PLAN DE AUSTERIDAD Y GESTIÓN AMBIENTAL

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

PLAN DE AUSTERIDAD Y GESTIÓN AMBIENTAL

2017
ASPECTO NOMBRE DEL INDICADOR POR PUNTO DE
OBJETIVO META ESTRATEGIAS ACCIONES ESPECÍFICAS RESPONSABLES EVALUACIÓN TRIMESTAL
SIGNIFICATIVO PROGRAMA ASPECTO SIGNIFICATIVO CONTROL

1. Controlar la presencia de fugas 1.1 Revisión del estado y funcionamiento de los grifos y
en el sistema hidráulico de la ductos del agua (posibles fugas).
entidad
Grupo de Gestión Administrativa
1.2 Realizar el mantenimiento y calibración de los dispositivos Consumo
de agua. Reportes de Actual
2. Revisar y mantener al buenas 2.1 Mantener en buen estado y/o cambiar los dispositivos mantenimiento Consumo
condiciones los sistemas de bajo para reducir el consumo de agua en los lavamanos. #DIV/0! M3 por
consumo de agua. Grupo de Gestión Administrativa persona

CONSUMO DE Reducir el consumo de agua, con el
fin de cuidar y proteger el recurso
AGUA hídrico y reducir el costo.
Usuarios Actual
3. Llevar estadísticas para el 3.1 Continuar con las estadísticas o para el control del
META 1: Reducir el control de consumo de agua. consumo en el formato establecido. Comunicado
#DIV/0! #DIV/0!
consumo de agua en 2% m3 , Uso Racional del Grupo de Gestión Administrativa Consumo en m3 periodo actual m3/ consumo Interno
respecto al consumo anual en m3 del periodo proporcionalmente al No. Consuma
del año 2016 teniendo en agua de usuarios en los dos periodos Anterior Consumo en
cuenta la proporcionalidad 3.2 Obtener las estadísticas de consumo del año 2016 para #DIV/0! m3 por
de funcionarios, establecer la línea base persona
contratistas y pasantes. Cuadros
Grupo de Gestión Administrativa estadísticos
Usuarios
Anterior
4. Establecer políticas de 4.1 Informar al Grupo de Gestión Administrativa la presencia
operación con las directrices para de fugas en los baños y en la cafetería. Todas la áreas
los funcionarios y contratistas
frente al uso adecuado del agua.
Proactivanet
4.2 Reducir el lavado de zonas de parqueaderos y terrazas en
el edificio sede de la entidad. Grupo de Gestión Administrativa

1.1 Revisión del estado y funcionamiento de las luminarias y

tableros de control de energía (tacos). Grupo de Gestión Administrativa Proactivanet y
reporte de averías

1.2 Realizar el mantenimiento preventivo y reposición

oportuna a los sistemas de iluminación.
Grupo de Gestión Administrativa Reporte de averías
2.2 Fortalecer buenas practicas para todo el personal frente
al adecuado uso de adecuado de la energía
1.3 Mantener en buen estado los dispositivos para reducir el
consumo de energía mediante sensores de movimiento. Consumo
Grupo de Gestión Administrativa Reporte de averías KVA por
y proactivanet
persona

1.4 Mantener las configurar los equipos de computo en el

modo de ahorro de energía. Equipos de
Grupo de Gestión Administrativa computo Consumo
Actual
#DIV/0!
1.5 Programar las impresoras en reposo después de un (1)
minuto Reporte técnico
Grupo de Gestión Administrativa del responsable Usuarios
Actual
Programar el apagado de los computadores entre las 10:00 #DIV/0! #DIV/0!
p.m hasta las 6:00 a.m (con excepción de los computadores Reporte técnico
1. Mantenimiento en óptimas de TICS) Grupo de Gestión Administrativa
condiciones de iluminación y en del responsable
buen estado la infraestructura
eléctrica de la entidad. 1.5 Las jornada de trabajo será máximo hasta las 6:30 p.m, en
Bajar el consumo de energía, para META : Reducir el consumo caso de requerirse tiempo adicional será máximo hasta las
8:00 p.m Todas la áreas #DIV/0!
CONSUMO DE dar cumplimiento de las normas de energía (Kwh) en un 1 % Consumo en kVA periodo actual /consumo en Consuma Consumo en
vigentes en la materia, la respecto al año 2016 Ahorro de energía kva del periodo anterior proporcionalmente al Anterior KVA por
ENERGÍA preservación del recurso energético teniendo en cuenta la 1.6 El último funcionario que salga del área debe apagar las No. de usuarios en los 2 periodos. persona
y austeridad del gasto proporcionalidad de luces.
funcionarios, contratistas y Todas la áreas Usuarios
pasantes. Anterior
1.7 Apagar la pantalla del computador a la hora del Almuerzo
o cuando se retira del puesto de trabajo por más de 10
minutos Todas las áreas

1.8 Informar al Grupo de Gestión Administrativa sobre los

daños a los dispositivos eléctricos (iluminación, tomas,
interruptores) Todas la áreas Proactivanet

1.9 Mantener los dispositivos de iluminación en condiciones

optimas de funcionamiento.
Grupo de Gestión Administrativa Proactivanet

1.10 Remplazar sensores de movimiento en las áreas de

manera inmediata cuando presenten daño. Grupo de Gestión Administrativa Reporte de averías

2.1 Llevar en el formato las estadísticas para el control de

consumo. Grupo de Gestión Administrativa

2. Aplicar los formato para el
control de las estadísticas de
consumo de energía.
2.2 Realizar las estadísticas de consumo del año 2016, para Cuadros
establecer una línea base. Grupo de Gestión Administrativa Estadísticos en
excel
2.3 Consolidar cada trimestre las estadísticas de consumo de
energía. Grupo de Gestión Administrativa

1.1 Planificar el uso de los carros de la entidad. Programación por

Grupo de Gestión Administrativa Vehículo/Semana
1.2 Llevar la bitácora diaria de recorridos por parte de cada
conductor. (planilla de control) Grupo de Gestión Administrativa Bitácora

1.3 Realizar la programación de los mantenimientos

preventivos requeridos para los vehículos. Contrato de Consumo
Grupo de Gestión Administrativa mantenimiento Actual en
galones Consumo en
1. Controlar el uso de los vehículos #DIV/0! galones por
de la entidad y promover su 1.4 Compartir vehículos para trayectos en reuniones que
tengan como destino el mismo lugar o se encuentre en el vehículo
manejo eficiente. Grupo de Gestión Administrativa Planilla
camino
Vehículos = 8
CONSUMO DE Bajar el consumo de combustibles Consumo de 1.5 Restricción de horas extras a máximo 2,5 horas diarias,
META 1. Mantener el
COMBUSTIBLES fósiles requeridos para la
consumo de combustible combustibles fósiles, en caso de ser necesario solo se dejará un funcionario para Consumo en galones periodo actual/ consumo #DIV/0! #DIV/0!
movilización de los vehículos de la que cubra la totalidad de las actividades requeridas en la en galones del periodo anterior
FÓSILES Y entidad y la consiguiente reducción respecto al año 2016 reducción en horas extras por jornada proporcionalmente al No. De vehículos en los
en la emisión de CO2 Y ahorro de recursos Proporcionalmente al No. emisiones de CO2 y Todos los jefes con vehículo vehículos dos (2) periodos Planilla
GENERACIÓN DE De vehículos
económicos Horas Extras de los Conductores Consuma Consumo en
CO2 Anterior en #DIV/0! galones por
galones vehículo
2.1 llevar las estadísticas de consumo del año 2016, para
establecer una línea base.
Grupo de Gestión Administrativa
Vehículos =8
2. Llevar el control de las 2.2Consolidar cada trimestre las estadísticas de consumo de Cuadros
combustible. Grupo de Gestión Administrativa Estadísticos
estadísticas de consumo de
combustibles y las hojas de vida de
los vehículos. 2.3 Llevar mensualmente las estadísticas de consumo por
vehículo. Grupo de Gestión Administrativa

2.4 Llevar la hoja de vida de los vehículos en cuanto a Contrato de

mantenimientos preventivos y correctivos. Grupo de Gestión Administrativa mantenimiento

1.1 Utilizar el papel por ambas caras para las impresiones.

Todos los funcionarios de la entidad

1.2 Utilizar Orfeo para evitar imprimir documentos. Todos los funcionarios de la entidad

1.3 Utilizar en los documentos papel que proteja en media Oficio de medidas
ambiente. Todos los funcionarios de la entidad tomadas y control
de consumo

1. Establecer y divulgar políticas de

operación para el uso racional de
papel.

Consumo en resmas periodo

Reducir el consumo de papel Reducir el consumo de actual/ consumo en resmas del
CONSUMO DE utilizado para las operaciones del papel en un 3 % respecto del Cero Papel periodo anterior
DAFP y lograr el ahorro de recurso
PAPEL económicos año 2016 proporcionalmente al No. de
usuarios en los dos periodos

Versión 2 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

Fecha: 2017-06-20 1 La versión vigente reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet).
 Oficio de medidas
tomadas y control
de consumo

1.4 Evitar la impresión de correos electrónicos y utilizar la

creación de carpetas electrónicas para su archivo. Todos los funcionarios de la entidad

Consumo
1.5 Reutilizar el papel y los sobres a nivel interno. Todos los funcionarios de la entidad Actual en #DIV/0! Consumo en
resmas resmas por
Cuadro de control persona por
1.6 Separación en la fuente del papel Todos los funcionarios de la entidad diario vehículo
Total usuarios
1.7 Imprimir y/o fotocopiar con calidad baja todos los
Prueba de Consuma
1. Establecer y divulgar políticas de
documentos. Todos los funcionarios de la entidad Anterior en #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
impresión
operación para el uso racional de resmas Consumo en
papel. 1.8 Utilizar permanentemente el correo electrónico como resmas por
medio de envió de documentos en borrador o preliminares persona
para su revisión. Todos los funcionarios de la entidad Computadores
Consumo en resmas periodo
Reducir el consumo de papel Reducir el consumo de actual/ consumo en resmas del
CONSUMO DE utilizado para las operaciones del
papel en un 3 % respecto del Cero Papel periodo anterior
Total usuarios
DAFP y lograr el ahorro de recurso 1.9 Las comunicaciones internas deben elaborarse a través
PAPEL económicos año 2016
de correo electrónico Todos los funcionarios de la entidad proporcionalmente al No. de
usuarios en los dos periodos
1.10 Las cartillas serán en formato electrónico
Todos los funcionarios de la entidad Informes

1.11 Dar continuidad a las publicaciones digitales

Todas la áreas y Grupo de
Comunicaciones

1.12 Utilizar para fotocopiado interno o impresión el papel

reutilizable (limpio por una cara). Grupo de Gestión Administrativa

1.13 Revisión de los formatos imprimibles del sistema de

gestión de calidad de tal manera que se puedan virtualizar Todas las áreas

Cuadros
2.1 Realizar las estadísticas de consumo del año 2016, para Grupo de Gestión Administrativa y Estadísticos
establecer una línea base. Documental

2. Diligenciar mensualmente el 2.2 Consolidar cada trimestre las estadísticas de consumo de

formato para el control de las papel.
estadísticas de consumo de papel.

2.3 Llevar mensualmente las estadísticas de consumo de Grupo de Gestión Administrativa y

papel. Documental

1.1 Programar capacitación para nuevos funcionarios en el

uso de los puntos ecológicos Grupo de Gestión Administrativa Lista de asistencia Mes Papel-Cartón Plástico y vidrio Ordinarios
Subtotal
1. Programar actividades puntuales mensual Total trimestre Factor de conversión Total M3
y políticas de operación para la
separación de residuos, se incluirá
la capacitación sobre el tema a los
nuevos funcionarios. 1.3 Realizar separación de residuos en la fuente por cada una Ubicación de
de las áreas. Todos los Funcionarios. puntos ecológicos
Enero 0

Definir medidas de gestión que
GENERACIÓN DE permitan aprovechar eficientemente
los residuos reciclables generados
RESIDUOS por la Institución, permitiendo la
reducción en la generación de
SÓLIDOS residuos sólidos.
Separar el 90% de los
residuos generados en la
entidad
2.1 Realizar el almacenamiento de los residuos peligrosos en Grupo de Gestión Administrativa Febrero 0
el espacio construido para tal fin 1 piso .
0 0.16 0
Reciclar nos hace
2. Almacenar los residuos en un Cantidad de m3 entregados para
ahorrar y ayuda a área especifica que evite su reciclaje
Fotografías del
sanar deterioro y faciliten su manejo. espacio utilizado.
2.2 Realizar el almacenamiento en le cuarto de reciclaje para
el almacenamiento de los residuos no peligrosos, como Marzo 0
desechos comunes, plásticos y vidrios, cartón y papel

3. Entregar a los recicladores los 3.1 Llevar un registro anual de la cantidad de residuos Estadísticas y
residuos aprovechables. aprovechables entregados a las empresas de recolección comunicado
externa.

Fotografías de
4. Continuar con el subprograma Entregar la tapas plásticas recolectadas en la entidad a elementos
reciclar ayuda a sanar fundaciones de ayuda contra el cáncer.
entregados

Establecer políticas de compras para
USO DE la adquisición de productos y
tecnologías amigables con el medio
eliminación paulatina de los
PRODUCTOS, ambiente.
(Productos a granel limitando los
MATERIAS embalajes y envases; productos
biodegradables; productos
PRIMAS E reciclables; sustitución de materias
META 2.Almacenar los RAE
INSUMOS primas y sustancias químicas tóxicas
y corrosivas)
META 1. Lograr la
residuos electrónicos que
se han venido acumulando
en la entidad.
en sitios adecuados e
independientes
1. Separar los RAEE (Residuos de
aparatos eléctricos y electrónicos).
2. Aplicar política de uso de
Aprovechamiento impresora
de los residuos
eléctricos y
electrónicos
3. Establecer criterios de compra
de otros materiales e insumos
para promover su uso racional.
1.2 Almacenar los RAEE en un área especifica que eviten su Almacenamiento en el cuarto de
deterioro y faciliten su posterior manejo. reciclaje de los RAEE
Grupo de Gestión Administrativa Este año se reinicio el
almacenamiento de los
Fotografías del
espacio utilizado RAE, en los cuartos
2.1 Configurar por defecto las impresoras multifuncionales destinado para tal fin en
en baja calidad de impresión la zona de parqueadero
Grupo de Gestión Administrativa
3.1 Procurar el uso de tazas y vasos reutilizables y no de
Contrato de Adquisición de Platos
materiales desechables de plástico (PS – poliestireno) o de y pocillos, jarras y en porcelana o
icopor (EPS – poliestireno expandido). El contrato de aseo y
materiales durables
Contratos de cafetería incluye el
Grupo de Gestión Administrativa Servicio de Aseo y suministro de tazas,
cafetería vasos y platos
reutilizables

1.1Compras y adquisiones a través de la tienda virtual del No de contratos suscritos a través

Estado Colombiano, todas las adquisiciones donde exista de acuerdo marco/ y No de
acuerdo marco de precios se deben adelantar por este Todas las áreas y Grupo de Gestión XX
medio Contractual contratos suscritos con la XXX
Meta: Aplicar en el 100% las contratos a
Definir políticas de operación de las 1.Establecer Políticas de operación obligación contractual Contratos contratos con
COMPRAS compras para reducir costos políticas de operación de Compra eficiente de las compras suscritos través de
al obligación
las compras 1.2 Incluir en los documentos precontractuales y la tienda
contractuales la obligación a los contratista de contractual
Grupo de Gestión Contractual virtual
cumplimiento de las normas ambientales
TELEFONIA MOTELEFONI TELEFONIA MOBIL TELEFONO FIJO

1.1 Establecer la línea base de consumo de celular y larga

distancia en los teléfonos fijo de las áreas año 2016 Consumo
Grupo de Gestión Administrativa Actual
Consumo Consumo
Consumo del periodo actual Actual Consumo promedio
telefonía Móvil/consumo del #DIV/0! Promedio #DIV/0! #DIV/0! por
1.2 Uso obligatorio de la planilla de registro de llamadas a por persona
celular y larga distancia periodo anterior persona
Definir medidas de gestión que Meta: Reducir el consumo Todas las áreas proporcionalmente al No. de Total usuarios
Uso racional de la 1.Establecer políticas de llamadas a
TELEFONIA permitan racionalizar las llamadas a
celular y la reducción de los costos
en un 8% respecto al año
2016 telefónica celulares móviles y Ipac1 Estadísticas
Total usuarios
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
Consumo del periodo actual
1.3 Revisión de opción de actualización de los planes Consumo
corporativos para reducir costos telefonía Fija/consumo del periodo Consumo
Anterior Anterior Consumo
anterior proporcionalmente al No.
Grupo de Gestión Administrativa de usuarios en los dos periodos. Consumo #DIV/0! #DIV/0! promedio
promedio por
#DIV/0! Total usuarios persona
Total usuarios

1.1 Para el 2016 de se priorizarán lo periodos acumulados,

por lo cual los servidores podrán toma hasta tres (3) Resoluciones de
periodos Todas las áreas vacaciones Mes Planta Global Planta Temporal

1.2 Todos los servidores programaran las vacaciones a que % de personal que tomo
Meta: 95 % del personal sale A Disfrutar tiene derecho en el año 2016 sin excepción
1 Establecer políticas de vacaciones /% de personal que
VACACIONES Establecer políticas de vacaciones a vacaciones durante el año
2016 Vacaciones vacaciones
Todas las áreas
tenia derecho a vacaciones
Enero servidores servidores
(evaluación anual)
1.3 Llevar registro y presentar informe sobre el
cumplimiento de las políticas de vacaciones. (políticas) y
Grupo de Gestión Humana Febrero servidores
(Tics)

1. Programar los desplazamientos con 15 días de

anticipación tanto de inversión como de funcionamiento Responsables de los proyectos de
inversión Grupo de Gestión
Tiquetes Aéreos Meta: El 100 % de los pasajes 1. Eliminar el uso de tarifas Administrativa Listado de viajes XXX pasajes
Definir política de operación para la Cantidad de tiquetes áreos
compra de tiquetes aéreos adquiridos sean en clase Tiquetes Aéreos diferentes a la económico para Contrato de La totalidad de los pasajes han sido comprados en
Nacionales económica Tiquetes Nacionales 2. Llevar estadísticas
expedidos en clase económica Tiquetes Aéreos clase económica
Grupo de Gestión Administrativa

1.1 Dar a conocer al Comité Directivo los resultados del Plan

Definir estrategias de acción para el
TODOS desarrollo del Plan de Austeridad y
Gestión Ambiental orientado a la
CONTRIBUIMOS toma de conciencia de los servidores
que aporte a la efectividad del plan.
1. Definir acciones que permita el
sostenimiento a largo plazo del
Plan de Austeridad y Gestión
Ambiental .
Meta: Cumplir al 95% con las
Todos contribuimos
actividades planteadas.
2. Fortalecer a la entidad en
Austeridad y Gestión Ambiental
de austeridad y Gestión Ambiental de la vigencia 2016
Secretaria General y Grupo de
Gestión Administrativa
1.2 Dar a conocer a todos los servidores el Plan de
Austeridad y Gestión Ambiental para la vigencia 2017 Secretaria General y Grupo de No de capacitaciones y/o
Gestión Administrativa sensibilizaciones realizadas / No
Correo electrónico
Listado de
de capacitaciones y/o
sensibilizaciones programadas
asistencia
1.3 Promover la participación de los diferentes áreas y
grupos de trabajo para el cumplimiento de la política de
austeridad y gestión ambiental ( carteleras, correos
sensibilización) Secretaria General y Grupo de
gestión Administrativa

XXX trimestre de 2017

Funcionarios de Planta

Planta Temporal

Pasantes

Contratistas

TOTAL 0

Versión 2 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

Fecha: 2017-06-20 2 La versión vigente reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet).