UNIDAD V:

FUNCIONES DE ASOCIACIÓN: COMPRAS Y

DISTRIBUCIÓN.

5.1 Aspectos de la información de compras.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:
 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio
anticipado de las necesidades para estar preparado antes de
que surja la necesidad.
 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe
los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de
las peticiones para tramitar su gestión.
 Solicitud de ofertas y presupuestos: es un paso obligado para
obligar para evitar tomar decisiones que puedan afectar la
economía de la empresa.
 Evaluaciones de la oferta recibidas: una vez recibidas las ofertas
hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas, examinarlas.
 Selección del proveedor: los factores que se comparan durante
la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y
las garantías personales de la empresa que suministrara el
producto.
 Negociación de las condiciones: durante esta fase se comentan
y se especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser
negociable.
 Solicitud del pedido: cuando el comprador y el vendedor llegan a
un acuerdo deben formalizar unos documentos que
comprometan ambas partes (contrato de compraventa o pedido
en firme).
 Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar
que hemos recibido todo el material solicitado, que se
corresponde a las características detalladas en el pedido y que
se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la
actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en
materiales que utiliza para elaborar su producto. La empresa
comercial por su parte busca conseguir el producto a un precio
competitivo. Y por último, para la empresa de servicio la variable
principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compra es lago y complejo debido
a que para tomar una decisión final se necesita información o
respuesta de otra empresa.

TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y estas

pueden ser:

Compras especiales
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir
bienes de uso (ordenador, maquinaria, mobiliario, vehículos) es
decir, no compramos materiales para transformar o artículos
para la venta.
La característica general de esta compra es que la inversión es
grandes y la decisión de compras es consultada con los usuarios
de bien.

Compras anticipadas
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad que
tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una
estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con
algunos tipos de mercancías. También podemos anticipar la
compra cuando se anuncia la subida de precio de un producto.

Compras estacionales
Son compras que se hacen para productos de temporadas; su
finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos.
La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas
realizadas en el mimo periodo del año anterior.
Compras rutinarias
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con
entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las
necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la
ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un
riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencias
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente
se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la
compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer
la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que
mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda

Generalmente, los procesos de estas compras es anticiparse a

las necesidades de la empresa. La planificación anticipada
cosiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y
servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

Guías telefónicas, páginas web.

Organismos oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensas y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones de sector.

Base de datos, cedidas por empresa especializadas en estas

gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el
proveedor para obtener información o, incluso solicitar la
compra, los métodos que más se utilizan son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor, estos son

los vendedores de la empresa suministradora que visitan al
comprador.

Acudir a los mercados centrales; los las grandes ciudades en

donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas
geográficas que concentran la fábrica de determinado producto.

Visitar ferias y exposiciones: estos eventos ofrecen la

oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se
fabrica o la tecnología más puntera.
 5.2 Responsabilidades de la función de
compras.

Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de

mercancías puede generar un incremento de los beneficios y de la
rentabilidad de la empresa. En la mayoría de las empresas
industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor
de los productos vendidos (este porcentaje varía según el tipo de
empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:
Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras
representan unas cantidades importantes para la empresa.
Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben
adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que el
proceso de producción se realice con eficacia.
La calidad de los productos comprados es otro de los requisitos
necesarios para que la compra se realice de forma eficiente. Teniendo
en cuenta este último aspecto, es necesario una coordinación entre el
departamento de compras y el departamento de producción. Sin
embargo, además de esta línea de coordinación, es imprescindible
establecer cauces de coordinación con las demás áreas de la empresa
(finanzas – tesorería-, almacenamiento, distribución…….) para integrar
los objetivos de la función de compras, dentro de la propia política
empresarial.
La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para
contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar
sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias
características internas, además de ser la fase de arranque de toda
actividad empresarial.
Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las
demás áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento,
distribución y ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que
en la empresa moderna se define como LOGÍSTICA.
“La logística es el proceso que planifica, implanta y controla, de forma
eficiente el flujo de materias primas, materiales de envasado,
productos intermedio y terminados, desde el punto de origen al de
entrega, al coste adecuado y con el objetivo de satisfacer las
necesidades del cliente”
Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de
mercancías puede generar un incremento de los beneficios y de la
rentabilidad de la empresa. En la mayoría de las empresas
industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor
de los productos vendidos (este porcentaje varía según el tipo de
empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:
Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras
representan unas cantidades importantes para la empresa.
Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben
adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que el
proceso de producción se realice con eficacia.
La calidad de los productos comprados es otro de los requisitos
necesarios para que la compra se realice de forma eficiente. Teniendo
en cuenta este último aspecto, es necesario una coordinación entre el
departamento de compras y el departamento de producción. Sin
embargo, además de esta línea de coordinación, es imprescindible
establecer cauces de coordinación con las demás áreas de la empresa
(finanzas – tesorería-, almacenamiento, distribución…….) para integrar
los objetivos de la función de compras, dentro de la propia política
empresarial.
La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para
contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar
sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias
características internas, además de ser la fase de arranque de toda
actividad empresarial.
Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las
demás áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento,
distribución y ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que
en la empresa moderna se define como logística.
“La logística es el proceso que planifica, implanta y controla, de forma
eficiente el flujo de materias primas, materiales de envasado,
productos intermedio y terminados, desde el punto de origen al de
entrega, al coste adecuado y con el objetivo de satisfacer las
necesidades del cliente”

DIFERENCIA SEGÚN EL SECTOR Y TIPO DE EMPRESA

La función de compras presenta elementos comunes en todo tipo de

empresas y organizaciones; sin embargo, podemos distinguir
diferentes variables estratégicas dependiendo del sector de actividad y
de la posición de la empresa respecto a sus proveedores y
competidores.

1. Las compras que realiza el sector público a las empresas privadas

están reguladas por la ley de Contratos del Estado. Estas compras
representan en la actualidad un porcentaje importante y creciente
del PIB (Producto Interior Bruto).

2. En el sector privado, podemos distinguir entre empresas

industriales, comerciales y de servicios. En una empresa industrial, la
calidad de su producto y la eficacia de su proceso productivo vendrán
determinadas por la bondad y la existencia de materias primas
suficientes para apoyar el programa de producción previsto y sus
posibles variaciones, de ahí que la variable estratégica de la función
de compras sea la calidad de la materia prima y productos auxiliares.

Para las empresas comerciales que venden productos homogéneos lo

más importante es el precio de coste de las compras. La fuerte
competencia existente en el mundo de la distribución comercial obliga
a negociar el precio de compra para poder mantener los márgenes de
beneficio sin incrementar el precio de venta del producto.

En las empresas de servicios, el factor estratégico es la satisfacción

del cliente.
5.3 Planificación de los requerimientos de
distribución.
En gran medida, la PRD se basa en la misma lógica que el sistema
MRP, buscando que las instalaciones de distribución (almacenes y
sucursales de ventas) soliciten el producto directamente a la principal
operación de producción. El objetivo es similar al que persigue MRP:
garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda del
cliente sin incurrir en costos excesivos de inventario. Por lo general se
tiene disponibilidad de diversas opciones para ordenar y reubicar el
inventario en los almacenes y en el sistema de distribución. Se cuenta
con el análisis estadístico de la demanda y los patrones de
reabastecimiento, con métodos clásicos de punto de re-orden y con el
uso de técnicas de optimización. Por desgracia, la mayoría de estas
técnicas adolecen de uno o más de los siguientes problemas:
• Demanda irregular
. Este problema, por lo general asociado con las reglas del tamaño de
lote para la producción o reabastecimiento de inventario, puede
producir un desabasto importante o un inventario excesivo.

• Falta de integración con la estrategia y con los planes

estratégicos de marketing
. Los descuentos con base en la cantidad, las campañas
de publicidad, las actividades promocionales y el desarrollo de nuevos
clientes
• Cambios en los proveedores o en los contratos de
abastecimiento
. Esto puede impactar tanto la entrega como los tamaños de
lote normales en el caso del material de reabastecimiento.
• Cambios en el diseño
. Es obvio que si el diseño de alguno de los productos cambia, el
almacén puede quedarse con una cantidad importante de inventario
obsoleto. La PRD utiliza básicamente la misma lógica que MRP, como
el cálculo bruto-a-neto de requerimientos, el cual finaliza con la
planificación de los pedidos de reabastecimiento.
Estructura básica de la PRD
El siguiente resumen lista los elementos del formato básico de la PRD:

Periodos.
Como en el caso del sistema MRP, los periodos

Que muchas veces se refieren a bloques de tiempo

Pueden ser de un día, una semana, un mes o cualquier otra unidad

de tiempo.

Requerimientos brutos.
El requerimiento bruto de la PRD es la cantidad que debe abastecerse
para hacer frente a la demanda. Existen tres fuentes típicas de tal
demanda: pedidos reales de los clientes, pronósticos y pedidos de
reabastecimiento para la distribución en otras.

Recepciones programadas.
En este caso los pedidos abiertos para reabastecimiento pueden
provenir de un proveedor, de la producción real o de una sucursal del
almacén. Una recepción programada representa un compromiso real
de los recursos de la empresa,
Recepción planificada de pedidos
. Esta cifra es la cantidad que debe recibirse (tomando en cuenta las
reglas del tamaño de lote) para impedir que el balance disponible se
vuelva negativo.

Liberación planificada de pedidos

. Este valor debe ser el mismo que la compensación de la liberación
planificada de pedido para el tiempo de espera (otra similitud con el
sistema MRP).

VTO.
Sólo es una abreviatura del término “vencimiento”.

Requerimientos clave de información

Esta sección resume algunos de los tipos de información que se
deben determinar con el propósito de constituir el modelo PRD. El
primero de ellos está conformado por las políticas de pedido, entre las
cuales hay varias opciones:
• Lote por lote
. Como en MRP, con esta regla únicamente se solicita un pedido que
coincida con los requerimientos netos para el periodo determinado.