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Versión: 8.0
Dicermex S.A.
MANUAL DE LA
CALIDAD
Esta es una copia controlada que se actualiza con cada cambio de versión, no haga copias de este
documento porque corre el riesgo de tener una versión desactualizada.
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PRESENTACION
1 MANUAL DE LA CALIDAD…………………………………..........……....... 5
1.1 Objetivo………………………………………………………………............ 5
................
1.2 Alcance............................................................................................................. 5
............
1.3 Exclusiones....................................................................................................... 5
................
2 DEFINICIONES................................................................................................ 6
...........
3 REVISION……………………………………...........……....…………........... 7
.
4 APROBACION………………………………………...........……………….... 7
5 MARCO LEGAL………………………….………………………………........ 7
6 MISION………………………………………………....................................... 8
7 VISION............................................................................................................... 8
8 OBJETIVOS CORPORATIVOS........................................................................ 8
9 VALORES CORPORATIVOS....................................................................... 9
10 PRODUCTOS COMERCIALIZADOS………………………………….......... 10
11 PROVEEDORES................................................................................................ 13
..................
12 CLIENTES.......................................................................................................... 18
..........
13 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION.................................................... 19
13.4 Planificación..................................................................................................... 20
..........
13.4.1 Objetivos de calidad...................................................................................... 20
13.4.2 Integridad del Sistema de Gestión de la Calidad....................................... 21
2
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Dicermex S.A.
14 RECURSO HUMANO........................................................................................ 24
15.1 Descripción....................................................................................................... 25
...........
16 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD...... 26
17 MANEJO DE NO CONFORMIDADES........................................................... 28
21 CONTROL DE ACTUALIZACIONES............................................................. 42
3
PRESENTACION
Dicermex S.A. es una sociedad anónima, conformada por socios colombianos que en
1993, a raíz de la negociación con Cervecería Modelo para importar de manera exclusiva
cerveza Corona Extra, conformaron la compañía para importar, distribuir y comercializar
productos premium en Colombia.
En 1994 se abrió una oficina en la Calle 93 con Cra 8, en la ciudad de Bogotá, donde
laboraban 5 personas, Gerente, Contador, Mensajero, Vendedor y una persona que
facturaba.
En septiembre de 1996, Dicermex S.A. se traslada al Barrio Santa Sofía, a partir de ese
año el producto se almacena en las mismas instalaciones. En este mismo año se
empezó a importar la Cerveza Modelo Especial en la presentación de lata y botella.
Para el año 2003 se encaminó la compañía hacia la atención del mercado institucional en
Bogotá, para lo cual obtuvo la distribución de productos nacionales de reconocida
trayectoria y calidad como son las líneas Incametal, Imusa, Cristar, UBF, Brinsa, Locería
Colombiana, Grupo Team y Papeles Nacionales. En este mismo año se obtiene la
importación y distribución exclusiva de Vodka Absolut, la línea Remy y Vinos Los Vascos
En el segundo semestre del año 2004, se empieza a distribuir a nivel nacional, en forma
exclusiva, excepto para droguerías, los productos de Merisant y en el primer semestre de
2005 se inicia la importación de los licores Bols. En diciembre de 2005 Dicermex S.A.
adquirió instalaciones propias en la zona industrial de Puente Aranda donde funciona a
partir de octubre 09 de 2006.
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Dicermex S.A.
Con el fin de atender directamente el mercado de Medellín, a partir del 1 de agosto se
abrió una agencia en esta ciudad. Aunque esta se concibió inicialmente para la
distribución de los productos importados, el mercado genero la necesidad de incluir
también los productos nacionales que distribuimos.
1 MANUAL DE LA CALIDAD
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
Este manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad de Dicermex S.A.
implementado para la importación, comercialización y distribución de alimentos,
edulcorantes, bebidas y licores. Comercialización y distribución, de alimentos,
locería, cristalería, cubertería y artículos de aseo.
El Sistema de Gestión de la Calidad asegura la calidad del servicio prestado, tanto al final
del proceso como en los procesos intermedios y todos aquellos procesos que inciden en
el resultado final (Gestión Humana, Recursos Financieros, Recursos Tecnológicos,
Infraestructura, etc.)
Para todo ello se siguen los requisitos de la norma NTC-ISO 9001, con excepción de lo
establecido en el numeral 1.3 de este manual.
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1.3 Exclusiones
• “7.3 Diseño y desarrollo”
Se excluye del sistema de la calidad el numeral 7.3, con todos los numerales
contenidos en el; 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo; 7.3.2 Elementos de
entrada para el diseño y desarrollo; 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo; 7.3.4
Revisión del diseño y desarrollo; 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo; 7.3.6
Validación del diseño y desarrollo; 7.3.7 Control de los cambios del diseño y
desarrollo; debido a que Dicermex S.A. comercializa productos que ya están
terminados y no tiene ninguna ingerencia en la fabricación del mismo.
2 DEFINICIONES
Estos son los términos que se consideran importantes para la comprensión de este
manual, tal y como se definen en la NTC ISO 9000: Fundamentos y vocabulario.
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3 REVISION
El manual de la calidad será revisado antes de su aprobación por el representante de la
dirección, en cuanto a su aplicabilidad y adecuación a las políticas de la compañía.
Debe ser revisado cuando las circunstancias propias de cada actividad, o cuando las
necesidades de la empresa hagan recomendable su actualización. También se debe
tener en cuenta disposiciones nuevas o contractuales, internas o externas que se
relacionan con el contenido de este documento.
Cuando no haya sido revisado y/o actualizado de acuerdo con los parámetros anteriores,
debe ser revisado por el responsable del documento, cada seis meses con el fin de
validar su aplicabilidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
4 APROBACION
El manual de la calidad será aprobado antes de su implementación por el Gerente
General, previa revisión del Representante de la Dirección.
5 MARCO LEGAL
El marco legal de la importación y comercialización de bebidas, alimentos, licores,
productos de aseo y menaje, y su distribución a nivel nacional esta conformado por el
conjunto de leyes que regulan las importaciones de productos para el consumo humano,
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su manipulación, comercialización y distribución a nivel nacional, dentro de las cuales se
encuentran:
• Decreto 3071 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Sistema Único
Nacional de control de transporte de productos gravados con impuesto al consumo
y se dictan otras disposiciones.
6 MISION
Somos una empresa de comercialización y distribución de alimentos y bebidas,
nacionales e importados de excelente calidad para el mercado colombiano; cubrimos las
necesidades a través de un servicio eficiente, para satisfacer a nuestros clientes,
accionistas y funcionarios
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7 VISION
DICERMEX S.A., se mantendrá como una empresa líder en el mercado colombiano,
reconocida por su solidez, competitividad, calidad y diversidad de sus productos y la
excelencia de su servicio.
8 OBJETIVOS CORPORATIVOS
1. Fortalecimiento de la imagen de Dicermex S.A., como marca.
3. Incrementar las ventas para el año 2008 en un 15% en pesos, respecto a las
ventas del año 2007.
9 VALORES CORPORATIVOS
Practica de buenas costumbres empresariales que identifican a los miembros de
Dicermex S.A.
9
• TRABAJO EN EQUIPO. A través de la comunicación, integración y la
concertación, mantener un equipo de trabajo que alcance los objetivos
corporativos.
10 PRODUCTOS COMERCIALIZADOS
Somos representantes exclusivos para Colombia de las siguientes marcas:
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Molinos Roa S.A, es una empresa colombiana procesadora y
comercializadora de arroz; dedicada a la compra, producción,
venta, exportación e importación de arroz, así como toda
clase de productos agrícolas, equipos, elementos e insumos
para la misma actividad agropecuaria.
11 PROVEEDORES
Con el propósito de entregar a nuestros clientes productos de excelente calidad,
Dicermex S.A. se ha esmerado en negociar con proveedores cuidadosamente
seleccionados.
Cuenta con siete plantas cerveceras en la República Mexicana, con una capacidad
instalada de 46 millones de hectolitros anuales de cerveza y exporta cinco marcas con
presencia en más de 150 países.
13
O VIÑA VALDIVIESO S.A.
Vinos y Champañas Valdivieso
Fundada por Don Alberto Valdivieso en 1879. Viña Valdivieso es un proyecto de vinos
finos con estándares de calidad sin precedentes en chile, guiado por dos grandes
principios, la excelencia de calidad y la producción de vinos distintos y atractivos,
combinando tradición y tecnología en función de alcanzar un producto de calidad
superior.
Viña Los Vascos se formó como empresa a comienzos de la década de 1980, con
dedicación exclusiva a la exportación de sus vinos al mundo, sin embargo, la viña como
tal, existe en el mismo lugar, hace más de 200 años.
En 1988, Domaines Barons de Rothschild, adquirió Los Vascos, iniciando ese año un
importante programa de modernización e inversión, contribuyendo para obtener vinos de
alta calidad.
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Desde 1887 el apellido de la familia De Cecco y la marca de la recolectora de trigo han
sido reconocidos a nivel internacional como sello de garantía de una pasta tradicional; es
seleccionado personalmente por un miembro de la familia De Cecco de los mejores
cultivos de grano duro, dándole a la pasta su aroma único y una calidad nutricional
excepcional.
En 1747 se crea la casa Maille en la ciudad francesa de Dijon, donde se encuentran las
mejores semillas de mostaza y uno de los mejores vinos del mundo.
Es aquí donde se desarrolla una extensa gama de salsas y condimentos de la más alta
calidad, que se han convertido con el tiempo en verdaderos embajadores de la refinada
cocina francesa en todo el mundo.
Rémy Martín nace a finales del siglo XVII en la región de Cognac y funda su empresa en
1724.
En 1881, época en que Colombia era un país aún agrícola y campesino, a partir de un
sueño de pioneros, nació Locería Colombiana. Hoy es una de las empresas fabricantes
de vajillería más grandes e importantes de América Latina.
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A lo largo de la historia ha evolucionado de pequeños artesanos a fabricantes con alta
capacidad de producción, tanto en volumen como en calidad, apoyados en complejos y
modernos equipos técnicos.
o INCAMETAL S.A.
Cubiertos
Fundada en 1951, tiene una producción controlada y supervisada por la Casa Winger
(Austria), siendo los primeros en América Latina en la fabricación de cubiertos en Acero
Inoxidable. Posee una infraestructura conformada por una fábrica de 13.000 m2 y más de
500 trabajadores. Exporta a más de 20 países en América, Europa y Africa y se enfoca
en productos de Acero Inoxidable y Acero al Carbono para el manejo de alimentos,
fabricados mediante la utilización de procesos de corte, estampado y embutición.
o CRISTAR S.A.
Cristalería
Compañía afiliada a la Owens Illinois de Estados Unidos, con la cual comparte la filosofia
internacional del cuidado minucioso por la calidad y se beneficia de sus avances, aportes
tecnológicos y nuevos desarrollos que garantizan productos más durables y versátiles
para el consumidor final.
o IMUSA S.A.
Utensilios de cocina
o BRINSA S.A.
Sal
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desarrollados exclusivamente para satisfacer las necesidades de los diferentes
segmentos del mercado de servicios de comida.
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internacional. La empresa está legalmente constituida como dependencia adscrita a la
Secretaría de Hacienda del departamento de Antioquia, por tanto sus socios son la
comunidad antioqueña. Es dirigida y servida por un equipo de funcionarios que tienen
como objetivo primordial trabajar con toda la eficiencia, lealtad y honestidad que
corresponde a la dignidad y pujanza de las gentes de Antioquia.
o SANTANA LIQUORS
Ron Santero
Santana Liquours es una empresa colombiana que utiliza la técnica de envejecimiento de
rones en barriles de roble blanco americano en los cuales anteriormente han envejecido
whisky bourbon como las mejores tradiciones de producción de ron en el Caribe, lo cual
matiza la calidad del producto. Los procesos de producción de las fabricas de Santana
están reconocidos con la certificación de calidad ISO.
o ENKADOR
Traperos
En 1975, Enkador, primera productora nacional de fibra sintética, inicia sus actividades
en el Ecuador. Enkador se inició con la producción de filamento continuo de poliéster. En
1987 arrancó la hilatura de filamento continuo de Nylon 6. Desde 1995, Enkador produce
hilos tinturados en masa convirtiéndose en la empresa líder en Sudamérica en la
fabricación de estos hilos. Se encuentra certificado en ISO 9001:2000.
12 CLIENTES
Nuestros clientes son todas las empresas, hoteles, hospitales, bares, restaurantes,
clubes y almacenes de cadena en la ciudad de Bogotá.
Atendemos en forma directa a nivel nacional un total de 2.023 clientes, los cuales están
segmentados para llegar con un portafolio acorde a sus necesidades en consumo,
cadenas y subdistribuidores.
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Cooratiendas Arflina
Compañía Listos
Colsubsidio
Subdistribuidores
Comercializadora La Frontera de Distrimarket (Valle del Cauca)
Cristal (Arauca) Drink’s Distribuciones (Tolima)
Comoriente (Casanare) Drink’s Distribuciones (Girardot)
Comoriente (Guaviare) Drolicores (Caldas)
Comoriente (Meta) Drolicores (Quindio)
Comoriente (Norte de Santander) Drolicores (Risaralda)
Distribuyendo (Santander) García Cruz Carlos Esteban (Boy.)
Dislicores San Juan de Pasto (Nariño) Licores Cañamar (Magdalena)
Representaciones Surtilíneas (Córd NGM Distribuciones (Huila)
Distribuidora de Licores (Atlántico) Panadería del Norte (Cesar)
Distribuidora de Licores (Bolivar) Representaciones Caquetá (Floren)
Distrimarket (Cauca)
13 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
13.1 Compromiso de la Dirección
“Convencidos de que la satisfacción de los requerimientos de nuestros clientes se da por
conseguir los más altos estándares de competitividad y calidad en cada una de las áreas
que conforman Dicermex S.A., nos comprometemos en el desarrollo e implementación
del sistema de gestión de la calidad establecido en el presente manual de la calidad,
donde se refleja nuestro esfuerzo y ambición de cumplir las disposiciones de la norma
ISO 9001 y la normatividad interna colombiana a través de la gestión de la calidad.
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La dirección de Dicermex S.A. asegura que este compromiso de calidad es entendido,
implantado y mantenido en todos los niveles de la organización y que se determinan y
cumplen tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
El original de esta comunicación está firmado por el Gerente General de Dicermex S.A. y
se evidencia en el Anexo 1 de este manual.
13.4 Planificación
13.4.1 Objetivos de Calidad
1. Reducir el porcentaje de devoluciones de productos a un 2.4% a diciembre
de 2008, frente al 2.6% del año 2007.
2. Lograr que el nivel ideal de competencias del personal de DICERMEX S.A.
alcance el 80% para diciembre de 2010, respecto de la evaluación de
desempeño del año 2008 que reflejo un nivel ideal de competencias del
67%.
3. Incrementar el nivel de satisfacción de los colaboradores de DICERMEX
S.A. en un 2% más para el año 2008 en cuanto al bienestar y el desarrollo
integral en la organización con respecto a la medición del año 2007.
4. Optimizar los canales de comunicación con el fin de conocer y aumentar el
nivel de satisfacción de nuestros clientes.
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5. Implementar como mínimo 1 acción de mejora, aplicada y estandarizada,
semestralmente por proceso en el año 2008, que incremente la capacidad
de Dicermex S.A. para cumplir con los requisitos del cliente.
6. Implementar como mínimo 1 acción preventiva, aplicada y estandarizada,
semestralmente por proceso en el año 2008, que permitan tener una
organización menos correctiva y más preventiva respecto al año 2007.
7. Mantener el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000 a través de la
mejora continua.
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los procesos establecidos de auditoría interna de calidad, revisión de la dirección y el
seguimiento y análisis a los indicadores de gestión.
13.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
13.5.1 Organigrama
Funciones
Todas las funciones, el perfil del cargo, responsabilidades y las condiciones de trabajo de
estos cargos se encuentran registrados en el formato F D8 035 “Descripción de Cargos”
el cual se puede consultar en la pagina web de calidad, a excepción del comité de
calidad y el comité de salud ocupacional “COPASO” que son las siguientes:
• Comité de Calidad
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- Elaboración anual del plan estratégico de la compañía
- Análisis de los resultados de acciones de mejora implementadas
- Análisis de los resultados de las acciones correctivas o preventivas
implementadas
- Aprobación de la realización de encuestas de satisfacción de clientes
- Análisis de los resultados de encuestas de satisfacción de clientes
- Análisis de los resultados de las auditorías internas de calidad
- Análisis de los reclamos recibidos en la defensoría del cliente e
implementación de las acciones correctivas o preventivas que sean necesarias.
- Cualquier otro aspecto relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad de
Dicermex S.A.
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Dentro de las funciones del representante de la dirección, las cuales son conocidas y
aceptadas por el funcionario designado, están las siguientes:
14 RECURSO HUMANO
Contamos con una planta de personal de 107 funcionarios distribuidos en cinco áreas;
las competencias necesarias del personal, su evaluación y el plan de capacitación, se
determinan en el proceso de Gestión Humana establecido por Dicermex S.A. enmarcado
en el documento P D8 009 “Procedimiento de Gestión Humana”.
Gerencia General
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Departamento Administrativo
o Gerente Administrativo y Financiero
o 7 Coordinadores
o 2 Asistentes de facturación
o 1 Asistente de rentas
o 1 Asistente de tesorería
o 1 Asistente gestión humana
o 1 Analista contable
o 3 Asistente contable
o 2 Asistente compras
o 1 secretaria recepcionista
o 2 Asistente de servicios generales
o 2 mensajeros
Departamento de Ventas
o Gerente Comercial
o Director de Consumo
o Director de Cadenas y Autoservicios
o 1 Asistente de Cadenas
o 2 Ejecutivos de cuenta senior
o 6 Ejecutivos de cuenta júnior
o 1 ejecutivo de cuenta de cadenas
o 3 ejecutivos comerciales regionales (cadenas y consumo)
o 2 asistentes consumo
o 6 supervisoras
o 4 impulsadoras
Departamento de Logística
o Coordinador de Logística
o 1 Asistente de Logística
o 4 Supervisores
o 2 Auxiliares Logística
o 26 Auxiliares de bodega
o 10 Transportadores
Departamento de Mercadeo
o 1 Gerente de Mercadeo
o 1 Asesor de vinos y licores
o 1 Master bartender
o 1 Asistente
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servicio, y se asegura que el producto se conserva y manipula en condiciones
ambientales óptimas, (iluminación, temperatura, aseo y humedad) que garantizan la
conformidad de los requisitos del mismo y cumple a cabalidad los requerimientos de los
clientes.
15.1 Descripción
La infraestructura se compone de:
o Una bodega de almacenamiento de 2.800 m2
o 580 m2 en oficinas para el personal administrativo y comercial
o 10 camionetas contratadas, cada una con capacidad de transportar hasta 1 ½
toneladas de producto.
o Equipos de comunicación para todas las áreas de la compañía:
o 35 unidades Avantel (14 de los cuales con GPS)
o 48 aparatos telefónicos
o 1 PBX con 16 líneas
o 2 fax
o Internet, Intranet y correo electrónico
o Equipos de computo y procesamiento de información conectados a Intranet e
Internet:
o 4 servidores
o 3 ups
o 27 equipos de computo para escritorio
o 12 equipos portátiles
o 13 impresoras
o 4 scanner
o 2 cámara fotográfica digital
o 5 cámara fotográficas Canon
o 1 Fotocopiadora
o 3 Multifuncional (Fax, scanner, fotocopiadora e impresora)
o Equipos de difusión y capacitación
o 1 televisor
o 1 reproductor de DVD y VHS
o 1 video beam
o 1 sistema de amplificación de voz
o Agencia Medellín
o 1 Servidor de seguridad
o 5 Equipos de computo
o 1 Multifuncional Epson
o 1 Red de datos
o 1 Planta telefónica Panasonic KXTDA100
o 1 Enlace internet banda ancha de 512K
o 5 Unidad Avantel
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Dicermex S.A.
Manual
de la
Calidad
Procedimientos
Instructivos
Registros / Otros
documentos
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Documentos y Registros del Sistema de Calidad” donde se reglamenta su elaboración,
codificación, recolección, acceso y archivo.
17 MANEJO DE NO CONFORMIDADES
Todas las no conformidades son gestionadas a partir del procedimiento P D2 013 “Procedimiento
de Acciones Preventivas y/o Correctivas”, donde se define la forma de proceder y
responsabilidades en caso de detectar una no conformidad.
A_D2_002
MAPA DE PROCESOS Ver. 4.0
S
A
N
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ESTRATEGICO T
Retroalimentación
E I
C S
E DIRECCION ESTRATEGICA F
S A
I C
D C
A CADENA I
D
CADENA DE
DE VALOR
VALOR O
E N
S
VENTAS FACTURACION LOGÍSTICA D
D E
E
L N
PROCESOS
PROCESOS DE
DE APOYO
APOYO E
C C
L E
GESTIÓN RECURSOS INFRAESTRUCTURA
I S
E
HUMANA TECNOLÓGICOS I
N D
T SERVICIO DE A
RECURSOS AUDITORÍA ADMINISTRACIÓN COMERCIALIZACION
E INTERNA DE SISTEMA DE Y DISTRIBUCION DE D
FINANCIEROS ALIMENTOS Y E
CALIDAD CALIDAD BEBIDAS S
Requisitos Producto
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Dicermex S.A.
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Proceso: Dirección Estratégica
Objetivo: Fijar las directrices de la compañía y controlar el cumplimiento de las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo
Alcance: Todos los procesos de la organización desde que se realiza la planeación anual, hasta la evaluación de los resultados y fijación de nuevas metas
P Resultados de auditorías
H
Resultados de los procesos Establecer Objetivos de Proceso
A
Replanteo de Estrategias
Proyección para siguientes períodos
Documentos
Esta es una
P_D1_002 copia controlada
"Procedimiento de que se actualiza con cada cambio *Planeación
de versión,Estratégica
no haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una
Procedim ientos
versión desactualizada.
Dirección Estratégica" *Mapa Estratégico de Calidad
* Informe de la revisiónPágina 30 de 43
Registros * Análisis de información de la revisión
P D1 003 "Procedimiento de
revisión de la dirección" * Recomendaciones de mejora
Proceso: Ventas
Objetivo: Garantizar el control y seguimiento a los pedidos desde el momento en que se toma hasta su entrega final, buscando la satisfacción en el cliente por el producto y el servicio recibido.
Alcance: Aplica para todos los pedidos recibidos a nivel local y nacional pertenecientes a cualquier segmento de la compañía.
P Compras
Mercadeo
Inventarios
Precio de Venta
Descuentos
Estrategias de Ventas
Elaborar Presupuesto de Inversión
Deterninar necesidades de Compra
Disposición Producto en la Bodega
*Almacenamiento
Soporte de la negociación con clientes
Orden de Compra revisada
Informe de cumplimiento de
Facturación
Dirección Estratégica
Cumplimiento de presupuesto *Identificacion presupuesto
*Inspecion, esticado y estampillado
Ejecución del Plan de Mercadeo
Visita a clientes
Negociación con clientes
H
Recepción de la orden de compra
Verificación de los Requisitos
Registro del Pedido
Tramitar Tornaguia (si se requiere)
Solicitud de Cita Para Entrega (cadenas)
Entrega a Facturación
Verificación del presupuesto de ventas
Calificación de Proveedores
A
Modificación del Plan de Mercadeo
Impulso Para Incremento de Ventas
Acciones Correctivas para planes futuros
Documentos Documentos
P_D6_005 "Procedimiento de Plan de Mercadeo • F D3 109 “Solicitud dispensadores”
Procedimientos
Alcance: Desde que se recibe el pedido a las áreas comerciales hasta que se efectue la revisión y se garantice la exactitud de la información facturada
H
requiere)
Solicitud de tornaguía (si se requiere)
Elaboración de factura o remisión
Registro en Hoja de Ruta
Entrega para revisión
Revisión de factura o remisión
A
Modificar Factura
Entrega para despacho
Documentos
Procedimientos
Factura de Compraventa
Remisión
P D8 007 "Procedimiento de Tornaguía 32
Registros
facturación"
Proceso: Logística
Objetivo: Establecer las condiciones necesarias para recepcionar todos los productos distribuidos por la compañía, asegurandose de mantener en óptimas condiciones los productos almacenados, para ser
entregados cumpliendo el 100% de los requisitos del cliente en cuanto a referencias, cantidades facturadas, horarios y sitio de entrega.
Alcance: Desde que se recibe la factura o remisión del proveedor hasta la entrega de documentos a contabilidad donde se evidencia la entrega del producto al cliente.
P
Compras Factura/Remisión (P.Nacional) Asignar Supervisores y Auxiliares Producto Cliente Externo
Remisión Almacenadora Selección y evaluación de transportadores Información del despacho Ventas
Provedor Externo Producto Planificación rutas de entrega Recursos Financieros
Información de devolución
Facturación Factura/Remisión Ventas
Ventas/Mercadeo Notas de Salida Recepción de Productos Infomación de Entrega Ventas/Mercadeo
Revisión de requisitos del producto Ventas
Informacion de ingreso de producto
Almacenamiento Compras
H
Despacho Facturas Entregadas Recursos Financieros
*Elaboración planillas
Compras
*Alistamiento de mercancía Información Vencimiento de producto
*Cargue camionetas
*Entrega al cliente
Embalaje y empaque
Inspección de producto almacenado
Documentos
P D7 008 "Procedimiento de • F D7 033 “Planilla de Despachos” • F D7 098 “Planilla control de fechas de vencimiento”
Procedimientos
logística • F D7 013 “Acta de Baja de Productos” • F D7 116 “Registro de traslado de producto no conforme”
P D7 021 "Procedimiento de • F D7 021 “Nota de devolución” • F D7 117 “Registro de salida de producto no conforme”
Producto No Conforme" • F D7 009 “Control de inspección y esticado del producto” • F D7 121 “Control de temperatura neveras”
33
Registros
I D7 001 "Instructivo de • F D7 071 “Reporte de promociones” • F D7 147 “Recepcion de mercancia de puerto”
Inspección de Productos" • F D8 060 “Acta entrega de estampillas” • F D7 139 “Ficha tecnica de producto”
• F D2 028 “Reporte de novedades” • F D7 050 “Relacion de pagos recibidos por conductores”
Proceso: Gestión Humana
Objetivo: Garantizara a la compañía el contar con colaboradores competentes, a través de los proceros de selección, desarrollo, formación de competencias e implementación de
programas orientados al bienestar y cumplimiento de objetivos estratégicos
Alcance: Este documento pretende establecer los pasos de obligatorio cumplimiento para la selección, evaluación de competencias, plan de formación , desarrollo social y salud
ocupacional. De todo el personal vinculado a Dicermex S.A con contrato temporal o indefinido ya sea directamente o por intermedio de una empresa especializada. se excluyen de
este documento el cargo de Gerente General y los cargos correspondientes a Gerencia de Marca
Factor Dominante: Mano de Obra y Método
Proveedores Entradas Actividades Salidas Cliente
Dirección Estratégica Requisición de Personal Definición de perfiles competentes Personal Competente Todos los Procesos
Creación, ejecución del programa de
formación y Desarrollo Integral
Plan de Formación y Desarrollo
P
Diseño del plan de Induccion
Todos los Procesos Integral
Diseño de la medicion de clima
Organizacional
Programacion de la evaluacion por
competencias
H
Ejecutar las actividades de Bienestar
Ejecutar las actividades de S &SO
Realizacion de evaluaciones de
A precentivas y correctivas
Documentos
F D 08 006 Requisicion de personal F D 08 042 Vinculacion e Induccion de personal
F D 08 019 Asistencia a Capacitaciones F D 8 057 Plan de Formacion y Desarrollo Integral
Procedimientos
Alcance: Este procedimiento se aplicará en todas las áreas de Dicermex S.A., desde que se determina la necesidad de los bienes y mientras permanezcan bajo la responsabilidad
de Dicermex S.A
Factor Dominante: Mano de Obra
Proveedores Entradas Actividades Salidas Cliente
Todos los Procesos Necesidades de Bienes y Servicios Cronograma de Mantenimiento Recursos tecnologicos
P Determinación de necesidades
Evaluación de la necesidad
Establecer la solución
Consecución de cotización (mínimo tres)
necesarios en óptimas
condiciones de uso
Todos los Procesos
Aprobación de cotización
Generar orden de compra
Seguimiento orden de compra
H
Revisión del producto o servicio adquirido
Instalación o adecuación de equipos o bienes
Adquisición de bienes y servicios
Elaboración de inventario de equipos
Mantenimiento de equipos
Informe de mantenimiento de equipos
V
Seguimiento al cronograma
Evaluación de los resultados del mantenimiento
Diagnóstico de la infraestructura tecnológica
A
Ajustar Cronograma
Programas de seguimiento
Implementar Acciones de Mejoramiento
Documentos
P ro ced im ien to s
P
Identificacion de necesidades Todos los Procesos
óptimas condiciones de uso
Evaluación de la necesidad
Establecer la solución
Consecución de cotización (mínimo tres)
Aprobación de cotización
Generar orden de compra
V
Seguimiento al cronograma
Revisión períodica a infraestructura
A
Ajustar Cronograma
Implementar mejoras a la infraestructura
Documentos
P ro c e d im ie n to s
P
Ventas Solicitud de Crédito Política Financiera Solicitud de crédito aprobada Ventas
Facturación Factura de Venta Políticas de Proveedores Soporte de Pago a Compras
Compras Factura de Compra Políticas de Cartera Informe de Cartera Revisado Ventas
Todos los Procesos Requisición de Recursos Financieros Estudio de Crédito Facturacion
Aprobación o Negación del Crédito
H Obtención de Recursos
-Prestamos de entidades financieras
-Recaudo de cartera
Pago de Obligaciones
V
Rotación de Cartera
Análisis de Cartera
Indicador de Pago a Proveedores
Modificación de Políticas
Documentos
P_D8_012 "Procedimiento de F_D8_014 "Ingreso de Clientes y Solicitud de F_D8_073 "Acta de Transferencia de Caja Menor"
Procedimientos
H Recolección de Información
Generación de Hallazgos
Reunión de Cierre
Elaborar Informe de Auditoría
V Distribuir Informe
Verificación de No Conformidades Abiertas
Evaluar Efectos
Programar Auditoría de Seguimiento
Documentos
Procedimientos
H Proponer acciones
Elaborar plan de implementación
Implementar acciones
V
Realizar seguimiento
Registrar resultados
Evaluar eficacia
A
Proponer nuevas acciones
Estandarizar mejoras
Documentos
• Acciones Correctivas • Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de
•P_D2_013 "Procedimiento de
• Acciones Preventivas Documentos del SGC
Acciones Correctivas y
P rocedim iento s
Versión: 8.0
Dicermex S.A.
DE : Gerencia General
Atentamente,
Esta es una copia controlada que se actualiza con cada cambio de versión, no haga copias de este
documento porque corre el riesgo de tener una versión desactualizada.
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20 ANEXO 2 MATRIZ DE CORRELACION
Procesos DE VE FA LG RF GH RT IN AS AI
Norma ISO 9001
41
Procesos DE VE FA LG RF GH RT IN AS AI
Norma ISO 9001
servicio
7,5,3 Identificación y trazabilidad X X X
7,5,5 Preservación del producto X X
Control de los dispositivos de seguimiento y de
7,6 Medición X X X
8 Medición, Análisis y Mejora X X X X X X X X X X
8,1 Generalidades X X X X X X X X X X
8,2 Seguimiento y Medición
8,2,1 Satisfacción del cliente X
8,2,2 Auditoría Interna X
8,2,3 Seguimiento y Medición de Procesos X X X X X X X X X X
8,2,4 Seguimiento y Medición del Producto X X X X
8,3 Control del Producto No Conforme X
8,4 Análisis de Datos X X X X X X X X X X
8,5 Mejora X X X X X X X X X X
8,5,1 Mejora Continua X X X X X X X X X X
8,5,2 Acción Correctiva X X X X X X X X X X
8,5,3 Acción Preventiva X X X X X X X X X X
42
21 CONTROL DE ACTUALIZACIONES
VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA
2.0 MISION, VISION Y OBJETIVOS CORPORATIVOS. 16/02/2005
43