Estudio de Caso EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÒN DE

RECURSOS HUMANOS PARA UNA AGENCIA

2015-01-EN INTERGUBERNAMENTAL: EL CASO DE LA
UNIDAD COORDINADORA DE CDEMA
Enero 2015
Rose-Fidélité NDAYISHIMIYE 1

I. El problema

La Agencia de Gestión de Emergencias de Desastres (Caribbean Disaster Emergency Management

Agency -CDEMA), la cual es una agencia intergubernamental encargada de la supervisión de la gestión del
riesgo en los 18 Países Participantes2, se encuentra actualmente implementando su Estrategia Regional de
Gestión Integral de Desastres (MID) 2014-2024 (CDM Strategy, por su nombre en inglés). Su Unidad
Coordinadora, CDEMA CU (por su nombre en inglés), coordina la implementación de la Estrategia y provee
orientaciones en gestión de desastres en términos de la preparación, mitigación y respuesta. La CDEMA
CU elabora el Plan Corporativo (2014-2017) para contribuir a la Estrategia MID. Con el ánimo de liderar la
organización bajo el enfoque de Gestión para Resultados (GpR), la agencia decidió desarrollar el Sistema
de Gestión del Desempeño del Personal (SGDP) que le permitirá a la organización hacer seguimiento del
desempeño vinculado al Plan Corporativo. Por ello, CDEMA CU contrató al Instituto IDEA Internacional
para desarrollar las herramientas de gestión, incluyendo entre otros, el nuevo SGDP.

II. Enfoque Utilizado

El primer paso fue desarrollar un marco de análisis para guiar el diagnóstico y la elaboración del Ciclo de
Gestión del Desempeño del Personal (SGDP). En la Figura 1 se describen las 5 áreas del ciclo típico del

1 Las ideas expresadas en este documento son de los autores y no necesariamente reflejan las ideas de IDEA. Son
presentadas únicamente por el beneficio de la discusión de ideas y practicas
2 Este simposio se realizó en la Escuela Nacional de Administración Pública (ENAP) en Montreal del 11 al 12 de

octubre de 2012 sobre el tema: Evaluación para la toma de decisiones.

2
Los 18 Países Participantes son: Anguila; Antigua y Barbuda; Bahamas; Barbados; Belice; Dominica; Granada; Guyana; Haití;
Jamaica; Montserrat; St. Kitts y Nevis; Santa Lucia; San. Vicente y las Granadinas; Surinam; Trinidad and Tobago; Islas Turcas y
Cacos; e Islas Vírgenes.
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SGDP3 para apoyar: (1) la planeación de los resultados, competencias e incentivos al definir y clarificar los
resultados individuales esperados en los acuerdos de desempeños, así como las competencias e
incentivos a ser vinculados con el nivel de logro de resultados durante el proceso de evaluación; (2)el
desarrollo de las habilidades del personal a través de la elaboración y ejecución de un plan de capacitación
anual; (3) el entrenamiento (“coaching”) del equipo por parte de los supervisores o por parte de “pares”; (4)
retroalimentación formal resultante de los encuentros mensuales persona a persona, así como de las
reuniones trimestrales, de mitad de año o evaluaciones anuales; (5) una evaluación objetiva del
desempeño y el cálculo de incentivos así como el uso de un seguimiento de las lecciones aprendidas de la
evaluación en el proceso de toma de decisiones.

Figure 1: Marco de Análisis del Ciclo SGDP

Planeación:Resultados,
competencias e
incentivos
Desarrollo
Evaluación Ciclo de de
y Gestión del habilidades
segimiento Desempeño
del Personal

Entrenamiento
Retroalimentación

El diagnóstico se basó en un cuestionario de preguntas semi-abiertas dirigidas a los participantes en dos

grupos focales organizados respectivamente con gerentes y con personal técnico, adicional a las
entrevistas individuales organizadas con cada gerente y el personal técnico. La revisión del diagnóstico
resaltó que el CDEMA CU no contaba con las herramientas adecuadas para hacer la evaluación y el
monitoreo a las medidas correctivas.

Se propuso una política de gestión del desempeño, incluyendo los siguientes elementos: (i) roles y
responsabilidades; (ii) guía para fijar los indicadores/metas del desempeño de gestión; (iv) una estrategia
de gestión del desempeño para el personal; (v) un sistema de monitoreo del desempeño del personal
(alineado con el sistema de M&E en línea, el CDM Monitor que utiliza el software de Monitoring for Results
software- M4R); (vi) periodos de revisión del desempeño con contenidos específicos (formativos y finales);
y, (vii) un sistema de evaluación (forma y criterio) con incentivos aplicados.

Herramientas adicionales fueron propuestas para mejorar el proceso de reportaje y M&E, incluyendo el
contenido genérico de los reportes de avance y desempeño, un formato para el plan de fortalecimiento de
capacidades, y un formato prototipo de una evaluación de 360 grados.

3 Fuente: adaptado por IDEA del modelo de la Oficina de Gestión del Personal de Estados Unidos (U.S Office of Personnel Management).

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La Política de Gestión del Desempeño es una base para asegurar que el desempeño del personal sea
adecuadamente planeado, desarrollado, fortalecido, entrenado, monitoreado y evaluado desde una
perspectiva de GpR. Los Planes de Trabajo y los Acuerdos de Desempeño deben ser elaborados en
referencia al Plan Corporativo, así como con su referente en el presupuesto en Plan de Trabajo Anual.
Concretamente, al comienzo de cada año fiscal, los gerentes deben primero identificar las actividades que
corresponden a las prioridades anuales de la unidad/programa/Proyecto de los cuales son responsables,
como se ilustra en el Plan de Trabajo Anual, acorde con el Plan Corporativo, y segundo, adjudicar estas
actividades a los empleados acorde con sus descripciones de trabajo. El Plan de Trabajo contiene
actividades, indicadores de resultado para los resultados y metas. Cada persona elabora un Plan de
Trabajo individual y alinea a sus metas periódicas con las metas de la Unidad y se pone de acuerdo con su
gerente (supervisor) sobre el Acuerdo de desempeño. Este documento detalla las expectativas de los
gerentes en términos de completar sus actividades, los indicadores de resultados y clarifica la escala de
calificación por resultados y competencias.

Con el ánimo de hacer seguimiento al desempeño y evaluar el logro de resultados, se propuso un sistema
de M&E de Gestión del Personal como parte del sistema de M&E (CDM Monitor) para el Plan Corporativo
del CU. Esta herramienta permitirá a los gerentes monitorear, en tiempo real, el estatus de las actividades y
presupuestos.

El formato de Evaluación del Desempeño captura varios aspectos del desempeño de personal. Contiene
(4) cuatro secciones: (1) clasificación de los resultados en términos de la eficiencia y efectividad, (2)
clasificación de competencias; (3) necesidades en términos del desarrollo de habilidades; (4) incentivos y el
criterio para poder acceder a ellos. Con el propósito de reducir la subjetividad en la evaluación de
competencias, se propusieron criterios así como se recomendó hacer ponderación de 75% a los resultados
y 25% a las competencias.

III. Lecciones aprendidas

El dominio de los gerentes sobre la Estrategia DIM y el Plan Corporativo de la CDEMA CU permitirá llevar a
cabo el diseño del sistema de M&E del Desempeño del Personal porque todas las unidades tendrán la
posibilidad de definir roles y responsabilidades alineados al logro de las metas del CDEMA CU.

Este caso es un ejemplo de cómo la planeación debe ser hecha a todos los niveles y debe ser acompañada
por un Sistema de monitoreo que permita hacer el seguimiento de desempeño así como un Sistema
objetivo de evaluación del desempeño. El desempeño guiado por las descripciones de trabajo debe ser
remplazado por acuerdos de desempeño guiados por evaluación del desempeño con actividades y metas
alineadas al Plan de Trabajo Anual de la Unidad. Esto requiere especificar claramente los resultados y la
articulación con insumos con productos y resultados inmediatos.

Nota: Para comentarios a este estudio de caso, por favor contactar a idea@idea-international.org. Este estudio de
caso se puede reproducir indicando las fuentes.

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