, la PERT o su técnica de redes hermana, el
método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés), pueden usarse.

1.3.8. Estudio del proceso.

-Diagrama del proceso. Según CEEI CV (2008). El primer paso para la

realización del estudio de una disposición de planta es el estudio del proceso
de trabajo que se va a implantar. El tiempo invertido en el estudio pre
dimensionado del proceso, facilitara una información de mayor calidad que se
va a plasmar en una planificación más ajustada a la realidad. Para el posterior
proceso de diseño es importante que queden perfectamente definidas las
operaciones, el espacio necesario para realizar cada una de ellas, las
relaciones entre los puestos de trabajo y el recorrido de los materiales, los
equipos (maquinaria) y el personal.

1.3.9. Gestión documental

Según Castillo (2015). La gestión documental es el conjunto de tecnologías,

normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de
documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien
mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar
cuotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último
caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida
en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y

17
 bibliotecas.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo
almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de
documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información
almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo
que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las
organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran
cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de
funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de
documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar
dentro de lo posible el uso de este tipo de información.
Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de
almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los
documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera
rápida y sencilla.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema
de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando
pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación
solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente
hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los
usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de
carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

1.3.10. La importancia estratégica de la información y las evidencias.

Según Bustelo (2011). Todas las organizaciones, independientemente de su

tamaño o la naturaleza de sus actividades, generan información de sus
procesos de trabajo. Los documentos, como un tipo de recurso de
información, son activos-parte del capital intelectual de una organización.
Desde hace muchos siglos, especialmente desde la difusión de la tecnología
del papel, las organizaciones han dejado constancia de sus actividades en
diferentes documentos, algunos de los cuales han sobrevivido de base hoy en
día para la investigación histórica. Las organizaciones se han desarrollado y

18
 trasformado pero han seguido “documentando” sus actividades para tener en
constancia de las mismas y para poder evidenciar los distintos acuerdos con
las partes interesadas.
El proceso de “documentar” ha estado tan intrínsecamente ligado a cualquier
actividad que no podía pensarse en el mismo como algo estratégico. Han sido
los distintos cambios tecnológicos: las fotocopiadoras, el fax, el ordenador,
internet, la automatización de procesos, las bases de datos, el correo
electrónico, etc., los que facilitan el trabajo y el desarrollo de las
organizaciones modernas han cambiado la forma de “documentar” los
procesos de trabajo. Han tenido que conocerse malas experiencias de perdida
de datos, de destrucción incontrolada o de imposibilidad de recuperación de
documentos necesarios para la demostración de determinadas actuaciones,
para que desde distintas aproximaciones se reflexione sobre la importancia
estratégica de la buena gestión de la información para que las organizaciones
progresen.

1.3.11. Gestión de las comunicaciones del proyecto

Según PMBOK (2014)… La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación,
recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean
oportunos y adecuado…El proceso Controlar las Comunicaciones puede
desencadenar una iteración de los procesos Planificar la Gestión de las
Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones. Esta iteración ilustra la
naturaleza continua de los procesos de Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto. Algunos elementos concretos de comunicación tales como
incidentes o indicadores clave de desempeño (p.ej., cronograma, costo y
calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar una revisión
inmediata, mientras que otros no lo harán.

19
1.3.12. Procesos de gestión de los documentos.

Según la norma ISO 15489, citado por Alonso (2008). El proceso de gestión
de documentos se compone de siete fases. Sin embargo, aunque se
describen de forma lineal estos procesos, sobre todo en los sistemas
electrónicos, pueden realizarse a un mismo tiempo o en un orden diferente;
por ejemplo, si se trabaja con una aplicación de archivo electrónico la
incorporación (captura) del documento y su registro se tendrán que efectuar
simultáneamente.
Los procesos de gestión de documentos son los siguientes:
Incorporación de los documentos. Los procedimientos de la gestión de
documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a
formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide
archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso comporta
seleccionar los documentos que hay que capturar.
- Registro. La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un
documento dejar constancia de que un documento ha sido creado o
recibido− mediante un identificador único y una breve información
descriptiva que facilite su posterior recuperación. Los documentos se han
de registrar en el momento de su incorporación, de manera que no puede
tener lugar ningún otro proceso documental hasta que no se haya
efectuado el registro.
- Clasificación. Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un
documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual
está relacionado y de la cual es evidencia. Este proceso se lleva a cabo
concretando el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de
clasificación. Este instrumento, que normalmente se codifica, debería
proporcionar una visión general de todos los procesos y actividades de la
organización, de forma que el código de clasificación indique la “dirección”
de un determinado documento, especificando su ubicación y facilitando su
posterior recuperación.
- Almacenamiento. Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los
documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y

20
 disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de
los principios enumerados en la norma ISO 15489 para llevar a cabo un
plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se
conservan en un entorno seguro. Por eso, hay que controlar las
condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, a fin
de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no
autorizados, de prevenir su deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante
posibles robos o desastres.
- Acceso. Se ha de regular a quién se permite llevar a cabo una operación
relacionada con un documento (creación, consulta, modificación,
eliminación...) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en
la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso de los usuarios del
sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales
(por ejemplo, la privacidad de los documentos que contienen datos de
carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, la
confidencialidad de los documentos con información estratégica o
financiera).
- Trazabilidad. Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de
forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los
permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas
y, por otro lado, que los documentos pueden ser localizados siempre que
se necesiten. El seguimiento del “rastro” de un documento permite
mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que
es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la
disposición final.
- Disposición. Agotado el plazo de conservación establecido para un
documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario
de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a
otro sistema archivístico). No se debería llevar a cabo ninguna acción de
disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el
documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna
tarea pendiente y que no existe ningún pleito o investigación en curso que
implique la utilización del documento como prueba.

21
1.3.13. Medición del Desempeño Técnico

Según PMBOK (2014). La medición del desempeño técnico compara los logros
técnicos durante la ejecución del proyecto con el cronograma de logros técnicos.
Requiere la definición de medidas objetivas y cuantificables del desempeño
técnico que se puedan utilizar para comparar los resultados reales con los
planificados. Dichas mediciones del desempeño técnico pueden incluir pesos,
tiempos de transacción, número de piezas defectuosas entregadas, capacidad
de almacenamiento, etc. Una desviación, como por ejemplo ofrecer una mayor
o menor funcionalidad con respecto a la planificada para un hito, puede ayudar
a predecir el grado de éxito que se obtendrá en el cumplimiento del alcance del
proyecto.

1.3.14. Numero de no conformidades

Según la norma ISO 9000:2005…una No Conformidad es un incumplimiento de

un requisito del sistema, sea este especificado o no. Se conoce como requisito
una necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.
Pueden ser de dos tipos:
• No conformidad mayor: ausencia o fallo en implantar y mantener uno o más
requisitos del sistema de gestión de la calidad, o una situación que pudiera,
basándose en evidencias o evaluaciones objetivas, crear una duda razonable
sobre la calidad de lo que la organización está suministrando. Las entidades
certificadoras no pueden conceder el certificado mientras exista una no
conformidad mayor.
• No conformidad menor (o solamente no conformidad): es una no conformidad
detectada, que por sus características no llega a la gravedad de la anterior.
Las organizaciones deben poner en marcha métodos de medida y análisis que
les permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en
marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su
eliminación.
Para eliminar las causas de no conformidades se toman acciones correctivas,
en el caso de que la no conformidad sea potencial se llevarán a cabo acciones

22
 preventivas.

1.3.15. Tiempos estándar

Según Niebel (2009). Es la suma de los tiempos elementales que proporciona

el estándar de un bien o servicio producido.
a- Estándares temporales. Los empleados requieren tiempo para lograr el
dominio de cualquier operación nueva o diferente. Con frecuencia, los
analistas del estudio de tiempo establecen un estándar en una operación
más o menos nueva, para la que no existe un volumen suficiente para que
el empleado alcance la eficiencia más alta.

1.4. Formulación del Problema

1.4.1. Pregunta General

¿De qué manera mejorará la gestión de la documentación técnica en el
departamento de ingeniería de la empresa COOPTIMEP implementando un
manual de procedimientos?

1.4.2. Preguntas Específicas

¿En qué medida la implementación de los formatos de diseño para cada
especialidad reduce la no conformidad de documentos técnicos?
¿Se logrará controlar la emisión de documentos técnicos con la implementación
de un diseño de programación y control?
¿En qué medida se reducen los tiempos de búsqueda de los documentos
técnicos mediante el proceso de gestión de almacenamiento electrónico?
¿En qué medida se reducen los tiempos de traslado mediante la redistribución
de las instalaciones en el departamento de ingeniería?

1.5. Justificación

En la actualidad en la ciudad de Talara se encuentra ejecutando muchos

proyectos metal mecánicos debido a la modernización de la refinería de talara,

23
 esto involucra a todas las empresas operadores de los lotes ya que también
mejoraran sus procesos para cubrir la mayor demanda de hidrocarburos, los
problemas presentados en el departamento de ingeniería afectara su
desempeño y rentabilidad de los proyectos que tenga a cargo, por tal motivo
el presente estudio presente una serie de métodos de ingeniería para
implementar y con un bueno control se lograra un mejor desempeño.

El beneficio se verá directamente en la mejora de la gestión de documentos

técnicos que serán de aporte no solo para esta empresa sino también para las
empresas que participaran del proceso de modernización de la refinería y
todas las empresas operadoras de los lotes petroleros de esta localidad.

1.6. Hipótesis

1.6.1. Hipótesis General

Con la implementación de un manual de procedimientos en el departamento

de ingeniería de la empresa COOPTIMEP se podrá mejorar la gestión de
documentación técnica.

1.6.2. Hipótesis Especificas

- Con la implementación de formatos estándares para cada una de las

especialidades se podrá disminuir las no conformidades de documentos
técnicos.
- Con el diseño de un modelo de planeación y control se podrá controlar los
tiempos de emisión de documentos técnicos.
- Con un proceso de gestión de almacenamiento electrónico se podrá reducir
los tiempos de búsqueda de documentos técnicos.
- Con la redistribución de las instalaciones en el departamento de ingeniería
se podrá reducir los tiempos de traslado.

24
1.7. Objetivos

1.7.1. Objetivo General

Mejorar la gestión de documentos técnicos mediante la implementación de

un manual de procedimientos en el departamento de ingeniería de la
empresa COOPTIMEP Talara.

1.7.2. Objetivos Específicos

- Reducir las no conformidades de los documentos técnicos implementando

formatos estándares por especialidad.
- Controlar los tiempos de emisión de documentos técnicos mediante la
técnica de evaluación y revisión de programas.
- Reducir los tiempos de búsqueda de los documentos técnicos mediante el
proceso de gestión de almacenamiento electrónico.
- Reducir los tiempos de traslado mediante la redistribución de las
instalaciones en el departamento de ingeniería de la empresa.

25
 II. MÉTODO

2.1. Diseño de investigación

2.1.1. Tipo de investigación

Según Supo (2014). Señala que los criterios de clasificación son útiles
únicamente cuando los tipos de investigación resultantes son plenamente
exhaustivos y mutuamente excluyentes.

 Según la intervención del investigador, será de tipo experimental, porque

se manipularan las variables de estudio tanto la independiente, es decir las
técnicas de almacenamiento, como la dependiente, control de inventarios.

 Según la planificación de la toma de datos, será de tipo prospectivo por que

los datos serán recogidos apropósito de la investigación.

 Según el número de ocasiones en que mide la variable de estudios, será

longitudinal, ya que la variable de estudios en algunas ocasiones será
medida dos veces, como por ejemplo la disposición de los documentos se
medirá antes de implementar el proceso de gestión de almacenamiento
electrónico y después de haberlo implementado.

 Según el número de variables analíticas, será de tipo analítico por que el

análisis estadístico es por lo menos bivariado, porque plantea y pone a
prueba hipótesis, su nivel más básico establece asociación entre factores.

2.1.2. Nivel de investigación

Según Supo (2014) el nivel de la investigación es aplicativo por que plantea

resolver un problema enmarcando a la innovación técnica, las técnicas
estadísticas apuntan a evaluar el éxito de la intervención en cuando a: proceso,
resultado e impacto, y para esto tenemos identificados muy claro nuestros

26
 indicadores.

2.1.3. Diseño de estudio

Según Hernández, Fernández y Baptista (2013), el tipo de diseño utilizado en

la investigación corresponde a un experimental, ya que a un grupo se
administra un estímulo o tratamiento una y luego se aplica una medición para
saber el nivel del grupo.

El diseño se representa de la manera siguiente:

G : X O1
G : Documentación técnica de departamento de ingeniería.
X : Implementación de un manual de procedimientos.
O1 : Mejora de la gestión después de la Implementación.

27
 2.2. Identificación de variables
Tabla 1: Operacionalización de Variables
Escala de
Variables Definición conceptual Definición Operacional Indicadores
medición
Un manual de procedimientos es el documento que
Implementación
contiene la descripción de actividades que deben La aprobación del manual se mide por la
Manual de Nivel de Aceptación Nominal
seguirse en la realización de las funciones de una evaluación de expertos.
procedimientos
unidad administrativa. Palma (2006).
De un total de documentos emitidos, la
aceptación del cliente se mide por el número Número de no
Razón
de no conformidades detectadas en los conformidades
documentos.
Los tiempos de emisión se calculan
contabilizando el tiempo programado mediante Tiempos de emisión
Razón
la técnica PERT y el tiempo real de de documentos
Normas, técnicas y prácticas usadas para
cumplimiento.
Gestión de administrar el flujo de documentos de todo tipo en
documento técnicos una organización empleando los mejores medios Implementando un proceso de archivamiento
posibles. Castillo (2015). los tiempos de búsqueda se medirán
Tiempo de búsqueda Razón
contabilizando los documentos emitidos
durante el periodo de proyecto.

Implementando una buena distribución de las

oficinas los tiempos de recorrido se medirán
Tiempo de recorrido Razón.
contabilizando los documentos emitidos
durante el periodo del proyecto.

28
2.3. Población, muestra y muestreo

La empresa al dedicarse al rubro de construcción metalmecánica, y a su vez

a elaborar toda la documentación técnica relacionada al proyecto, la población
serán los procesos involucrados en la elaboración de la documentación del
proyecto, donde la muestra será poblacional.

2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad

2.4.1. Técnica e instrumentos

En la tabla 2 se muestra cada uno de los indicadores con su respectiva técnica

e instrumento a utilizar para la recolección de datos.

Tabla 2: Técnica e Instrumentos de los Indicadores

Indicador Técnica Instrumento Anexos
-Número de no 1: Ficha de no
Observacional Ficha de contenido
conformidades Conformidades.
-Tiempos de
emisión de Observacional
documentos
-Tiempos de 2: Ficha para el
Observacional Ficha de contenido
búsqueda control de actividades.
-Tiempos de
Observacional
recorrido

2.4.2. Procedimiento de recolección de datos.

Para la recolección de datos de la investigación se utilizaran los formatos
elaborados (Anexos N° 01 y 02) para los indicadores número de no
conformidades, tiempos de retraso para emisión, tiempos de búsqueda y
tiempos de recorrido el procedimiento a seguir es el siguiente:
Ficha de no conformidades, se detallara una lista de una muestra de
documentos entregables de un proyecto, en la cual se contaran el número de

29
 documentos con no conformidades emitidas por un cliente. Para este
indicador satisfacción al cliente: Para la recolección de datos se anotara en la
ficha del anexo 1 el conteo de documentos emitidos q tengas conformidades
y/o no conformidades para un proyecto elaborado o en elaboración por la
empresa.
Ficha de control de actividades, aquí se anotaran los tiempos de emisión para
cada tipo de documento técnico de un proyecto ya entregado o uno en curso
y se verificara si un retraso de un documento influencio la programación inicial
graficada con la técnica PERT y la técnica de la ruta crítica. Para este control
de tiempos, se utilizara un cuadro en la cual se realizara seguimiento a
nuestro cronograma generado detectando el número de actividades
incumplidas que retrasan la emisión de documentos técnicos. Esta ficha
servirá para identificar el cumplimiento de los tiempos en el cual está
considerado los tiempos de búsqueda y los tiempos de recorrido ya que el
cumplimiento de la actividad es un indicador de estos.

2.4.3. Validación y Confiabilidad del Instrumento

El instrumento de recolección de datos empleado durante la investigación,
serán evaluados mediante el juicio crítico de expertos en el tema.

2.5. Métodos de análisis de datos

Para el análisis de datos se utilizarán técnicas estadísticas para la medición
de los objetivos a alcanzar los cuales serán de análisis cuantitativo, donde
se aplicará la distribución de frecuencias y medidas de dispersión.
La estadística que se utilizará para la validación de las hipótesis es de tipo
análisis inferencial donde se aplicará la técnica T de Student, que servirá para
analizar la existencia de asociación de la variable dependiente y la variable
independiente.

2.6. Aspectos éticos

La presente tesis se hace respetando lineamientos de normas de gestión

documental y de gestión de calidad.

30
 III. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

3.1. Recursos y presupuesto

3.1.1. Recurso humanos:

Asesor Especialista : MSc. Fernando Madrid Guevara

Investigador : Yadir Aguirre Barranzuela.

3.1.2. Recursos Materiales

Tabla 3: Recursos Materiales

Material Cantidad Precio Subtotal Costo
UnitarioS/. S/. Total S/.
Útiles de S/. 35.60
oficina
Hojas DIN A-4 1000 S/. 15.00 S/. 30.00
Lapiceros 2 S/. 1.50 S/. 3.00
azules
Lápiz 2 S/. 0.80 S/. 1.60
Borradores 2 S/. 0.50 S/. 1.00
Instrumentos S/. 70.00
Calculadora 1 S/. 70.00 S/. 70.00
Servicios S/. 60.00
Fotocopias S/. 20.00
Impresiones S/. 40.00
TOTAL S/. 205.60

31
 3.1.3. Presupuesto

Tabla 4: Presupuesto
Rubro Descripción Subtotal Total
Bienes S/. 145.60
Útiles de oficina S/. 35.60
Instrumentos S/. 110.00
Servicios S/. 460.00
H.H. Empleadas S/. 700.00
Consultoría S/. 400.00
Fotocopias S/. 60.00
TOTAL S/. 1365.60

3.2. Financiamiento
El trabajo de investigación será autofinanciado por la autor.

32
3.3. Cronograma de ejecución
El Cronograma de Actividades correspondiente al Proyecto de Tesis establecido se presenta en la Figura 2

Figura 2: Cronograma de Actividades

33
 IV. REFERENCIAS

ALONSO, José Alberto. García, Montserrat. La norma ISO 15489: un marco

sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.
[Cataluña], 2008. 12,13 p.

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BUSTELO, Carlota. Serie Iso 30300: Sistema de Gestión para los documentos.
España: SEDIC. Asociación española de documentación e información científica,
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CASTILLO, Yarisol: Gestión documental modulo I. Básicos de gestión

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http://issuu.com/yarisolcastillo/docs/modulo_1_basicos_de_gesti_n_docume
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HERNÁNDEZ SAMPIERI, R., FERNÁNDEZ COLLADO, Carlos, & BATISTA

LUCIO, Pilar. “Metodología de la Investigación Científica”. 6ta Edición, México:
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Asesor: Abraham Dávila Reynalde, Pontificia Universidad Católica del Perú,
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NIEBEL, Benjamin. Ingeniería industrial, métodos, estándares y diseño del

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(Traducción). Duodécima edición. México, 2009. 345 p. ISBN: 0-07-337631-0.

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Monografía [en línea]: de la web
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Monografía [en línea]: de la web
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Bessombes, Mayo 2014 [citado 10 octubre 2015]. Disponible en internet:
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la-joya-de-la-costa-del-pacifico

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servicio de montaje e interconexión de cuatro tanques de hidrocarburos –
Petroperú”. Asesor: Ricardo Seminario Vásquez. Universidad Nacional de Piura,
Facultad de ingeniería industrial, 2013.

RODRIGUEZ RUIZ, María. “Sistema de gestión documental de la Universidad

Nacional Agraria-Nicaragua”. Director: Mariano García, Universidad Internacional
de Andalucía, IV Cuarto master en gestión documental y administración de
archivos, 2010, ISBN: 978-84-7993-863-5.

SUPO, José. “Seminarios de Investigación Científica" 1era Edición, Perú: Edit.

BIOESTADISTICO E.I.R.L. 2012. ISBN 978-1477449042

35
 V. ANEXOS
Anexo 1:

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

FICHA DE CONTROL DE GRADO DE ACEPTACION DEL CLIENTE

TOTAL TOTAL DE % PROMEDIO TOTAL

TIPO DE DOCUMENTO % DE
DOCUMENTOS DOCUMENTOS DE ACEPTACION
TECNICO ACEPTACION
EMITIDOS ACEPTADOS DOCUMENTOS
PLANOS
MEMORIAS DE CALCULO
MEMORIAS DESCRIPTIVAS
CLIENTE 1 PROCEDIMIENTOS
MANUALES
PROTOCOLOS
INSTRUCTIVOS
PLANOS
MEMORIAS DE CALCULO
MEMORIAS DESCRIPTIVAS
CLIENTE 2 PROCEDIMIENTOS
MANUALES
PROTOCOLOS
INSTRUCTIVOS
PLANOS
MEMORIAS DE CALCULO
MEMORIAS DESCRIPTIVAS
CLIENTE 3 PROCEDIMIENTOS
MANUALES
PROTOCOLOS
INSTRUCTIVOS
PLANOS
MEMORIAS DE CALCULO
MEMORIAS DESCRIPTIVAS
CLIENTE 4 PROCEDIMIENTOS
MANUALES
PROTOCOLOS
INSTRUCTIVOS

36
 FICHA PARA CONTROL DE ACTIVIDADES

CONTROL DE DIAS LABORABLES

ITEM Nombre de las Actividades Número de días laborables 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Días Calendarios Lunes Mar Mier Jue Vier Sab Dom Lunes Mar Mier Jue Vier Sab Dom Lunes Mar Mier Jue Vier Sab Dom Lunes Mar Mier Jue Vier Sab Dom Lunes Mar Mier Jue Vier
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Anexo 2:

Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Ficha de control de actividades

Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)
Programada (1)
Reprogramada (0)
Cumplimiento (1)
Incumplimiento (0)

DIA 1 DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5 DIA 6 DIA 7 DIA 8 DIA 9 DIA 10 DIA 11 DIA 12 DIA 13 DIA 14 DIA 15 DIA 16 DIA 17 DIA 18 DIA 19 DIA 20 DIA 21 DIA 22 DIA 23 DIA 24 DIA 25 DIA 26 DIA 27 DIA 28 DIA 29 DIA 30 DIA 31 DIA 32 DIA 33 TOTAL
TOTAL DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS CUMPLIDAS

37
TOTAL DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS IMCUMPLIDAS 1 1 1
TOTAL DE ACTIVIDADES REPROGRAMADAS CUMPLIDAS
TOTAL DE ACTIVIDADES REPROGRAMADAS IMCUMPLIDAS 1 1 1
Anexo 3:

38
Anexo 4:

39