5 2016 Open Ateliersalonsltranger20 06 16 v1 160705120132

Réussissez votre participation
sur les salons étrangers !

Intervenants :
Adrienne GENTIL
Chargée de Projets Salons, BRETAGNE COMMERCE INTERNATIONAL
Audrey LEBAILLY
Chargée de Projets Salons, BRETAGNE COMMERCE INTERNATIONAL
Brigitte LE BORGNE
Responsable Services Affaires, HAVAS VOYAGES
Corentin MAUFFRET
Responsable Export, CRÊPES BERTEL
Réussissez votre participation sur les salons étrangers !

Un salon à l’étranger, ça se prépare !
BCI vous propose une méthodologie en 10 étapes clés,

pour réussir votre participation en tant qu’exposant.

Méthodologie :
1. Déterminez les objectifs
2. Choix du salon
3. Elaboration du budget
4. Elaboration du stand
5. Identifiez et séduire la cible
6. Pensez à communiquer
7. Quel prestataire logistique ?
8. Transport et hôtel
9. Présence sur place
10. L’après-salon

1/ Déterminez vos objectifs
1 - Déterminez vos objectifs
 Booster les ventes
 Nouer des liens avec vos clients
 Faire un panorama marché
 Se faire connaître
 Construire votre réseau
 Vous rapprocher des médias
Et souder l’équipe !

1 - Etablir les objectifs
 Simple : Me faire connaître ?

 Mesurable : Combien de contacts ?
 Accepté : Vos équipes sont-elles prêtes ?
 Réaliste : Avez-vous les capacités financières ?
 Temps : Quel timing pour le ROI ?

2/ Choix du salon
2 – Choix du salon
Il y a près de 100 000 salons par an dans le monde…
 Grand public vs Professionnel
 Local vs International
 Thématique vs Généraliste
 Pouvez-vous y exposer ?

2 – Choix du salon
 Eventseye.com
 Le MOCI - Moniteur du Commerce International
 Programme France Export
 Programme BCI

2 - Choix du salon
Une visite s'impose ! Sinon, se fier :
 Bouche à oreilles «les incontournables»
 Obtenir la liste exposants et le plan du salon de la dernière édition

• Halls par thématiques
• Pavillons nationaux
• Flux (entrées, espace nouveautés, conférences…)
• Les concurrents
 Le détail du visitorat
 La durée du salon (pro/public)
 La promotion mise en place

2 - Choix du salon
Comparer l’offre
 Que comprend l’inscription en tant qu’exposant ?

• L’aménagement et… ? l’inscription au catalogue ?
• L’entrée/invitation payante
• Des conférences, plateforme B2B
 Règlementation du salon

2 - Choix du salon
Le timing
 Réservation de l’espace
 Inscription au catalogue
 Aménagement
 Communiquer / Invitation
 Badge / Voyage
 Envoi d’échantillons

3/ Elaboration du budget
3 - Elaboration du budget
Certaines dépenses sont évidentes,
 Stand : Taille et aménagement, clé en main
 Mobilier complémentaire : vitrine, location écran TV, réserve, etc…
 Internet, électricité, eau, hôtesse, barman
 Communication exposant
 Besoin en préparation de rendez-vous
 Badges staff, clients






D’autres le sont moins…
 Récupérer la TVA
 Invitation clients, restaurants clients
 Transport et hébergement
 Les frais sur place
 Logistique du matériel d’exposition, des échantillons
 Outils de communication (sponsoring, conférences, espace publicitaire…)

N’oubliez pas que vous pouvez bénéficier d’aides
financières !
 Ministère du Commerce Extérieur (offres subventionnées)
 Conseil Régional de Bretagne (subventions déduites)
 COFACE (assurance prospection)
 BPI

4/ Elaboration du stand
4 - Elaboration du stand
C’est la carte de visite de l’entreprise



Aménagement de l’espace
 Zone d’accueil
1 comptoir fermant à clé + 1 enseigne
++ kit accueil stand
 Espace de démonstration
1 prise électrique + 1 porte document
++ vos plaquettes
 Espace de rendez-vous
1 comptoir, 1 table + 3 chaises
++ boissons





Présentation des produits
 Présentoir à documentation
 Kakemono / Affiches ( papier/toiles) / Impression numérique
 Ecran / Plots de présentation / Vitrine / Meuble de froid
 Maquette / Démonstration



5/ Identifier et séduire la cible
 Emailing avec invitations sur des bases de données et de fichiers qualifiés
 Envoi des invitations à vos publics cibles : ratisser le plus large possible les clients
(anciens et nouveaux), prospects, partenaires, et acteurs de votre marché
(médias, journalistes, institutionnels …).
 Prises de RDV : plateforme B2B du salon, convention EEN, services carnet de

RDV proposés par BCI…

Annoncer votre participation au salon
 Sur votre site internet, les réseaux sociaux, le blog de l’entreprise, etc…
 Dans votre signature mail
 Impliquer vos collaborateurs

6/ Pensez à communiquer
Prévoyez la documentation que vous aurez sur place
 Cartes de visite
 Plaquettes de l’entreprise
 Brochures commerciales
 Fiches produits
 Fiches contacts
 Dossiers de presse institutionnels sur l'entreprise
 Catalogues
 Echantillons produits, goodies
Pour les salons internationaux, prévoir à minima la traduction de ces outils en

version anglaise ! Ou au mieux, dans la langue du pays…

Orchestrer la promotion de votre marque sur le salon
Mise à disposition d'une panoplie de supports promotionnels gratuits ou payants :
 Entrée catalogues (officiel, France, Bretagne…)

 Publicité dans le guide de visite ou le catalogue
 Logo sur les plans d’orientation ou le sac officiel
 Insertions de bandeaux publicitaires sur le site web du salon
 Prise de parole et démonstration dans les différents rendez-vous du salon
(ateliers, conférences, petits déjeuners, remise de prix…)
 Présentation produit au sein d’un espace innovation ou tendances

N’oublier pas la presse professionnelle
 Rien de tel qu’un bon article pour gagner en notoriété ! Un article de presse dans
la revue phare de votre secteur largement diffusée en amont du salon sera un
plus indéniable
 Réaliser des communiqués de presse, des dossiers de presse et envoyer des

invitations aux journalistes professionnels
Bon à savoir : des agences de presse spécialisées à l’international peuvent

également vous proposer une campagne de communication sur-mesure

A retenir
 Une planification rigoureuse de vos actions et de votre participation au salon
professionnel vous aidera à avoir du succès.
 Adopter une stratégie de communication adéquate vous permettra d’établir une

connexion entre votre société, le marché et vos clients.
Très important : vos actions de communication doivent être cohérentes et durables.

Votre message doit également être clair et percutant.

7/ Envoi d’échantillons et de matériel
7/ Envoi d’échantillons et de matériels
L’ envoi d’échantillons et de marchandises
Le transport de marchandises sur les salons à l’étranger est un métier à part

L’envoi d’échantillons et de marchandises

Conseil : appuyez-vous sur un professionnel qui a un service spécialisé et apte à
faire du sur-mesure.
Pour éviter toutes déconvenues, vous avez le choix suivant : confier votre
marchandise à un prestataire spécialisé salons ou bien au prestataire partenaire de
l’évènement en question.
Les organisateurs ont souvent des partenaires logistiques à proposer. Mettez-les en

concurrence quoi qu’il arrive !

N’oubliez pas votre matériel d’exposition !
• L’admission de vos matériels d’exposition est souvent complexe à gérer dans de
nombreux pays. Véritable passeport de vos marchandises, le carnet ATA réunit
dans un même document – et à un coût avantageux – l’ensemble des
déclarations en douane nécessaires.
Pour l’obtenir informez-vous auprès de votre chambre de commerce qui vous

facilitera la démarche.

8/ Votre déplacement
8/ Déplacement : an-ti-ci-per
Le maître mot : an-ti-ci-per

• De meilleurs tarifs aériens et un choix plus varié en hôtellerie
• De meilleurs emplacements, au cœur de la ville et/ou un accès facile
• Eviter le surbooking
En nous confiant cette tâche, vous gagnez du temps !

8/ Déplacement :
Se préparer aux imprévus
Annulation de vol, retard, perte de bagages…
 Ne pas tous voyager sur les mêmes vols, surtout à l’aller
 Partager les documents, stands et kakemonos (dossier d’assurance)
 Vérifier les formalités requises du pays
 Anticiper l’immobilisation du passeport pendant le temps de l’obtention du visa
Nous sommes là avant, pendant et après votre séjour.

8/ Déplacement : Quelques anecdotes
Un passager en prison à Kiev,

il est parti avec son permis de conduire
Un volcan en éruption, tous les vols annulés

9/ Présence sur place
9/ La présence sur place
Réfléchir à l’investissement humain qui devra être nécessaire sur le salon, un manque
de personnel sur le stand peut vous faire perdre de nombreux clients. Idéalement, il
faudrait être au minimum 2.

Motiver vos salariés : leur implication doit être maximum malgré des conditions de
travail inhabituelles.
Leur présence sur le stand devra être organisée et planifiée : « mieux vaut 2
commerciaux pour 1 visiteur que le contraire … ! ».

 Donner un rôle clair à chacun sur le stand (hôtesses, commerciaux…)

 Briefer votre équipe sur l’image qu’ils doivent véhiculer. Et préparer le discours
argumentaire à mettre en place ; il doit être stratégique mais concis et ludique
pour le visiteur.

 Optimisez votre temps sur le salon : profitez-en pour assister aux conférences,
participez à des prix/démonstrations
 Soyez vigilant sur les informations communiquées sur le salon (visiteur = potentiel
concurrent, bonne préparation argumentaire produits/services)
 Ne sous-estimez pas les petites attentions et petits gestes qui touchent vos
visiteurs, accordez-leur un accueil privilégié
 Ne pas quitter un salon avant la fin

10/ L’après-salon
10/ L’après-salon, le travail n’est pas fini !
L’exploitation des contacts générés sur votre stand est une étape décisive qui ne doit
pas être négligée.
De simples contacts qui peuvent paraître aujourd’hui sans intérêt peuvent déboucher
sur du CA dans un avenir plus ou moins proche !
 Envoyez un petit mot, remerciez vos interlocuteurs et entretenez le contact.
 Pour les prospects identifiés comme des clients potentiels, n’hésitez pas à leur
envoyer des échantillons de vos produits, de la documentation, des devis…
Soyez très réactifs !
 Mettez à jour votre listing prospects et clients

 En interne, faites un « Bilan Salon » quantitatif (nombre de contacts sur le salon)
et qualitatif (déroulé du salon, problèmes rencontrés notamment logistiques),
idéalement, dans la semaine suivant le salon (mémoire de tous encore « fraîche »
!) avec vos collaborateurs et services impliqués dans la démarche export.
Ce sera toujours bénéfique pour évaluer les points positifs et les points à améliorer.

 Ne pas hésiter à faire un nouveau déplacement dans le pays pour revoir les bons
prospects

 Enfin, ne pas oublier de diffuser un communiqué de presse (ou autre support de
communication) sur le bilan de votre participation

Témoignage
Témoignage de l’entreprise
CRÊPES BERTEL
avec Corentin MAUFFRET, Responsable Export

Témoignage : Co-exposer sur un stand
Participation depuis une dizaine d'année via BCI.
Préparation en amont ou non selon le stade du projet export de l'entreprise :

• Exportateur depuis plusieurs années vs primo-exportateur.

Témoignage : Co-exposer sur un stand
Option de partage de stand :
• Pourquoi (risque, coûts),
• Pour qui et à combien d'exposants ?
• Les points clés pour le réussir (logistique, transport, nuitées,
PLV, dégustations).
Objectifs global du stand partagé :

• Augmentation de la vitrine du « Made in France/BZH »
• Dynamisme des participants,
• Synergies plus visible pour les acheteurs.

Questions/réponses

Merci pour votre écoute

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 Booster les ventes

 Nouer des liens avec vos clients

 Faire un panorama marché

 Construire votre réseau

 Vous rapprocher des médias

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 Simple : Me faire connaître ?

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Il y a près de 100 000 salons par an dans le monde…

 Grand public vs Professionnel

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 Le MOCI - Moniteur du Commerce International

 Programme France Export

Réussissez votre participation sur les salons étrangers !

 Bouche à oreilles «les incontournables»

 Obtenir la liste exposants et le plan du salon de la dernière édition

 La durée du salon (pro/public)

 La promotion mise en place

Réussissez votre participation sur les salons étrangers !

 Que comprend l’inscription en tant qu’exposant ?

Réussissez votre participation sur les salons étrangers !

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 Stand : Taille et aménagement, clé en main

 Mobilier complémentaire : vitrine, location écran TV, réserve, etc…

 Internet, électricité, eau, hôtesse, barman

 Besoin en préparation de rendez-vous

 Badges staff, clients

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 Invitation clients, restaurants clients

 Les frais sur place

 Logistique du matériel d’exposition, des échantillons

 Outils de communication (sponsoring, conférences, espace publicitaire…)

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 Ministère du Commerce Extérieur (offres subventionnées)

 Conseil Régional de Bretagne (subventions déduites)

 COFACE (assurance prospection)

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 Kakemono / Affiches ( papier/toiles) / Impression numérique

 Ecran / Plots de présentation / Vitrine / Meuble de froid

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 Emailing avec invitations sur des bases de données et de fichiers qualifiés

 Prises de RDV : plateforme B2B du salon, convention EEN, services carnet de