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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT: MEJORANDO PROCESOS DE COMPRAS

CASO DE ESTUDIO
Article · March 2018
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Andy Roman
University of Cuenca
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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT: MEJORANDO PROCESOS DE COMPRAS
CASO DE ESTUDIO
AUTOR: ANDY FABRICIO ROMÁN CARREÑO
MARZO-2018
CUENCA-ECUADOR
Andy Fabricio Román Carreño 1

Resumen
El propósito de este ensayo fue analizar el potencial de mejora en los procesos de negocio mediante
la disciplina Business Process Management (BPM), para este ensayo se realizó un caso de estudio
aplicado al proceso de compras, la metodología que se empleó para el desarrollo del trabajo está
basada en las fases del ciclo de vida de BPM que consisten en el levantamiento, documentación,
análisis de mejora, diseño to be e implantación del proceso, a la par con lo antes mencionado se
utilizó la notación BPMN para modelar el proceso de compras esto se realizó con la ayuda del
software Bonitasoft. El resultado de este ensayo es un proceso mejorado mediante técnicas de
análisis de estructura, el modelo de proceso permite comprender, mejorar y fortalecer el proceso.
Palabras Clave: BPM, BPMN, Gestión, Modelado, Procesos
Abstract
Key Words: BPM, BPMN, Management, Modeling, Process
Índice General

1. Introducción .............................................................................................................................. 4
2. Materiales y Métodos ................................................................................................................ 7
2.1 Elección del Software para BPM....................................................................................... 7
2.2 Métodología para implementar BPM .............................................................................. 11
2.21 Fase 1: Levantamiento del proceso .............................................................................. 12
2.22 Fase 2: Documentación del proceso ............................................................................ 14
2.23 Fase 3: Análisis de Mejora ........................................................................................... 17
2.24 Fase 4: Diseño to be ..................................................................................................... 18
2.25 Fase 5: Implementación ............................................................................................... 20
3. Conclusiones ........................................................................................................................... 21
4. Bibliografía ............................................................................................................................. 24
Índice de Tablas
Tabla 1 ............................................................................................................................................ 13
Tabla 2 ............................................................................................................................................ 13
Tabla 3 ............................................................................................................................................ 14
Tabla 4 ............................................................................................................................................ 14
Tabla 5 ............................................................................................................................................ 14
Tabla 6 ............................................................................................................................................ 14
Tabla 7 ............................................................................................................................................ 17
Índice de Ilustraciones
Figura 1 Elementos de flujo de trabajo ............................................................................................ 9

Figura 2 Elementos organizativos ................................................................................................. 10
Figura 3 Elementos de legibilidad ................................................................................................. 10
Figura 4 Elementos de comportamiento especial. ......................................................................... 11
Figura 5 Ciclo de vida BPM. Fuente: (Freund et al. 2014, p. 6). .................................................. 12
Figura 6 Diagrama de proceso de compras Fuente: Propia ........................................................... 16
Figura 7 Diseño to-be del proceso de compras. Fuente: Propia .................................................... 19

UNIVERSIDAD DE CUENCA
1. Introducción donde surge la reingeniería de los procesos
BPR (Business Process Reengineering) en la

Las nuevas tecnologías se desarrollan cada
cual nacen dos conceptos que prevalecen
vez con mayor rapidez que antes, debido a
hasta hoy, los procesos de negocio y el valor
esto es importante que las organizaciones
para el cliente. Luego de esto surgen
tengan la capacidad de adaptarse a los
soluciones de administración empresariales
cambios que el mercado les exige. La
tales como Enterprise Resource Planning
capacidad que tenga las organizaciones para
(ERP), Customer Relationship Management
adaptarse a esos cambios decidirá su futuro,
(CRM) y Balanced Scorecard (BSC), todas
la gestión correcta de los procesos, así como
estas disciplinas, filosofías y herramientas
la mejora continua de estos, juegan un papel
han marcado a la industria al pasar de los años
importante en las organizaciones.
(Hitpass, 2012).
La evolución en la gestión de los procesos
Hoy en día nos encontramos con “Business
viene marcada desde los principios de Taylor,
Process Management (BPM) que se ha
hacia las economías de escala, pasando luego
convertido en una consolidación integral de
por enfoques centrados en la calidad como
disciplinas que comparten la creencia de que
Total Quality Management (TQM), Six-
un enfoque centrado en el proceso lleva a
Sigma etc, luego la industria asiática
mejoras sustanciales tanto en el rendimiento
introduce nuevos conceptos de mejora
como en el cumplimiento de un sistema”
continua centrado en los procesos donde nace
(Vom Brocke, J., & Rosemann, 2015).
Toyota Production System (TPS), KAIZEN y
Lean Management, la industria occidental al De esta manera podemos decir que BPM
verse gravemente afectada por la eficiencia de viene marcado por 3 etapas a lo largo del
la industria asiática reacciona a esta amenaza tiempo; las teorías de gestión, el control de la

calidad y las tecnologías de la información con el propósito de obtener resultados
(TI), estos 3 aspectos se fusionan y dan como consistentes para el logro de los objetivos
resultado BPM (P. Harmon, 2015). del negocio que están alineados con la
estrategia organizacional. BPM incluye el

A pesar de la amplia investigación y
soporte integral de las tecnologías de
desarrollo que tiene BPM, aún falta mucho
información para mejorar, innovar y
para llegar a un nivel de madurez según
gestionar los procesos que determinan los
autores como, Cernes (2013) ; Dumas, M., La
resultados del negocio, crean valor para el
Rosa, M., Mendling, J., & Reijers (2013);
cliente y facilitan el logro ágil de los
Freund, Rücker, & Hitpass (2014); Paul
objetivos del negocio. (p. 27)
Harmon (2016); Kirchmer (2017), entre
otros. Además, están de acuerdo en que BPM Un aspecto importante dentro de BPM es
tiene diferentes enfoques y campos de estudio el modelado de procesos; un modelo de
dada su naturaleza integral. procesos de negocio no es más que la
representación gráfica de un conjunto de

Una definición de BPM que consideramos
actividades para cumplir un objetivo, (se
engloba muchos de los aspectos principales
considera un proceso de negocio aquel que
es proporcionada por Benedict, T., Bilodeau,
entrega valor). El inicio del modelado de los
N., Vitkus, P., Powell, E., Morris, D., Scarsig,
procesos nace por la época de Taylor a partir
M., ... & Fuller (2013) donde expone lo
de esto ha tenido una creciente evolución,
siguiente:
como los tradicionales diagramas de flujo,
BPM es un enfoque sistemático para
variantes como los diagramas de procesos de
identificar, levantar, documentar, diseñar,
operaciones, así como el avance a Workflow
ejecutar, medir y controlar tanto los
Management Systems, que dio paso a los
procesos manuales como automatizados,

sistemas de automatización mediante el uso nos puede ayudar a mejorar y potenciar los
de software. En la actualidad existen muchas procesos de negocio. La propuesta es mejorar
notaciones y lenguajes para el modelado de un proceso a través de BPM, para esto se ha
procesos de negocio entre los que podemos seleccionado el proceso de compras debido a
mencionar esta Event-driven Process Chain la importancia en la organización ya que su
(EPC), Business Process Execution Language correcta gestión influye directamente en los
(BPEL), Unified Modeling Language resultados estratégicos de la empresa; con la
(UML), ente otros, pero el que sea a implementación de BPM obtendremos un
popularizado más y por defecto se lo proceso más óptimo, mejorando la eficiencia
considera un lenguaje propio para modelar y eficacia, además de proporcionar una visón
procesos de negocio, además de estar más detallada del mismo, de esta manera el
estandarizado por la Object Management proceso será mucho más sólido y fácil de
Group (OMG) (2011), y ser adoptado en entender.
norma ISO/IEC 19510:2013, se lo conoce

La estructura del ensayo es la siguiente: la
como Business Process Model and Notation
sección de materiales y métodos presenta la
(BPMN 2.0), que incorpora ciertos aspectos
metodología que se siguió para el desarrollo
de los lenguajes antes mencionados, utiliza un
del ensayo; ahí se describen de manera
formato workflow, y es el que utilizaremos
sistemáticas las fases que se desarrollaron
para en el desarrollo del ensayo (Gerth,
según el ciclo de vida de BPM. La última
2013).
sección presenta las conclusiones,
El presente documento es de carácter limitaciones e indicaciones para futuras
descriptivo cualitativo el cual se enfoca en investigaciones.
proporcionar un análisis acerca BPM y como

2. Materiales y Métodos conoce como Business Process Management
Suite (BPMS) que disponen de un conjunto

2.1 Elección del Software para BPM
BPM va adquiriendo importancia dentro de de herramientas que permiten modelar,
muchas organizaciones, uno de los objetivos implementar, ejecutar, monitorear y
más importantes dentro de BPM es mejorar optimizar los procesos, entre los proveedores
los procesos comerciales y asegurar la más conocidas en nuestro medio se
eficiencia y efectividad para alcanzar un encuentran: Aura Portal, Bonitasoft, Bizagi,
mayor rendimiento, esto se logra a través de Camunda, JBPM, ProcessMaker, entre otros.
pequeños pasos de mejora y con un continuo Como podemos apreciar existen gran
aprendizaje sobre el proceso. variedad de proveedores de software para
Los procesos comerciales están conformados BPM, para este caso se analizó dos de los
por actividades interrelacionadas con el fin de proveedores más relevantes para el desarrollo
cumplir un objetivo y satisfacer una del ensayo; Bonitasoft y Bizagi, estos se
necesidad del cliente interno o externo. El encuentran incluidos en el Cuadrante Mágico
ciclo de vida de un proceso comercial implica para Suites Inteligentes de Gestión de
todo desde cómo está conformado el proceso, Procesos de Negocios, que brinda el grupo
la representación, así como automatizar Gartner, este se dedica a evaluar el mercado
ciertos aspectos. Esto generalmente incluye de las nuevas tecnologías, dando una mejora
pasos específicos para medir, evaluar y apreciación sobre los distintos proveedores de
mejorar el proceso. software en este caso para BPM. En el
informe de Dunie, Kerremans, Baker, &

Actualmente, en el mercado se encuentran
Wong, (2017) se detallan a continuación
muchos softwares que nos permiten
implementar BPM, por lo general se los

algunas fortalezas y debilidades que tiene administración de decisiones, monitoreo
Bonitasoft y Bizagi, operacional y flexibilidad.
Bizagi se encuentra en la categoría de Bonitasoft por su parte se encuentra en la
challengers según el cuadrante de Gartner, categoría de niche players, dentro de esta
los proveedores que se encuentra en esta categoría se sitúan aquellos que se enfocan
categoría destacan por ofrecer buenas con éxito en un segmento pequeño, pero que
funcionalidades y abarcan una parte aún no tiene una presencia marcada o no
importante de usuarios. superan en innovación al resto.
Fortalezas Fortalezas
Bizagi es uno del software más fácil de Bonita BPM es administrado fácilmente
usar según la evaluación por Gartner. por una aplicación externa a través de una
exhaustiva API (Java y REST). Esto permite

Bizagi ofrece software freemium desde
integración con otras plataformas, además
2008. El software de Bizagi se divide en 3
permite una personalización a un nivel
módulos, Bizagi Modeler, Studio, Engine.
superior.
Siendo de libre acceso Bizagi Modeler y
Studio. El módulo Engine solo se incluye en Las implementaciones con Bonitasoft
la versión de pago. suele ser más rápida que las de ofertas que son
más complejas.
Debilidades.
Debilidades
Ofrece capacidades adecuadas, pero en
comparación con otros softwares aún le falta Los clientes dieron a las capacidades
avanzar más en reglas comerciales y analíticas de Bonitasoft una de las

calificaciones de satisfacción más bajas en la encontramos organizado en 4 categorías a los
investigación según el grupo Gartner. elementos de modelado de BPMN de la
siguiente manera.
Por los argumentos presentados el
software seleccionado para el estudio es Activities
Bonitasoft v7.5.4; según Meidan, García- (Actividades)
García, Escalona, & Ramos (2017) este
software está orientado para usuarios de nivel

Events
medio y es adecuado para aquellos que tienen
(Eventos)
un primer acercamiento con BPM. El
Gateways
programa nos brinda la versatilidad necesaria,
(Compuertas)
el software es de código abierto, está basado
Sequence flow
en java esto nos permite que sea ejecutado en
(Flujos de
cualquier plataforma, además existe amplia
secuencia)
información sobre el software y nos permite
ejecutar los procesos para pruebas de una
manera muy sencilla, y soporta la notación Figura 1 Elementos de flujo de trabajo

Estos elementos tienen diferentes variantes y
BPMN. Estas características que nos brinda cada uno de estos puede estar conectado por
un flujo de secuencia. Fuente: Bonitasoft
justifica la elección del mismo. (2011).
También es necesario tener una visión

Actividades: son tareas que se realizan en
general de los elementos de BPMN para
el proceso, ya sea por personas,
comprender de mejor manera la estructura del
automáticamente o mediante subprocesos.
modelado, en Bonitasoft, (2011) brinda “La
Guía definitiva de BPMN” donde

Eventos: Se usan para iniciar o finalizar Senda: Se usa para organizar el proceso en
un proceso y para gestionar acciones función de lo que hace. En un pool, las sendas
específicas durante un flujo de trabajo. impiden que los actores se choquen.
Gateways: Se usan para separar o unir Grupos: Se usa para encerrar un grupo de
flujos del proceso. elementos gráficos. No afecta al flujo de
secuencia (sequence flow).

Flujos de secuencia: Se usan para mostrar
los movimientos del flujo de trabajo. Annotation
(Anotaciones)
Pools
Links
Swimlanes Figura 3 Elementos de legibilidad

Estos elementos ayudan a que el modelo sea
(Sendas) más fácil de leer. No tienen ningún efecto
sobre el flujo de proceso en sí. Fuente:
Groups Bonitasoft (2011).
(Grupos)
Anotaciones: Le permite colocar notas con

Figura 2 Elementos organizativos
Son contenedores del flujo de trabajo Fuente: aclaraciones en un modelo.
Bonitasoft (2011).
Pools: Contiene un proceso completo. El Liniks: Le permite cortar un proceso que
flujo no puede abandonar un pool, ha quedado demasiado largo de leer y
necesitamos usar los eventos para transferir la continuarlo sencillamente en otra línea.
acción o los datos de un proceso a otro. Messages
Messageflow
(Mensajes)

Signals (Señales) que una actividad se lleva a cabo en un plazo
específico.
Timers Errores: Se usan para definir el
(Temporizadores) comportamiento cuando el sistema detecta un
Errors (Errores) error técnico.
Iteraciones: Se usa para repetir
comportamientos, como varias ejecuciones

Repeating
de una misma tarea o repetir la misma tarea
(Iteraciones)
varias veces.
Correlation
Correlación: Se usa para coordinar el
(Correlación)
progreso entre dos instancias de un proceso
Figura 4 Elementos de comportamiento
especial. en ejecución
Estos elementos nos van a permitir definir
comportamientos avanzados en un flujo de 2.2 Métodología para implementar BPM
trabajo ejecutable. Fuente: Bonitasoft (2011).
La empresa en la que se desarrolló el ensayo
se dedica a brindar servicios de consultoría y

Mensajes: Se usan para transferir acciones
construcción de obras civiles; por cláusula de
o datos de un pool/proceso a otro y para
confidencialidad, se ha reservado el nombre
correlacionar los procesos.
de la empresa, pero por experiencia del
Señales: Se usan para enviar datos a varias
investigador se ha notado la carencia de un
actividades al mismo tiempo.
orden en los procesos de gestión de esta
Temporizadores: Se usan para ejecutar empresa.
actividades periódicas o para asegurarse de

Figura 5 Ciclo de vida BPM. Fuente: (Freund et al. 2014, p. 6).

La metodología que vamos a seguir, se 2. Documentación del proceso
basa en el ciclo de vida de BPM 3. Análisis de mejora
proporcionado por Freund et al. (2014) en la 4. Diseño to be
Figura 5, el cual es bastante práctico y 5. Implementación
adaptable para nuestro fin, cabe recalcar que

A continuación, se procede a desarrollar
el autor no considera el modelado como una
las fases del ciclo de vida BPM.
fase del ciclo, sino como una actividad
2.21 Fase 1: Levantamiento del proceso
transversal que se aplica durante todo el ciclo.
Las fases que se desarrollaron en el ensayo En esta fase se recogió toda la información
son las siguientes: posible acerca del proceso, como está
organizado el proceso, cuales son los actores

1. Levantamiento del proceso

que intervienen, documentación relevante, y procede a la verificación de la misma por
entrevistas no estructuradas. El proceso que parte de bodega para la posterior entrega de
se seleccionó fue el de compras debido a que los materiales requeridos.
es un proceso estratégico en la empresa que

Objetivo del proceso de compras: Asegurar
se seleccionó ya que participa en un mercado
un servicio eficaz para el resto de
competitivo donde el tema de las
departamentos de la empresa.
adquisiciones es crucial.
Descripción de las actividades de compras
Descripción del proceso general
Tabla 1
El proceso de compras, se ilustra en la Figura Descripción de la actividad 1
Nombre de la Realizar orden de
6, este comienza desde que un empleado de actividad: Pedido
Descripción: En la orden se detallan
cualquier departamento hace una requisición los materiales que se
necesitan
de algún material a bodega, si el material Actor: Empleado
Entradas: Datos de solicitud
existe en bodega se despacha, caso contario
Salidas: Formulario de
se notifica a el empleado que se va a proceder solicitud
a realizar la compra por lo cual la entrega se Tabla 2

Descripción de la actividad 2
la realizará después de un tiempo, Nombre de la Comprobar stock en
actividad: bodega
conjuntamente con esto se procede a notificar Descripción: La persona encargada
de bodega realiza la
a la persona de servicios generales la cual se verificación del stock
disponible en los
encarga de buscar y analizar proformas de registros
Actor: Bodeguero
distintos proveedores para luego ser aprobado
Entradas: Formulario de
por el director del proyecto y para luego pasar solicitud
Salidas: Notificación
al jefe financiero para su respectiva
aprobación. Una vez llegada la mercancía se

Tabla 3 Tabla 6
Descripción de la actividad 3 Descripción de la actividad 6
Nombre de la Realizar orden de Nombre de la Aprobar orden de
actividad: compra actividad: compra
Descripción: Se realiza una orden Descripción: Revisa la orden de
de compra compra para ser
Actor: Servicios Generales aprobada
Entradas: Formulario de Actor: Jefe financiero
solicitud Entradas: Proforma elegida
Salidas: Orden de compra Salidas: Aprobar o Denegar
Tabla 4
Descripción de la actividad 4 Estas tablas presentadas, muestran las
Nombre de la Analizar Proveedores
actividad: entradas y salidas que tiene el proceso de
Descripción: Se analizan las
compras, así mismo se puede identificar los
proformas que han
sido enviadas por los
actores que intervienen en cada una.
proveedores
Actor: Servicios Generales
Entradas: Proformas 2.22 Fase 2: Documentación del proceso
Salidas: Proforma elegida
La información recabada en la primera fase
Tabla 5 será utilizada para representar el modelo de
Descripción de la actividad 5
Nombre de la Validar Orden procesos actual utilizando el software de
actividad:
Descripción: El director autoriza la Bonitasoft con su respectiva notación BPMN
compra de todos los
materiales el cual nos permitirá a lo largo del ciclo de
Actor: Director del proyecto
vida de BPM ir modificando y añadiendo la
Entradas: Orden de pedido
Salidas: Aprobar o Denegar información necesaria. En esta fase se hace
especial hincapié en el uso del software para
modelar el proceso.
White, S., Miers, D., Fisher, L., &
Moreno (2010) y Benedict et al. (2013) están

de acuerdo en que existen 3 niveles para primer modelo, Figura 6, muestra el proceso
representar los modelos de procesos ; aunque actual de una manera fácil de entender para
cada uno lo define casi igual utilizan distintos cualquier usuario, para este diagrama se
nombres para identificarlos, por esta razón los utiliza la notación BPMN y se lo puede
nombramos como: básico, intermedio y catalogar en un nivel intermedio de modelaje.
avanzado. El nivel básico representa los
principales elementos del flujo de trabajo
básico de un proceso, pero omite los detalles
menores que no son necesarios para
comprender el flujo general de trabajo. El
nivel intermedio, por su parte, implica más
precisión y agregar más detalles sobre el
proceso como actores, eventos, etc, esto
proporciona una vista completa de todos los
componentes del proceso. Por último, el nivel
avanzado implica que la representación se
puede usar para analizar y ejecutar el proceso,
por lo tanto, necesita más precisión, más
datos e información sobre el proceso para así
ser implementado en un software de BPM.
Una vez que disponemos de la
información acerca del proceso de compras,
se procede a realizar un primer modelo. Este

Figura 6 Diagrama de proceso de compras Fuente: Propia

2.23 Fase 3: Análisis de Mejora Por otro lado, no hay un control dentro de
las actividades del proceso esto unido a la

Según Hitpass (2012) y Dumas et al. (2013)
poca comunicación, provoca retrasos y
existen varias técnicas y análisis de mejora,
conflictos dentro de la organización,
entre algunas que podemos mencionar se
perjudicando el desarrollo de las actividades
encuentran el análisis de estructura, de ciclo,
y el logro del objetivo final.
costeo, y responsabilidades. Todas estas
sirven para el rediseño del proceso, que se Para profundizar más en los problemas
enfoca en el cambio de la estructura del que presenta el proceso de compras, se utilizó
mismo. Se ha decidido tomar la técnica de la técnica de los 5 ¿Por qué?, que se describe
análisis de estructura debido a la a continuación.
jerarquización que existe en el proceso de Tabla 7

Diagrama Por que-Por que
compras en la empresa en la que se realizó el
estudio. Problema: Conflictos de comunicación
entre empleados del departamento de

Se pudo notar que la empresa realiza sus
compras
actividades de compra con base a un
Por que No hay un orden en el flujo de
conocimiento empírico y a una rutina que han
información de las órdenes de
adoptado los empleados, estos además actúan
compra
acorde a la experiencia de los jefes a cargo; el
Por que Existen muchas tareas
procedimiento por lo general se lo realiza
repetitivas, otras que se omiten
conforme a la apreciación de cada empleado,
y otras que no agregan valor al
además la organización no cuenta con algún
proceso.
tipo de guía que demuestre cómo funciona el
proceso.

Por que Falta de un sistema de las demás actividades; se ha decidió que si la
seguimiento a las órdenes de orden supera los 600 dólares será necesaria la
compra. aprobación del mismo caso contrario seguirá
Por que No se dispone de un proceso con las demás actividades normalmente.
bien establecido
Las mejoras propuestas se las representa en la
figura 7…
Varios de los conflictos que se dan dentro

2.24 Fase 4: Diseño to be
de la organización son producto de la poca
comunicación que existe entre empleados. En esta fase se muestra las mejoras
Surgen inconvenientes al no saber cuándo se propuestas en la fase anterior. Para esto, se
entregará el material solicitado, cuando será desarrolló un proceso de divulgación de
entregado o si el mismo será entregado, o si acuerdo a lo requerido por la organización,
ha sido aprobado su compra. Esto provoca que incluyó charlas y capacitaciones en la
retrasos, generando problemas en el proyecto cual se informo acerca del proceso a las
y a la persona que solicita dicho material. personas involucradas, así como las
responsabilidades que tiene cada uno, el

Se realizó la agregación de ciertas
trabajo que deben realizar y la importancia de
actividades para que exista un mayor flujo y
la colaboración de todos los empleados para
orden en la información acerca del proceso,
la correcta ejecución del proceso.
también se agregó una nueva regla de
negocio, en la aprobación por parte del Se procedió a modelar el diseño to be en la
director del proyecto; esto debido a que todas Figura 7, se ilustran los cambios realizados.
las órdenes de compra debían ser aprobadas
por el director lo que provocaba un retraso en

Figura 7 Diseño to-be del proceso de compras. Fuente: Propia

2.25 Fase 5: Implementación La siguiente sección discutirá las principales
implicaciones con respecto a la

El proceso según el diseño to be fue
implementación.
implementado conjuntamente con la
participación de los empleados involucrados La aplicación de BPM como una
y los jefes de cargo del proceso. Sin embargo, herramienta de gestión estratégica permite
la implementación del software Bonita para el potenciar los procesos, también logra una
proceso de compras de la empresa, se vio mejor apreciación de cómo está estructurado
limitada debido a que se requiere de un nivel el mismo, al conocer esto podemos identificar
de madurez mucho mayor por parte de la y corregir los errores, esto nos ayuda
organización, además de un compromiso total aumentar el flujo de información y la
de la alta dirección en la adquisición e compresión del proceso.
instalación del software. Se debe recalcar que En cuanto al desempeño organizacional,

la organización se encuentra en una fase las principales contribuciones identificadas,
inicial en cuanto a gestión de procesos. desde la adopción de BPM, fueron el aumento
Como menciona Benedict et al. (2013) en la madurez de cómo se gestionan los
todas los procesos se pueden monitorear, procesos de negocio, la estandarización de las
medir y/o evaluar según se crea conveniente, actividades y la formalización de la estructura
para evaluar los cambios implementados, se de toma de decisiones. El uso de BPM
utilizaron indicadores clave de rendimiento permitió una mayor interacción entre las
relacionados al proceso, como: desempeño unidades del departamento, lo que también
operacional y satisfacción del cliente interno. optimizó la gestión del proceso. Además,
aumento la confianza entre los niveles

organizacionales del departamento, lo que de las personas que creen que existe
redujo los conflictos internos. conflictos se redujo a un 56%, y en cuanto el
nivel comunicación entre empleados se

En cuanto a la satisfacción del cliente interno,
mantuvo regular con un 44%.
se realizó una encuesta (anexo 1). Se encuestó
a todo el departamento de compras de la Los datos proporcionados por la última
empresa (9 personas); se evidencio que los encuesta consideran una pequeña mejora
empleados tenían una apreciación pobre debido a que la implementación de la
sobre el proceso y que existía poca herramienta no fue completa, por motivos de
comunicación. 44% de los encuestados falta de presupuesto por la empresa y el nivel
califico que el proceso de compras actual es de compromiso y madurez que tiene la
malo, y el 78% coincidió que había conflictos organización con respecto a la mejora en su
entre las personas involucradas en el proceso; proceso de compra.
la comunicación entre empleados se calificó

3. Conclusiones
como regular con un 44%. Esto provocaba
El estudio de caso expone cómo se puede
una baja satisfacción de los empleados con
mejorar el proceso de compras a través de
respecto a cómo se llevaba el proceso.
BPM aplicando sus diferentes fases de ciclo
Luego de que se implementará BPM se
de vida, demostrando así ser una solución
realizó una nueva encuesta donde se notó una
válida para llevar a otro nivel los procesos de
leve mejora en la satisfacción de los
negocio.
empleados con respecto al proceso de
Los problemas que se evidenciaron al
compras, con los cambios efectuados en el
analizar el modelo actual del proceso de
proceso de compras. se notó que el 56%
compras nos permitió proponer mejoras para
percibe al proceso como regular, el porcentaje

la ejecución del mismo. Entre los principales modelado al ser realizado con BPMN nos
problemas que se evidenciaron fueron: la ayuda de manera gráfica a entender el proceso
falta de comunicación entre empleados y la de una manera más sencilla. Para este caso se
omisión de tareas como la notificación a los partió de un modelo de proceso de compras,
empleados sobre si su orden ha sido aprobada el cual fue levantado y documentado para su
o no; así mismo se tenía actividades que posterior análisis.
retrasaban el proceso como la aprobación por

En la fase de implementación existen dos
parte del director de todas las órdenes. Para
aspectos principales que se consideraron que
dar solución a estos problemas se propuso
son la gestión del cambio organizacional, y la
que solamente las órdenes superiores a $600
implementación técnica de la BPM, en la
dólares tenían que pasar por la aprobación del
primera se imparten y socializan los cambios
director del proyecto; con esto se logró que el
que se va a realizar y lo segundo consiste en
proceso fluya de manera más rápida. En
la adquisición e instalación de un software de
cuanto a la comunicación de los empleados se
BPM; este tipo de software nos permitirá la
mejoró levemente, según la encuesta
monitorización del proceso, así como la
realizada, se redujo los conflictos de un 78%
ejecución del proceso de manera interactiva.
a un 56% y la percepción del nivel de
Esta última parte que consiste en la
comunicación se mantuvo constante, también
implementación, por motivos ajenos a la
el nivel de como los empleados percibían el
investigación se limitó a solo una
proceso aumento de 33% a 56%.
presentación de la herramienta a la
Por otra parte, El modelado conlleva a organización, ya que se requiere un nivel
detallar las diferentes actividades en un mayor de madurez por parte de la
contexto más profundo, así mismo el organización también el compromiso de la

empresa para la adquisición de este software
ya que esto conlleva algunos costos a
considerar como el costo de la licencia y
suscripción, además costos de
mantenimiento, servidor, soporte técnico y
capacitaciones.
Por último, se debe tener presente que BPM
no solo es un software, ya que mucha de las
veces se lo asocia de esta manera, BPM es una
disciplina y su concepto es mucho más
amplio y profundo, BPM cada vez se
consolida más en el ámbito empresarial.

4. Bibliografía
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BPM CBOK Version 3.0: guide to the business process management common body of
knowledge. ABPMP International/Createspace.
BonitaSoft. (2011). La Guía definitiva de BPMN 2, 1–26. Retrieved from

https://es.bonitasoft.com/recursos/biblioteca-BPM/la-guia-definitiva-de-bpmn2
Cernes, R. (2013). Speaking to the C-suite about BPM. Retrieved from

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Dunie, R., Kerremans, M., Baker, V. L., & Wong, J. (2017). Magic Quadrant for Intelligent
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Harmon, P. (2015). The scope and evolution of business process management. In Handbook on
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Kirchmer, M. (2017). Business Process Management: What Is It and Why Do You Need It? In
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Meidan, A., García-García, J. A., Escalona, M. J., & Ramos, I. (2017). A survey on business
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(Springer Heidelberg, Ed.), Decision Support Systems. New York.
https://doi.org/10.1007/978-3-642-00416-2
White, S., Miers, D., Fisher, L., & Moreno, J. (2010). BPMN Guía de Referencia y Modelado:
Comprendiendo y Utilizando BPMN.
ANEXO

Anexo ?Encuesta Antes
ENCUESTA
Gracias por realizar la encuesta. No tardará más de cinco minutos en completarla y nos
será de gran ayuda para mejora el proceso de compras
1.- ¿Cómo calificaría el proceso de compras actual?

Muy malo Malo Regular Bueno Muy Bueno
¿Qué actividades del proceso de compras no agregan valor según su

2.-
criterio y cuáles sí?
Cree usted que existe conflictos entre departamentos o personas

3.-
durante el proceso de compras
Si No
Cómo calificaría el nivel de comunicación entre los empleados que

4,-
estan involucardos en el proceso de compras
5.- Qué sugerencias tiene para mejorar el sistema de compras

Anexo ¿? Encuesta Después
ENCUESTA
Gracias por realizar la encuesta. No tardará más de cinco minutos en completarla y
nos será de gran ayuda para mejora el proceso de compras
1.- ¿Cómo calificaría el proceso de compras actual?

¿Qué actividades del proceso de compras no agregan valor

2.-
según su criterio y cuáles sí?
Cree usted que existe conflictos entre departamentos o personas

3.-
durante el proceso de compras
Si No
Cómo calificaría el nivel de comunicación entre los empleados

4,-
que estan involucardos en el proceso de compras
Cree que la implementación de BPM en el proceso de compras

5.-
ayudó a mejorar el proceso
Si No
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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT: MEJORANDO PROCESOS DE COMPRAS

Article · March 2018

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AUTOR: ANDY FABRICIO ROMÁN CARREÑO

Andy Fabricio Román Carreño 1

Palabras Clave: BPM, BPMN, Gestión, Modelado, Procesos

Key Words: BPM, BPMN, Management, Modeling, Process

Andy Fabricio Román Carreño 2

Figura 1 Elementos de flujo de trabajo ............................................................................................ 9

Andy Fabricio Román Carreño 3

1. Introducción donde surge la reingeniería de los procesos

BPR (Business Process Reengineering) en la

Andy Fabricio Román Carreño 4

calidad y las tecnologías de la información con el propósito de obtener resultados

estrategia organizacional. BPM incluye el

tiene diferentes enfoques y campos de estudio el modelado de procesos; un modelo de

dada su naturaleza integral. procesos de negocio no es más que la

representación gráfica de un conjunto de

Andy Fabricio Román Carreño 5

de software. En la actualidad existen muchas procesos de negocio. La propuesta es mejorar

notaciones y lenguajes para el modelado de un proceso a través de BPM, para esto se ha

mencionar esta Event-driven Process Chain la importancia en la organización ya que su

(BPEL), Unified Modeling Language resultados estratégicos de la empresa; con la

(UML), ente otros, pero el que sea a implementación de BPM obtendremos un

popularizado más y por defecto se lo proceso más óptimo, mejorando la eficiencia

Group (OMG) (2011), y ser adoptado en entender.

norma ISO/IEC 19510:2013, se lo conoce

El presente documento es de carácter limitaciones e indicaciones para futuras

descriptivo cualitativo el cual se enfoca en investigaciones.

proporcionar un análisis acerca BPM y como

Andy Fabricio Román Carreño 6

2. Materiales y Métodos conoce como Business Process Management

Suite (BPMS) que disponen de un conjunto

muchas organizaciones, uno de los objetivos implementar, ejecutar, monitorear y

los procesos comerciales y asegurar la más conocidas en nuestro medio se

eficiencia y efectividad para alcanzar un encuentran: Aura Portal, Bonitasoft, Bizagi,

cumplir un objetivo y satisfacer una del ensayo; Bonitasoft y Bizagi, estos se

necesidad del cliente interno o externo. El encuentran incluidos en el Cuadrante Mágico

ciclo de vida de un proceso comercial implica para Suites Inteligentes de Gestión de

la representación, así como automatizar Gartner, este se dedica a evaluar el mercado

mejorar el proceso. software en este caso para BPM. En el

informe de Dunie, Kerremans, Baker, &

implementar BPM, por lo general se los

Andy Fabricio Román Carreño 7

algunas fortalezas y debilidades que tiene administración de decisiones, monitoreo

Bonitasoft y Bizagi, operacional y flexibilidad.

Bizagi se encuentra en la categoría de Bonitasoft por su parte se encuentra en la

challengers según el cuadrante de Gartner, categoría de niche players, dentro de esta

funcionalidades y abarcan una parte aún no tiene una presencia marcada o no

importante de usuarios. superan en innovación al resto.

exhaustiva API (Java y REST). Esto permite

Studio. El módulo Engine solo se incluye en Las implementaciones con Bonitasoft

avanzar más en reglas comerciales y analíticas de Bonitasoft una de las

Andy Fabricio Román Carreño 8

calificaciones de satisfacción más bajas en la encontramos organizado en 4 categorías a los

investigación según el grupo Gartner. elementos de modelado de BPMN de la

software seleccionado para el estudio es Activities

Bonitasoft v7.5.4; según Meidan, García- (Actividades)

García, Escalona, & Ramos (2017) este

software está orientado para usuarios de nivel

ejecutar los procesos para pruebas de una

manera muy sencilla, y soporta la notación Figura 1 Elementos de flujo de trabajo