Manual Res 31052017 PDF

TABLA DE CONTENIDO
1 ASPECTOS GENERALES............................................................................................... 12
1.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia ................................. 12
1.2 Campo de aplicación ............................................................................................................. 13
1.3 Sujeción de la actividad contractual a la constitución y a la Ley ....................................... 13
1.4 Principios que rigen la contratación .................................................................................... 13
1.5 Mapa de procesos SGI........................................................................................................... 14
1.6 Control de la Gestion Contractual ........................................................................................ 14
2 ÁREAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE

CONTRATACIÓN .................................................................................................................... 15
3 ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL ................................................. 16
3.1 PLANEACIÓN DE LA GESTION CONTRACTUAL ................................................................. 17

3.1.1 El Plan Anual de Adquisiciones .................................................................................. 17
3.1.2 El plan anual de adquisiciones en relación con los bienes. ..................................... 17
Presupuesto de Funcionamiento ..................................................................................................................... 17
Presupuesto de Inversión................................................................................................................................... 17
3.1.3 El plan anual de adquisiciones en relación con los servicios. ................................ 17
Presupuesto de Funcionamiento. .................................................................................................................... 17
Presupuesto de Inversión................................................................................................................................... 18
3.2 ETAPA PREPARATORIA. ...................................................................................................... 18

3.2.1 Solicitud de contratación ............................................................................................. 18
3.2.2 Análisis del Sector ....................................................................................................... 18
3.2.3 Estudio de mercado ..................................................................................................... 18
3.2.4 Estudios y documentos previos ................................................................................. 19
3.2.5 Certificaciones y Justificaciones ................................................................................ 21
3.3 ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA. ............................... 22

3.3.1 LICITACION PÚBLICA .................................................................................................. 23
3.3.1.1 Definición. ..................................................................................................................... 23
3.3.1.2 Actividades y áreas responsables. ............................................................................. 23
a) Solicitud del bien o servicio. ...................................................................................................................... 23
b) Estudios y documentos previos. ............................................................................................................... 23
c) Certificado de disponibilidad presupuestal. .......................................................................................... 23
d) Ejecución de actividades del proceso en el aplicativo Orión........................................................... 23
e) Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria ........................................................... 23
f) Aviso .................................................................................................................................................................. 24
g) Apertura de la licitación ............................................................................................................................... 24
h) Pliego de condiciones definitivo ............................................................................................................... 24
i) Plazo de la licitación ..................................................................................................................................... 24
j) Audiencia pública de asignación de riesgos y aclaración del pliego de condiciones. ............. 24
k) Observaciones al pliego de condiciones. .............................................................................................. 25
l) Adendas. .......................................................................................................................................................... 25
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MANUAL Versión 16.0
MANUAL INTERNO DE CONTRATACIÓN DE LA
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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
m) Cierre de la licitación .................................................................................................................................... 25
n) Evaluación ....................................................................................................................................................... 25
o) Traslado de Evaluación a Proponentes ................................................................................................. 26
p) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones. .............................................. 26
q) Audiencia pública de adjudicación. ......................................................................................................... 26
r) Contrato............................................................................................................................................................ 26
3.3.2 SELECCIÒN ABREVIADA ............................................................................................ 26
3.3.2.1 Selección abreviada menor cuantía ............................................................................ 27
3.3.2.1.1 Definición. ...................................................................................................................... 27
3.3.2.1.2 Actividades y áreas responsables. ............................................................................. 27
f) Pliego de condiciones definitivo ............................................................................................................... 28
g) Apertura del proceso .................................................................................................................................... 28
h) Manifestación de interés en participar .................................................................................................... 28
i) Audiencia de sorteo ...................................................................................................................................... 28
j) Observaciones al pliego de condiciones ............................................................................................... 28
k) Adendas ........................................................................................................................................................... 29
l) Cierre del proceso ......................................................................................................................................... 29
m) Evaluación ....................................................................................................................................................... 29
n) Traslado de evaluación a proponentes. ................................................................................................. 29
o) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones
30
p) Acto de adjudicación. ................................................................................................................................... 30
q) Contrato. .......................................................................................................................................................... 30
3.3.2.2 Selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de
características técnicas uniformes ............................................................................................. 30
3.3.2.2.1 Subasta inversa. ........................................................................................................... 30
a) Solicitud del bien o servicio ........................................................................................................................ 31
f) Apertura del proceso .................................................................................................................................... 31
g) Pliego de condiciones definitivo ............................................................................................................... 31
h) Observaciones al pliego de condiciones. .............................................................................................. 32
i) Adendas. .......................................................................................................................................................... 32
j) Cierre del proceso ......................................................................................................................................... 32
k) Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de ficha técnica. ..................................... 32
l) Traslado de evaluación a proponentes. ................................................................................................. 33
m) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones.
33
n) Audiencia pública de subasta y adjudicación....................................................................................... 33
o) Contrato. .......................................................................................................................................................... 33
3.3.2.2.2 Compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdo Marco de Precio ..... 33
3.3.2.2.3 Adquisición en Bolsa de Productos ........................................................................... 34
3.3.2.3 Selección abreviada por declaratoria de desierto de un proceso de licitación ....... 34
3.3.2.4 Enajenación de Bienes ................................................................................................ 34
3.3.3 CONCURSO DE MERITOS ........................................................................................... 35
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3.3.3.1 Definición. ..................................................................................................................... 35
3.3.3.2 Actividades y áreas responsables. ................................................................................ 35
b) Estudios y Documentos previos. .............................................................................................................. 35
3.3.3.3 Actividades específicas del concurso con precalificación ....................................... 35
a) Aviso de convocatoria .................................................................................................................................. 35
b) Informe de precalificación........................................................................................................................... 36
c) Audiencia de precalificación ...................................................................................................................... 36
3.3.3.4 Actividades que aplican para los dos (2) concursos ................................................... 36
a) Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria ........................................................... 36
b) Apertura del proceso .................................................................................................................................... 36
c) Pliego de condiciones definitivo ............................................................................................................... 36
d) Observaciones al pliego de condiciones ............................................................................................... 36
e) Adendas. .......................................................................................................................................................... 37
f) Cierre ................................................................................................................................................................ 37
g) Evaluación ....................................................................................................................................................... 37
h) Traslado de evaluación a proponentes. ................................................................................................. 37
i) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones
38
j) Audiencia pública de Adjudicación. ......................................................................................................... 38
k) Contrato............................................................................................................................................................ 38
3.3.4 CONTRATACIÓN DIRECTA ................................................................................................... 38

3.3.4.1 Definición. ..................................................................................................................... 38
c) Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.................................................................... 39
d) Verificación del Secretario General ......................................................................................................... 39
e) Ejecución de actividades del proceso en el aplicativo Orión........................................................... 39
f) Informe para la Junta de Adquisiciones y Licitaciones ..................................................................... 39
g) Acto administrativo de justificación de la contratación directa ........................................................ 39
h) Contrato. .......................................................................................................................................................... 39
3.3.5 SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ...................................................................................... 40

3.3.5.1 Definición. ..................................................................................................................... 40
3.3.5.2.1 Contratación de Mínima Cuantía ................................................................................. 40
d) Ejecución de actividades en el aplicativo Orión .................................................................................. 40
e) Invitación Pública .......................................................................................................................................... 40
f) Adendas. .......................................................................................................................................................... 40
g) Cierre del proceso ......................................................................................................................................... 41
h) Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de las condiciones técnicas. ............... 41
i) Traslado de verificación de requisitos habilitantes y condiciones técnicas a los proponentes.
41
j) Contrato. .......................................................................................................................................................... 41
3.3.5.2.2 Adquisición en grandes superficies. .......................................................................... 42
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d) Ejecución de actividades en el aplicativo Orión .................................................................................. 42
e) Invitación .......................................................................................................................................................... 42
f) Evaluación ....................................................................................................................................................... 42
3.3.6 ASPECTOS GENERALES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES .................................. 43

3.3.6.1 Ofrecimiento más favorable para la Entidad .............................................................. 43
3.3.6.2 Subsanabilidad de los Requisitos Habilitantes.......................................................... 43
3.3.6.3 Comité Evaluador ......................................................................................................... 43
3.3.6.4 Visita no obligatoria a la Entidad ................................................................................ 45
3.3.6.5 Ofertas con valor artificialmente bajo ......................................................................... 45
3.3.6.6 Documentos de la propuesta ...................................................................................... 45
3.3.6.7 Contenido del pliego de condiciones. ........................................................................ 47
3.3.6.8 Publicidad del procedimiento de contratación en el SECOP. ................................... 48
3.4 ETAPA CONTRACTUAL ........................................................................................................ 49

3.4.1 Contenido de los contratos ......................................................................................... 49
3.4.2 Desarrollo algunos aspectos del clausulado del contrato: ....................................... 50
3.4.2.1 Garantías ...................................................................................................................... 50
3.4.2.2 Cláusulas Excepcionales............................................................................................. 51
3.4.2.3 Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento.............................................. 51
a) Multas................................................................................................................................................................ 51
b) Cláusula penal pecuniaria .......................................................................................................................... 52
c) Declaratoria de incumplimiento. ............................................................................................................... 52
3.4.2.4 Controversias y solución de conflictos derivados del proceso de contratación .... 52
3.4.2.5 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo .............................. 52
3.4.2.6 Perfeccionamiento y ejecución ................................................................................... 52
3.5 ETAPA POSCONTRACTUAL ................................................................................................. 53

3.5.1 Liquidación ................................................................................................................... 53
3.5.2 Término y alcance de la liquidación. .......................................................................... 53
3.5.3 Actividades para la liquidación de los contratos ....................................................... 53
3.5.4 Obligaciones posteriores a la liquidación .................................................................. 54
4 SUPERVISION E INTERVENTORIA ................................................................................. 54
4.1 SUPERVISOR ......................................................................................................................... 54
4.2 FUNCIONES DE LA SUPERVISION ...................................................................................... 55

4.2.1 Aspectos Administrativos ........................................................................................... 55
4.2.2 Aspectos Técnicos ....................................................................................................... 55
4.2.3 Aspectos Financieros y Contables ............................................................................. 56
4.3 FACULTADES DEL SUPERVISOR ........................................................................................ 57
4.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR .................................................................................... 57
4.5 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES ................................. 58
4.6 CLASES DE RESPONSABILIDAD ......................................................................................... 58

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4.6.1 Responsabilidad Disciplinaria..................................................................................... 58
4.6.2 Responsabilidad Civil .................................................................................................. 59
4.6.3 Responsabilidad Penal ................................................................................................ 59
4.6.4 Responsabilidad Fiscal................................................................................................ 59
5 CONFLICTO DE INTERESES IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES ................................. 60
6 CESION DEL CONTRATO .............................................................................................. 60
7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES .................................................................... 61
8 VARIOS ......................................................................................................................... 61
8.1 BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN........................................... 61
8.2 INFORMES PERIÓDICOS EN MATERIA CONTRACTUAL .................................................... 61

8.2.1 Informes externos. ....................................................................................................... 62
8.2.2 Informes internos. ........................................................................................................ 62
8.3 COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS ..................................................... 62
8.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................. 62
8.5 VIGENCIA ............................................................................................................................... 62
HISTORIAL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 63

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INTRODUCCIÓN
La normatividad aplicable en materia de contratación estatal como son la Ley 80 de 1993, (Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública), modificada por la Ley 1150 de 2007 (Por medio de la cual se
introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con Recursos Públicos), buscan agilizar el proceso contractual, y hacer más
transparentes las prácticas de la contratación estatal con el fin de alcanzar los fines del Estado.
En este sentido, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de quienes intervengan en
la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y
responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Principios a los que
habría que agregar el de selección objetiva (Art. 5 de la Ley 1150) y el de mantenimiento de la ecuación
contractual (Art. 27 de la Ley 80). Así mismo, el operador contractual ha de tener en cuenta que le aplican las
normas que regulen la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación (Art.
28 Ley 80), los principios generales del derecho (Art. 8 Ley 153 de 1887) y los particulares del derecho
administrativo (Art. 3 de la Ley 1437). Como consecuencia de los principios de transparencia y del deber de
selección objetiva, la administración está obligada constitucional y legalmente a garantizar los derechos a la
igualdad de los oferentes de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política y los artículos 24, 29 y
30 de la Ley 80 de 1993. Por virtud de esta garantía todos los participantes en las contrataciones con la Entidad,
están en idénticas condiciones y gozan de las mismas oportunidades.
Con relación a las reglas aplicables a los servidores públicos que intervengan en la etapa de planeación,
ejecución y liquidación contractual éstos han de tener presente que el contrato estatal es el vehículo jurídico
con que el legislador dota a las entidades estatales para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado para
cuya atención se requiere de cooperadores privados que son atraídos mediante los actos de apertura de los
procesos de selección a presentar sus propuestas con el propósito de que apoyen al cumplimiento de la función
pública que le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia que ejerce su actividad en
consideración a los intereses generales.
Con respecto al principio de legalidad aplicable a la contratación estatal, conforme al cual las autoridades sólo
pueden hacer aquello que les está permitido, el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 autoriza a las
entidades estatales a que celebren “los acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el
cumplimiento de los fines estatales”. Así pues la autonomía de la voluntad se introduce en la contratación con
recursos públicos, lo que le da acceso a la Administración a los tipos contractuales civiles y comerciales, como
lo estipula el artículo 32 de dicha ley.
En ese sentido El ejercicio de la autonomía contractual acrecienta la responsabilidad de los servidores públicos
comprometiéndolos con los deberes concretos de conducta que les exige el numeral 1 del artículo 26 de la Ley
80 de 1993 como son: “el cumplimiento de los fines de la contratación”, “vigilar la correcta ejecución del objeto
contratado” y “proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados
por la ejecución del contrato”.
El principio de responsabilidad advierte a los servidores públicos partícipes en la actividad de contratación que
comprometen su responsabilidad personal “por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar
los daños que se causen por razón de ellas”, por lo que la actividad contractual es ampliamente escrutada por
los entes de control; de tal manera que la Procuraduría General de la Nación, vela por “la observancia de los
principios y fines de la contratación estatal” (Art. 62), correspondiendo a la Contraloría General de la República
el “control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la eficiencia, la economía, la equidad” (Art. 65)
de la contratación estatal. A ese plexo se suma la Fiscalía General de la Nación a la que la ley le asigna la
función de investigar “las conductas constitutivas de hechos punibles y acusará a los presuntos infractores ante
los jueces competentes” (Art. 64). Además de los controles institucionales está “la vigilancia y el control
ciudadano”, previsto por el artículo 66 Ibídem, de tal manera que el “El servidor púbico responderá disciplinaria,
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civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual” tal como lo dispone el artículo 51
Ibídem.
Teniendo en cuenta los postulados anteriores ,el presente Manuales un instrumento para el desarrollo de la
actividad contractual de la Superintendencia Financiera de Colombia de tal manera que los diferentes actores
que intervengan en la misma cuenten con una herramienta que no subroga de ninguna manera, ni en condición
ninguna los deberes legales y reglamentarios que los someten, no siendo su propósito otro que facilitar los
accesos al cumplimiento de las tareas que les son propias en materia contractual.
OBJETIVO
Este Manual cumple la obligación contenida en el Artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y sigue los
lineamientos fijados por Colombia Compra Eficiente que fija su alcance como documento que:
(i) Establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales y,
(ii) Da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha
Gestión Contractual.
Según el ente rector de la contratación el Manual de Contratación es un instrumento de Gestión Estratégica
puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad
Estatal.
Este Manual siguiendo el instructivo de Colombia Compra Eficiente, está orientado a que los Procesos de
Contratación que realice la Superintendencia Financiera de Colombia garanticen los objetivos del sistema de
compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia,
rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.
El presente Manual tiene por finalidad estandarizar y hacer públicos los procedimientos que rigen el proceso de
contratación de la Superintendencia Financiera de Colombia diseñados atendido lo dispuesto por el numeral 5
del artículo 17 de la Ley 489 de 1998, la Ley 872 de 2003, el Decreto 4485 de 2009 y la Norma Técnica de
Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
MARCO LEGAL
Constitución Nacional
Código de Comercio
Código Civil
Código disciplinario
Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Ley 1474 de 2011
Decreto Ley 4170 de 2011
Decreto Ley 019 de 2012
Decreto 1082 de 2015
Ley 1712 de 2014 (Ley de transparencia)
Ley 527 de 1999
Resolución 0243 de 2012
Guías y Manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente como Entidad rectora.
ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL

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Alcance: Establecer y dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos
de proceso y organigrama que la Superintendencia Financiera de Colombia desarrolla en sus Procesos de
Contratación y Gestión Contractual.
Medios de Consulta
Este Manual se encuentra disponible para consulta en el aplicativo del Sistema de Gestión Integrado
-SGI- de la Superintendencia Financiera de Colombia; cuya ruta de consulta es
http://isolucion:81/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=FrameSetGeneral.asp&
Administración
Este Manual fue elaborado por el Grupo de Contratos de la Secretaría General de la Superintendencia
Financiera de Colombia.
Cualquier observación aclaración o solicitud de cambios debe ser dirigida al Grupo de Contratos de la Secretaría
General, dependencia que hará el trámite respectivo si es el caso, y aprobará e incorporará las modificaciones
que se deriven, así como su actualización, formalización y adopción de una nueva versión del documentos con
su respectivo control de cambios.
GLOSARIO
- Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales, aprobados mediante ley, vigentes celebrados
por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en
los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen
colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
- Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra
Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de
Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
- Adenda: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.
- Área primaria o solicitante: Dependencia que solicita el bien, servicio u obra al Grupo de Contratos.
- Área técnica: Son las áreas primarias y/o secundarias de la Entidad que necesitan bien, servicio u obra.
- Bienes Nacionales: Bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes
Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren,
adicionen o sustituyan.
- Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común
utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en
consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los
que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal: El Ministerio de Hacienda y Crédito Público lo define
como el “documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de
una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del
valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa
apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y
cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad,
disciplinaria, fiscal y penal. El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito
esencial para la asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal
el requisito que según la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento.”
El certificado de Disponibilidad presupuestal es individual para cada contrato. Se expide sobre el valor
presupuestado para el contrato; esto, en atención al principio de legalidad del gasto público de que trata
el artículo 345 constitucional, al indicar que no pueden hacerse gastos que no estén decretados por el
Congreso de la República ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto.
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La existencia del certificado es condición previa y necesaria de la Convocatoria para participar en el
proceso de contratación.
- Clasificador de bienes y servicios UNSPSC: Sistema de codificación de las Naciones Unidas para
estandarizar productos y servicios.
- Colombia compra Eficiente: Es una Unidad Administrativa Especial denominada Agencia Nacional de
Contratación Pública, descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de
Planeación creada por el Decreto Ley 4170 de 2011 y a la que le corresponde entre otras funciones “La
formulación de políticas, planes y programas buscando optimizar la oferta y demanda en el mercado.”,
“La absolución de consultas sobre la aplicación de las normas y expedir circulares sobre la materia.” y
“El diseño, la organización y la celebración de Acuerdos Marco de Precios.”
- Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta
(consorcio, unión temporal), que suscribe un contrato estatal.
- Cronograma: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para
las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.
- Cuenta por Pagar: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: una cuenta por pagar se debe
constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le
ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han
sido cancelados.
- Documentos del Proceso: Son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c)
los pliegos de condiciones o la invitación y las respuestas dadas a la solicitud de aclaraciones(d) las
Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido
por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
- Entidad Estatal: En términos generales la entidad estatal es aquellas definidas por el artículo 2º de la
Ley 80 que aún sin tener personería jurídica están habilitadas para contratar.
Para el caso específico de este manual, la entidad estatal es la Superintendencia que goza de personería
jurídica para contratar.
- Estudios y documentos previos: Son los soportes del proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones,
y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de
Contratación.
- Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta
las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para
estructurar las garantías del contrato.
- Gestión Contractual: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control,
ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de la Superintendencia.
- Gestión Estratégica: Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que la
Superintendencia debe llevar a cabo en cumplimiento de su Objetivo Misional.
- Interventoría: La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del
contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o
la extensión del mismo lo justifiquen. La interventoría cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde
a la naturaleza del contrato principal, podrá comprender el seguimiento administrativo, técnico,
financiero, contable, jurídico del contrato.
- Junta de Adquisiciones y Licitaciones y Comité de Adquisiciones: Órganos asesores del ordenador
del gasto, según corresponda.
- Lance: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.
- Margen Mínimo: Es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor
del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser
expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
- Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
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- Objetivo Misional: Son los objetivos y las funciones que la ley y los decretos le asignan a la
Superintendencia Financiera de Colombia.
- Oferente o proponente: Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o
conjunta que desea celebrar contratos con la Entidad y para ello de manera formal atendiendo al acto
de apertura del proceso de selección y conforme al pliego presenta una oferta.
- Ordenador del Gasto: Es el funcionario que en lo propio de la materia contractual tiene la competencia
de ejecución del presupuestal para ejecutar el gasto de forma tal que es quien decide la oportunidad de
contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto.
- Orión: Software de gestión adoptado por el Grupo de Contratos a través del cual se realiza el registro y
consulta de información de los procesos de contratación en todas sus etapas.
- Período Contractual: Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del
contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del
contrato.
- Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley
1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de
planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los
términos del presente decreto.
- Pliego de Condiciones: Es un documento producido en la etapa precontractual por la Administración
con base en los estudios previos en que se determina el objeto que se pretende contratar, el cronograma
del proceso, las reglas y condiciones que han de regir el proceso de selección del contratista y la
ejecución contractual y que incluye entre otras determinantes los términos y condiciones de la minuta
contractual y cómo la dirección, control y vigilancia del contrato se efectuara.
- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
- Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la
Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y
mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o
el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
- Registro Presupuestal: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: a diferencia del certificado
de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, este registro la
afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán
ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las
prestaciones a las que haya lugar.
El registro presupuestal es condición de ejecución del contrato (Art. 23 de la Ley 1150) y solo se puede
constituir estando el contrato firmado.
- Reserva Presupuestal: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Una reserva presupuestal
se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del
año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de
enero de la vigencia siguiente y se utilizan para cancelar las obligaciones contraídas con el contratista
o, eventualmente, con su cesionario.
- Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
- RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados
en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
- Secop: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley
1150 de 2007.
- Sistema de Gestión Integral SGI: Es la herramienta de la Superintendencia Financiera que contempla
los diferentes procesos que se desarrollan para dar cumplimiento a la misión de la Entidad; incluye los
procesos estratégicos, de apoyo y de control, que establecen en los diferentes niveles, actividades de
orientación, soporte y evaluación para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
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- Supervisor: Es la actividad que realiza la entidad para dirigir, vigilar y controlar la ejecución contractual
mediante el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren
conocimientos especializados.
Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de
prestación de servicios que sean requeridos.
- Vigencia Fiscal: Es el lapso comprendido entre el primero de enero y el treinta y uno de diciembre de
un año calendario.
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1 ASPECTOS GENERALES
1.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia
Naturaleza Jurídica y Objeto
 Naturaleza Jurídica: La Superintendencia Financiera de Colombia es un organismo técnico del sector

central, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía
administrativa y financiera y patrimonio propio.
 Objeto: El Presidente de la República, de acuerdo con la ley, ejerce a través de la Superintendencia

Financiera de Colombia, la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen actividades
financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento o
inversión de recursos captados del público. La Superintendencia Financiera de Colombia tiene por
objetivo supervisar el sistema financiero colombiano con el fin de preservar su estabilidad, seguridad y
confianza, así como promover, organizar y desarrollar el mercado de valores colombiano y la protección
de los inversionistas, ahorradores y asegurados.
Funciones Generales
La Superintendencia Financiera de Colombia ejercerá las funciones establecidas en el Decreto 2739 de 1991,
el Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), el Decreto 4327 de 2005, modificado por
los Decretos 2555 de 2010 y 1848 de 2016, la Ley 510 de 1999 (modificada por la Ley 676 de 2001 y ésta última
derogada por la Ley 1094 de 2006), la Ley 964 de 2005, la Circular Básica Contable y Financiera y 100 de 1995,
la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, y la Circular Básica Administrativa 19 de 2000, y demás normas que
la modifiquen o adicionen, las demás que señalen las normas vigentes y las que le delegue el Presidente de la
República.
Estructura Organizacional
La estructura de la Superintendencia Financiera de Colombia es adoptada mediante el Manual de Funciones,

Requisitos y Competencias y es presentada en forma esquemática en el siguiente organigrama:
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1.2 Campo de aplicación
El presente Manual se aplicará a la gestión contractual a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia,

a todas las áreas involucradas en los procesos contractuales y para los partícipes del sistema de compras, de
acuerdo con sus competencias.
1.3 Sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la Ley
La actividad contractual que realice la Superintendencia Financiera de Colombia se sujetará siempre a la

Constitución Política, Leyes 1437 de 2011, 1474 de 2011, 527 de 1999y Ley 019 de 2012, a las normas
comerciales y civiles pertinentes, excepto en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1993
(Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), las Leyes 1150 de 2007, 1474 de 2011 y 019
de 2012, sus decretos reglamentarios y a la normatividad que la derogue, adicione o complemente.
1.4 Principios que rigen la contratación
Los procesos contractuales que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se desarrollan siempre
con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad que rigen para la función administrativa; se observan además los principios de transparencia,
economía, responsabilidad y selección objetiva a que hacen referencia los artículos 23, 24, 25 y 26 de la Ley
80 de 1993 y articulo 5 de la Ley 1150 de 2007 y los demás que establezca la Ley. Igualmente, se aplicarán
las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación,
los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo, así como los contemplados
en el artículo 209 de la Constitución.
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1.5 Mapa de procesos SGI
Tal como se puede visualizar en el gráfico, la contratación es un apoyo a la gestión de la Superintendencia

Financiera de manera tal que los procesos contractuales se inician para atraer a los contratistas para colaborar
con el fin misional de la entidad y atendiendo a la necesidad de la Superintendencia de adquirir bienes y
servicios, realizar obras, adquirir instrumentos calificados elaborados por consultores que le permitan guiar la
función que le corresponde, obtener el apoyo a la gestión cuando es necesario y en términos generales utilizar
el vehículo contractual para traer todo aquello que exige el cumplimiento de su función.
1.6 Control de la Gestión Contractual
En materia contractual, la Oficina de Control Interno de la Entidad, en desarrollo de sus funciones verificará de
manera periódica las actuaciones sobre las actividades que adelantan las diferentes áreas involucradas en los
procesos de contratación, incluido el seguimiento a la supervisión de los contratos. Lo anterior, con el fin de
hacer las recomendaciones y proponer los correctivos que resulten pertinentes.
De igual forma, el Secretario General, como líder del proceso de Gestión Contractual realizará reuniones
periódicas de seguimiento de la ejecución del plan de contratación.
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2 ÁREAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN
ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE ROL

Descripción y justificación de la
Área técnica  Analista técnico
necesidad
 Analista
Análisis del sector, estudios de
Grupo de Contratos Económico
mercado y consolidación de
estudios previos.
 Analistas jurídicos
 Analista
a) Subdirector Financiero económico y
Definición de requisitos
b) Área técnica financiero
habilitantes.
c) Grupo de Contratos  Analistas técnicos
Definición de criterios de Área técnica  Analistas técnicos
evaluación de propuestas.
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Comité Evaluador.
 Analistas técnicos
Selección del contratista Recomendación de la Junta de
Adquisiciones y Licitaciones o del Comité  Analista conómico
de Adquisiciones al ordenador del gasto. financiero
Secretario General  Ordenador del

Adjudicación
Subdirector Administrativo Gasto
Manejo de los documentos del
proceso, incluyendo su a) Grupo de Contratos  Analistas jurídicos
elaboración, expedición, b) Área técnica  Analistas técnico
publicación, archivo, c) Grupo de Gestión Documental y  Asistenciales
mantenimiento y demás Bibliográfico  Analista financiero
actividades de gestión
documental.
a) Supervisores designados en el contrato
 Supervisor
Supervisión y seguimiento a la b) Interventorías o supervisor externo,
ejecución de los contratos. cuando se requiera.
 Interventor
 Analistas técnicos
a) Área técnica y jurídicos áreas
Comunicación con los oferentes b) Grupo de Contratos usuarias
y contratistas. c) Interventorías o supervisor externo,  Supervisor
cuando se requiera.  Analistas jurídicos
 Interventor
Analistas
Procedimientos presupuestales, económicos y
a) Subdirección Financiera
financieros y de pago. financiero
Seguimiento a las actividades a) Área técnica

posteriores a la liquidación de b) Áreas involucradas en la supervisión  Supervisor
los contratos.
a) Grupo de Contratos
b) Áreas involucradas en la supervisión  Analistas jurídicos
Trámite de procesos c) Junta de Adquisiciones y Licitaciones o  Analistas técnicos
sancionatorios a los contratistas. Comité de Adquisiciones.  Ordenadores del
d) Secretario General Gasto
e) Subdirector Administrativo
Manejo de las controversias y la
solución de conflictos derivados Subdirección de Defensa Judicial  Analistas jurídicos
de los Procesos de contratación.
3 ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL
La actividad contractual se desarrollará teniendo en cuenta las etapas de planeación, preparatoria,

precontractual o de selección del contratista, contractual y poscontractual.
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3.1 PLANEACIÓN DE LA GESTION CONTRACTUAL
3.1.1 El Plan Anual de Adquisiciones
El plan anual de adquisiciones contiene la programación de la actividad contractual de la Superintendencia,

que se elaborará anticipadamente para organizarla y controlarla, con el objeto de satisfacer oportunamente
las necesidades de bienes, servicios u obras que requieran las distintas áreas de la entidad, con el fin de
cumplir a cabalidad con las funciones asignadas.
El Plan Anual de Adquisiciones se actualiza cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición,
valores, modalidad de selección y origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;
(iii) para excluir obras, bienes y/o servicios; y (iv) para modificar el presupuesto anual de adquisiciones.
Las adquisiciones de bienes y servicios que se realicen deben sujetarse al plan anual de adquisiciones y
este a su vez a las apropiaciones presupuestales aprobadas en la respectiva Ley de Presupuesto.
Para la elaboración y seguimiento del referido plan se encuentra el procedimiento A-PR-GCT-007

Elaboración y Seguimiento Plan de adquisiciones
3.1.2 El plan anual de adquisiciones en relación con los bienes.
Hace referencia a la adquisición de bienes muebles e inmuebles destinados a apoyar el desarrollo de

las funciones de la Entidad y de acuerdo con la naturaleza de la erogación se programa así:
Presupuesto de Funcionamiento
a) Comprende entre otros, compra de equipo, tales como vehículos y equipo de transporte, equipo de
comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y maquinaria para oficina,
mobiliario y enseres, audiovisuales y otros.
b) Materiales y suministros tales como dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de

escritorio, elementos de aseo y cafetería, repuestos, herramientas, alimentación y otros.
Presupuesto de Inversión.
Comprende la adquisición de bienes con cargo a los proyectos de inversión de la Superintendencia
Financiera incluidos en la Ley Anual de Presupuesto.
3.1.3 El plan anual de adquisiciones en relación con los servicios.

Hace referencia a la prestación de los servicios destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la
Entidad mediante la ejecución del Presupuesto de Funcionamiento o de Inversión. Comprende, entre
otros, los siguientes rubros:
Presupuesto de Funcionamiento.
a) Mantenimiento instalaciones.
b) Mantenimiento equipos de oficina.
c) Mantenimiento vehículos.
d) Servicios administrativos (Correo, transporte, aseo y cafetería, vigilancia, suministro de pasajes
labores de mensajería, entre otros.)
e) Servicios Informáticos
f) Programa de seguros
g) Arrendamientos
h) Impresos y Publicaciones
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i) Contratación de Servicios Profesionales (Representación Judicial, Vigilancia Judicial, Asesorías,
Consultorías y otros).
j) Otros
Presupuesto de Inversión.
Comprende la contratación de servicios con cargo a los proyectos de inversión de la Superintendencia
Financiera incluidos en la Ley Anual de Presupuesto.
3.2 ETAPA PREPARATORIA.
En esta etapa, la Superintendencia evalúa la oportunidad y conveniencia de adelantar la contratación y

que ésta, se ajuste al presupuesto de la Entidad, realiza los estudios previos necesarios, incluido el
estudio de mercado y análisis del sector, para la determinación exacta de los bienes, servicios u obras
requeridas e identifica técnica y económicamente el objeto del contrato a celebrar.
3.2.1 Solicitud de contratación
El Jefe de la dependencia solicitante envía a través del aplicativo ORION la solicitud de contratación y
la información precontractual de “Estudios y documentos previos del área técnica”
Son competentes para adelantar las solicitudes de contratación las áreas (usuarias primarias) señaladas
a continuación:
 Dirección de Tecnología
 Oficina Asesora de Planeación
 Subdirección Administrativa
 Subdirección Financiera
 Subdirección de Talento Humano
 Grupo de Comunicaciones
 Dirección Jurídica
 Subdirección de Defensa Jurídica
 Dirección de Investigación y Desarrollo
 Secretaria General
 Despacho del Superintendente Financiero
Las demás áreas son usuarias secundarias y deberán tramitar las solicitudes de contratación a través
de un área usuaria primaria.
3.2.2 Análisis del Sector
Una vez recibida la solicitud de contratación, el Grupo de Contratos con apoyo del área usuaria, cuando
se requiera, debe realizar el análisis del sector económico y de los oferentes así como también el estudio
de la oferta y de la demanda relacionada con el objeto a contratar, de conformidad con la guía para la
elaboración de estudios de sector, expedida por Colombia Compra Eficiente.
3.2.3 Estudio de mercado
El estudio de mercado será realizado por el Grupo de Contratos con apoyo del área usuaria, cuando se
requiera, de conformidad con lo establecido en el A-MN-GCT-002 Manual para la elaboración de
estudios de Mercado.
El área usuaria avalará el presupuesto oficial obtenido.

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3.2.4 Estudios y documentos previos
Con base en el análisis del sector y el estudio de mercado, el Grupo de Contratos adicionará lo de su
competencia en el aplicativo ORION y generará el documento de Estudios y Documentos previos, cuyo
contenido se describe a continuación:
a) Descripción de la necesidad
Corresponde a la descripción clara y concisa de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso
de Contratación, para lo cual deberá tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:
 Describir los requerimientos en función de los resultados que se quieren obtener
 Definir claramente los antecedentes, condiciones y entorno en el cual se va a desarrollar el objeto

del contrato, con el fin que los oferentes preparen una buena oferta.
 Indicar la normatividad técnica que aplica al bien, servicio u obra a contratar, si existe.
b) Objeto a contratar
El área usuaria definirá el objeto contractual de manera clara y sucinta
c) Nivel Clasificador
El área usuaria, identificará el nivel clasificador de bienes y servicios hasta el 3er nivel. Para procesos
de mínima cuantía, es necesario clasificación hasta el 4° nivel.
Para obtener el código del bien, obra o servicio, se deberá consultar en el buscador dispuesto por
Colombia Compra Eficiente en su página web.
d) Valor
El Grupo de Contratos, indicará el valor del presupuesto asignado al proceso de contratación, de acuerdo
con el resultado del estudio del mercado y análisis del sector. Dicho valor deberá incluir todos los gastos
inherentes para la adecuada ejecución del contrato, tales como impuestos, incluido el IVA, tasas, y
contribuciones legales vigentes a que haya lugar.
e) Análisis y justificación del valor del contrato
El Grupo de Contratos señalará el nombre de las personas naturales o jurídicas a las cuales se solicitó
cotización, para adelantar el estudio de mercado. Con fundamento en dichas cotizaciones y el análisis
del sector se determinará el valor del presupuesto estimado por la Entidad.
f) Disponibilidad Presupuestal
El área usuaria determinará, si la contratación corresponde al rubro de Gastos de Inversión o Gastos de

Funcionamiento y en caso de corresponder a la primera deberá indicar el tipo de inversión (capacitación,
archivo, tecnología etc).
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g) Acuerdos Comerciales y Trato Nacional
El Grupo de Contratos, deberá verificar si al Proceso de Contratación le es aplicable algún Acuerdo

Comercial, para lo cual deberá hacer el análisis correspondiente sobre los valores a partir de los cuales
un acuerdo es aplicable y las excepciones a la aplicación de dicho Acuerdo según los bienes y servicios
que la Superintendencia quiera contratar.
La Superintendencia deberá dar el mismo trato que da a los bienes y servicios nacionales, a aquellos
bienes y servicios de los Estados con quienes Colombia ha suscrito un Acuerdo Comercial y a los
servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones (CAN).
De igual forma, deberá conceder el mismo trato a aquellos bienes y servicios de Estados con los cuales,
a pesar de no existir un Acuerdo Comercial, el Gobierno Nacional ha certificado reciprocidad.
h) Plazo de ejecución
El área usuaria, determinará el plazo de ejecución del contrato expresado en días (hábiles o calendario),
meses o años, en el evento que existan obligaciones que deban cumplirse con posterioridad a la
terminación del plazo de ejecución se establece una vigencia para su cumplimiento.
De acuerdo con el Principio de anualidad, ningún contrato puede superar la vigencia fiscal.
Cuando el plazo de ejecución del contrato supere la vigencia fiscal y se trate de presupuesto de inversión
el área usuaria deberá solicitar vigencias futuras ante las entidades correspondientes (Ministerio de
Hacienda y Crédito Público y/o Departamento Nacional de Planeación), si el presupuesto es de
funcionamiento lo tramitará el Grupo de Contratos. En todo caso, deberá tenerse en cuenta el tiempo
requerido para adelantar la etapa preparatoria y el proceso de selección.
i) Características técnicas del bien o servicio – Ficha técnica (Subasta)
El área usuaria deberá realizar la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del
contrato y ésta deberá guardar relación con las obligaciones a cargo del contratista.
En el evento que se requiera alguna marca específica, la solicitud del bien se deberá justificar en la
descripción de la necesidad.
j) Justificación y fundamentos jurídicos de la modalidad de contratación
El Grupo de Contratos, con base en la modalidad de selección indicada por el área usuaria señalará su
fundamento legal.
Las modalidades de selección se establecen de acuerdo con el objeto y cuantía del proceso.
k) Criterios de selección – Forma de Calificar
El área usuaria deberá identificar los factores de selección de acuerdo al objeto de la contratación y la
forma como se calificarán, teniendo en cuenta las modalidades de selección.
 En los procesos Selección Abreviada de Características Técnicas Uniformes y de Común

Utilización y Mínima cuantía: El único criterio de calificación es el precio.
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 Concurso de Méritos: Los criterios de calificación son, entre otros: Experiencia del interesado y
del equipo de trabajo, formación académica y publicaciones técnicas y científicas del equipo de
trabajo.
 En los procesos de selección por Licitación Pública y Selección Abreviada para la contratación
de Menor Cuantía ,se calificará teniendo en cuenta la ponderación de los elementos de calidad
y precio soportados en puntajes o fórmulas; o la ponderación de los elementos de calidad y
precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.
l) Análisis del riesgo y forma de mitigarlo
El área usuaria y el Grupo de Contratos, realizará la tipificación, estimación y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar la ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en la proforma
A-PI-GCT-027 y la guía A-GU-GCT-002, las cuales se encuentran en el aplicativo del Sistema de Gestión
Integrado de la Superintendencia Financiera de Colombia.
m) Mecanismos de cobertura (Garantía)
El área usuaria y el Grupo de Contratos, determinarán las garantías de acuerdo con el objeto y los
riesgos plenamente identificados en el proceso. Las clases de garantía de acuerdo con la Ley son:
Contrato de seguros, patrimonio autónomo y garantía bancaria. De igual manera se deberá determinar
la vigencia y el porcentaje a asegurar, de acuerdo con el numeral referente al Contenido de los contratos.
En procesos de Mínima Cuantía y Contratación Directa, la Entidad podrá no exigir garantías, en cuyo
caso el área usuaria deberá justificarlo
n) Supervisión
El área usuaria indicará el(los) cargo(s) de quienes ejercerán la supervisión, quienes deberán ser jefes
de dependencia. En el evento que se requiera podrán designar otro(s) funcionario(s) para el ejercicio de
la supervisión, en conjunto con el jefe del área.
En los contratos que contemplen actividades de capacitación, se deberá incluir como supervisor de la
misma al Coordinador(a) del Grupo de Desarrollo Integral de las Personas o en quien éste designe esta
función; dicha asignación deberá ser informada al mencionado Grupo por el área usuaria.
o) Obligaciones del Contratista
El área usuaria, deberá indicar las obligaciones técnicas del contratista para la cabal ejecución del
contrato. El contratista deberá cumplir con las obligaciones del contrato y las señaladas en la Ley.
3.2.5 Certificaciones y Justificaciones
Previo al inicio del proceso de selección y con base en la información suministrada por el área usuaria, el Grupo
de Contratos, proyectará los siguientes documentos cuando corresponda:
a) Justificación de la contratación por parte del Secretario General (Decreto 2209 de 1998)
Aplica para la contratación de mantenimientos, reparación de bienes, adquisición de inmuebles,

suministro
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b) Certificación del Superintendente Financiero (Decreto 2209 de 1998)
Aplica para los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas cuando no exista
personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
Se entiende que no existe personal de planta, cuando no existe personal que pueda desarrollar la
actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la
actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun
existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente.
3.3 ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.
Esta etapa corresponde a las actividades que la Superintendencia Financiera de Colombia realiza para la
selección del contratista, de acuerdo con la modalidad de contratación que corresponda, con base en el
siguiente cuadro:
Las modalidades de selección, son las siguientes:

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3.3.1 LICITACION PÚBLICA
3.3.1.1 Definición.
Procedimiento mediante el cual la Entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable para garantizar
el principio de selección objetiva. Esta es la regla general para la escogencia del contratista, con las excepciones
previstas en la ley, consistentes en la selección abreviada, el concurso de méritos, la contratación directa y la
mínima cuantía.
Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso licitatorio se adelanten las actividades
indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.
3.3.1.2 Actividades y áreas responsables.
Una vez adelantadas las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza
del contrato a celebrar, las licitaciones públicas que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se
efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:
a) Solicitud del bien o servicio.
El jefe del área usuaria realiza solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.
b) Estudios y documentos previos.
El Grupo de Contratos elaborará y consolidará el análisis del sector, el estudio de mercado y los estudios previos
c) Certificado de disponibilidad presupuestal.
La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por el Grupo de Contratos de acuerdo con el estudio
de mercado, del sector y las asignaciones presupuestales existentes, suscrita por el Ordenador del gasto que
corresponda, y expedida por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.
Cuando se trate de contrataciones con cargo a los recursos del convenio celebrado entre la Superintendencia
Financiera y el ICETEX, se solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal al mismo, actividad que será
adelantada por la Subdirección de Talento Humano.
d) Ejecución de actividades del proceso en el aplicativo Orión
El Grupo de Contratos deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión, de acuerdo con
el procedimiento A-PR-GCT-010 Ingreso y Actualización de Información Contractual en el Aplicativo Orion.
e) Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria
El Grupo de Contratos elaborará el proyecto de pliego de condiciones con base en los documentos y estudios
previos, el cual se publica en el SECOP y en la página Web de la Entidad durante diez (10) días hábiles con el
fin de que los interesados lo conozcan y formulen las observaciones que consideren pertinentes.
Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deberán ser presentadas dentro de los términos
previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se realizará por escrito y de manera
motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
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El Aviso de convocatoria, se publicará junto con el proyecto de pliego de condiciones.
f) Aviso
El Grupo de Contratos, publica hasta tres (3) avisos, sobre la respectiva licitación en la forma y términos
establecidos en el numeral 3º del artículo 30° de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto
019 de 2012. Los (el) aviso(s) será (n) proyectado(s) por el Grupo de Contratos y deberán contener, como
mínimo, la siguiente información: objeto, fecha de apertura de la licitación, fecha de cierre de la licitación,
presupuesto oficial estimado, consulta del pliego, criterios de adjudicación y convocatoria a las veedurías
ciudadanas.
g) Apertura de la licitación
Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de vigencia futura, cuando aplique, para
atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General ordenará la apertura de la licitación mediante
Resolución motivada, acto administrativo que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publicará en el
SECOP.
h) Pliego de condiciones definitivo
El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones
aceptadas al proyecto de pliego de condiciones y demás ajustes que se consideren pertinentes, su contenido
se deberá ajustar a lo dispuesto en la normatividad vigente.
En el evento que la Entidad lo estime conveniente solicitará la revisión de los requisitos del pliego de condiciones
por parte de un tercero.
i) Plazo de la licitación
El plazo de la licitación es el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar
propuestas y la de su cierre. Dicho plazo iniciará el día previsto en el cronograma establecido en el acto
administrativo que ordena la apertura del proceso.
j) Audiencia pública de asignación de riesgos y aclaración del pliego de condiciones.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de ofertas, se llevará a cabo
en la Entidad, la audiencia de asignación de riesgos, para presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la
asignación definitiva. Igualmente, en esta misma audiencia se precisará el contenido y alcance de los pliegos
de condiciones.
A la audiencia concurrirán los siguientes funcionarios: quienes hayan participado en la elaboración de los pliegos
de condiciones, el Secretario General o su representante, el Subdirector Financiero o su delegado, el
Subdirector Administrativo o su delegado, el Coordinador del Grupo de Contratos o su delegado y los demás
funcionarios que se requieran. La Superintendencia procederá a resolver las preguntas e inquietudes
planteadas por los eventuales oferentes en el curso de la audiencia; las que no sean resueltas en la misma,
serán contestadas antes del cierre, en un documento que será publicado en el SECOP.
De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta está deberá estar acompañada de un control de asistencia
que será suscrita por los funcionarios de la Entidad intervinientes en la misma y por los interesados que hayan
concurrido.
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Son representantes del Secretario General, el Coordinador del Grupo de Apoyo Legal, el Coordinador del Grupo
de Contratos, o quien el Secretario General designe expresamente.
k) Observaciones al pliego de condiciones.
Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes del cierre, cualquier interesado podrá realizar
observaciones al pliego de condiciones por cualquier medio, las cuales serán revisadas y sustentadas por el
área según corresponda (técnica, financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un
documento escrito, conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en
el SECOP.
l) Adendas.
Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas; éstas se podrán realizar de oficio
o producto de observaciones por parte de los interesados.
Las adendas serán suscritas por el ordenador del Gasto, numeradas en orden consecutivo y publicadas en el
SECOP.
m) Cierre de la licitación
El cierre se efectuará el día y hora indicados en el cronograma del proceso y se suscribirá un acta cuyo propósito
será dejar constancia respecto de las propuestas presentadas con sus respectivos números de folios, el valor
ofertado y de los interesados que asistieron a la mencionada audiencia de cierre.
A esta diligencia concurrirán el Subdirector Administrativo o su delegado, el Coordinador del Grupo de Contratos
y un funcionario de este Grupo, y un delegado del área usuaria que solicitó el bien, obra o servicio.
n) Evaluación
El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General, realizará la verificación de los requisitos
habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y las condiciones técnicas.
Los integrantes del comité evaluador en aspectos técnicos y financieros realizarán la evaluación de los factores
de calificación previstos en el proceso, en lo de su competencia y remitirán en físico y por medio electrónico el
resultado de la evaluación al Grupo de Contratos, junto con el informe de verificación de los requisitos
habilitantes. El Grupo de Contratos, realizará la evaluación jurídica y consolidará la evaluación.
Durante el período de evaluación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes, cuando a ello haya lugar,
para que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de
la Ley 1150 de 2007; sí la solicitud de aclaraciones y/o explicaciones se refiere a aspectos técnicos o
económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según
corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos.
La evaluación ser suscribirá por los integrantes del comité evaluador, acorde con lo de su competencia.
En caso de que la Entidad considere pertinente la prórroga del plazo de verificación y evaluación para garantizar
el deber de selección objetiva, podrá mediante adenda establecer un nuevo plazo en los términos establecidos
por la Ley.
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o) Traslado de Evaluación a Proponentes
El informe de evaluación de las propuestas será publicado y permanecerá en el Grupo de Contratos de la

Entidad por el término de cinco (5) días hábiles a disposición de los oferentes para que, si lo desean, presenten
las observaciones que estimen pertinentes.
Durante el traslado de la evaluación, los oferentes podrán presentar observaciones al informe y/o presentar
documentos o aclaraciones respecto de los requisitos habilitantes para subsanar la propuesta.
El Grupo de Contratos elaborará la respuesta a las observaciones relacionadas con aspectos jurídicos. Si las
observaciones se refieren a aspectos técnicos o económicos, se dará traslado de éstas a la(s) dependencia(s)
que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que sean resueltas. Con relación a los documentos aportados,
cada dependencia se encargará de verificar su contenido.
Finalmente, si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las
observaciones y/o aclaraciones y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP. Las citadas observaciones
a la evaluación serán respondidas en la audiencia de adjudicación
p) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones.
El responsable del proceso elaborará un informe- resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que
será presentado por el Coordinador del Grupo de Contratos a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones para su
consideración. La Junta, con fundamento en el informe y demás análisis que considere pertinentes y
procedentes, efectuará las recomendaciones del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las
hubiere, y, 2) los resultados de la evaluación y la adjudicación del contrato al proponente que haya ocupado el
primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierta, según corresponda.
q) Audiencia pública de adjudicación.
La adjudicación se realizará en audiencia pública mediante Resolución motivada, de conformidad con lo

dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1150 de julio de 2007, en las instalaciones de la Superintendencia.
Dicha adjudicación se entenderá notificada al proponente favorecido en la citada audiencia, y comunicada a los
proponentes no favorecidos en la misma audiencia. Contra el mencionado acto no procede recurso alguno.
El desarrollo de la mencionada audiencia se hará conforme a lo establecido en el pliego de condiciones.
r) Contrato
El Grupo de Contratos, elaborará el contrato y remitirá la minuta para la firma del Secretario General y del
contratista favorecido.
3.3.2 SELECCIÒN ABREVIADA
La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que
por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del
bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión
contractual.
Serán causales, de Selección abreviada, las establecidas en el numeral 2°, del artículo 2° de la ley 1150 de
2007, entre las que se encuentran:
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3.3.2.1 Selección abreviada menor cuantía
3.3.2.1.1 Definición.
Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por la cuantía del bien, obra o servicio,
pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual; procedimiento
mediante el cual la Entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los
interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Aplica para contrataciones
superiores al monto establecido para la mínima cuantía y hasta el límite de la cuantía fijada para la menor
cuantía
Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección abreviada se adelanten las
actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.
3.3.2.1.2 Actividades y áreas responsables.
La selección abreviada que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las
siguientes actividades y responsabilidades:
El jefe del área usuaria realizará solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.
de mercado, del sector y las asignaciones presupuestales existente, suscrita por el Ordenador del gasto que
El proyecto de pliego de condiciones lo elaborará el Grupo de Contratos con base en los documentos y estudios
previos, el cual se publicará en el SECOP y en la página Web de la Entidad cuando menos durante cinco (5)
días hábiles con el fin de que conocer y se formular observaciones por parte de los interesados.
previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para
lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
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El Aviso de convocatoria contendrá lo establecido en la normatividad, y se publicará junto con el proyecto de
pliego de condiciones.
f) Pliego de condiciones definitivo
El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones.
g) Apertura del proceso
atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General o el Subdirector Administrativo, de acuerdo a
su competencia, ordenará la apertura de la contratación mediante acto administrativo que será proyectado por
el Grupo de Contratos, y se publicará en el SECOP.
En el aviso de convocatoria se establecerá si la contratación es susceptible de ser limitada a mipymes, cuando

aplique, en el evento que se cumplan los supuestos señalados en la normatividad que regula la materia. El acto
de apertura así lo indicará.
h) Manifestación de interés en participar
Dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de la apertura del proceso, los oferentes interesados en
participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.
La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.
En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la Entidad declarará el proceso
desierto y procederá nuevamente a abrirlo si lo considera pertinente.
i) Audiencia de sorteo
Si la Entidad recibe más de diez (10) manifestaciones de interés podrá hacer un sorteo de consolidación de
oferentes para escoger entre ellos un número máximo de diez (10) interesados con quienes se continuará el
proceso.
La audiencia de sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar
interés, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, para lo cual la Entidad informará la fecha, hora
y lugar de la mencionada audiencia.
En el evento de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones

para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día hábil siguiente a la fecha en la cual la
Entidad informe a los interesados el resultado del sorteo.
j) Observaciones al pliego de condiciones
observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán revisadas y sustentadas por el área según corresponda
(técnica, financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento escrito,
conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP.
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k) Adendas
Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas y si fuere necesario se prorrogará
el plazo de cierre de la selección. Estas se podrán realizar de manera oficiosa o producto de observaciones.
Las adendas se numerarán en orden consecutivo y se publicarán en el SECOP.
l) Cierre del proceso
A esta diligencia concurrirán el Coordinador del Grupo de Contratos y un funcionario de este Grupo, y un
delegado del área usuaria que solicitó el bien o servicio.
m) Evaluación
El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General o el Subdirector Administrativo, realizará
la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y las condiciones
técnicas.
habilitantes. El Grupo de Contratos, realizará la evaluación jurídica y consolidará la evaluación.
económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el subdirector Financiero según
La evaluación será suscrita por los integrantes del comité evaluador, acorde con lo de su competencia.
por la Ley.
n) Traslado de evaluación a proponentes.
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el Grupo de Contratos de la Entidad, por el
término de tres (3) días hábiles, a disposición de los oferentes para que presenten observaciones, aclaraciones
y/o documentos subsanables.
El Grupo de Contratos responderá las observaciones relacionadas con temas jurídicos. Si las observaciones se
refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos, se dará traslado de ésta(s) a la(s) dependencia(s) que
realizó (aron) las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y se dé repuesta. Si es del caso, se
efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones, aclaraciones y/o
documentos subsanables y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP.
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o) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones
El Grupo de Contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será
presentado a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o al Comité de Adquisidores para su consideración, según
sea el caso. La Junta o el Comité, con fundamento en el informe y análisis que considere pertinentes y
procedentes, efectuará las recomendaciones del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las
hubiere, y 2) Los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato al proponente que haya ocupado el
primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierto del proceso según corresponda.
p) Acto de adjudicación.
La adjudicación se realizará mediante acto administrativo, en el cual se dará repuesta(s) a la(s) observación(es),
aclaración(es) y/o documentos subsanables.
El mencionado acto se comunicará al proponente favorecido y a los proponentes no favorecidos con la

publicación en el SECOP.
La adjudicación del proceso de contratación se realizará de manera total o por ítems según lo establecido el
pliego de condiciones.
q) Contrato.
El Grupo de Contratos, elaborará el contrato y remitirá la minuta para la firma del Ordenador del gasto y del
contratista.
3.3.2.2 Selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características

técnicas uniformes
Esta modalidad de selección abreviada, es utilizada sin consideración a la cuantía, cuando la Entidad tenga la
necesidad de adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, entendidos
como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus
características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y son
ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite.
No se considerarán de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los
servicios intelectuales.
En desarrollo de esta modalidad de selección, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, o de
instrumentos de compra por catálogo derivado de la celebración de acuerdos marco de precios o de
procedimientos de adquisición en bolsa de productos.
Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección abreviada se adelanten las
actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.
3.3.2.2.1 Subasta inversa.
Es una puja dinámica, efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios
durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la norma y en los respectivos pliegos
de condiciones de la entidad. Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección
abreviada se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la
naturaleza del contrato a celebrar
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a) Solicitud del bien o servicio
previos, el cual se publicará en el SECOP y en la página Web de la Entidad durante cinco (5) días hábiles con
el fin de que los interesados lo conozcan y formulen observaciones que consideren pertinentes.
previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se realizará por escrito y de manera
motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
f) Apertura del proceso
atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General o el Subdirector Administrativo, de acuerdo
con su competencia, ordenará la apertura de la contratación mediante acto administrativo que será proyectado
por el Grupo de Contratos, y se publicará en el SECOP.
En el aviso de convocatoria se establecerá si la contratación es susceptible de ser limitada exclusivamente a

mipymes, cuando se cumplan con los requisitos establecidos en la Ley. En el evento que se cumplan los
supuestos señalados en la norma, el acto de apertura así lo indicará.
g) Pliego de condiciones definitivo
El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones
aceptadas al proyecto de pliego de condiciones y demás ajustes que se consideren pertinentes.
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h) Observaciones al pliego de condiciones.
observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán respondidas por el área según corresponda (técnica,
financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento, conforme con el
análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP.
i) Adendas.
Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas. Estas se podrán realizar de
manera oficiosa o producto de observaciones.
Las adendas serán suscritas por el ordenador del Gasto, numeradas en orden consecutivo y publicadas en el
SECOP.
j) Cierre del proceso
será dejar constancia respecto de las propuestas presentadas con sus respectivos números de folios y de los
interesados que asistieron a la mencionada audiencia de cierre.
La oferta económica de cada propuesta se entregará en sobre separado y sellado, el cual se abrirá en la
audiencia de subasta o adjudicación.
A esta diligencia concurrirán el Coordinador del Grupo de Contratos y un funcionario de éste Grupo; y un
k) Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de ficha técnica.
El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General o el Subdirector Administrativo, realizará
la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y de la ficha
técnica, la cual será remitida al Grupo de Contratos, en físico y por medio electrónico. El Grupo de Contratos se
encargará de consolidar el informe.
Durante el período de verificación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes por escrito que aclaren o
subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
si la solicitud de aclaraciones y explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será
elaborada y remitida por el área usuaria o el subdirector Financiero según corresponda, para firma del
Coordinador del Grupo de Contratos.
En cuanto al cumplimiento de la ficha técnica, el mismo será verificado por el área técnica y ésta no podrá ser
subsanada.
La evaluación será suscrita por los integrantes del Comité Evaluador, acorde con lo de su competencia.
En caso de que la Entidad considere pertinente la prórroga del plazo de verificación para garantizar el deber de
selección objetiva, deberá expedir la adenda correspondiente determinando un nuevo plazo en los términos
establecidos por la Ley.
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l) Traslado de evaluación a proponentes.
El informe de verificación de las propuestas será publicado y permanecerá en el Grupo de Contratos de la

Entidad por el término establecido en el pliego de condiciones, a disposición de los oferentes para que presenten
observaciones, aclaraciones y/o subsanen.
El Grupo de Contratos preparará la respuesta relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se
refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos se trasladarán a la(s) dependencia(s) que realizó (aron)
las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y sean resueltas. Si es del caso, se efectuarán los
ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones, aclaraciones y/o documentos
subsanables y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP.
a la evaluación serán respondidas en la audiencia de subasta.
m) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones.
El Grupo de Contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será
presentado a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité para su consideración. La Junta o el Comité con
fundamento en el informe y análisis que considere pertinentes y procedentes, efectuará las recomendaciones
del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las hubiere, y, 2) los resultados de la verificación y
proponente (s) hábiles.
n) Audiencia pública de subasta y adjudicación.
El desarrollo de la Audiencia de Subasta se llevará a cabo siguiendo el procedimiento establecido en el pliego

de condiciones y en la Ley.
En dicha audiencia participarán el ordenador del gasto correspondiente o su delegado, el área usuaria, los
proponentes y las demás personas que deseen asistir y se registren previamente.
Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente, o quedare habilitado un único oferente, cuyos
bienes y/o servicios cumplen con la ficha técnica, y está habilitado, la Entidad podrá adjudicarle el contrato al
único oferente, si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso
en el cual no habrá lugar a subasta inversa.
o) Contrato.
El Grupo de Contratos, elaborará el contrato y remitirá la minuta para la firma del Ordenador del gasto y del
contratista.
3.3.2.2.2 Compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdo Marco de Precio
El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios
proveedores y Colombia Compra Eficiente, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo
de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las
cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo
Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la
colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.
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Los procesos adelantados por la Superintendencia, mediante esta modalidad de contratación, se realizarán
conforme a la normatividad vigente, a las condiciones propias de cada Acuerdo Marco de Precio definidas por
Colombia Compra Eficiente y el procedimiento interno establecido por la Superintendencia.
3.3.2.2.3 Adquisición en Bolsa de Productos
Este procedimiento se aplica, previo análisis y comparación de las ventajas de utilizar la bolsa de productos
para la adquisición de bienes o servicios, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios incluyendo
el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión
y de las garantías. El estudio mencionado deberá mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los
principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.
3.3.2.3 Selección abreviada por declaratoria de desierto de un proceso de licitación
Cuando la entidad haya declarado desierta una licitación puede iniciar un proceso de selección abreviada
dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta del proceso inicial, para lo cual se
deberá prescindir del recibo de las manifestaciones de interés y de la realización del sorteo de oferentes.
El procedimiento para adelantar un proceso de este tipo, será el mismo de un proceso de selección abreviada
de menor cuantía.
3.3.2.4 Enajenación de Bienes
La enajenación de bienes se tramitará de acuerdo con el literal e) numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007 y su decreto reglamentario. Previo a iniciar el proceso contractual la Entidad realizará el siguiente
procedimiento interno:
El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios adelantará todos los trámites señalados en el procedimiento
estipulado en el Sistema de Gestión Integrado en la Proforma A-PR-GRF-006 Baja de bienes.
El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios presentará al Comité Administrador de Baja de Bienes de
la Superintendencia Financiera de Colombia, para su consideración, los estudios y soportes previos sobre
conveniencia y oportunidad de iniciar un proceso de baja de bienes por venta directa o a través de intermediario.
El Comité recomendará o no la baja de bienes por venta directa o a través de intermediario. De igual forma,
podrá solicitar la elaboración de estudios adicionales.
Recomendada la baja de bienes por venta directa o a través de intermediario el Grupo de Almacén e Inventarios
elaborará el acto administrativo respectivo, debidamente motivado, para la firma del Subdirector Administrativo
autorizando la baja y disponiendo el destino de los bienes.
Si la decisión del Comité Administrador de baja de bienes es la venta directa; el Coordinador del Grupo de
Almacén e Inventarios remitirá al Grupo de Contratos todos los antecedentes soporte de la misma para el trámite
del contrato de venta, conforme las normas legales vigentes sobre la materia.
Si la decisión del Comité es la venta a través de intermediario el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios
adelantará los trámites pertinentes a la luz de la normatividad legal vigente.
No se podrán enajenar bienes cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía sin que se
surta el procedimiento señalado.
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3.3.3 CONCURSO DE MERITOS
Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, definiendo particularmente, criterios de

experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponente.
En el concurso hay dos sistemas de selección el concurso abierto y el de precalificación. El concurso con
precalificación aplica cuando la entidad lo estime pertinente de acuerdo a la complejidad de la consultoría, para
el efecto, se conformará una lista de precalificados mediante convocatoria pública, aplicando el procedimiento
establecido en la normatividad vigente y el concurso abierto en los demás casos.
Será obligatorio que con antelación a la apertura del presente proceso que se adelanten las actividades
indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.
del contrato a celebrar, los concursos que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán
conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:
El jefe del área usuaria realiza solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.
b) Estudios y Documentos previos.
3.3.3.3 Actividades específicas del concurso con precalificación
a) Aviso de convocatoria
Sí se decide adelantar el concurso de méritos con precalificación se deberá convocar a los interesados por
medio de un aviso publicado en el SECOP que deberá contener la información señalada en la normatividad
correspondiente.
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b) Informe de precalificación
Una vez recibidas en el Grupo de Contratos físicamente o por correo electrónico, las manifestaciones de interés
y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la
capacidad de organización, la Entidad deberá adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el
aviso de convocatoria para la precalificación. La Entidad deberá elaborar un informe de precalificación y
publicarlo en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria. Los interesados podrán hacer
comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.
c) Audiencia de precalificación
La Entidad efectuará una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para
participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al informe de
precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. La Entidad
establecerá un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de
interesados que cumple con las condiciones de pre-calificación es superior al máximo establecido, en la
audiencia de precalificación la Entidad estatal deberá hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo
que haya establecido en el aviso de convocatoria.
Si la Entidad no puede conformar la lista de precalificados, podrá continuar con el proceso de contratación en
la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.
3.3.3.4 Actividades que aplican para los dos (2) concursos
a) Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria
previos, el cual se publica en el SECOP y en la página Web de la Entidad durante cinco (5) días hábiles con el
fin de que conocer y de formular observaciones por parte de los interesados.
previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para
lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
b) Apertura del proceso
atender el gasto que demande el contrato, el ordenador del gasto que corresponda ordenará la apertura del
proceso, mediante acto administrativo, que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publica en el
SECOP.
c) Pliego de condiciones definitivo
El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones.
d) Observaciones al pliego de condiciones
Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes de la fecha del cierre, cualquier interesado podrá realizar
observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán revisadas por el área según corresponda (técnica,
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financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento, conforme con el
análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP.
e) Adendas.
Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas. Estas se pueden originar por
observaciones o revisiones oficiosas.
Las adendas se numerarán en orden consecutivo y se publicaran en el SECOP.
f) Cierre
será dejar constancia respecto de las propuestas presentadas con sus respectivos números de folios y de los
interesados que asistieron a la mencionada audiencia de cierre.
La oferta económica de cada propuesta deberá ser entregada en sobre separado y sellado, la cual se abrirá en
la audiencia de adjudicación.
A esta diligencia concurrirán el Coordinador del Grupo de Contratos y un funcionario de éste Grupo, y un
g) Evaluación
El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General, realizará la verificación de los requisitos
habilitantes (jurídicos, financieros, de organización y técnicos) y las condiciones técnicas
habilitantes. El Grupo de Contratos, realiza la evaluación jurídica y consolida la evaluación.
económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según
La evaluación será suscrita por los integrantes del Comité Evaluador, acorde con lo de su competencia.
por la Ley.
h) Traslado de evaluación a proponentes.
El informe de evaluación de las propuestas será publicado en el SECOP y permanecerá en el Grupo de

Contratos de la Entidad por el término de tres (3) días hábiles a disposición de los oferentes para que, si lo
desean, presenten las observaciones que estimen pertinentes.
Durante el traslado de la evaluación, los oferentes podrán presentar observaciones al informe y/o presentar
documentos o aclaraciones respecto de los requisitos habilitantes para subsanar la propuesta.
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El Grupo de Contratos elaborará la respuesta a las observaciones relacionadas con aspectos jurídicos. Si las
observaciones se refieren a aspectos técnicos o económicos, se dará traslado de éstas a la(s) dependencia(s)
que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que sean resueltas. Con relación a los documentos aportados,
cada dependencia se encargará de verificar su contenido.
a la evaluación serán respondidas en la audiencia de adjudicación
i) Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones
El Grupo de contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será
presentado por el Coordinador del Grupo de Contratos a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de
Adquisiciones para su consideración. La Junta o el Comité, con fundamento en el informe y demás análisis que
considere pertinentes, efectuará las recomendaciones del caso en especial sobre: 1) Las respuestas a las
observaciones si las hubiere, 2) La calificación técnica y el orden de elegibilidad y 3) La adjudicación del contrato
al proponente que haya ocupado el primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierta, según
corresponda.
j) Audiencia pública de Adjudicación.
La adjudicación se realizará en audiencia pública en las instalaciones de la Superintendencia, mediante acto

motivado. Una vez iniciada la audiencia de adjudicación, el Coordinador del Grupo de Contratos procederá a la
apertura del sobre del proponente calificado en el primer puesto del orden de elegibilidad y verificará que la
oferta económica no supere el presupuesto asignado para el proceso y aplicará el procedimiento establecido
en la norma.
La adjudicación se entenderá notificada al proponente favorecido en la citada audiencia, y comunicada a los

proponentes no favorecidos en la misma audiencia. Contra el mencionado acto no procederá recurso alguno.
k) Contrato
El Grupo de Contratos, elaborará el contrato y remitirá la minuta para la firma del ordenador del gasto y del
contratista.
3.3.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
Modalidad de selección que sólo procede en los casos expresamente señalados en el numeral 4 del artículo 2º
de la Ley 1150 de 2007 y que para el caso de la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponde a:
1- Urgencia manifiesta
2- Contratos Interadministrativos
3- Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
4- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
5- Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos
que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales
6- Arrendamiento y adquisición de inmuebles
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del contrato a celebrar, las contrataciones directas que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia
se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:
c) Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.
d) Verificación del Secretario General
Aplica para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución
de trabajos artísticos; en este caso, se expedirá un documento de verificación de la idoneidad y experiencia del
futuro contratista.
e) Ejecución de actividades del proceso en el aplicativo Orión
El Grupo de Contratos deberá ejecutará las actividades que correspondan en el aplicativo Orión, de acuerdo
con el procedimiento A-PR-GCT-010 Ingreso y Actualización de Información Contractual en el Aplicativo Orion.
f) Informe para la Junta de Adquisiciones y Licitaciones
El Coordinador del Grupo de Contratos, presentará a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, cuando sea de
su competencia, un informe que incluya, entre otros aspectos, la justificación de la necesidad del área técnica
y los fundamentos de la causal de contratación directa invocada. La Junta, con base en el informe y documentos
soporte efectuará las recomendaciones del caso.
g) Acto administrativo de justificación de la contratación directa
La Entidad deberá justificar en un acto administrativo la modalidad de contratación directa.
h) Contrato.
El Grupo de Contratos, elaborará el contrato pertinente con base en la información de los estudios previos y
remitirá la minuta para la firma del Secretario General.
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3.3.5 SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
Esta modalidad procede en los eventos de adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato
sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, independiente de su objeto.
del contrato a celebrar, los procesos de mínima cuantía que adelante la Superintendencia Financiera de
Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:
3.3.5.2.1 Contratación de Mínima Cuantía
d) Ejecución de actividades en el aplicativo Orión
El Grupo de Contratos, deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión, de acuerdo con
e) Invitación Pública
El Grupo de Contratos publicará la invitación en el SECOP, por un término no inferior a un (1) día hábil, para
que los interesados formulen observaciones. Éstas serán contestadas por la Entidad antes del vencimiento del
plazo para presentar ofertas.
f) Adendas.
Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas. Éstas se podrán originar por
observaciones o revisiones oficiosas.
Las adendas se numerarán en orden consecutivo, se publican en el SECOP y serán suscritas por el Ordenador
del Gasto.
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g) Cierre del proceso
A esta diligencia concurrirán el Coordinador del Grupo de Contratos y un funcionario de este Grupo, y un
h) Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de las condiciones técnicas.
El comité evaluador designado para el efecto por el Subdirector Administrativo, realizará la verificación de los
requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y de las condiciones técnicas, la cual
será remitida al Grupo de Contratos, en físico y por medio electrónico. El Grupo de Contratos se encargará de
consolidar el informe.
La verificación de los requisitos habilitantes se hará de la oferta de menor precio, en el caso que ésta no cumpla
con los mismos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente.
Durante el período de verificación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes por escrito que aclaren o
subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
si la solicitud de aclaraciones y explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será
elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según corresponda, para firma del
Coordinador del Grupo de Contratos
El cumplimiento de las condiciones técnicas será verificado por el área usuaria y ésta no podrán ser subsanadas.
La evaluación será suscrita por los integrantes del comité evaluador, acorde con lo de su competencia.
En caso de que la Entidad considere pertinente la prorrogará del plazo de verificación para garantizar el deber
de selección objetiva, y deberá expedir la adenda correspondiente determinando un nuevo plazo en los términos
establecidos por la Ley.
i) Traslado de verificación de requisitos habilitantes y condiciones técnicas a los proponentes.
La publicación de la verificación de los requisitos habilitantes y condiciones técnicas del proponente que ofertó
el menor precio, se realizará en el SECOP y permanecerá en el Grupo de Contratos de la Entidad, por el término
de un (1) día hábil, para que los proponentes puedan formular observaciones y aclaraciones y/o subsanar.
El Grupo de Contratos preparará las respuestas relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se
refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos, se dará traslado de ésta(s) a la(s) dependencia(s) que
realizó (aron) las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y sean resueltas. Si es del caso, se
efectuarán los ajustes a citada evaluación.
j) Contrato.
El Grupo de Contratos, elaborará la aceptación de la oferta y la remitirá para la firma del Ordenador del gasto.
La mencionada comunicación junto con la oferta constituye el contrato.
La aceptación de la oferta junto con la propuesta y las respuestas a las observaciones formuladas a la
evaluación se publicarán en el SECOP, según lo establecido en el cronograma del proceso.
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3.3.5.2.2 Adquisición en grandes superficies.
El Grupo de Contratos elaborará y consolidará los estudios previos
previo y las asignaciones presupuestales existente, suscrita por el Ordenador del gasto que corresponda, y
expedida por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.
d) Ejecución de actividades en el aplicativo Orión
El Grupo de Contratos, deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión, de acuerdo con
e) Invitación
La invitación deberá estar suscrita por el Subdirector Administrativo y dirigida a por lo menos dos (2) Grandes
Superficies, y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto
nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) La forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la
entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) La forma y el lugar de presentación de la cotización,
y e) la disponibilidad presupuestal.
f) Evaluación
El comité evaluador designado por el Subdirector Administrativo evalúa las ofertas presentadas y selecciona la
que ofrezca el menor precio del mercado y cumpla las condiciones requeridas. En caso de empate, la entidad
estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
g) Contrato.
La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
Recibida la garantía, si aplica el Grupo de Contratos procederá a su revisión y aprobación, para lo cual se
diligenciará la proforma A-PI-GCT-036 y se impondrá, sobre el texto de la garantía, sello con la fecha y firma
del Coordinador del Grupo de Contratos. En caso de que la garantía no se encuentre ajustada a lo establecido
en el contrato, se devolverá al contratista para su corrección. El Coordinador del Grupo de Contratos comunicará
la aprobación de la garantía única al supervisor del contrato, anexando fotocopia del contrato suscrito, con el
fin de que el área usuaria determine la fecha de inicio de la ejecución del contrato a través de la suscripción del
acta de inicio o de la comunicación que acerca del inicio del contrato, efectué el supervisor al contratista.
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3.3.6 ASPECTOS GENERALES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES
3.3.6.1 Ofrecimiento más favorable para la Entidad
La oferta más favorable para la Entidad es la que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de
escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores
diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no
será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante la verificación de los
ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la
entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
3.3.6.2 Subsanabilidad de los Requisitos Habilitantes
La Entidad durante el periodo de verificación de las propuestas constatará el cumplimiento de los requisitos
habilitantes, dentro de este mismo plazo y hasta antes de la adjudicación, la Superintendencia solicitará a los
proponentes que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes.
En virtud de lo anterior, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o

al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el
rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten
la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación.
No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta,
deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización, tal como lo señala el parágrafo 1° del numeral
4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
3.3.6.3 Comité Evaluador
Para todas las modalidades de contratación, salvo la contratación directa, posterior a que se profiera el acto
administrativo que ordena la apertura del proceso de contratación o se publique la Invitación de la Mínima
Cuantía, el Ordenador del Gasto, designará el Comité evaluador, integrado por un funcionario(s) del Grupo de
Contratos para aspectos jurídicos, un funcionario(s) del área usuaria para aspectos técnicos y un funcionario(s)
de la Subdirección Financiero para aspectos económicos, financieros y de organización, en los casos que
aplique.
El Comité Evaluador realizará las siguientes funciones, entre otras:
 Revisar las respectivas propuestas en relación con el pliego de condiciones definitivo o la Invitación con
sus adendas
 Verificar de los requisitos habilitantes, cumplimiento de la ficha técnica cuando a ello haya lugar y
evaluación de los oferentes, sujetándose a lo establecido en el pliego de condiciones y remitir el informe
al Grupo de Contratos dentro del término indicado.
 Enviar al Grupo de Contratos el proyecto de requerimiento a los proponentes en relación con la
evaluación.
 Establecer con claridad, precisión y fundamento cuando el oferente no cumpla con algún requisito
habilitante e informarlo al Grupo de Contratos para efectuar el requerimiento.
 Establecer si alguna propuesta incurre en causal de rechazo.
 Firmar el informe de evaluación.
 Determinar, en caso de subasta inversa, la pertinencia o continuidad de la propuesta en el proceso en
caso de ofrecer precios considerados artificialmente bajos.
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 Proyectar, de acuerdo a su competencia, las respuestas a las observaciones formuladas al informe de
verificación de requisitos habilitantes, ficha técnica y a la evaluación, estableciendo si procede o no la
observación.
3.3.6.4 Junta de Licitaciones y Adquisiciones
Es el órgano que cumple funciones de asesoría al Superintendente Financiero en materia de contratación

compuesto por el Superintendente Financiero o su delegado, el Secretario General quien lo presidirá; el
Superintendente Delegado para Riesgos Operativos, el Director jurídico o su delegado, el Subdirector
Administrativo; el Subdirector Financiero y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
Para el cabal desarrollo de la actividad de la Junta de Liquidaciones y Adquisiciones la misma se efectuará de

conformidad con lo establecido en la Resolución No 0096 de 2006 expedida por esta Superintendencia y las
demás que la modifiquen, aclaren o deroguen y en el presente Manual.
La junta tendrá las siguientes funciones:
 Evaluar el concepto rendido por el Coordinador del Grupo de Contratos sobre la adjudicación o
declaratoria de desierta de licitaciones, concursos públicos o en general respecto de los procesos
contractuales cuya cuantía sea superior a trescientos (300) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes, y
hacer las recomendaciones que considere pertinente.
 Recomendar sobre la declaratoria de Urgencia manifiesta que imposibilite acudir a los procedimientos
de selección de que trata la Ley 80 de 1993, cualquiera sea la cuantía
 Evaluar el concepto rendido por el Coordinador del Grupo de Contratos respecto a la interpretación,
modificación y terminación unilaterales de todos los contratos estatales celebrados por la SIF, así como
el incumplimiento y caducidad de los mismos y hacer las recomendaciones pertinentes
 Evaluar las solicitudes de modificación, referidas a plazo y/o valor o suspensión de los contratos
superiores a trescientos (300) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes.
 Efectuar recomendaciones sobre los asuntos contractuales que el Presidente de la Junta considere
someter a consideración de la junta.
3.3.6.5 Comité de Adquisiciones
Es el órgano conformado por el Secretario General o su delegado; el Subdirector Administrativo; quien lo

presidirá, el Director Jurídico o su delegado; el Subdirector Financiero; el Coordinador del Grupo de Servicios
Administrativos; el Director de Tecnología o su delegado, que tiene la función de asesorar en materia de
contratación.
Para el cabal desarrollo de la actividad del Comité de Adquisiciones la misma se efectuará de conformidad con
lo establecido en la Resolución No 0096 de 2006 expedida por esta Superintendencia y las demás que la
modifiquen, aclaren o deroguen y en el presente Manual.
El comité tendrá las siguientes funciones:
 Evaluar el concepto rendido por el Coordinador del Grupo de Contratos sobre la adjudicación o
declaratoria de desierta de licitaciones, concursos públicos o en general respecto de los procesos
contractuales cuya cuantía sea mayor a treinta (30) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes e inferior a
trescientos (300) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes y hacer las recomendaciones que considere
pertinente
 Evaluar las solicitudes de modificación, referidas a plazo y/o valor o suspensión de los contratos
resultantes de contrataciones directas superiores a treinta (30) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes e
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inferiores a trescientos (300) Salarios Mínimos Mensuales Vigentes y efectuar las recomendaciones
pertinentes.
 Hacer las recomendaciones sobre los asuntos contractuales que el Presidente del Comité considere
conveniente someter a consideración
3.3.6.6 Visita no obligatoria a la Entidad
El área usuaria en su solicitud señalará si requiere que en el pliego de condiciones se establezca fecha o fechas
de visita a las instalaciones de la Entidad, con el fin que los interesados conozcan las condiciones físicas
existentes de conformidad con el objeto y obligaciones a contratar.
3.3.6.7 Ofertas con valor artificialmente bajo
Cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta
artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado.
Analizadas las explicaciones el Comité Evaluador designado en el proceso recomendará el rechazo o la
continuidad de la oferta en el evento que el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente
y no pongan en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en caso que se adjudique
el contrato a dicho proponente.
3.3.6.8 Documentos de la propuesta
De acuerdo a la modalidad de contratación las propuestas deberán contener, entre otros, la siguiente
documentación, cuando se requiera. Lo anterior, teniendo en cuenta que los documentos públicos o privados
expedidos en el exterior deberán presentarse con las formalidades señaladas en la Ley.
a) Carta de presentación de la propuesta.
La propuesta deberá ser presentada a través de carta firmada por el representante legal de la sociedad
proponente, por el representante del Consorcio o Unión Temporal, o por la persona natural o por el apoderado,
según sea el caso. Es importante que en este documento se indiquen los números telefónicos, de fax y dirección
de correo electrónico con el propósito de lograr una comunicación directa y eficaz.
b) Certificado de existencia y representación legal o certificado de inscripción en el registro mercantil

según el caso.
 Si el proponente es una persona jurídica, deberá anexar el certificado de existencia y representación

legal de la misma, expedido por la Cámara de Comercio respectiva o Entidad competente, dentro de los
treinta (30) días calendarios anteriores a la presentación de la propuesta. Si es un Consorcio o Unión
Temporal, además deberá anexar el documento de constitución del respectivo Consorcio o Unión
Temporal.
 En caso de tratarse de una persona natural comerciante, el proponente deberá anexar el certificado
del registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, dentro de los treinta
(30) días calendario anteriores a la presentación de la propuesta.
 Las personas jurídicas extranjeras demostrarán su existencia mediante el procedimiento legal
aplicable en cada caso particular.
c) Autorización del órgano social correspondiente.
Cuando el representante legal de la persona jurídica se encuentre limitado para presentar oferta o para contratar
o comprometer a la sociedad, deberá anexar la autorización del órgano social correspondiente.
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d) Poder.
Cuando el oferente actúe a través de apoderado, éste deberá acreditar tal calidad, mediante poder expedido en
los términos señalados en la Ley, donde se señale de manera expresa que está facultado para presentar la
oferta y firmar el contrato respectivo, si es del caso.
e) Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente deberá anexar una garantía de seriedad de su propuesta, por un valor equivalente al diez por
ciento (10%) del valor del presupuesto oficial y con vigencia de cuatro (4) meses contados a partir del
vencimiento del plazo establecido para el recibo de las propuestas, teniendo en cuenta las normas que lo
regulan.
f) Certificado de Cámara de Comercio sobre inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único

de Proponentes
Anexar el certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, dentro de los treinta (30) días
calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en el cual el proponente deberá tener
actualizada su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha
de cierre del proceso.
g) Documento constitutivo del consorcio o unión temporal, si es del caso.
Los oferentes deben presentar el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con
el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1° del artículo 7° de la Ley 80 de 1993 y demás normas que
la aclaren, modifiquen o deroguen.
h) Certificado de cumplimiento de pago de las obligaciones parafiscales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 2002, articulo 23 de la Ley 1150 de 2007
y demás normas concordantes, el proponente deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los
sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), cuando a ello haya lugar.
En el caso de las personas naturales, en la certificación deberá constar que el proponente está a paz y salvo
por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta y en caso
de no contar con personal a cargo corresponderá manifestarlo por escrito.
En el caso de las personas jurídicas, dicha certificación deberá ser expedida por el Revisor Fiscal, o por el
Representante Legal de la sociedad acuerdo con lo establecido por la Ley. En este caso, el proponente deberá
acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por un término mínimo de seis (6) meses anteriores a la fecha
de presentación de su propuesta. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de
constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
En el caso de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado.
El proponente adjudicatario, persona jurídica, del proceso de selección también deberá acreditar el
cumplimiento del requisito señalado antes de la celebración del respectivo contrato por un tiempo no inferior a
los seis meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más seis (6)
meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
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En el caso de las personas naturales que vayan a prestar directamente servicios, en contratos de prestación de
servicios deberán acreditar su afiliación al Sistema General de Pensiones y Salud de conformidad con el inciso
1º del artículo 3º de la Ley 797 del 2003, artículo 282 de la Ley 100 de 1993 y artículo 114 del Decreto 2150 de
1995 y demás disposiciones concordantes.
i) Documento de identificación
La persona natural o representante legal del proponente deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía,
cédula de extranjería o pasaporte, según corresponda.
j) Formato único de Hoja de Vida
De conformidad con lo establecido en las Leyes 190 de 1995 y 443 de 1998 y demás normas concordantes,
cuando se trate de contratos para la prestación de servicios, el proponente deberá diligenciar el formato único
de hoja de vida para persona natural o jurídica, según el caso, del formato establecido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
El adjudicatario deberá acreditar los anexos soporte del formato único de hoja de vida.
k) Acreditación de micro, pequeña o mediana empresa.
Cuando se pretenda acreditar la condición de micro, pequeña o mediana empresa deberá adjuntar los
documentos que así la acrediten de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 590 del 2000
modificado por el artículo 9 de la Ley 905 de 2004 y demás normas.
l) Certificado de inscripción en el Registro Único Tributario.
El proponente deberá anexar certificado de inscripción en el Registro Único Tributario RUT con el fin de verificar
el régimen de ventas, común o simplificado al que pertenece.
3.3.6.8 Contenido del pliego de condiciones.
El pliego de condiciones deberá contener como mínimo la información general que se describe a continuación,
sin perjuicio de la información específica que para cada caso particular se requiera adicionar:
1. Número del proceso.

2. Ficha técnica del bien o servicio objeto del Proceso de Selección.
3. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás
reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, el desarrollo de la subasta y la
adjudicación del contrato.
4. Presupuesto Oficial.
5. Instrucciones para la consulta del pliego de condiciones.
6. Cronograma
7. Requisitos mínimos habilitantes.
 Jurídicos
 Experiencia
 Financieros
 Capacidad Organizacional
8. Mecanismos de comunicación interactiva entre la Entidad y los oferentes de conformidad con la
normatividad vigente.
9. Mecanismos de participación ciudadana.
10. Forma de presentar las propuestas.
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11. Causales de rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
12. Factores de desempate
13. Riesgos asociados al contrato
14. Documentos que debe contener la propuesta:
15. Valor del contrato
16. Forma de pago
17. Plazo de ejecución del contrato.
18. Plazo para la liquidación del contrato, si a ello hubiera lugar.
19. Margen mínimo de mejora de las ofertas
20. Carácter público de la información
21. Programa presidencial de lucha contra la corrupción.
22. Capacidad de contratación del proponente, cuando aplique.
23. Minuta del contrato, con inclusión de garantías
24. Anexos incluido la ficha técnica o condiciones técnicas.
3.3.6.9 Publicidad del procedimiento de contratación en el SECOP.
La Entidad será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los
procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicidad a que se refiere se hará en el SECOP, www.contratos.gov.co.
Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información:
a) El aviso de la convocatoria pública.

b) Los estudios previos
c) El Análisis del Sector
d) El proyecto de pliego de condiciones y sus anexos
e) La Ficha Técnica
f) Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones y el documento que contenga las
respuestas de la Entidad sobre las mismas.
g) El acto administrativo que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria
ninguna otra publicación
h) El pliego de condiciones definitivo y sus anexos
i) Las observaciones y sugerencias al pliego de condiciones definitivo y el documento que contenga las
respuestas de la Entidad sobre las mismas
j) Las adendas a los pliegos de condiciones, si las hubiere.
k) El acto administrativo de suspensión del proceso, si lo hubiere.
l) El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura, si lo hubiere.
m) El Acta de cierre de la convocatoria
n) El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta y del cumplimiento de
la Ficha Técnica
o) El acta de la audiencia de subasta
p) El acto administrativo de adjudicación del contrato.
q) El acto de declaratoria de desierta de la convocatoria, de ser el caso.
r) El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones del mismo
s) El acto administrativo sobre imposición de sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la
ejecución contractual o con posterioridad a ésta.
t) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral, si aplica.
La publicación electrónica de los actos y documentos citados, deberá hacerse a más tardar dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta
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tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la
ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.
3.4 ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa comprenderá el perfeccionamiento, la legalización y ejecución del contrato y estará integrada por
todos los actos a cargo de las partes contratantes tendientes al cumplimiento de sus obligaciones contractuales
y los que adelante la Superintendencia para garantizar que la ejecución del contrato se ajuste a lo pactado.
Una vez, se perfeccione el contrato con la firma de las partes, se adelantarán las siguientes actividades:
a) Registro presupuestal.
El Coordinador del Grupo de Contratos lo remitirá al Grupo Financiero y de Presupuesto para que efectúe el
registro presupuestal correspondiente y se procederá a realizar la publicación del contrato
b) Garantía.
El contratista deberá constituir la Garantía Única a favor de la entidad, con el fin de amparar los riesgos y
condiciones establecidos en el contrato.
Recibida la garantía, el Grupo de Contratos procederá a su revisión y aprobación, para lo cual se diligenciará la
proforma A-PI-GCT-036 y se impondrá, sobre el texto de la garantía, sello con la fecha y firma del Coordinador
del grupo de contratos. En caso de que la garantía no se encuentre ajustada con lo establecido en el contrato,
se devolverá al contratista para su corrección. El Coordinador del Grupo de Contratos comunicará la aprobación
de la garantía única al(los) supervisor(es) del contrato, anexando fotocopia del contrato suscrito, con el fin de
que el área usuaria determine la fecha de inicio de la ejecución del mismo, para lo cual se suscribirá el acta de
inicio o de la comunicación que acerca del inicio del contrato, efectué el supervisor al contratista.
c) Inicio de ejecución.
El acta de inicio deberá ser suscrita entre el Supervisor y/o Interventor y el Representante Legal del contratista,
o quien haga sus veces, de conformidad con la proforma A-PI-GCT-017 acta de inicio, teniendo en cuenta la
fecha en que se requiera el inicio de ejecución de la prestación del servicio
Los contratos de ejecución instantánea y seguros no requieren acta de inicio. En los contratos de ejecución
instantánea se iniciará la ejecución con la comunicación que acerca de su inicio efectué el supervisor al
contratista, teniendo en cuenta la fecha en que se requiera el inicio del contrato
En adelante, se continuará con la ejecución del contrato y la debida supervisión del mismo, atendiendo su
contenido.
Para el inicio de la ejecución del contrato el supervisor debe tener en cuenta la fecha de terminación ya que
esta no debe superar la vigencia fiscal en el evento de no contar con vigencias futuras
3.4.1 Contenido de los contratos
Los contratos diferentes a los resultantes de mínima cuantía, tendrán el contenido que se describe a
continuación y a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente.
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El Grupo de Contratos elaborará la minuta del contrato que celebre la Superintendencia Financiera y los mismos
se ajustarán a las normas comerciales, civiles y de contratación estatal que correspondan a la esencia y
naturaleza del respectivo contrato y contendrán como mínimo la siguiente información:
a) Encabezado
Cada uno de los folios que integren la minuta del contrato deberá tener un encabezado en el que se indique la
naturaleza del contrato, la identificación de las partes, el número de documento de identificación del contratista,
número de Nit y el número del contrato.
b) Parte Enunciativa
Esta deberá contener como mínimo la identificación e individualización de las partes contratantes, con la
indicación de la calidad en que actúan y la manifestación expresa de que no se halla(n) incursa(s) en ninguna
de las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993 y normas
concordantes y el procedimiento de selección del contratista.
c) Clausulado
Los contratos de la Entidad deberán contener como mínimo las siguientes clausulas, cuando aplique:
 Objeto del contrato.

 Obligaciones del contratista y de la Superintendencia Financiera
 Dirección y Supervisión.
 Plazo de ejecución del contrato y plazo de vigencia
 Valor del contrato
 Forma de pago
 Sujeción al Plan Anual de Caja PAC
 Exclusión de la relación laboral
 Garantías
 Multas
 Cláusula penal pecuniaria
 Interpretación, modificación y terminación unilateral y caducidad.
 Responsabilidad de los contratistas
 Cláusula de Indemnidad
 Cláusula de Confidencialidad
 Cláusula de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
 Procedimiento para la administración de controversias y solución de conflictos derivados del proceso de
contratación
 Liquidación del contrato si a ello hubiere lugar
 Documentos del contrato
 Perfeccionamiento y ejecución.
3.4.2 Desarrollo algunos aspectos del clausulado del contrato:
3.4.2.1 Garantías
Las garantías tienen por objeto respaldar a la Entidad por el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones que surjan a cargo al contratista y se pueden otorgar mediante: a) contrato de seguro contenido
en una póliza, b) patrimonio autónomo o c) garantía bancaria.
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Las condiciones de los amparos que se establezcan tendrán como mínimo los siguientes porcentajes y
vigencias:
Garantía de cumplimiento:
 Cumplimiento: El amparo no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, ni al 20% del
valor del contrato, y tendrá una vigencia igual a la del contrato, más el plazo contractual previsto
para la liquidación (en el evento en que aplique).
 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos: Amparo cuyo porcentaje no será
inferior al 30% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato.
 Calidad de los servicios: El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso
de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
 Estabilidad de la obra: El valor de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con
el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se
iniciará a partir de la fecha del acta de recibo final de la obra y no será inferior a cinco (5) años, salvo
que se justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
 Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: No podrá ser inferior al diez por ciento (10%)
del valor del contrato con vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más.
 Pago anticipado o anticipo: Amparo por el cien por ciento (100%) de su valor y por el término del
contrato.
Responsabilidad civil extracontractual: El contratista deberá otorgar a favor de la Entidad póliza cuyo
porcentaje no será inferior a los montos establecidos en la norma vigente, cuando así lo solicite el área
usuaria en el pliego. En todo caso, el monto no será inferior a 200 SMMLV y su vigencia será igual al
plazo de ejecución del contrato.
En el caso de los contratos cuyo plazo de ejecución esté sujeto al agotamiento de la cuantía, se estimará como
plazo presuntivo el de la vigencia del contrato.
3.4.2.2 Cláusulas Excepcionales
Son cláusulas excepcionales las de interpretación, modificación, terminación unilateral o caducidad, conforme
a los artículos 14, 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993. La Entidad podrá declararlas de acuerdo con la Ley,
mediante Resolución motivada expedida por el ordenador del gasto, previa recomendación de la Junta de
Adquisiciones y Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, para lo cual deberá garantizarse el debido proceso
y derecho de defensa y realizará el procedimiento establecido en la Ley 1474 de 2011 y demás normas que
regulen el tema.
Estas cláusulas son obligatorias en los contratos de obra.
3.4.2.3 Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento
a) Multas
De conformidad con los artículos 17 de la ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011, la Entidad tiene la
facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a
cumplir con sus obligaciones.
En los contratos se pactará que en caso de mora o incumplimiento parcial de las obligaciones contenidas en el
contrato por parte del contratista, que éste incurrirá en multas sucesivas del uno (1%) uno por ciento del valor
del contrato por cada día de atraso, sin que supere el 10% del valor del contrato. Dichas multas se harán
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efectivas previo concepto de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, según
corresponda al contrato de que se trate.
Detectado el incumplimiento por parte del supervisor del contrato, éste informará al Grupo de Contratos a través
de comunicación escrita, explicando claramente las razones de la situación que considere pertinente,
acompañada de los requerimientos que le haya formulado al contratista y las respuestas a éstos. No se podrá
imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
b) Cláusula penal pecuniaria
Se incluirá en los contratos la cláusula penal pecuniaria por un monto equivalente al 20% del valor del contrato
la cual será exigible cuando ocurra el incumplimiento del contratista. Dicha cláusula penal se hará efectiva en
caso de declaratoria de incumplimiento por acto motivado, previo concepto de la Junta de Adquisiciones y
Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, según corresponda al contrato de que se trate.
Para hacer efectiva la cláusula en mención se realizará el mismo procedimiento para la imposición de multas,
a efectos de garantizar el debido proceso y derecho de defensa del contratista.
c) Declaratoria de incumplimiento.
Previo concepto de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones, según corresponda al

contrato de que se trate, se declarará la ocurrencia del siniestro amparado por la Garantía Única mediante
Resolución motivada expedida por el ordenador del gasto y se ordenará hacer efectiva el o lo(s) amparos que
corresponda(n). La Resolución se notificará al garante y al contratista en los términos del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Contra la Resolución procede el recurso de
reposición, en los términos señalados en la Ley.
3.4.2.4 Controversias y solución de conflictos derivados del proceso de contratación
En el evento en que se presenten diferencias entre las partes, con ocasión de su ejecución, desarrollo,
terminación o su liquidación, las partes acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias
contractuales previstos en la Ley 80 de 1993 y a la conciliación, amigable composición y transacción, de
conformidad con lo dispuesto por el artículo 68 de la mencionada Ley. De igual forma, en el evento de no poder
solucionar las controversias en forma directa se acudirá a la Jurisdicción Contencioso Administrativa.
3.4.2.5 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
La Entidad, con el fin de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo, incluirá en sus contratos la
siguiente clausula: “EL CONTRATISTA declara que su negocio y los recursos que utilizará para la ejecución
del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o
en cualquier norma que lo modifique o adicione. Así mismo se obligará a entregar toda la información que le
sea solicitada para dar cumplimiento a las disposiciones relacionadas con la Prevención del Lavado de Activos
y Financiación del Terrorismo y declara que la misma es veraz y verificable.”
3.4.2.6 Perfeccionamiento y ejecución
Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes, previo acuerdo sobre el objeto y la contraprestación.
Su ejecución iniciará previa expedición del registro presupuestal y la aprobación de la garantía única, cuando
se establezca en el contrato.
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3.5 ETAPA POSCONTRACTUAL
3.5.1 Liquidación
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del
Decreto 019 de 2012, los contratos que sean de tracto sucesivo o cuya ejecución y cumplimiento se prolongue
en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación.
Una vez el supervisor y/o interventor verifica el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato dentro
del plazo previsto, deberá proceder a la liquidación del contrato de acuerdo a la naturaleza del mismo, mediante
un cruce de cuentas, trámite en el cual las partes manifiestan quedar a paz y salvo.
3.5.2 Término y alcance de la liquidación.
Concluida la ejecución del objeto contractual o terminado el plazo de ejecución del contrato, la Superintendencia
Financiera y el contratista tendrán el término estipulado en los pliegos de condiciones y en la minuta del contrato,
o en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses, para que de común acuerdo realicen
el cruce de cuentas definitivo, en el cual se reflejará la ejecución y el cumplimiento recíproco de las obligaciones
a su cargo. En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y
harán constar en el acta respectiva los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren para poner fin
a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la

misma, se liquidará unilateralmente por la Entidad, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de los
aludidos cuatro (4) meses, y se adoptará por Resolución motivada expedida por el Secretario General de la
Entidad o el Subdirector Administrativo según la cuantía del respectivo contrato la cual se notificará al contratista
en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo .
Durante este mismo término adicional las partes podrán liquidar el respectivo contrato de manera bilateral.
Contra la Resolución de liquidación unilateral, procede el recurso de reposición, en los términos de Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Se podrá pactar un plazo superior a los cuatro (4) meses para la liquidación bilateral si por la naturaleza o
complejidad del contrato llegare a requerir uno mayor.
En todo caso, mientras no haya caducado la acción contractual, la Entidad tiene competencia para liquidar el
contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
Para efectos de la liquidación del contrato, el supervisor y/o interventor deberá informar sobre las actividades a
realizar por el contratista con posterioridad a la terminación del plazo de ejecución del contrato y la periodicidad
de su cumplimiento. Así mismo, deberá verificar la vigencia de la garantía establecida en el contrato para
obligaciones accesorias posteriores a la liquidación del contrato.
3.5.3 Actividades para la liquidación de los contratos
En la etapa de liquidación de los contratos, se llevará a cabo las siguientes actividades:
a) Una vez finalizada la ejecución del contrato y dentro del término establecido por la Entidad el (los)
supervisor (es) expedirá (n) el certificado de cumplimiento a satisfacción de conformidad con la Proforma
A-PI-GCT-035 denominada Certificado e Informe Final de Cumplimiento Ejecución Contractual, el cual
será remitido al Grupo de Contratos.
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b) En los contratos de adquisición de bienes y obra, se verificará que al finalizar el contrato el contratista
modifique el amparo de calidad de los bienes o de estabilidad de la obra, teniendo en cuenta la fecha de
recibo de los bienes o el acto final de recibo de las obras, según corresponda, de acuerdo a lo estipulado
en el respectivo contrato.
c) El Grupo de Contratos, con base en la información suministrada por los supervisores, proyectara el
documento de liquidación para revisión y firma de los mismos; una vez revisado el documento de
liquidación y suscrita por el (los) supervisor(es), se remitirá al ordenador del gasto para su firma.
d) Firmado el documento de liquidación del contrato por las partes, el Coordinador del Grupo de Contratos
remitirá copia de la misma al Supervisor, al Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto y a los
demás funcionarios que considere pertinente.
e) El Grupo Financiero y de Presupuesto liberará el saldo del contrato, si es del caso.
3.5.4 Obligaciones posteriores a la liquidación
El supervisor del contrato una vez hayan vencido las garantías de mantenimiento, calidad y estabilidad de la
obra, según corresponda y dentro de los términos contractuales y legales, deberá rendir informe sobre el
cumplimiento de las obligaciones posteriores a través del aplicativo ORION, de conformidad con lo estipulado,
en la normatividad expedida para el efecto.
En el evento que el supervisor del contrato se desvincule de la Entidad, sin que se haya cerrado el expediente,
éste deberá entregar una relación de sus contratos a cargo en esta situación a su superior jerárquico para su
reasignación, seguimiento y control.
4 SUPERVISION E INTERVENTORIA
4.1 SUPERVISOR
Es el funcionario o la persona externa (contratista), que ejerce la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de
un contrato, para lo cual deberá controlar, exigir y verificar la ejecución y el cumplimiento del objeto contractual,
la calidad y requisitos de los bienes y servicios establecidos contractualmente, el respeto de las normas que
rigen los contratos estatales.
En todos los eventos los supervisores iniciarán su actividad desde la etapa precontractual y vigilarán la ejecución
del contrato en su integralidad y su función sólo cesará una vez expire el plazo del contrato o su liquidación
cuando aplique sin perjuicio de las obligaciones que subsistan después del vencimiento del plazo o de la
liquidación, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por
su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías.
Para el cabal desarrollo de la actividad de supervisión, la misma se efectuará de conformidad con lo establecido
en la Resolución No 0243 de 2012 expedida por esta Superintendencia y las demás que la modifiquen, aclaren
o deroguen y en el presente Manual.
Por último, en el desarrollo del ejercicio de la supervisión del contrato, el Grupo de Contratos prestará en todo
momento al supervisor asesoría jurídica para el cumplimiento de sus obligaciones.
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4.2 FUNCIONES DE LA SUPERVISION
4.2.1 Aspectos Administrativos
Las principales funciones de la supervisión de los aspectos administrativos son:
a) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del contrato.
b) Coordinar con el contratista la fecha de inicio del contrato, de lo cual, se levantará un acta, excepto para
los contratos de compra venta y seguros.
c) Aprobar y solicitar los ajustes del cronograma de actividades, que presente el contratista.
d) Realizar reuniones periódicas con el contratista, para evaluar el avance del contrato y de las actividades
planeadas, así como para conocer las dificultades que se llegaren a presentar.
e) Expedir las certificaciones de cumplimiento de las obligaciones técnicas y administrativas del contratista,
para efectuar los pagos al contratista.
f) Remitir al Grupo de Contrato todos los documentos originales que se generen durante la ejecución del
contrato y que conserve en virtud de la supervisión.
g) Verificar que durante la ejecución del contrato el contratista cumpla con las normas sobre seguridad y
salud en el trabajo, higiene y seguridad industrial y los demás aspectos inherentes que han sido
establecidos en la Ley.
h) Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato, manteniéndola a
disposición de los interesados.
i) Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, de conformidad con la
Resolución 0243 de 2012 y las demás que la modifiquen, la aclaren o deroguen.
j) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución
del contrato
k) Evitar que sus acciones, omisiones o decisiones interfieran injustificadamente en la ejecución del
contrato.
l) Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a la
entidad.
m) Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato.
n) Todas las demás que se requieran y que permitan la cabal ejecución del objeto contratado.
4.2.2 Aspectos Técnicos
Las funciones generales de la supervisión de los aspectos técnicos son:
a) Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de

acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato. El supervisor deberá verificar lo
señalado en las normas técnicas, así como las especificaciones técnicas contenidas en los manuales
operativos y demás documentos para los bienes o servicios contratados.
b) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos
establecidos en el contrato y en los pliegos de condiciones.
c) Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones, procedimientos,
lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o
servicios contratados.
d) Certificar el cumplimiento del contrato.
e) Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las especificaciones, procedimientos,
lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas
f) Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto cuando a ello haya lugar.
g) Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se
evidencien en desarrollo de la supervisión: El supervisor deberá informar a quien lo designó o a sus
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superiores jerárquicos, los problemas u obstáculos que se puedan presentar en desarrollo de sus
funciones y que no puedan ser solucionados directamente por él mismo.
h) Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los
contratos
i) Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido,
cuantificar el monto de posibles multas y perjuicios.
j) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato.
En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la
documentación requerida para el efecto: Los supervisores o interventores, pueden realizar a los
contratistas aclaraciones y precisiones sobre el contenido de los contratos, sin afectar sus cláusulas.
k) Verificar que el contratista cumpla con lo la ficha técnica y con la oferta.
l) Velar por que el contratista tenga en todo momento al servicio de la ejecución del contrato el personal
ofrecido, y que el mismo, cumpla las condiciones y los requisitos técnicos, profesionales y la experiencia
pactados.
m) Autorizar, en caso necesario, el cambio del personal.
n) Exigir el reemplazo de personal que no cumpla la experiencia, los requisitos técnicos o profesionales
pactados, o cuyo rendimiento o comportamiento generen inconvenientes en la ejecución del contrato. El
personal de reemplazo debe cumplir iguales o mejores condiciones y requisitos a los de la persona que
se reemplace.
o) Revisar y aprobar los trabajos realizados por el contratista.
p) Velar que los ajustes de los trabajos sean de la mejor calidad y cumplan las indicaciones y requisitos
técnicos.
q) Procurar que los trabajos, obras, ajustes y bienes contratados se realicen y entreguen en el tiempo
estipulado.
r) Analizar y autorizar los cambios técnicos que por razones de modo, tiempo, lugar y necesidades, deban
realizarse durante la ejecución del contrato, siempre que tales cambios puedan realizarse sin necesidad
de modificaciones o adiciones, e informar dichos cambios al coordinador de Contratos y al superior
inmediato.
s) Realizar reuniones, visitas e inspecciones técnicas y elaborar las actas respectivas e informar de las
mismas, al Coordinador del Grupo de Contratos y al Superior inmediato.
t) Recibir las obras y trabajos ejecutados y corroborar la entrega de los bienes, según el objeto contratado.
u) Corroborar que se expida el respectivo documento de ingreso de bienes al Grupo de Almacén e
Inventaros, una vez realizado el ingreso a dicha dependencia o la entrega al funcionario establecido en
el contrato.
v) Elaborar y suscribir las actas de entrega y recibo parcial o final de obra, de entrega y recibo parcial o
final de bienes y servicios. Cuando se trate de entrega de bienes, el acta será suscrita por el supervisor,
y por las demás personas.
w) Verificar y dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados o del
servicio prestado.
x) Presentar informes sobre el grado de avance y ejecución del contrato, en función a la ejecución
presupuestal y a la entrega de los productos o servicios objeto del mismo.
y) Todas las demás que conlleven a cumplir con las obligaciones pactadas en el contrato.
4.2.3 Aspectos Financieros y Contables
Las funciones generales de la supervisión de los aspectos financieros y contables, son entre otras las siguientes:
a) El supervisor deberá diseñar procedimientos específicos para adelantar controles permanentes sobre la
ejecución de los recursos, verificando el grado de avance en la ejecución contractual, contra los pagos
realizados al momento de la verificación, es decir, analizará si lo pagado hasta la fecha, corresponde a
lo ejecutado, de conformidad con lo pactado en el contrato.
b) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
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c) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado y constatar su
correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de
utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del
contrato y el programa de inversión del anticipo. Así mismo, hacer seguimiento y presentar informe de
los rendimientos financieros generados por el anticipo.
d) Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado contractualmente, si aquél fue
pactado.
e) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato, cuenten
con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y contractual correspondiente.
f) Hacer exigibles todos los requisitos establecidos en el contrato para efectos de pago.
g) Realizar la revisión de precios unitarios y en general del cumplimiento de la forma de pago pactada en
el contrato.
h) Verificar que las cantidades y valores facturados por el contratista, por concepto de bienes, obras, o
servicios correspondan a los pactados en el contrato.
i) Mantener control detallado de los pagos realizados al contratista, a través de un listado o cuadro de
control.
j) Revisar que todos los pagos estipulados en el contrato principal y sus adicionales, estén debidamente
respaldados por la cuenta de cobro o factura, constancias y certificación de cumplimiento.
k) Comprobar que, para cada pago el contratista allegue la prueba de estar al día en los aportes al Sistema
Integral de Seguridad Social, a saber: Salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales (Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar "ICBF", Cajas de Compensación Familiar, Servicio Nacional de
Aprendizaje "SENA").
l) Mantener información actualizada sobre el saldo del certificado de disponibilidad presupuestal.
m) Informar al superior inmediato cualquier circunstancia que pueda alterar el equilibrio económico o
financiero del contrato, con el fin que éste revise y realice el trámite pertinente ante el Grupo de
Contratos, según el caso.
4.3 FACULTADES DEL SUPERVISOR
Entre otras tendrá las siguientes funciones:
a) Impartir instrucciones, de obligatorio cumplimiento, para el contratista.

b) Exigir el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato.
c) Autorizar al contratista la realización de modificaciones, cuando las mismas no alteran las obligaciones,
las especificaciones técnicas, el plazo, el valor o el objeto contratado.
d) Realizar visitas o revisiones técnicas no programadas, para verificar la ejecución del contrato y el
cumplimiento de los requisitos técnicos y de calidad del objeto contratado.
e) Promover la buena gestión en la ejecución del contrato.
f) Informar al Grupo de Contratos y al superior inmediato, cualquier incumplimiento y los inconvenientes
con el contratista que puedan afectar la correcta ejecución del contrato.
g) Suscribir las actas a que haya lugar
h) Informar al superior inmediato y al Grupo de contratos sobre los posibles incumplimientos por parte del
contratista.
i) informar cuando se encuentre incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de intereses
a su superior inmediato
4.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR
Están entre otras las siguientes:
a) Recibir dádivas, favores o cualquier otro beneficio del contratista o de terceros, que afecten el principio
de la buena fe.
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b) Retardar la gestión de solicitudes y documentos del contrato.
c) Obstruir la buena marcha de las labores tendientes al cumplimiento del objeto contratado.
d) Realizar cualquier modificación del contrato que requiera la celebración de una, adición o prorroga.
e) Autorizar la realización de obras, la prestación de servicios o la entrega de bienes no contemplados en
el contrato. En todo caso el supervisor NO podrá autorizar ningún tipo de servicios o bienes de carácter
suntuario.
f) Tramitar indebidamente cualquier solicitud de prórroga o adición.
g) Ejercer la función de supervisor estando inhabilitado, o impedido o estando incurso en un conflicto de
interés.
h) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
i) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones o hacer requerimientos al contratista de
obligaciones que no hacen parte del contrato.
j) Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer
obligaciones a cargo de la Superintendencia, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad
de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.
k) Divulgar información sometida a reserva que conozca con ocasión de la función de supervisor.
Nota. Lo anterior se aplicará a los supervisores externos (contratistas), así como a los interventores teniendo
en consideración la función que desarrollan y el tipo de contrato sobre el cual ejercen la actividad.
4.5 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
El régimen de responsabilidad de los supervisores e interventores será el contenido principalmente en la ley

734 de 2002 (Código Disciplinario Único), ley 610 de 2000, ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y Ley
678 de 2001.
Los funcionarios que ejercen la supervisión de los contratos son sujetos disciplinables., así como los particulares
que efectúen supervisión e interventoría también (Artículos 25 y 53 Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario
Único). A su vez, el artículo 44 Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción - señala que “ejerce función pública
aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones
administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos
estatales (…)”. De esta manera, los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo
civil, penal, fiscal y/o disciplinario tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato así como
las derivadas del contrato de interventoría como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen
daño o perjuicio a la entidad derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales
hayan ejercido o ejerzan la función de interventoría.
4.6 CLASES DE RESPONSABILIDAD
4.6.1 Responsabilidad Disciplinaria
Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la
incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único Ley 734
de 2002, que conlleve: i) incumplimiento de deberes; ii) extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones;
iii) prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de
intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.
El artículo 53 del citado Código, al referirse a los sujetos disciplinables, expresa lo siguiente: “El presente
régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos
estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen
que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.”
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Los artículos relacionados con faltas contra el régimen de la contratación estatal, en la Ley 734 de 2002, son
los siguientes:
“Artículo 48. Faltas gravísima. Son faltas gravísimas las siguientes:(…)

“29. Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas
que requieran dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista,
salvo las excepciones legales.
30. Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en
causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos,
financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia
ambiental.
31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con
desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la
Constitución y en la ley.
32. Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la
ley para ello.
33. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley.
34. No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su
defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido
ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que 6 Artículo 23 de la
Ley 734 de 2002 puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.”
4.6.2 Responsabilidad Civil
Los supervisores e interventores, sean Servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como
consecuencia de sus acciones u omisiones (negligencia o ejecución indebida de sus labores o actividades de
supervisión o interventoría). Sobre los supervisores e interventores recae la obligación de reparar el daño
patrimonial que le ha causado a la Superintendencia para lo cual la entidad ejercerá la acción de repetición de
conformidad con la Ley 678 de 2001.
4.6.3 Responsabilidad Penal
Los supervisores e interventores, sean Servidores públicos o contratistas, serán responsables penalmente
cuando por sus acciones u omisiones en las labores de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia
de alguno de los siguientes tipos penales, consagrados en Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano).
Artículo 399. - Peculado por aplicación oficial diferente;
Artículo 408 - Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e Incompatibilidades.
Artículo 409 - Interés indebido en la celebración de contratos
Artículo 410 - Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
4.6.4 Responsabilidad Fiscal
Los interventores o supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente
(sanción pecuniaria-multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores o actividades de supervisión o
interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público.
En tal sentido, se entiende como proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con lo establecido en el
artículo 1 de la ley 610 de 2000, “el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías
con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando
en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o
culposa un daño al patrimonio del Estado.”
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A su vez, la Ley 610 de 2000 señala que se entiende por Gestión Fiscal. "(…) el conjunto de actividades
económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado
que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición,
planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto,
inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en
orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía,
eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales"
5 CONFLICTO DE INTERESES IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES
Respecto al concepto de conflicto de intereses, el Artículo 40 de la Ley 734 de 2002: establece que “Todo
servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo
en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o
alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su
socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto
con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido".
Así las cosas, cuando un supervisor y/o interventor considere que se encuentra incurso en un posible conflicto
de interés el procedimiento que se deberá adelantar será el establecido en el artículo 12 de la ley 1437 de 2011
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo relacionado con el trámite de
impedimentos y recusaciones.
Será obligación del supervisor y/o interventor informar al superior inmediato que se encuentra incurso en un
posible conflicto de intereses so pena de las sanciones de Ley.
6 CESION DEL CONTRATO
Por regla general los contratos celebrados por la Superintendencia Financiera no podrán ser cedidos por el
contratista, toda vez que la escogencia del mismo fue resultado de un proceso público. Sin embargo, cuando
el contratista le sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad que le impida continuar con la ejecución del
contrato o se presenten circunstancias externas, éste podrá proponer a la entidad la cesión del contrato a un
tercero.
Una vez recibida la solicitud de cesión por parte del contratista, el interventor o supervisor según sea el caso,
entregará la solicitud con la documentación correspondiente al jefe del área usuaria para su respectivo análisis.
Para el efecto, el contratista deberá allegar toda la información del cesionario donde se evidencie que cumple
con todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones. Una vez recibida la documentación por parte
del interventor y/o supervisor la remitirá al área usuaria con el fin de que verifique que el posible cesionario tiene
las calidades y capacidades técnicas que se requieren para la ejecución contractual. En el evento que no
cumpla con los requisitos mínimos técnicos se elaborará un informe donde se evidencia la no aceptación de la
cesión con el fin de que el Grupo de Contratos proceda a dar respuesta al contratista y archivará la solicitud.
Si el cesionario cumple con los requisitos técnicos establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, el
jefe de área usuaria así lo informará mediante documento escrito al jefe del Grupo de Contratos y de
Presupuesto para lo de su competencia (verificación jurídica y económica) quienes dejaran constancia del
cumplimiento de los requisitos habilitantes por parte del cesionario.
Una vez efectuado el análisis técnico, jurídico y financiero, y llegando a la conclusión que el cesionario cumple
con iguales o mejores condiciones que las acreditadas por el contratista actual, se procederá a informar al
contratista que la cesión es viable y se suscribirá el respectivo contrato de cesión por las partes que intervienen.
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El cesionario deberá presentar dentro del plazo establecido por la Superintendencia las garantías exigidas
donde aparezca como tomador. Dichas garantías serán aprobadas por el Coordinador del Grupo de Contratos.
Finalmente, cuando un contratista solicite autorización parcial de derechos económicos derivados del contrato
deberá acompañar como requisito para el estudio por parte de la Superintendencia la autorización expresa de
la compañía que expidió la garantía que cubre los riesgos de incumplimiento exigidos en el contrato respectivo.
En el evento que el contratista cedente no anexe con la solicitud de cesión el documento antes señalado la
Superintendencia - Grupo de Contratos procederá a requerirlo por una única vez. Si a pesar del requerimiento
el contratista no la allega la Entidad se abstendrá de iniciar el trámite y archivará la solicitud.
7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las
entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta
de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, que lo incapacita para poder ser parte
en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos
envueltos en las operaciones contractuales que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de
imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.
Las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en la Ley, no podrán participar en procedimientos de
selección, ni celebrar contratos con la Superintendencia Financiera.
En desarrollo de los procesos de contratación, los funcionarios públicos y contratistas, deberán abstenerse de
realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la Ley y en especial las consagradas en el
Código Disciplinario Único y las demás normas que lo reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.
8 VARIOS
8.1 BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
1. Trabajo interdisciplinario entre las áreas que intervienen en el proceso contractual.
2. Actualización permanente de los funcionarios responsables del desarrollo de los procesos contractuales
de la Entidad.
3. Sistematización del proceso contractual.
4. Establecer cronogramas con plazos suficientes para que los interesados tengan tiempo suficiente para
preparar y presentar la oferta.
5. Elaborar los pliegos de condiciones con la estructura de los modelos tipo que se encuentran publicados
en la Unidad de Almacenamiento en Red: Y:\INTERNET\financiera.gov.co\htdocs\Contrataciones.
8.2 INFORMES PERIÓDICOS EN MATERIA CONTRACTUAL
Respecto de la actividad contractual de la Superintendencia, se elaborarán informes externos e internos:

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8.2.1 Informes externos.
a) Remitir mensualmente por medios electrónicos a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el
lugar del domicilio del inscrito, la información concerniente a los contratos adjudicados, en ejecución y
ejecutados, multas y sanciones en firme.
b) El Grupo de Contratos elaborará la información relacionada con contratos para la rendición de la cuenta
de la Entidad a la Contraloría General de la República con la periodicidad que ésta señale.
c) Registrar en el aplicativo SIGEP del Departamento Administrativo de la Función Pública los contratos
suscritos entre la Entidad y personas naturales cuya naturaleza sea la prestación de servicios
profesionales.
8.2.2 Informes internos.
a) Publicar en la cartelera dispuesta para este fin en la Entidad la relación de contratos celebrados en el
mes anterior dentro de los primeros quince (15) días hábiles de cada mes, esta actividad será realizada
por el Coordinador del Grupo de Contratos.
b) El Coordinador del Grupo de Contratos publicará en la página web de la Entidad, dentro de los primeros
quince (15) días hábiles de cada mes, la relación de contratos inferiores al diez por ciento (10%) de la
menor cuantía celebrados en el mes anterior.
c) El Coordinador del Grupo de Contratos publicará la relación de los contratos en cuantía superior al diez
por ciento (10%) de la menor cuantía, en la página Web de la Entidad, con un link al proceso en el
SECOP.
8.3 COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS
Las comunicaciones enviadas a la Entidad en desarrollo de un proceso contractual se recibirán a través de la

cuenta de correo electrónico creado para el proceso o físicamente en el Grupo de Correspondencia de la
Superintendencia, y se responderán mediante comunicación publicada en el SECOP o enviadas directamente
al solicitante, si es del caso.
Respecto de las comunicaciones entre Contratistas y la Entidad, se canalizaran a través de los supervisores o
interventores, si a ello hubiere lugar, a quienes se les encomienda el seguimiento de la correcta ejecución del
contrato. Así las cosas, el supervisor y/o interventor atenderán llas reclamaciones, sugerencias y demás
solicitudes elevadas por el contratista.
8.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
La administración de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo
y demás actividades de gestión documental, se realizarán de conformidad con los lineamientos y políticas
establecidos en el proceso de gestión contractual y el de gestión documental, contemplados en el sistema de
gestión integrado de la Entidad (SGI).
El Grupo de Contratos será responsable de que toda la documentación se encuentre en la carpeta de cada
proceso contractual, para tal efecto utilizará las listas de chequeo según la modalidad de contratación.
8.5 VIGENCIA
El presente manual empezará a regir a partir de su publicación.

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HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Cambios

Inclusión numeral 10, procedimiento para la enajenación de bienes
23/09/2009 1.0
cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía.
Modificación de la información del numeral 1.6.1.3.1 Funcionarios
24/11/2009 2.0 facultados para adelantar los procesos, relacionándola con la tabla
A-TB-GCT-002 Relación de cuantías por ordenación del gasto.
Actualización del procedimiento de la contratación directa
Inclusión de las previsiones del decreto 3806 de 2009.
30/12/2009 3.0
Inclusión de las previsiones del decreto 3576 de 2009.
Eliminación numeral 11, anexos.
Eliminación actividad generación cronograma de la
contratación.3.1.4.3
Inclusión actividad Comité de revisión de pliego de condiciones.
Inclusión como área usuaria primaria al Grupo de Comunicaciones.
Inclusión de descripción en numeral 2.2.2 Formato de estudios
previos, subnumerales 7,9 y 13.
Modificación descripción numeral 2.2.7 proyecto de pliego de
30/06/2010 4.0
condiciones y anexo técnico, modificando decreto 4881 de
2008(derogado), por 1464 de 2010.
Modificación del tiempo de traslado de evaluación a proponentes en
la modalidad de contratación de selección abreviada de menor
cuantía de 2 a 3 días.
Modificación del plazo de la garantía de cumplimiento de 2 a 6
meses
Inclusión como área usuaria primaria a la Subdirección de
Representación Judicial y Funciones Jurisdiccionales.
Ajuste en la descripción de la actividad de supervisión, del formato de
estudios previos, numeral 2.2.2
Ajuste a la descripción del inicio de ejecución en las diferentes
modalidades de contratación.
Ajuste a la descripción de la publicación de avisos, numeral 3.1
proceso licitatorio.
Ajuste a la descripción de la apertura de la licitación, numeral 3.1
29/10/2010 5.0
Ajuste a la descripción de la publicación de los pliegos de
condiciones definitivos en el SECOP, numeral 3.1 proceso licitatorio.
Inclusión de la actividad apertura plazo de la licitación, numeral 3.1
Ajuste a la descripción de audiencia pública de aclaración de pliegos,
numeral 3.1 proceso licitatorio.
Ajuste a la descripción de las garantías descritas en el numeral 4
contenido de los contratos.
Ajuste en la descripción de la actividad de observaciones, en las
diferentes modalidades de contratación.
Ajuste en la descripción de la actividad de aprobación de garantía, en
18/11/2010 6.0
las diferentes modalidades de contratación.
Ajuste a la descripción de la actividad inicio de ejecución en las
diferentes modalidades de contratación.
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Ajuste a la descripción de la actividad de elaboración del contrato en
las diferentes modalidades de contratación.
Ajuste a la descripción de la actividad de 3.5.3.6 contratos de
prestación de servicios.
Ajuste a la descripción de la actividad procedimiento numeral 3.7.2.3
y 3.7.4.3
Ajuste a la descripción de la actividad órdenes de compra numeral
3.8.1
Ajuste a la descripción de la actividad contratos objeto de liquidación
numeral 8.2
Ajuste a la descripción de la actividad contratos informes internos
numeral 9.2
Ajuste descripción actividad calidad de los servicios, numeral 4,
24/01/2011 7.0
clausulado, garantía única
Ajuste a la descripción de la actividad 1.6.2.2 revisión del pliego de
condiciones por parte del Comité.
Ajuste a la descripción de la actividad 2.2.2 formato de estudios
previos numeral 11 factores de selección y numeral 12 riesgos
31/03/2011 8.0 previsibles
modificación de la actividad 2.2.7 proyecto de pliego de condiciones y
anexo técnico
Ajuste descripción actividad cumplimiento y estabilidad de la obra,
numeral 4, clausulado, garantía única
Eliminación modalidad de contratación de bienes y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor
no supere el 10% de la menor cuantía.
Eliminación modalidad de contratación de bienes y servicios cuyo
valor no supera el 10% de la menor cuantía, teniendo en cuenta
factores de ponderación como calidad y precio.
Ajuste procedimiento para la aplicación de multas.
23/10/2011 9.0
Ajuste actividad inicio de ejecución.
Ajuste en la descripción de documentación requerida para la
solicitud de contratación de un bien y/o servicio al Grupo de
Contratos
Inclusión modalidad de contratación de mínima cuantía.
Inclusión descripción proforma estudios previos contratación mínima
cuantía.
14/09/2012 10.0 Ajuste actividades de conformidad con la normatividad expedida
Ajuste descripción proforma documentación requerida para la
31/01/2013 11.0 conformación del proyecto de pliego de condiciones.
Ajuste descripción proforma de costeo del proceso de contratación.
Inclusión de áreas usuarias primarias.
07/06/2013 12.0 Inclusión numeral 1.6.2.3 Revisión de pliegos de condiciones por
tercero
Ajuste actividades de conformidad con los lineamientos generales
30/07/2014 13.0 para la expedición de manuales de contratación, expedida por
Colombia Compra Eficiente.
Ajustes generales, de acuerdo a la acción de mejora propuesta por el
03/10/2016 14.0 líder del proceso de gestión contractual.

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TABLA DE CONTENIDO

1.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia ................................. 12

1.2 Campo de aplicación ............................................................................................................. 13

1.3 Sujeción de la actividad contractual a la constitución y a la Ley ....................................... 13

1.4 Principios que rigen la contratación .................................................................................... 13

1.5 Mapa de procesos SGI........................................................................................................... 14

1.6 Control de la Gestion Contractual ........................................................................................ 14

2 ÁREAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE

3 ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL ................................................. 16

3.1 PLANEACIÓN DE LA GESTION CONTRACTUAL ................................................................. 17

3.2 ETAPA PREPARATORIA. ...................................................................................................... 18

3.3 ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA. ............................... 22

3.3.4 CONTRATACIÓN DIRECTA ................................................................................................... 38

3.3.5 SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ...................................................................................... 40

3.3.6 ASPECTOS GENERALES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES .................................. 43

3.4 ETAPA CONTRACTUAL ........................................................................................................ 49

3.5 ETAPA POSCONTRACTUAL ................................................................................................. 53

4 SUPERVISION E INTERVENTORIA ................................................................................. 54

4.1 SUPERVISOR ......................................................................................................................... 54

4.2 FUNCIONES DE LA SUPERVISION ...................................................................................... 55

4.3 FACULTADES DEL SUPERVISOR ........................................................................................ 57

4.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR .................................................................................... 57

4.5 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES ................................. 58

4.6 CLASES DE RESPONSABILIDAD ......................................................................................... 58

5 CONFLICTO DE INTERESES IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES ................................. 60

6 CESION DEL CONTRATO .............................................................................................. 60

7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES .................................................................... 61

8.1 BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN........................................... 61

8.2 INFORMES PERIÓDICOS EN MATERIA CONTRACTUAL .................................................... 61

8.3 COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS ..................................................... 62

8.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................. 62

8.5 VIGENCIA ............................................................................................................................... 62

HISTORIAL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 63

ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL

1.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia

Naturaleza Jurídica y Objeto

 Naturaleza Jurídica: La Superintendencia Financiera de Colombia es un organismo técnico del sector

 Objeto: El Presidente de la República, de acuerdo con la ley, ejerce a través de la Superintendencia

La estructura de la Superintendencia Financiera de Colombia es adoptada mediante el Manual de Funciones,

1.2 Campo de aplicación

El presente Manual se aplicará a la gestión contractual a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia,

1.3 Sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la Ley

La actividad contractual que realice la Superintendencia Financiera de Colombia se sujetará siempre a la

1.4 Principios que rigen la contratación

Tal como se puede visualizar en el gráfico, la contratación es un apoyo a la gestión de la Superintendencia

1.6 Control de la Gestión Contractual

ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE ROL

Secretario General  Ordenador del

Seguimiento a las actividades a) Área técnica

3 ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL

La actividad contractual se desarrollará teniendo en cuenta las etapas de planeación, preparatoria,

3.1.1 El Plan Anual de Adquisiciones

El plan anual de adquisiciones contiene la programación de la actividad contractual de la Superintendencia,

Para la elaboración y seguimiento del referido plan se encuentra el procedimiento A-PR-GCT-007

3.1.2 El plan anual de adquisiciones en relación con los bienes.

Hace referencia a la adquisición de bienes muebles e inmuebles destinados a apoyar el desarrollo de

b) Materiales y suministros tales como dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de

3.1.3 El plan anual de adquisiciones en relación con los servicios.

3.2 ETAPA PREPARATORIA.

En esta etapa, la Superintendencia evalúa la oportunidad y conveniencia de adelantar la contratación y

3.2.1 Solicitud de contratación

3.2.2 Análisis del Sector

3.2.3 Estudio de mercado