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Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas
organizacionales y la legislación.
vigente.
GFPI-F-019 V3
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2. PRESENTACIÓN
Estimados aprendices.
organización.
organización.
entidades.
Actividades de Reflexión.
https://www.youtube.com/watch?v=HqcD1As1ylw
(Londoño, 2017).
Elabore una síntesis sobre lo que comprendió del video, en un párrafo de diez líneas.
Frente al caso anterior redacte en un párrafo de cinco líneas donde mencione, como
TEORIA)
programa de gestión
documental.
actividad:
gestión documental”
Elabore un mapa conceptual que describa cada una de las etapas y actividades del
El mapa conceptual debe se elaborado a mano en hojas blancas tamaño carta, con
Imagen: Archivo
Central
cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
PARA LA INVESTIGACIÓN
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información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben
divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que
sus actividades.
través de documentos. Por otra parte, los archivos son un instrumento fundamental
por posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del
tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de
entre otros.
quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.
conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país.
Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
cultura.
Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4°, inciso a) fines de los archivos
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OBJETIVOS
documentos.
económicas de ésta.
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sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite
eficazmente.
encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo
deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del
respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por la
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
Esta dado por el autor del documento que puede ser una persona natural o
jurídica.
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debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que
Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para lo
mismos.
archivístico.
ORDEN ORIGINAL
Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada
natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa –efecto.
los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
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CONCEPTO DE ARCHIVO
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo
Origen
La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que
significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del
hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases
archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria,
mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los
antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas
derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus
interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en
todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar
Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el
Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los
Según el artículo 23 de la Ley 594 de 200 el ciclo vital de los documentos se clasifica
en archivos de:
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
asuntos iniciados.
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
TRD.
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actividad:
Elaborar la TRD para el IE Policarpa Salavarrieta, siguiendo cada una de las fases para
1995.
documentos en Word con los respectivos formatos aplicando Normas APA. Para
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia
o utilidad.
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cinco integrantes.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evaluación
documental.
la normatividad vigente.
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
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Clasifica la documentación
políticas de la organización.
dependencia correspondiente.
tecnología disponible.
de gestión documental y la
tecnología disponible.
la normatividad vigente.
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Clasifica la documentación
políticas de la organización.
dependencia correspondiente.
tecnología disponible.
de gestión documental y la
tecnología disponible.
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Clasifica la documentación
políticas de la organización.
dependencia correspondiente.
tecnología disponible.
de gestión documental y la
tecnología disponible.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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Referencias
Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica
_archivistica/PgdAgn_29122014.pdf
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-
de-documentos.pdf
https://apolox.usbcali.edu.co/ArchivosWeb/adminDocumental/Tabla_valoracion
_documental.pdf
www.ambientalcombeima.colegioonline.com. Recuperado de
http://ambientalcombeima.colegiosonline.com/uploads/institucion/reglamentog
estiondocumental.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=HqcD1As1ylw
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http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2016/08/concepto-de-
archivo.html
http://www.blocument.com/index.php/2016/01/10/algunos-ejemplos-de-malas-
practicas-en-gestion-documental/
Villeta
8. CONTROL DE CAMBIOS
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Cambio
Autor
(es)
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