Manual Aplicativo GTS – Despachos

GTS – Modulo de Informes y

Cotización.

Elaborado por: Analista de Excelencia Operativa Paqueteo

Blu Logistics
Fecha: 19 de Noviembre de 2016
Versión: 1.0
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Índice
Índice ............................................................................................................................................. 2
Consulta de Informes .................................................................................................................... 3
Exportar Informes a Excel........................................................................................................... 11
Descargar Documentos Digitalizados .......................................................................................... 13
Cotizar Envíos .............................................................................................................................. 14
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Consulta de Informes

El sistema GTS permite realizar varias consultas que a su misma vez se pueden descargar en
Excel para realizar controles internos.

Búsqueda: esta consulta permite buscar la información de una guía en y se debe realizar por el
número de guía o el documento asociado a la misma. (Se recomienda dejar la opción todo para
que pueda buscar o por número de guía o documento).

Búsqueda Avanzada: en esta opción de consulta el sistema nos permite realizar la búsqueda con
más opciones de filtro.

Con la opción de búsqueda avanzada podremos buscar por número de documento asociado,
numero de recolección, numero de guía, número de unidades, destinatario, etc.
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Se recomienda buscar por fecha ya que es la forma más sencilla de encontrar la información y
adicional si queremos ver solo las guías que ya fueron entregadas le damos clic en el check de
entregadas.

Tracking de las guías:

En los 2 casos de búsqueda anteriores el sistema nos arroja la información de las guías y nosotros
podemos ver el tracking de cada una de ellas de la siguiente manera:

Damos clic en el código de la guía:

Cuando ingresamos el sistema nos mostrara la información detallada en una nueva pantalla.
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Detalles del envió:

Aparece la información del remitente, destinatario y la información detallada del despacho (en
este campo nos aparece el tipo de servicio Blu que manejamos el nombre y Nit de la persona
quien recibe en el caso que la mercancía ya se halla entregado).

Tracking de la guía:

Esta opción nos permite ver el estado de la mercancía, información del vehículo que la está
transportando y el lugar donde se encuentra.

Adicional dando clic en el botón imagen (VER) podemos ver los documentos que nuestros
clientes firman como recibido de la mercancía como pueden ser facturas u órdenes de compra.
(Vea más detalles de este proceso en la explicación posterior del manual “descargar
documentos digitalizados”).

Incidencias:

En esta opción podremos visualizar las incidencias que tenga la mercancía y las respuestas que
le de la operación de Blu Logistics a las mismas.
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Tasación:

En esta opción podremos visualizar el valor del flete que tuvo la mercancía que se despachó.

Unidades:

Información de las unidades (Medidas, peso):

Se podrá visualizar la imagen de la unidad siempre y cuando haya pasado por el sorter (sistema
de clasificación automática).

(Imagen de la Mercancía Recibida en Sorter)

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Guías pendientes de entrega:

Para visualizar las guías pendientes de entrega Ingresamos por el menú de Guías y damos clic en
pendientes de entrega:

El sistema permitirá buscar por los filtros que aparecen en la pantalla y nos mostrara información
de guías que estén pendientes por entregarse.

Nota: las guías pendientes de entrega no son guías con novedades ni inconvenientes, son guías
que pueden estar en reparto o en Bodega.

Para ver el tracking hacemos el mismo proceso que vimos en la explicación anterior “Tracking
Guías”.

Guías con novedades:

Para visualizar las guías con novedades Ingresamos por el menú de Guías y damos clic en
Novedades:

El sistema nos arroja todas las guías que hayan tenido alguna novedad durante el reparto.
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Para ver el tracking de las guías con novedad hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicación anterior “Tracking Guías”.

Guías Estacionadas:

Para visualizar las guías que hayan presentado devolución en el momento de la entrega y estén
pendientes de solución por parte del cliente quien las remite ingresamos por el menú de guías
y damos clic en Guías estacionadas:

Para ver el tracking de las guías Estacionadas hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicación anterior “Tracking Guías”.
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Informe de Estado de Entregas:

Para Generar el Informe de estado de mis envíos ingresamos por mantenimientos, Generador
de informes y Estado de entregas:

Ingresamos los valores de cliente y centro como lo especifica la imagen y picamos en generar
informe:

El sistema tomara unos segundos para procesar y posteriormente nos generara un documento
para descargar en Excel:
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Posterior a este paso el sistema nos permitirá seleccionar si queremos descargar el archivo en
formato Zip (Compreso) o Excel.

Descargamos el archivo y allí nos mostrara toda la información que contiene el Informe como
información de la guía, fechas y también el último estado de la guía y su fecha:
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Exportar Informes a Excel

En cada una de las consultas anteriores el sistema nos muestra un icono con la forma de archivo
Excel en el cual podemos dar clic y nos desplegara las opciones de campos que queremos ver en
nuestro informe:

Una vez damos clic en el icono Excel el sistema nos mostrara la siguiente pantalla:

En esta pantalla seleccionamos los campos que queremos exportar en nuestro informe y le
damos clic al icono de descarga. (En número de registros preferiblemente poner 2000).
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El sistema Generar el informe en formato Excel y lo podremos abrir normalmente en nuestra

computadora:

Estos informes una vez generado ya los podemos filtrar o darles el manejo según nuestra
necesidad y tipo de proceso.

Aclaraciones:

Campos Imagen: para estos campos si el informa esta en verdadero quiere decir que la guía
tiene imagen de documentos cumplidos y digitalizados o también se puede presentar en la
imagen sorter (sistema de clasificación automática de Blu Logistics).

Campos de información de Fletes y liquidación: esta información puede variar por motivos de
descuento y es una información aproximada, es importante conocer que la información de fletes
y tasación reales es únicamente cuando la guía ya tiene una factura oficial.

Campo Estado: nos muestra el último estado de las guías en tiempo real.

Campo Incidencia: si el campo incidencia esta en verdadero indica que la guía presento alguna
novedad y de lo contrario estará en Falso.
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Descargar Documentos Digitalizados

Una vez se haya realizado la entrega de la mercancía podemos ingresar podemos ingresar por
búsqueda avanzada, ingresamos el número de guía o documento asociado o simplemente
seleccionamos un rango de fecha y damos clic en el check de entregadas y el sistema nos
mostrara todas las guías que estén con estado entregado y tengan imagen de Recibido por el
cliente:

Posteriormente podemos ingresar a tracking de la guía dando clic en el número de la guía que
esta resaltado en azul y damos clic en Imagen:

Posteriormente el sistema nos mostrara los documentos cumplidos en formato JPG el cual se
puede descargar dando clic derecho y guardar como:

Nota: si el despacho tiene varios documentos de debe realizar la descarga de las imágenes una
a una.
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Cotizar Envíos

Para realizar cotizaciones ingresamos por la opción de cotización, es importante aclarar que este
módulo está amarrado directamente al acuerdo operativo del cliente por lo cual va a manejar
los descuentos y negociaciones de manera personalizada.

Seleccionamos la plaza de origen:

Seleccionamos la plaza de destino:

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Para consultar una sola guía podemos ingresar las medidas de la caja para tener una cotización
más exacta del valor del despacho.

Si vamos a cotizar más de una unidad solo ingresamos la información de unidades, peso y valor
de la mercancía.

Nota: el valor máximo de la mercancía es de 1000.000.000.

Una vez ingresada la información damos clic en cotizar y el sistema nos arrojara la cotización del
despacho según los parámetros que ingresamos:

Nota: el sistema nos cotiza todos los productos que tengamos activos con Blu Logistics según el
acuerdo operativo y negociación.