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GUÍA

DE RETROALIMENTACIÓN
DEL REPORTE DE OPERACIONES NOTARIALES – RON
Bogotá D.C. – Colombia
Enero de 2018
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 2
ABC UTILIDAD .................................................................................................................................... 2
PRE-VALIDACIÓN DE LOS DATOS.................................................................................................... 3
ESTADÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN REPORTADA ....................................................................... 4
Número de escritura: ..................................................................................................................... 5
Número y porcentaje de personas por mes ................................................................................... 5
Número y porcentaje de escrituras de acuerdo al valor del acto notarial ....................................... 6
Número de personas por tipo de trámite........................................................................................ 7
Porcentaje y número de personas por tipo de identificación .......................................................... 7
Porcentaje y número de números telefónicos por número de dígitos ............................................. 8
Número de personas por municipio de residencia ......................................................................... 8
Número de personas respecto a la calidad en la cual actúan en el trámite .................................... 9

1
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 526 de 1999 (modificada por la Ley 1121 de 2006 y actualizada por la Ley
1621 de 2013), la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF-, centraliza, sistematiza y analiza la
información enviada por las entidades reportantes.
Con el fin de contar con información oportuna y de buena calidad, generar transparencia y condiciones de
confianza, la UIAF crea espacios de interlocución con las entidades reportantes.
El principal insumo que la UIAF utiliza tanto para el análisis de casos como para sus estudios estratégicos es la
información contenida en los reportes que le envían las entidades reportantes. En este sentido la UIAF entiende
que dichas entidades, así como ella misma, hacen parte de una cadena de valor cuyos integrantes reciben
información de otro(s) sujeto(s), la selecciona(n) y le da(n) valor agregado, y posteriormente la transmite(n) al
siguiente participante de la cadena. A su vez, es claro que las actividades de retroalimentación entre los distintos
participantes de la cadena son fundamentales para dinamizar el funcionamiento de dicha cadena.
Aplicando la modalidad virtual, la UIAF pretende retroalimentar en forma personalizada a todos los sujetos
obligados a reportar, sobre la información enviada en los diferentes periodos, teniendo en cuenta el
“Procedimiento de Retroalimentación a entidades reportantes” implementado con el fin de entregar información
estadística de carácter general sobre la frecuencia y características de los reportes enviados por la entidad y así
propiciar procesos de mejoramiento en cuanto a oportunidad y calidad de dicha información mediante la aplicación
de herramientas de validación de los datos que las entidades reportantes pueden aplicar antes de enviar los
reportes a la UIAF.
Con este tipo de retroalimentación, la UIAF no pretende calificar la calidad de la información enviada por los sujetos
obligados a reportar; pues la entidad reportante es quien debe verificar, antes de enviar la información a la UIAF, si
los datos presentados en las tablas de resumen o en los gráficos, coinciden con los realizados en la entidad y ella
misma debe establecer las acciones pertinentes ya sea para confirmar o para corregir información.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR ERRORES EN LOS REPORTES DE OPERACIONES NOTARIALES

Si una vez enviada la información a la UIAF, la entidad reportante detecta errores o se da cuenta que dejó
de reportar una o más operaciones, la entidad reportante debe proceder a corregir la información aplicando
el siguiente procedimiento:

1. Diligenciar completamente los campos del “Formato Solicitud Anulación para Corrección de
Reportes” que se encuentra en la página web de la UIAF

2. A través del módulo PQRSD de la página web de la UIAF, solicitar a soporte, la autorización para
corregir la información, anexar el formato diligenciado, seleccionando en tipo de Solicitud Petición
– Soporte – Solicitud de Anulación de reportes.

3. Esperar la respuesta de la UIAF y seguir las indicaciones dadas en ella.

ABC UTILIDAD
Con la utilidad de Excel la UIAF busca los siguientes objetivos:

2
1. Generar el archivo plano del reporte de operaciones notariales que se debe cargar en SIREL.
2. Minimizar los errores de digitación durante el diligenciamiento de la plantilla en Excel.
3. Retroalimentar a las entidades, a partir de estadística descriptiva, sobre los datos reportados a la UIAF.
4. Promover el análisis estadístico que soporte el análisis de transacciones que puedan dar origen a un
reporte de operaciones sospechosas.

¿CÓMO FUNCIONA LA UTILIDAD?

1. Diligencie las filas de la plantilla en Excel de acuerdo con las especificaciones técnicas del anexo de
Reporte de Operacionales Notariales.
2. Haga clic sobre el botón “Gráficas”.
3. Consulte las estadísticas resultantes en la hoja “Estadísticas”.
4. Analice la información con el fin de verificar que las estadísticas sean consistentes y no identifiquen
errores en la información diligenciada en la plantilla de Excel.
5. Si la información es consistente y veraz, regrese a la hoja “Plantilla” y haga clic en “Generar Archivo
Plano”.
6. Cargue el archivo plano en SIREL.
7. Utilice las estadísticas para el análisis de las operaciones reportadas.

PRE-VALIDACIÓN DE LOS DATOS

NOTA: si ya realizó los archivos planos con la anterior utilidad y estos fueron cargados con éxito a través del SIREL,
no debe realizar la retransmisión de la información con la nueva utilidad, esta nueva utilidad tiene como objetivo
proporcionar una herramienta a los Notarios para mejorar la calidad de la información enviada a través de los
informes RON, y detectar posibles errores en la misma.

Para las entidades que manejan la Utilidad en Excel suministrada por la UIAF para generar el archivo plano, La
UIAF implementó validadores para cada uno de los campos, los cuales están en concordancia con los
lineamientos establecidos en el Anexo técnico. Dichos validadores tienen como objetivo evitar errores en la
digitación de los datos en el mismo instante en que se esté llenando la Utilidad. Sin embargo, la validación de
algunos códigos de municipio en la plantilla es bastante dispendioso, pero este se valida al calcular las
estadísticas.

Para cada uno de los campos se muestra en un recuadro las características que deben cumplir los datos de cada
celda; por ejemplo en el campo Consecutivo, es un campo obligatorio, comenzar en 1, incrementar en una
unidad no se deben repetir. Por lo tanto, si en este campo se escribe un dato que no cumpla con estas
especificaciones, se genera un error como se observa en la siguiente imagen, donde después del 2 se digitó el 4
que no es el consecutivo de 2. Para digitar el dato correcto se da clic en reintentar y se digita el dato correcto.

3
A esta aplicación de Excel se adicionó otra hoja que denominamos Estadísticas la cual contiene resultados
gráficos y /o tablas sobre los datos digitados en la Utilidad, esta hoja aparecerá al pulsar el botón Gráficas.

Una vez que la hayan diligenciado completamente los datos en la Utilidad y al pulsar el botón de Gráficas, se
mostrará la hoja Estadísticas y encontrará los resultados correspondientes a sus datos.

ESTADÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN REPORTADA


La entidad reportante no se debe preocupar por la construcción de las estadísticas que se presentan puesto que
éstas se obtienen en forma automática. Para facilitar la lectura las estadísticas, éstas se construyen en el mismo
orden de los campos de la Utilidad.

Las estadísticas son de solo conocimiento para la entidad reportante.

Para facilitar la interpretación de los resultados, a continuación se presenta un ejemplo para información del
periodo enero - marzo.

4
Número de escritura:
Se refiere al número que le corresponde a cada escritura reportada

Número Escritura
Mínimo Número
Máximo número de Cantidad de
número de de
escritura escrituras
escritura registros
1 55 54 120

Cantidad de escrituras: Debe ser igual al número de escrituras


realizadas en el periodo.
Si no es igual se debe revisar y corregir la información en la
plantilla.

 Mínimo número de escritura: corresponde al número menor de escritura del período reportado, para
el ejemplo es 1.
 Máximo número de escritura: corresponde al número mayor de escritura del período reportado, para
el ejemplo es 55.
 Cantidad de escrituras: el número de escrituras corresponde al número de escrituras diferentes,
reportadas en la Utilidad. En el ejemplo se observa que la cantidad de escrituras es 54, lo cual quiere
decir hubo un número entre 1 y 55, que no se incluyó, por lo tanto, la entidad reportante debe revisar
si dejó de incluir una escritura.
 Número de registros: Es el número de renglones o personas que han realizado las diferentes
transacciones en el periodo reportado. Este número es igual al máximo consecutivo.

Número y porcentaje de personas por mes

Hace referencia al número de personas que intervinieron en las escrituras.

El siguiente gráfico muestra el porcentaje de personas que intervinieron en las escrituras, respecto al total del
período. En la tabla se encuentra el número de personas (número de registros) por mes.

5
Se observa que en el período enero-marzo, en total 120 personas (35+42+43) participaron en los actos notariales
reportados; el 29% (35 personas) en enero, el 35% (42 personas) en febrero y el 36% (43 personas) en marzo.

Número y porcentaje de escrituras de acuerdo al valor del acto notarial


Los siguientes datos corresponden al valor de la escritura agrupados en 10 intervalos de valores. Se debe tener
presente que pueden existir casos en los cuales no haya datos en uno o más intervalos.

Los intervalos para el ejemplo, se muestran en la siguiente tabla; para su correcta interpretación se debe tener
en cuenta que para el primer intervalo se incluyen los valores de los dos extremos (límite inferior y límite
superior) en el caso presente, los valores mayores o iguales a cero (0) y los valores menores o iguales a 5
millones; para los intervalos restantes se incluyen las escrituras valores mayores al límite inferior y los menores
o iguales al límite superior; para el ejemplo, el segundo intervalo incluye los valores mayores a 5 millones y los
menores o iguales a 10 millones. La frecuencia es el número de escrituras diferentes que tienen valores
comprendidos en el intervalo.
Tabla de frecuencias respecto al valor
No. intervalo Límite inferior Límite superior Frecuencia Porcentaje

1 0 5,000,000 27 50%

2 5,000,000 10,000,000 11 20%


3 10,000,000 15,000,000 2 4%
4 15,000,000 20,000,000 4 7%
5 20,000,000 25,000,000 0 0%
6 25,000,000 30,000,000 4 7%
7 30,000,000 35,000,000 1 2%
8 35,000,000 40,000,000 2 4%
9 40,000,000 45,000,000 1 2%
10 45,000,000 50,000,000 2 4%
Número total de escrituras 54 100%

En el ejemplo se observa que el 50% de las escrituras tienen valores entre cero (0) y 5 millones; el 20% tiene
valores mayores a 5 millones y menores o iguales a 10 millones. No hay ninguna escritura con valores mayores
a 20 millones y menores o iguales a 25 millones.

Si la Entidad observa valores que le generen duda, debe revisar los datos y si es el caso, corregir la información
en la plantilla o profundizar en el análisis con el fin de determinar si esa transacción puede dar origen a un
reporte de operación sospechosa.

El siguiente gráfico muestra el número de escrituras distribuidas por intervalos de valores (en millones de pesos).

6
Número de personas por tipo de trámite
Se refiere al número de personas que participaron en los diferentes actos notariales agrupadas por tipos de
trámite.

El siguiente gráfico muestra el número de personas que intervinieron en las diferentes escrituras teniendo en
cuenta el tipo de trámite. Para este ejemplo, los tres tipos de trámite con mayor número de personas son
compraventa (69), otro (22) y cancelación de hipoteca (11).

Este gráfico va acompañado de la siguiente tabla.

Código Tipo de Trámite Número de Personas

18 Otro 22
26 Comproventa 69
33 Constitución Sociedad 4
27 Constitución Hipoteca 8
35 Cancelación Hipoteca 11
81 Protocolización 4
40 Cesión 2

En el siguiente gráfico se muestra el porcentaje de personas por tipo de identificación; para este ejemplo se observa
que el 86% corresponden a personas naturales con cédula de ciudadanía y el 14% a personas jurídicas.

Porcentaje y número de personas por tipo de identificación


Respecto al tipo de identificación el porcentaje se muestra una gráfica y el número en una tabla. Para el ejemplo se
tiene:

7
Número de
Código Tipo de Trámite
Personas
13 Cédula de Ciudadanía 104
31 NIT 16

Porcentaje y número de números telefónicos por número de dígitos


Respecto al número telefónico se muestra un gráfico con el porcentaje de teléfonos de acuerdo al número de
dígitos, teniendo en cuenta que lo correcto, de acuerdo con el anexo técnico, es que los números fijos tengan 7
dígitos y los números de celular 10. T. En el ejemplo se observa que el 93% de los teléfonos son celulares, el 1% son
teléfonos fijos. El 5% y el 1% tiene 8 y 9 dígitos respectivamente, en ambos casos los datos deben ser corregidos.

El número de teléfonos de acuerdo al número de dígitos se muestra en una tabla. Para el ejemplo se tiene:
No. de Dígitos Número de Teléfonos

10 112
7 1
9 1
8 6

Número de personas por municipio de residencia


Para el ejemplo, los siguientes resultados corresponden al número de personas por municipio de residencia de
quienes participan en los actos notariales.

8
Para el ejemplo, se observa que 101 personas viven en Rionegro (Santander), 9 en Bucaramanga, 3 en Bogotá y 2
en Medellín, 1 en Pasto, 1 en Cali, 1 en Agua de Dios. También se observa que hay dos errores en el código del
municipio los cuales de acuerdo a los datos de la siguiente tabla son 7001 y 6001. En este caso la entidad reportante
debe corregir los datos en la Utilidad.
Código Tipo de Trámite Número de Personas

68615 Rionegro (Sant) 101


68001 Bucaramanga (Sant) 9
7001 Error 1
6001 Error 1
52001 Pasto (Nar) 1
5001 Medellín (Ant) 2
76001 Cali (Valle) 1
25001 Agua De Dios (Cund) 1
11001 Bogotá D.C 3

Número de personas respecto a la calidad en la cual actúan en el trámite


El siguiente gráfico muestra el número de personas respecto a la calidad en la cual actúan en el acto notarial.

9
Para el ejemplo, se observa que 33 personas intervienen como vendedores, 33 como compradores, 20 como otros.
En la siguiente tabla se encuentra la información relacionada con los códigos de tipo de trámite.
Número de
Código Tipo de Trámite
Personas
24 Contrayente 6
4 Vendedor 33
3 Comprador 33
25 Socio 4
2 Hipotecante 9
1 Deudor 4
27 En Nombre Propio 1
28 Causante 1
29 Heredero 1
26 Otro 20
9 Acreedor 6
12 Cedente 1
13 Cesionario 1

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