Modulo Contablidad

Colegio Mayor de Tecnología
Arroyo, Puerto Rico
Módulo del Curso Introducción a la Contabilidad del Negocio CNTCMP 040

y Laboratorio LABCNT 041
Preparado por: Sr. Edwin G. Núñez, maestro

Tema 1: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
Se puede definir la contabilidad, como cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza
económica, cuyo objetivo es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y evolución económica de
una entidad específica, realizada a través de métodos de captación, medida, valoración, representación e interpretación,
con el fin de poder comunicar a sus usuarios informaciones objetiva, relevantes y válida para la toma de decisiones.
(Paulino Aguayo Caballero, Contabilidad Básica, 2010).
Cuando se realiza anotación o registro contable se le denomina Asiento Contable y en el están representados a
través de Cuentas los elementos patrimoniales que entran en juego en esa actividad u operación económica. Esta técnica
de registro data, de la “prehistoria de la Contabilidad”, según testimonios se remonta a unos 4.000 años antes de Cristo,
fines del siglo XV cuando se tuvo constancia de la utilización del método o principio de partida doble que es el pilar de la
contabilidad actual.
El Método de la Partida Doble no fue creación de Luca Bartolomeo Pacioli (1447-1517), pero fue suyo el mérito de
publicar por primera vez una exposición sistemática de la teneduría de libros por partida doble.
Principio de partida doble: “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, “Todo lo que entra, va al
debe; todo lo que sale, va al haber”, esto significa que “la suma de los Debes tiene que ser igual a los Haberes”.
Una vez registradas las anotaciones contables para conocer la situación financiera y económica de la empresa
disponemos de los libros contables; Libro Inventario, Libro Mayor, Libro Diario, Libro Caja y Banco. La información
financiera o estados financieros se obtiene de los procesos contables, entre los más importantes se citan:
 Balance General.
 Estado de Resultados.
 Estado de Flujos de Efectivo (EFE) (sólo obligatorio para Gran Empresa).
 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN).
 Notas y Anexos.
Estos procesos son operaciones anuales junto con el Libro Diario, para determinar el resultado del ejercicio,
equivalente a doce meses, que se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre del mismo año. Estos periodos o ciclo
se le denominan ejercicios económicos o ejercicios cantables.
Tema 2: EL ASIENTO INICIAL
Un nuevo sistema de contabilidad debe iniciarse con un estado de situación que muestre la condición financiera del
negocio al comienzo de las operaciones. Como este documento se prepara en una hoja de papel, que puede
traspapelarse o perderse, es necesario que los datos financieros del mismo se anoten en forma permanente en los libros
de contabilidad.
El libro en el que en primer lugar se anotan las transacciones comerciales de un negocio recibe el nombre de Diario,
Jornal o Registro. Cada anotación que se hace en dicho libro se llama asiento o entrada. La anotación que se hace en el
Diario para escribir los datos financieros del primer estado de situación se conoce como asiento original, asiento inicial o
asiento de apertura.
Origen de un asiento de Diario

Los datos que el contador usa para hacer un asiento se toman de algún formulario comercial. Este formulario se llama
documento de origen. El primer estado de situación es el documento de origen que se usa para hacer el asiento inicial.
Tipos de Diarios
Las empresas usan diferentes tipos de Diarios. Algunos se usan para anotar solamente una clase de asientos, tales como
asientos de ventas o de compras. Este tipo de Diario se conoce como Diario Especial. El que se usa para anotar los
asientos que no pueden anotarse en Diarios Especiales recibe el nombre Diario General.
TEMA 3: EL LIBRO MAYOR

¿Qué es un libro mayor?
Definición: El libro mayor o mayor contable es un libro que recoge todas las operaciones económicas registradas
en las distintas cuentas contables de la empresa de manera cronológica. Tenemos un libro mayor por cada cuenta contable
que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
En el libro mayor, o mayor contable, aparece el concepto de la operación registrada, el debe, el haber y el saldo de la
cuenta.
Los libros mayores muestran la misma información que el libro diario, pero de manera más concreta. En un mayor
podemos ver los movimientos que se han realizado en una cuenta contable específica, teniendo así un control de lo que
ha entrado y salido en esa cuenta en particular y su balance en cualquier momento.
El procedimiento contable sería anotar la operación en el libro diario y, luego, traspasar el movimiento a las fichas
de los libros mayores. En la actualidad, con el uso de los programas contables, estos registros en los libros mayores son
automáticos.
Por ejemplo, se realiza en la empresa una compra de mercaderías, cuya operación se registra en nuestro libro diario como
el siguiente asiento contable:
1.000 € (600) Compra de Mercaderías a Proveedores (400) 1.000 €
En nuestros libros mayores se tendrán que realizar dos apuntes, uno en el debe del libro mayor de la cuenta de
compras de mercaderías (600), y otro en el haber del mayor de la cuenta de proveedores (400). Como veis, aunque
estamos registrando la misma operación, lo hacemos de manera diferente en un libro o en otro.
TEMA 4 LAS DIFERENCIAS ENTRE EL DÉBITO Y CRÉDITO EN CONTABILIDAD
Para seguir correctamente las finanzas, las pequeñas empresas deben utilizar un sistema de contabilidad. Una de
las herramientas más importantes de un sistema de contabilidad es el uso de los débitos y créditos. Los contadores utilizan
los débitos y créditos en un asiento de diario para cambiar la cantidad de dinero en una cuenta. Dependiendo del tipo de
cuenta a ser cargada o abonada, la cuenta aumenta o disminuye. El tipo de cuenta es el factor principal que determina las
diferencias entre los créditos y débitos. También es importante recordar que, por cada entrada del diario, el importe
cargado será igual al importe abonado.
Activos
Un débito aumentará normalmente una cuenta de activo. Un crédito reducirá una cuenta de activo. Por ejemplo,
si un contador debita "Caja" por US$ 50.000 y acredita "Cuentas por cobrar" por US$ 50.000, hay un aumento de US$
50.000 en efectivo y una disminución de US$ 50.000 en cuentas por cobrar.
Pasivo
Un débito reducirá un pasivo. Un crédito incrementará un pasivo. Por ejemplo, un contador debita, "Cuentas por
pagar" por US$ 20.000 y acredita "Caja" por US$ 20.000. En este caso, las cuentas por pagar se reducen en 20.000 dólares
debido a que la empresa está pagando 20.000 dólares en efectivo para reducirla. Si el asiento era de débito "Compras" en
US$ 20.000 y crédito "Cuentas por pagar" por US$ 20.000, entonces las cuentas por pagar aumentan 20.000 dólares para
cubrir el costo de las compras.
Cuentas de resultados
Las cuentas de resultados incluyen los ingresos, ganancias, gastos y pérdidas. Si un contador debita una cuenta de
ingresos, está aumentando un gasto o pérdida. Si un contador acredita una cuenta de ingresos, está aumentando los
ingresos o ganancias. Por ejemplo, una empresa vende equipos por dinero en efectivo con pérdidas. Él debitaría "Pérdida
en equipo" y "Caja", luego de acreditaría "Equipo". El débito "Pérdida por equipos" reconoce una pérdida. Como se dijo
anteriormente, debitando "Caja", muestra un aumento en efectivo porque la empresa recibe dinero en efectivo. Luego
de acreditar "Equipo" muestra una disminución en el activo porque el equipo se vende.
TEMA 5: INGRESOS Y GASTOS

2.1. Gastos
A cualquier empresa –industrial, comercial o de prestación de servicios– para fun cionar normalmente le resulta ineludible
adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc.
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de
estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza
el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.
El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago de éstos se produce en la fecha
en la que sale dinero de tesorería para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los conceptos de gasto
y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efectúa el pago del mismo en la fecha convenida, en el
instante en que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el aplazamiento del pago es una práctica
bastante extendida en el mundo empresarial.
Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminución del patrimonio
empresarial. Al percibir la contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o aplaza su pago,
minorando su tesorería o contrayendo una obligación de pago, que integrará el pasivo.
EJEMPLO 2
La empresa del ejemplo anterior paga el recibo de la luz, que asciende a 1.000 u.m. También acude a una asesoría laboral
para resolver ciertas cuestiones relativas a sus empleados; el importe de estos servicios se eleva a 750 u.m., que pagará
más adelante.
Se pide:
Explicar los efectos de estos hechos en su patrimonio.
El activo de la empresa disminuye por el pago realizado. Por lo tanto:
Activo = 150.000 – 1.000 = 149.000 u.m.
El pasivo aumenta por la obligación de pago contraída con la asesoría laboral. Entonces:
Pasivo = 0 + 750 = 750 u.m.

El patrimonio pasa a ser:
Neto = Activo – Pasivo
149.000 – 750 = 148.250 u.m.

De otra parte, los gastos contribuyen a determinar el resultado empresarial del ejercicio.
2.2. Ingresos
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior. A cambio de ellos, percibe dinero o nacen
derechos de cobro a su favor, que hará efectivos en las fechas estipuladas.
Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones
de los socios.
Las aportaciones de los propietarios en ningún caso suponen un ingreso, aunque sí un incremento patrimonial. Los socios
las realizan con la finalidad de cubrir pérdidas de ejercicios anteriores o de engrosar los recursos con los que cuenta la
empresa con el objeto de financiar nuevas inversiones o expansionarse.
Es importante distinguir los ingresos de los cobros. Así, por ejemplo, si una empresa dedicada a la compraventa de
electrodomésticos vende uno de éstos por 1.000 u.m. y acuerda con el comprador que éste lo hará efectivo a partes
iguales en el momento de la venta y 30 días después, en la fecha de la venta, se produce un ingreso de 1.000 u.m. y un
cobro de 500 u.m. El importe restante no se hará efectivo hasta dentro de 30 días, será en esa fecha cuando se produzca
otro cobro de 500 u.m.
Si es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los cobros, no es menos relevante distinguir los gastos
de las pérdidas y los ingresos de los beneficios. Ha de quedar claro que pérdidas y beneficios se determinan en función de
los ingresos y gastos producidos en un período de tiempo determinado.
TEMA 6: ANOTACION DE TRANSACCIONES COMERCIALES
Transacciones comerciales
Las transacciones comerciales son aquellas que buscan suministrarnos la información necesaria para llevar un control
más ordenado de las operaciones realizadas en una empresa o negocio.
La forma común de expresar estas transacciones es a través de las denominadas cuentas “T, las cuales se hacen de
forma separada y luego son llevadas al Diario General.
Primeramente recordemos qué es importante a la hora de realizar una transacción comercial, como ya se analizó en el
tema del Movimiento de las Cuentas:
1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por lo menos dos cuentas: una
por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben tener la misma cantidad.
2. Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)
3. Determinar si la cuenta aumenta o disminuye y anotar en el lado correcto de la cuenta.
A continuación verás una explicación de los movimientos de algunas cuentas, las principales. El propósito de esto es
saber cuándo hay que registrar una cuenta por el lado débito o por el lado crédito, según sea el caso. Puedes buscar
los tipos de cuentas en esta tabla de contenido:
Contenidos
1. 1 Activos.
2. 2 Pasivos.
3. 3 Capital.
4. 4 Ingresos.
5. 5 Costos.
6. 6 Gastos
Activos.
- Caja: en esta cuenta se registran todas las entradas que tenga la empresa, ya sea en efectivo o en cheque.
Se debita por:
1. Ventas al contado.
2. Inversión adicional del dueño del negocio en efectivo.
3. Abonos de clientes.
4. Cancelaciones de las facturas por parte de los clientes.
Se acredita por:
1. Depósitos al banco de los fondos que se tiene en caja.
2. Pagos en efectivo.
3. Retiro de efectivo por parte del dueño.
-Banco: se registran los depósitos y contra los que se van a girar cheques para hacer pagos relacionados con las
operaciones del negocio.
Se debita por:
1. Todos los depósitos que se realicen.
Se acredita por:
1. Cheques girados por pagos efectuados.
-Cuentas por Cobrar: se registran los cargos por las ventas al crédito que se realicen a los clientes.
Se debita por:
1. Ventas al crédito.
Se acredita por:
1. Abono de los clientes.
2. Cancelación de la deuda o factura.
3. Devoluciones.
-Documentos por Cobrar: se registran las ventas al crédito por medio de letras o pagarés.
Se debita por:
1. Ventas al crédito por medio de letras o pagarés.
Se acredita por:
1. Abono a las letras o pagarés.
2. Cancelación de las letras o pagarés.
3. Devoluciones.
-Seguros Pre-pagados: se registra el monto de todas las pólizas de seguro que cubra cualquier riesgo de los activos de
la empresa.
Se debita por:
1. Compra de póliza.
2. Renovar o aumentar la póliza.
Se acredita por:
1. Amortizar la póliza.
2. Disminuir o cancelar la póliza.
-Materiales de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de lápices, papel, engrapadoras, sobres, perforadoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
Se acredita por:
1. Devoluciones.
2. Retiros por parte del dueño.
3. Ajustes.
-Equipo de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de computadoras, sumadoras, impresoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
Se acredita por:
1. Venta del equipo.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Devoluciones.
-Terreno:
Se debita por:
1. Compra de lote o finca.
Se acredita por:
1. Venta del lote.
-Edificio:
Se debita por:
1. Compra del edificio (lugar en donde la empresa llevará a cabo sus operaciones).
Se acredita por:
1. Venta del edificio.
-Mobiliario de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de escritorios, sillas, archivadores, estanterías, etc.
Se acredita por:
1. Venta del mobiliario.
3. Ajustes
-Equipo Rodante:
Se debita por:
1. Adquisición de autos, camiones de carga, etc.
Se acredita por:
1. Venta del equipo rodante.
3. Ajustes.
Hasta este punto hemos visto los diversos movimientos que pueden tener algunos activos. Es importante saber a qué
nos referimos al decir “Se debita” o “Se acredita” porque en las cuentas “T” encontrarás dos lados, uno débito y otro
crédito, en los cuales tendrás que registrar las cantidades según corresponda. Es decir, si una cuenta resultó que se
acredita entonces tendrás que ponerla por lado crédito; si por el contrario se debita, la pondrás por el débito.
Pasivos.
-Cuentas por Pagar: Son las obligaciones de las empresas con los proveedores por compras al crédito.
Se debita por:
1. Pago de abonos a deudas.
2. Cancelación de deudas.
Se acredita por:
1. Compras de mercancías al crédito.
2. Compra de activos al crédito.
-Tesoro Nacional, ITBMS:

Se debita por:
1. Compra de mercancías o activos que paguen ITBMS, al igual que la adquisición de servicios y las importaciones
gravadas con este impuesto.
2. Pago de gastos y devoluciones en ventas.
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías, activos o servicios que paguen ITBMS.
2. Retiro de bienes o mercancías por parte del dueño del negocio.
3. Devoluciones en compras.
-Documentos por Pagar: se registran obligaciones de la empresa por medio de las cuales se firme un pagaré, letras u
otros documentos negociables.
Se debita por:
1. Abono al documento.
2. Cancelación del documento.
Se acredita por:
1. Compras al crédito con la firma de algún documento.
-Préstamos por pagar:

Se debita por:
1. Abonos o cancelación a préstamos.
Se acredita por:
1. Registro del préstamo.
-Hipoteca por Pagar:

Se debita por:
1. Adquisición de alguna posesión para la empresa con un bien inmueble como garantía.
Se acredita por:
1. Cancelación de la hipoteca.
Capital.
-Capital de…:
Se debita por:
1. Ajuste y cierre.
Se acredita por:
1. Aporte inicial del dueño del negocio.
2. Inversión adicional del dueño del negocio.
-Personal de…:
Se debita por:
1. Retiro de capital (efectivo) por parte del dueño.
2. Retiro de bienes o valores por parte dueño del negocio.
Se acredita por:
1. Ajustes y cierre.
Ingresos.
-Ventas:
Se debita por:
1. Cierre de la cuenta (estos cierres se realizan al final del periodo contable).
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías al crédito o al contado.
Costos.
-Compras:
Se debita por:
1. Compras de mercancías al crédito o al contado.
Se acredita por:
1. Cierre de la cuenta.
2. Retiro de mercancías por parte del dueño del negocio.
Gastos
-Todos los gastos llevan el siguiente patrón:
Se debitan por:
1. Pagos o desembolsos en general (luz, agua, teléfono, salarios, publicidad, misceláneos...)
Se acreditan por:
1. Ajuste y cierre.
Estos son los diversos movimientos que tienen las cuentas más utilizadas. Es necesario que puedas identificar las
cuentas a la hora de realizar las transacciones, por lo que tendrás que tener presentes estos movimientos todo el
tiempo y saber cómo aplicarlos debidamente, porque en ocasiones te encontrarás con transacciones que afectarán
hasta unas cinco o seis cuentas y recuerda que siempre al sumar los lados débito y crédito deben ser iguales.
TEMA 7: HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un papel de contabilidad utilizado
por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa
durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las
operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordena la información para
la elaboración de los estados financieros, es una herramienta de carácter interno es solo de uso y manejo del
contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se
elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias.
Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o
perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha información consigue la empresa al realizar sus estados
financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas (llamado también Estado Resultados);
pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se
utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para
dar sobre seguro y con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboración de los
Estados Financieros.
Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:

Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas, Balance General)
Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado,Costo de Ventas,
Ganancias y Perdidas, Balance General).
TEMA 8: Estado de Ingresos y de situación

El estado de ganancias y pérdidas o estado de ingresos y gastos o estado de rendimientos o estado de productos o
estado de resultados es un estado financiero básico, que en forma resumida de acuerdo con normas de contabilidad y
disposiciones legales, proporciona información en términos de unidades monetarias referidas a los resultados
obtenidos, es decir, la utilidad o pérdida que haya generado una empresa en un determinado tiempo de trabajo.
Objetivo
Se encuentra descrito en Tema titulado Estados financieros (Base efectivo).
Metodología de preparación
Para preparar un estado de ganancias y pérdidas, la información debe obtenerse de ia hoja de trabajo donde se
cuantificó los resultados obtenidos.
Por tanto, la metodología a seguirse es la siguiente:
1. Preparar el papel de trabajo donde se expondrá el estado de ganancias y pérdidas.
2. En la parte superior y central del papel de trabajo, registrar el encabezamiento de dicho estado, incluyendo lo
siguiente:
Razón social
Título del estado
Fecha de obtención
Moneda de cuenta
3. Inicialmente consignar el monto al cual ascienden los ingresos ordinarios, que en este caso son los emergentes por
venta de mercaderías, es decir, la cuenta Ventas con su correspondiente importe.
4. Determinar el Costo de ventas, que se obtiene: sumando el Inventario inicial las Compras, cuyo resultado se
representa las Mercaderías disponibles para la venta luego restar el Inventario final para determinar el Costo de ventas.
5. Luego determinar la Utilidad bruta en ventas, que se obtiene restando al importe de las ventas el Costo de ventas.
6. Agrupar cuentas que conformen los Gastos de operación y estos segregados en gastos de administración, de ventas y
financieros, prestando debida atención en las cuentas de gasto emergentes de transacciones registradas sobre la base
del devengado.
7. Seguidamente determinar la Utilidad neta en ventas, que se obtiene, restando al importe de la utilidad bruta en
ventas los Gastos de operación. Sin embargo, es necesario puntualizar que los gastos de operación deben sumar a la
utilidad bruta en ventas cuando se suscite pérdida.
8. A continuación agrupar cuentas que constituyan los ingresos extraordinarios cuyo importe deberá sumar a la utilidad
neta en ventas para de esta manera dar origen a la-utilidad del ejercicio. Sin embargo; es necesario puntualizar que
estos ingresos deben restar a la pérdida en ventas cuando se suscite pérdida.
9. Una vez cuantificada la utilidad bruta del ejercicio, efectuar el desglose tal como explicamos en el Tema titulado Hoja
de trabajo (Base efectivo y devengado). Es decir:
A la Utilidad bruta del ejercicio, restarle su porcentaje correspondiente en este caso 25% al Impuesto sobre las utilidades
de las empresas, registrándolo en la cuenta Impuestos sobre utilidades por pagar.
La diferencia de la utilidad bruta del ejercicio con los Impuestos sobre utilidades por pagar, genera la Utilidad neta del
ejercicio y a ésta restarle si 10 % correspondiente a la Reserva para reinversión de capital y 5 % destinada a la Reserva
para reposición de capital registrándola en la cuenta de similar título.
La diferencia de la Utilidad neta del ejercicio con las Reserva para reinversión de capital y Reserva para reposición de
capital genera la Utilidad liquida del ejercicio, que seguidamente formará parte de los Resultados acumulados tal como
demostramos en el Tema titulado Hoja de trabajo (Base de efectivo y devengado).
10. Una vez concluida la preparación en la parte inferior izquierda firmará el Auditor y en la parte inferior derecha el
representante legal de la empresa con sus respectivos sellos de pie.
Resumiendo lo anteriormente descrito, esquematizaríamos de la siguiente manera:
Utilidad bruta en ventas es igual a Ventas menos el Costo de ventas.
Utilidad neta en ventas es igual a la Utilidad bruta en ventas menos los Gastos de operación.
Utilidad del ejercicio es igual a la utilidad neta en ventas más los Otros ingresos. Es recomendable preparar omitiendo
centavos.
TEMA 9: ANOTACION DE LAS COMPRAS A CREDITO
Contabilizar compras de mercancías: cómo funciona el asiento contable

Saber cómo contabilizar las compras de mercancías es algo de vital importancia para poder llevar la contabilidad de una
empresa de forma adecuada. No obstante, es necesario tener un conocimiento profundo y saber las diferencias en la
ejecución de las compras de mercancías al contado y las que se hacen a crédito.
Así pues, en este artículo van a definirse los asientos contables en los que se incluyen estos registros de compras y cómo
se hacen para lo que se adquiere a crédito y al contado.
¿Qué es el asiento contable?
Un asiento contable son las anotaciones o apuntes que se hacen en el libro diario de contabilidad. Este se lleva a cabo
para tener un registro económico de todo aquello que pueda afectar al patrimonio de la empresa.
Las anotaciones de estos asientos suelen tener una doble partida. Es decir, existen las que se añaden en el «debe» y las
que se añaden en el «haber». Y estas dos partes afectan al activo y pasivo de las empresas.
Normalmente, estos asientos contables se conforman por
– Fecha de anotación
– Número del asiento a lo largo del ejercicio.
– Cuentas que intervienen, de las cuales hay que añadir su código y su denominación.
– Importes que comprende cada una de las cuentas. En cada uno de estos importes hay que especificar si se trata de un
cargo o de un abono.
– Descripción de la operación: con la finalidad de tener un referente a la hora de comprobar las cuentas en caso de que
fuera necesario.
Imprescindible para un buen control de gastos
Ciertamente, la realización de los diferentes asientos es algo rutinario en la contabilidad de una empresa. Y esto, en
cierta manera, puede dar lugar a pensar que no es algo imprescindible o necesario.
Sin embargo, nunca hay que perder de vista la importancia que puede tener esto en la contabilidad de una organización.
El correcto registro se convierte en una herramienta fundamental para poder contrastar los resultados generales de la
contabilidad en caso de que fuera necesario. Además, claro está, de ofrecer una visión diaria y específica del estado
económico de la empresa.
Así pues, no es difícil comprender la importancia que tiene conocer y saber cómo ejecutar los asientos en cuanto a la
compra de mercancías.
Asiento contable de compras de mercancías al contado
Para comenzar a plantear el asiento contable de las compras de mercancías que se hacen al contado lo primero que hay
que identificar es la mercancía en cuestión y el precio de dicha mercancía.
Después de esto hay que elegir el sistema mediante el cual se va a hacer, si por el sistema periódico o por el perpetuo.
En el sistema periódico se le da un débito a compras de mercancías y un crédito a la columna de efectivo. Es decir, que
el precio de la mercancía se coloca en la columna de débito. Y, bajo la anotación de la mercancía se añade la palabra
«efectivo» y en la columna de crédito se indica el dinero que ha de pagarse.
Según el sistema perpetuo se anotaría la palabra «inventario» y en la columna de débito se añadiría el precio de la
mercancía. Debajo de «inventario» se añade la palabra «efectivo» y en la columna de crédito se indica el precio que se
ha pagado.
Todo ello se registra de esta manera porque el inventario supone un coste y este aumenta con débito. Y, por otro lado,
como se está usando el efectivo para pagar la compra, este disminuye, por lo que se le otorga un crédito.
Contabilizar compras de mercancías a crédito
En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto sino que tendrá
que pagarse en unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar
esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de «cuentas por pagar».
Pues bien, de igual forma que en el caso anterior, tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
Según el periódico al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le
da un crédito.
En el caso del método perpetuo habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y
un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores.
Cabe destacar que cuando se lleva a cabo una venta, la salida inmediata del inventario con su costo se produce con el
sistema perpetuo. En el sistema periódico el costo de venta se calcula al final del periodo contable.
Software de facturación: optimización y rapidez
Como se puede observar al contemplar cómo es el proceso de contabilizar las compras, la necesidad de un software de
facturación se hace cada vez más evidente.
Este tipo de programas cada vez son más implementados en las empresas, ya que ofrecen mayor facilidad
para contabilizar compras de mercancías de forma rápida y efectiva.
TEMA 12: RECONCILIACION BANCARIA
Conciliación bancaria
Hoy hablamos de una de la obligaciones de la empresa, la conciliación bancaria. A grandes rasgos, nos referimos a una
parte de la gestión de la tesorería de la empresa. Es decir, la empresa debe justificar cada movimiento bancario con su
operación, lo cual se entiende como conciliación bancaria. Pero, vayamos por partes, vamos a detallar de qué se trata y
cómo se hace la conciliación bancaria, así como desvelar los trucos para poder hacer la conciliación bancaria de forma
fácil.
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es la acción de justificar cada uno de los movimientos bancarios con nuestras operaciones. Se
trata de puntear los diferentes movimientos que hay en el banco con nuestras facturas. Determinar que cada una de las
transacciones forma parte de una factura.
Conciliación bancaria en contabilidad
Por ejemplo, imaginemos que entramos dentro de nuestra banca online de empresa. Allí se nos muestran los últimos
movimientos des del 01/10/2016 hasta el 31/10/2016, y tenemos 2 movimientos. Después vamos a nuestro libro de
registro y buscamos la facturación del mismo periodo, donde tenemos dos facturas. Debemos coger los dos
movimientos del banco y justificar, puntear y conciliar estos 2 movimientos con las facturas correspondientes a dichas
actividades.
Conciliación bancaria libros contables

Para tener la conciliación bancaria bien hecha, es importante llevar al día las cuentas de la empresa así como los libros
contables, como el libro mayor y el libro diario. Es importante estar conciliando los movimientos con la cuenta bancaria
correcta.
Por ello, siempre recomendamos tener las cuentas ordenadas, así como actualizadas, para que puedas conocer el estado
de las mismas así como poder presentar los libros contables y la conciliación bancaria bien hecha ante la Administración.
Conciliación bancaria paso a paso
Vamos a ver un ejemplo de conciliación bancaria, para saber cómo realizar la conciliación bancaria paso a paso.
Como hacer una conciliación bancaria ejemplos
Si tenemos el Movimiento 1 de – 50€ por el pago a Orange, lo conciliaremos con la factura de gasto que nos ha enviado
nuestra compañía telefónica.
Con el Movimiento 2 de +1500€ por servicios profesionales, tendremos que cogerlo para conciliarlo con la factura que le
emitimos a nuestro cliente sobre los servicios prestados durante el mes de octubre.
Por lo que los movimientos que vemos en el banco de -50€y +1500€, tienen su factura previamente enviada. Ejemplo:
Cómo realizar la conciliación bancaria

La conciliación en sí, es asignar que finalmente ese movimiento bancario corresponde a la factura del ingreso o gasto.
Para llevarlo a cabo puedes hacerlo de la forma convencional, hacer la conciliación bancaria en Excel, exportando ambos
registros, tanto bancarios como de facturación e ir creando una nuevo, justificando cada uno de ellos y haciendo énfasis
en qué movimiento justifica tal factura.
De esta manera, una vez tenemos todos los movimientos del banco y las facturas o tickets de ingresos o gastos,
debemos conciliar TODOS los movimientos y verificar que cuadran. Es, al fin y al cabo, un cierre de caja de esa cuenta
bancaria o de tantas como tengas.
Programa para hacer la conciliación bancaria
Para poder hacer la conciliación bancaria de una forma fácil y rápida, que te permite hacer la conciliación bancaria así
como tener el control de tus cuentas y tus movimientos ordenados.
Para cada uno de los movimientos que aparezcan a la izquierda de la pantalla, te ofrecerá los movimientos del banco
que puedan pertenecer a dicho importe, para que puedas adjudicar y justificar cada uno de ellos. En el siguiente vídeo
podrás ver cómo hacer la conciliación bancaria:
¿Cuándo hay que realizar la conciliación bancaria?
Sí o sí tendrás que hacer la conciliación bancaria durante el periodo de impuestos, puesto que hay que cerrar trimestre.
Sin embargo, lo mejor que puedes hacer es, como mínimo, realizarla una vez al mes o elegir a un asesor que te ayude a
hacerla, para asegurarte que lo haces correctamente.
Conciliación bancaria objetivo
Hacer la conciliación bancaria una vez al mes es muy recomendable. El objetivo de hacer la conciliación bancaria no es
sólo mostrar y justificar a la administración los movimientos de la cuenta bancaria, sino ver que tus cuentas están
cuadrando en todo momento.
Después, en nuestro programa contable o en el del gestor, cada una de las conciliaciones junto con sus categorías
contables, serán importadas para poder realizar el cierre de trimestre. Teniendo cuenta que la Agencia Tributaria quiere
un justificante de todos los movimientos bancarios, quiere que todas las operaciones que hayas ido realizando, tengan
un justificante, adecuado para dicha actividad.
Sistemas de conciliación bancaria
Como hemos ido comentando tienes la opción de realizar con Excel, o incluso en papel. Todo lo que necesitas es un
registro de los movimientos bancarios y de la facturación. De todo, así como las categorías contables que tienen dichas
facturas.
Otra opción y sin duda alguna, la más sencilla de todas, es usar herramientas como un programa de facturación que se
conecta con tu entidad bancaria y te permita realizarla de forma muchísimo más rápida y tenerlo todo en un mismo
lugar. No solo tu tesorería, sino tu también tus facturas, informes y registros.
Cómo descargar mi facturación
Si todavía no has conectado tu banco, puedes descargar toda la información de tu facturación en excel, para hacer el
punteo. Para ello, solo tienes que ir, tanto a ingresos como a gastos, y seleccionar el periodo de tiempo que quieres, un
trimestre en concreto, o todo el año. Seguidamente, clicas en la flecha de descarga, y te bajarás un documento de excel
con toda la información de tu facturación, y ya podrás hacer el punteo.
TEMA 15: Contabilidad de la nómina

1. Pago de Nómina: el primer registro de contabilidad que opera en estos casos, es llevar todos los gastos de nómina de los
empleados identificados con la dirección, control y organización de la empresa al Grupo de cuentas 51 Operacionales de
administración en las cuentas 5105 Gastos de personal con sus respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales,
etcétera.
Cuando la nómina es de empleados que tienen que ver con la actividad operativa de ventas o distribución de las mercancías,
se registra en el Grupo 52 Operacionales de ventas, con sus respectivas cuentas 5205 Gastos de personal y subcuentas de
Salario integral, Sueldos, etc.
1. El primer registro es sobre la causa de la nómina y de los aportes del trabajador y las deducciones autorizadas.
Códigos Cuentas Débitos Créditos

520506 Sueldos 4.884.500
520527 Auxilio de transporte 165.000
236505 Salarios y pagos laborales 1.000
237005 Aportes a entidades promotoras de salud 195.380
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 215.380
250505 Sueldos 4.637.740
Registro de causación de la nómina de empleados
2. Aportes patronales de protección integral al trabajador, sobre el valor de la nómina.

520568 Aportes a administradoras de riesgos 48.845
520570 Aportes fondos de pensiones y cesantías 586.140
237006 Aportes administradores de riesgos 48.845
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 586.140
Registra la causación de los aportes patronales de nómina de empleados
3. Aportes parafiscales, sobre la nómina.

520572 Aportes cajas de compensación familiar 195.380
520575 Aportes ICBF 146.535
520578 Aportes SENA 97.690
237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605
Registra los aportes parafiscales.
El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los empleados se lleva a la cuenta 2370
Retenciones y aportes de nómina con sus respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.
4. Cada vez que paga la nómina, la empresa adquiere para con los empleados otros compromisos, los cuales debe
liquidar y causar a entidades especializadas.

520530 Cesantías 420.792
520533 Intereses sobre cesantías 50.495
520536 Prima de servicios 420.792
520539 Vacaciones 203.521
261005 Cesantías 420.792
Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nómina.
Los registros créditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones
laborales, y las subcuentas Cesantías, por ser valores estimados de las apropiaciones.
Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidación de los distintos valores que se calculan sobre
la nómina, pero se recomienda revisar estos conceptos en cada una de las empresas, porque pueden cambiar de una a otra
por las reivindicaciones salariales en pactos laborales.
4. Comprobante de pago de la nómina.

250505 Sueldos 4.637.740
111005 Banco moneda nacional 4.637.740
Registra el pago de la nómina
Verifique los conceptos aplicados y los códigos y calcule los valores para que elabore los siguientes registros de
contabilidad, en la respectiva nota de contabilidad.
Comprobante de contabilidad: para disponer de la información y elaborar los estados financieros, se debe primero, tener la
fuente de información que se inicia con la confección del comprobante de contabilidad que sirve de base para hacer los
registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro principal de diario.
El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han hecho en torno a la nómina de los empleados, los
cuales unos están en los soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad.
Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido, que permite resumir en el comprobante de
contabilidad todos los registros comunes u homogéneos, que a la postre sirve para registrar los libros de contabilidad,
auxiliares y principales, para luego obtener los estados financieros correspondientes.
ELECTRODOMÉSTICOS LTDA. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Neiva Huila NOMINA
Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2008 No. 04
Código Cuentas Parciales Débitos Créditos
5205 Personal 7.610.449
520506 Sueldos 4.884.500
520527 Auxilio de transporte 165.000
520530 Cesantías 420.792
520568 Aportes a ARP 48.845
520569 Aportes a EPS 390.760
520570 Aportes a fondos de pensión 586.140
520572 Aportes CONFAMILIAR 195.380
520575 Aportes ICBF 146.535
520578 Aportes SENA 97.690
2505 Obligaciones laborales 4.637.740
250505 Sueldos 4.637.740
1110 Bancos 4.637.740
111005 Moneda nacional 4.637.740
2365 Retención en la fuente 1.000
236505 Salarios y aportes de nómina 1.000
2370 Retención aportes de nómina 1.074.590
237005 Aportes a EPS 195.380
237005 Aportes a EPS 390.760
237006 Aportes ARP 48.845
237010 ICBF, SENA, CONFAMILIAR 439.605
2380 Acreedores varios 801.520
238030 Fondos cesantías y pensiones 215.380
238030 Fondos cesantías y pensiones 586.140
2505 Obligaciones laborales 4.637.740
250505 Sueldos 4.637.740
2610 Para obligaciones laborales 1.95.599
261005 Cesantías 420.792
Sumas iguales 12.248.189 12.248.189
Preparado Revisado Aprobado Contabilizado
Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nómina más los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las
cuentas de 2370 Retenciones y aportes de nómina por cada una de las cuentas, contra la cuenta del efectivo: 111005 Moneda
nacional.
Así mismo se procede con el pago de la retención en la fuente y otras deducciones que se hayan hecho sobre la nómina a
empleados o trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.

237005 Aportes EPS 586.140
237006 Aportes ARP 48.845
237010 ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605
238030 Fondo de Cesantías y pensiones 801.520
111005 Moneda nacional 606.801
Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono
Causación de la nómina: La nómina una vez liquidada y no pagada, se debe causar en el período al cual corresponde para
que el sistema de contabilidad este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de presentación de
estados financieros y de resultados.
La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada
una de las subcuentas lo cual depende del número de empleados.
Cierre de nómina: el cierre de los gastos de nómina se ejecuta al momento de cruzar las cuentas nominales de saldo crédito
con las cuentas nominales de saldo débito contra la cuenta de 590505 Ganancias y pérdidas.
TEMA 16: El DIARIO COMBINADO Y EL FONDO DE LA CAJA CHICA
Como Diseñar el Diario Columnar para tu Contabilidad
Quieres aprender los pasos para diseñar formatos de diario columnar, entonces este es el contenido indicado para
comiences con los pasos de Diseños de Formato..
Hola que tal, soy Roger Pérez y quiero Compartir contigo el día de hoy los pasos para diseñar y registrar un diario
columnar.
Una de las limitaciones que se presenta para el contador, es facilitar la información al gerente con mucha oportuna y
precisión de los estados financieros, cuando la empresa maneja una gran cantidad de operaciones volumen de trabajos,
es allí cuando el contador debe de tener la iniciativa y la creatividad para buscar la solución al problema,
diseñando formatos.
El Diario Columnar
 Definición del Diario Columnar

 Importancia del Diario Columnar
 Mecanismo de diario columnar
 Modelo de diario columnar
Que es el Diario Columnar en Contabilidad?
Es otra forma de diario, que incluye columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras
cuantas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transacción, y se registra en una columna especial
que denominamos cuentas varias.
Cual es la Importancia de un Diario Columnar?
Por su diseño de este diario multicolumnar, generalmente es utilizado por empresas pequeñas y se puede registrar las
operaciones de manera fácil y su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable, y al final de cada periodo el resultado de
la sumatoria da el total de cada cuanta definidas en el diario.
Si la empresa se utiliza como diario general debe ser sellado y registrado antes de utilizar, siempre y cuando es permitido
por el código de comercio de cada país.
Quieres Conocer el Mecanismo del Diario Columnar?
Mecanismo Para cuentas de Activo y Pasivo

Como el formato consta de una serie de columnas, para aquellas cuentas que se mueven y que reciben cargos (debe) y
abonos (haber) la abrimos destinando 2 columnas. Como es el caso de las cuentas de caja, banco, cuenta por pagar y
cuentas por cobrar.
Mecanismo Para cuentas de Gastos
Para aquellas otras cuentas generalmente se cargan (debe) solo se agrega una sola columna y entre ellas tenemos las
cuentas de compra, gasto generales.
Mecanismo Para cuentas de ingresos
Para las cuentas que generalmente se abonan, le asignamos una sola columna para los abonos en este caso tenemos las
cuentas de venta.
Cuando algunas de estas cuentas que tienen destinados a una sola columna por ejemplo la cuenta de gastos general son
los que se cargan y por registro de abonos que se da en la cuenta los podemos hacer en la misma columna en rojo o en
entre paréntesis.
Para aquellas cuentas que intervienen en determinadas operaciones de manera ocasional no se le agrega columna, si no
que la llevamos a la columna de cuentas varias que tiene destinada tres sub columnas una para el nombre de la cuenta,
otra para los cargos (debe) y otra para los abonos (haber).
Cual es la Forma de Calculo de un Diario Columnar en Contabilidad?
Una vez registradas las operaciones de un determinado periodo generalmente en forma mensual totalizamos las
columnas, verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego transferimos estos totales
al mayor general.
Quieres Conocer los Modelos del Diario Columnar?
Estos diarios columnares se le llaman también diarios analíticos o diario de distribución, por que verdaderamente
cumplen esa función de análisis y de distribución en las diferentes columnas del folio extendido. Hay diferentes formas de
diseños de estos diarios columnares; cada negocio los diseñara para usar a su mejor conveniencia, observa el modelo 1-
1 y 2-2.
Modelo 1-1
Haz clic en la imagne para ver el formato de forma completa.
Modelo 2-2
Haz clic en la imagne para ver el formato de forma completa.
EL FONDO DE LA CAJA CHICA
El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores
o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para
efectos operativos.
En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más
que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la
cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.
Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso.
CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones,
tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta
corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que algunos
documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en
que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser
uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo
nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente
que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:
CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.01.01 Caja Chica
1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente
TOTALES $ 500.00 $ 500.00
Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra
vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.
NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.
1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.

a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el encargado de obtener
un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas
o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional.
2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de
ventas, Fabrica.), según su registro de firma,
3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.
4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.
5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja chica.
6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
7- El departamento de auditoría interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para que elabore la
nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original : Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.
UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.

Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente autorizado y este vale
se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.
1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe revisar que todo está de
acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.
b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.
c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea corregida (elaborando nuevamente
el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no
está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.
d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica, retiene dicho vale y lo sella de
cancelado.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.
1- El encargado del fondo recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro documento que ampare la compra
realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez del caso.
a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo esta correcto, elabora el
cheque por el valor autorizado.
b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de producción.
c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el cheque.
d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.
e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento, deberá entregarle un recibo
firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto a efectuar y el valor a entregar.
REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo asignado, se hace de esta
manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el encargado todavía tiene un monto con el cual puede
estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo
de caja chica.
EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se realiza el respectivo
control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados con absoluta responsabilidad. Como ya se
ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los documentos
pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante.
2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es menor al saldo de la caja
chica, generándose un faltante.
3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En este caso se nos da
un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.
TEMA 18: LA CAJA REGISTRADORA
Las cajas registradoras se usan para mantener un registro de montos de pagos y para manejar dinero en efectivo a lo
largo del día de trabajo. Existen muchos tipos de cajas registradoras, incluyendo cajas registradoras electrónicas, cajas
registradoras que funcionan con iPad, como la de la empresa Square, y otras cajas registradoras a base de
computadoras. Si bien cada una tiene algunas características únicas, todas comparten similitudes en su funcionamiento.
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Cómo usar una caja registradora
En este artículo:Instalar la caja registradoraRealizar una ventaCorregir erroresObtener reportes de ventas y hacer el
balance de la caja registradora
Las cajas registradoras se usan para mantener un registro de montos de pagos y para manejar dinero en efectivo a lo
largo del día de trabajo. Existen muchos tipos de cajas registradoras, incluyendo cajas registradoras electrónicas, cajas
registradoras que funcionan con iPad, como la de la empresa Square, y otras cajas registradoras a base de
computadoras. Si bien cada una tiene algunas características únicas, todas comparten similitudes en su funcionamiento.
Parte 1
Instalar la caja registradora
1.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 1" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/4/4a/Use-a-

Cash-Register-Step-1-Version-2.jpg/v4-728px-Use-a-Cash-Register-Step-1-Version-2.jpg" width="728" height="546"
class="whcdn content-fill" onload="WH.performance.clearMarks('image1_rendered');
WH.performance.mark('image1_rendered');">
1
Instala la caja registradora y conéctala. Busca una superficie dura y plana para colocar la caja registradora. Lo ideal es
que sea una encimera con espacio para que los clientes coloquen su mercancía. Conecta la caja registradora
directamente a una toma de corriente (no uses una extensión).
2.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 2" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/5/5c/Use-a-

class="whcdn content-fill">
2
Instala las baterías. Las baterías proporcionan una memoria de respaldo para la caja registradora en caso de un corte de
luz y deben instalarse antes de programar cualquier función en la caja registradora. Quita la cubierta del papel para
recibos y ubica el compartimento para la batería. Es posible que tengas que usar un pequeño destornillador para
desenroscar la tapa. Instala las baterías según las instrucciones en la máquina. Coloca la tapa de nuevo sobre el
compartimento de las baterías.
 Algunos compartimentos para baterías están ubicados debajo del área del papel para recibos.
 Cambia las baterías una vez al año para asegurarte de que funcionen correctamente.
3.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 3" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/9/92/Use-a-
3
Instala el papel para recibos. Quita la tapa del compartimento para el papel para recibos. Asegúrate de que el extremo
del rollo de papel tenga un borde recto para que pueda introducirse fácilmente en el alimentador de papel. Introduce el
rollo de papel de forma que llegue hasta la parte delantera de la caja registradora, en donde podrás rasgar los recibos
para los clientes. Presiona el botón "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora sujete el recibo y este se alimente
a través de ella.
4.
4
Abre el cajón de la caja registradora. El cajón generalmente tiene una llave que lo cierra por seguridad. No pierdas esta
llave. Puedes simplemente dejar la llave en el cajón cuando esté sin cerrojo para que puedas encontrarla fácilmente
cuando tengas que cerrarlo.
5.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 5" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/e/e0/Use-a-
5
Enciende la caja registradora. Algunas cajas tienen un interruptor para encenderlas y apagarlas en la parte trasera o
lateral de la máquina. Otras pueden tener una llave en la parte delantera superior de la máquina. Enciende la máquina o
gira la llave a la posición "REG" ("registro").
 Las cajas registradoras más nuevas pueden tener un botón de "MODE" ("modo") en lugar de una llave física.
Presiona este botón para desplazarte hacia abajo hasta llegar al modo "REG" o el modo operativo.
6.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 6" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/9/9b/Use-a-
6
Programa la caja registradora. La mayoría de las cajas registradoras tiene botones que pueden programarse para
categorizar artículos similares. Estas categorías, o departamentos, también pueden asociarse con artículos sujetos o no
sujetos a impuestos. También puedes configurar la fecha y hora.
 Generalmente, puedes acceder a la función para programar ya sea girando la llave hasta la posición "PRG" o "P",
o presionando el botón "MODE" hasta llegar al modo "PROGRAM" ("programar"). Otras cajas registradoras
pueden tener una palanca manual debajo de la tapa del papel para recibos que tenga que cambiarse a una
opción para programar.
 Muchas cajas registradoras tienen por lo menos 4 botones de impuestos. Estos pueden programarse a
diferentes tarifas de impuestos dependiendo de si hay un impuesto a la venta plano, como el IVA o el IGV
(dependiendo de tu ubicación).
 Sigue las instrucciones específicas en el manual de tu caja registradora para programar estas funciones.
Parte 2
Realizar una venta
1.
Cash-Register-Step-7.jpg/v4-728px-Use-a-Cash-Register-Step-7.jpg" width="728" height="546" class="whcdn content-
fill">
1
Ingresa un código de seguridad o contraseña para usar la caja registradora. Para usar las cajas, en muchas hay que
ingresar un número de empleado u otro código de seguridad. Los números de empleados son útiles para que cada venta
se le atribuya a una persona en particular. Esto es útil para monitorear ventas y aclarar errores.
 Si trabajas en un restaurante, es posible que tengas que ingresar tu código de empleado junto con el número de
la mesa y el número de clientes.[1]
 En algunas cajas registradoras más nuevas (como la caja registradora de la empresa Square) se inicia sesión con
una dirección de correo electrónico y una contraseña.[2]
2.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 8" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/8/8c/Use-a-
fill">
2
Teclea el monto para el primer producto. Usa el teclado numérico para teclear el monto exacto del producto en la
moneda local. Normalmente no hay que agregar un decimal, ya que las cajas registradoras lo hacen.
 Algunas cajas registradoras usan un escáner para no tener que ingresar manualmente los precios de los
artículos. El escáner leerá el código de barras e ingresará la información del producto automáticamente. Si este
es el caso, no tienes que presionar el botón del departamento en el siguiente paso.
3.
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3
Presiona el botón del departamento correspondiente. En la mayoría de las cajas registradoras hay que presionar un
botón después de ingresar el monto en la moneda local. Este botón asigna ese artículo a una categoría de venta (por
ejemplo: prendas, alimentos, etc.).
 Las teclas de departamentos pueden programarse para ser sujetas o no sujetas a impuestos. Consulta el manual
de tu máquina para encontrar instrucciones sobre cómo programar tarifas de impuestos que correspondan con
cada tecla.
 Mirando el recibo, presiona la tecla de la flecha o la tecla "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora
avance el recibo hacia arriba y puedas leer cuáles totales se están registrando en el recibo.
 Cada artículo que agregues se añadirá a un total acumulado, el cual generalmente se muestra en el lector o
pantalla de la caja registradora.
4.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 10" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/a/a0/Use-a-
fill">
4
Agrega cualquier descuento necesario al precio. Si un artículo está de oferta, es posible que tengas que ingresar el
porcentaje de descuento. Teclea el precio del artículo, presiona el botón del departamento, teclea el porcentaje del
descuento ("15" si el producto tiene 15 % de descuento, por ejemplo) y luego presiona la tecla "%". Esta tecla
generalmente se encuentra en el banco de botones a la izquierda del teclado numérico.
5.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 11" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/4/4f/Use-a-
fill">
5
Teclea los montos para los artículos restantes. Usa el teclado numérico para ingresar el monto exacto en la moneda
local para cada artículo restante. Asegúrate de presionar la tecla del departamento correspondiente después de ingresar
cada artículo.
 Si tienes múltiples copias de un mismo artículo, teclea el número de artículos, luego presiona el botón "QTY"
("cantidad"), luego el precio de un solo artículo y luego la tecla del departamento. Por ejemplo, si tienes dos
libros con un precio de $6,99, presiona "2", luego el botón "QTY", luego "699" y luego la tecla del departamento.
6.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 12" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/f/f5/Use-a-
fill">
6
Presiona el botón de subtotal. Este botón te dará el total de la mercancía marcada. También añadirá el impuesto
necesario que se haya preprogramado en los botones de departamentos.
7.
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7
Determina cómo va a pagar el cliente. Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito o con un cheque.
También puedes aceptar tarjetas o certificados de regalo, los cuales casi siempre se tratan como si fueran dinero en
efectivo.
 Efectivo: teclea la cantidad de dinero que el cliente te dé y presiona el botón "CASH/AMT TND" (efectivo o
cantidad de dinero entregada, por su abreviatura en inglés; generalmente es el botón más grande y ancho en la
parte inferior derecha del teclado de la caja registradora). Muchas cajas registradoras te dirán cuánto cambio
debes darle al cliente. Sin embargo, algunas no lo hacen, y tendrás que hacer el cálculo en la mente. Una vez que
el cajón se abra, puedes colocar el dinero o el cheque dentro y contar el cambio que sea necesario.
 Tarjeta de crédito: presiona el botón "CREDIT" ("crédito"; a veces abreviado como "CR") y usa la máquina de la
tarjeta de crédito para pasar la tarjeta.
 Cheque: teclea el monto exacto del cheque, presiona la tecla "CK" o "CHECK" ("cheque") y coloca el cheque en el
cajón.
 Para abrir el cajón sin haber realizado una venta, puedes presionar el botón "NO SALE" o "NS" ("ninguna venta").
Esta función puede estar protegida para que solo puedan usarla los gerentes y estos podrían tener que usar una
llave para colocar la caja registradora en un modo diferente para acceder a la función de ninguna venta.
8.

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8
Cierra el cajón. Siempre cierra el cajón de la caja registradora inmediatamente después de usarlo de forma que no se
quede abierto. Esto podría exponerte a robos.
 Siempre vacía o retira el cajón al final del día y guárdalo en un lugar seguro.
Parte 3
Corregir errores
1.
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1
Anula una venta. Si accidentalmente ingresaste el precio incorrecto para un artículo o un cliente decide que no quiere
comprar un artículo después de que lo hayas ingresado, es posible que tengas que anular el artículo o la venta. Esto lo
retirará del subtotal.
 Teclea un monto, presiona la tecla del departamento y presiona el botón "VOID" ("anular"; a veces abreviado
como "VD") para retirarlo del total. Debes anular un artículo antes de ingresar un artículo nuevo. De otro modo,
tendrás que obtener el subtotal de los artículos, luego presionar "VOID", luego teclear el monto exacto que
ingresaste por error y presionar la tecla del departamento. Esto restará el monto incorrecto del subtotal.
 Si necesitas anular toda la venta con múltiples artículos, pasa por cada artículo y anula cada uno.
2.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 16" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/f/f0/Use-a-
fill">
2
Reembolsa una venta. Si un cliente quiere devolver un artículo, tienes que dar cuenta de ello en los totales en efectivo
del día antes de devolverle el dinero al cliente. Para reembolsar una venta, presiona la tecla "REF" ("reembolso", por su
abreviatura en inglés), teclea el monto exacto del artículo y presiona la tecla del departamento correspondiente.
Presiona el botón de subtotal y luego presiona el botón "CASH/AMT TND". El cajón se abrirá y podrás hacerle un
reembolso al cliente.
 Ciertos botones y funciones, como reembolsar dinero, pueden estar protegidos solo para el uso de los gerentes.
Podría ser necesario que un gerente use una llave para colocar la caja registradora en un modo diferente para
usar la función de anulación o reembolso.
 Consulta a tu supervisor en cuanto a la política correcta para manejar devoluciones y reembolsos.
3.
fill">
3
Detén el sonido de error. Algunas cajas registradoras emiten un pitido o sonido de error si las teclas se presionan en el
orden equivocado o la combinación equivocada. Para detener el sonido de error, presiona la tecla "CLEAR" o "C"
("despejar").
4.
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4
Borra los números que se ingresaron incorrectamente. Si tecleaste los números incorrectos y aún no has presionado el
botón del departamento, presiona la tecla "CLEAR" o "C" para borrar los números que hayas ingresado. Si ya presionaste
el botón del departamento, tendrás que anular la transacción.
Parte 4
Obtener reportes de ventas y hacer el balance de la caja registradora
1.
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1
Lee los totales acumulados del día. Es posible que algunos gerentes quieran revisar periódicamente los totales de las
ventas a lo largo del día. Para leer los totales acumulados, gira la llave de la caja registradora hasta "X" o presiona el
botón "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la opción "X". Presiona el botón "CASH/AMT TND". Los totales diarios de
las ventas hasta el momento se imprimirán en un recibo.
 Es importante recordar que la opción "X" leerá los totales acumulados, mientras que la opción "Z" pondrá en
cero los totales diarios.[3]
2.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 20" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/c/c3/Use-a-
fill">
2
Obtén un reporte de ventas al final del día. Como mínimo, este reporte te dirá los totales de las ventas para ese día.
Muchas cajas registradoras también reportan las ventas cada hora, las ventas por número de empleado, las ventas por
departamento y otros tipos de ventas. Para obtener estos reportes, presiona la tecla "MODE" y desplázate hacia abajo
hasta la función "Z", o gira la llave hasta llegar a la opción "Z" para obtener el reporte.
 Recuerda que realizar el reporte en "Z" pondrá en cero los totales de ese día de la caja registradora.[4]
3.
<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 21" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/e/e0/Use-a-
fill">
3
Haz el balance de la caja registradora. Después de obtener el reporte de ventas del día, cuenta el dinero en el cajón. Si
tienes cheques o recibos de tarjetas de crédito, añádelos al total. La mayoría de las máquinas que procesan tarjetas de
crédito también realizan reportes diarios de las ventas totales para que se puedan conciliar fácilmente los totales diarios
de las ventas. Resta el total general de la cantidad de dinero con la que empezaste antes de la primera transacción del
día.[5]
 Coloca todo el efectivo, los recibos de tarjetas de crédito y los cheques en una bolsa de depósito bancario y
llévalos al banco.
 Lleva un libro contable del dinero en efectivo, las transacciones con tarjeta de crédito y los cheques. Esto
ayudará con tu contabilidad general.
 Reemplaza una cantidad base de dinero en el cajón para el inicio del siguiente día de trabajo. Asegúrate de
guardar el dinero en una ubicación segura cuando la tienda no esté abierta.
Consejos
 Puedes conseguir el manual de tu caja registradora en línea buscando la marca y el número del modelo de tu
máquina en un motor de búsqueda.
 Si vas a usar una máquina de punto de venta de la empresa Square, la mayoría de las instrucciones para usar
una caja registradora regular te servirán. Revisa las instrucciones de funcionamiento de la caja registradora de
Square para obtener información más detallada.

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Módulo del Curso Introducción a la Contabilidad del Negocio CNTCMP 040

Preparado por: Sr. Edwin G. Núñez, maestro

Tema 2: EL ASIENTO INICIAL

Origen de un asiento de Diario

TEMA 3: EL LIBRO MAYOR

TEMA 4 LAS DIFERENCIAS ENTRE EL DÉBITO Y CRÉDITO EN CONTABILIDAD

TEMA 5: INGRESOS Y GASTOS

Pasivo = 0 + 750 = 750 u.m.

149.000 – 750 = 148.250 u.m.

-Tesoro Nacional, ITBMS:

-Préstamos por pagar:

-Hipoteca por Pagar:

TEMA 7: HOJA DE TRABAJO

Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:

TEMA 8: Estado de Ingresos y de situación

TEMA 9: ANOTACION DE LAS COMPRAS A CREDITO

Contabilizar compras de mercancías: cómo funciona el asiento contable

TEMA 12: RECONCILIACION BANCARIA

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TEMA 15: Contabilidad de la nómina

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2. Aportes patronales de protección integral al trabajador, sobre el valor de la nómina.

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 Definición del Diario Columnar

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Quieres Conocer los Modelos del Diario Columnar?

EL FONDO DE LA CAJA CHICA

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.

b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.

REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 1" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/4/4a/Use-a-

<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 2" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/5/5c/Use-a-

<img alt="Imagen titulada Use a Cash Register Step 14" src="https://www.wikihow.com/images_en/thumb/9/91/Use-a-

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