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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

CODIGO: GAC-PR-002

VERSION: 001
PROCEDIMIENTO DE TRAMITES ACADEMICOS
FECHA: 03/01/2018

PROCEDIMIENTO DE TRAMITES ACADEMICOS

CENTRO DE ESTUDIO TECNICOS DE LA COSTA
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GESTIÓN ACADEMICA
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la asistente académica para la realización de los
trámites académicos por parte de toda la comunidad educativa de una manera eficiente y
oportuna.
2 . DOCUMENTO DE REFERENCIA:

Manual de convivencia, articulo

NTC 5555 numeral 7.2. - 7.2.1 - 7.2.3 - 7.5 - 7.5.1- 7.5.2

3. ALCANCE
Este documento aplica para toda aquella actividad relacionada con el desarrollo del
procedimiento de trámites académicos establecidos por la institución en las todas
aquellas dependencias relacionadas con el procedimiento de trámites académicos.

Este procedimiento inicia cuando el estudiante realiza la solicitud del servicio o tramite, y
finaliza cuando se le entrega el documento o servicio respectivo y la asistente deja un
registro de esta actividad en el libro correspondiente.

4. DEFINICIONES, TERMINOS Y ABREVIACIONES

4.1 Trámite Académico: Se define como el conjunto de actividades que deben

realizar el interesado en la prestación de un servicio académico de la institución,
propendiendo con la satisfacción de los requerimientos y demandas de cada uno
de los programas de formación que ofrece CET.
Los trámites se han agrupado de la siguiente forma; en solicitudes que generan
pagos.
4.2 Estudiantes regulares (Estudiante activo): se considera estudiantes de CET,
aquella persona mayor o menor de edad que ha cumplido con los requisitos académicos,
administrativos y financieros, establecidos para el ingreso y reingreso de CET, quien a su
vez ha leído y aceptado este manual de convivencia, y ha firmado su registro de matrícula
en cualquiera de los programas académicos de formación para el trabajo, que ofrece
CET.
4.3 Estudiante inactivo: Es aquel estudiante que no se encuentra actualmente
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matriculado y puede entenderse como inactivos tanto a los estudiantes egresados, como
a los estudiantes retirados.
4.4 Libro de registro y Control: Libro que reúne las novedades trámites realizados por el
estudiante o egresado con el objetivo de llevar una historia o seguimiento.

4.5 Sistema de Información: (software) Es una herramienta informática que permite

registrar, controlar y elaborar los certificados académicos como notas constancias, lista de
asistencias, u otros, Permitiendo tener el control de los procesos internos de la
dependencia y optimizar los elaboración de los mismos.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus fases:

5.1 ASISTENTE A D M I N I S T R A T I V O : p or la correcta orientación al estudiante, así

como por la verificación de la información correspondiente a cada estudiante por l a
a tención y desarrollo eficaz del procedimiento de trámites académicos
5.2 COORDINACION ACADÉMICA: Por la Firma de los documentos, verificación y
validación de la información en el caso que sea necesario y chequeo respectivo de que
estén correctamente elaborados y aplicadas las normas institucionales para el trámite
servicio o solicitud respectiva y por la firma de algunos documentos que estén bajo su
dependencia.
5.4 CAJA, CRÉDITO Y CARTERA, por recibir los pagos de los estudiantes y por
emitirlos paz y salvos financieros de los estudiantes.

6. POLITICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

6.1 LINEAMIENTOS SOLICITUDES Y/O TRÁMITES QUE NO GENERAN PAGO:

6.1.1 EXONERACIÓN DE PAGO DE VALORACIONES SUPLETORIAS: Tramite que

realiza el estudiante cuando solicita la exoneración de pago de valoraciones académicas
justiciando la no asistencia con una excusa medica y/o cualquier documento que
demuestre la calamidad del estudiante, este debe ser aprobado por Dirección Académica.
Duración del Trámite: 1 día
Anexos: carta de justificación, excusa médica y/otro.
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6.1.2. SOLICITUD DE APLAZAMIENTOS: Cuando el estudiante solicita el aplazamiento

del semestre mediante Solicitud escrita, los lineamientos están detallados en el manual de
convivencia de la siguiente forma:

“RETIROS: El estudiante que tome la decisión de retirarse de CET, sin haber concluido el
periodo académico para el cual se matriculo deberá comunicarlo por escrito a la
Coordinación Académica; exponiendo las causas del retiro.

Para autorizar el trámite debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto. Se considera
abandono cuando no se da esta información previa y en caso que el estudiante adeude
por algún concepto no obtendrá la paz y salvo hasta tanto no cancele dicha deuda.
Transcurrido el 40% del periodo académico se causa el costo total de los módulos
matriculados para obtener la paz y salvo.

NOTA 1: El estudiante que abandone sus estudios pierde el semestre y solo tendrá la
oportunidad para reintegrarse al mismo periodo académico.
Duración del Trámite: 1 día
Anexos: Carta de solicitud justificando el evento de aplazamiento

6.1.3. SOLICITUD DE CONSTANCIA DE PAZ Y SALVO: Esta solicitud la realizan los

estudiantes que desean demostrar que se encuentran a paz y salvo con los conceptos
financieros y/o académicos, para tramites externos, para fines particulares donde se
requiere esta información, en efectos de matrícula o para certificación la institución emite
un recibo de paz y salvo que no tiene ningún costo.
Duración del Trámite: 1 día
Anexos: No aplica

6.1.4 SOLICITUD DE REINTEGRO: Los estudiantes que se retiren de CET, habiendo

cursado uno o varios módulos de un programa técnico laboral, podrán ser reintegrados al
mismo programa de formación previa revisión y autorización de Coordinación
Académica. Si el reintegro sucede dentro del mismo periodo de formación la
estudiante continua la misma programación, pero si el caso es después de que haya
transcurrido más de un año de vigencia académica el estudiante deberá asumir el
programa académico vigente en el momento del reintegro, con todas las actualizaciones y
reformas. Los reintegros son válidos hasta año y medio después de haberse realizado el
retiro del estudiante, de la institución, después de este tiempo debe iniciar el programa de
nuevo.
Duración del Trámite: 3 días
Anexos: Recibo de Cancelación.
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6.2 LINEAMIENTOS SOLICITUDES Y/O TRÁMITES QUE GENERAN PAGO:

6.2.1 SOLICITUD DE CAMBIO DE JORNADA: Si durante el transcurso de sus estudios;

el estudiante decide cambiar de horario de clases, y debe presentar su solicitud a la
Dirección Académica quien verificara el cambio si existe cupo disponible en el horario al
cual se pide traslado previa autorización.
Duración del Trámite: 3 días
Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.2 CAMBIO DE PROGRAMAS: Si durante el transcurso de sus estudios; el estudiante

decide cambiar de programa de formación, debe presentar su solicitud escrita ante la
Dirección Académica, que analizará la viabilidad de la solicitud, en cada caso particular
para establecer las condiciones de ingreso al nuevo programa, solicitar previa
Autorización a la dirección Académica, autorizado el trámite de cambio de programas se
procede a realizar al estudiante el trámite de homologación, ya que en este caso sería
una transferencia interna.

Para la realización del Cambio de programas es necesario también gestionar

internamente el trámite de homologación para efectos de matrícula interna.

Duración del Trámite: 3 días

Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.3 CERTIFICADO DE ESTUDIOS: Documento por medio del cual CET acredita que el
estudiante se encuentra matriculado en la institución, en uno de sus programas, en
determinado semestre, y con determinada intensidad horaria, en el caso que este sea
activo; en el caso que este sea inactivo, se acredita en que tiempo estudio en la
institución, en que programa y hasta donde curso su carrera, es decir si se retiró o por el
contrario se graduó en la institución.

Duración del Trámite: 3 días

Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD
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6.2.4 VALORACIONES SUPLETORIAS (EVIDENCIA DIFERIDA): Los estudiantes que

no presenten las pruebas de acuerdo con la planeación establecida por el docente, por
razones de fuerza mayor debidamente comprobadas, o incapacidad médica
debidamente certificada, podrán solicitar a la Coordinación Académica su presentación
en una fecha diferente. Los supletorios causan derechos pecuniarios.

Duración del Trámite: 1 días

Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.5 DUPLICADO DE CARNET: El centro de estudios expedirá duplicados de carné en

los siguientes casos: 1. En caso de cambio de nombre, presentando el nuevo Registro
Civil 2. En caso de cambio de documento de identidad, presentando el nuevo documento.
3. En caso de deterioro debidamente comprobado mediante su presentación y 4. En
caso de pérdida o robo de conformidad con la copia del denuncio ante las autoridades
competentes.
Duración del Trámite: 1 días.
Anexos: Recibo de Cancelación según sea el caso
Al momento de la expedición del Duplicado del Carné el Estudiante o Egresado deben
presentar la Cédula de Ciudadanía o documento de identidad.
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.6 DUPLICADO DE CERTIFICADO DE NOTAS: Documento por medio de la cual se

acredita las notas obtenidas por el estudiante a lo largo de los semestres cursados en el
programa de formación, de acuerdo al caso particular de cada estudiante, este está
constituido por el registro de calificaciones, que luego de ser validado por medio del sello
y la firma de la Dirección Académica se convierte en certificación es de Aclarar que el
certificado de notas se expide a solicitud del estudiante partiendo del hecho de que ya a
este se le ha entregado su informe respectivo de cada semestre.

Duración del Trámite: 3 días

Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.7 CERTIFICADO GENERAL DE NOTAS: Este certificado es solicitado por los

egresados, y es el documento donde se reúnen todos los registros de las notas
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acumuladas de cada periodo o ciclo que obtuvo el estudiante mientras curso el programa
de formación elegido.

Duración del Trámite: 3 días

Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

6.2.8 DUPLICADO DEL CERTIFICADO DE APTITUD OCUPACIONAL Y/O ACTA DE

CERTIFICACION: La institución expedirá duplicados de los certificados en los siguientes
casos: 1. En caso de cambio de nombre, presentando el nuevo Registro Civil o Escritura
Pública y el Diploma original. 2. En caso de deterioro debidamente comprobado mediante
su presentación y 3. En caso de pérdida o robo de conformidad con la copia del
denuncio ante las autoridades competentes.
Duración del Trámite: 15 días hábiles
Anexos: Recibo de Cancelación, Duplicado de certificación y/o acta de certificación,
fotocopia de cédula del Egresado, en donde se le genera un recibo de pago.
Valor: Cuatro días de SMLVD

6.2.9 CONTENIDO PROGRAMÁTICO: El Estudiante o egresado que desea solicitar el

contenido del programa de formación que curso o se encuentra cursando.
Duración del Trámite: 15 días hábiles
Anexos: Recibo de Cancelación
Valor: La mitad de un día de SMLVD

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

DOCUMENTOS
N° DESCRICION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTRO
INICIO
Solicitud de trámites Académicos – El Estudiante/ N/A
estudiante activo o inactivo se acerca a la Asistente
asistente administrativa encargada en la Administrativa
1 oficina de recepción para solicitar su
trámite o servicio, la asistente administrativa
procede a informar y enviar al estudiante a
admisiones registro, control académico.
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Verificación y Entrega de formato: el Admisiones, Formato de

responsable de admisiones registro y registro y control trámite de
control académico informa de acuerdo a los académico solicitudes de
lineamientos establecidos en la Asistente estudiantes y/o
especificación del servicio, si la solicitud va administrativo egresado
a realizarse verifica si el estudiante se
2
encuentra a paz y salvo para generar el
trámite, si lo esta se hace entrega del
formato e informa al solicitante su solicitud
genera pago o no y procede a enviar al
estudiante a caja para realizar el pago
correspondiente según sea el caso.
Transferencia y realización de solicitud:
admisiones, registro y control académico Formato de
recibe y verifica la solicitud y traslada con trámite de
3 el formato y anexos a la oficina Admisiones solicitudes de
correspondiente, para realizar la respectiva registro y control estudiantes y/o
verificación y dar respuesta al trámite Asistente egresado
solicitado. administrativo
Entrega de Documento o finalización del Admisiones
trámite: admisiones, registró y control registro y control
académico entrega el documento o un Asistente
4
informe al solicitante, en la fecha estipulada administrativo
de acuerdo al trámite, procede a realizar el
registro correspondiente.
Admisiones Formato de
Fin del procedimiento: Si el documento registro y control trámite de
está bien elaborado, o el trámite fue Asistente solicitudes de
5
positivo finaliza el procedimiento de lo administrativo estudiantes y/o
contrario inicia desde el punto número 3. egresado

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

ÍTEM MODIFICADO
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9. CONTROL DE LA ELABORACION Y APROBACION

Cargo: Líder del Proceso Cargo: Dirección General Cargo: Comité de Calidad
Firma: Firma:
Firma:

10. ANEXOS

No aplica